KALLELSE KOMMUNSTYRELSEN Tid och plats. 18:00 Bällstarummet. Övriga kallade

Transkript

1 KALLELSE KOMMUNSTYRELSEN Tid och plats Övriga kallade 18:00 Bällstarummet Victor Kilén, Kommundirektör, Anna Holm, Samhällsbyggnadschef, Johanna Harling, Kommunsekreterare, Annika Hellberg, Ekonomichef, Mikael Carlgren, Kanslichef, Magnus Sjögren, Tf Stabschef, Mimmi Carne, KD Sekreterare Övrig information Parisa Liljestrand (M) Ordförande Johanna Harling Sekreterare Tfn:

2 FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1. Val av justerare 2 2. Fastställande av dagordning 3 3. Kommundirektören informerar 4 4. Fyllnadsval 5 5. Revidering av policy för insyn i kommunala bolag (KS ) 6 6. Nämndernas verksamhetsplaner (KS ) 7 7. Revisionens förstudie av Vallentuna kommuns långsiktiga planering (KS ) 8 8. Revisionens kartläggning rutiner för återsökning av statsbidrag för flyktingmottagandet (KS ) 9 9. Revisionsrapport offentlighetsprincipen (KS ) Utvärdering sommarjobb 2016 (KS ) Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper (KS ) Revidering av fullmäktiges arbetsordning (KS ) Anmälningar för kännedom Redovisning av delegationsbeslut

3 2 (17) 1. Val av justerare 2

4 3 (17) 2. Fastställande av dagordning 3

5 4 (17) 3. Kommundirektören informerar 4

6 5 (17) 4. Fyllnadsval 1. Val av ersättare i kommunstyrelsens arbetsutskott (C) Beslut

7 6 (17) 5. Revidering av policy för insyn i kommunala bolag (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar om revidering av policy för insyn i kommunala bolag enligt förslag till reviderad policy för insyn i kommunala bolag enligt bilaga 1. Vallentuna kommuns policy för insyn i kommunala bolag fastställdes av kommunfullmäktige samt reviderades då rubriker förändrades. I samband med kommunstyrelsens svar på revisionsrapport granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande (KS ), 149, , beslutades att anta föreslaget yttrande samt överlämna det till kommunfullmäktige. I antaget yttrande står bland annat att Policy för insyn i kommunala bolag behöver revideras så att det tydligt framgår vad som gäller för kommunala helägda respektive delägda bolag. Kommunledningskontoret lämnar förslag till reviderad policy för insyn i kommunala bolag där det framgår vad som gäller för helägda respektive delägda kommunala bolag. Språket har också anpassats till ett mer modernt språkbruk. Beslutsunderlag Revidering av policy för insyn i kommunala bolag 2. Förslag till reviderad policy för insyn i kommunala bolag 3. Tjänsteskrivelse, revidering av policy för insyn av kommunala bolag 4. Policy för insyn i kommunala bolag (KFS ) 5. Protokollsutdrag, kommunfullmäktige, 124/ Svar på revisionsrapport granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande, Expedieras till Akten 6

8 7 (17) 6. Nämndernas verksamhetsplaner (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige noterar informationen om nämndernas verksamhetsplaner. Med den av kommunfullmäktige beslutade kommunplan som grund har nämnderna beslutat om verksamhetsplaner (VP) för perioden. Enligt den kommunala författningssamlingen ska nämndernas verksamhetsplaner innehålla: de kommungemensamma mål som berör nämnden nämndspecifika mål en övergripande fördelning av nämndens driftsbudget på avdelning/ verksamhetsblock eller dylikt en övergripande fördelning av nämndens investeringsbudget på projekt Nämndernas planer bifogas. Kommunledningskontorets synpunkter: Samtliga verksamhetsplaner uppvisar överlag en god kvalitet och följer de mål och den budget som beslutats i kommunplan Beslutsunderlag Nämndernas verksamhetsplaner Tjänsteskrivelse, nämndernas verksamhetsplaner Protokollsutdrag, kommunstyrelsen, 197/2016, 4. Verksamhetsplan , kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämndens Verksamhetsplan Verksamhetsplan , barn- och ungdomsnämnden Utbildningsnämndens Verksamhetsplan Verksamhetsplan , utbildningsnämnden, beslutad av nämnd 9. Protokollsutdrag 143/2016, socialnämnden samt Verksamhetsplan , Socialnämnden 10. Verksamhetsplan, fritidsnämnden 11. Protokollsutdrag, kulturnämnden, 54/ Verksamhetsplan , kulturnämnden 13. Protokollsutdrag, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, 141/ Verksamhetsplan , miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Expedieras till Akten, samtliga nämnder 7

9 8 (17) 7. Revisionens förstudie av Vallentuna kommuns långsiktiga planering (KS ) Kommunstyrelsen noterar informationen. Revisorerna har genomfört en förstudie av kommunens långsiktiga planering. Syftet med förstudien har varit att ge en bild av förekomsten av långsiktiga analyser, kalkyler och långsiktig planering. Revisorerna konstaterar att den långsiktiga planeringen förefaller vara god i Vallentuna kommun och skickar förstudien för kännedom till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Revisionens förstudie av Vallentuna kommuns långsiktiga planering 2. Revisionens förstudie av Vallentuna kommuns långsiktiga planering 3. Missiv och Förstudie av kommunens långsiktiga planering Expedieras till Akten Revisorerna 8

10 9 (17) 8. Revisionens kartläggning rutiner för återsökning av statsbidrag för flyktingmottagandet (KS ) Kommunstyrelsen noterar informationen. På uppdrag av Vallentunas förtroendevalda revisorer har PwC genomfört en kartläggning av rutiner för återsökning av statsbidrag för flyktingmottagande. Syftet med kartläggningen är att ta ställning till behovet av ytterligare granskning. Revisorerna gör utifrån kartläggningen bedömningen att ingen ytterligare granskning är nödvändig. Kartläggningen överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom. Beslutsunderlag Revisionens kartläggning rutiner för återsökning av statsbidrag för flyktingmottagandet 2. Revisionens kartläggning, rutiner för återsökning av statsbidrag för flyktingmottagandet 3. Missiv och kartläggning, Rutiner för återsökning av statsbidrag för flyktingmottagandet Expedieras till Akten 9

11 10 (17) 9. Revisionsrapport offentlighetsprincipen (KS ) Kommunstyrelsen noterar informationen och överlämnar yttrandet till kommunfullmäktige. Ett externt revisionsbolag har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vallentuna kommun genomfört en granskning av offentlighetsprincipen. Granskningen syftar till att bedöma om de granskade nämnderna lever upp till bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen Efter genomförd granskning bedömer revisionen att kommunstyrelsen och övriga nämnder delvis lever upp till bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen och att vissa åtgärder bör vidtas för att ge bättre förutsättningar att efterleva lagstiftningen. Kommunstyrelsen överlämnar härmed sitt svar på revisionsrapporten. Beslutsunderlag Revisionsrapport offentlighetsprincipen 2. Revisionsrapport offentlighetsprincipen 3. Revisionsrapport och missiv, offentlighetsprincipen Expedieras till Akten 10

12 11 (17) 10. Utvärdering av sommarjobb 2016 (KS ) Kommunstyrelsen beslutar: - Att varje ungdom under den aktuella perioden mellan år garanteras arbete inom kommunorganisationen en gång, av tre möjliga, och i övrigt garanteras erbjudande om sommarjobb inom enterprenörskap. - Att 380 platser sätts som tak i den kommunala organisationen. - Att arbetsmarknadsavdelningen utvecklar ansökningsförfarandet så att det mer ska efterlikna det vid vanliga anställningar. Exempelvis genom krav på inskickat CV, personligt brev samt närvaro vid minst en av vårens informationsträffar. Arbetsmarknadsavdelningen tillhandahåller en enklare utbildning i framtagande av CV och personligt brev. - Kommunstyrelsen uppdrar åt kommundirektören att se till att dialog förs med näringslivsrådet om möjligheten att skapa fler platser för sommarjobb inom privat sektor. Målsättningen inför kommande år är att vidareutveckla sommarjobben i kommunen och således utveckla konceptet med ett anställningsförfarande. Sommarjobbet för ungdomar kan vara det första mötet med arbetslivet och genom ett anställningsförfarande blir ansökningsprocessen inför sommarjobbet ett sätt för ungdomar att förbereda sig inför kommande arbetsintervjuer och ansökningsförfarande inom den reguljära arbetsmarknaden. Förslaget är: - att ändra ansökningsförfarandet så att det mer liknar det vid en vanlig anställning, med CV och personligt brev. - att ungdomarna ska delta på minst en av vårens informationsträffar anordnade av arbetsmarknadsavdelningen inför kommande sommarjobb och i samband med dessa träffar utbildar i CV och personligt brev. Vallentuna kommun fick under 2016 totalt 588 ansökningar, 579 fick erbjudande om sommarjobb. Under sommaren har 469 ungdomar sommarjobbat i kommunen. Arbetet med att sammanställa antalet platser, ta emot ansökningar och fördela platserna görs av kommunens arbetsmarknadsavdelning. Beslutsunderlag Utvärdering av sommarjobb Utvärdering av sommarjobb Enkätsvar - Tackat Nej 4. Enkätsvar - Ungdomar 5. Enkätsvar - AG Externa 6. Enkätsvar - AG kommun 7. Enkätsvar Utdrag - RS Expedieras till Akten AMA 11

13 12 (17) 11. Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper (KS ) Kommunstyrelsen antar gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit/upprättats på papper. Kommunens anskaffning av e-arkiv med anslutning av dokument- och ärendehanteringssystemet Platina medger en övergång till en digital arkiveringsprocess för de handlingar som registreras centralt av kommunstyrelsens kansli. Av 3 och 10 arkivlagen (1990:782) medges gallring av en myndighets allmänna handlingar. Handlingar som i original inkommer eller har upprättats i pappersform kan, efter att ha scannats och registrerats i Platina, med stöd av denna föreskrift gallras. Undantaget är de handlingstyper som på grund av lagkrav eller andra verksamhetsmässiga skäl förutsätter ett bevarande i pappersform. Undantagen finns sammanställda i kommunstyrelsens kanslis arkiveringsrutin för digitala akter. Beslutsunderlag Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 2. Tjänsteskrivelse, Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 3. Rapport, införande av digitala akter Expedieras till Akten Kommunstyrelsens kansli 12

14 13 (17) 12. Revidering av fullmäktiges arbetsordning (KS ) Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att anta den reviderade arbetsordningen. Kommunfullmäktiges arbetsordning reglerar fullmäktiges arbetsförhållanden. Nu förslås ändringar i den befintliga arbetsordningen, fastställd av kommunfullmäktige , reviderad Följande stycke föreslås ändras den befintliga arbetsordningen: 40 ( ) Valberedningen består av fem (5) ledamöter och lika många ersättare Och ersätts med: Kommunfullmäktige beslutar om antalet ledamöter och ersättare. Följande stycke föreslås strykas i den befintliga arbetsordningen: 43 ( ) Ordföranden undertecknar och sekreteraren kontrasignerar fullmäktiges skrivelser och de andra handlingar som upprättas i fullmäktiges namn, om inte fullmäktige beslutar annat. (Se bilaga 1 revidering av kommunfullmäktige arbetsordning). Beslutsunderlag Revidering av fullmäktiges arbetsordning 2. Reviderad arbetsordning för fullmäktige 3. bilaga 1 revidering av kommunfullmäktige arbetsordning Expedieras till Akten Kommunal författningssamling 13

15 14 (17) 13. Anmälningar för kännedom Kommunstyrelsen tar del av anmälningslistan för perioden och lägger den till handlingarna. Varje möte tar kommunstyrelsen del av en lista med anmälda protokoll och skrivelser. Anmälda protokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunstyrelsens näringslivs- och planutskott Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott Anmälningar 1. KS Hemställan om godkännande av ändring i förbundsordningen för Käppalaförbundet 2. KS Beslut stöd enligt förordningen (2016:364) om statsbidrag till kommuner för ökat bostadsbyggande 3. Cirkulär 16:61 från Sveriges Kommuner och Landsting, Ersättning till kontaktperson och kontaktfamilj/stödfamilj som korttidsvistelse enligt LSS för år Cirkulär 16:59 från Sveriges Kommuner och Landsting, Ersättningar vid familjehemsvård av barn, unga och vuxna, vårdnadsöverflyttningar m.m. för år Cirkulär 16:60 från Sveriges Kommuner och Landsting, Ersättningar till kontaktfamiljer och kontaktpersoner enligt SoL för år KS Beslut, ansökan om hastighetsbegränsning på del av väg 951, Skålhamravägen 7. KS Delårsrapport januari augusti 2016, Vallentuna kommun 8. KS Inbjudan till samråd om ny översiktsplan för Upplands Väsby kommun 9. Protokoll styrelsemöte AB Össebyhus KS Remiss, Handlingsplan för hållbart markbyggande i ett föränderligt klimat 11. KS Avsägelse av uppdrag, ersättare KF (S) 12. Protokoll, kommunalt funktionshinderråd ÖFN protokoll expediering 14. Beslut, Tillstånd till schaktning inom fornlämningsområde till fornlämning RAÄ-nr Vallentuna 5:1, fastighet Lövsättra 1:2, Vallentuna kommun 15. Cirkulär 16:62, Vårdprisindex (VPI) Sveriges kommuner och landsting (SKL) 16. KS Brev, Ändring av detaljplan för Molnby depån med bilagor 14

16 15 (17) 17. Cirkulär 16:68, Ändring i diskrimineringslagen aktiva åtgärder nya bestämmelser från den 1 januari 2017, Sveriges kommuner och landsting (SKL) 18. KS Yttrande, Prioriterade åtgärder i Länsplan för regional transportinfrastruktur i Stockholms lön , Arlandaregionen 19. KS Folkhälsopolicy 20.KS Folkhälsostrategi För en god hälsa på lika villkor 21. Cirkulär 16066, Skydd för s. k. visselblåsare 22. Protokoll, Storstockholms brandförsvar 23.KS Månadsuppföljning januari-oktober 2016, samtliga nämnder 24. Cirkulär 16:63, Preliminärt omsorgsprisindex (OPI), Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) 25. VB: Cirkulär 16:70, Hyreshöjning för lokaler knutna till konsumentprisindex, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) 15

17 16 (17) 14. Redovisning av delegationsbeslut Kommunstyrelsen tar del av delegationsbesluten för perioden och lägger dem till handlingarna. Varje möte tar kommunstyrelsen del av en lista med anmälda delegationsbeslut. Delegationsbeslut 1. KS Delegationsbeslut, Tilldelningsbeslut, avrop från Kammarkollegiets ramavtal "AV-produkter 2OL2" 2. KS Delegationsbeslut, avskrivning av skuld 3. KS Delegationsbeslut, Ansökan om tillstånd för kameraövervakning från drönare, remiss till Länsstyrelsen i Uppsala län 4. AVT Delegationsbeslut, Tilldelningsbeslut gällande Fordonstyp Aa; avrop från SKL:s ramavtal "Fordon " 5. KS Delegationsbeslut Hyressättning av paviljongsboenden 6. KS felreg 7. AVT Delegationsbeslut, tilldelningsbeslut gällande fordonstyp Ba avrop från SKL:s ramavtal "Fordon " 8. AVT Avtal, bekräftelse uppdrag Talent talk 9. KS Beslut, om upphävande av Vallentuna kommuns lokala trafikföreskrifter om sväng i korsning på Angarnsvägen 10. KS Beslut, om upphävande av Vallentuna kommuns lokala trafikföreskrifter om sväng i korsning på Angarnsvägen 11. KS Beslut, om upphävande av Vallentuna kommuns lokala trafikföreskrifter om förbud mot trafik med fordon på Angarnsvägen KS Beslut, trafikföreskrifter om förbud att stanna och parkera på Fågelsångsvägen 13. KS Beslut, trafikföreskrifter om förbud att parkera på Fågelsångsvägen 14. KS Beslut, om upphävande av Vallentuna kommuns lokala trafikföreskrifter om parkering på fastigheten Vallentuna-Rickeby 1: KS Delegationsbeslut, ansökan om tillstånd till kameraövervakning från drönare, Positionsbolaget AB 16. KS Delegationsbeslut, Remissyttranden, Norsecraft Geo Survey AB 17. KS Delegationsbeslut, tillförordnad förvaltningschef på barn- och ungdomsförvaltningen, , KS Delegationsbeslut, Tillförordnad förvaltningschef på samhällsbyggnadsförvaltningen, KS Delegationsbeslut, tf kommundirektör, KS Delegationsbeslut, remissyttrande ansökan drönare, Riksbyggen ekonomiska förening 21. KS Delegationsbeslut, vidaredelegation, miljöchef 22. KS Förlängning av ramavtal avseende laboratorietjänster 23. KS Delegationsbeslut, tillförordnad förvaltningschef, kultur- och fritid, AVT Delegationsbeslut, Tillägg ramavtal leasing KS Beslut, Vallentuna kommuns lokala trafikföreskrifter om förbud att stanna och parkera på Banvägen 16

18 17 (17) 17