Granskning av efterlevnad och uppföljning av kommunens policydokument

Transkript

1 Granskning av efterlevnad och uppföljning av kommunens

2 Innehåll 1. Bakgrund 2 2. Syfte 2 3. Avgränsning 2 4. Revisionskriterier 2 5. Metod 2 6. Kommunstyrelsens ansvar 3 7. Rutiner Eksjö kommun 3 8. Inköpspolicy 4 9. Resepolicy och policy/riktlinjer för tjänstebilar Lönepolicy Sammanfattande bedömning 9 1

3 1. Bakgrund I kommunerna finns ett stort antal styrdokument såsom riktlinjer, policy och andra regeldokument. Kommunövergripande styrdokument syftar till att slå fast organisationens förhållningssätt i vissa frågor samt påverka beteendet mot ett önskat resultat. Uppföljning är en central del för att dokumenten ska kunna fungera som effektiva styr- och ledningsinstrument. 2. Syfte Syftet med uppdraget är att granska efterlevnaden samt uppföljningen av följande policies/styrdokument: Inköpspolicy Resepolicy Policy tjänstebil Lönepolicy 3. Avgränsning Granskning fokuserar på efterlevnaden samt hur kommunstyrelsen följer upp ovanstående policies. 4. Revisionskriterier Vi bedömer om rutinerna/verksamheten uppfyller: Kommunallagen Kommunfullmäktiges beslut Kommunens interna regelverk 5. Metod Studium och genomgång av relevanta dokument, protokoll och beslutsunderlag samt kontakt och avstämningar med berörda tjänstemän i kommunen. 2

4 6. Kommunstyrelsens ansvar Kommunalrätten ger kommunstyrelsen en särställning bland nämnderna genom att styrelsen har tilldelats en ledande samt samordnande roll. Med denna särställning följer ett ansvar att införskaffa en överblick över hela kommunförvaltningen. Vidare har styrelsen en uppsiktsskyldighet enligt följande, (Kommunallagen 6 kap. 1 ): kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Yttrligare ansvar som åläggs styrelsen är att uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning, (KL, 6 kap. 2 ). I enlighet med 6 kap, 4, punkt 3 och 4 i kommunallagen framgår dessutom att det särskilt åligger kommunstyrelsen att verkställa kommunfullmäktiges beslut och i övrigt fullgöra de uppdrag som fullmäktige lämnat över till styrelsen. Härigenom har styrelsen ansvaret för att leda arbetet med samt utformningen av övergripande mål, handlingsplaner, policies och riktlinjer för den kommunala verksamheten. Sålunda åligger det styrelsen att säkerställa efterlevnaden samt uppföljningen av fastställda mål, policies och styrdokument. 7. Rutiner Eksjö kommun Under 2006 infördes nya rutiner avseende kommunens styrdokument, där begrepp, innehåll och beslutandeenhet fastställdes, (Kf , 66). Begrepp Innehåll Beslutandeenhet Vision Politiska program Verksamhetsplan Övergripande vision för Eksjö kommun Program som anger politiska viljeriktningar för viktiga områden (Ex. fysisk planering, ungdomspolitik, äldrepolitik, näringspolitik, demokrati, jämställdhet mm.) Definierar övergripande målsättningar och åtgärder. Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Genomförandeplan Förvaltningens styrdokument med handlings- och åtgärdsplaner. - 3

5 Riktlinjer Förvaltningens styrdokument. - Policies Policies kan vara kommuntexter, arbetssätt, förhållningssätt mot de som utnyttjar kommunala verksamheter eller interna förhållningssätt. Kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen beroende på ärendets art. 8. Inköpspolicy Eksjö kommuns inköpspolicy antogs av kommunfullmäktige , där följande punkter fastställdes: Upphandling ska ske med utgångspunkt från gällande lagstiftning där de grundläggande principerna utgör grunden och som alltid måste följas. Dessa är icke-diskriminering, likabehandling, transparens (öppet sätt och förutsebart), proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Upphandling ska genomföras så att kommunens verksamheter får varor och tjänster med rätt funktion och rätt kvalitet till lägsta möjliga pris. Upphandling ska präglas av ett totalkostnadstänkande där samtliga kostnader beaktas som är förenliga med köpet av varan/tjänsten. Upphandling över beloppsgräns för direktupphandling ska utföras av inköpsenheten. Undantag, se kommunstyrelsens delegationsordning. Anskaffningsbeslut och utformning av kravspecifikationer åligger beställande förvaltningar/bolag enligt gällande delegationsordning Kommunsamordnad upphandling ska alltid ske där sådan är fördelaktig. Samordning kan också ske med andra huvudmän om det ger ekonomiska eller andra fördelar. Kommunens sektorer/bolag är skyldiga att känna till och utnyttja de ram- och rabattavtal som upprättats. Alla ram- och rabattavtal ska finnas tillgängliga på Ekot. Tillägg antaget av Kf Upphandling ska ske med beaktande av kommunens miljöpolicy samt riktlinjer för miljöanpassad upphandling. Dokument Fastställt Datum Paragraf Uppdatering/Revidering av: Inköpspolicy Kf Tillägg: , 50 4

6 Iakttagelser och kommentarer: Dokumentet bör uppdateras i syfte att uppnå en aktualitet. Det bör vidare framgå av ets framsida när i tid den senaste revideringen/genomgången har ägt rum. Policydokumentens aktualitet har stor påverkan på tillämpningsgraden ute i verksamheterna. Av policyn framgår inte hur och när i tid den ska följas upp eller utvärderats samt vem som ansvarar för genomförandet. Kommunens inköpspolicy framhåller de gällande grundläggande principerna för offentlig upphandling i enlighet med Lagen om offentlig upphandling, 1 kap, 9. Vidare skall upphandlingar ske med beaktande av kommunens miljöpolicy. Härigenom kan ordvalet beaktande uppfattas som mindre förpliktigande och bör ses över. Vi har granskat 14 upphandlingar av olika karaktärer, (ex. livsmedel, skolskjuts, ombyggnationer, fordon, gång- och cykelvägar, vatten och avlopp, drivmedel, biltvätt, utbildningar m.fl.), i syfte att uppnå en helhetsbedömning. Upphandlingarna har ägt rum mellan nov 2009 nov Av granskade upphandlingar framgår att miljökrav har i 10 av 14 fall ställts. Detta grundar sig på att kommunen följer Miljöstyrningsrådets fasställda miljökriterier och riktlinjer för olika produktgrupper inom offentliga upphandlingar. I de fall där miljökrav saknas, har det inte funnits några föreskrivna miljökriterier för produkten ifråga. 9. Resepolicy och policy/riktlinjer för tjänstebilar Eksjö kommuns policy för resor antogs av kommunfullmäktige. De övergripande målen med resepolicyn är att tjänsteresor ska ske så kostnadseffektivt som möjligt under förutsättning av en trygg och säker arbetsmiljö samt minsta möjliga miljöpåverkan. Härigenom har följande punkter fastställts i syfte att uppnå ovanstående målfokus. Planera tjänsteresor så att de sker så kostnadseffektivt, trafiksäkert och miljöanpassat som möjligt med hänsyn till verksamhetens krav och medarbetarnas individuella förutsättningar och behov, Bedriva ett aktivt arbete för att öka trafiksäkerheten samt förebygga och minska vår miljöbelastning, Fortlöpande skärpa trafiksäkerhetskraven på fordon som används i tjänsten, Fortlöpande skärpa miljökraven på fordon som används i tjänsten genom att ställa krav på bränslesnåla fordon och låga utsläpp samt genom att öka användningen av förnybara bränslen, Alltid leva upp till lagstiftningen, 5

7 Sträva efter att alla medarbetare förstår vikten av ett trafiksäkert och miljöanpassat resande och hur var och en genom sitt handlande kan bidra till en säkrare och mer miljöanpassad trafik. Dokument Fastställt Datum Paragraf Uppdatering/Revidering av: Resepolicy Kf Vidare fastställts att var och en har ansvar för att resepolicyn efterlevs i det egna resandet i tjänsten. Varje förvaltningschef har ansvar att ta fram mer detaljerade tillämpningar av policyn vid behov. Alla chefer har ansvar för att personalen är informerad om policyn och vidtar åtgärder så att den följs. Av dokumentet framgår föreskrivna uppföljningsrutiner, där policyn skall utvärderas samt följas upp en gång per år. Uppföljnings- samt utvärderingsansvaret åvilar kommunstyrelsen. Kommunens policy/riktlinjer för tjänstebilar antogs av kommunstyrelsen. Policyn fastställer att en anställd som har behov att genomföra resor i tjänsten kan efter arbetsgivarens bedömning disponera en tjänstebil. Tjänstebilen ställs till den anställdes förfogande mot ett löneavdrag som är beroende av modell, utrustning och körsträcka. Löneavdraget täcker kommunens samtliga kostnader för bilen när reskostnaden för tjänsteresor, beräknad enligt gällande avtal, är frånräknad. Dokument Policy/Riktlinjer för tjänstebilar Fastställt av: Datum Paragraf Uppdatering/Revidering Ks Framgår - ej Vidare konstateras att mot bakgrund av att en tjänstebil medför att nya, trafiksäkra och mer miljövänliga bilar kommer i drift kan tjänstebilen bidra till att uppfylla målsättningen i kommunens resepolicy. Policyn bör tillämpas lika i kommunen och kommunens helägda bolag. Iakttagelser och kommentarer: Härigenom finns det ett uppdateringsbehov av en. Vi anser att det är av stor vikt att ha årliga genomgångar av samtidigt som revideringar kan aktualiseras vid behov i syfte att hålla dokumenten à jour. Exempelvis återfinns ett prisbasbelopp från 2007 i et. 6

8 Avsaknaden av beslutsparagraf i dokumentet för policy och riktlinjer för tjänstebilar gör det svårare för kommunmedborgarna eller andra läsare att hänvisa till det önskade beslutet för ytterligare material och underlag. Härigenom bör beslutsparagrafer framgå tydligt på dokumentens första sida för att också underlätta för registratorer och diarieadministratörer Av policyn för tjänstebilar framgår inte hur och när i tid den ska följas upp eller utvärderats samt vem som ansvarar för genomförandet. Följande frågor avseende resepolicyn skickades till samtliga förvaltningschefer: Huruvida resepolicyn kommer till personalens kännedom och i så fall på vilket sätt? Vilka åtgärder vidtas för att resepolicyn ska följas? Enligt ett samlat svar från personalavdelningen avseende uppföljning och efterlevnad av båda policies, är grundförutsättningen att anställda använder egen bil i viss utsträckning då antalet kommunala tjänstebilar inte täcker de behov som finns inom kommunen. Respektive chef ansvarar för att blandningen mellan egen bil och tjänstebilar blir optimal ur både verksamhets- och ekonomisktperspektiv. Vidare framgår av inkommet underlag att upphandling av tjänstebilar sker genom offertinsamling vid varje enskilt tillfälle i syfte att garantera valfrihet för den anställde då det är kostnadsneutralt för kommunen. Av granskningen framgår att kommunstyrelsen inte har genomfört några årliga uppföljningar samt utvärderingar i enlighet med resepolicyns föreskrifter. Av redovisat underlag framkommer att det dock sker en indirekt politisk uppföljning av upphandling av fordon som kan drivas med alternativa bränslen och som redovisas genom gröna nyckeltal i kommunens årsredovisning. Under 2011 fanns 14 privata tjänstebilar i drift, (exkl. anställda inom kommunala bolag), varav 5 tjänstebilar med etanol som drivmedel, 5 med diesel, 3 med bensin och 1 elhybridbil. Av granskningen framgår att upphandling av privata tjänstebilar har genomförts i enlighet med kommunens policy för tjänstebilar. 10. Lönepolicy Lönepolicyn antogs av kommunstyrelsen. Dock framgår inte datum, beslutandeenhet samt beslutsparagraf av dokumentet. Policyn fastställer att sambandet mellan lön, motivation och arbetsresultat har stor betydelse för den samlade verksamhetens resultat och framgång. 7

9 Härigenom skall lönepolitiken stimulera till ökad arbetstillfredställelse, effektivisering och ökad produktivitet. Policyn består av 7 delar enligt följande: A. Mål och syfte B. Omfattning C. Grundläggande principer för lönesättning D. Lönesättning E. Löneutveckling F. Ansvarsfördelning G. Lönestatistik Policymålet föreskriver att lönepolitiken ska bidra till att trygga personalförsörjningen på kort och lång sikt med den kompetens verksamheten behöver. Varje medarbetare skall veta att det lönar sig att förbättra arbetsresultatet, utveckla sitt kunnande samt att ta på sig mer krävande arbetsuppgifter. Lönepolitiken skall därför vara logisk och begriplig samt känd av alla anställda. Vidare fastställs att så länge det kan konstateras att det i kommunen föreligger könsrelaterade löneskillnader ska lönepolitiken aktivt användas för att utjämna dessa löneskillnader. Dokument Fastställt Datum Paragraf Uppdatering/Revidering av: Lönepolicy Framgår ej Framgår ej Framgår ej Ansvaret för genomförandet fördelas mellan kommunstyrelsen, sektorscheferna samt personalchefen alternativt förhandlingsansvarig enligt nedanstående: Kommunstyrelsen ansvarar för att lönepolitiken genomförs på ett konsekvent och systematiskt sätt i hela kommunen. Sektorscheferna ansvarar för att lönepolitiken praktiskt genomförs i respektive sektor. Personalchefen/förhandlingsansvarig biträder kommunstyrelsen och sektorscheferna i de frågor som rör lönepolitiken. Iakttagelser och kommentarer: Dokumentet bör uppdateras i syfte att uppnå en aktualitet. Datum, beslutandeenhet samt beslutsparagraf bör framgå av ets framsida. Likaså bör det framgå när i tid den senaste revideringen/genomgången har ägt rum. 8

10 Av policyn framgår inte hur densamma skall följas upp eller utvärderas samt vem som ansvarar för uppföljningen/utvärderingen. Av granskningen framgår att: 94 % av medarbetarna har sedan 2009 haft ett lönesamtal. 78 % av medarbetarna uppger att deras chef har använt kommunens kriterier vid bedömning av prestation. 83 % av medarbetarna anser att de har erhållit en bra motivering till den nya lönen. Av redovisat underlag framgår att i syfte att säkra lönepolicyns genomslag i lönesättningen, görs en lönekartläggning inför varje lönerevision. Den senaste kartläggningen genomfördes 2009 inför löneförhandlingar Nästa kartläggning kommer att genomföras inför lönerevision Lönekartläggningen belyser samt bekräftar könsrelaterade löneskillnader, där i majoriteten av fallen saknas en åtgärd. 11. Sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis kan konstateras att det finns brister avseende efterlevnad samt kommunstyrelsens uppföljning av. Utifrån våra iakttagelser och analys bedömer vi att följande punkter i ett förbättrings-, kvalitets- och effektiviseringssyfte bör ses över, där vi rekommenderar att: Policydokumentens aktualitet bör beaktas, där en årlig granskning är nödvändig i syfte att hålla dokumenten à jour samt gällande. Ändrade rutiner, utökade eller ändrade ansvarområden är exempel på viktiga moment som bör uppdateras vid behov. Som tidigare nämnt har ens aktualitet stor påverkan på tillämpningsgraden ute i verksamheterna. Av ens framsida bör datum, beslutandeenhet samt beslutsparagraf framgå. Av policyn bör fastställda uppföljnings- samt utvärderingsrutiner framgå. Uppföljningar och utvärderingar är viktiga instrument som syftar till att bland annat öka graden av måluppfyllelse och efterlevnad. Verksamma åtgärder i syfta att utjämna könsrelaterade löneskillnader bör genomföras i syfte att uppnå reella resultat i enlighet med lönepolicyns fastställda mål. 9

11 Åldrande i följd av bristande uppföljningsrutiner och tillsynsmekanismer riskerar att leda till verkningslösa dokument med bristande samt otillräcklig efterlevnad av fastställda mål och föreskrifter som konsekvens. KPMG Dag som ovan Victoria Berstam Konsult & Revisor 10