Kallelse/Underrättelse till Sammanträde

Transkript

1 Antal: Utsändningsdag: 2014 V 34 Kallelse/Underrättelse till Sammanträde Kommunstyrelsen Tisdag 19 Augusti Kommunstyrelsen kallas till sammanträde tisdagen den 19 augusti 2014, klockan 8.15, i sammanträdesrum Almen, kommunkontoret i Strömsund, för behandling av ärenden enligt föredragningslista. Kl Information från FUF och KLF punkt 1 Kl Information om bredband och sporthall punkt 7 o 11 Kl.9.30 Kl Kl Fika Lunch Information från Ung Röst, Räddabarnen Gudrun Hansson Ordförande Inez Wiberg Sekreterare Vid förhinder ring eller i så god tid som möjligt!

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsen Information om besparingar inom kommunstyrelsens verksamhetsområde AU 131/ Budget 2015 för Jämtland Härjedalens Turism AU 133/2014 Bilaga sid Återtagande av samhällsbetalda resor i egen regi AU 134/2014 Bilaga sid Rastplats Strömsund AU 135/2014 Bilaga sid Budget 2015 Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan AU 136/2014 Bilaga sid Förslag på fortsatt organisation av en regional filmkommission i Jämtlands län AU 137/2014 Bilaga sid Fortsatt utbyggnad av bredband AU 138/2014 Bilaga sid Justering (sign)

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsen Digitalisering av Folkets Hus i Hoting AU 139/2014 Bilaga sid Byggnadsföreningen SAGA i Gäddede AU 134/2014 Bilaga sid Ansökan om bidrag till IFK Kyrktåsjö för integrationsarbete AU 141/2014 Bilaga sid Information om sporthall AU 143/ Investeringar 2015 AU 144/ Initiativärende om inköp av markiser till Solbackens sjukhem AU 145/2014 Bilaga sid Remiss Förslag till nya föreskrifter om rening och kontroll av utsläpp i avloppsvatten från tätbebyggelse samt ändring av Naturvårdsverkets föreskrifter Bilaga sid Justering (sign)

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsen Sammanträdesplan Handlingar kommer senare 16 Delgivningar Justering (sign)

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Blad 1 (22) Plats och tid Beslutande Kommunkontoret, Strömsund, sammanträdesrum Almen, kl Gudrun Hansson (s) Susanne Hansson (s) Lennart Oscarsson (s) Jan-Olof Andersson (m) Lars-Eric Bergman (m), tjg ersättare Övriga Inez Wiberg, kommunsekreterare Anders Andersson, kommunchef Veronica Hjorter Stenklyft, ekonomichef Irene Tängmark, kommunledningsförvaltningen, 131 Utses att justera Lars-Eric Bergman Justeringens Kommunkontoret, Strömsund, plats och tid Underskrifter Sekreterare... Paragrafer Inez Wiberg Ordförande... Gudrun Hansson Justerare... Lars-Eric Bergman Organ Sammanträdesdatum ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum då anslag Datum då anslag sätts upp tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, Strömsund Underskrift... Inez Wiberg

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Information om besparingar inom kommunledningsförvaltningen Den 21 maj 2014 tog kommunstyrelsen beslut om att ge kommunledningsförvaltningen i uppdrag att till kommunstyrelsens sammanträde i augusti 2014 komma med förslag på åtgärder för att få budgeten i balans. Irene Tängmark, chef för kommunledningsförvaltningen, informerar om de förslag på besparingar som de arbetat fram inom förvaltningen. Förslag på kortsiktiga besparingar är: Utredning om vilka prioriteringar som ska göras samt vad som ingår i grundservice samtliga enheter Vakant ekonomtjänst tillsätts ej Besparingar på längre sikt: Dialog mellan kommunala bolag och kommunledningsförvaltningen, för kostnadstäckning Förtydliga avtalet med företagshälsovården Diskussioner förs också om att ta fram ett prognosverktyg för att underlätta både för ekonomiavdelningen och de i förvaltningarna som gör uppföljningar. Detta skulle på sikt kunna spara mycket arbete och pengar. Yrkande Gudrun Hansson (s) föreslår att kommunledningsförvaltningen går vidare med utredning om prioriteringar i verksamheterna, att inte tillsätta vakant ekonomtjänst, prognosverktyg, företagshälsovården och dialog med bolagen. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att gå vidare med utredning om prioriteringar i verksamheterna, att inte tillsätta vakant ekonomtjänst, prognosverktyg, företagshälsovården och dialog med bolagen. Justering (sign)

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Kulturplan för Region Jämtland Härjedalen Regionförbundet Jämtlands län har skickat ut kulturplan för region Jämtland-Härjedalen på remiss. Styrelsen för Regionförbundet Jämtlands län beslutade den 11 mars 2013 om process för framtagande av en ny regional kulturplan för Jämtlands län för åren Planen, som ersätter nuvarande Kulturplan , har tagits fram av Länskulturen. Beredningen för hållbart näringsliv och attraktionskraft har varit styrgrupp och det regionala samrådsorganet Kultur Z har utgjort en viktig referensgrupp. Kulturplanen är en del av den nationella Samverkansmodellen och styrs av förordningen (2010:2012) om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet. Kulturplanen har tagits fram i samråd med bland annat kommunerna, länets regionala kulturverksamheter, företrädare för civilsamhället och professionella kulturskapare. Remisstiden är 17 juni till 30 september. Yrkande Gudrun Hansson (s) yrkar att kommunstyrelsen inväntar barn-, kulturoch utbildningsnämndens yttrande. Arbetsutskottets beslut Kommunstyrelsen inväntar barn-, kultur- och utbildningsnämndens yttrande. Beslutsexpediering barn-, kultur- och utbildningsnämnden Justering (sign)

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Budget 2015 för Jämtland Härjedalens Turism Under våren 2014 fick länets kommuner ett förslag om utökad basfinansiering av Jämtland Härjedalens Turism (JHT) inför år För Strömsunds kommun skulle det innebära en kostnadsökning med kronor för Flera kommuner i länet har uttryckt en stor tveksamhet inför en utökning av basfinansieringen. Kommunchefen föreslår att Strömsunds kommun inte utökar basfinansieringen till JHT. Strömsunds budget för JHT 2014 är i dagsläget kronor och budgeten för 2015 är beräknad till kronor. Yrkande Gudrun Hansson (s) yrkar att Jämtland Härjedalens Turism erhåller kronor för år Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Jämtland Härjedalens Turism erhåller kronor för år Justering (sign)

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Återtagande av samhällsbetalda resor i egen regi Sedan 1 juli 2011 har Strömsunds kommun överlåtit samtliga uppgifter och befogenheter inom särskild kollektivtrafik, färdtjänst, till Länstrafiken AB. Regionförbundet övertog ansvaret 2012 då den Regionala kollektivtrafikmyndigheten inrättades. Med anledning av den kritik som färdtjänstresenärer och brukarorganisationer uttryckt efter överlämnandet har kommunen fört en dialog med Regionförbundet/Regionala kollektivtrafikmyndigheten i syfte att upprätta lokala regler för färdtjänsten i Strömsunds kommun. Regionförbundet har meddelat att avtalet om samordning av samhällsbetalda resor, inte ger utrymme för lokala regler för enskilda kommuner. Regionförbundet har inhämtat synpunkter från Beredningen för infrastruktur och kommunikationer (BIK) samt från den samrådsgrupp bestående av parternas ansvariga tjänstemän. Varken BIK eller samrådsgruppen förordar lokala regler. Med anledning av ovanstående sa Strömsunds kommun upp avtalet om samordning av samhällsbetalda resor per den 31 december Avtalet i dess nuvarande form ger inte utrymme för kommunens önskemål om ändrade regler, varför Strömsunds kommun inte finner annat än att återta samtliga uppgifter och befogenheter rörande färdtjänst, riksfärdtjänst och beställningscentral. Förslag till beslut 1. Återinrätta färdtjänsthandläggning inom Strömsunds kommun från och med 1 januari Uppdra till teknik- och serviceförvaltningen att upphandla trafiken för färdtjänst/riksfärdtjänst. 3. Uppdra till teknik- och serviceförvaltningen att ta fram förslag till taxa för färdtjänst. Yrkande Ordföranden redogör för ärendet och föreslår arbetsutskottet besluta i enlighet med förslag. Justering (sign)

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott forts. Dnr Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Återinrätta färdtjänsthandläggning inom Strömsunds kommun från och med 1 januari Uppdra till teknik- och serviceförvaltningen att upphandla trafiken för färdtjänst/riksfärdtjänst. 3. Uppdra till teknik- och serviceförvaltningen att ta fram förslag till taxa för färdtjänst. Justering (sign)

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Rastplats Strömsund Skrivelse har inkommit från trafikverket om att de vill anlägga en rastplats i Strömsund. Trafikverkets förslag på placering av rastplasten berör helt eller delar av fastigheterna Ströms-Näset 1:256, 1:57 och 1:7. Fastigheterna utgörs idag av ett grönområde och är i detaljplanen avsedd för industriändamål samt gatu- och parkändamål. Över fastigheten ligger ledningar för vatten och avlopp som försörjer Näsviken. Teknik- och serviceförvaltningen ser inget hinder att frigöra mark för anläggande av rastplats på angiven fastighet. Förutsättningarna är att Trafikverket i sin projektering tar hänsyn till de ledningar som finns samt att inget hinder föreligger i en eventuell ändring av detaljplanen med avseende på ändamålet med fastigheterna. Teknik- och serviceförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen uppdrar till teknik- och serviceförvaltningen att föra en vidare dialog med Trafikverket. Yrkande Gudrun Hansson (s) yrkar att kommunen inte upplåter föreslaget markområde till rastplats samt att uppdra till teknik- och serviceförvaltningen att fortsätta dialogen med Trafikverket om lämpligt område för rastplats. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunen upplåter inte föreslaget markområde till rastplats. 2. Teknik- och serviceförvaltningen får i uppdrag att fortsätta dialogen med Trafikverket om lämpligt område för rastplats. Justering (sign)

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Budget 2015 Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Under våren 2015 erhöll kommunerna i Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan ett budgetförslag för Förslaget innebär en viss utökning av verksamheten som för Strömsunds kommun innebär en utökning på kronor förutom kronor i uppräkning, dvs totalt kronor för Strömsunds kommun behandlade frågan vid sitt arbetsutskott den 6 maj 2014 och fattade då följande beslut: Strömsunds kommun avvaktar med beslut tills utredning om sammanslagning är klar. Beslutet fattades mot bakgrund av kommande regionorganisation och eventuella möjligheter att slå samman Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan med Landstingets gemensamma nämnd för upphandling och dessas upphandlingsorganisationer till en nämnd och en organisation. Denna fråga är inte helt utredd än då bland annat vissa juridiska frågor kvarstår. Kommunchefen föreslår kommunstyrelsen besluta att Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan erhåller kronor för Strömsunds kommun förutsätter att det sker ett fortsatt arbete för att samverka kring upphandling. Inför dialogerna kring budgetåret 2016 önskar Strömsunds kommun en tydlig redovisning hur detta arbete fortskrider. Beredning Arbetsutskottet 90/2014 Kommunstyrelsen 130/2014 Yrkande Ordföranden redogör för ärendet och föreslår arbetsutskottet besluta i enlighet med kommunchefens förslag. Justering (sign)

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott forts. Dnr Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan erhåller kronor för Strömsunds kommun förutsätter att det sker ett fortsatt arbete för att samverka kring upphandling. Inför dialogerna kring budgetåret 2016 önskar Strömsunds kommun en tydlig redovisning hur detta arbete fortskrider. Justering (sign)

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Förslag på fortsatt organisation av en regional filmkommission i Jämtlands län JHT-projektet Film & Event avslutas sista september För att kunna tillvarata det utvecklingsarbete som har påbörjats finns en önskan om att arbeta vidare för att skapa en långsiktigt hållbar, ej projektfinansierad, filmkommission i Jämtland Härjedalen, med förslag om en fortsatt organisation/ekonomisk förening. Resultaten från projektet har hittills visat att ett aktivt arbete genom en filmkommission ökar kraftigt möjligheterna för att film- och TVproduktioner förläggs till Jämtland Härjedalen. Fortsatt finansiering bedöms till cirka 1 miljon kronor per år fördelat 50 % regionförbundet och resterande proportionellt mellan kommunerna. Strömsund del torde då bli cirka kronor per år. Yrkande Gudrun Hansson (s) yrkar att Strömsunds kommun avstår från deltagande i en regional filmkommission i Jämtlands län. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Strömsunds kommun avstår från deltagande i en regional filmkommission i Jämtlands län. Justering (sign)

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Fortsatt utbyggnad av bredband Efter beslutet i kommunstyrelsen den 17 juni 2014 om övertagande av rör längs E 45 och samförläggning av rör i Frostviken har kontakter med länsstyrelsen visat att bygdemedel bara kan användas till 50 % av investeringen. Vidare bör de öronmärkta medlen främst användas till projektering och drift. Det innebär att finansieringen av besluten om bredband som fattades av kommunstyrelsen den 17 juni 2014 behöver förtydligas. Fortsatt utbyggnad av stadsnätet innebär investeringar vars kapitaltjänstkostnader täcks av arrenden. Förslag till beslut och motivering 1. Förtydligande finansiering av rör E 45 Bygdeavgiftsmedel Ström och Fjällsjö 1,2 miljoner Del ospecificerade investeringsmedel för 2014; 1,2 miljoner Totalt 2,4 miljoner 2. Förtydligande finansiering av rör i anslutning till vägen Gäddede- Stekenjokk; Bygdeavgiftsmedel Frostviken, OBS max 50% av kostnad Del ospecificerade investeringsmedel för 2014; cirka 0,5 miljoner Totalt cirka 1 miljon 3. Förtydligande finansiering av bredbandssamordnare och vissa gjorda arbeten inför kommande projektering Från potten infrastrukturella omställningskostnader (100%) Yrkande Ordföranden redogör för ärendet och föreslår arbetsutskottet besluta i enlighet med kommunchefens förslag. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Förtydligande finansiering av rör E 45 Bygdeavgiftsmedel Ström och Fjällsjö 1,2 miljoner Del ospecificerade investeringsmedel för 2014; 1,2 miljoner Totalt 2,4 miljoner Justering (sign)

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott forts. Dnr Förtydligande finansiering av rör i anslutning till vägen Gäddede- Stekenjokk; Bygdeavgiftsmedel Frostviken, OBS max 50% av kostnad Del ospecificerade investeringsmedel för 2014; cirka 0,5 miljoner Totalt cirka 1 miljon 3. Förtydligande finansiering av bredbandssamordnare och vissa gjorda arbeten inför kommande projektering Från potten infrastrukturella omställningskostnader (100%) Justering (sign)

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Digitalisering av Folkets Hus i Hoting Skrivelse har inkommit från Folkets Hus i Hoting. I planerna för Folkets Hus framtida verksamhet ingår en anpassning av bioutrustningen till digitalt ljud och bild. Detta för att bredda husets användningsområden och därmed minska behoven av olika verksamhetsbidrag. De räknar med att digitaliseringen av bion kommer att medföra att skola, företag och föreningar i större utsträckning kommer att nyttja Folkets Hus. Den totala kostnaden för digitalisering har beräknats till kronor. För att finansiera detta har en ansökan gjorts till Svenska Filminstitutet (SFI) med kronor. SFI har beviljat stöd med kronor. Egen insats i form av eget arbete beräknas till kronor. Föreningen har dessutom ansökt om kronor i bygdemedel men fått avslag på detta med motiveringen att medfinansiering saknas. Föreningen ansöker därför om kronor från Strömsunds kommun till digitalisering. Yrkande Gudrun Hansson (s) yrkar att Folkets Hus i Hoting beviljas upp till kronor för digitalisering av biografen samt att medel anvisas ur kommunfullmäktiges anslag för oförutsedda utgifter. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges beslut 1. Folkets Hus i Hoting beviljas upp till kronor för digitalisering av biografen. 2. Medel anvisas ur kommunfullmäktiges anslag för oförutsedda utgifter. Justering (sign)

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Byggnadsföreningen SAGA i Gäddede Skrivelse har inkommit från Byggnadsföreningen SAGA i Gäddede. Föreningen vill börja med att tacka för det tillskott om kronor som föreningen fick i våras. Dessa pengar är nu slut. Föreningen har dragit ner på alla utgifter till lägsta tänkbara. Det som kostar nu är försäkringar, vatten, avlopp, soptömning, snöskottning och uppvärmning. Föreningen kommer att sätta in en annons i Frostviksbladet som klargör för Frostviksborna att ekonomin har krympt ordentligt de senaste fyra åren och att detta inte kan leda till samma förmånliga hyror och tjänster som ingått i hyran historiskt. Föreningen kommer också att söka frivilliga till både en arbetsgrupp och till styrelsen för att få igång aktiviteter, men man hyser inte stora förhoppningar om att lyckas. Föreningen vill tillsammans med kommunen komma fram till en långskitig lösning för SAGA. I dagsläget finns inte pengar för att betala nya räkningar. Föreningen är i behov av ytterligare kronor för att klara sin verksamhet. Yrkande Gudrun Hansson (s) yrkar att Byggnads föreningen SAGA i Gäddede beviljas kronor i bidrag samt att medel anvisas ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda utgifter. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Byggnads föreningen SAGA i Gäddede beviljas kronor i bidrag. 2. Medel anvisas ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda utgifter. Justering (sign)

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Ansökan om bidrag till IFK Kyrktåsjö för integrationsarbete Skrivelse har inkommit från IFK Kyrktåsjö. IFK Kyrktåsjö bedriver fotbollsverksamhet och deras målgrupp är alla kvinnor och män, flickor och pojkar oavsett varifrån de kommer. Aktiviteterna riktar sig både till unga och äldre. Nuvarande fotbollslag är följande: Knattarna F/P 7 år och yngre Bäverligan F/P 7 år till 9 år Bäverligan F/P 10 år till 13 år Högstadielaget F/P 13 år till 15 år A-laget Herr 13 år och äldre Glädjande för föreningen och bygden är att det flyttat in många flickor och pojkar, kvinnor och män till Hoting/Tåsjödalen med utländskt ursprung. Det är ca15 st barn/ungdomar med utländskt ursprung som spelar fotboll med IFK Kyrktåsjö. Spelarna är från 7 år upp till 20 år. Utveckling för dessa barn/ungdomar har varit mycket positiv och de har snabbt blir kompisar med övriga spelare i laget. Språket utvecklas imponerande snabbt. Problemet är att de har svårt med transporter till och från träning samt transporter till och från match på grund av att många av de utrikesfödda flickorna och pojkarna, kvinnorna och männen inte själva har någon tillgång till bil och chaufför. Föreningen undrar om Strömsunds kommun har någon möjlighet att hjälpa IFK Kyrktåsjö i deras arbete med att integrera dessa barn/ungdomar i sitt föreningsliv. IFK Kyrktåsjö behöver tillgång till en minibuss med plats för 8 passagerare. Yrkande Gudrun Hansson (s) yrkar att IFK Kyrktåsjö beviljas kronor samt att medel anvisas från framtids- och utvecklingsförvaltningen. Framtidsoch utvecklingsavdelningen får i uppdrag att ta fram en policy för hur kommunen ska stödja integrationsarbete i kommunen. Justering (sign)

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott forts. Dnr Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. IFK Kyrktåsjö beviljas kronor. 2. Medel anvisas från framtids- och utvecklingsförvaltningen. 3. Framtids- och utvecklingsavdelningen får i uppdrag att ta fram en policy för hur kommunen ska stödja integrationsarbete i kommunen. Justering (sign)

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Ansökan om marknadsföringsbidrag Strömsunds Golfklubb En förfrågan har inkommit från Strömsunds Golfklubb om marknadsföringsbidrag. I kommunen finns två golfbanor, Rossön och Strömsund, som drivs ideellt av föreningarna. Banorna finansieras genom medlemsavgifter, spelavgifter och sponsring. Kommunen har haft ett avtal med båda föreningarna om marknadsföring på banan m.m. Föreningarna erhöll ett bidrag om kronor var, för Tidigare i år har kommunen beslutat om marknadsföringsbidrag till Rossöns Golfklubb med kronor. Yrkande Gudrun Hansson (s) yrkar att Strömsunds Golfklubb erhåller kronor samt att medel anvisas ur kommunstyrelsens anslag för marknadsföring. Exakt omfattning regleras i avtal. Arbetsutskottets beslut 1. Strömsunds Golfklubb erhåller kronor i marknadsföringsbidrag. 2. Medel anvisas ur kommunstyrelsens anslag för marknadsföring. 3. Exakt omfattning regleras i avtal. Justering (sign)

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Information om sporthall Kommunchefen redovisar genomfört arbete samt informerar om att den 20 augusti genomförs ett möte i Strömsund speciellt riktat till företagare. Justering (sign)

23 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Investeringar 2015 Kommunchefen informerar om inkomna önskemål om investeringar för Justering (sign)

24 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Initiativärende om inköp av markiser till Solbackens sjukhem Sommaren 2014 har varit ovanligt varm och solig. Inomhustemperaturen på Solbackens sjukhem har föranlett en framställan enligt 6 kap. 6a arbetsmiljölagen med begäran om arbetsmiljöåtgärd gällande arbetsmiljö vid höga inomhustemperaturer. Idag saknas markiser på fastigheten som exponeras av solen stora delar av dagen, vilket leder till höga inomhustemperaturer. Under juli månads värmebölja har man uppmätt inomhustemperaturen till grader. Med anledning av ovanstående föreslår Socialdemokraterna: - Att Vård- och socialförvaltningen omgående anskaffar markiser till Solbackens sjukhem. - Inköpet upp till kronor finansieras med medel från den ospecificerade investeringsbudgeten för Yrkande Gudrun Hansson (s) yrkar att teknik- och serviceförvaltningen omgående anskaffar markiser till Solbackens sjukhem samt att inköpet upp till kronor anvisas från den ospecificerade investeringsbudgeten för Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Teknik- och serviceförvaltningen omgående anskaffar markiser till Solbackens sjukhem. 2. Inköpet upp till kronor anvisas från den ospecificerade investeringsbudgeten för Justering (sign)

25 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Justering (sign) 146 Delgivningar 1) Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting 14:27, komplettering till cirkulär 14:13 om samverkan mellan kommunal räddningstjänst och Sjöfartsverkets räddningshelikoptrar. 2) Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting 14:31, Politiska partier inom vård och äldreomsorg. 3) Meddelande från styrelsen Sveriges Kommuner och Landsting nr 4, överenskommelse mellan staten och Sveriges Kommuner och Landsting om att stärka arbetet med mänskliga rättigheter på kommunal nivå. 4) Beslut från Länsstyrelsen Jämtlands län om att Barbro Nässelquist förordnats som borgerlig vigselförrättare. 5) Beslut från Länsstyrelsen Jämtlands län om att Anders Edvinsson förordnats som borgerlig vigselförrättare. 6) Länsstyrelsen Västernorrlands beslut om tillstånd till täktverksamhet inom fastigheten Skirsjöede 1:1 i Strömsunds kommun. 7) Länsstyrelsen Västernorrlands information om registrering av stiftelser. 8) Svar på frågor inför förändring SÄK från Regionala kollektivtrafikmyndigheten. 9) Skrivelse från länstrafiken om beslut att ta bort möjligheten att förboka gruppresor. 10) Skrivelse angående fastigheten Strömsund Gäddede 1: ) Skrivelse från Strömsunds kommun till rådet för utdelningsfrågor om Strömsunds kommuns synpunkter på Postens efterlevnad av Postlagen samt svar från Rådet för utdelningsfrågor. 12) Skrivelse från Vaajma om etablering av pilotprojekt för gränsöverskridande polissamarbete i Vaajmaregionen. 13) Skrivelse från Lierne kommunen om medling om politisk vedtak godkjenning planprogram planleggning av snöscooterlöyper. 14) Statistik från Länstrafiken över antal färdtjänstberättigade.

26 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott forts. 15) Skrivelse från Länstrafiken om ekonomirapport SÄK. 16) Protokollsutdrag från Regionförbundet Jämtlands län om trafikutbud och budget allmänkollektivtrafik ) Skrivelse från Transportstyrelsen om fordonsrelaterade skulder och flyttning av fordon. 18) Skrivelse från Arbetsmiljöverket om anmälan om händelse med våld/hot om våld. 19) Beslut från Energimyndigheten om att Strömsunds kommun beviljats projekt Sysselsättningsstudier. 20) Beslut från Länsstyrelsen Jämtland län om bidrag av bygdeavgiftsmedel ur Allmänna fonden för Strömsunds kommun. 21) Skrivelse från Näringsdepartementet om eventuellt återupptagande av gruvdrift i Stekenjokk, Vilhelmina kommun. 22) Protokollsutdrag från Miljö- och byggnämnden om Detaljplan för Stora Blåsjön 2:257, 2:259, 2:260 och 2: ) Protokoll fört vid extra bolagsstämma med aktieägarna i ServaNet AB. 24) Protokoll fört den 18 juni 2014 med Direktionen för Partnerskap Inland Akademi Norr. 25) Beslut från Länsstyrelsen Västerbotten om anläggning med farlig verksamhet enligt förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor. 26) Boverkets beslut om slutlig utbetalning av stöd enligt förordningen (2012:545) om stöd till planeringsinsatser för landsbygdsutveckling. Arbetsutskottets beslut Delgivningarna läggs till handlingarna. Justering (sign)

27 Förvaltning Kommunchef Utredare/handläggare Anders Andersson TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 1 av 2 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 1 Budget 2015 för Jämtland Härjedalens Turism Sammanfattning av ärendet Under våren 2014 erhöll Länets kommuner ett förslag om utökad basfinansiering av Jämtland Härjedalens Turism (JHT) inför Strömsunds budget för för JHT 2014 är Kr. Uppräkning mht kostnadsökningar för 2015 beräknas till cirka kr. En utökad basfinansiering omfattar ytterligare kr för Initierare Jämtland Härjedalens Turism Förslag till beslut och motivering Strömsunds kommun finansierar Jämtland Härjedalens Turism under 2015 med Kr plus uppräkning för kostansökningar d.v.s. cirka kr. Strömsunds kommun utökar därmed inte sin basfinansiering inför AA

28 Förvaltning Kommunchef Utredare/handläggare Anders Andersson TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 2 av 2 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 2 Beskrivning av ärendet Under våren 2014 erhöll Länets kommuner ett förslag om utökad basfinansiering av Jämtland Härjedalens Turism (JHT) inför Strömsunds budget för för JHT 2014 är Kr. Uppräkning mht kostnadsökningar för 2015 beräknas till cirka kr. En utökad basfinansiering omfattar ytterligare kr för Flertalet av länets kommuner har utryckt stor tveksamhet inför utökning av basfinansieringen. Kostnadskalkyl Ytterligare kronor 2015 om utökad basfinansiering är aktuell. Bilagor Framställan JHT Basfinansiering JHT

29 Till Jämtlands läns landsting Länets kommuner Regionförbundet Jämtlands län Förslag till fördelning av ökning med kr årlig basfinansiering JHT Nuvarande basfinansiering uppgår till kr per år och är fördelad på Landstinget kr (51,7 %) och kommunerna kr (48,3 %). Mot bakgrund av ovanstående nuvarande fördelning skulle en utökning av basfinansieringen med kr innebära kr för Landstinget och kr för kommunerna. Mot bakgrund av nuvarande fördelning av kommunernas andel blir en fördelning av utökningen för kommunernas del enligt nedan. Obs att i nuvarande fördelning finns en turismkoefficient inlagd för Åre och Härjedalen vilket innebär en högre andel än om befolkningssiffran skulle gälla utan korrigering för näringens betydelse i dessa två kommuner. Kommun % Belopp, kr Berg 6, Bräcke 6, Härjedalen 15, Krokom 9, Ragunda 6, Strömsund 9, Åre 15, Östersund 30, Summa Landstinget enl ovan TOTAL Mats Forslund VD JHT

30 4 Färdtjänst i egen regi Sedan 1 juli 2011 har Strömsunds kommun överlåtit samtliga uppgifter och befogenheter inom särskild kollektivtrafik, färdtjänst, till Länstrafiken AB. Regionförbundet övertog ansvaret 2012 då den Regionala kollektivtrafikmyndigheten inrättades. Med anledning av den kritik som färdtjänstresenärer och brukarorganisationer uttryckt efter överlämnandet har kommunen fört en dialog med Regionförbundet/Regionala kollektivtrafikmyndigheten i syfte att upprätta lokala regler för färdtjänsten i Strömsunds kommun. Regionförbundet har meddelat att avtalet om samordning av samhällsbetalda resor, inte ger utrymme för lokala regler för enskilda kommuner. Regionförbundet har inhämtat synpunkter från Beredningen för infrastruktur och kommunikationer (BIK) samt från den samrådsgrupp bestående av parternas ansvariga tjänstemän. Varken BIK eller samrådsgruppen förordar lokala regler. Med anledning av ovanstående sa Strömsunds kommun upp avtalet om samordning av samhällsbetalda resor per den 31 december Avtalet i dess nuvarande form ger inte utrymme för kommunens önskemål om ändrade regler(förutom geografisk förstoring till grannkommuner), varför Strömsunds kommun inte finner annat än att återta samtliga uppgifter och befogenheter rörande färdtjänst, riksfärdtjänst och beställningscentral. Kostnader för färdtjänst/riksfärdtjänst 2013 Beställningscentral Övrig administration Färdtjänst trafikkostnad Färdtjänst trafiktilläggskostnad Totalt Upphandling av trafiken måste ske i sedvanlig ordning då kommunen inte kan överta det avtal som Regionförbundet har med Norra Jämtlands Taxi. Kostnaden för trafiken beräknas inte bli högre per kilometer med kommunen som direktkund. Beställningscentral inryms i trafikutövarens uppdrag så resenärer med färdtjänstbeslut själva beställer sina resor direkt hos trafikutövaren. Beräknad omfattning för kommunens färdtjänsthandläggning är ca 0,50 tjänst.

31 5 Taxor Då kommunen återtar verksamheten behöver en ny taxa tas fram och beslutas av kommunfullmäktige. Utgångspunkten ska vara samma taxekonstruktion som kommunen tidigare tillämpade där ett maxbelopp sätts för resor längre än 170 km. Riktlinjer för färdtjänst Utöver vad som regleras i lagstiftningen för färdtjänst och riksfärdtjänst ska riktlinjer tas fram. Förslag till beslut 1. Återinrätta färdtjänsthandläggning inom Strömsunds kommun från och med 1 januari Uppdra till TSF att upphandla trafiken för färdtjänst/riksfärdtjänst. 3. Uppdra till TSF att ta fram förslag till taxa för färdtjänst.

32 TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 1 av 1 datum 6 Förvaltning Teknik- och serviceförvaltningen Utredare/handläggare Thord Engström Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen Rastplats Strömsund Trafikverket har för avsikt att anlägga en rastplats i Strömsund, se bifogad skrivelse. Trafikverkets förslag på placering av rastplatsen berör helt eller delar av fastigheterna Ströms-Näset 1:256, 1:57, 1:7, se bifogad karta och skiss som visar en ungefärlig placering. Fastigheterna utgörs idag av ett grönområde och är i detaljplanen avsedd för industriändamål samt till del gata- och parkändamål. Över fastigheten ligger ledningar för vatten och avlopp som försörjer Näsviken. Initierare Trafikverket Förslag till beslut och motivering Teknik- och serviceförvaltningen ser inget hinder att frigöra mark för anläggande av rastplats på angiven fastighet. Förutsättningarna är att Trafikverket i sin projektering tar hänsyn till de ledningar som finns samt att inget hinder föreligger i en eventuell ändring av detaljplanen med avseende på ändamålet med fastigheterna. Teknik- och serviceförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen uppdrar till TSF att föra en vidare dialog med Trafikverket. Underskrift. Jörgen Pettersson Chef Teknik- och serviceförvaltningen. Thord Engström Gatu- och trafikenheten Tjänsteyttrandet ska skickas till nämndsekreteraren i god tid innan kallelsen ska gå ut till sammanträdet, både i ett elektroniskt exemplar och i ett utskrivet och undertecknat exemplar via internposten.

33 7

34 8

35 Förvaltning Kommunchef Utredare/handläggare Anders Andersson TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 1 av 9 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 9 Budget 2015 för Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Sammanfattning av ärendet Under våren 2015 erhöll kommunerna i Gemensam nämnden för upphandlingssamverkan ett budgetförslag för Förslaget innebär en viss utökning av verksamheten som för Strömsunds kommun innebär en utökning på Kr förutom Kr i uppräkning dvs totalt kronor för Strömsunds kommun behandlade frågan vid AU och fattade då mot bakgrund av kommande regionorganisation och eventuella möjligheter att slå samman Gemensam nämnden för upphandlingssamverkan men Landstingets gemensamma nämnd för upphandling och dessas upphandlingsorganisationer till en nämnd och en organisation följande beslut: Strömsunds kommun avvaktar med beslut tills utredning om sammanslagning är klar. Chefen för upphandlingskontoret har därefter inkommit med följande fördjupade beskrivning vilken bifogas. Initierare Upphandlingskontoret Förslag till beslut och motivering Strömsunds kommun utökar budgeten till Gemensam nämnden för upphandlingssamverkan till kronor för Strömsunds kommun förutsätter att det sker ett fortsatt arbete för att samverka kring upphandling. Inför dialogerna kring budgetåret 2016 önskar Strömsunds kommun en tydlig redovisning hur detta arbete fortskrider. AA

36 Förvaltning Kommunchef Utredare/handläggare Anders Andersson TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 2 av 9 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 10 Beskrivning av ärendet Under våren 2015 erhöll kommunerna i Gemensam nämnden för upphandlingssamverkan ett budgetförslag för Förslaget innebär en viss utökning av verksamheten som för Strömsunds kommun redovisas nedan. Budget 2014 Budget 2015 utan kostnadsökning dvs endast uppräking Budget 2015 med kostnadsökning Strömsunds kommun behandlade frågan vid AU och fattade då mot bakgrund av kommande regionorganisation och eventuella möjligheter att slå samman Gemensam nämnden för upphandlingssamverkan men Landstingets gemensamma nämnd för upphandling och dessas upphandlingsorganisationer till en nämnd och en organisation följande beslut: Strömsunds kommun avvaktar med beslut tills utredning om sammanslagning är klar. Chefen för upphandlingskontoret har därefter inkommit med följande fördjupade beskrivning. Risk- och konsekvensanalys Uppdrag Den gemensamma nämnden för upphandling, GNU, gav den 26 maj 2014 chefen för Upphandlingskontoret i uppdrag att författa en risk- och konsekvensanalys utifrån att föreslagen budget 2015 ej skulle medges. Risk- och konsekvensanalysen ska tillsändas dels samverkande kommunchefer, dels ledamöter av GNU. Historik Samverkande kommuner valde att tillskapa GNU 2004 och sedan 2009 är samtliga kommuner i länet medlemmar av GNU. Orsakerna till bildande av GNU var flertalet, nedan redovisas några av dem:

37 Förvaltning Kommunchef Utredare/handläggare Anders Andersson TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 3 av 9 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 11 Primär orsak till bildandet av GNU var behovet av att samla upphandlingskompetens i länet på ett sätt som skulle komma alla samverkande kommuner tillgodo. En sekundär orsak till bildandet av GNU var möjlighet till minskade kostnader för personal och administration. Den samlade administrativa bördan för en upphandling genomförd av GNU är betydligt lägre än summan av enskilda kommuners upphandlingar. En tredje orsak till bildandet av GNU var möjligheten till bättre avtalsvillkor då GNU blir en tydligare och kraftfullare part jämfört med enskilda kommuner. GNU tydliggjorde länets upphandlingsarbete för både kommuner och leverantörer. För kommunerna klargjordes det i och med GNU att det fanns ett gemensamt Upphandlingskontor som skulle förse kommunerna med ramavtal avseende varor och tjänster. För leverantörssidan klargjordes det att de nu fick en avtalspart att förhålla sig till, inte 8 separata kommuner. Kommunerna i Jämtland var klarsynta när de redan 2004 tillskapade ett formaliserat upphandlingssamarbete. Många andra kommuner har först på senare år insett de fördelar vårt samarbete medför och därför tillskapas i detta nu klusters av upphandlingssamverkan över hela landet. Dessa kommuner framför precis samma orsaker som de våra kommuner såg för 10 år sedan och som vi nu också kan visa på i realiteten. Det är viktigt att bära med sig att det idag ställs betydligt högre krav på både upphandlare och upphandlingar än tidigare år. Utvecklingen på området sker enormt snabbt vilket ni säkerligen tagit del av. Det är också viktigt att förstå att flera av de upphandlingar som över tid lyfts in i vår upphandlingssamverkan är betydligt mer komplicerade och tidskrävande än de som lyfts ut. Över tid har Upphandlingskontoret därför fått mer att göra med befintliga resurser. Budgetutökning 2015 Upphandlingskontoret har sedan start haft svårigheter med att utföra sitt uppdrag, d.v.s. att förse samverkande kommuner med ramavtal gällande varor och tjänster inom ramen för vårt samverkansavtal och vår gemensamma upphandlingspolicy.

38 Förvaltning Kommunchef Utredare/handläggare Anders Andersson TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 4 av 9 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 12 Orsakerna till svårigheterna är flera men en grundläggande faktor är att Upphandlingskontoret aldrig varit rätt bemannat utifrån uppdraget. Upphandlingskontoret tvingas prioritera utifrån vad som är möjligt ur ett resursperspektiv, inte utifrån samverkande kommuners behov. Situationen är olycklig och får till följd att kommunerna själva måste genomföra upphandlingar, upphandlingar som istället skulle kunna utförts av Upphandlingskontoret. Därmed tenderar en del av de positiva grundläggande skälen till bildandet av GNU att försvinna. Idag tvingas Upphandlingskontoret ibland förlänga avtal utanför avtalstid på grund av bristande resurser. Att förlänga avtal utanför avtalstid på detta sätt är i de allra flesta fall olagligt och kan bl.a. medföra en upphandlingsskadeavgift uppgående till 10 % av avtalets värde. En förlängning utanför avtalstid kan med andra ord bli kostsam och det är medel som då enkom går till staten utan att vår situation förbättras till det bättre. Vidare har flertalet samverkande kommuner framfört önskemål om ökad kravställning gällande sociala och etiska krav i de upphandlingar som genomförs av Upphandlingskontoret. Vår gemensamma upphandlingspolicy stödjer kommunerna i detta önskemål. Att aktivt arbeta med denna typ av frågor ryms inte inom Upphandlingskontorets ramar i dagsläget och är ytterligare ett exempel på att Upphandlingskontoret har svårigheter att leva upp till samverkande kommuners behov. Upphandlingskontoret har svårigheter att utföra dagens uppdrag utifrån nuvarande regelverk. Inom kort, 2016, kommer vi att behöva förhålla oss till en ny lag om offentlig upphandling. Den nya lagstiftningen ger upphandlande myndigheter ökade möjligheter till kravställande osv. varför det inte är osannolikt att situationen blir än mer ansträngd Genom föreslagen budgetökning kan GNU möta kommunernas behov av upphandlingsuppdrag på ett sätt vi inte kan idag. Vi kan då även följa vår upphandlingspolicy och vårt samverkansavtal. Effektivisering och prioritering Upphandlingskontoret genomför kontinuerligt effektiviseringar av verksamheten. Under 2014 har t.ex. tydligare ansvarsområden tillskapats och översyn har gjorts av både processer och styrdokument. Upphandlingskontoret effektiviserar också verksamheten genom ett utökat samarbete med Jämtlands läns landsting och andra parter såsom t.ex.

39 Förvaltning Kommunchef Utredare/handläggare Anders Andersson TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 5 av 9 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 13 SKI. Tillsammans arbetar vi med t.ex. med kompetensförsörjning och samverkan inom upphandlingar. Upphandlingskontoret bort-/nedprioriterar kontinuerligt framförda behov av upphandlingsområden från samverkande kommuner utifrån befintliga ramar. Orsakerna till bort-/nedprioritering kan många och av skiftande karaktär. Bort-/nedprioriterade upphandlingar måste hanteras i de enskilda kommunerna på annat sätt och kompetensen för det aktuella upphandlingsområdet riskerar att stanna i den egna kommunen istället för att komma alla kommuner i länet tillgodo om upphandlingen genomfördes av GNU. Samverkande kommuner, samverkansavtal Idag lever inte alla samverkande kommuner upp till vårt gemensamma samverkansavtal. Att så är fallet innebär bl.a. att upphandlingsprocesser etc. blir trögare än vad de borde och att Upphandlingskontoret inte får den lokala förankring samverkande kommuner är skyldiga att tillse. Exempelvis har flera samverkande kommuner inte fungerande lokala upphandlingsgrupper och kommunernas kontaktpersoner har i vissa fall allt för lite tid avsatt för upphandlingssamverkan. Ovanstående är något som Upphandlingskontoret nu påtalar och försöker ordna till i dialog med samverkande kommuner. Det är många delar i vår upphandlingsprocess som måste fungera för att verksamheten ska vara resurseffektiv. Samverkan Jämtlands läns landsting I dagsläget diskuteras möjligheterna till en formell sammanslagning mellan våra två gemensamma nämnder för upphandling i länet. Juridiska frågetecken kvarstår i detta nu om detta ens är möjligt. Oaktat den juridiska möjligheten redovisas nedan relevanta aspekter i korthet: Det finns inga hinder för en samverkan med landstinget idag trots att samverkan inte är formaliserad i en nämnd eller liknande. Vi samverkar redan idag i några upphandlingar och inom kompetensutveckling t.ex. Det är endast generiska varor och tjänster som är intressanta att samverka inom. Betänk att stora delar av landstingets upphandlingsbara volym är verksamhetsnära varor och tjänster för landstinget (t.ex. förbrukningsmaterial, medicinsk teknik, läkemedel etc.).

40 Förvaltning Kommunchef Utredare/handläggare Anders Andersson TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 6 av 9 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 14 Betänk att landstinget i många upphandlingar ligger långt efter tidsplan utifrån att även landstingets upphandlingsenhet anser sig sakna resurser. Att väga är det faktum att landstinget är en stor upphandlande myndighet med samma upphandlingsbara volym som Östersunds kommun. Att samverka med en sådan part innebär kompromissande för alla parter utifrån önskat behov. Det finns en risk för att vi blir en allt för stor part om GNU slås samman med JLL. Att bli en sådan stor part kan vara kontraproduktivt med vår upphandlingspolicy om att underlätta för små och medelstora företag. Det finns en risk att större gemensamma upphandlingar blir föremål för överprövningar. Det finns betydligt större incitament för leverantörer att pröva en sådan upphandling. Detta ser vi t.ex. på större nationella upphandlingar och är inte en situation att eftersträva då det kan låsa marknaden och det främjar inte våra behov. Ökad samverkan med JLL medför osannolikt bättre avtalsvillkor än de vi har idag. Den större volymen har istället sannolikt negativa effekter på marknadssituationen om inte upphandlingarna utformas på ett annat och mer omständligt sätt. Ett formaliserat samarbete innebär naturligtvis en uppstartsträcka. Vi ska bygga nya relationer, nya rutiner och få en känsla av gemensam kultur. Vi har också olika upphandlingssystem vilket åtminstone över tid kommer innebära besvärligheter. Betänk att ett ökat samarbete kommer ta tid innan avsedd effekt bl.a. på grund av olika avtalsperioder mellan myndigheterna. Avtalsperioderna måste synkas. Att stärka samverkan med JLL och andra aktörer inom området ter sig naturligt och är lönsamt om det görs på rätt sätt. Att finna generiska avtalsområden är inte svårt men de är möjligtvis färre än vad man kan tro om man inte har direkt insikt i respektive myndighets verksamhet vilket chefen för Upphandlingskontoret har då han tidigare var upphandlingschef på JLL. Upphandlingscheferna från Upphandlingskontoret och JLL möts inom kort för genomgång av våra kommande upphandlingar.

41 Förvaltning Kommunchef Utredare/handläggare Anders Andersson TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 7 av 9 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 15 Riskanalys Risker med befintlig budget Sämre affärer I och med det faktum att Upphandlingskontoret inte alltid hinner med att upphandla nya avtal i tid finns risk för att verksamheter inte får tillgång till varor och tjänster som motsvarar deras behov. Det finns också en risk att verksamheter får betala mer än vad som skulle behövs i det fall en ny mer fördelaktig upphandling hade genomförts. Det finns också en uppenbar risk för att Upphandlingskontorets samlade, och enskilda medarbetares, kompetens ej nyttjas fullt ut på grund av arbetssituationen. Följden kan därmed bli sämre affärer för samverkande kommuner. Generellt sett leder goda offentliga upphandlingar till en god besparing. Det finns uträckningar som visar på generella besparingar uppgående till % jämfört med affärer som inte konkurrensutsats. För att komma åt denna besparingspotential behövs tillräckliga resurser. Otillåtna direktupphandlingar Idag tvingas Upphandlingskontoret genomföra förlängningar utanför avtalstid vilket kan ses som otillåtna direktupphandlingar och medföra både upphandlingsskadeavgift och ogiltigförklaring av avtal. Detta förfarande kan bli ekonomiskt kostsamt, kosta politiskt förtroendekapital och det finns också en risk att leverantörssidan reagerar på ett negativt sätt. Avtalsuppföljning I dagsläget prioriterar Upphandlingskontoret genomförandet av upphandlingar. Avtalsuppföljning sker till största delen reaktivt, d.v.s. då Upphandlingskontoret får indikationer på att något inte fungerar. Naturligtvis borde vi här arbeta betydligt mer proaktivt och granska både leverantörer, leveranser och verksamheter så att verksamheterna får rätt varor och tjänster till avtalade priser. Ökat arbete i kommunerna Det finns risk för att Upphandlingskontoret får skjuta tillbaka upphandlingsområden till kommunerna p.g.a. resursbrist. Det är naturligtvis olyckligt ur flera perspektiv. Bl.a. minskar kompetensen på Upphandlingskontoret inom området och dessutom skulle kostnaderna för de samverkande kommunerna totalt bli mycket stor jämfört med om upphandlingen utfördes av Upphandlingskontoret. Betänk att en enda större upphandling kan ta ca timmar att utföra för en erfaren upphandla-

42 Förvaltning Kommunchef Utredare/handläggare Anders Andersson TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 8 av 9 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 16 re. Om Upphandlingskontoret skulle tvingas skjuta tillbaka en enda upphandling av denna dignitet innebär det en uppskattad kostnad för respektive kommun uppgående till kr (lågt räknat då en extern konsult säkerligen tar betalt dubbelt dessa uppgifter)! Det finns ibland en felaktig uppfattning att det per automatik blir bättre affärer för kommunen om kommunen själv genomför upphandlingar. Så kan naturligtvis vara fallet i vissa fall men i flertalet fall är det en direkt felaktig uppfattning. En samlad kompetens inom upphandlingsområdet med tillräckliga resurser och med en lokal förankring kan genomföra mycket goda affärer för samverkande kommuner även om upphandlingarna avser låga värden etc. Upphandlingen måste dock utformas på rätt sätt. Lokal förankring Risk för att vår upphandlingssamverkan brister i lokal förankring om Upphandlingskontoret utifrån resursbrist behöver fokusera mer på praktiskt upphandlingsarbete för att få till stånd nya avtal. Upphandlingskontorets medarbetare behöver besöka fungerande lokala upphandlingsgrupper flertalet tillfällen per år för att få till en effektiv upphandlingssamverkan. Brist på lokal förankring tenderar att leda till en spiral av negativa effekter där upphandlingarna blir mindre lämpade för verksamheten och verksamheten i sin tur förstår inte vad upphandlingskontoret sysslar med etc. etc. Sammanfattning GNU har funnits i 10 år och har år efter år fått toppbetyg från samverkande kommuner i våra årliga uppföljningsenkäter. Sanningen är dock att Upphandlingskontoret aldrig klarat av sitt uppdrag fullt ut. En av de grundläggande orsakerna till detta är bemanningsituationen som inte är tillräcklig utifrån uppdraget och kommunernas önskemål. Upphandlingskontoret har reviderat styrdokument och effektiviserar processer men det räcker inte för att möta samverkande kommuners behov av upphandlade avtal och upphandlingsstöd. Det finns en uppenbar risk att Upphandlingskontorets kompetens inte växlas upp fullt ut i och med arbetssituationen. Upphandlingskontoret tvingas nedprioritera/bortprioritera upphandlingar som det fortfarande finns ett gemensamt behov av. Konsekvensen blir att samverkande kommuner själva tvingas genomföra upphandlingar som egentligen skulle kunna genomföras av Upphandlingskontoret. Situationen är olycklig ur flera perspektiv, inte minst då samverkande kom-