KRAVSPECIFIKATION DRIFTENTREPRENAD

Transkript

1 Linköpings kommun Kultur- och fritidskontoret KRAVSPECIFIKATION FRIIDROTTSARENA FÖRUTSÄTTNINGAR OCH KRAV Nedan framgår krav och förutsättningar för drift och skötsel av Friidrottsarena, Campus Valla. 1.1 UTFÖRANDE AV DRIFT OCH SKÖTSEL Uppgifter som kräver specialkompetens (exempelvis elarbeten, maskinreparationer, och vissa ytbehandlingar) ska utföras av för detta utbildad och behörig personal. Utföraren måste då uppdraget startar ha personal som har goda kunskaper om hantering av konstfrusen is och ismaskiner. Skötsel och löpande underhåll inklusive löpande fastighetsunderhåll (som åvilar hyresgästen enligt hyresavtal) ska utföras på ett sådant sätt och vid sådana tidpunkter att verksamheten vid anläggningen på av Beställaren beställda tider störs minimalt. Vid tillträde till omklädningsrum för skötsel, underhåll och städning på tider då rummen är bokade och personer är i lokalen måste hänsyn tas och inväntan ske om personal är av motsatt kön i omklädningsrummen eller om det är barn under 15 år i omklädningsrummen. Anläggningarna ska skötas enligt vedertagen praxis och standard för denna typ av anläggningar där ej annat framgår av förfrågningsunderlaget eller kommande avtal. Utföraren ska tillse att anläggningen uppfyller de krav som ställs från förbund (fotboll och friidrott) avseende linjering, skyddsanordningar, tidtagning etc.. Årsservice ska utföras på anläggningsspecifika maskiner, tekniska utrustningar och vissa inventarier. Bl.a. på bevattningsanläggning, ismaskin, ljudanläggning och resultattavlor. Serviceåtgärder ska protokollföras. Protokoll vilket tillhör anläggningen, ska föras över det som servas. Protokoll ska förvaras på anläggningen med tillgång för Beställaren. All hantering av bokning samt tillhandahållande av taggar till lås hanteras av kommunens lokalbokning och ingår således ej i uppdraget. 1.2 TEKNISKA BEGRÄNSNINGAR Den mängd människor som kan vistas i anläggningarna, till vad anläggningen kan användas och vad som får hanteras i serveringslokaler, begränsas dels av myndighetskrav och dels av fysiska och tekniska begränsningar. Utföraren ska agera så att sådana begränsningar efterlevs. 2.0 STÄDNING OCH RENHÅLLNING Utföraren svarar för all städning och renhållning i och på byggnader samt inom det markområde som tillhör anläggningen och det som åvilar hyresgästen enligt hyresavtalet. De städanvisningar som lämnas av fastighetsägaren för olika material ska följas. Städning och renhållning ska genomföras i den omfattning att anläggningen ger ett allmänt rent och vårdat intryck. Städning av lokaler ska normalt ske 3 ggr/vecka med vissa tillägg då så erfordras. Papperkorgar ska dock även tömmas under helgen. I samband med fotbollsmatch med publik eller annat arrangemang med publik tillkommer städning i samband med detta. På toaletter ska finnas tillgång till toalettpapper och tvål. Om det inte finns tillgång till elektrisk handtork ska handdukar finnas. Det är upp till Utföraren att ansvara för att de som bokat eller hyr anläggningen gör den städning som åvilar dem enligt bokningsföreskrifter. Sid 1(6)

2 2.1 YTTRE SKÖTSEL AV MARKYTOR Inom området ska det hållas god ordning. Upplag och uppställning av containers, bodar etc. får ej ske så att området upplevs som stökigt och ovårdat. Körgrindar vid huvudentré ska ej användas i den dagliga driften, utan in- och utkörning med fordon från området ska normalt ske via körgrindar bortom verkstad. Uppställning av fordon inom området både för drift och för funktionärer vid tävlingar ska ske utmed staket bortom verkstad. Utföraren får endast ha fordon som används i skötseln av friidrottsarenan respektive för övriga fotbollsplaner (den andra delen av uppdraget) uppställda inom området. Vårrengöring utföres efter snösmältningen: - Gräsytor och planteringar rengöres från löv och främmande föremål. - Hårdgjorda ytor rengöres från grus, ogräs, skräp mossa och alger. Ej sopbara föroreningar spolas eller skrapas bort. - Den öppna ytan kring buskar och trädstammar rensas från löv och skräp. Gräsytor (förutom bollplaner som regleras av separat skötselplan) ska klippas regelbundet så att anläggningen ger ett vårdat intryck. Efterputs intill kanter, staket, träd buskar o dyl. utföres vid behov. Vid behov ska även dressning och ev. kompletteringssådd utföras. Grus- och plattytor ska hållas fria från ogräs. Träd och buskar ska skötas på fackmannamässigt sätt. Buskar ska årligen gallras ur och klippas. Buskar utmed staket får ej låtas växa högre än staket. Träd får ej tas ner utan tillstånd av Beställaren. Stamskott, skadade grenar eller grenar som riskerar att falla ner ska dock tas bort. Staket, grindar, belysningsanläggningar och kastburar ska skötas och underhållas, vad avser sådant som ej åvilar fastighetsägaren. 2.2 SNÖRÖJNING OCH HALKBEKÄMPNING Utföraren svarar för all snöröjning och halkbekämpning inom till anläggningen tillhörande markområde (såvida inte annat framgår av hyresavtalet). Snöröjning och halkbekämpning ska utföras i den omfattning som krävs för att nyttjare och besökare under vinterperioden utan större hinder ska kunna röra sig inom anläggningen till de delar som då hålls öppet (d v s isovalen med tillhörande omklädningsrum, läktare, kiosk, toaletter och måltorn). Snöröjning och halkbekämpning utanför instängslat (parkeringar och entréytor) ingår ej i uppdraget, utan upphandlas separat av Beställaren. 3.0 PERIODISKT UNDERHÅLL OCH REINVESTERINGAR Periodiskt underhåll och reinvesteringar, d v s underhåll som beror på produktens eller lokalens/anläggningens normala åldrande/förslitning ingår ej i Utförarens uppdrag, förutom vad som särskilt framgår av avtalsförlagan. Utföraren ska dock till Beställaren respektive fastighetsägaren skriftligen påkalla behov av periodiskt underhåll/reinvesteringar då det uppdagas. Utföraren ska upprätta och delge Beställaren årsvis under första kvartalet, en årsvis uppdelad treårsplan för behovet av periodiskt underhåll och reinvesteringar som inte åvilar fastighetsägaren och som regleras i separat hyresavtal. Planen ska vara prissatt. Beställaren beslutar och ansvarar för genomförandet i samråd med Utföraren. För periodiskt underhåll på fastigheten svarar fastighetsägaren enligt gällande hyresavtal om inte annat framgår av gränsdragningslista till hyresavtal. Sid 2(6)

3 Det åvilar Utföraren att föra erforderlig dialog med fastighetsägaren för åtgärdande. Ritningar, driftinstruktioner, skötselanvisningar med anledning av genomförda åtgärder eller inköp av nya maskiner eller inventarier under kontraktstiden ska av Utföraren arkiveras i ett exemplar på anläggningen. Arkiv tillhör anläggningen. 4.0 FRIIDROTTSANLÄGGNING, FOTBOLLSPLAN OCH ISOVAL 4.1 ALLMÄNT Utföraren ska anpassa/ möblera anläggningen efter de krav/behov olika sporter har. Utföraren svarar för att belysning tänds och släcks utifrån hur anläggningen används. Leverantören avgör behovet av tillsyn, övervakning och bemanning, erforderlig för uppdragets totala genomförande och säkerheten på anläggningarna samt för uppfyllande av beställarens krav enligt avtalsförlaga med ingående bilagor. Leverantören ska även kunna hantera akuta händelser utanför de tider som anläggningen hålls öppen, exempelvis vid inbrott, inbrottslarm*,skadegörelse, brand eller olycka. Om inställelse på plats krävs vid andra tider än vardagar 7-22 och helger 9-17 så ersätts denna tid separat enligt fastställt timpris. Vid händelse ska beställarens ombud kontaktas om vad som skett senast nästkommande vardag. * vissa lokaler (kontor, måltorn, verkstad och garage) i anläggningen är larmade. För larmabonnemang svarar Beställaren. Alla kontakter i samband med larm åligger dock Utföraren. Vid bokning av friidrott ska friidrottsmaterial finnas att tillgå för detta och vid bokad fotboll ska planen utrustas för detta och mål ställas fram samt avbytarbänkar ställas på plats vid matchbokning. Anläggningen och utrustningen ska regelbundet ses över för att undanröja skaderisker både för aktiva och publik då idrott utövas. Kvalitet på belysning säkerhetsanordningar etc. ska hålla vedertagen praxis och följa de krav som ställs av olika idrottsförbund. Lampor och lysrör ska regelbundet ses över och bytas för att ge bra ljuskvalitet Ventilationsanläggning ska hållas i drift. Utföraren ska själv upprätta skriftliga instruktioner för hur anläggningen ska skötas för fungerande drift samt upprätta åtgärdsmanual för felsökning. Utföraren svarar för att instruera bokande föreningar hur ljud-, ljus och resultatanläggningar ska skötas. På anläggningens flaggstänger ska flaggning ske med kommunflaggor. Vid tävlingar får föreningsflaggning och annan flaggning som tillhör arrangemanget ske. I övrigt se punkter nedan. 4.2 FRIIDROTTSANLÄGGNING Löparoval ska hållas i gott skick, linjering hållas intakt och vid behov tvättas av. Hoppgropar ska ses över, regelbundet grävas igenom och vid behov kompletteras med sand. Överskottsand från hoppgropar som hamnar på löparbanor ska dagligen sopas tillbaka ner i hoppgrop. Utkastringar ska ses över och vid behov åtgärdas. Separat kastplan ska hållas i skick och skötas. Del med gräs ska skötas enligt skötselplan för fotboll klass 2 och grusad del ska hållas jämn och fri från ogräs. Sid 3(6)

4 Utrustning (hoppbäddar, hoppställningar, skyddsburar, häckar etc) ska ses över och hållas i funktion. 4.3 FOTBOLLSPLAN Fotbollsplan utgör även innerplan vid friidrott och används då för kastgrenar och ska då linjeras upp för detta. Skötsel av fotbollsplan enligt bilaga skötselplan. 4.4 ISOVAL (VINTERDRIFT) Leverantören svarar för den totala driften av isovalen inkl uppspolning. För start och justering av kyla i isovalen ska dialog ske med Tekniska Verken. I vinterdrift av anläggningen ingår då: - daglig tillsyn av anläggningen - att sköta issovalen så att den är åkbar* (ej kvalité för hastighetsåkning) - spolning och manuellt arbete - körning med ismaskin (helgdagar endast efter dialog med Beställaren) - snöröjning vid behov (helgdagar endast efter dialog med Beställaren) - vid öppethållande av anläggningen är det inga krav på kontinuerlig bemanning - att samarbeta med långfärdsskridskoklubben om tillsyn - uppsättning av skyltar både utifrån information, säkerhet och vägledning - uppsättning av vindskyddande nät på staket längs isovalens sydvästra sida och nedtagning efter säsong för lagring inför ny säsong. * vid stora snöfall öppethållande vardagar först från kl Leverantören skall anpassa kyla i dialog med Tekniska Verken för att hålla bra iskvalité med rätt hårdhet och så låg energiförbrukning som möjligt. Leverantören ska ha rutiner för att utifrån avläsning av tempgivare och väderprognoser anpassa kyleffekter. Leverantören skall själv efter dialog med Tekniska Verken upprätta skriftliga instruktioner för hur kylanläggningen skall skötas för fungerande drift samt upprätta åtgärdsmanual för felsökning. 4.5 STÖDFUNKTIONER FÖR FRIIDROTTSHALLEN Då viss utrustning som finns på friidrottsarenan respektive i friidrottshallen vid större tävlingar samnyttjas mellan de två anläggningarna, samt att vid besvärliga väderförhållanden flyttas ibland på friidrottsarenan bokad träning in i friidrottshallen så behöver samverkan ske i driften av de två olika hallarna. I utförarens uppdrag ingår att bistå arrangerar av friidrottstävlingar i de två anläggningarna att flytta material mellan de två anläggningarna, samt att vara behjälplig vid ombokningar från friidrottsarena till friidrottshall. Utöver detta ska Utföraren kunna utföra skötsel och underhållsarbeten liknande de som ingår för friidrottsarenan även i friidrottshallen, efter särskild beställning från Beställaren. 5.0 DRIFTTIDER FÖR ANLÄGGNINGEN Nedan angivna tider för när anläggningen ska vara i drift (drifttider) avser de tider anläggningen ska kunna bokas och nyttjas fullt ut av föreningar, skolor och allmänhet mfl. På dagtid under skolornas läsår ska skolornas bokning för schemalagd undervisning prioriteras. Städning, skötsel, underhållsåtgärder etc. får således utföras under andra tidpunkter eller vid tidpunkt under drifttid då anläggning/lokal ej är bokad. Drifttid för isovalen enligt nedan. Förutom vad som framgår av nedan om öppethållande ska viss anpassning av öppethållande kunna göras för att möta eventuella kundbehov vid lov, studiedagar, tävlingsevenemang, kvalspel etc.. Sid 4(6)

5 För de som genom avtal hyr lokaler (kan gälla kontor uppe i måltornet) ska tillträde till anläggningen vara möjlig. 5.1 TELEFONTIDER OCH INFORMATION OM ÖPPETHÅLLANDE: Utföraren ska kunna nås per telefon under följande tider: måndag - fredag klockan och lördag klockan Kontakt med Utföraren ska kunna ske via ett (1) telefonnummer. Under juli månad tillåts dock viss begränsad service. På anläggningen ska det på ett tydligt och enhetligt sätt informeras om: - öppethållandetider - vem man ska kontakta om problem uppstår - vilka ordningsregler som gäller - vilket omklädningsrum bokande kund ska ha Informationsmateria ska tas fram i samråd med Beställaren. Utföraren ska även svara för att aktuell information om anläggningar, öppettider mm finns tillgängligt via Beställarens hemsida i enlighet med avtal. 5.2 SOMMARDRIFT Anläggningens friidrottsanläggning och fotbollsplan med tillhörande läktare och lokaler ska vara öppen under perioden 1 april* 31 oktober. Öppettider kommer att anpassas till bokning. Följande grundtider gäller. Absoluta tider kommer att meddelas två veckor i förväg från lokalbokningen. Matchdagar för fotboll kommer att meddelas minst 1 vecka före matchdag. april juni och augusti oktober måndag torsdag klockan (18.30 om ej bokat) fredag lördag söndag Juli måndag torsdag klockan (18.30 om ej bokat) fredag söndag stängt Anläggningen hålls dock stängd; helgdagar under påsk (om påsk infaller under april), nationaldagen, midsommarafton och midsommardagen. Vissa justering av tider kan också komma att krävas i samband med tävlingsarrangemang och fotbollsmatcher. 5.3 VINTERDRIFT Isovalen med tillhörande lokaler ska hållas öppen under perioden 1:a advent t o m vecka 9, med möjlighet för beställaren att beställa tidigare öppethållande med 1 vecka och att förlänga öppethållande t o m vecka 10. Öppettider måndag, torsdag, fredag klockan 10.00* tisdag, onsdag 09.00* lördag söndag Sid 5(6)

6 * Om mer än 2 cm snö kommit på natten får anläggningen öppna klockan Måndag fredag får isovalen stängas av för isarbete eller snöröjning mellan och om så krävs för att kunna erbjuda bra åkförutsättningar. Anläggningen hålls dock stängd; 23/12 och 24/12. Anläggningen stänger även klockan 16.00; nyårsafton, nyårsdan och trettondagsafton. Lokaler som ska hållas öppna för kunder under vinterdrift är: - de två mindre omklädningsrummen - samlingsrum (för de som bokat) - toaletter i omklädningsbyggnad - kiosk (för de som bokat) Läktaren ska kunna användas för de som vilar eller äter medhavd matsäck etc. 5.4 OMKLÄDNINGSRUM, FÖRRÅD, KIOSK OCH MÅLTORN Vid bokad tid i anläggningen ska omklädningsrum finnas att tillgå. I övrigt för vinterdrift se ovan. De föreningsförråd som finns på anläggningarna kan bokas mot avgift. Fördelning av omklädningsrum vid bokning och förråd görs av kommunens lokalbokning. För de som vill nyttja kiosk eller måltorn sker också bokning via kommunens lokalbokning, För de som bokat omklädningsrum, förråd, kiosk och måltorn ges tillträde via den tagg som den som bokat kvitterar ut från kommunens lokalbokning till arenans kodlåssystem. 5.5 STÄNGNING AV ANLÄGGNINGEN Anläggningen får av Utföraren hållas stängd maximalt 1 dag per år för utbildning etc under pågående drifttid/driftperiod vid tidpunkter som överenskommes med Beställaren. 6.0 REKLAM PÅ ANLÄGGNING Föreningar som använder anläggning har rätten till reklam under bokad tid. Det ingår i Utförarens uppdrag att träffa avtal som reglerar villkor för denna reklam. Utföraren får från förening ej ta ut högre ersättning än vad som krävs för att täcka eventuella direkta kostnader p g a reklamen (exempelvis; för montageanordningar, för isarbete vid reklam i isen och för nedtagning). Avtal som sträcker sig förbi avtalsperiodens slut får ej förekomma, utan att särskild skriftlig överenskommelse har träffats med Beställaren. För alla tillstånd om uppsättning av reklam, måste inskrivas att den uppsatta reklamen måste tas ner/tas bort/täckas om det påkallas vid arrangemang/evenemang. Beställaren kan under kontraktstiden komma att införa särskilda regler för prioritering mellan olika föreningar. Sådan förändring ska ej föranleda förändring av ersättning till Utföraren. Beställaren har rätt att utan kostnad ha skylt/logotype (minst 1,5 m lång) uppsatt för Beställarens räkning. Sid 6(6)