Handling nr 4. Kravspecifikation: - Linköpings Sporthall. Uppdragsperiod: , med möjlighet till option som längst t o m

Transkript

1 DRIFTENTREPRENAD LINKÖPINGS SPORTHALL Handling nr 4. Kravspecifikation: - Linköpings Sporthall Uppdragsperiod: , med möjlighet till option som längst t o m Linköpings kommun Kultur och fritidsnämnden Sid 1-13

2 2 K2 ENTREPRENADFÖRESKRIFTER K2.1 Kravspecifikation K2.11 Anläggningar Utförarens åtaganden och ansvar för anläggningen gäller för perioden *. * Vid option gäller tidpunkt enligt option. Detta innebär att Utföraren under denna period svarar för samtliga kostnader som uppkommer för uppdragets fullgörande. Således ingår allt vad som krävs i arbete, material, hjälpmedel, avgifter mm, förutom hyror enligt bifogat hyresavtal (som betalas av beställaren) K2.110 Tekniska begränsningar Det antal människor som kan vistas i anläggningarna, till vad anläggningen kan användas och vad som får hanteras i serveringslokaler, begränsas dels av myndighetskrav och dels av fysiska och tekniska begränsningar. För eventuella åtgärder som krävs för ändrad användning eller utökad användning svarar Utföraren. Anläggningen är ej utrustad med komfortkyla, förutom i nuvarande spinningrum. K2.111 Utförande av drift och skötsel, tillsyn och underhåll Skötsel och löpande underhåll inklusive löpande fastighetsunderhåll skall utföras på ett sådant sätt och vid sådana tidpunkter att verksamheten vid anläggningen på av beställaren beställda tider störs minimalt. Vid tillträde till omklädningsrum för skötsel, underhåll och städning på tider då rummen är bokade och personer är i lokalen måste hänsyn tas och inväntan ske om personal är av motsatt kön i omklädningsrummen eller om det är barn under 15 år i omklädningsrummen. Anläggningarna skall skötas enligt vedertagen praxis och standard för denna typ av anläggningar där ej annat framgår av förfrågningsunderlaget eller kommande kontrakt. Årsservice skall utföras på anläggningsspecifika maskiner, tekniska utrustningar och vissa inventarier. Bl a på ljudanläggningar och resultattavlor. Serviceåtgärder skall protokollföras.

3 3 Protokoll vilket tillhör anläggningen, skall föras över det som servas. Protokoll skall förvaras på anläggningen med tillgång för beställaren. Periodiskt underhåll och reinvesteringar, d v s underhåll som beror på produktens eller lokalens/anläggningens normala åldrande/förslitning ingår dock ej i Utförarens uppdrag, förutom vad som särskilt framgår av förfrågningsunderlaget. Sådana åtgärder kommer under avtalstiden att upphandlas separat. Utföraren ska dock som tillkommande arbete kunna ta sig an och utföra sådana åtgärder som kan utföras med den kompetens som krävs för drift- och skötseluppdraget i övrigt. Utföraren skall dock till beställaren respektive fastighetsägaren skriftligen påkalla behov av periodiskt underhåll/rein-vesteringar då det uppdagas (se även K2.114). Ritningar, driftinstruktioner, skötselanvisningar medanledning av genomförda åtgärder eller inköp av nya maskiner eller inventarier under kontraktstiden skall av Utföraren arkiveras i ett exemplar. Arkiv tillhör anläggningen. K2.112 Städning och renhållning Utföraren svarar för all städning och renhållning i och på byggnader samt inom det markområde som tillhör anläggningen och det som åvilar hyresgästen enligt hyresavtalet. Städning och renhållning skall genomföras i den omfattning att anläggningen ger ett allmänt rent och vårdat intryck. I städning ingår även yttre och inre fönsterputs samt rengöring av glaspartier. I lokaler I lokaler där det förekommer handbollsklister ska även klisterbortagning (från handfästmedel inom handbollen) ske i sådan omfattning att inte annan idrott drabbas av problem av klister. På toaletter skall finnas tillgång till tvål och handdukar*. * Hanndukar behöver ej finnas då det finns elhandtork

4 4 K2.113 Snöröjning och halkbekämpning Utföraren svarar för all snöröjning och halkbekämpning inom till anläggningen tillhörande markområde (såvida inte annat framgår av hyresavtalet). Snöröjning och halkbekämpning skall utföras i den omfattning som krävs för att nyttjare och publik säkert och utan större hinder skall kunna ta sig till anläggningen, samt för att hålla utrymningsvägar fria. K2.114 Periodiskt underhåll och reinvesteringar förutom vad som åvilar fastighetsägaren. Utföraren skall årligen upprätta och delge beställaren en årsvis uppdelad treårsplan för behovet av periodiskt underhåll och reinvesteringar förutom det som åvilar fastighetsägaren och som regleras i separat hyresavtal. Planen ska vara prissatt och överlämnas till beställaren under 1:a kvartalet. Beställaren avgör behovet och beslutar och ansvarar för genomförandet i samråd med Utföraren. För periodiskt underhåll på fastigheten svarar fastighetsägaren enligt gällande hyresavtal. Det åvilar Utföraren att föra erforderlig dialog med fastighetsägaren för åtgärdande. K2.116 Idrottshallar och lokaler Utföraren skall anpassa/ möblera idrottshallarna efter de krav/behov olika sporter har. För A-hallen gäller specifikt följande: För följande sporter är Utföraren skyldig att tillse att det finns mål, nät etc för att bokad träning och tävling ska kunna genomföras: - Badminton - Bordtennis, förutom högsta serie och elit - Gymnastik, ej elit - Innebandy - Handboll - Innebandy - Volleyboll Sporter som i övrigt ska kunna använda anläggningen på bokad tid, men då den som bokat själv får svara för den extra utrustning som krävs för genomförande: - Basket - Brottning - Bordtennis; högsta serie och elit - Boxning (Boxningsring kan vid tävling då tas upp från boxningslokalen) - Dans

5 5 - Fotboll (normalt bokas endast då det krävs för läktarbehov) - Fäktning - Gymnastik; elit - Handikappidrott som hallen är lämpad för - Judo - Squash - Andra sporter som hallen är lämpad för Kvalité på belysning, inomhusklimat etc skall hålla vedertagen praxis. Lampor och lysrör skall regelbundet ses över och bytas för att ge bra ljuskvalité och ej står och blinkar. Ventilationsanläggning skall hållas i drift för att erhålla en god luftkvalité utifrån såväl fastighetens som nyttjarens behov. Bastuar skall hållas i drift då de som bokar så önskar. Utföraren skall själv upprätta skriftliga instruktioner för hur anläggningen skall skötas för fungerande drift samt upprätta åtgärdsmanual för felsökning. Utföraren svarar för att instruera bokande föreningar/kunder hur ljud-, ljus-, bild- och resultatanläggningar ska skötas. För hantering av storbildsskärm ska Utföraren ordna utbildning för de kunder som bokat anläggningen och ska använda den. För detta har Utföraren rätt att ta ut en ersättning om högst 500 kr/person av den som utbildas. Endast de som fått utbildning på att använda storbildsskärmen får använda den. Utföraren ska även mot ersättning kunna tillhandahålla personal eller anlitat företag för kund som önskar hjälp med hantering av storbildsskärm. För bokningar då läktare används för publik ska Utföraren instruera bokande på plats kund om vad som gäller beträffande utrymningslarm och utrymning. På anläggningens flaggstänger ska flaggning ske med kommunflagga. Vid tävlingar får föreningsflaggning och annan flaggning som tillhör arrangemanget ske. På allmän flaggdag ska flaggning med Svensk flagga ske på minst 1 flaggstäng. Vid TV-sända matcher ska Utföraren kunna ta emot och vägleda TV-bussar och personal som ska dra kablage och placera kameror och instruera var eluttag finns och tillse att elförsörjning fungerar i Sporthallen.

6 6 K2.119 Övrig Yttre skötsel av markytor Allmänt: Inom området skall det hållas god ordning. Upplag och uppställning av containers, bodar etc får ej ske så att området upplevs som stökigt och ovårdat. Vårrengöring utföres efter snösmältningen. a b c Gräsytor och planteringar rengöres från löv och främmande föremål. Hårdgjorda ytor rengöres från grus, ogräs, skräp mossa och alger. Ej sopbara föroreningar spolas eller skrapas bort. Den öppna ytan kring buskar och trädstammar rensas från löv och skräp. Gräsytor skall klippas regelbundet så att anläggningen ger ett vårdat intryck. Efterputs intill kanter, staket, träd buskar o dyl utföres vid behov. Vid behov skall även dressning och ev kompletteringssådd utföras. Grus- och plattytor skall hållas fria från ogräs. Träd och buskar skall skötas på fackmannamässigt sätt. Buskar skall årligen gallras ur och klippas. Buskar utmed staket får ej låtas växa högre än staket. Träd får ej tas ner utan tillstånd av beställaren. Stamskott, skadade grenar eller grenar som riskerar att falla ner skall dock tas bort. Staket, grindar, belysningsanläggningar lekutrustning m m skall skötas och underhållas. På anläggningens flaggstänger ska flaggning ske med kommun- flagga. Även flaggning med Utförarens logga etc får ske. Vid tävlingar får föreningsflaggning och annan flaggning som tillhör arrangemanget ske. På allmän flaggdag ska flaggning med Svensk flagga ske. K2.12 Verksamhet K2.121 Verksamhet/nyttjande, anläggning Utförarens uppdrag omfattar det som framgår av denna handling samt övriga förutsättningar som framgår av kontrakts-handlingarna. Utföraren skall fullgöra uppdraget så att kunder ges en god service.

7 7 Nedan angivna tider anläggningen skall vara i drift (drifttider) avser de tider anläggningen skall kunna bokas och nyttjas fullt ut av föreningar, skolor och allmänhet. På dagtid under skolornas läsår skall skolornas bokning för schemalagd undervisning prioriteras. Städning, skötsel, underhållsåtgärder etc får således utföras under andra tidpunkter eller vid tidpunkt under drifttid då anläggning/lokal ej är bokad. A- och B- och E-hallen skall vara i drift för aktiviteter under hela året med undantag för semesterstängt under industrisemestern (5 veckor). augusti- måndag-fredag april lördag söndag maj-juni måndag-fredag lördag-söndag juli stängt* * Beställaren kan dock komma att beställa ytterligare dagar öppet under denna period. Beställning av detta måste då ske minst 30 dagar i förväg, och med tillkommande ersättning enligt á-prislista. Viss anpassning (förlängt öppethållande) ska kunna ske då tid bokas för matcher i högsta serie/elit. Utföraren äger rätt att stänga av A-, och B hall för service-/städarbet på vardagar 5 timmar/vecka förlagda mellan och på årsvis (höst vår) bestämd tid. Tider för kommande år ska meddelas beställaren senast 1 februari innan tillgängliga tider meddelas tillgängliga för bokning. För säsongen gäller stängt tisdag 8-10 och fredag Utbud direkt riktat mot allmänheten C/D-hallen skall erbjuda allmänheten gym-verksamhet (allmäninriktad), motionsverksamhet eller annan för allmänheten lämplig aktivitet. Typ av verksamhet skall anges i anbudet. I uppdraget ingår att öka utnyttjandet av Sporthallens kapacitet och skapa möjligheter att nyttja övre foajén då den ej behövs för publika matcher. Förslag till detta ska anges i anbudet.

8 8 I övrigt skall Utföraren i hallen erbjuda verksamhet för spontana idrottsaktiviteter. D v s under vissa tider/tillfällen skall hallen erbjuda allmänheten möjlighet att motionera/idrotta. Aktiviteter skall erbjudas under hela året, men med möjlighet att hålla stängt under sommarlovet. I anbud skall Utförarens ange de/det aktiviteter/utbud som kommer att erbjudas, omfattning och pris mot kund. För de som genom avtal hyr lokaler i anläggningen skall tillträde till anläggningen vara möjlig i enlighet med avtalen. I övrigt skall Utföraren i anbudet ange vilken typ av verksamhet som avses att bedrivas inom anläggningen och i vilken mån detta anses utgöra ett kompletterande utbud av idrottsevenemang, motionsaktiviteter, kulturarrangemang etc. De föreningsförråd som finns på anläggningarna (och som kan bokas mot avgift) ska av Utföraren prioriteras för de föreningar/lag som har störst behov, p g a mängd materiel för sporten, omfattning av aktivas utrustning och svårigheter för de aktiva att själva släpa utrustning till och från anläggningen. Om tvist om fördelning uppstår har beställaren rätt att fördela förråden. Utföraren svarar för att lämna underlag till Beställarens centrala lokalbokning för fakturering den som bokat. För de som genom avtal hyr lokaler i anläggningen skall tillträde till anläggningen vara möjlig i enlighet med avtalen. K2.122 Stängning av anläggningen Anläggningen får av Utföraren hållas stängd maximalt 2 dagar per år under pågående driftperiod (för utbildning, städning etc) vid tidpunkter som överenskommes med beställaren. Utöver detta kan beställaren (eller den beställaren kommer att utse) påkalla att normal tillgänglighet av Linköpings Sporthall för bokad föreningsverksamhet under driftperiod och leverantörens möjlighet att nyttja anläggningen utanför driftperioder ska utgå enligt följande: - vid maximalt 4 dagar per år under driftperiod,

9 - vid maximalt 20 dagar utanför driftperiod och med hänsyn taget till fastighetsunderhåll som ska genomföras, för att ersättas av arrangemang med angelägenhet för Linköping. Ersättning till utföraren då detta sker framgår av bilaga Avgifter. För skador som uppstår vid arrangemang svarar den som påkallat tillgång till anläggningen för arrangemangets genomförande. Utföraren som även svarar för anläggningar, under övriga tider som inte är drifttider, får då disponera anläggningarna så som framgår av förfrågningsunderlaget i helhet och med undantag som anges. K2.123 Service och information Utföraren skall kunna nås per telefon under följande tider: måndag - fredag klockan och lördag Kontakt med Utföraren skall kunna ske via ett (1) telefonnummer, anslutet till kommunens växel. Under juli månad tillåts dock begränsad service. På anläggningen ska det på ett tydligt och enhetligt sätt informeras om: - öppethållandetider - vem man ska kontakta om problem uppstår - vilka ordningsregler som gäller - vilket omklädningsrum bokande kund ska ha Betr hemsida mm, se även Förfrågningsunderlaget i övrigt. K2.124 Tillsyn/övervakning/bemanning Sporthallen skall under de drifttider den är öppen och kunder finns i huset vara bemannad av Utföraren. Om inga matcher är bokade och övriga bokningar och servicebehov för kunder så medger kan dock Utföraren välja att inte ha personal kontinuerligt på plats i hallen på följande tider: - vardagar klockan övriga dagar klockan Personal ska dock alltid kunna infinna sig i reception inom 20 minuter då kund så påkallar. 9

10 K2.125 Öppethållande K2.126 Marknadsföring K2.127 Reklam Det är dock Utföraren som vid varje tillfälle avgör behovet av tillsyn, övervakning och bemanning, erforderlig för uppdragets totala genomförande och säkerheten på anläggningarna samt för uppfyllande av beställarens krav enligt förfrågningsunderlaget. Utföraren skall hålla personal eller annat anlitat företag i jour under de tider anläggningen ej är bemannad i det fall akuta fel uppstår som omedelbart måste åtgärdas för att inte vålla onödig skada på anläggningen eller omgivningen. Jourpersonal/jourföretag skall vara uppkopplat via driftlarm. Förutom vad som framgår av K2.121 skall viss anpassning av öppethållande kunna göras för att möta eventuella kundbehov vid lov, studiedagar, tävlingsevenemang, kvalspel etc. Anläggningen får också stängas tidigare vissa storhelger. - Julafton, nyårsafton och midsommarafton, kl Juldagen och påskafton, kl Nyårsdagen, stängt 10 Utöver den marknadsföring som föreningslivet gör för sina verksamheter, skall leverantören marknadsföra anläggningen, och den verksamhet som kultur- och fritidsnämnden beställt, så att föreningar och allmänhet får kännedom om anläggningen och de resurser den har att erbjuda. Vid marknadsföring av verksamhet, aktiviteter etc under drifttid, skall det framgå att det är Linköpings kommun, Kultur- och fritidsnämnden som är huvudman för anläggningen. Huvudprincipen är att föreningslivet som använder respektive anläggning har rätten till reklam under bokad tid. Utföraren skall ta över de reklamavtal som belastar anläggningen. Utföraren får under avtalsperioden säga upp och omförhandla avtalen. Utföraren får från föreningslivet ej ta ut högre ersättning än vad som krävs för att täcka eventuella direkta kostnader p g a reklamen (exempelvis; för montageanordningar, och för nedtagning).

11 Avtal som sträcker sig längre än * får ej förekomma, utan att särskild skriftlig överenskommelse har träffats med beställaren. * Vid option gäller tidpunkt enligt option. För alla tillstånd om uppsättning av reklam, måste det inskrivas att den måste tas ner/tas bort/täckas om det påkallas vid arrangemang/evenemang där så krävs. Beställaren kan under kontraktstiden komma att införa speciella regler för prioritering mellan olika föreningar. Sådan förändring skall ej föranleda förändring av ersättning till Utföraren. Beställaren har dock rätt att utan kostnad på arenaplats (närmast spelyta) i respektive anläggning ha skylt/logotype (minst 1,5 m lång och 0,9 m hög) uppsatt för kommunens räkning. K2.128 Caféverksamhet, andra hyresgäster och avtal 11 Utföraren n skall ta över de avtal som finns på upplåtelser inom anläggningarna. Utföraren svarar sedan för kommunens räkning för de förpliktelser som kommunen har enligt dessa avtal. Utföraren skall om så erfordras säga upp och omförhandla avtal, med sikte på att höja hyresintäkterna. Nya villkor skall dock först godkännas av beställaren. Avtal avseende caféverksamhet skall utformas så att de garanterar öppethållande vid alla publika arrangemang (matcher etc) samt i övrigt ge god service perioden september april. I det fall avtal tecknas så att en viss förening eller annan aktör alltid driver caféverksamheten så ska avtalet utformas så att den som driver caféet på ett bra sätt tvingas samarbeta med arrangör av match eller event och även ger en viss del (minst 10%) av försäljningsnetto till arrangör Utföraren får ej teckna avtal som sträcker sig längre än *, utan att de först godkännes av beställaren. * Vid option gäller tidpunkt enligt option. I det fall Utföraren ej lyckas teckna avtal för caféverksamhet utifrån ovanstående ska Utföraren erbjuda den som har bokat för match eller annat arrangemang att själv svara för servering vid sin match/arrangemang. För detta får en bokningsavgift om högst kr/tillfälle (dag) tas ut.

12 Utföraren kan även välja att driva Sporthallens servering i egen regi. Villkor enligt ovan gäller även då. K2.130 Utbud i servering, kiosker och automater På kommunens idrottsanläggningar där försäljning sker, ska det även finnas att tillgå sunda kostalternativ och drycker för den som så önskar. I servering, kiosker och automater skall därför även sunda kostalternativ och drycker marknadsföras, exponeras och finnas att köpa. I utbudet ska också ekologiska och socialt hållbart producerade alternativ finnas. Dessa krav gäller även om dessa försäljningsrättigheter överlåtes till annan. 12 K2.4 Vissa avgränsningar (gränsdragningslista) K2.42 Intäkter och avgifter Under de drifttider som anläggningarna hålls öppna på uppdrag av kultur- och fritidsnämnden, skall, de hyror och avgifter, samt de förutsättningar som kultur- och fritidsnämnden fastställer, tillämpas. För avtal skall följande förutsättningar gälla för beräkning av intäkter från hyror och avgifter: - Avgifter enligt bilaga, Avgifter. Utföraren skall i anbudet ange de principer som föreslås att tillämpas för Utförarens egenutbud, utöver de som framgår av bilaga Avgifter. Priser för sådant utöver ovan som utföraren tillhandahåller i anläggningen, såsom gymverksamhet, gruppträning etc som utföraren säljer direkt mot kund omfattas ej av avgiftssättning från beställaren utan hanteras självständigt av Utföraren. I Utföraren affärsrisk ingår att påta sig ekonomiskt ansvar för eventuell återbetalning av avgifter, rabattkort etc: - i det fall återbetalning är orsakad av att Utföraren ej fullgjort åtagande mot betalande kund - i det fall kontrakt hävs p g a själ orsakade av Utföraren De intäkter respektive förening får in från sin verksamhet tillfaller föreningen.

13 13 K2.45 Rätt att genomföra evenemang För att Linköping på ett bättre sätt ska kunna konkurrera om och genomföra olika evenemang med värde för Linköping så ska kommunen genom ett separat bolag arbeta med sådana evenemang. I det uppdrag som Utföraren har och i den möjlighet att inom ramen för uppdraget disponera anläggningen ingår därför ej att genomföra evenemang eller hyra ut anläggningen för annat en den idrottsverksamhet som ska kunna bokas för att bedrivas i anläggningen (se K2.116). I vilken omfattning som beställaren har rätt att låta genomföra evenemang i anläggningen framgår av punkt K2.122 ovan. Se även Belastande avtal.