Kommunstyrelsen 4 mars 2014

Transkript

1 Kommunstyrelsen 4 mars 2014

2 Ärende 8 Rapport från KEMAB

3 Tjänsteskrivelse KS Handläggare: Patrik Haasma Kommunstyrelsen Skriftlig rapport 1 Kemab Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade att Karlskoga energi och miljö AB ska lämna en skriftlig och muntlig rapport om den ekonomiska utvecklingen för Rapporteringen ska ske till Karlskoga Kommunhus AB. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse 10 februari Bilaga information från Kemab Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner informationen Patrik Haasma ekonomichef Expedieras till Karlskoga energi och miljö AB Karlskoga Kommunhus AB c:\temp\phaa9g7ju6.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kommunstyrelsen@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan MALMÖ

4

5

6 Ärende 9 Ansökan om utvecklingsmedel till projekt kör de lux

7 Tjänsteskrivelse KS Handläggare: Patrik Haasma Kommunstyrelsen Ansökan om utvecklingsmedel Sammanfattning Personal inom socialförvaltningens handikappomsorg och kultur- och föreningsförvaltningens kulturskola genomför ett gemensamt körprojekt med deltagare från handikappomsorgens dagliga verksamheter. Projektet har delfinansierats av kultur- och föreningsnämnden med 150 tkr. Kommunledningskontoret ställer sig positiv till projektet. Eftersom projektet har delfinansierats av kultur- och föreningsnämnden föreslås dock att ansökan om utvecklingsmedel avslås och att återstående finansiering sker inom ramen för socialnämnden treårsbudget. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse 11 februari 2014 Socialnämndens protokoll den 2 december Kultur- och föreningsförvaltningen och socialförvaltningens tjänsteskrivelse den 29 november 2013 Bakgrund Kommunstyrelsens beviljades under mnkr extra i ramtillskott. Pengarna användes inte 2012 utan fördes över till 2013 inom ramen för treårsbudgeten. Personal inom socialförvaltningens handikappomsorg och kultur- och föreningsförvaltningens kulturskola genomför ett gemensamt projekt som innebär att man bildar en kör med deltagare från handikappomsorgens dagliga verksamheter. Man bjuder också in en extern kör, Öjebokören, som deltagare i projektet. Kanske kan detta vara embryot till vad som kallas i Hudiksvall för Glada Hudik! c:\temp\phaa9g8dzk.doc Målsättningen är att så många som möjlighet av arbetstagarna i daglig verksamhet ska delta i projektet och att man under 2014 ger en konsert för allmänheten i Karlskoga. I projektet kan även de som inte är med i kören delta och istället utföra olika slags arbetsuppgifter som ska utföras i samband med konserten. POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kommunstyrelsen@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan MALMÖ

8 < > 2 (2) Den totala kostnaden uppgår till 326 tkr men kommer med all sannolikhet att reduceras med intäkter från konserten. Kultur- och föreningsnämnden har beviljat 150 tkr avseende För 2014 ansöker socialnämnden och kultur- och föreningsnämnden gemensamt om 150 tkr från kommunstyrelsens utvecklingsmedel. Kommunledningskontoret ställer sig positiv till projektet. Eftersom projektet har delfinansierats av kultur- och föreningsnämnden föreslås dock att ansökan om utvecklingsmedel avslås och att återstående finansiering sker inom ramen för socialnämnden treårsbudget. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen avslår ansökan om utvecklingsmedel. Patrik Haasma ekonomichef Socialnämnden Kultur- och föreningsnämnden

9

10 Protokollsutdrag Socialnämnden Sammanträdesdatum SN 134 SN Projekt Omsorgskören - Kördelux Sammanfattning Personal inom socialförvaltningens handikappomsorg och kultur- och föreningsförvaltningens kulturskola genomför ett gemensamt projekt som innebär att man bildat en kör med deltagare från handikappomsorgens dagliga verksamheter Målsättningen är att så många som möjlighet av arbetstagarna i daglig verksamhet ska delta i projektet och att man under 2014 ger en konsert för allmänheten i Karlskoga. I projektet kan även de som inte är med i kören delta och istället utföra olika slags arbetsuppgifter i samband med konserten. Den totala kostnaden uppgår till 326 tkr men kommer med all sannolikhet att reduceras med intäkter från konserten. Kultur- och föreningsnämnden har beviljat 150 tkr avseende För 2014 ansöker socialnämnden och kulturoch föreningsnämnden gemensamt om 150 tkr från kommunstyrelsens utvecklingsmedel. Justerande Utdragsbestyrkande

11

12

13

14

15 Ärende 10 Utvärdering av arbetsmiljöplan för kommunstyrelsens ledningskontor år 2013

16 Tjänsteskrivelse Handläggare: Annica Bergdahl, Stefan Larsson Kommunstyrelsen Utvärdering av arbetsmiljöplanen för kommunstyrelsens ledningskontor 2013 Sammanfattning Systematiskt arbetsmiljöarbete är en viktig del av det dagliga arbetet och syftet är att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. I arbetsmiljöplanen för kommunstyrelsens ledningskontor framgår vilka mål och vilka aktivititer som är underlag för det systematiska arbetsmiljöarbetet. För att åstadkomma en god arbetsmiljö måste arbetsgivare och medarbetare samverka och båda ges förutsättningar för det. Under 2013 har en föreläsningsserie på temat stress och hälsa avslutats och deltagandet från kommunstyrelsens ledningskontor har varit gott. Ett stressprojekt i samarbete med Feelgood och Rasmus Ståhl inleddes också för ledningskontoret och flera avdelningar har under året tagit fram handlingsplaner i syfte att påverka ohälsa som orsakas av stress. Ledningskontoret har inte problem med sjukfrånvaro utan den kan sägas vara på en rimlig nivå och orsaken har i de flesta fall medicinska grunder. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse 16 februari 2014 Utvärdering Kommunstyrelsens övergripande mål är: Alla ska verka för en god fysisk och psykisk arbetsmiljö Arbetsmiljön skall ge stimulans till arbetsglädje, goda arbetsresultat och till utveckling. Medarbetarna ska ta eget ansvar för att medverka i utformningen av sin arbetssituation.

17 Tjänsteskrivelse 2 (5) Alla ska verka för en god fysisk och psykisk arbetsmiljö Varje chef/ledare ansvarar på sin beslutsnivå för att arbeta med det systematiska arbetsmiljöarbetet och det sker konkret på de arbetsplatsträffar som kontinuerligt genomförs. Chefen/ledaren ansvarar för att samtliga medarbetare sätter sig in i arbetsmiljöfrågorna inom chefsområdet och medarbetarna ansvarar för sin aktiva medverkan. Under 2013 genomfördes ett förbättringsarbete avseende dokumentation från respektive arbetsplatsträffar. Samtliga ansvariga chefer följer överenskommen dagordning där arbetsmiljöfrågor tas upp och minneanteckning sparas i en gemensam databas sorterad per avdelning. De fackliga representanter som deltar kontinuerligt på samverkan har läsbehörighet till databasen och kan således följa upp det arbetsmiljöarbete som pågår samt fånga upp vilka arbetsmiljöfrågor som tas upp. I samverkansgruppen tas samtliga frågor som är av för förvaltnings övergripande karaktär upp till behandling. Arbetsmiljön skall ge stimulans till arbetsglädje, goda arbetsresultat och till utveckling. Kommunstyrelsens ledningskontor har en husgrupp som består av representanter från samtliga avdelningar. Där lyfts frågor som berör alla. Inom ledningskontoret finns ett skyddsombud som bevakar olika arbetsmiljöfrågor. Medarbetarna ska ta eget ansvar för att medverka i utformningen av sin arbetssituation. Varje chef har ett stort ansvar i arbetet med att ta hand om resultatet från medarbetarundersökningen och chefen ansvarar för att analysarbetet resulterar i en handlingsplan. Samtliga avdelningar med chef och medarbetare inom kommunstyrelsens ledningskontor deltar i detta arbete och ledningsgruppen fattar sedan beslut om vilka frågor som skall prioriteras för ledningskontorets räkning. Arbetsplatsträffar är obligatoriskt och är något som prioriteras av arbetsuppgifter. Minnesanteckningar skrivs alltid och arbetsmiljöfrågor står på dagordningen.

18 Tjänsteskrivelse 3 (5) Genomförda aktiviteter Medarbetarundersökning Under våren 2013 arbetade samtliga avdelningar med att analysera resultatet från medarbetarundersökningen som genomfördes i slutet av De tog fram handlingsplaner för både de förbättringsområden som identifierats samt för de obligatoriska frågorna i medarbetarundersökningen. Tillsamman enades avdelningarna sedan kring vilka åtgärder som skall aktualiseras. Sammantaget kan sägas att medarbetarna fortfarande oroas över hur det skall gå på arbetet, även när de är lediga. Skyddsrond En skyddsrond har genomförts och de flesta arbetsmiljöproblem som påtalades har åtgärdats. Kommunens säkerhetssamordnare tittar tillsammans med teknik och fastighetsavdelningen på lösningar för receptionen avseende en möjlig överfallssituation. En sammanställning över rum som upplevdes kalla och med drag från fönster skickades till teknik och fastighetsavdelningen. De genomförde en temperatur mätning av kontorsrummen och mätningen kommer att avslutas under början av Resultatet av mätningen är för tidigt att förutse, men det tycks troligt att några rum kommer att behöva ytterligare element. Sedan tidigare har problem påtalats avseende inomhusluften. Det har genomförts luftmätningar vid två tillfällen och resultatet påvisar normala halter av påvisade ämnen för kontorsmiljö. Mätningarna genomfördes av Feelgood. Föreläsningsserie på temat Stress och Hälsa Under 2012 inleddes en föreläsningsserie på temat stress och hälsa som vände sig till både chefer och medarbetare i hela kommunen. Samtliga avdelningar inom kommunstyrelsens ledningskontor har tagit del av föreläsningarna och därutöver påbörjades 2013 ett samarbete med Feelgood och Rasmus Ståhl kring ett stressprojekt. Det övergripande syftet med projektet är att skapa en bra arbetsmiljö på kommunledningskontoret genom att utveckla metoder som förhindrar stressrealterad ohälsa och som rustar medarbetare för att kunna bevara och/eller förbättra sitt välbefinnande. Genom att tidigt känna igen stressvarningar och andra tecken på ohälsa, både individuellt och i grupp kan ohälsa förebyggas. Chefer får stöd av Rasmus för att hålla igång processen och flera avdelningar har tagit fram handlingsplaner i ett förbättringsperspektiv. Under 2014 kommer Feelgood att lämna en rapport på hur projektet har utvecklats.

19 Tjänsteskrivelse 4 (5) Frisknärvaro Frisknärvaron (andel i procent med 0-5 sjukfrånvarodagar) är bland de högsta i kommunen, 77 procent. Den har dock sjunkit från 2012 med två procentenheter. Det finns dock inget som indikerar att medarbetare i större utsträckning än för kommunen som helhet skulle ta ut semester eller kompledigt när de egentligen är sjuka, vilket också avspeglas i resultatet från medarbetarundersökningen från Sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron ökade från 2011 till 2012 med en procentenhet och har därefter ökat lite till. För 2013 är sjukfrånvaron 4,8 procent. Totalt i kommunen är sjukfrånvaron 6,0 procent. Samma trend som i kommunen och samhället för övrigt är att det fram för allt är kvinnors sjukfrånvaro som ökar. Inom ledningskontoret finns inga stora problem med sjukfrånvaro. Den är på en normal nivå och med normal menas att det finns medicinska orsaker till sjukfrånvaron som elaka förkylningsvirus med mera och det ger några dagars vistelse hemma. Det finns inget som indikerar en sjukfrånvaro som kan härröras till arbetsmiljöproblem. I diagram 1 visas den totala sjukfrånvaron i procent av arbetad tid för åren 2010 till Diagram 1 Långtidssjukfrånvaron (andel sjukdagar som överstiger 60 dagar) ligger totalt på 63,8 procent för Diagram 2 visar hur det ser ut mellan åren 2010 till Långtidssjukfrånvaron har ökat sedan 2011.

20 Tjänsteskrivelse 5 (5) Avseende långtidssjukfrånvaron kan sägas att de få ärenden som finns hanteras enligt policy och riktlinjer för rehabilitering och även här finns medicinska orsaker. Diagram 2 Arbetsskador och tillbud Samverkansgruppen tillika skyddskommittén ska tre gånger om året få information om rapporterade arbetsskador och tillbud. Inom ledningskontoret anmäls sällan tillbud vilket kan vara ett problem då jämförelser mellan åren inte kan göras eller att tillbud finns som borde resultera i åtgärder men det saknas kännedom om dem. Skyddsronden som genomfördes under våren 2013 resulterade i några åtgärder vilket säkert undanröjde risk för tillbud. Samverkansgruppen har uppmärksammats på att kunskapen bland medarbetarna kunde blir större i hur man anmäler ett tillbud eller arbetsskada. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner utvärderingen av 2013 års arbetsmiljöplan för kommunstyrelsens ledningskontor. Stefan Larsson Tf. kommundirektör Annica Bergdahl Personalspecialist Expedieras till: Kommunstyrelsens ledningskontor

21 Styrdokument KS Ansvarig organisationsenhet: Kommunstyrelsens ledningskontor Fastställd av kommunstyrelsen XX Ersätter KS Arbetsmiljöplan 2013 för kommunstyrelsens ledningskontor Enligt kommunens arbetsmiljöpolicy ska varje nämnd upprätta en arbetsmiljöplan för nämndens verksamhet. Denna ska innehålla en planering av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras. Arbetsmiljölagens syfte Lagen syfte är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö, AML 1 kap 1. Av arbetsmiljölagstiftningen framgår att arbetsgivare ska ha en sådan systematik i arbetsmiljöarbetet, att det på varje nivå i verksamheten är möjligt att följa upp och kontrollera problem och brister i arbetsmiljön. Systematiken ska även prägla det förebyggande arbetet. Arbetsmiljön ska hanteras som en naturlig del i den dagliga verksamheten och omfatta även de psykologiska och sociala förhållandena i arbetsmiljön (Arbetsmiljöverkets föreskrift om SAM, AFS 2001:01) Övergripande mål Alla ska verka för en säker och god fysisk och psykisk arbetsmiljö. Arbetsmiljön ska ge stimulans till arbetsglädje, goda arbetsresultat och till utveckling. Medarbetarna ska ta ett eget ansvar för att medverka i utformningen av sin arbetssituation. Syfte Kommunstyrelsen eftersträvar genom arbetsmiljöplanen en säker och stimulerande arbetsmiljö för alla anställda inom förvaltningen. Ansvars- och beslutsgång Arbetsgivare och arbetstagare ska enligt AML 3 kap 1a samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Huvudansvaret för arbetsmiljön ligger dock på arbetsgivaren. c:\temp\hlul8xwbt5.doc

22 Styrdokument 2 (5) Hanteringen av arbetsmiljöfrågorna följer Lokalt samverkansavtal i Karlskoga kommun (2011). Dessa frågor diskuteras i samma forum som övriga verksamhetsfrågor. Varje chef/ledare ansvarar på sin beslutsnivå för att arbeta med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det innebär att varje chef inom sin verksamhet ska undersöka, genomföra, följa upp och dokumentera. Syftet är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Detta kan bl. a ske under skyddsronder, utvecklingssamtal och under arbetsplatsträffar, men även genom uppmärksamhet i vardagen. Det innebär bl a att det finns en fortlöpande tillsyn när det gäller att överenskomna arbetsmiljörutiner används och fungerar. Arbetsmiljöproblem som chefen/ledaren inte kan lösa på grund av resursbrist, kunskapsbrist eller av avsaknad av befogenhet skall returneras till närmaste chef. På arbetsplatsträffar sker det konkreta systematiska arbetsmiljöarbetet med undersökningar, riskbedömningar, åtgärder, handlingsplaner och uppföljning. Chefen/ledaren ansvarar för att all personal sätter sig in i arbetsmiljöfrågorna inom chefsområdet. Medarbetarna ansvarar för att aktivt medverka i och arbeta utifrån arbetsmiljöriktlinjerna. I samverkansgruppen, som är förvaltningsövergripande och tillika skyddskommitté, ska samtliga frågor som är av förvaltningsövergripande karaktär behandlas. Arbetsmiljöfrågorna ska beaktas i alla beslut. Gruppen ska noga följa utvecklingen i frågor som rör skyddet mot ohälsa och olycksfall samt verka för tillfredsställande arbetsmiljöförhållanden. Arbetsmiljöproblem som inte kan lösas på enhetsnivå lyfts hit. Skyddskommitténs uppgifter styrs enligt AML 6 kapitel 9. Årshjulet över SAM - löpande Kommunstyrelsens ledningskontor ska verka för att belysa arbetsmiljöfrågorna och att arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del på samtliga nivåer i verksamheten. Arbetsmiljöfrågor är en stående punkt på såväl arbetsplatsträffar som samverkansmöten. Utvecklingssamtal ska genomföras minst en gång per år. Då ges möjlighet att samtala enskilt om faktorer som kan påverka arbetsmiljön ex kompetens, arbetsmängd och ledarskap. Skyddsrond Skyddsrond genomförs minst en gång per år samt vid behov. Det är viktigt att i denna analys även belysa friskfaktorer. Som stöd för cheferna/ledarna i detta finns Karlskoga kommuns arbetsmiljöpolicy med tillhörande riktlinjer som beskriver hur samt vad de ska tänka på när

23 Styrdokument 3 (5) skyddsrond genomförs. Vid skyddsrond ska protokoll för skyddsrond och handlingsplan användas, vilken finns under blanketter på Kikaren. Inför en skyddsrond ansvarar chef/ledare för att kalla skyddsombud inom sitt chefområde. Om inget skyddsombud finns inom chefsområdet ska kontakt tas med aktuellt fackförbund som beslutar vem som ska delta. Efter skyddsrond ska rapport och ev handlingsplan skickas till förvaltningens samverkan/skyddskommitté. Samma rutin gäller när chef/ledare genomför uppföljning av ev handlingsplan Medarbetarenkät Vartannat år genomförs en medarbetarenkät och 2012 kommer en sådan enkät att genomföras. Utifrån denna kommer delar som belyser den psykosociala arbetsmiljön att väljas ut. Några valda delar är obligatoriska att belysa; vilka dessa är kommer att beslutas centralt. Efter genomförd analys skall en handlingsplan göras och därefter ska beslut tas gällande åtgärder. Åtgärder Om man vid skyddsrond eller vid analys av medarbetarenkäten inte kan vidta åtgärder omgående ska en handlingsplan upprättas. Denna ska innehålla åtgärder och uppföljning som tidsätts och en ansvarig ska utses. Åtgärder som inte ryms i årets verksamhetsplanering förs in i budgetarbetet till kommande år. Förutom det löpande arbetsmiljöarbetet kommer kommunstyrelsens ledningskontor varje år belysa, utveckla och arbeta med ett antal specifika aktiviteter som rör arbetsmiljöarbetet, se bilaga 1. Stress och den psykosociala arbetsmiljön Tidigare genomförda undersökningar har visat att det finns förbättringsområden inom den psykosociala miljön, ledarskapet och att stressnivån har ökat. Som ett led i detta inleddes under 2012 en föreläsningsserie med temat Stress & Hälsa. Föreläsningarna riktar sig till både medarbetare och chefer, med förhoppning om ett ökat intresse och egenansvar för hälsa och välmående. Uppföljning Arbetsmiljöplanen utvärderas och revideras årligen i november månad och beslut tas i kommunstyrelsen i december.

24 Styrdokument 4 (5) Årshjulet över SAM specifika aktiviteter för 2013 Bilaga 1 Januari Redovisning av medarbetarenkäten Samverkansgrupp/ skyddskommitté. Februari Förbättringsområden identifieras utifrån medarbetarenkäten. Samverkansgrupp/ skyddskommitté. Mars Arbete med förbättringsområdena påbörjas. Samverkansgrupp/ skyddskommitté. April Personalbokslut för förvaltningen. Samverkansgrupp/ skyddskommitté. Maj Samverkansgrupp/ skyddskommitté. Juni Samverkansgrupp/ skyddskommitté. Augusti Samverkansgrupp/ skyddskommitté. September Uppföljning i resp APT av vidtagna åtgärder enligt skyddsrondsprotokoll. Uppföljning av sjukfrånvaro. Samverkan/ skyddskommitté. Oktober Utvärdering, revidering och samverkan av arbetsmiljöplan, redovisning av arbetsskador, tillbud och sjukfrånvaro. Samverkan/skyddskommitté. November Uppföljning av vidtagna åtgärder enligt skyddsrondsprotokoll. Arbete med revidering av arbetsmiljöplanen. Samverkansgrupp/ skyddskommitté. December Beslut om reviderad arbetsmiljöplan i kommunstyrelsen. Samverkansgrupp/ skyddskommitté.

25 Styrdokument 5 (5) Årshjul SAM 2013 Bilaga 2 Löpande samt specifika aktiviteter rörande arbetsmiljöarbetet Beslut om reviderad arbetsmiljöplan i kommunstyrelsen. Samverkan/ skyddskommitté. Revidering av arbetsmiljöplan. Samverkan/ skyddskommitté. nov dec jan feb feb Redovisning medarbetarenkät. Samverkan/skyddskommitté. Förbättringsområden identifieras utifrån medarbetarundersökningen. Samverkan/skyddskommitté. Utvärdering arbetsmiljöplan Samverkan/ skyddskommitté. okt mars april Arbete med förbättringsområden inleds. Samverkan/ skyddskommitté. Uppföljning skyddsrondsprotokoll. Samverkan/ skyddskommitté. sep maj Personalbokslut för förvaltningen Samverkan/ skyddskommitté. Samverkan/ skyddskommitté. aug juli juni Samverkan/ skyddskommitté. Samverkan/ skyddskommitté.

26 Ärende 11 Verksamhetsrapport

27 Verksamhetsrapport för Kommunstyrelsens ledningskontor Ekonomisk rapport för KS ledningskontor efter januari månad (tkr) Utfall jan 2013 Bokslut 2013 * Utfall jan 2014 Prognos 2014 Budget 2014 Avvikelse 2014 Kostnader varav personal Intäkter Nettokostnader Nettobudget Resultat i förhållande till budget Nettokostnader per verksamhet Kommunstyrelsen Ledning & stab för utv. ** Kansliavdelning Ekonomiavdelning IT-avdelning Personalavdelning Bemanningsenheten Summa nettokostnader För perioden januari redovisar Kommunstyrelsen och kommunstyrelsens ledningskontor ett överskott på 608 tkr. Kommunstyrelsen redovisar ett överskott på 17 tkr vilket främst beror på ej utnyttjad budget för övriga kostnader. Ledning samt staben för utveckling redovisar för perioden ett överskott på 123 tkr vilket främst beror på sjukfrånvaro samt vakans. Kansliavdelningen redovisar ett överskott på 94 tkr vilket främst beror på vakans samt viss tjänstledighet. Ekonomiavdelningen redovisar ett överskott på 49 tkr vilket främst beror ej utnyttjad budget för övriga kostnader samt på viss partiell sjukfrånvaro. IT-avdelningen redovisar ett överskott på 35 tkr. Personalavdelningen redovisar ett överskott på 56 tkr, vilket till viss del beror på tjänstledigheter på avdelningen. Bemanningsenheten redovisar ett överskott på 234 tkr men prognosen för året är ett nollresultat. Stab/Utveckling Nu har även workshop 2 genomförts för åtgärdsvalsstudien för E18 genomfarten, även denna gång med god uppslutning. Efter att materialet sammanställts väntar inom kort även ett nytt öppet hus för allmänheten. Fortsatta aktiviteter kopplat till en framtida Nobelbana. Arbete med såväl grönstrukturplan som vattenplan fortskrider. En utredning kring verksamhets-

28 områden för allmänna vattentjänster har inletts tillsammans med Kemab. En hel del arbete har rört årets verksamhetsberättelse. Samverkan med Svenska Migrationscentret i Karlskoga har påbörjats, vilket på sikt kommer att kunna skapa ett antal arbetstillfällen för bl a målgruppen nyanlända. Det är fortfarande somalier som dominerar antalet nyanlända, även om nu fler och fler syrier även kommer till kommunen. Projektet Mötesplats Alfred Nobel vid Björkborn nu i princip klart, bara en del smådetaljer återstår. Projektledaren Rosmarie Johansson gjort ett fantastiskt jobb med att hålla ihop det hela slutar sista februari. Rapport avseende mottagande av nyanlända Antal nyanlända januari månad Antal nyanlända totalt år nyanlända varav 8 barn. Till detta har dessutom 2 ytterligare barn anlänt från annan kommun, s.k. sekundärflytt. 12 (varav 10 barn) under jan Ekonomi Hela avdelningen har varit sysselsatt med boksluts- och årsredovisningsarbetet. För de flesta medarbetarna är bokslutsarbetet färdigt i början av februari. Nu återstår bokslutsdispositioner, årsredovisning och förberedelser för revision. Bokslutsprocessen har gått bra och medarbetarna har gjort mycket bra insats. Arbetet med ny finanspolicy avslutas då kommunstyrelsen ska bereda och föreslå fullmäktige att anta ny policy den 4/ Kommunstyrelsen har beslutat om en översyn av ägardirektiven. Ett första möte har genomförts med verkställande direktörer för de olika bolagen. Arbetet ska vara färdigt i juni En medarbetare har förvarnat om e v sjukfrånvaro p g a operation. Osäkert när och hur lång tid frånvaron beräknas. Personal Personalavdelningen arbetar under perioden januari-april med årets löneöversyn och räknar med att betala ut ny lön i april. Arbetet med ledar- och medarbetarpolicy och kommer att hanteras politiskt under våren 2014 och program för chefs- och ledarutvecklingen tas fram i samråd med kommundirektör och förvaltningschefer Arbetet med uppföljning och revidering av kontorets arbetsmiljöplan pågår. Genomlysning av kontorets organisation pågår. Information och samverkan sker under februari och mars månad och ärendet hanteras av Kommunstyrelsen på aprilsammanträdet.

29 Sjukfrånvaron för endast januari ligger totalt på 3,45 % för KSL varav 72,12 % är långtidsfrånvaro. Kvinnornas är 3,19 %, varav lång 54,61 %. Männens är 3,96 % varav allt 100% är kopplat till en långtidssjukskrivning. Kansli Det nya ramavtalet för Dator med tillbehör och tjänster är nu på plats, leverantör denna gång är Ricoh Sverige AB. Ett nytt ramavtal för flyttjänster har också tecknats och precis som förra avtalsperioden är Karlstad Express AB vår leverantör. Kansliet deltar i arbete med internkontroll av rekryteringsprocessen samt revisorernas arbete med arvodesreglementet. Länets fullmäktigepresidier har hållit sin årliga träff; i år i Nora med miljö och ett hållbart Sverige som tema. Vår nye informatör Ralf Sundhäll började sin tjänst den 3 februari. IT Diskussioner med nätoperatörer, avseende såväl data som telefoni. Arbetet med slutförande av redundant ineternetaccess är i slutskedet.

30 Befolkningsstatistik per månad Kommun: 1883 Karlskoga Månad Folkmängd vid Folk- Levande Död- Döda Födelse- Invand- Utvand- Invand- Inrikes Inrikes Inrikes Nyblivna Nyblivna Änklingar Justeperiodens slut ökning födda födda överskott ringar ringar rings- inflyttningar utflyttningar flyttnings- gifta skilda och änkor ringar överskott överskott Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Summa Kommentar: Statistiken under året är preliminär på grund av eftersläpning av inrapportering. Först när uppgifter för december ingår i materialet är statistiken slutlig. Folkökningen definieras som skillnaden mellan folkmängden vid två perioders slut. Folkökning kan också definieras som födda - döda + inflyttade - utflyttade + justeringar Fr.o.m. maj 2009 ingår enkönade äktenskap i statistiken över gifta, skilda, änklingar och änkor. Uppgifterna om nyblivna gifta och nyblivna skilda avser par t.o.m. år 2010 men personer fr.o.m. år 2011.

31 Ärende 12 Lönepolicy

32 Tjänsteskrivelse Handläggare: Lone Atterstig, Personalavdelningen KS Kommunfullmäktige Lönepolicy Sammanfattning I samband med att revisonsbyrån Deloitte granskade kommunens arbete med personalförsörjning ( ) gavs en rekommendation att upprätta en kommunövergripande lönepolicy. Den tidigare lönepolicyn hade inte reviderats på många år och var inte anpassad till dagens lönebildningsarbete. Lönepolicyn fastställs och ska revideras senast Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse Lönepolicy. Bakgrund I samband med att revisonsbyrån Deloitte granskade kommunens arbete med personalförsörjning ( ) gavs en rekommendation att upprätta en kommunövergripande lönepolicy. Den tidigare lönepolicy hade inte reviderats på många år och var inte anpassad till dagens lönebildningsarbete. Under 2013 har personalavdelningen arbetat fram ett förslag till lönepolicy som har hanterats av förvaltningsledningar och fackliga organisationer. Kommunstyrelsens arbetsutskott har diskuterat frågan och samverkan har skett med fackliga organisationer. Samverkan genomfördes i enighet Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att fastställa föreslagen lönepolicy. 2. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att revidering av lönepolicyn sker senast Lone Atterstig Personalchef c:\temp\latg9fgdkl.doc

33 Tjänsteskrivelse 2 (2) Beslutet expedieras till: Förvaltningschefer Personalavdelningen Fackliga organisationer

34 Policy Lönepolicy Fastställd av: KF xx 2014 Revideras senast:

35 Innehåll Policy... 1 Omfattning... 1 Syfte... 1 Vägledande principer... 1 Ansvar för efterlevnad... 2 Vision. Övergripande beskrivning av ett önskvärt framtida tillstånd. Ska ange i vilken riktning kommunen är på väg. För Karlskoga kommun finns en vision Vision Mål och budget. Dokumentet Mål och budget sammanfattar vad kommunens verksamheter ska uppnå (mål och resultat) inom den närmaste treårsperioden i syfte att nå Vision 2020 samt vilka ekonomiska resurser som finns till verksamheternas förfogande. Mål och resultat följs upp tre gånger om året efter april, augusti och december Program. En översiktlig politisk viljeriktning inom ett sakområde. Särskild definition i plan- och byggsammanhang eller annat. Policy. Kommunens grundläggande förhållningssätt/värderingar och vägledande principer. Riktlinje. Beskriver tillvägagångssätt i olika sakfrågor och är ett stöd för hur frågor bör hanteras och genomföras. Diarienummer: Ansvarig enhet: Personalavdelningen

36 Policy Alla anställda inom Karlskoga kommun arbetar för dem som lever och verkar i Karlskoga. Vi kännetecknas av öppenhet och nytänkande Vi visar respekt för uppdrag, individ och omvärld Vårt arbetssätt präglas av enkelhet Vårt arbete kännetecknas av helhetssyn Ur Gemensamma värderingar i Karlskoga kommun Omfattning Lönepolicyn omfattar alla medarbetare Syfte Lönepolicyn är ett styrmedel vars syfte är att bidra till att nå uppsatta mål och utveckla verksamheten. Lönepolicyn ska stimulera medarbetarna till engagemang och utveckling i arbetet som leder till en väl fungerande verksamhet inom ramen för befintliga resurser. Den bidrar till att kunna rekrytera, motivera, utveckla och behålla medarbetare med sådan kompetens som behövs på kort och lång sikt. Individuell lönesättning syftar till utveckling av medarbetare och verksamhet. Goda resultat ska uppmärksammas Det är därför viktigt att vi differentierar lönen så att sambandet mellan motivation resultat lön verkssamhetsutveckling blir trovärdigt. Vägledande principer Lönen är individuell och differentierad. Grunden för lönesättningen bygger på arbetets innehåll, medarbetarens kvalifikationer och kompetens samt befattningens lönebild och marknadssituationen. Löneskillnader får inte bero på kön, etniskt ursprung, ålder eller andra faktorer som är utan tydlig koppling till medarbetarens arbetsinsats och kompetens Lönesättning som styrmedel förutsätter att mål, resultat och utveckling diskuteras på alla nivåer. Det är av stor vikt att dialog förs mellan chef och medarbetare om mål, förväntningar, uppnådda resultat och lön. Lönekriterier som utgår från de uppdrag och mål som är aktuella för verksamheten eller arbetsplatsen ska finnas. Vid framtagande och/eller förankring av lönekriterier bör Karlskoga kommuns värdeord beaktas Lönesättning ska uppmuntra medarbetare till engagemang, ansvarstagande och vidareutveckling, genom att premiera de arbetsresultat som främjar verksamhetens mål. Lönesättningen ska vara marknadsanpassad, vilket bidrar till att Karlskoga kommun kan rekrytera och behålla motiverade och kompetenta medarbetare. För att följa upp önskvärda lönestrukturer och upptäcka eventuella osakliga löneskillnader görs systematiska värderingar av befattningar. I värderingen tas hänsyn till utbildningskrav, ansvar, ansträngning och arbetsförhållanden. Dessutom görs kartläggningar av rådande löneläge, intern lönebild samt löneläge på marknaden. 1 (1)

37 Lönepolicyn ska vara känd och förankrad bland såväl chefer som medarbetare. Ansvar för efterlevnad Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för: kommunens lönepolicy, dess kontinuitet, utveckling och möjligheter. att genom kommunstyrelsens arbetsutskott, tillika personalutskott, fastställa ramarna för de lokala löneöversynerna. Förvaltningschef har det yttersta ansvaret för: lönesättningsarbetet inom förvaltningen. samordning av löneöversyn på förvaltningen. Lönesättande chefer ansvarar för: att utgångspunkterna i lönepolitiken tillämpas vid lönesättning och lönebildning samt att de blir kända för medarbetarna. bedömning av enskild medarbetares arbetsinsats, att samtal genomförs och lönesättning i samband med löneöversyn. Personalavdelningen/Personalchef ansvarar för: framtagande av lönestatistik, genomförande av lönekartläggning och analyser. tidplan, information och utbildning gentemot lönesättande chefer. att efter uppdrag från Kommunstyrelsens arbetsutskott genomföra överläggningar, förhandlingar och samordning av lokala löneöversyner Alla medarbetare ansvarar för: att förbreda sig inför, och delta i dialog och samtal kring arbetsresultat och utveckling. 2 (2)

38 Ärende 13 Finanspolicy

39 KARLSKOGA KOMMUN Finanspolicy Utkast Info KS 4 mars 2014

40 Innehåll 1. Inledning Policystruktur Syfte Övergripande mål för finansverksamheten Uppdatering av finanspolicyn Organisation och ansvarsfördelning Organisation Ansvarsfördelning Kreditanskaffning Extern kreditanskaffning Medelsförvaltning Riskhantering inom kommunkoncernen Finansieringsrisk Kreditrisk och likviditetsrisk Motpartsrisk Valutarisk Operativa och administrativa risker Ränterisk Användandet av derivatinstrument Rapportering Intern kontroll... 8 Bilaga 1:... 8 Bolagsförteckning... 9

41 1. Inledning Denna finanspolicy utgör ett övergripande ramverk för den finansiella verksamheten inom Karlskoga kommun och kommunens helägda bolag. De bolag och dotterbolag som omfattas av denna finanspolicy anges i bilaga Policystruktur Finanspolicyn beslutas i kommunfullmäktige och anger ramar för den finansiella verksamheten hos kommunen och de kommunägda bolagen. Inom dessa ramar ska varje bolagsstyrelse besluta om en finanspolicy för den egna verksamheten. 1.2 Syfte Syftet med denna policy är att: Ge koncerngemensamma mål och riktlinjer för finansverksamheten Ange hur ansvaret för finansverksamheten fördelas Identifiera finansiella risker och ge riktlinjer för hur dessa risker ska hanteras Beskriva hur rapportering och uppföljning ska utformas 1.3 Övergripande mål för finansverksamheten Det övergripande målet för finansverksamheten inom Karlskoga kommun är att vid varje tillfälle säkerställa koncernens betalningskapacitet. Inom ramen för detta mål ska finansverksamheten ske med en så låg upplåningskostnad som möjligt med hänsyn till fastställda riskmått. En förutsättning för att uppnå dessa mål är att kommunens och bolagens betalningsrutiner och övriga finansiella tjänster samordnas och tillämpas utifrån koncernnytta. 1.4 Uppdatering av finanspolicyn Den koncerngemensamma finanspolicyn ska löpande hållas uppdaterad med hänsyn till aktuella förhållanden inom koncernen och på de finansiella marknaderna. Ändringar av finanspolicyn ska fastställas av kommunfullmäktige. 2. Organisation och ansvarsfördelning 2.1 Organisation Karlskoga kommun och bolagen ansvarar var för sig för ränteriskhantering av sin låneskuld inom de ramar och limiter som denna policy fastställer. Kommunkoncernens betalningsflöden är samordnade i ett koncernkontosystem som administreras av kommunen. Kommunstyrelsen utser en finansgrupp med uppgift att svara för finansfrågorna i kommunen. Detta innebär att årligen fastställa strategi för kreditanskaffning, ange modell för riskhantering, utvärdera finansverksamheten inom kommunkoncernen samt föreslå ändringar i koncerngemensam finanspolicy. Finansgruppen består av kommundirektör, kommunens ekonomichef, VD för Karlskoga Kommunhus AB, VD/ekonomichef för/i Hyresbostäder i Karlskoga AB, VD/ekonomichef för/i Karlskoga Energi och miljö AB.

42 Ekonomiavdelningen i Karlskoga kommun svarar för den operativa likviditetshanteringen. 2.2 Ansvarsfördelning Ansvaret för den finansiella samordningen inom kommunkoncernen fördelas mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelse, finansgrupp på följande sätt. Kommunfullmäktiges ansvar Fastställa finanspolicy efter förslag från kommunstyrelsen Fastställa en årlig ram för externa lån till kommunkoncernen Fastställa en årlig ram per bolag för lån och borgen Kommunstyrelsens ansvar Lämna förslag på reviderad finanspolicy till kommunfullmäktige Löpande följa utvecklingen inom finansverksamheten utifrån finansiella rapporter från finansgruppen Besluta om firmatecknare och delegationsrätt för finansverksamheten inom kommunen Tillse att kommunen och bolagen har tillräckligt med resurser och kompetens för att uppnå fastställda mål inom finansverksamheten Finansgruppens ansvar Tillse att finanspolicyn tillämpas inom kommunkoncernen Vid behov föreslå förändringar i finanspolicyn till kommunstyrelsen Fastställa finansiella strategier för likviditetshantering och kreditanskaffning Föreslå nya långivare och nya upplåningsformer till kommunstyrelsen Fastställa gemensam modell för ränteriskhantering Godkänna, inför styrelse-/delegationsbeslut, alla e v förändringar av befintliga derivatavtal och tecknandet av nya derivat, innan avslut. Löpande kommunicera med kommunstyrelsen om utvecklingen av finansmarknaden och den uppfattning om ränteutvecklingen som ska prägla finansgruppens arbete

43 Lämna regelbundna rapporter till kommunstyrelsen om finansverksamheten samt om de delegationsbeslut som fattats inom finansgruppen Bolagens ansvar Följa och tillämpa finanspolicyn i kommunkoncernen Bedöma lånebehov och genomföra upplåning inom ramarna för finanspolicyn Bedöma och hantera bolagets ränterisk efter fastställd gemensam modell Lämna rapporter till finansgruppen om bolagets egen finansverksamhet som ett led i uppföljning av bestämmelserna i denna finanspolicy Bolagen ska besluta om firmatecknare och delegationsrätt för bolaget 3. Kreditanskaffning Målet för kommunens kreditanskaffning är en aktiv upplåning och skuldförvaltning i syfte att minimera kostnaderna för kommunkoncernens finansiering samt att säkerställa att tillräcklig likviditet alltid finns för att bedriva verksamheten och garantera kommunkoncernens betalningsansvar. 3.1 Extern kreditanskaffning Bolagen rapporterar regelbundet sina lånebehov till finansgruppen. Kommunfullmäktige ska varje år fastställa en ram för lån och borgen för varje bolag. Ramarna för bolagen ska vara avstämda mot den totala ram för externa lån som fastställs av kommunfullmäktige. Kommunen kan medge att ett bolag gör en egen extern upplåning med säkerhet i bolagets anläggningstillgångar under förutsättning att detta lån får förmånligare villkor än ett lån med kommunal borgen. Denna prövning görs av finansgruppen. Det grundläggande synsättet är att vid varje tillfälle minimera den externa låneskulden genom att effektivt utnyttja kommunkoncernens samlade likvida medel. Följande generella riktlinjer ska gälla för kreditanskaffning: Krediter anskaffas från kreditmarknaden. Huvudsakligen i form av lån från Kommuninvest och bankmarknaden. Antalet motparter ska hållas begränsat för att möjliggöra stordriftfördelar och undvika onödig administration Låneportföljen bör ha en jämn förfalloprofil med hänsyn tagen till marknadssituation och kommunkoncernens likviditetssituation Vid upplåning ska valet av lån styras av lägsta räntenivå inom de riskbegränsningar som anges i denna finanspolicy

44 Finansiell leasing jämställs med upplåning. 4. Medelsförvaltning Karlskoga kommun samordnar in- och utbetalningar samt rörelsekrediter för kommunen och de helägda bolagen i ett gemensamt koncernkontosystem för att uppnå en effektiv medelsförvaltning. Räntevillkoren i koncernkontosystemet ska vara marknadsmässiga. Likvida medel definieras för kommunkoncernen som kassa, bank, outnyttjade avtalade krediter eller lånelöften samt placerade medel som kan frigöras inom två bankdagar. Målet är att likvida medel och avtalade krediter ska ha en nivå som vid varje tillfälle säkerställer en god betalningsberedskap för kommunkoncernen. Likviditetsrapporter ska upprättas för kommunen och dess bolag och uppdateras enligt särskilda instruktioner från finansgruppen. Likviditetsprognosen för kommunkoncernen ska ligga till grund för finansgruppens arbete för finansiering på såväl kort som lång sikt. I de fall kommunkoncernen har överskottslikviditet ska denna i första hand användas för att minska den externa låneskulden för kommunkoncernen. 5. Riskhantering inom kommunkoncernen All finansiell verksamhet är förknippad med ett visst risktagande. Genom en aktiv finansförvaltning skapas möjligheter till en effektiv hantering av risker där hänsyn tas till den kostnad riskhanteringen medför. 5.1 Finansieringsrisk Finansieringsrisk betyder risken att nödvändiga krediter inte kan anskaffas överhuvudtaget eller till en hög kostnad. Denna risk skall begränsas genom att sprida låneportföljens förfallodagar över tiden. Kommunkoncernen ska sträva efter att ha en genomsnittlig kreditbindningstid på minst 1,5 år. Samtliga lån måste dock kunna återbetalas inom 10 år, utan kostnader i form av ränteskillnadsersättning eller liknande. Dessutom ska inte mer än 40 % av låneportföljen, inklusive avtalade lånelöften, förfalla inom en rullande tolvmånadersperiod. Ekonomiavdelningen skall tillförsäkra kommunen och bolagen likvida medel så att en god betalningsberedskap kan upprätthållas. Med god betalningsberedskap menas att ha likvida medel eller tillgängliga garanterade checkkreditutrymmen, tillsammans uppgående till minst 100 Mkr. 5.2 Kreditrisk och likviditetsrisk Kreditrisk och likviditetsrisk gäller i första hand hur likviditeten hanteras och risken att inte få tillbaka utlånat kapital och/eller ränta. Denna risk skall begränsas genom att likviditetsbehovet ska preciseras i kort- och långsiktiga likviditetsprognoser. Kreditrisker är låga i kommunkoncernen då kommunen inte lånar ut kapital.

45 5.3 Motpartsrisk Motpartsrisk är risken att kommunens finansiella motpart inte fullgör sina åtaganden. Denna risk ska hanteras genom att ställa krav på motparternas kreditvärdighet. Godkända motparter för upplåning, derivatavtal och placeringar är: Motparter som erhållit rating motsvarande Standard & Poor s rating på nivån minst A eller K-1 av Nordisk rating Staten och Kommuninvest 5.4 Valutarisk Valutarisk innebär risken att kronans värde försämras i förhållande till de valutor som kommunen tagit lån i eller förstärks i förhållande till de valutor kommunen har placerat i. Lån i utländsk valuta får dock ej förekomma. 5.5 Operativa och administrativa risker Operativa eller administrativa risker definieras som risken för förluster till följd av brister i interna processer, mänskliga fel, felaktiga eller dåliga system samt brottslighet. Dessa risker ska minimeras genom att ha en organisation för finansverksamheten som är personoberoende, att rutiner är väldokumenterade samt att omfattande avtal granskas av externa experter. Kommunkoncernen ska ha en för verksamheten anpassad kompetens och bemanning där principen om dualitet tillämpas. Dualitet innebär att ingen person ensam ska handlägga en transaktion genom hela behandlingskedjan, i detta avseende, att affärsavslut, kontroll av genomförd transaktion och efterbearbetning genom betalningar och redovisning utförs av olika medarbetare. 5.6 Ränterisk Ränterisk är risken att kostnaden för räntebärande skulder ändras i en ofördelaktig riktning vid en förändring av marknadsräntan. Ränterisken ska hanteras genom att reglera strukturen på ränteändringstillfällena i låneportföljen alternativt genom att använda räntederivat. Ränterisken ska mätas av bolagen i kommunkoncernen med en ränteriskmodell som utgår från det belopp som räntekostnaden förändras vid en initial räntehöjning med 1 procentenhet. Beloppet ska visa kostnadsökning på 1 år. Ränteriskbeloppet ska hanteras av respektive enhet/bolag inom ramen för rörelseresultatet. (Viktigt att notera är att ränterisken är en av organisationens alla risker.) Följande räntebindningsregler gäller: Den genomsnittliga räntebindningstiden skall vara minst 2 år och högst 5 år 1 Med beaktande av ovan ska högst 40 % av lånestocken räntejusteras varje rullande 12- månadersperiod 1 Räntebindningstiden för enskilda lån och räntebindningsinstrument får ej överstiga 10 år Användandet av derivatinstrument Kommunen och bolagen har rätt att använda derivatinstrument i den finansiella riskhanteringen. Derivatinstrument är ett flexibelt och kostnadseffektivt sätt att hantera och begränsa risk. Räntederivat får endast användas för att ändra räntebindningstiden.

46 Kombinationer av ränteswapar och ränteoptioner, s k strukturerade produkter, är ej tillåtet att använda. Exempel på sådan produkter är stängningsbara swapar, tröskeswapar och förlängningsbara swapar Rapportering Kommunstyrelsen ska löpande under året få rapporter om finansverksamheten med följande innehåll: - En allmän information om ränteläget, finansiella nyheter och annan information av vikt för att bedöma kommunkoncernens finansiella verksamhet och utveckling - Likviditet och outnyttjade lånelimiter - Placeringsportföljens sammansättning - Låneportföljens sammansättning - Planerad upplåning och outnyttjad del av upplåningsramar Finansgruppen ska varje löpande under året lämna rapporter till kommunstyrelsen som redovisar de finansiella beslut/godkännanden som har fattats inom ramen för delegationsordningen. Bolagens styrelse ska också tillse att de får rapporter om finansverksamheten i bolaget som redovisar utveckling, resultat och riskexponering i relation till de koncerngemensamma regler och limiter som anges i denna finanspolicy 7. Intern kontroll Den interna kontrollen ska säkerställa att den koncerngemensamma finansverksamheten sker inom ramen för fastställd finanspolicy samt förebygga avsiktliga eller oavsiktliga fel i de administrativa rutinerna. Kommunens ekonomichef är ansvarig för att årligen planera och följa upp den interna kontrollen av finansiella beslut och administration som sker inom finansgruppen. Den interna kontrollen ska utföras av personer på ekonomiavdelningen som inte deltar i arbetet med den koncerngemensamma finansverksamheten. 1 Avvikelser 2 Avvikelser

47 Bilaga 1: Bolagsförteckning Denna finanspolicys regler och limiter omfattar Organisationsnummer följande organisationer: Organisation Hyresbostäder i Karlskoga AB Karlskoga Energi och Miljö AB Karlskoga Kommunhus AB Karlskoga Kommun

48 Ärende 14 Bergslagens räddningstjänst myndighetstaxa 2014

49 Tjänsteskrivelse KS Handläggare: Anette Jonson Kommunstyrelsen Bergslagens Räddningstjänsts myndighetstaxor 2014 Sammanfattning Högsta Förvaltningsdomstolen (HFD) har kommit med viktigt klargörande kring beslutandeorgan rörande taxa för livsmedelskontroll när verksamheten har överlämnats till ett kommunalförbund. HFD har genom beslutet slagit fast att det är de ingående medlemskommunerna inte kommunalförbundet som ska fatta beslut om taxan för verksamhet som grundas på bemyndigande till en kommun i lag eller förordning. HFD konstaterar i sitt beslut att 8 kap. regeringsformen ska tolkas så att den föreskriftsrätt som delegerats till en kommun inte följer med över till kommunalförbundet om verksamheten bedrivs där. HFD:s beslut innebär att det är fullmäktige i respektive medlemskommun som med stor skyndsamhet bör fatta nya beslut om taxor för bland annat kommunal livsmedelskontroll, annan myndighetstillsyn och myndighetsutövning för 2014, om gällande taxor tidigare beslutats av ett kommunalförbund. HFD:s klargörande om beslutsinstans omfattar Bergslagens Räddningstjänst, direktionens beslut om taxor för myndighetsutövande med stöd av Lag om skydd mot olyckor, LSO (SSF 2003:778), Lag om brandfarliga och explosiva varor, LBE (SFS 2010:1011) samt taxor för sotning och brandskyddskontroll. De taxebeslut som kommunalförbundet BRT:s direktion fattat i dessa frågor ska således skyndsamt återföras till respektive medlemskommuns kommunfullmäktige för beslut. Kommunstyrelsens ledningskontor föreslår att Bergslagens Räddningstjänst inte bemyndigas att fastställa årlig uppräkning av nu gällande myndighetstaxor för sotning/rengöring, brandskyddskontroll, tillsyn enligt LSO och tillsyn och tillstånd enligt LBE utifrån att ett kommunalförbund inte har beslutanderäten. c:\temp\ajon9gean6.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kommunstyrelsen@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan MALMÖ

50 (2) Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 17 februari 2014 BRT: Förändring av beslutande myndighet för BRT myndighetstaxor Taxor budgetåret 2014 BRT: 38 Beslut angående brandskyddskontroll Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att 1. Taxa och uppräkningsformer för sotning/rengöring för Karlskoga kommun antas 2. Taxa och uppräkningsformer för brandskyddskontroll för Karlskoga kommun antas 3. Taxa och uppräkningsformer för tillsyn enligt LSO för Karlskoga kommun antas 4. Taxa och uppräkningsformer för tillsyn och tillstånd enligt LBE för Karlskoga kommun antas 5. Införande av nya taxor för myndighetsutövande eller förändring av uppräkningsform och årlig uppräkning ska beslutas av medlemskommunernas respektive kommunfullmäktige. Anette Jonson kanslichef Expedieras till Bergslagens Räddningstjänst Ekonomiavdelningen

51 BERGSLAGENS RÄDDNINGSTJÄNST Datum Beteckning 451-2/ (2) Handläggare Ert datum Er beteckning Per Modin Kommunalfullmäktige i kommunalförbundet Bergslagens Räddningstjänsts medlemskommuner Degerfors, Filipstad, Hällefors, Karlskoga, Kristinehamn, Storfors. Förändring av beslutande myndighet för BRT myndighetstaxor Bakgrund: Högsta Förvaltningsdomstolen (HFD) har kommit med viktigt klargörande kring beslutandeorgan rörande taxa för livsmedelskontroll - när verksamheten har överlämnats till ett kommunalförbund. HFD har genom beslutet slagit fast att det är de ingående medlemskommunerna inte kommunalförbundet som ska fatta beslut om taxan för verksamhet som grundas på bemyndigande till en kommun i lag eller förordning. HFD konstaterar i sitt beslut att 8 kap. regeringsformen ska tolkas så att den föreskriftsrätt som delegerats till en kommun inte följer med över till kommunalförbundet om verksamheten bedrivs där. HFD:s beslut innebär att det är fullmäktige i respektive medlemskommun som med stor skyndsamhet - bör fatta nya beslut om taxor för bl.a. kommunal livsmedelskontroll, annan myndighetstillsyn och myndighetsutövning för 2014, om gällande taxor tidigare beslutats av ett kommunalförbund. HFD klargörande om beslutinstans omfattar för Bergslagens Räddningstjänst, direktionens beslut om taxor för myndighetsutövande med stöd av, Lag om skydd mot olyckor, LSO (SSF 2003:778), Lag om brandfarliga och explosiva varor, LBE (SFS 2010:1011) samt taxor för sotning och brandskyddskontroll. De taxebeslut som kommunalförbundet BRT:s direktion fattat i dessa frågor skall således skyndsamt återföras till respektive medlemskommuns kommunfullmäktige för beslut. Taxor beslutade av direktionen för BRT angående myndighetsutövande. BRT:s taxor enligt ovan har inför beslut varit föremål för noggrann genomgång och värdering. I BRT:s ramreglemente som tillsammans med BRT:s förbundsordning (gällande tom december 2005) reglerade BRT:s verksamhet angavs att innan beslut om taxor tas skall medlemskommunerna höras i ärendet. Så har även efterföljande beslut om taxor behandlats även om förfarandet inte omnämns i dagens förbundsordning. - Sotning/ rengöring Beslut om taxor för sotning/rengöring är, efter hörande av medlemskommunerna, av BRT direktion beslutade med redovisad årlig uppräkningsform. Från och med uppräknas taxan för sotning och rengöring med ett sotningsindex enligt överenskommelse mellan Sveriges skorstenfejarmästares Postadress Besöksadress Box 424 Brandkårsvägen 2 Tfn: Org.nr: E-post: bergslagens.rtj@brt.se KRISTINEHAMN KRISTINEHAMN Fax: Bankgiro: Internet: Postgiro: C:\temp\AKAN9FYA96.doc SO

52 BERGSLAGENS RÄDDNINGSTJÄNST Datum Beteckning 451-2/ (2) Riksförbund och Sveriges kommuner och landsting. Beslut om att följa uppräkning enligt sotningsindexindex har av direktion tagits i april 2004 efter hörande av medlemskommunerna. - Brandskyddskontroll Beslut om nuvarande taxe- och uppräkningsform och för brandskyddskontroll är efter hörande av medlemskommunerna tagna av direktionen Tillsyn enl. LSO Beslut om nuvarande taxe- och uppräkningsform för tillsyn och tillstånd enl. LSO är efter hörande av medlemskommunerna tagna av direktionen Tillsyn och tillstånd enl. LBE Beslut om nuvarande taxe- och uppräkningsform för tillsyn enl. LBE är efter hörande av medlemskommunerna tagna av direktionen Samstämmighet vid beslut Samtliga nu gällande beslut avseende taxor för myndighetsutövning, enligt LSO 2003:778 och LBE 2010:1011, som fattats av direktionen för BRT har även varit föremål för yttrande från medlemskommunerna. Någon avvikande ståndpunkt beträffande taxeförslagen har inte meddelats från medlemskommunerna. Således är medlemskommunerna överens med gällande taxor inom BRT och de uppräkningsformer som redovisats. Ärende Medlemskommunens kommunalfullmäktige har att fastställa förbundschefens förslag för taxor 2014 vid förbundets myndighetsutövande enligt LSO 2003:778 och LBE 2010:1011. Medlemskommunerna föreslås att besluta bemyndiga BRT direktion att årligen besluta om uppräkning av de föreslagna taxorna. Förbundschefens förslag till beslut - att medlemskommunernas kommunalfullmäktige var för sig beslutar om Bergslagens Räddningstjänsts taxor för myndighetsutövning, enligt LSO 2003:778 och LBE 2010:1011. Underlag för beslut utgörs av förbundschefens förslag till taxor bilaga 1, Taxor 2014 för BRT:s myndighetsutövande enligt LSO 2003:778 och LBE 2010: att medlemskommunens KF bemyndigar BRT direktion att fastställa årlig uppräkning av nu gällande myndighetstaxor i enlighet med redovisad uppräkningsform. Vid införande av nya taxor för myndighetsutövande eller förändring av uppräkningsform skall taxor och uppräkningsform beslutas av medlemskommunernas KF. Anders Nilsson Förbundschef

53 Bilaga 1 BRT Dnr: 451:2/ Underlag till förbundschefens förslag till beslut i kommunalförbundet Bergslagens Räddningstjänsts medlemskommuner. Förslag TAXOR BUDGETÅRET 2014 FÖR BRT:S MYNDIGHETS UTÖVANDE ENLIGT LAG OM SKYDD MOT OLYCKOR (2003:778) LAG OM BRANDFARLIGA OCH EXPLOSIVA VAROR (2010:1011) Samtliga taxor och avgifter är angivna exklusive moms 1

54 Grundavgift för tillsyn enligt Lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778) och Lagen om brandfarliga och explosiva varor (SFS 2010:1011) debiteras för varje tillsyn, tillståndshantering och rådgivning enl nedan: TILLSYN ENLIGT LAG OM SKYDD MOT OLYCKOR Bergslagens Räddningstjänst har möjlighet att göra tillsyn på alla objekt inom förbundets geografiska område där det bedöms finnas ett behov. För varje tillsyn debiteras en grundavgift och personalkostnad för tid på plats vid utförd tillsyn. För varje påbörjad timme debiteras hel timme. PERSONALKOSTNAD TIMME 808 Timdebiteringen är för 2014 är framräknad enligt följande: Månadslön * 12 månader * 3.0 /1300 timmar (personalkostnader för skyddsavdelningen/antal anställda* kommunförbundets faktor/debiterbar tid i timmar) Fast grundavgift kr Motsvarar 2 tim förberedelser, restid, protokollskrivning och registerhållning mm. Rörlig avgift 808 kr per påbörjad timme. tid på plats vid utförd tillsyn. 1 Jämkning av avgift Om en ägare eller innehavare har flera tillsynsobjekt så att den totala tillsynen utsträcker sig över en längre tidsperiod kan ersättningen regleras i särskilt avtal. 2 Avgiftens erläggande Om inte annat överenskommits skall avgiften enligt denna taxa erläggas av ägare eller innehavare mot räkning, när huvudbesiktningen fullgjorts. Extra efterkontroll p g a icke åtgärdade anmärkningar debiteras efter fullgjord besiktning. 3 Särskild sakkunnig Då ärende är av sådan karaktär att Bergslagens Räddningstjänst finner det nödvändigt att anlita särskild sakkunnig erläggs ersättning åt denna av ägaren/innehavaren. 2

55 TILLSTÅND ENLIGT LAG OM BRANDFARLIG OCH EXPLOSIVA VAROR Tillstånd för handel, överföring och förvaring samt godkännande av föreståndare för explosiva varor. Handel med Explosiva varor Förvaring/förvärv av Explosiv vara Överföring Explosiv vara Godkännande av föreståndare Nytt Förnyat Nytt Förnyat Nytt Förnyat Nytt Förnyat Administration 0,5 0,25 0,5 0,25 0,5 0,25 0,25 Handläggning 1,0 0,5 1 0,5 1 0,5 0,5 Avsyning 2 1,5 2 1,5 Total tid tim 3,5 2,25 3,5 2,25 1,5 0,75 0,75 Avgift kr Ingår 606 Omfattar ansökan flera av ovanstående rubriker sker debitering enligt högsta taxa för i ansökan innefattande rubriker. Tillstånd brandfarliga varor Mindre anläggning Medelstor anläggning Stor anläggning Nytt Förnyat Nytt Förnyat Nytt Förnyat *Administration 0,5 0,25 0,5 0,25 0,5 0,25 **Handläggning 1 0, ***Avsyning 2 1, Total tid tim 3,5 2,25 5,5 4,25 12,5 7,25 Avgift kr Mindre anläggning: där hantering sker av brandfarliga varor i lösa behållare i begränsad omfattning, t ex gasol i skolor och restauranger och försäljning i detaljhandeln. Medelstor anläggning: där omfattande hantering sker av brandfarliga varor i lösa behållare, t ex grossistlager och transportdepåer. där försäljning av brandfarliga varor sker från cistern, t ex bensinstationer. industriell hantering av brandfarliga varor sker i begränsad omfattning, t ex billackeringar och verkstäder. Stor anläggning: där omfattande hantering av brandfarliga varor sker i såväl cisterner som lösa behållare, ex processindustrier. 3

56 * Administration: mottagning registrering, första granskning, eventuellkontakt med sökande, remissutskick till berörda myndigheter, utskick av beslut, avslutande av ärendet samt registerhållning och arkivering. **Handläggning: granskning av inkomna handlingar och remissvar, eventuell kontakt med sökande, bedömning och beslut samt utfärdande av protokoll och tillstånd. ***Avsyning: förberedelser, resekostnader, restid samt tid på plats. För speciella och mer komplexa ärenden som kräver omfattande arbetsinsats och avsyning utöver den som ingår i den normala tillståndshanteringen enligt ovan tillämpas timdebitering med 808 kr per påbörjad timme. Görs samtidigt tillsyn enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor tillkommer en timme debiterad tid. Avslag på tillståndsansökan debiteras med 606 kr

57

58

59

60

61 Ärende 15 Redovisning av folkhälsoförvaltningens heltidsprojekt

62 Tjänsteskrivelse Handläggare: Stefan Larsson Kommunstyrelsen Redovisning av konsekvenser av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade i juni 2012 (KF 135, punkt 18) att uppdra till folkhälsonämnden att redovisa konsekvenserna av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster för bemanningsenheten och andra verksamheter inom kommunen. Vidare beslutade kommunfullmäktige i november 2012 att uppdra till folkhälsonämnden att senast i februari 2014 redovisa konsekvenser av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. (KF 183, punkt 13) Folkhälsoförvaltningens har i sin tjänsteskrivelse daterad den 5 december 2013 bland annat redovisat konsekvenserna av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges protokoll Kommunfullmäktiges protokoll Folkhälsonämndens protokoll Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 5 december 2013 Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 19 februari 2014 Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna folkhälsonämndens redovisning av konsekvenserna av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster enligt folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 5 december Stefan Larsson Tf. Kommundirektör c:\temp\gpat9gglb9.doc Expedieras till: Folkhälsonämnden POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kommunstyrelsen@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan MALMÖ

63 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum FHN 145 FHN Heltidsprojektet - rapport till KF Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade , (KF 135, KS ) att öka Folkhälsonämndens driftsram med 580 tkr under perioden Detta i syfte att möjliggöra ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. Kommunfullmäktige beslutade , (KF 183, KS ) att uppdra åt folkhälsonämnden att senast i februari 2014, för kommunfullmäktige, redovisa konsekvenser av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. Denna delrapport är en redovisning av vilka metoder som använt och vilka resultat som hittills uppnåtts. Det finns många konsekvenser av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. I dagsläget kan projektet konstatera att Heltidsprojekt innebär förändring och är teoretiskt lätt men praktiskt svårt. Det tar tid att genomföra vilket måste respekteras för att kunna lyckas. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 5 december 2013 Kommunfullmäktiges protokoll , (KF 183, KS ) Folkhälsonämndens protokoll (FHN 116, FHN ) Kommunfullmäktiges protokoll , (KF 135, KS ) Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden föreslås: godkänna Heltidsprojektet delrapport till kommunfullmäktige. överlämna rapporten till kommunfullmäktige i enlighet med kommunfullmäktiges beslut (KF 183, KS ). Folkhälsonämndens beslut 1. Folkhälsonämnden godkände Heltidsprojektet delrapport till kommunfullmäktige. 2. Folkhälsonämnden beslutade att överlämna rapporten till kommunfullmäktige i enlighet med kommunfullmäktiges beslut (KF 183, KS ). Expedieras till Kommunfullmäktige i Karlskoga Kommunfullmäktige i Degerfors Justerande Utdragsbestyrkande

64 Tjänsteskrivelse Handläggare: Ulrika Lundgren FHN Folkhälsonämnden Heltidsprojektet - delrapport till kommunfullmäktige Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade , (KF 135, KS ) att öka Folkhälsonämndens driftsram med 580 tkr under perioden Detta i syfte att möjliggöra ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. Kommunfullmäktige beslutade , (KF 183, KS ) att uppdra åt folkhälsonämnden att senast i februari 2014, för kommunfullmäktige, redovisa konsekvenser av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. Denna delrapport är en redovisning av vilka metoder som använt och vilka resultat som hittills uppnåtts. Det finns många konsekvenser av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. I dagsläget kan projektet konstatera att Heltidsprojekt innebär förändring och är teoretiskt lätt men praktiskt svårt. Det tar tid att genomföra vilket måste respekteras för att kunna lyckas. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 5 december 2013 Kommunfullmäktiges protokoll , (KF 183, KS ) Folkhälsonämndens protokoll (FHN 116, FHN ) Kommunfullmäktiges protokoll , (KF 135, KS ) Bakgrund Heltidsprojektet är ett treårigt projekt, , som kommer att genomföras vid folkhälsoförvaltningen i Karlskoga och Degerfors kommuner. En projektspecifikation för Heltidsprojektet har beslutats av folkhälsonämnden (FHN 116, FHN ) i vilken bland annat mål och projektorganisation beskrivs. Syftet med projektet är att möjliggöra erbjudande om heltidstjänster till samtliga personal vid folkhälsoförvaltningen. Att kunna försörja sig på sitt arbete är en viktig jämställdhetsfråga och intentionen med Heltidsprojektet. Utöver jämställdhetsaspekten ser folkhälsoförvaltningen även vinster löne-, effektivitets- och kvalitetsmässigt. c:\temp\notesc3fdeb\akan9evdlh.doc

65 (2) Beskrivning av ärendet Att införa heltider medför genomgripande förändringar för förvaltningens verksamheter. Det ställer nya krav på medarbetare och chef. Följande arbetsmetoder har använts för att kunna beskriva konsekvenser av ett erbjudande om heltidstjänster: Kartläggningar av nuläge Genomgång av arbetstidsmodeller kollektivavtal Gränsdragningar för tjänstledighet Ekonomiska frågor och beräkningar Utbildning - information Överväganden Det finns många konsekvenser av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. I dagsläget kan projektet konstatera att Heltidsprojekt innebär förändring och är teoretiskt lätt men praktiskt svårt. Det tar tid att genomföra vilket måste respekteras för att kunna lyckas. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden föreslås godkänna Heltidsprojektet delrapport till kommunfullmäktige. Att överlämna rapporten till kommunfullmäktige i enlighet med KFs beslut (KF 183, KS ). Ulrika Lundgren Förvaltningschef Stina Lindbäck-Ohlsson Verksamhetsstrateg Expedieras till Kommunfullmäktige i Karlskoga Kommunfullmäktige i Degerfors

66 HELTIDSPROJEKTET Delrapport till Kommunfullmäktige Stina Lindbäck-Ohlsson, Ulrika Lundgren

67 Handläggare: Ulrika Lundgren, Folkhälsoförvaltningen Innehållsförteckning Innehåll Sammanfattning... 2 Bakgrund... 3 Syfte... 3 Mål... 3 Projektet... 4 Krav på projektresultat... 4 Projektetstrategier... 5 Projektgrupper... 5 Politisk styrgrupp... 5 Facklig grupp... 5 Övriga projektgrupper... 6 Mötesfrekvens... 6 Projektrapportering... 6 Kommunikationsplan... 6 Tidplan... 6 Resultat... 7 Nuläge... 7 Konsekvenser av ett erbjudande om heltidstjänster Arbetsmetoder Antal anställda Sysselsättningsgrad Pensionsavgångar Arbetsuppgifter utifrån kunder/gästers behov Geografiska områden och eventuella konsekvenser Ökat samarbete inom förvaltningens verksamheter Kartläggning av de anställdas behov och önskemål:... 9 Arbetstidsmodeller Kollektivavtal Gränsdragningar för tjänstledighet Ekonomi Utbildning - information Slutsatser c:\temp\notesc3fdeb\akan9evdlj.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering fkn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen MALMÖ

68 (15) Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade , (KF 135, KS ) att öka Folkhälsonämndens driftsram med 580 tkr under perioden Detta i syfte att möjliggöra ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. Kommunfullmäktige beslutade , (KF 183, KS ) att uppdra åt folkhälsonämnden att senast i februari 2014, för kommunfullmäktige, redovisa konsekvenser av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. Denna delrapport är en redovisning av vilka metoder som använt och vilka resultat som hittills uppnåtts. Heltidsprojektet är ett treårigt projekt, , som kommer att genomföras vid folkhälsoförvaltningen i Karlskoga och Degerfors kommuner. En projektspecifikation för Heltidsprojektet har beslutats av folkhälsonämnden (FHN 116, FHN ) i vilken bland annat mål och projektorganisation beskrivs. Syftet med projektet är att möjliggöra erbjudande om heltidstjänster till samtliga personal vid folkhälsoförvaltningen. Att kunna försörja sig på sitt arbete är en viktig jämställdhetsfråga och intentionen med Heltidsprojektet. Utöver jämställdhetsaspekten ser folkhälsoförvaltningen även vinster löne-, effektivitets- och kvalitetsmässigt. Att införa heltider medför genomgripande förändringar för förvaltningens verksamheter. Det ställer nya krav på medarbetare och chef. Följande arbetsmetoder har använts för att kunna beskriva konsekvenser av ett erbjudande om heltidstjänster: Kartläggningar av nuläge Genomgång av arbetstidsmodeller kollektivavtal Gränsdragningar för tjänstledighet Ekonomiska frågor och beräkningar Utbildning - information Det finns många konsekvenser av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. I dagsläget kan projektet konstatera att Heltidsprojekt innebär förändring och är teoretiskt lätt men praktiskt svårt. Det tar tid att genomföra vilket måste respekteras för att kunna lyckas. Ulrika Lundgren Förvaltningschef Projektägare Stina Lindbäck-Ohlsson Verksamhetsstrateg Projektledare

69 (15) Bakgrund Den 15 december 2010 beslutade folkhälsonämnden om mångfaldsplan med särskilda mål för jämställdhet och integration, i enlighet med CEMR deklarationen 1 ( , FHN 139, FHN ). Denna ersatte då den tidigare jämställdhetsplanen. Ett övergripande mål i mångfaldsplanen är att skapa förutsättningar för goda och tilltalande arbeten där man vågar, vill och kan arbeta heltid under hela sin karriär i yrket. Mångfaldsplanen är indelad i fyra områden varav ökad möjlighet till försörjning är ett av dessa. En åtgärd i mångfaldsplanen är att utveckla organisationen i strävan efter att nå möjligaste mån av önskad tjänstgöringsgrad. Kommunfullmäktige beslutade , (KF 135, KS ) att öka Folkhälsonämndens driftsram med 580 tkr under perioden Detta i syfte att möjliggöra ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. Kommunfullmäktige beslutade , (KF 183, KS ) att uppdra åt folkhälsonämnden att senast i februari 2014, för kommunfullmäktige, redovisa konsekvenser av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. Syfte Syftet med projektet är att möjliggöra erbjudande om heltidstjänster till samtliga personal vid folkhälsoförvaltningen. Att kunna försörja sig på sitt arbete är en viktig jämställdhetsfråga och intentionen med Heltidsprojektet. Utöver jämställdhetsaspekten ser folkhälsoförvaltningen även vinster löne-, effektivitets- och kvalitetsmässigt. Mål I folkhälsonämndens styrdokument Mål och budget har nämnden formulerat ett mål vad gäller tjänstgöringsgrad medarbetarna inom folkhälsonämnden arbetar heltid. Styrmåttet som mäter måluppfyllelsen handlar om andel heltider, där målnivå för år 2015 är att 95 % av de anställda ska arbeta heltid. Utfall Nämndens styrmått Andel heltider (procent) 2. Tot 45 Kv 44 M 70 Nivå 2012 Tot 45 Kv 44 M 70 Nivå 2013 Tot 51 Kv 50 M 70 Nivå 2014 Tot 75 Kv 75 M 75 Nivå 2015 Tot 95 Kv 95 M 95 1 Council of European Municipalities and Regions 2 Styrmått ur Mål och Budget

70 (15) Projektet Heltidsprojektet är ett treårigt projekt, , som kommer att genomföras vid folkhälsoförvaltningen i Karlskoga och Degerfors kommuner. En projektspecifikation för Heltidsprojektet har beslutats av folkhälsonämnden (FHN 116, FHN ) i vilken bland annat mål och projektorganisation beskrivs. Projektet förväntas ge positiv påverkan ur tre olika aspekter av hållbar utveckling jämställdhet, miljörelaterad hälsa samt kostnadseffektivitet. Förvaltningschef för folkhälsoförvaltningen, är projektansvarig. Verksamhetsstrateg, är projektledare för Heltidsprojektet. Projektledaren ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt angivna direktiv, mål, budget och tidsplan. Huvuduppgiften är att ansvara för planering och styrning av tilldelade resurser så att projektuppdragets mål nås. Projektledaren har informationsansvar och avrapporterar till projektansvarig. Avgränsningar i projektet är: De krav och behov som projektet ansvarar för är; De medarbetare som har tillsvidareanställning inom förvaltningen. De krav och behov som projektet inte ansvarar för är: Tillsvidareanställda som på deltid får ersättning i form av exempelvis sjukersättning tillsvidare eller pension Visstidsanställda inom förvaltningen. Effekterna av Heltidsprojektet att följas löpande under projektets gång via årliga processutvärderingar samt via målnivån i nämndens delårs- och årsredovisning. Ansvariga för uppföljning av projektet är projektledare och projektsekreterare. Krav på projektresultat Kvalitetskrav på projektresultatet handlar om att tillse att kvalitén vad gäller anställnings- och arbetsmiljöförhållanden höjs. Arbetsmiljön ska genomsyras av demokratiska värderingar, där alla människor möts av respekt och acceptans. Det ska finnas ett öppet arbetsklimat, där alla medarbetare bidrar med ett icke diskriminerande synsätt och agerande. Det är viktigt att alla har kunskap om hur man kan förebygga och underlätta arbetet, både fysiskt och psykiskt. Arbetet innebär tunga lyft, ensidiga arbetsmoment och stress. För att skapa goda förhållandena för de anställda ska arbetsplatserna utformas och arbetet organiseras så att skador inte uppstår. Det ingår, som en naturlig del i arbetet, att ha och använda utrustning som förebygger skador. Vad gäller anställningsförhållanden ska organisationen utvecklas i strävan efter att anpassas till de nya förhållanden som det innebär att erbjuda samtliga personal heltid. Justeringen av nuvarande organisation

71 (15) ska generera enkelhet och tydlighet. Även avtal vad gäller vikarieförmedling ska vara tydliga och tillfredställande. Det handlar också om effektivitetskrav framförallt gentemot kunder. Tjänster kan komma att göras om till så kallade kombinationstjänster, där även en kompetenshöjning kan krävas av personalen. Bredare kompetens ökar i sin tur flexibiliteten när det gäller att utföra arbetsuppgifter inom förvaltningen. Projektetstrategier Förvaltningens värdegrundsarbete som finns i form av ledar-och medarbetarkörkort ligger till grund för arbetet med vilket förhållningssätt vi har i förändringsarbetet i samband med heltidsprojektet. Helhetssyn Enkelhet Nytänkande Respekt Öppenhet De projektstrategier som har betydelse för att klara de kritiska framgångsfaktorerna är: Tydlig och samma information till alla, både internt och externt En enig chefsgrupp som bistår med ett tydligt värdegrundsarbete inför och under projektets gång Att förmedla projektets jämställdhetsaspekt som även återfinns i förvaltningens mångfaldsplan om vikten av att kunna försörja sig på sitt jobb. Projektgrupper Politisk styrgrupp Styrgruppen består av fyra politiker ur folkhälsonämnden, tre politiker från Karlskoga och en från Degerfors. Den politiska styrgruppen kompletteras med socialnämndernas ordförande, för att skapa goda förutsättningar för helhetssyn. Respektive socialnämnd beslutar om sin representation i den politiska styrgruppen. Styrgruppen har ansvaret för projektets styrning då det gäller resurser och sakinnehåll. Styrgruppen ska pröva och godkänna de planer som utarbetas av projektledaren/arbetsgruppen. Vidare ska gruppen verka för att projektet genomförs på ett effektivt sätt och i enlighet med uppdragsgivarens intentioner. Facklig grupp Den fackliga gruppen består av representanter från Kommunal och Vision. Den fackliga styrgruppen ansvarar för att i samverkan med projektansvarig och projektledare tillse att anställnings- och arbetsmiljöförhållanden genomförs enligt projektplanen.

72 (15) Övriga projektgrupper Projektet har för övrigt flera andra grupper som var för sig och tillsammans arbetar enligt projektspecifikationen enligt mötesfrekvens nedan. Mötesfrekvens Berörda Politiska styrgruppen Fackliga gruppen Tjänstemannastyrgruppen Arbetsgruppen Chefsgruppen Referensgruppen Mötestillfällen 1 gång/6 månader (feb, sep) extra möten sker om behov uppstår 1 gång/2 månader (jan, mars, maj, sep, nov) 1 gång/månad (jan-juni, aug-dec) 1 gång/månad (jan-juni, aug-dec) 1 gång/månad (jan-juni, aug-dec) 1 gång/månad eller vid behov Projektrapportering Effekterna av Heltidsprojektet kommer att följas upp i denna delrapport till Kommunfullfullmäktige i februari 2014, enligt beslut. I samband med att projektet avslutas ska en slutrapport överlämnas till projektansvarig som i sin tur ansvarar för att denna lämnas vidare till den politiska styrgruppen, den fackliga styrgruppen samt folkhälsonämnden. En mindre sammanställning av projektets viktigaste resultat, framgångsfaktorer och lärdomar ska spridas till samtliga medarbetare inom förvaltningen via verksamhetschefer och städ- respektive kökschefer. Den externa spridningen av projektets resultat ska framförallt göras via hemsidan. Kommunikationsplan Kommunikation kring Heltidsprojektet kommer att ske i enlighet med förvaltningens kommunikationsplan som finns beslutad av folkhälsonämnden ( , FHN 149, FHN ). Tillsammans med kommunikationspolicy och övriga styrande dokument är planen ett stöd och arbetsredskap i kommunikationsfrågor för alla som arbetar i verksamheten. Tidplan Projektet har en övergripande tidsplan för de kommande åren I fortlöpande personalplanering kommer dock projektets intentioner

73 (15) beaktas vid varje förändring vad gäller arbetsgruppssammansättning etcetera. Nedan beskrivs den övergripande tidsplanen. Övergripande tidplan Innehåll Innan projektets start Skriva projektspecifikation och få den beslutad Tillsätta styr-, arbets- och referensgrupper Skapa projektplatsen för Heltidsprojektet Informationsinsats till chefer och medarbetare Våren 2013 Beskriva nuläget Se över organisation och avtal Se över tidsdimensionering Se över produktion i förhållande till antal anställda Se över system för vikarier och vikariekostnader Se över pensionsprognosen Hösten 2013 Arbeta fram alternativa arbetsmodeller (förslag på organisation och arbetssätt) Se över chefsområden Avstämningar för att planera kombinationstjänster Val av arbetsmodell Informationsinsatser till medarbetarna Processutvärdering (december 2013) Våren 2014 Prova vald arbetsmodell Kompetensutvecklingsinsatser Hösten 2014 Följa upp vald arbetsmodell och eventuellt förändra/förbättra Processutvärdering (december 2014) Våren 2015 Beslut och införande av slutlig arbetsmodell Hösten 2015 Utvärdera projektet Slutrapport (december 2015) Ta fram spridningsmaterial Resultat Nuläge Fler män än kvinnor är nöjda med sin tjänstgöringsgrad. Ser man enbart till fördelningen mellan kvinnor och män är folkhälsoförvaltningen en monokulturell organisation, det vill säga en kvinnodominerad arbetsplats. Totalt inom förvaltningen överstiger kvinnornas medellön männens. Detsamma gäller max lön, vilket är förklarligt då det inte finns några män i de högre avlönade befattningarna. Minimilön skiljer sig genom att kvinnor totalt i förvaltningen har en lägre minsta lön än männen. Detta förklaras av att de nyanställda som finns i de lägst betalda befattningarna är kvinnor.

74 (15) Konsekvenser av ett erbjudande om heltidstjänster 1. Arbetsmetoder Att införa heltider medför genomgripande förändringar för förvaltningens verksamheter. Det ställer nya krav på medarbetare och chef. Följande arbetsmetoder har använts för att kunna beskriva konsekvenser av ett erbjudande om heltidstjänster: Kartläggningar av nuläge Genomgång av arbetstidsmodeller kollektivavtal Gränsdragningar för tjänstledighet Ekonomiska frågor och beräkningar Utbildning - information 2. Antal anställda Folkhälsoförvaltningens anställda motsvarar i dagsläget 173,2 årsarbetare fördelat på 217 personer. Övervägande delen av de anställda är kvinnor, cirka 95 %. Årsarbetare - Heltidsprojekt Budget 2013 Heltidsprojekt Ökat antal åa Årsarbetare Städ 79,99 87,88 7,89 Årsarbetare kost - Skola KGA 43,23 47,25 4,03 Årsarbetare kost - SOC KGA 24,17 26,73 2,56 Årsarbetare kost - Skola DFS 15,81 15,81 0,00 Årsarbetare kost - SOC DFS 8,4001 9,2 0,80 Årsarbetre Café 0,00 0,00 0,00 Årsarbetare Ej placerad personal 1,63 1,63 1,75 TOTALT årsarbetare 173,22 188,49 17,02 Kostnad totalt (Beräknat på kr/mån) kr kr 3. Sysselsättningsgrad - - Nämndens styrmått Andel heltider (procent). Målnivå för 2013 är uppfylld. Utfall 2011 Tot 45 Kv 44 M 70 Nivå 2012 Tot 45 Kv 44 M 70 Nivå 2013 Tot 51 Kv 50 M 70 Nivå 2014 Tot 75 Kv 75 M 75 Nivå 2015 Tot 95 Kv 95 M Pensionsavgångar Pensionsavgångar i förvaltningen är under 2013 tre inom kost och en inom städ. Dessa timmar kommer att erbjudas till personal som idag arbetar deltid. Tjänster på kortare tjänstgöringsgrad kan fördelas ut och öka heltidstjänsterna totalt.

75 (15) 5. Arbetsuppgifter utifrån kunder/gästers behov Kök- och städchefer har fått i uppdrag att se över arbetsdagen. Detta för att se över om schemaläggningen kan göras annorlunda, vilket syftar till att se när och var kombinationstjänster skulle fungera. Det som kommit fram är att mycket arbete sker av rutin och för man alltid gjort så. Många har varit styrda av gamla traditioner när man lagt schema och fördelat uppgifter under dagen. Projektet har börjat analyserat detta för att hjälpa arbetsgrupperna att se arbetsformer som accepterats av alla. 6. Geografiska områden och eventuella konsekvenser De geografiska chefområdena som finns idag är utspridda. De har börjat setts över i samverkan med köks- och städcheferna, för att se om förflyttningar kan minimeras En nedbrytning områdesvis måste ske för att hitta lösningar som kan gynna platsförflyttningar och förflyttningstider. Detta innebär att man också ska se över antal anställda som utför arbetsuppgifter per objekt 7. Ökat samarbete inom förvaltningens verksamheter För att bli kunna arbeta inom annan profession är förutsättningen att man har nödvändig kompetens. Ett första steg är se över hur många som kan tänka sig att arbeta över professionsgränser. Ett andra steg är att genomföra nödvändig kompetensutveckling för att bereda denna möjlighet. Personalen menar att det är viktigt att värdesätta deras befintliga kompetens och att inte vem som helst kan städa eller laga mat. Ett utbildningskoncept har tagits fram och utbildare är kontrakterad. 8. Kartläggning av de anställdas behov och önskemål: En intresseanmälan har gått ut till berörd tillsvidareanställd personal under våren 2013 (inte till anställda på någon form av vikariat). Totalt har 180 svar inkommit. Av förvaltningens anställda arbetar 52 % heltid. 80 % av förvaltningens anställda är nöjd med sin tjänstgöringsgrad och 20 % vill ha mera tid. Utfall för önskad tjänstgöringsgrad Inom kostverksamheten 45 nöjda med heltid 14 nöjda med deltid 32 vill ha heltid 3 av de som vill ha heltid kan tänka sig kombinationstjänster Inom städverksamheten 36 nöjda med heltid 13 nöjda med deltid 31 vill ha heltid

76 (15) 4 av de som vill ha heltid kan tänka sig kombinationstjänster 2 önskade sig några enstaka timmars ökning Fler på kost än städ vill ha heltid, då det på kost är 7,23 tjänster och på städ är det 6,12 tjänster. Detta beror på familjesituation eller hälsotillstånd. KSAU och folkhälsonämnden har givit förvaltningen i uppdrag att analysera orsaker till varför man är nöjd med deltid och heltid. Köks- och städchefer har därför fått i uppdrag att samtala med de som angivit att de är nöjda med deltid. Förvaltningens chefer ställer därför följande frågor på utvecklingssamtal 2013: - Hur många vill arbeta heltid. - Hur många vill arbeta deltid. - Hur många vill ha flera arbetsplatser. - Hur många vill arbeta på ett ställe. - Hur många vill arbeta på andra tider än idag. - Hur många vill ha kombinationstjänst - Kompetensutvecklingsbehov. Detta kommer att analyseras och presenteras vidare i kommande rapport. Arbetstidsmodeller Kollektivavtal De arbetstidsmodeller som finns i Karlskoga har studerats. Främst finns kollektivavtal kring arbetstidens förläggning på socialförvaltningen och i ett kommunövergripande projekt pågår en översyn av avtalen. Det viktiga är att organisation och arbetstidsmodell hänger ihop. Det som styr arbetstidens förläggning är främst arbetstidslagstiftningen och det centrala kollektivavtalet. Ordinarie arbetstid är, beroende på hur arbetet förläggs, oftast 40 timmar i veckan i genomsnitt. Vid arbete helgar, kvällar och nätter sänks den genomsnittliga tiden något. Hur arbetstiden förläggs kan se olika ut över tid beroende på i vilken verksamhet arbetet finns. Normalt "kontorsarbete" sker oftast inom samma tider varje dag, eventuellt med någon form av möjlighet till flexibel arbetstid vid början och slut. I annan verksamhet kan det finnas behov av annan arbetstidsförläggningen. Oftast handlar det om verksamhet som pågår över fler av dygnets timmar och det vanliga är då att någon form av schemaläggning görs. Medarbetaren kanske arbetar olika långa pass och olika mycket under enskilda veckor, men den genomsnittliga veckoarbetstiden uppnås totalt sett under en flera veckor lång schemaperiod. Den ses som en begränsningsperiod och kan, enligt vårt centrala kollektivavtal, vara max 16 veckor, men det vanliga är att en schemaperiod är 4-6 veckor. Medarbetare kan beordras att arbeta annan tid än enligt fastställt schema, men ett förskjutningstillägg utgår då för tid som skulle varit fritid under tio dagar från och med tillsägelsen.

77 (15) Finns det ett behov i verksamheten av att hantera arbetstidens förläggning utanför ramarna måste kollektivavtal tecknas med det fackförbund som organiserar medarbetarna. Ett exempel på detta är någon form av timbanksavtal. Det genomsnittliga arbetstidmåttet kan då under begränsningsperioden både överskridas eller läggas ut med ett underskott. Överskjutande, eller ej utlagda timmar finns i en individuell timbank med som får innehålla ett maximalt antal plus eller minustimmar. Medarbetaren involveras i schemaläggningen och har möjlighet att inom verksamhetens ramar kunna arbeta mer vissa schemaperioder och mindre andra. På Socialförvaltningen finns avtal om flytande tid för att möjligöra för en ökad tjänstgöringsgrad. Det innebär att medarbetaren har en rad på schema som gäller för en viss procent av tjänstgöring, men får en tillsvidareanställning på en högre sysselsättningsgrad. Han/hon förbinder sig att göra en den överskjutande tiden vid behov och ska förlägga den vid andras frånvaro. Medarbetaren lägger in vilka tillfällen han/hon kan arbeta i ett system och bokas upp till pass över hela förvaltningen via bemanningsenheten. Medarbetaren erhåller samma månadslön över året även om den tid som görs flytande varierar från månad till månad. Ett liknande avtal handlar om rörlig tid, men det gäller för närvarande bara på en enhet och då ingången var att kunna bibehålla sysselsättningsgraden snarare än att öka upp den, ser villkoren något annorlunda ut. Avtal om årsarbetstid finns också i kommunen. Årsarbetstidsavtal innebär i korthet att beräknings- och begränsningsperioden för veckoarbetstiden är ett år. Det är viktigt att arbetstidsmodellen och organisationsformen speglar varandra så att arbetstidmodellen inte styr organisationen eller vice versa. Det är också viktigt att dialog och samverkan kring de här frågorna sker på ett så tidigt stadium som möjligt så att bägge parterna ser möjligheterna om ett kollektivavtal blir aktuellt. Projektet rekommenderar att först kartlägga och se över modeller för förändringar för att utröna idéer kring arbetstidsmodeller och behov av kollektivavtalslösningar. Projektet rekommenderar även att se på hur arbetet ska organiseras, när personalen kan arbeta under dagen, kan de önskade åtgärderna göras inom ramen för arbetstidslagstiftningen och kan inte detta göras så ska facken kopplas in. Frågan om arbetstidsmodeller ska projektet återkomma till när det finns mer information om vilka kombinationstjänster som kan vara aktuella.

78 (15) Gränsdragningar för tjänstledighet Projektet har visat att en utgångspunkt är att alla ska ha heltid och vill man arbeta deltid så får man ansöka om tjänstledighet. Gränsdragningar för detta är svårt då det från fall till fall kommer att bedömas på individnivå. Här fortsätter arbetet. Ekonomi Uppgifter har tagits fram om vilka inom förvaltningen som vill ha heltid, vad det skulle kosta att införa heltid för dessa personer och hur många tjänster det resultera i. Årsarbetare - Heltidsprojekt Budget 2013 Heltidsprojekt Ökat antal åa Årsarbetare Städ 79,99 87,88 7,89 Årsarbetare kost - Skola KGA 43,23 47,25 4,03 Årsarbetare kost - SOC KGA 24,17 26,73 2,56 Årsarbetare kost - Skola DFS 15,81 15,81 0,00 Årsarbetare kost - SOC DFS 8,4001 9,2 0,80 Årsarbetre Café 0,00 0,00 0,00 Årsarbetare Ej placerad personal 1,63 1,63 1,75 TOTALT årsarbetare 173,22 188,49 17,02 Kostnad totalt (Beräknat på kr/mån) kr kr I dagsläget handlar det om 17 tjänster för att höja de som vill få heltid inom kost och städ. Kostnaden för dessa 17 tjänster ligger på ca 6 miljoner. Utfallet för vikariekostnader till och med september 2013 är ca 4,8 miljoner. Vikariekostnader för 2012 var minus 2,7 miljoner och 1,6 miljoner för Kostnaden för korttidsvikarier är tänkta att minska väsentligt genom att införa heltid till flera. Kostnaderna för att höja upp till heltid måste kompenseras genom att vikariekostnaderna blir lägre. Det får inte uppstå en kostnad utöver den budget som finns tillgänglig. Utbildning - information Utbildning - information till samtliga styr-och referensgrupper skedde den 14 november Dagen leddes av Metodicum; Sven Fernlund- Skagerud, som varit projektledare i flera kommuner avseende heltider. Åsikter som framkom i diskussion under dagen: Projektet ger möjligheter till försörjning och heltid är en rättighet. Skapar förutsättningar för ökad jämställdhet Skapar förutsättningar för kvalitetshöjning Bidrar till att göra kommunen till en attraktivare arbetsgivare Ger möjligheter för lägre vikariekostnader

79 (15) Bidrar till en bättre ekonomi för hela organisationen Ger möjligheter till ökad kompetens Det finns en viss rädsla för de förändringar som projektet kan föra med sig.

80 (15) Slutsatser Hittills har följande slutsatser kunnat dras i heltidsprojektet: Tydligt politiskt stöd behövs för arbetet med heltid. Alla måste ta heltid på allvar. Se heltid och deltid som en möjlighet för att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla personal idag och i framtiden. Se heltider som ett sätt att lyckas, både ekonomiskt som med våra brukare/kunder. Chefen är nyckelpersonen som avgör resultatet av heltidsprojektet. Medarbetarna måste involveras och nuvarande organisation av arbetsuppgifter, personal och arbetssätt ska ifrågasättas. Det finns en stor rädsla för förändring, så skynda långsamt. Projektet är större än man tror. Cheferna behöver mycket stöd under projektet. Projektet måste stötta enheter och medarbetare som får svårt med förändringen Att organisationen behöver genomlysas för att förändras. Utgå ifrån kundens/brukarens behov och utifrån detta kartlägga vilka tider på dagen som de "flesta händerna" behövs. För att kunna öka andel kombinationstjänster behövs kompetensutveckling Samarbetet mellan olika chefsområden behöver öka. Chefsområden behöver ses över utifrån geografisk placering. Det finns många konsekvenser av ett erbjudande till personalen om heltidstjänster. I dagsläget kan projektet konstatera att Heltidsprojekt innebär förändring och är teoretiskt lätt men praktiskt svårt. Det tar tid att genomföra vilket måste respekteras för att kunna lyckas. Ulrika Lundgren Förvaltningschef Projektägare Stina Lindbäck-Ohlsson Verksamhetsstrateg Projektledare

81 Ärende 16 Återkoppling av uppföljning av rutiner för efterlevnad av kommunfullmäktiges beslut

82 Tjänsteskrivelse KS Kommunstyrelsen Återkoppling av uppföljning av rutiner för efterlevnad av kommunfullmäktiges beslut Sammanfattning Ett av kommunens övergripande internkontrollområden för 2013 var rutiner för efterlevnad av kommunfullmäktiges beslut Fastställd kontrollfråga löd: Verkställs kommunfullmäktiges beslut och hur återrapporteras uppdragen? Kommunstyrelsens ledningskontor har gjort en granskning av ett urval beslut som togs under Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 17 januari 2014 Sammanställning rutiner för efterlevnad av KF:s beslut Bakgrund Sammanlagt behandlade kommunfullmäktige 60 ärenden under 2011 och 2012 som ledde till någon form av uppdrag till en, flera eller samtliga nämnder. Ett urval gjordes av ungefär en tredjedel av ärendena, vilket innebar att 18 ärenden granskades. Av dessa bestod några ärenden av flera uppdrag. Statusen (slutförda/pågående/planerade) för de utvalda ärendena granskades under oktober 2013 samt i vad mån uppdragen var återrapporterade. Resultat Granskningen visade att det saknas rutiner för regelmässig uppföljning av kommunfullmäktiges beslut. Trots det kan sägas att huvuddelen av uppdragen antingen var pågående eller slutförda vid granskningstillfället (oktober 2013). Att stor del av uppdragen fortfarande var pågående berodde framförallt på långa genomförandetider för exempelvis byggärenden. POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kommunstyrelsen@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan MALMÖ

83 (3) Däremot fanns det brister i återrapporteringen, antagligen mest beroende på att huvuddelen av uppdragen saknade krav på återrapportering och/eller saknade tydlighet angående i vilken form återrapporteringen skulle ske. Även tidsangivelser för när ett uppdrag skulle vara slutfört saknades. Kommunstyrelsens ledningskontor föreslår att rutiner som möjliggör regelbunden uppföljning av beslut fattade av kommunfullmäktige införs. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Kommunstyrelsens uppsiktsplikt regleras i kommunallagens sjätte kapitel. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. 2 Styrelsen skall uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingets utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen skall också hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. 3 Styrelsen får från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen eller landstinget begära in de yttranden och upplysningar som behövs för att styrelsen skall kunna fullgöra sina uppgifter. 4 Det åligger styrelsen särskilt att 1. bereda eller yttra sig i ärenden som skall handläggas av fullmäktige med de begränsningar som framgår av 5 kap , 2. ha hand om den ekonomiska förvaltningen, 3. verkställa fullmäktiges beslut, och 4. i övrigt fullgöra de uppdrag som fullmäktige har lämnat över till styrelsen. Kommunstyrelsen bör ta en mer aktiv roll i att följa upp kommunfullmäktiges beslut och vilka åtgärder som nämnderna har vidtagit. Stöd för denna uppföljning finns i kommunallagen. Beskrivning av förslag Beslutsförslagen i tjänsteskrivelserna kompletteras så långt möjligt med tidsangivelse för när ett uppdrag som senast ska vara utfört, om uppdraget ska återrapporteras eller inte och, i så fall, i vilken form återrapporteringen ska ske. Uppföljning av fattade beslut sker genom att kanslisekreteraren på kommunstyrelsens ledningskontor ansvarar för att, i samband med expedieringen av kommunfullmäktiges protokoll, uppdatera en

84 (3) bevakningslista över uppdrag från kommunfullmäktige till styrelsen och nämnderna. Bevakningslistan finns med som stående punkt vid kommunstyrelsens presidiums månatliga sammanträden. Om tidpunkten för återrapportering av ett uppdrag har passerat kontrollerar presidiet med berörd ansvarig nämnd var uppdraget befinner sig, skäl till varför uppdraget är försenat och när återrapportering kan förväntas. Därefter rapporterar presidiet ärendets status till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Schematisk beskrivning av bevakning av kommunfullmäktiges uppdrag Bevakningslista uppdateras Kanslisekr Bevakningslista behandlas KS presidium Allt i sin ordning Ej i sin ordning Kontroll berörd nämnd KS presidium Information ges till KS Information ges till KF Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna uppföljning av rutiner för efterlevnad av kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att uppdra till kommunstyrelsen att införa nya rutiner för uppföljning av efterlevnad av kommunfullmäktiges beslut. Brittmarie Ahlm Verksamhetscontroller Anette Jonson kanslichef Expedieras till Kansliavdelningen

85 Internkontroll rutiner för efterlevnad av KF beslut sammanställning Status september/oktober 2013 KF datum KF Ärende Uppdrag till Motion om husbilsplatser vid SBN stranden i Karlskoga Medborgarförslag om att göra allmänna ytor vid Näset mer attraktiva SBN, KFN Beslut Planerat Pågående Slutfört Kort beskrivning Kommunfullmäktige uppdrar till samhällsbyggnadsnämnden att arbeta vidare med frågan om ställplatser för husbilar. 2. Kommunfullmäktige uppdrar åt samhällsbyggnadsnämnden och kulturoch föreningsnämnden att utarbeta förslag till möjliga åtgärder för att öka trevnaden och attraktiviteten i strandområdet. X X X (delvis) Anslag för påbörjande av arbetet med ställplatser finns i budget Platsen vid Boforsudden har medfört att geoteckniska undersökningar måste göras. Ställplatserna beräknas vara klara SBF: Förslag till möjliga åtgärder i området har tagits fram. Förslag kommer att återrapporteras till KF. KUF: I samarbete med SBN arbetas det med att göra Näsrt mer attraktivt. Boulplaner, yxkastning, volleybollplan, renoverad minigolfanläggning, ramp till kiosken för funksiotnsnedsatta, Café Pumphuset, badramp för personer med funktionsnedsättning, uppsnyggning av stränderna. KFN Utökning av verksamhetsområde för vatten och avlopp östra Möckeln SBN 2. Kommunfullmäktige uppdrar åt samhällsbyggnadsnämnden att genomföra exploatering av verksamhetsområdet Östra Möckelnstranden enligt samhällbyggnadsnämndens förslag. 4. Ersättning för kommunens kapitalkostnader (avskrivningar och intern ränta) erläggs av Karlskoga Energi & Miljö AB under VA-anläggningens ekonomiska livslängd, 50 år. X X 2. Projektet följer planeringen och pågår fram till Det sker löpande rapportering till SBN. 4. Debitering till Karlskoga Energi & Miljö har inte påbörjats Revisionsgranskning av handikappanpassningsåtgärder SBN Under förutsättning att medel kan tillskjutas för genomförandet av tillgänglighetsarbetet i Karlskoga kommun, uppdrar kommunfullmäktige åt samhällsbyggnadsnämnden att tillsätta en arbetsgrupp som skall leda arbetet på samhällsbyggnadsförvaltningen. Arbetsgruppen skall lämna rapport om arbetet till samhällsbyggnadsnämnden. Enligt beslutet skulle medel skjutas till för att genomföra uppdraget med tillgänglighetsarbete i Karlskoga. Några medel har ännu inte skjutits till och projektet har därför inte startats Motion om medborgarförslagsställares rätt att plädera KS 2. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att revidera kommunfullmäktiges arbetsordning med ett regelverk som anpassats för utökad yttranderätt för förslagsställare. X KF har i 179 fastställt en reviderad arbetsordning för KF.

86 Pensionspolicy och riktlinjer KSAU 2. Kommunfullmäktige uppdrog åt kommunstyrelsens arbetsutskott att vara pensionsmyndighet avseende förtroendevaldas pensionsvillkor samt högsta instans gällande anställdas pensionsvillkor. X KF har i 169 fastställt ett reviderat nämndreglemente, där arbetsutskottets ansvarområde framgår samt hänvisning till detaljerad information i delegeringsordning för KS. I reglementet framgår dock inte specifikt att KSAU ska utgöra pensionsmyndighet. Det kan dock betraktas ingå i uppdraget att arbeta med arbetsgivarpolitiken, leda och samordna kommunens personalpolitik och den övergripande personaladministrativa planeringen Byggnation av ny brandstation i Karlskoga SBN 1. Kommunfullmäktige uppdrar till samhällsbyggnadsnämnden att uppföra en ny brandstation på den sydvästra delen av Boforsudden enligt föreslagna projektdirektiv. 2. Kommunfullmäktige anslår 60 miljoner kronor för uppförandet av en ny brandstation samt att finansieringen av anslaget skall ske genom att kommunen tar upp nya lån på motsvarande belopp. X 1. Projektet pågår planenligt. Ska vara färdigställt i juni Inflyttning planerad till juli-september Kommunen har tagit upp 40 mnkr i lån. 20 mnkr planeras för placering kring årsskiftet Gemensam löneadministration östra Värmland KS 1. En gemensam administrativ nämnd mellan Filipstad, Karlskoga, Kristinehamn och Storfors kommuner bildas från och med den 1 september Nämnden benämns administrativ nämnd. 2. Reglemente och avtal mellan ingående kommuner antas gällande gemensam administrativ nämnd. Avtal och reglemente anpassas till beslut som fattas i övriga kommuner avseende dess deltagande. 3. Kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören får i uppdrag att för Karlskoga kommun teckna avtalet. 4. Placeringen av det gemensamma lönekontoret ska vara Kristinehamn som då blir värdkommun för den administrativa nämnden. 5. Kommunstyrelsen får i uppdrag att genomföra organisationsförändringen. I och med detta överförs medel från och med den 1 januari 2012 motsvarande 0,4 tjänst för lönehanteringen från socialförvaltningen till kommunstyrelsens ledningskontor, personalavdelningen. 6. Rekrytering av projektledare initialt (chef efter uppstart) för lönekontoret skall påbörjas så att anställningen kan tillträdas snarast. X Övergången verkställd 1/

87 Motion om Behandling av offentliga handlingar inför sammanträde Alla Kommunfullmäktige bifaller förslaget att samtliga nämnder och kommunfullmäktige ska lägga ut samtliga offentliga handlingar tillhörande visst sammanträde på kommunens webbplats i god tid inför eller så snart som möjligt men alltid före det aktuella sammanträdet, under förutsättning att dessa inte skyddas av offentlighets- och sekretesslagstiftningen. X Handlingar till samtliga nämnders sammanträden i september är publicerade på webbplatsen. Protokoll till tidigare sammanträden är också publicerade. ÖFN:s handlingar, där Kristinehamn är värdkommun, är inte publicerade Revidering av lokala ordningsföreskrifter Karlskoga kommun 2. KS 3. KS Kommunfullmäktige 2. uppdrar åt kommunstyrelsen att översända förslaget till Länsstyrelsen i Örebro län för fastställande, 3. uppdrar åt kommunstyrelsen att efter beslut av Länsstyrelsen i Örebro län ta fram en populärversion av de lokala ordningsföreskrifterna på lättläst svenska. X X 2. Förslaget har sänts in till Länsstyrelsen. 3. Populärversion har ännu inte framtagits. Ny revidering av de lokala ordningsföreskrifterna kommer att behandlas i KS i december 2013 eller januari Byggnation - Vårdboende 1. Hyresbostäd er 1. Kommunfullmäktige uppdrar till Hyresbostäder i Karlskoga AB att före 2014 ha uppfört ett nytt vårdboende om 60 vårdplatser genom ombyggnad av kvarteret Montören. 2.Hyresbostä 2. Kommunfullmäktige anslår 76,5 mnkr som genom kommunens der, SN 3. Hyresbostäd er 5. Hyresbostäd er, SBN internbank ställs till Hyresbostäder i Karlskoga AB:s förfogande för uppförandet av vårdboendet samt att 3 mnkr ställs till socialnämnden för anskaffning av inventarier till det nya vårdboendet. 3. Kommunfullmäktige höjer lånetaket för Hyresbostäder i Karlskoga AB från 755 mnkr till 825,5 mnkr inklusive checkkrediten. 4. Kommunfullmäktige beslutade att finansieringen av byggnationen samt anskaffningen av inventarier skall ske genom att kommunen tar upp ett långfristigt lån om 79,5 mnkr. 5. Kommunfullmäktige beslutade att Hyresbostäder i Karlskoga AB skall samverka med samhällsbyggnadsnämnden i ärendet. X 1. Hyresbostäder har uppfört en vårdboende med 60 vårdplatser genom ombyggnad av kvarteret Montören. Inflyttning beräknas ske under januari Internbanken avseende lån är förändrad gm att Hyresbostäder upptar lån direkt Kf 253. Beslutad låneram är 76,5 mnkr. 50 mnkr placerat 2013, 26,5 mnkr planeras placeras Hyresbostäder, samhällsbyggnadsförvaltningen och socialförvaltningen har samverkar i ärendet Medborgarförslag om en skateboadpark där Katrinedalsskolan låg KFN, SBN Karlskoga kommun fortsätter att föra en diskussion mellan kultur- och föreningsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och skateboardföreningens arbetsgrupp om anläggande av en skateboardpark under våren 2012 under förutsättning att kommunens ekonomi tillåter det. X SBF: Planering pågår. Nytt läge är Boforsudden där miljöteknisk utredning pågår. Förslag på ritning gällande anläggningen finns. Beräknas vara klar under KUF: Planering pågår. Studiebesök angående två anläggningar i Stockholm under maj Miljöteknisk utredning pågår gällande Bofrosudden och beräknas vara klar i november. Förslag på ritning gällande anläggningen finns. Beräknas vra klart under KFN

88 Delårsrapport Karlskoga kommun, januari - april 2012 Samtliga nämnder 2. Kommunfullmäktige uppmanar nämnderna att redovisa åtgärder då resultaten inte motsvarar fastställda nivåer. X Generellt sett har nämnderna blivit bättre på att ange åtgärdsinriktade kommentarer då resultatet inte är tillfyllest. Mallarna för delårsrapporterna har arbetast om inför 2013, vilket på ett tydligare sätt lyfter fram vikten av att analysera resultatet och ange vilka åtgärder som vidtas. Kvaliteteten på analysen och redogörelsen för åtgärder skiljer sig dock mycket mellan nämnderna. Ett flertal beskrivningar är mycket abstrakta och frågan är om de ger den information som KF behöver för att styra kommunen Motion om att utveckla Nobelområdet till Karlskoga idrottscentrum KFN Kommunfullmäktige biföll motionen. X Ständigt pågående arbete. Under 2012 och 2013 har det varit flera idrottsevenemang. Det senaste vara Nobeltrampan (21 sept) som scouterna anordnade med cirka 500 deltagare. Skyltfrågan planeras i samband med Nobellhallens renovering Arvodesbestämmelser och ekonomiska kompensationer till förtroendevalda i Karlskoga kommun Kansliavdelni ngen, revisorerna 5. Tillsätta en arbetsgrupp för att se över arvodesbestämmelserna i sin helhet inför kommande mandatperiod X Kommunstyrelsens ordförande Sven-Olov Axelsson har tillfrågat revisorerna om att utgöra arbetsgrupp för översyn av arvodesbestämmelserna. Revisorerna har i en skrivelse den 6 november 2013 ställt sig positiva till uppdraget, men önskar förtydligande avseende budget, administrativt stöd, uppdragets omfattning och tidplan Motion om att införa en kommunal handlingsplan mot barnfattigdom KS Kommunfullmäktige uppdrog åt kommunstyrelsen att genomföra en förstudie kring barnfattigdomen i Karlskoga med liknande upplägg som den som nyligen genomförts i Örebro kommun. X Har ännu inte behandlats i KS Nya rutiner gällande kommunens internbank KS 5. Finanspolicyn ska omarbetas för beslut i kommunfullmäktige den 26 februari X Förslag på ny Finanspolicy har varit i KS (våren 2013) fvb till bolagen för synpunkter. Arbete pågår! Medborgarförslag om att sätta upp informationsskyltar om kopplingstvång för hundar SBN 2. Kommunfullmäktige ger samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att göra en informationskampanj för att upplysa hundägare om det kopplingstvång som gäller enligt Karlskoga kommuns lokala ordningsföreskrifter. En idé kan vara att sätta upp klisterdekaler på hundlatrinerna. X Kommer att återrapporteras till SBN för vidare information till KS och KF.

89 Bruttolista över KF-ärenden som behöver följas upp, 2013 Underlag för uppföljning av KF beslut under 2013 samt januari 2014 KF datum KF Dnr Ärende Uppdrag till Beslut Uppföljning KS Motion om att införa barnomsorg på ombekväm arbetstid, Miljöpartiet de gröna BUN Kommunfullmäktige bifaller motionens punkt 1 och 2. (1. Ge barn- och utbildningsnämnden i uppdrag att analysera behovet av barnomsorg på obekväm arbetstid. 2. Ge barn- och utbildningsnämnden i uppdrag att kostnads-/ intäktsberäkna ett införande av barnomsorg på obekväm arbetstid.) KS Folkhälsopolitisk plan Karlskoga FHF 2. Kommunfullmäktige ger folkhälsoförvaltningen i uppdrag att medverka till implementeringen av folkhälsopolitisk plan för Karlskoga i enlighet med kommunens styrmodell KS Inriktningsbeslut avseende KEMAB:s (Karlskoga Energi & Miljö) framtida utveckling - Karlskoga Energi & Miljö AB:s förvärv av aktier i Streamgate Black AB KS Medborgarförslag om gratis bussresor på dagtid KS Justering av myndighetsnämndens reglemente KEMAB återremiss till SBN MHN? 1. Kommunfullmäktige godkände affären och ger Karlskoga Energi & Miljö AB i uppdrag att förvärva samtliga aktier i Streamgate Black AB enligt upprättat avtal. 2. Karlskoga Energi & Miljö AB får upplåna ytterligare 250 mnkr för att finansiera affären. Kommunfullmäktige beslutade att återremittera ärendet till samhällsbyggnadsnämnden för utredning av vilka kostnader ett tillköp av gratistrafik skulle medföra samt att man också ska se över möjligheten att förenkla biljettköp. Kommunfullmäktige beslutade att reglementet för myndighetsnämnden justeras så att det framgår att rätten att begära överlåtelse av ansvaret för den operativa tillsynen enligt miljöbalken i enlighet med 1 kap. 18 miljötillsynsförordningen är delegerad till myndighetsnämnden.

90 Bruttolista över KF-ärenden som behöver följas upp, KS Medborgarförslag om tillgänglighet till kommunens matsedlar KS Bildande av näringslivsbolag 1. KS 2. KS + KFN FHN Kommunfullmäktige biföll medborgarförslaget. (Karlskoga kommun ska ansluta sig till appen "skolmaten" eller motsvarande service så att elever och vårdnadstagare ska kunna se vilken mat som serveras i förskolor och skolor via smartphones) 1. Kommunfullmäktige beslutade att uppdra till kommunstyrelsen att tillsammans med näringslivet bilda ett gemensamt näringslivsbolag. 2. Kommunfullmäktige beslutade att uppdra åt kommunstyrelsen samt kultur- och föreningsnämnden att revidera reglementena för kultur- och föreningsnämnden och kommunstyrelsen KS Bolagsordning för näringslivsbolag? Kommunfullmäktige antog förslag till bolagsordning inklusive föreslagen förändring i 8. En språkligt redigerad version ska tillställas kommunfullmäktige som en inkommen handling KS Vattenskyddsföreskrifter gällande Gelleråsen & Timsälven SBN Kommunfullmäktige beslutade att 1. tillstyrka förslaget till vattenskyddsområde för Gelleråsen (karta daterad 26 sept 2011) inklusive tillhörande skyddsföreskrifter (daterad 23 maj 2012) och därefter ansöka om fastställande hos länsstyrelsen i Örebro län. 2. tillstyrka förslaget till vattenskyddsområde för Timsälven (karta daterad 26 sept 2011) inklusive tillhörande skyddsföreskrifter (daterad 23 maj 2012) och därefter ansöka om fastställande hos länsstyrelsen

91 Bruttolista över KF-ärenden som behöver följas upp, , KS Förslag om Eco-driving 1. SBF 2. samtliga nämnder Kommunfullmäktige beslutade att 1. samhällsbyggnadsförvaltningen får ett samordningsansvar och uppdraget att genomföra upphandling, enligt lagen om offentlig upphandling, av ett utbildningspaket för sparsam körning med start år ge varje nämnd i uppdrag att ansvara för att personal som använder bil regelbundet i tjänsten får genomgå utbildning i sparsam körning inom fem år och att utbildningen bekostas av respektive förvaltning. 9, KS Medborgarförslag om omkörningsförbud för fordon över 3,5 ton på E18 genom tätorten KS Bostadsplaneringsprogram strategidokument och planeringsunderlag KS Motionom att infröa bekvämlighetsinrättningar i Karlskoga KS Motion angående risker i låga undergångar under E18 i Karlskoga Ks Medborgarförslag om att uppkalla ett gatunamn eller dylikt för att hedra minnet av Maja Ekelöf SBN KS SBF SBF namnberedningen? Kommunfullmäktige uppdrar åt samhällsbyggnadsnämnden att följa upp tidigare lämnad ansökan till länsstyrelsen beträffande omkörningsförbud för fordon över 3,5 ton på E18 genom Karlskoga samt att betrakta medborgarförslaget i positiv anda besvarat. Bostadsprogrammet 2012 återremitteras för bearbetning av de återremissyrkanden som framfördes. Kommunfullmäktige beslutade att återremittera ärendet till samhällsbyggnadsförvaltningen för att de ska ta fram ett förslag med billigare och enklare lösningar; t.ex. mobila enheter. Kommunfullmäktige bifaller det första förslaget i motionen om att Karlskoga snarast tar kontakt med Trafikverket för att åstadkomma säkrare trafik i undergångarna under E18. Kommunfullmäktige biföll medborgarförslaget och överlämnar ärendet till namnberedningen.

92 Bruttolista över KF-ärenden som behöver följas upp, Ks Årsredovisning 2012 KS Som tillägg (i årsredovisningen) antecknas i en not att räntederivat med ett undervärde på 74 mnkr stängdes i maj KS Planeringsförutsättningar för budget KS 2. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att Se 185, punkt 14 återkomma med ett förslag till definition av ekonomiskt utsatt barn och unga i samband med att Mål och budget ska fastställas KS Investeringsbudget KS Kommunfullmäktige återremmitterade ärendet för att ärendet ska kompletteras med hur investeringarna påverkar nämndernas ramar årligen, för perioden KS Breddning av ägande i Karlskoga Biogas AB 1. KEMAB 2. KS? 3. KS? Kommunfullmäktige beslutade att 1. godkänna affären och ge Karlskoga Energi & Miljö AB i uppdrag att sälja 50 % av aktierna i Karlskoga Biogas AB till Örebro kommun till en köpeskilling om 26 mnkr. 2. såsom för egen skuld ingå borgen för Karlskoga Biogas AB:s låneförpliktelser upp till ett högsta lånebelopp om 100 mnkr, jämte därpå löpande ränta och kostnader. 3. teckna ett regressavtal med Örebro kommun KS KS Gymnasiesamverkan i Örebroregionen Sociala investeringar GN? KS Kommunfullmäktige beslutade att ingå i ett kommunalt samverkansavtal om gymansieutbildning i Örebroregionen. 2. Kommunfullmäktige beslutade att avsätta högst KS Gemensam Science Park i Karlskoga KS mnkr att användas till sociala investeringar, under förutsättning att kommunens resultat 2013, i balanskravsutredningen, före avsättning uppgår till minst samma belopp. 3. Kommunfullmäktige beslutade delegera beslut om projekt för sociala investeringar till kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige beslutade att återremittera ärendet för att yrkandena ska beaktas (tre olika yrkanden). Se 166/ KS Aktieägaravtal Science Park KS Ärendet återremitterades. Se 167/2013, punkt 1

93 Bruttolista över KF-ärenden som behöver följas upp, KS Bolagsordning Science Park KS Ärendet återremitterades. Se 168/ KS Ägardirektiv Science Park KS Ärendet återremitterades. Se 169/ KS Reservvatten till Karlskoga lasarett 1. KSL 2. KSL 3.? 4. SBN 5. SBN Kommunfullmäktige beslutade 1. att uppdra till kommunstyrelsens ledningskontor att teckna avtal med Degerfors kommun avseende ansvarsoch kostnadsfördelning gällande reservvattenförsörjning till Karlskoga lasarett samt vatten och avlopp till hushåll längs västra Möckelnstranden. 2. att uppdra till kommunstyrelsens ledningskontor att teckna en avsiktsförklaring med Örebro läns landsting avseende ansvars- och kostnadsfördelning gällande reservvattenförsörjning till Karlskoga lasarett. 3. att anslå 2,7 mnkr för projekt genom investeringsbidrag till Karlskoga Energi & Miljö AB samt Degerfors kommun. 4. att samhällsbyggnadsnämnden under perioden ska finansiera investeringsbidragen om 2,7 mnkr genom att sälja mark i berört område vid västra Möckelnstranden. 5. att samhällsbyggandsnämnden ska minska nämndens investeringsram alterativt sälja andra KS Medborgarförslag om uppsättning av förbudsskylt vid Häsängens odlarförening/kilstabäcken KS Checklista för konventionen om barnets rättigheter och checklista för hållbar utveckling SBN 1. KS + samtliga nämnder 2. KS tillgångar om försäljningen i berört område vid västra Kommunfullmäktige biföll medborgarförslaget (sätta upp förbudsskylt mot dumpning av sopor och växtmaterial samt utreda vem som är ansvarig för skötsel och tömning av de toaletter som finns i parkområdet). 1. Kommunfullmäktige beslutade att styrelsen och nämnderna ska använda checklistan för hållbar utveckling för beslutsärenden. 2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att utveckla förutsättningarna för användandet.

94 Bruttolista över KF-ärenden som behöver följas upp, KS Gemensam Science Park i Karlskoga 1. KSL 2. KS 1. Kommunfullmäktige beslutade att uppdra till kommunstyrelsens ledningskontor att tillsammansmed Örebro kommun, regionförbundet samt Örebro universitet, bilda ett gemensamt bolag för en science park i Örebro län. 2. Kommunfullmäktige beslutade att ge kommunstyrelsen i uppdrag att avsätta 1,7 mnkr inom tilldelad ram i 2014 års budget till Örebroregionens KS Akteägaravtal Science Park 2. KS 2. Kommunfullmäktige beslutade att uppdra till kommunstyrelsen att verka för att styrelsen i Science Park utökas med ytterligare en ledamot från Karlskoga. Detta är fullt möjligt enligt bolagsordningen KS Motion om att upprätta koncernbudget för Karlskoga kommun KS Medborgarförslag om renovering och tillbyggnad av de två mumblingshammarna vid Bofors 2. KS 2. Kommunfullmäktige beslutade att ge kommunstyrelsen i uppdrag att utreda hur en bättre finansiell samordning ska uppnås inom kommunkoncernen. 1. SBN? 2. SBN KS Mål och budget Samtliga nämnder 1. Medborgarförslagets första del om att göra en förstudie om renovering av mumblingshammarna vid Bofors bifölls. 2. Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att utreda frågor om kostnader och bidragsmöjligheter för renovering av mumblingshammarna vid Bofors. Resulat från utredningen rapporteras till kommunfullmäktige i 11. Respektive nämnd behovsprövar och ansvarar för kostnaden när det gäller att utrusta nämndens ersättare med läsplattor KS Långsiktig investeringsbudget KS Kommunfullmäktige beslutade att 1. justera tidigare beslutad investeringsram för 2014 till tkr till tkr. 2. justera tidigare beslutad investeringsram för 2015 från tkr till tkr.

95 Bruttolista över KF-ärenden som behöver följas upp, KS Revidering av reglemente för Karlskoga kommuns nämndorganisation 1. KFN 2. KS Kommunfullmäktige beslutade 1. Kultur- och föreningsnämndens del av reglementet revideras enligt följande: 1 punkt 4 "bibliotek" ändras till "folkbibliotek, 1 punkt 10 angående besöksnäringen stryks, 3 andra stycket "bibliotek" ändras till "folkbibliotek". 2. kommunstyrelsens del av reglementet kompletteras under 2 med en punkt 14. Utveckling av näringsliv, besöksnäring och turism KS Val valdistrikt VN Kommunfullmäktige beslutade att 2. justering av gränserna för Bohult, Rävåsens och Bofors valdistrikt gör i enlighet med karta, daterad KS Motion angående aktiviteter för barn med viss funktionsnedsättning 1. KFN 2. SBN 4. SBN Kommunfullmäktige beslutade att 1. motionen bifalls i den del som avser att kultur- och föreningsnämnden ska se över verksamheterna som ger möjlighet att förgylla vardagen för barn med viss funktionsnedsättning. 3. motionen bifalls i den del som avser lekutrustning 4. samhällsbyggnadsnämnden ges i uppdrag att tillgänglighetsanpassa delar av Strandparken KS Medborgarförslag om kanonen på Rävåsen SBN 2. Kommunfullmäktige uppdrar åt samhällsbyggnadsnämnden att på lämpligt sätt synliggöra kanonen på sin befintliga plats KS Medborgarförslag om att göra en skiljemarkering på gång- och cykelbanan från Drottningvägen till busstationen SBN Kommunfullmäktige bifaller medborgarförslaget och ger samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att göra skiljemarkeringar på gång- och cykelvägen mellan Drottningvägen och busstationen samt att samhällsbyggandsnämnden vidare får i uppdrag att utreda skiljemarkeringar på övriga gång- och cykelvägar.

96 Bruttolista över KF-ärenden som behöver följas upp, KS Motion om att skapa ett ungdomens hus KS 1. Motionen bifalls avseende utredning av möjligheterna till att skapa ett Ungdomens hus i Karlskoga. Kommunstyrelsen får i uppdrag att leda utredningen i samverkan med berörda nämnder. Ungdomar ska engageras i utredningen. 3. Utredningen ska redovisas för kommunfullmäktige i maj KS Avveckling av Möckelnsbodar AB KS Kommunfullmäktige beslutade att snabbavveckla Möckelnsbodar AB KS Motion om utredning om en eventuell avveckling av Möckelngymnasiets program i Degerfors? Motionen återremitteras för att mer prciserat svar ska presenteras för kommunfullmäktige KS Nybyggnation korttidsboende 1. SBN+SN 2. KS?+SBN 3. KS+SN KS Revidering av gymnasienämndens reglemente KS Motion om att fartbegränsningen 60 km på E18 tas bort GN MHN 1. Kommunfullmäktige beslutade att samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att i samarbete med socialnämnden uppföra ett nytt korttidsboende inom Karlskogas tätort för max 4 mnkr. Byggnationen av det nya korttidsboendet ska vara slutförd före 2014 års utgång. 2. Kommunfullmäktige beslutade att finansieringen av nybyggnationen sker genom att 2 mnkr omfördelas från posten investeringsreserv i 2014 års investeringsbudget samt att de resterande 2 mnkr finansieras via försäljning av kommunal egendom. 3. Kommunfullmäktige beslutade att socialnämnden kompenseras fullt ut för de ökade kapitalkostnader som en nybyggnation innebär. Kommunfullmäktige beslutade att revidera gymnasienämndens reglemente: 24 ( ) samt 23 ( ) Kommunfullmäktige uppmanar myndighetsnämnden att värdera om nämndens beslut gällande hastighetsbegränsningen längs E18 har haft önskad effekt (MHN 53/2012)

97 Bruttolista över KF-ärenden som behöver följas upp, KS Motion om att förbättra trafiksituationen vid Nobelområdet KFN+SBN Kommunfullmäktige biföll motionen om att trafiksituationen i området vid Nobel behöver ses över samt ger kultur- och föreningsnämnden och samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att göra en totalöversyn av området och återkomma till kommunfullmäktige med projekteringar och KS Internbudget och attestförteckning 2014 KS Kommunfullmäktige beslutade att omfördela budgetmedel från kommunstyrelsen till kommunfullmäktige för åren 2014, 2015 och 2016 enligt bilaga 1.

98 Bruttolista över KF-ärenden som behöver följas upp, 2014 KF datum KF Dnr Ärende Uppdrag till Beslut Uppföljning KS Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning KS Kommunfullmäktige beslutade att kommunfullmäktiges arbetsordning kompletteras med en paragraf 38 med följande lydelse: 38 Attesträtt ( ) KS Utvärdering av plan- och bygglovstaxan SBN Kommunfullmäktige ( ) ta fram en ny taxa i enlighet med det underlag som förväntas komma från Sveriges kommuner och landsting halvårsskiftet KS Revidering av lokala ordningsföreskrifter KS 1. Kommunfullmäktige föreslår följande ändring av 20 i Allmänna lokala ordningsföreskrifter för Karlskoga kommun: "Hundar skall vara ID-märkta enligt Förordningen om tillsyn över hundar (2007:1240)". 2- Beslutet översänds till Länsstyrelsen i Örebro Län för fastställande KS Motion om att införa bekvämlighetsinrättningar i Karlskoga Kommunfullmäktige ger samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att se över möjligheten att finna en lösning på placering, utformning samt kostnadsförslag för en offentlig tillgänglighetsanpassad stadstoalett i nära anslutning till Alfred Nobels torg, i samband med projektet ombyggnation av Alfred Nobel torg

99 Ärende 17 Inkomna handlingar KS

100 Tjänsteskrivelse KS Kommunstyrelsen Inkomna handlingar 1. Cirkulär 14:08 Sveriges kommuner och landsting Arbetsdomstolens dom 2014 nr 14 om det skett en verksamhetsövergång enligt 6 b LAS när kommun tillfälligt övertog driften av personlig assistans. 2. Cirkulär 14:9 Sveriges kommuner och landsting Ett nytt beräkningssätt införs i allmänna bestämmelser. 3. Cirkulär 14:05 Sveriges kommuner och landsting Brott mot utlänningslagen då arbetstillstånd saknats. 4. Cirkulär 14:05 Sveriges kommuner och landsting Ny lag om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn. 5. Cirkulär 14:06 Sveriges kommuner och landsting Budgetförutsättningar för åren Uppföljningsrapport av kundfordringar, dröjsmålsränta och kundförluster Uppföljningsrapport av kundfordringar, dröjsmålsränta och Kundförluster Protokoll över inspektion av kommunens Överförmyndarverksamhet. 9. Nyhetsbrev från Visit Karlskoga Degerfors februari Återrapportering från politikerlunch- Möckelngymnasiet i Degerfors Seminarium onsdag den 2 april, Campus Alfred Nobel - Att stärka familjer i Karlskoga och Degerfors kommuner.