Att vara forskargruppschef på institutionen för experimentell medicinsk vetenskap - Rättigheter och skyldigheter -

Transkript

1 Att vara forskargruppschef på institutionen för experimentell medicinsk vetenskap - Rättigheter och skyldigheter -

2 Forskargruppen är motorn i det vetenskapliga arbetet och forskargruppschefen är därför en av de centrala personerna inom vår organisation. För oss är det viktigt att du som forskargruppschef får bra service från institutionen. Det är också viktigt att du vet vad vi kan erbjuda dig, och att du känner till vad vi förväntar oss av dig för att samarbetet skall fungera optimalt. Denna broschyr är tänkt som en kort översikt till dig som forskargruppschef. Mer detalerad information finner du i andra informationsbroschyrer. Tycker du att informationen i denna broschyr är otydlig eller behöver uppdateras ber vi dig kontakta Sofia Cederström eller Hans Hovenberg. Varför är det rimligt att vissa uppgifter ligger på forskargruppschefen? Talar vi vetenskap så råder förmodligen inga tvivel vad gäller forskargruppschefens involvering. Forskargruppschefen har insyn och delaktighet i gruppens alla forskningsprojekt. Forskargruppschefen bär också det yttersta ansvaret för forskargruppens ekonomi och är den som tillsammans med gruppens seniora forskare söker medel från olika finansiärer. Forskargruppschefen är också den som bäst känner till vad som pågår på laboratoriet och varför denna verksamhet pågår. Det är därför rimligt att forskargruppschefen tar ansvar för arbetsmiljön inom den egna verksamheten. Forskargruppschefen är också den som har kraft, medel och befogenhet att sätta upp spelregler som medarbetarna skall följa. Vi tror alltså att ansvaret för den verksamhetsnära arbetsmiljön är intimt förknippad med att vara forskargruppschef. HMS Vad innebär HMS? Hälsa miljö och säkerhet allt handlar om att din verksamhet inte skall orsaka psykisk eller fysisk ohälsa eller ha en negativ verkan på miljön. Det finns många goda skäl till att satsa på arbetsmiljön - humanistiska, ekonomiska och juridiska. Det humanistiska perspektivet utgår från omtanke om medarbetarna. Man kan fråga sig om det är det etiskt försvarbart att ha en arbetsmiljö som leder till ohälsa och sjukdom. Det blir ekonomiskt märkbart då medarbetare är sjuka och jag tror att du utnyttjar dina medarbetare som resurs bättre om de trivs och känner sig nöjda med sitt arbete och sin arbetsmiljö. Slutligen finns det regler och lagstiftning som ställer höga krav på arbetsgivaren att aktivt arbeta med arbetsmiljön för att förebygga sjukdom och ohälsa. SAM systematiskt arbetsmiljöarbete Systematiskt arbetsmiljöarbete är helt enkelt att systematiskt arbeta för en tillräckligt god arbetsmiljö. Liksom vi systematiskt bearbetar våra forskningsprojekt vad gäller frågeställningar, försöksupplägg, databearbetning, slutsatser och hypotesprövning så skall vi arbeta systematiskt med vår arbetsmiljö. Riskbedömningar, handlingsplaner och instruktioner skall finnas för din verksamhet. Du är skyldig att anmäla olycksfall eller allvarliga tillbud och du skall ha tillgång till en skriftlig sammanställning över sjukfrånvaro, olycksfall och allvarliga tillbud. Det finns inga formella krav på hur dokumenten ska utformas eller sparas, men det är rimligt att riskbedömningar finns nära verksamheten, medan exempelvis

3 sjukfrånvaro och generella handlingsplaner hanteras centralt. Du skall delta i de skyddsronder som anordnas och ha rutiner för gruppens egenkontroll. Även om många kontroll- och underhållsuppdrag utförs av BMC-service skall du förvissa dig om att de apparater och den skyddsutrustning som finns inom din verksamhet är funktionsduglig och har genomgått föreskrivna kontroller. I arbetsmiljöarbetet ingår även den psykosociala arbetsmiljön, och att systematiskt arbeta med att upprätthålla en god sådan är naturligtvis lika viktigt som att arbeta med den fysiska arbetsmiljön. För att veta vad som behöver åtgärdas måste du på något vis göra en inventering. Riskbedömningar, skyddsronder, arbetsplatsträffar, enkäter, samtal kan utgöra delar i denna inventering. Som forskargruppschef skall du varje år ha utvecklingssamtal med all personal i forskargruppen. Sjukfrånvaro, inrapporterade olycksfall och allvarliga tillbud dokumenteras centralt. Skyddsronder anordnas och sammanställs centralt. BMC-service utför och hanterar kontroller av utrustning i allt större omfattning. Institutionskansliet bistår med stöd och hjälp vid rehabiliteringsutredningar och frågor som rör den psykosociala arbetsmiljön. Allmän hjälp och vägledning finns både inom BMC, institutionskansliet samt på universitetet centralt. SBA systematiskt brandskyddsarbete Precis vad som gäller för systematiskt arbetsmiljöarbete gäller för systematiskt brandskyddsarbete brandskydd är en del av en säker arbetsmiljö. Du skall ha register på och tillstånd för de brandfarliga varor du hanterar. Du skall tillse att din personal genomgår brandutbildning vart femte år. Har du tillstånd för att hantera brandfarlig vara skall du som tillståndsinnehavare tillse att det finns föreståndare och ställföreträdande föreståndare för brandfarlig vara. Båda skall ha genomgått lagstadgad utbildning och ha mandat, kompetens och praktiska möjligheter att ta detta ansvar. Universitetet i samarbete med räddningsverket ordnar varje år utbildning för föreståndare/ ställföreträdare för brandfarlig vara. Även andra personer kan gå denna utbildning. BMCdrift ordnar i samarbete med räddningsverket regelbundet brandutbildningstillfällen för dig och din personal. BMC-service anordnar, utvärderar, sammanställer och återrapporterar utrymningsövningar. Dina tillståndsansökningar för brandfarlig vara hanteras av byggnadsenheten som kontaktar rätt myndighet. Sammanfattningsvis... Som chef har du alltså skyldigheter Du skall arbeta systematiskt med brandskydd och arbetsmiljö. Du skall ha erforderliga tillstånd för din verksamhet (brandfarliga kemikalier, narkotiska kemikalier, narkotikaklassade substanser, GMM, GMO, strålkällor, etiska tillstånd, djurhållning, djurförsök etc). Men du har också rättigheter Stöd & vägledning, utbildning, blanketter, skyddsronder, stöd vid tex rehabiliteringsutredningar.

4 Personalfrågor Som forskargruppschef är du skyldig att följa de lagar och förordningar som reglerar anställningsfrågor. Du är även skyldig att informera såväl institutionsledningen som dina medarbetare om förändringar i verksamheten som kan komma att påverka personalsituationen, och varje år göra en personalplanering. Även om en person är placerad i en specifik forskargrupp så är det Lunds universitet som har det yttersta ansvaret för att anställningen sköts på rätt sätt och att vi inte anställer mer personal än vad det finns resurser till, samt att försöka omplacera personal i de fall en verksamhet får ekonomiska bekymmer. Detta är anledningen till att institutionen och universitetet centralt måste ha insyn och beslutanderätt när det gäller anställningar, även i de fall en anställning helt finansieras av externa medel. Personalsamordnarna vid institutionskansliet ger dig kvalificerat stöd i bland annat löne- och rekryteringsfrågor, rehabiliteringsärenden samt när det uppstår behov av att omplacera personal. I samråd med fakulteten och den centrala personalenheten sköter vi löneförhandlingar och MBL-förhandlingar. Slutligen fungerar vi som länk till lönekontoret samt hanterar frågor och administration rörande förordnanden, resor, försäkringar. semestrar, friskvårdsersättning etc. Förutom ovanstående är naturligtvis även HMS-arbetet som beskrivits ovan ett viktigt personalrelaterat arbetsområde. Ekonomi I enlighet med Medicinska fakultetens beslut M:B9 1115/2005 har forskargruppschefen det ekonomiska ansvaret för forskargruppens verksamhet. Nedanstående punkter är en kort sammanfattning av vad det innebär i praktiken. Anslag Som verksam forskare vid Lunds universitet skall dina anslag ligga placerade vid universitetet. Institutionskansliet hjälper dig med rekvirering, redovisning och övrig anslagsadministration, och kan även bistå med hjälp om du behöver juridisk konsultation. Budget i balans Som forskargruppschef är du skyldig att lämna korrekt information samt rapportera förändringar i din verksamhet som påverkar den ekonomiska situationen. Du är också skyldig att följa den fastslagna budgeten och tillse att den inte överskrids. Vi tar fram underlag och hjälper dig att göra en realistisk budget. Du har även rätt till kvartalsvis uppföljning/resultatrapportering. Löpande ekonomiadministration För att det löpande ekonomiarbetet skall kunna skötas så är det viktigt att du som forskargruppschef ser till att hålla din ekonomiadministratör och personalsamordnare kontinuerligt informerad. I samband med införandet av det elektroniska fakturahanteringssystemet LUPIN är attesträtten för fakturor delegerad från prefekten till forskargruppscheferna. Med detta följer na-

5 turligtvis även skyldigheten att attestera fakturorna så att de blir betalda i tid. Ekonomiadministratörerna på kansliet sköter den löpande bokföringen, och tillsammans med personalsamordnarna ser de även till att lönekostnaderna konteras rätt. Institutionskansliet sköter även fördelning av inkommande GUmedel. Forskarutbildning Som forskargruppschef ansvarar du för att såväl handledare som doktorander följer fakultetens regelverk för forskarutbildning. De doktorandprojekt som initieras skall vara av rimlig omfattning, och naturligtvis får det på inga villkor förekomma några skuggdoktorander inom institutionen! För mer information om regelverket kring detta, se dning. Institutionskansliets personal sköter Ladokrapportering av alla forskarstuderandes aktivitet samt administrationen kring utannonsering av forskarutbildningsplatser, antagning, halvtidskontroll och disputation. Vi ger även stöd och vägledning till såväl handledare som forskarstuderande. Information Som forskargruppschef skall du tillse att förändringar rapporteras och att kontaktuppgifter i Lucat hålls uppdaterade, samt att det finns en presentation av verksamheten på institutionens hemsida. Informatörerna vid institutionskansliet ger råd och hjälp med hemsidor, e-postlistor, och inregistrering av nya medarbetare i Lucat. Vi skickar även regelbundet ut institutionens nyhetsbrev samt hjälper till med pressreleaser och annonsering av information t.ex. konferenser.