Viva Resursregister. Handledning

Transkript

1 Viva Resursregister Handledning

2 Viva Resursregister 1 Innehållsförteckning Inledning... 2 Resursregistret... 3 Organisationer... 3 Resurser... 5 Juridisk... 5 Fysisk... 6 Erbjudande om insats... 8 Inställningar... 10

3 Viva Resursregister 2 Inledning Syfte Handledningen är framtagen för att vara ett stöd vid utbildning, inlärning och inställningar för Viva Resursregister. I Viva Resursregister registreras de resurser som används i verksamheten. Här kopplar man insats erbjudanden på de resurser som utför beviljade insatser. Resursregistret är också det sammanhållande registret avseenda arvodering m.m. Som stöd kan även Vivas F1-hjälp användas. F1-hjälpen är något begränsad och kan eventuellt saknas i vissa delar av inställningsdatabasen. Handledningen förutsätter att vissa grundläggande inställningar finns i Viva Inställningar och Viva IFO Inställningar, vilka oftast med hjälp av ILAB redan är satta då Resursregistret ska ställas in, det gäller t.ex. bokföringsmallar. Förutsättningar För att kunna utföra de arbetsmoment som beskrivs i handledningen krävs rätt behörighet. Behörigheten ligger generellt på systemadministratörer. Registrering av resurser kan också göras av handläggare från Viva RSU (Resursutredning) men de användarna brukar inte ha behörighet till Viva Resursregister. Avvikande stil I det här dokumentet används följande formateringar med speciell betydelse. Stil Fältnamn Menyval Betydelse Fältnamn i dokument skrivs med Arial 12pt. Namn på knappar och menyval skrivs med kursiv stil.

4 Viva Resursregister 3 Resursregistret Många av de inställningsvyer som finns i Resursregistret beskrivs inte i denna handledning då de istället kan användas i Viva RSU. De inställningar som måste göras innan resurser skapas är Bokföringsmallar, dessa registreras i Viva Inställningar. Det måste också finnas Organisationer som resurserna eventuellt ska kopplas till, kopplingen sker då resursen läggs upp som en juridisk person, vilket måste ske även om så inte är fallet alla gånger. Exempelvis ett kontrakterat familjehem. Öppna Viva Resursregister. Bild 1 - Viva Resursregister Om det sedan tidigare finns organisationer registrerade och du ska registrera en juridisk resurs eller om du ska registrera en fysisk person kan du gå vidare till avsnitt två i handledningen. (Resurser s. 5) Organisationer För att kunna skapa resurser som tillhör en organisation rekommenderas att först registrera organisationen. 1. Öppna vyn Organisationer\Organisations-/Person-nr. Klicka sedan på knappen Ny organisation. Bild 2 - Vyn Organisationer\Organisations/person-nr

5 Viva Resursregister 4 2. Fyll sedan i den information som ska finnas för organisationsnumret. Fälten Organisationsnummer och Organisationsnamn är tvingande. Ange även Egenskaper och ev. Övrig information. Organisationsnummer går inte att ändra när organisationen är sparad. 3. I flikarna nedan kommer information om Resurser tillhörande organisationen att visas, tillsammans med de eventuella Konton som registrerats och vilken Bokföring som ska användas. a. Resurser. De resurser som har kopplats mot Organisationsnumret kommer att listans i fliken. b. Konton. De konton som har registrerats för Organisationen kommer att visas här. Hur du skapar konton kan du läsa om under rubriken Skapa konto. c. Bokföring. Vid markering Mall kan en bokföringsmall kopplas, bokföringsmallar skapas i Viva Inställningar under Ekonomi\Bokföringsmallar och ska kopplas till Sammanhang Resurs. Notera att det normala är att bokföringsmallen kopplas på den utförande resursen. Bild 3 - Bokföring på Organisation 4. Spara sedan organisationen. 5. De organisationer som registrerats i Resursregistret kommer kunna visas med sorteringsvyer per Organisationsnr, Namn eller Egenskap. Bild 4 - Sorteringsvyer för Organisationer i Viva Resursregister Skapa konto När organisationen har egenskapen Betalningsmottagare ska även konto anges. Notera att organisationen normalt inte ska ha egenskapen Betalningsmottagare trots att betalningen av fakturor går dit. Däremot ska kontot skapas på organisationen. Anledningen till denna något annorlunda inställning är att fakturan alltid ska registreras på utförande resurs. Då den utförande resursen ligger under en organisation så hämtas kontot från organisationen. Även organisationens namn hämtas in till fakturaregistreringen. 1. Använd knappen Skapa\Konto i organisationsdokumentet. 2. I dialogen som öppnas ska information om Betalningstyp, Mottagare samt Bank-/Postgironr anges.

6 Viva Resursregister 5 3. Klicka sedan OK för att spara kontot i organisationen. Bild 5 - Skapat konto på Organisation Resurser I vyn finns det möjlighet att titta på resurserna via olika menyval för att enkelt kunna hitta den resurser du söker. Det finns möjlighet att registrera två typer av resurser, Juridisk eller Fysisk. De juridiska resurserna kan kopplas till en organisation. Notera att även om det är en Fysisk person ska denne registreras som en Juridisk om den tillhör en organisation. Gör man inte så kan inte organisationen väljas. Handledningen beskriver processen för både och. Bild 6 - Vyer för Resurser Juridisk 1. Klicka på knappen Ny resurs\juridisk 2. I dialogen som öppnas markerar du den organisation resursen ska kopplas till. Klicka sedan OK. Bild 7 - Markera organisation 3. Se sedan vidare till p. 3 i nästa avsnitt.

7 Viva Resursregister 6 Fysisk 1. Klicka på knappen Ny resurs\fysisk. 2. I dialogen som öppnas söker du mot kommunens befolkningsregister. I fältet Markera aktuell person i fältet Sökresultat. Om du inte får träff väljer du Avbryt där du antingen kan söka mot Skatteverket online eller manuellt registrera resursen. Bild 8 - Manuell inmatning av resurs 3. Markera de Egenskaper som resursen ska ha. Resursen kommer sedan att sorteras vyn i Viva Resursregister. En eller flera Egenskaper kan markeras. Insatser och Resursfördelare ska inte markeras tillsammas. Notera att en resurs som tillhör en organisation, varifrån det också kommer exempelvis vårdfakturor, ska ha egenskapen Betalningsmottagare så den kan väljas då fakturan ska registreras. Bild 9 - Resursens egenskaper 4. I flikarna nedan görs sedan de inställningar som ska gälla för resursen. Översikt Bild 10 - Flikar i resursdokument Resurs - Typ av resurs. Välj den typ som resursen ska kopplas till. Typerna är fördefinierade. - Vivasystem. Koppla mot det Vivasystem resursen ska arbeta. - Resursnamn. Ange namn på resursen. Namnet kan ändras vid senare tillfälle. - Fyll sedan på med eventuell annan information som ska finnas för resursen. Om det är en fysisk resurs som registreras kommer Namn samt

8 Viva Resursregister 7 Adressuppgifter att hämtas från befolkningsregistret eller inregistreringen. Bild 11 - Information om resurs Notera att det kan vara organisationens adress som kommer in som förslag vid nyupplägg av resurs. Ändra i så fall adressen till resursens adress. Behörighet Inställningar här ska endast göras om resursen agerar Resursfördelare. Markera de Enheter och Team som ska vara behöriga till de beställningar som skickas till resursfördelaren. Information Ett fritextfält med möjlighet att anteckning övrig information om resursen. Profil Inställning för profil på resursen. Används för att matcha resurser för att kunna hitta lämplig kontaktperson t.ex. Profiler kan t.ex. vara intressen, livssituation, husdjur o.s.v. Profilerna visas också i en sorteringsvy i Resursregistret. Profilerna listas i Inställningsdokumentet för Viva Resursregister. (Inställningar s. 10) Tjänster och Tjänstepaket Här listas de tjänster/tjänstepaket som registreras på resursen. Funktionerna används för att kunna debitera personer utan att använda insatsregistrering, gäller för HSL-insatser bl.a. Vanligast är att använda debitering via registrerade insatser.. Insatser Här visas de insatser som resursen erbjuder. Hur du registrerar ett insatserbjudande kan du läsa om senare i handledningen. (Erbjudande om insats s. 8). Integration ID för TES och TGP/NPÖ ska anges här. Dokumentation Dokumentation kring resursen hör generellt till arbetet inom Viva RSU (Resursutredning). De Utredningar, Anteckningar och Dokument som kan Skapas här är samma som används i RSU. Funktionerna används om

9 Viva Resursregister 8 resursutredare arbetar i Resursregistret istället för RSU, dock är det något som hör till ovanligheterna. När resursen är sparad finns dock möjlighet från Skapaknappen att skapa utredning, anteckning och dokument. Ekonomi Konton Om resursen har Egenskapen Betalningsmottagare ska också konto anges. Om resursen är kopplad till en organisation där konto angetts och om betalning ska ske till kontot på organisationen behöver inte konto skapas på resursen. Bokföring Bokföring kan ställas in på resurs. Om Mall anges ska även Bokföringsmall pekas ut. Bokföringsmallar skapas i Viva Inställningar med koppling mot Sammanhang Resurs. 5. Spara resursen. Resursen är som standard Aktiv. För att Inaktivera en resurs väljer du knappen Hantera\Inaktivera. Bild 12 - Inaktivera resurs Erbjudande om insats För att kunna beställa till och registrera insatser på resursen måste du också skapa ett Erbjudande om insats på resursen. En Resurs kan erbjuda flera insatser som ska verkställas i olika Vivasystem. Notera! Erbjudande om insats skapas inte på Resursfördelare då dessa endast är en mellanhand och inte erbjuder eller verkställer några insatsbeslut. I vissa fall kan inställningarna i erbjudandet vara förifyllda från insatsens inställning. Du kan ändra förifyllda värden i insatserbjudandet utan att det påverkar inställningen som gjorts på insatsen i Viva Inställningar. 1. I resursdokumentet väljer du Skapa\Erbjudande om insats. Bild 13 - Skapa erbjudande om insats 2. I dialogen som öppnas markerar du den insatsen som ska skapas. Här visas insatserna sorterade per aktiva ärendetyper.

10 Viva Resursregister 9 Bild 14 - Markera insats som ska skapas 3. Om resursen ska erbjuda insatsen svarar du Ja på nästkommande dialog. Notera! Om resursen ska erbjuda flera insatser skapas det flera erbjudande om insats på resursen. 4. Insatserbjudandet är vid registrering Aktiv, avmarkera Status för att inaktivera erbjudandet. 5. Markera Verkställighet i Viva om insatsen ska verkställas av annat Vivasystem än det system som beställer insatsen. Beställande system är Viva IFO och Viva ÄO som exempel. Om insatsen är en intern HSL- eller UTF-insats ska det Vivasystemet i vilken insatsen ska registreras anges i fältet som öppnas vid val Verkställighet i Viva. 6. I flikarna nedan görs sedan de inställningar som ska gälla på insatserbjudandet. Bild 15 - Flikar i insatserbjudandet Behörighet - När inställningen för Verkställighet i Viva är markerad ska också Behörighet till Enheter och Team göras. Här ska de Enheter och Team som ska vara behöriga att se inkomna beställningar till resurs markeras. Om det är en interninsats till HSL eller UTF ska de Enheter och Team där det ska vara möjligt att registrera insatsen markeras. - Möjlighet att registrera användare som ska vara behöriga till insatserbjudandet om den handläggs via webbgränssnitt. Egenskaper - Visa resursfördelare. Om insatsbeställningar till resursen ska gå via resursfördelare ska denna inställning göras. I dialogen som öppnas när du markerar inställningen väljer du resursfördelare. Notera! Det är bara resurser med Egenskap Resursfördelare som visas i dialogen. - Dölj resurs. Automarkeras när ovanstående inställning görs. När inställningen är markerad visas inte den utförande resursen när beställningen ska skickas. Avmarkeras inställningen visas både resursfördelare och den faktiskt resursen när beställning ska skickas.

11 Viva Resursregister 10 - Skicka Vivapack. Inställningen ska endast göras när beställningar ska skickas till ett integrerat system. I fältet nedan anges sedan vilken system. Ekonomi Kostnader/Intäkter - Bokföringskonto. Med inställning här styrs konteringen via insatserbjudandet. Om Konto markeras ska Konto anges i fältet. Markeras Mall ska bokföringsmall anges. - Pris. Ange pris för insatsen per dag, detta gäller för beräkning i statistik. Debitering - Pris. Ange pris för insatsen. - Debitera/Avdrag per. Ange hur insatsen ska debiteras. - Artikelnummer/Fakturatext. Fält med möjlighet till förvalt artikelnummer och/eller fakturatext som ska skickas med i filen till faktureringssystemet. - Debitera enligt. Ange hur debitering av insats ska ske, till Faktisk kostnad, Maxtaxa hemtjänst eller Maxtaxa särskilt boende. - Bokföringsmall. Koppla den bokföringsmall som ska användas vid bokföring av insats. Inställningar Vyer och nyckelord hanteras i Resursregistrets inställningsdokument. 1. Öppna vyn Inställningar\Systeminställning i Viva Resursregister. Bild 16 - Systeminställning för Resursregistret - Profil. Nyckelordslista för vilka profiler som ska vara möjliga att registrera på resursen. (Profil s. 7) Alternativ separeras med radbrytning.