DATASAMORDNING UTBILDNING CHAOS Nivå Rev

Transkript

1 DATASAMORDNING UTBILDNING CHAOS Nivå Rev

2 2 (42) Innehåll INLEDNING 4 BLOCK 1 ALLMÄN TEORI 5 INLEDNING 5 MÅL 5 BAKGRUND 6 Digital dokumenthantering 6 Chaos i korthet när och varför Chaos? 7 Styrande dokument 7 TILLÄMPNING AV CHAOS 7 Vem använder Chaos? 7 Hur ser Chaos ut? 8 GRUNDLÄGGANDE BEGREPP 8 Dokumenttyper 8 Namnkonvention 9 Modellorienterad projektering CAD 10 Metadata 11 Styrfiler till ritningsdefinition (CAD) 11 IT-handledning 12 GENOMFÖRANDE AV UPPDRAG 13 KONTROLLFRÅGOR 13 ÖVNINGAR 13 Övning 1:1 13 Övning 1:2 13 BLOCK 2 - PROGRAMVARAN CHAOS 14 INLOGGNING INSTALLERA CHAOS 15 STARTA OCH LOGGA IN I CHAOS 15 Meddelande 16 Objektmeddelande 16 GRUNDLÄGGANDE INSTÄLLNINGAR 17 Fönsterdisposition 17 Huvudmeny Arkiv/Inställningar Allmänt 17 Huvudmeny Arkiv/Inställningar Hämtning 18 Huvudmeny Arkiv/Inställningar Plottrar 19 Huvudmeny Arkiv/Inställningar Avancerade 20 Huvudmeny Arkiv/Användare 20 Huvudmeny Arkiv/Byt Objekt (Databas) 21 Huvudmeny Arkiv/Byt lösenord 21 GENOMGÅNG AV PROGRAMFÖNSTER 22 PLOTTERFÖNSTER 23 PROJEKTFÖNSTER 23 SÖKNINGSFÖNSTER 23 Huvudmeny Sökning 24 Sortering på dokumentflikar eller på informationskategori. 24 Sökning med jokertecken 25 Fliken Enkel övningar och exempel 25 Sök dokumentnamn (med mall) 26 Fliken Avancerad 26 Fliken Tid 26 KONTROLLFRÅGOR SÖKNING 26 ÖVNINGAR SÖKNING 27 Övning 2:1 27

3 3 (42) Övning 2:2 27 Övning 2:3 27 Övning 2:4 27 DOKUMENTFÖNSTER 28 FLIKAR I DOKUMENTFÖNSTER 29 Metadata 29 Historia 29 Log 29 Ritningar 29 Modeller 29 Visa 29 STATUS FÖR DOKUMENT 30 BEHÖRIGHET 30 LÅSNING 30 DOKUMENTTRÄDFÖNSTER 31 Egen trädstruktur 32 ÖVNINGAR DOKUMENTTRÄD 33 Övning 2:5 33 JOBBFÖNSTER 34 Lista jobb 35 BLOCK 3 LEVERANS; HÄMTA DOKUMENT 36 INSTÄLLNING AV LAGRINGPLATS (DATAROOT) 36 Övning/Exempel 36 METODER FÖR ATT HÄMTA FILER 36 KNAPPEN HÄMTA OCH ÖPPNA I DOKUMENTFÖNSTRET 37 Övning/Exempel 37 HÄMTA FIL FRÅN DOKUMENTTRÄDET 37 HÄMTA FILER FRÅN OBJEKT I ETT JOBB 37 Övning/Exempel 37 HÄMTA ELLER TITTA PÅ OLIKA VERSIONER AV SAMMA DOKUMENT 39 Övning/Exempel 39 BILAGOR 40 BILAGA 1 - LATHUND FÖR NAMNKONVENTION ENLIGT VV PUBLIKATION 2003:54 40 BILAGA 2 ÖVNINGSFILER I OBJEKT SLKOVNING 41 BILAGA 3 - FACIT ÖVNINGAR FÖR SÖKNING 42

4 4 (42) Inledning Denna manual har upprättats i syfte att användas vid utbildningstillfällen eller för egenstudier. Manualen är en nedkortad version på användarmanualen för Chaos, VV publikation 2000:6. Innehållet tar i stora drag upp hur Chaos fungerar och vilka funktioner som finns. Omfattning av beskrivningar och övningar i denna manual är riktad mot de vanligast använda funktionera och rutinerna. Vissa speciella funktioner som inte normalt används tas inte upp. För detaljerad information och fullständig beskrivning av Chaos hänvisas till VV publikation 2000:6. Styrande dokument för digital informationshantering framgår av VV publikation 2000:6, kapitel 1.

5 5 (42) Block 1 Allmän teori Inledning Välkomnande. Presentationsrunda. Presentation av dagordning. Mål Målet med kursen (samtliga nivåer) är att kunna: Hämta programvaror och stöd för uppdrag i Chaos-miljö. Installera Chaos. Start och inloggning. Hantera fönster, menyer och verktygsfält. Söka efter dokument i objekt. Lämna och hämta dokument. Titta på och skriva ut dokument. Skapa och använda jobb för överföring. Grundläggande begrepp och styrande publikationer. Versionshantering. Leveransomfattning. Reservera dokumentnamn i objektet. Projektera modellorienterat i CAD. Använda funktioner i CADFunc. Skapa ritningar. Skapa textdokument. Skapa metadata. Exportera metadata. Skapa styrfiler för ritningsdefinition. Plotta ritningar via Chaos (Ritningsbeställning och Plotta). Radera ritningar och textdokument från objekt. Titta på ritningar med WPM32. Revidering av ritningar. Märka ritningar digitalt med Digitejp.

6 6 (42) Bakgrund Digital dokumenthantering Anledningarna till att hålla på med dokumenthantering är många. Dokumenthantering lever i symbios med projekthantering och vice versa. Ett projekt som har god dokumenthantering har många fördelar. Något av det som kan nämnas är; Ordning och reda Många parter, delar på data i tid och rum Chans till digital kvalitetssäkring Kunskapsöverföring, personal slutar Kommunikation, tillgänglighet Enhetlig produkt för beställare och utförare! Sök- och spårbarhet Arkiv, drift- och underhåll I ett större perspektiv, sett från företagsekonomisk synpunkt, finns fördelar som; Kortare ledtider Återanvändande av data. Kunskapsöverföring Möjliggör en kvalitetssäkrad produktion. För varje enskild individ innebär en god dokumenthantering trygghet i arbetsdagen med kontroll över bland annat; Beslutsunderlag Projekteringsunderlag Dokumentversioner för textdokument och ritningar Leveranser Anpassade tekniska lösningar Uppdragsspecifika överenskommelser Det är viktigt att ha kontroll över dokumenten i uppdraget. Dokumenthantering ställer krav på rutiner för att säkerställa att dokument och information om dokument upprättas efter gällande förutsättningar. Men det som initialt förefaller kosta tid kan i ett senare skede medföra stora vinster, tidsmässigt och ekonomiskt. Att inte ha kontroll och leta uppdragsmaterial är kostsamt på alla nivåer. Dokumentkvalitet uppnås genom sortering, strukturering, kontroll och validering. Enda sättet att uppnå kvalitet är att produktionsmetoderna går att applicera och leva upp till. Vi måste aktivt hjälpas åt att skapa och utveckla en bra situation för produktionen som gör att vi kan erhålla dokumentkvalitet och kontroll.

7 7 (42) Chaos i korthet när och varför Chaos? Chaos är ett dokumenthanteringssystem för leverans, distribution och arkiv. Chaos är till för att användas i uppdrag med externa konsulter och entreprenörer. Chaos syfte är att skapa ordning och reda, hålla kontroll på dokumentversioner och leveranser, göra dokument och information sökbara samt möjliggöra återanvändning av information som upprättats i projektet eller i ett föregående skede. Styrande dokument Gällande publikationer återfinns på Vägverkets hemsida via länk till; Publikationer och blanketter, Publikationer och Vägar och vägutformning. 2003:54 Principer för digital informationshantering i vägprojekt. 2003:54A Principer för digital informationshantering i vägprojekt, bilagor. 2000:4 Datasamordning: manual för upprättande av IT-handledning. 2000:5 Principer för informationshantering. 2000:5A Principer för informationshantering: bilagor. 2000:5B Datasamordning: rithandbok. 2000:6 Datasamordning: användarmanual för Chaos. Tillämpning av Chaos Vem använder Chaos? Fördelen med att samla materialet från den projekteringen i ett objekt (databas) är att information kan återanvändas i andra delar av uppdraget eller i nästa skede. Dokument som upprättas i ett skede används som underlag i nästa. Byggdokument som omarbetats till relationsdokument används för slutlig drift och underhåll. Konsulterna kan använda varandras information för att förenkla och effektivisera projekteringen. Projektering av information som redan är tillgänglig är onödig. Entreprenörerna har ständig tillgång till de dokument som levererats till objektet. Finns behov kan ritningar och textdokument snabbt och enkelt beställas från plottningsfirma eller skrivas ut på egen plotter/skrivare. Beställaren har möjlighet att se hur uppdraget framskrider och ser vad som levererats till och från Chaos. Automatiska rapporter kan enkelt presentera statusen i varje objekt.

8 8 (42) Hur ser Chaos ut? (Demonstration av kursledaren). Kort genomgång av de olika fönsterna och de vanligaste tillämpningarna; Lämna dokument Hämta dokument. Sök dokument. Dokumentträd. Visa dokument Grundläggande begrepp Dokumenttyper Samtliga filer i Chaos kallas gemensamt för dokument. Dokumenten delas i sin tur in i fyra olika dokumenttyper; Ritning (plottfil). Ritingsdefinition (CAD). Ritningsmodell (CAD). Textdokument (övriga filer). Bilder Möjlighet finns att söka enbart efter den dokumenttyp som är av intresse.

9 9 (42) Namnkonvention Namnkonvention för de olika dokumenttyperna byggs upp genom att använda beteckningar för teknisk och geografisk indelning enligt bild nedan. Specifika beteckningar för objektet framgår av IT-handledningen. Filnamn för upprättade dokument ska alltid omfatta totalt åtta tecken. Tecken får ej tas bort. Filnamn får ej kompletteras med ytterligare tecken. Filnamn är alltid samma som dokumentnamn med programberoende suffix enligt exempel nedan. Exempel ritningsdokument: Ritningsnummer Filnamn (plottfil) Ritningsdefinition 1 01 T T0201.plt 101T0201.dwg Exempel textdokument: Dokumentnamn Filnamn (fryst fil) MS Word-fil 1 T T pdf 1T doc Löpnummer i namnkonventionen är avsett att använda för att ge dokumentet ett unikt löpnummer som ska behållas genom hela projektet. Löpnummer är unikt inom respektive teknikområde och tekniskt system. Löpnummer kan användas enligt nedan exempel: 27, 28, 29, 30, 31, 32 aa-zz exempel: fv, fx, fy, fz, ga, gb, gc a1-z9 exempel: b6, b7, b8, b9, c1, c2, c3 1a-9z exempel: 5v, 5x, 5y, 5z, 6a, 6b, 6c

10 10 (42) Modellorienterad projektering CAD I uppdragen ska så kallad modellorienterad projektering tillämpas. Med detta menas att projektering som utförs i CAD ska bygga på att information som projekteras fram sparas i fristående ritningsmodeller. För att presentera innehållet i ritningsmodellerna skapas en ritningsdefinition. Definitionen innehåller kopplingar (externa referenser) till de ritningsmodeller som ska presenteras. I ritningsdefinitionen ska dispositionen av ritningen göras i layoutläge (PaperSpace). Detta innebär att ritningsram, ritningshuvud, anvisningstext, mm placeras i layout-läge. Ritningsmodeller som kopplas in i ritningsdefinitionens modell-läge (ModelSpace) visas på ritingen med hjälp av fönster (så kallade viewports ). Sambanden mellan ritningsdefinition, ritningsmodell, styrfiler och metadata framgår av bild nedan. Digitalt Analogt Metadata (.md) Modelldefinition (.xr) Ritningsdefinition (.dwg) Plott (.plt) Ritning (papper) Metadata (.md) Ritningsmodeller (.dwg) Lagerinställning (.lr) Det juridiska dokumentet är det analoga pappersoriginalet. Vid eventuella brister i det analoga dokumentet bör regeln vara att den som ansvarar för dokumentet kontaktas. När ritningsdefinitioner hämtas från Chaos sparas de ingående filerna (ritningsdefinition, tillhörande ritningsmodell, styrfiler och metadata) i en automatiskt genererad struktur utifrån den placering filerna har i objektet (databasen). Placering i objektet styrs från det dokumentnamn (ritningsnummer) filerna har. Styrfiler för dokumentering av externa referenser skrivs automatiskt om så att en relativ sökväg tillämpas. Detta för att ritningsdefinitionerna inte ska tappa koppling till ritningsmodeller då de sparas ned lokalt hos någon användare.

11 11 (42) Metadata Till samtliga dokument som levereras ska så kallad metadata bifogas. Metadata består av ett antal, av Vägverket framtagna, benämningar (attribut) som används för att beskriva filens innehåll och dokumentera administrativ information och historik. Vilka attribut som ska vara ifyllda vid leverans framgår av VV publikation 2003:54. Eventuella avsteg från publikation och övriga kompletteringar framgår av IT-handledningen. Metadatafilen sparas som text i Unix-format (ASCII). I exempel nedan visas utdrag ur metdata för en ritning. Metadata kan skapas manuellt via textredigeringsprogram, med externa programvaror avsedda för dokumenthantering eller direkt i Chaos. För ritningsdefinitioner tillhandahåller Vägverket funktioner, anpassade för AutoCAD, som kan användas för att skapa och hantera metadata. Metadata används för att visa detaljerad information om dokumentet utan att det behöver öppnas först och för att söka fram dokument med viss information. Styrfiler till ritningsdefinition (CAD) Till ritningsdefinitioner skapade i CAD ska, förutom metadata, även information om aktuella gällande lagerinställningar och externa referenser dokumenteras i så kallade styrfiler. Styrfilerna alltid då ritningsdefinitioner bifogas vid leverans. Vägverket tillhandahåller funktioner, anpassade för AutoCAD, som kan användas för att skapa och hantera styrfiler. Syftet med att dokumentera lagerinställningar är att säkerställa vilka lager som ska vara tända respektive släckta för att återge ritningens innehåll korrekt. Syftet med att dokumentera externa referenser är att säkerställa vilka ritningsmodeller som är kopplade till ritningsdefinitionen. Styrfiler sparas sparas som text i Unix-format (ASCII)

12 12 (42) IT-handledning Speciella förutsättningar, överenskommelser och krav som finns i uppdraget ska finnas dokumenterat i objektets IT-handledning. IT-handledningen kan upprättas från mall som Vägverket tillhandahåller. Praktik: Genomgång av mall för upprättande av IT-handledning under ledning av kursledaren. Genomgång av utbildningsspecifik IT-handledning (att användas i kommande övningar). IT-handledningen är mycket viktig för genomförandet av uppdraget och för att kunna återanvända information i ett senare skede. IT-handledningen används bl.a. för att kunna ge dokument rätt namnkonvention. Namnkonventionen används senare för att kunna söka fram rätt dokument. Om IT-handledningen är ofullständig, ej tillämpningsbar eller t.o.m. saknas ska krav ställas på den som är uppdragsansvarig att en korrekt och användbar IThandledning ska tas fram. För att få en IT-handledning som användas och tillämpas i uppdraget bör den skrivas så enkel och tunn som möjligt. Att upprepa information från andra dokument som redan finns gällande i uppdraget ger en tung IT-handledning ingen vill ta del av. Handledningen ska just vara en handledning för att enkelt och snabbt komma igång och kunna upprätta dokument enligt gällande krav. Fördjupningar får göras genom att ta del av de övriga dokument som ingår i uppdraget. IT-handledningen lever under hela uppdraget och ska anpassas och uppdateras löpande efter behov som uppkommer.

13 13 (42) Genomförande av uppdrag Nedan framställs punkter, rörande den digitala hanteringen, som kan vara bra att beakta och bearbeta under uppdragets inledning. Att försöka justera den digitala hanteringen och projekteringen i efterhand kan bli kostsamt. Kravbild. Vilka krav finns för projektering och upprättande av dokument? IT-handledning. Finns tillräckligt med information för att kunna upprätta dokument i uppdraget? Dokumentomfattning. Uppskattningsvis hur många dokument kommer att behöva upprättas. Namnkonvention. Vad ska dokumenten som upprättas ha för dokumentnamn (filnamn)? Finns behov av att reservera (boka) namnen i Chaos innan leverans? Metadata. Hur ska metadata skapas och vad ska den omfatta? Leveransomfattning. Vilka dokument och filtyper ska levereras löpande under uppdraget och vilka ska lämnas in vid slutdokumentation? Rutiner. Vilka rutiner måste tas fram/användas för att säkra ett bra genomförande? Kontrollfrågor Övningar Vilka är de dokumenttyper som kan förekomma i uppdraget? Vad är och varför upprättas metadata? Vad ska IT-handledningen beskriva? Övning 1:1 Använd utbildningsspecifik IT-handledning (från kursledaren) för att namnge följande dokument; Textdokument; Reviderings-PM hörande till dokument upprättade för stödmur till tvärtunnel i sektion 1/975 i bergtunneldelen. Ritning; Vägplan i området Lilla Bommen för påfartsramp från Lilla Bommen mot Älvsborgsbron. Övning 1:2 Skapa metadata för dokumenten från föregående övning. Använd mall som ingår i CADFunc 3.1 på

14 14 (42) BLOCK 2 - Programvaran Chaos Inloggning Starta utbildningsdator och logga in med signatur och lösenord enligt anvisningar från kursledare. På Vägverkets webbplats för uppdrag i Chaos-miljö finns de programvaror och hjälpmedel som behövs samlat. Här återfinns även allmän information och projekteringsstöd för t.ex. CAD. Starta Internet Explorer och ange adressen: I vänsterkant, under rubrik Datasamordning återfinns materialet indelat i underrubriker. Under respektive länk finns material enligt nedan. Program och verktyg Programvara Chaos, programvara digital märkning, viewers, CAD-funktioner, mm. Support Kontaktpersoner för support och problemlösning. Styrande dokument Länkar till de styrande VV publikationerna. Övriga tillbehör CAD-block för namnruta, pen-inställningstabeller plottfil, mm. Utbildning Utbildningstillfälle i de olika regionerna. Historik Redovisning av programuppdateringar.

15 15 (42) Installera Chaos Hämta installationsprogram för Chaos. Spara filen på temporär plats, t.ex. C:\Temp. (alternativet Öppna direkt från servern kan användas om anslutningen mot är bra). Internetuppkoppling Starta installationsprogram (Chaos<versionsnummer>.exe) från den temporära platsen (C:\Temp). Följ instruktionerna på skärmen. Efter avslutad installation återfinns Chaos på Windows startmeny; Start -> Program -> Chaos systems -> Chaos Starta och logga in i Chaos För att logga in i Chaos erfordras en signatur och ett lösenord för användaren. Signatur och lösenord erhålls från regionens datasamordnare. Inloggning görs via dialog enligt nedan. Användarens lösenord kan bytas via huvudmeny Arkiv/Byt lösenord. Val finns för att lösenord ska kommas ihåg via nästa inloggning och om inloggning ska göras automatiskt i senast öppnade objekt (databas). Efter inloggning visas en objektlista. Välj önskat objekt och öppna med knappen OK. OBS! Samtliga objekt utom SLKOvning, Utbildning, Utbildning2, VSOOvning, VSTOvning och VVAOVning är skarpa objekt och ska hanteras med varsamhet. Skarpa objekt får ej användas i utbildningssyfte eller för egna studier. Vid utbildning kan används objekt SLKOvning som övningsobjekt för att använda kopior av verkliga dokument och metadata.

16 16 (42) Objekt Utbildning, Utbildning2, VSOOvning, VSTOvning och VVAOvning får användas för egna studier och leveranstester. Meddelande Om det finns något viktigt meddelande till Chaos användare kommer detta att visas under inloggningsrutinen med dialog enligt exempel nedan. Exempel på meddelanden kan vara driftstopp eller annat som gör att Chaos inte kommer att fungera vid en viss tidpunkt. Meddelandet visas en gång per dag och server. Objektmeddelande Speciella meddelanden rörande objektet som kräver att användare godkänner eller avvisar förutsättningen för att logga in i objektet kan meddelas i ett objektmeddelande. Meddelandet läggs in och aktiveras av Vägverkets datasamordnare.

17 17 (42) Grundläggande inställningar Fönsterdisposition Tre olika utseenden för fönsterplacering kan väljas genom att använda knapparna. Egen disposition kan göras genom att tända och släcka fönster via huvudmeny Fönster. Enklaste dispositionen (vänster knapp) används då dokument letas fram genom att klicka i trädstruktur. Information om dokument visas i Dokument-fönstret. Då filer hämtas eller lämnas används utseende enligt mellersta knappen. Disposition visar ett sökningsfönster som används för att leta fram dokument med hjälp av filnamn och/eller metadata och ett fönster för att skapa jobb. Information om dokument visas i Dokument-fönstret. I de uppdrag även komponenter ska hanteras kan samtliga fönster visas (höger knapp). Huvudmeny Arkiv/Inställningar Allmänt Används för att ställa generella inställningar.

18 18 (42) I listan Standardplotter anges vilken plotter som ska användas som standard vid lokala utskrifter (egen plotter). För att kunna välja en plotter i listan måste plotter finnas definierad under fliken Plottrar. Här anges också om sökning ska kunna göras med jokertecknen * och? som då kompletterar de redan tillgängliga tecknen % och _. Om jobbfiler ska hanteras som låsta versioner ska alternativet vara ikryssat i denna flik.. När alternativet är kryssat kommer innehållet i jobben hanteras exakt med de versioner som anges i jobben. Som standardinställning är alternativet förvalt. För inloggningens del kan val göras för att lösenordet ska kommas ihåg vid kommande inloggning och om inloggning ska göras automatiskt i senast öppnade objekt (databas). Avseende metadata görs val om filnamnet ska innehålla extension.md eller.filtyp.md. För att även skapa metadata för hämtade filer i XML-format kryssas rutan Skapa också metadata i xml-format i. Uppbyggnad i XML-format följer riktlinjer enligt ITBoF. Huvudmeny Arkiv/Inställningar Hämtning På fliken hämtning anges vart hämtade filer ska lagras lokalt, på lokal disk eller nätverk. Lagringsplats anges genom att manuellt skriva in sökvägen i fältet för DataRoot för lagring av hämtade dokument eller ange sökväg med knappen. Med inställd lagringsplats enligt ovan lagras alla objekt under samma katalog, i detta fall ChaosTmp. %o i sökvägen gör att varje objekts benämning (objektnamn) skapas som en huvudkatalog och dokument som hämtas från objekt lagras under respektive huvudkatalog. Det går också att definiera DataRoot för varje objekt. Hämta alltid dokument betyder att ingen kontroll av datum och tid på filen görs.

19 19 (42) Ange DataRoot för varje objekt används om de olika objekten ska ha olika lagringsplatser vid hämtning av dokument. Sökväg för lagringsplats justeras genom att välja objekt ur listan och ändra sökvägen i fältet DataRoot för lagring av hämtade dokument. Automatisk uppdatering av hämtade dokument ger möjlighet att erhålla en automatisk uppdatering av dokument som startats/öppnats från Chaos. När det lokalt lagrade dokumentet sparas visas dialog som ger möjlighet att uppdatera dokumentet i objektet (databasen). Funktion aktiveras genom att rutan kryssas i. Skrivskydda dokument på disk används om behov finns av att skrivskydda dokument som användaren inte har skrivrättighet till kryssas rutan i. Funktion används för att undvika att ändringar utförs på dokument som användaren inte äger. Huvudmeny Arkiv/Inställningar Plottrar Används för att definiera egna plotterkonfigurationer. Skrivare anges med namn enligt nätverkskonfiguration. Här krävs kännedom om plottern och det lokala nätverket.

20 20 (42) Huvudmeny Arkiv/Inställningar Avancerade Här behöver normalt inga ändringar göras. Sökning av ritningsdefinitioner styr hur många nivåer i katalogstrukturen som Chaos söker i för att hitta rätt fil. Passivt läge för brandväggar skall normalt inte behöva användas. Men om filöverföringarna inte går bra kan detta var en lösning. Adressen till inloggningsservern kan komma att ändras. Detta meddelas då av regionens datasamordnare. Huvudmeny Arkiv/Användare Visar signatur, efternamn, förnamn och företag samt kontaktinformation för respektive signatur. I knappraden överst finns knappar enligt följande, från vänster till höger; Avsluta, navigera till början, navigera ett steg bakåt, navigera ett steg framåt, navigera till sista, uppdatera lista från servern, sök passande signaturer, kopiera information om signaturen till klippbordet samt visa behörighet för signatur. Knappen Klippbordet kopierar information om signaturen so kan kopieras in i annat dokument enligt exempel nedan.

21 21 (42) Knappen Behörighet visar grupptillhörighet och behörighet i dialog enligt nedan. Huvudmeny Arkiv/Byt Objekt (Databas) Används för att byta objekt utan att avsluta Chaos. Startar dialog för val av objekt som är den samma som visas då Chaos startas och inloggning görs. Huvudmeny Arkiv/Byt lösenord Används för att byta lösenord. Lösenord byts genom att ange nuvarande lösenord följt av nytt lösenord, som måste anges två gånger. Knappen Byt lösenord verkställer bytet av lösenordet. Knappen Avbryt avbryter dialog utan åtgärd.

22 22 (42) Genomgång av programfönster Chaos består av ett huvudprogram vari ett antal fönster står för funktionerna, huvudmenyer, snabbvalsknappar, navigationsknappar och en statusrad Huvudmeny 2. Snabbvalsknappar (Avsluta, Sökning, Jobb, Dokument, Dokumentträd och Komponent) 3. Plotterfönster 4. Projektfönster 5. Sökningsfönster 6. Dokumentfönster 7. Dokumentträdfönster 8. Jobbfönster 9. Komponentfönster (beskrivning ingår ej i denna manual) 10. Statusraden

23 23 (42) Plotterfönster Visar vald egen plotter. Används för att byta till annan egen plotter som definierats under huvudmeny Arkiv/Inställningar, fliken Plottrar. Projektfönster Används för att byta projekt inom objektet. Samtliga jobb som skapas måste definieras i avsett projekt av den som utför leveransen. Textdokument sorteras in efter angivet projekt. Även vissa av funktionerna i huvudmenyerna, t.ex. Verktyg/Reservera dokumentnamn, är beroende av att användare definierar rätt projekt. Aktuellt projekt visas i projektfönstret. I fönstrets rullningslista visas de projekt som finns i aktuellt objekt. Objekt byts via huvudmeny Arkiv / Byt objekt (Databas). Sökningsfönster Fönstret Sökning används för att söka efter alla typer av dokument. Knappen Sök initierar sökning och knappen Rensa tömmer ifyllda sökfält. Sök + Rensa Sök dokumentnamn (med mall) Sök dokumentnamn Sök filtyp Kod för Geografisk / Teknisk indelning Indikering av valda dokument Sökresultat indelat på dokumenttyp Matcha alternativ Sökalternativ Sök metadata Sök dokument ingående i JobbId Antal dokument i sökresultat Sortering efter kategori

24 24 (42) Huvudmeny Sökning I huvudmeny Sökning kan följande alternativ användas. Sök Till Jobb Till komponent Exportera metadata Plotta ritningar Hämta filer Markera alla Invertera markering Visa antal dokument Initierar sökning enligt de alternativ som angivits. Används för att addera dokumenten till nytt skapat jobb. Endast markerade dokument i sökresultat flyttas. Används för att koppla dokument till komponenter. Används för att skapa en semikolonavgränsad fil med ett urval av metadata. Startar dialog för att skriva ut ritningar på egen skrivare. Hämtar markerade filer i sökresultat till inställd lagringsplats. Markera samtliga dokument i sökresultatet. Inverterar (vänder) val av markerade filer i sökresultat. Visar hur många dokument som finns i resultatet av sökningen. Visa antal dokument styrs av vilken dokumentflik som är vald för sökresultatet. Funktion aktiveras genom att val bockas för. Sortering på dokumentflikar eller på informationskategori. Dokument kan sorteras och visas per dokumenttyp genom att välja önskad typ från de dokumentflikarna som finns i Söknings-fönstret. Allt Plott Definition Modell Text visar samtliga dokument i sökresultatet. visar endast plottfiler av ritningar (PLT och PDF). visar endast ritningsdefinitioner för CAD. visar endast ritningsmodeller för CAD. visar ej CAD-relaterade dokument (DOC, XLS, TXT, ZIP m.fl.). Dokument i sökresultatet kan också sorteras per kategori Namn, Typ, Version, Datum Tid, Delområde/Projekt (D/P) eller Teknikområde/Handling (T/H) genom att peka på önskad kategori i rubriksfälten som finns i Söknings-fönstret.

25 25 (42) Sökning med jokertecken Jokertecken används för att ersätta tecken i sökningskriterium. Jokertecken kan ersätta ett eller flera tecken beroende på vilken symbol som används. Följande jokertecken kan användas; _ (lågstreck) Ersätter ett valfritt tecken.? (frågetecken) Ersätter ett valfritt tecken. % (procent) Ersätter flera valfria tecken. * (asterix) Ersätter flera valfria tecken. Användning av jokertecken? (frågetecken) och * (asterix) kan ställas av eller på under inställningar i huvudmeny Arkiv/Inställningar. Exempel: 100_0101 Ger sök-träffar på dokumentnamn som börjar på 100 följt av valfritt tecken och avslutas med Berg% Ger sök-träffar på alla textsträngar som börjar med Berg. _berg% Ger sök-träffar på alla textsträngar som börjar med valfritt tecken följt av berg och avslutas med valfritt antal tecken. %brand%cell% Ger sök-träffar på alla textsträngar som innehåller orden brand och cell. Fliken Enkel övningar och exempel Dokumentnamn. Sök efter 148A3001 (enligt VV Publ. 2003:54). Sök med jokertecken. Sök efter 148%. Visa antal. Dokumenttyp. Delområde/Projekt. Teknikområde/Handling. Metadata. Markera/Avmarkera Visa Antal dokument i huvudmeny Sökning Sök efter PLT i typ-fält. Använd fliken Plott. Sök efter 1 (delområde). Sök efter SL23 (projekt). (delområde gäller ritningar och projekt gäller textdokument). Sök efter K (teknikområde). Sök efter 31 (handling). (teknikområde gäller ritningar och handling gäller textdokument). Sök efter *betong*. Fältet matchas endast mot det som finns som metadata på fliken Allmänt i dokumentfönstret.

26 26 (42) Sök dokumentnamn (med mall) I fliken Enkel används knappen för att starta mall för sökning på dokumentnamn. Mallen används då det specifika dokumentnamnet inte är känt. Sökning görs efter dokumenttyp, anläggningsdel, teknikområde och tekniskt system eller en kombination av valen som kan göras. Ange först dokumenttyp och välj sedan, om möjligt, anläggningsdel, teknikområde och tekniskt system ur rullgardinslistorna. En så kallad mönstersökning startar med knappen OK. Fliken Avancerad Används för att söka på identifierare(attributbenämning eller metadata-tagg) med möjlighet att kombinera ihop flera identifierare. Exempel identifierare: Ritningstyp: profil Granskad av: tenne Fliken Tid Används för att söka efter dokument inom tidsintervall. Exempel dokumentdatum: Ange tidsintervall: Lägg till uppdaterad datum: Kontrollfrågor sökning Hur kan dokument sorteras och ordnas? Vad är ett jokertecken och vilka tecken kan användas? Hur kan jokertecken användas?

27 27 (42) Övningar sökning Objekt SLOKOvning används för nedanstående övningar. Övning 2:1 Hur många ritningar finns för vatten och avlopp? Övning 2:2 Vem har konstruerat dokument 363E6711? Övning 2:3 Vilken ritning har konstbyggnadsritningsnummer B 1873 g? Övning 2:4 Hur många profilritningar finns det på Väg och Trafik?

28 28 (42) Dokumentfönster Visar detaljerad information om dokument som markerats i sökresultat, dokumentträd eller jobb. Dokumentfönster visar metadata för dokument indelat i på maximalt sex olika flikar. De fyra första flikarna är alltid lika oavsett dokumenttyp. De två sista är beroende på om dokumenttyp är ritning, ritningsdefinition, ritningsmodell eller text. Metadata för ritning och ritningsdefinition visas på följande flikar: Metadata för ritningsmodeller visas på följande flikar: Metadata för text (övriga dokument) visas på följande flikar: Från dokumentfönster kan dokumentet visas, hämtas eller skrivas ut med knapparna Öppna, Hämta och Plotta. Öppna Hämta Plotta hämtar dokument från Chaos till lokalt angiven struktur och startar därefter fil med i Windows associerad programstart. hämtar dokument från Chaos till lokalt angiven struktur. skriver ut dokument på lokalt angiven skrivare. Lokala strukturer och skrivare konfigureras under huvudmeny Arkiv/Inställningar enligt följande exempel: Fliken Hämtning ange DataRoot för lagring: C:\Temp\[Dagens datum]. Fliken Plottrar ange skrivare med eget nätverksnamn.

29 29 (42) Flikar i dokumentfönster Metadata Innehåller information som definierats i filens metadata. Är konfigurerbar enligt: Grupperade = Gruppread i grupper Sorterade = Sorterade i bokstavsordning Egen ordning = Lägg i egen ordning med hjälp av val Flytta upp och Flytta ner Historia Log Ritningar Modeller Visa Innehåller information om revideringar (versioner) som kommer från filens metadata. Alla versioner ackumuleras och sparas. Höger klicka för snabbmeny med val: Version till jobb = Lägger vald version i aktuellt jobb Version till trädstruktur = Lägger vald version till trädstruktur Ändra version i trädstruktur = Ändrar version på aktuellt dokument i trädstruktur Vem har lämnat respektive hämtat detta dokument? Här syns även andra händelser som t.ex. uppdatering av metadata (ej mindre förändringar) eller förändring av status/behörighet. Visar på vilka ritningar som markerad ritningsmodell används. Vid t.ex. en revidering kan ritningsmodellens namn sökas fram och under fliken Ritningar framgår vilka ritningar som kan påverkas av revideringen. Visar för ritningar de ingående modellerna. Härifrån går det att hoppa direkt till modellen genom att markera modellfil, högerklicka och välja Gå till Ritningsmodell. Visar aktuellt dokument i inbyggd viewer med möjlighet till utskrift.

30 30 (42) Status för dokument I Chaos kan dokument ha följande status: Uppdateras Filen håller på att levereras. Fylls i med automatik. Godkänd konsult Filen är levererad och mottagen av systemet. Fylls i med automatik. Mottagen VV Plottfiler är märkta med ankomstmärkning i Chaos. Ankomstmärkning och status fylls i med automatik. Övriga filer uppdateras med status automatiskt utan ankomstmärkning. Stämplad VV Utförs endast på plottfiler. Utförs av objektsansvarig som har behörighet som administratör (Admin). För märkning av tex. Broritningar. För att ändra status på dokument är det lättast att göra detta genom att samla dokumenten i ett nytt jobb eller använda ett tidigare skapat jobb där dokumenten ingår. Val görs för vilka dokumenttyper (plott, definition, modell eller text) som ska ha statusförändring. Funktionen i huvudmeny Jobb/Ändra status används för att byta status på dokument. Behörighet När ett dokumentnamn registreras eller lämnas till Chaos första gången kommer det automatiskt att få behörighetsgrupp enligt den användare som lämnar in dokumentet. Det är också möjligt att låsa dokumentet direkt vid lämningen. För att ändra behörighet på dokument kan ett jobb användas. Administratörs behörighet krävs. Låsning Ett dokument kan låsas av någon i dokumentets behörighetsgrupp eller av någon administratör. Ett låst dokument är inte tillgängligt för användare som inte är medlem i behörighetsgruppen. För att ändra låsningen på dokument kan ett jobb användas. Administratörs behörighet krävs.

31 31 (42) Dokumentträdfönster Dokumentträd under flik Namnkonvention genereras med automatik då filer läggs in i Chaos. Dokumentens placering styrs av tolkningen definierad i huvudmeny Verktyg/Tabeller. Trädstruktur byggs upp efter innehåll och placering. Struktur baserat på tekniskt innehåll läggs upp efter teknikområde, tekniskt system, delområde och anläggningsdel. Struktur baserat på geografisk placering byggs upp efter delområde, anläggningsdel, teknikområde och tekniskt system. Metadata för vald fil i dokumentträdet visas i dokumentfönstret.

32 32 (42) För texter byggs trädstrukturen upp efter anläggningsdel och därefter innehåll och placering (samma princip som för ritningar). Struktur för innehåll byggs upp efter teknikområde, dokumentkod* och anläggningsdel. Struktur för placering byggs upp efter delområde, teknikområde och dokumentkod*. * = Kodbeteckning enligt handlingsförteckning gällande för projektet (huvudmeny Verktyg/Projekt och Handling). Egen trädstruktur En egen anpassad struktur kan definieras under fliken Struktur. Då inga anpassade strukturer skapats är standardutseendet enligt nedan.

33 33 (42) Lägg till struktur Ny anpassad struktur skapas genom att lägga till på samma nivå och namnge den enligt önskemål. Undernivåer läggs till genom att lägga till på undernivå och namnge dessa enligt önskemål. Lägg till på samma nivå Lägg till på undernivå Koppla dokument till struktur För att koppla markerat dokument till markerad nivå (mapp) i strukturen används knappen Koppla. Dokument som kopplas kan markeras i t.ex. sökresultatet i Sök-fönster. Dokument kan även läggas till strukturen från sökresultatet i Sök-fönster. För ytterligare beskrivning se kapitel 4, avsnitt Snabbvalsmeny. Övningar dokumentträd Övning 2:5 Skapa strukturerna <namn>/underlag/ritningar och <namn>/underlag/dokument. Koppla minst ritning och ett textdokument till respektive struktur. Dokumentnamn väljs ur tabell enligt bilaga 2 (Övningsfiler i objekt SLKOvning) och söks fram med hjälp av sökningsfönstret.

34 34 (42) Jobbfönster Ett jobb är en samling av filer som samlas för att överföras, plottas eller distribueras. I första hand används jobb för att lämna och hämta ritningar och texter. Filer i jobb kan sorteras efter dokumenttyp eller kategori. Skapade jobb kan återanvändas av andra och utnyttjas vid senare tillfällen. Jobb kan skapas på följande sätt: Knappen Nytt i Jobb-fönster. Används för att lämna eller hämta filer. Funktionen Lämna dokument med Wizard i huvudmeny Jobb eller knapp i Jobb-fönstret. Används för att lämna filer. Drag-and-drop från dokumenthanterare, t.ex. Utforskaren, Chaos desktop. Används för att lämna filer. Gemensamt för de olika sätten är att användaren måste ange till vilket projekt överföringen ska göras samt att ge jobbet en lämplig beskrivning.

35 35 (42) Lista jobb Används för att välja ett tidigare skapat jobb. I fälten ovanför jobblista finns möjlighet att söka eller filtrera på jobbets id, beskrivning, signatur och projekt enligt exempel nedan. Sökning eller filtrering startas genom att använda knappen Sök eller med Enter-knappen på tangentbordet efter att värde angetts. Värde kan anges med jokertecken. Exempel: 4721 i fält ovanför kolumn Id visas endast jobb med id *pm* i fält ovanför kolumn Beskrivning visar samtliga jobb som beskrivits med pm i texten. Önskat jobb öppnas i jobbfönster genom att markera id och använda knappen OK eller med dubbelklick. Knappen Rensa tar bort eventuella värden från fälten.

36 36 (42) BLOCK 3 Leverans; Hämta dokument Inställning av lagringplats (DataRoot) Samtliga metoder för att hämta filer, utom då jobb används, är direkt beroende av hur lagringsplats ställts in. Då jobb används finns möjlighet att ange annan lagringsplats än den som angivits som standard innan överföringen påbörjas. Lagringsplatsen anges under huvudmeny Arkiv/Inställningar i flik Hämtning. Övning/Exempel Ställ in lagringsplats C:\ChaosTemp\<namn>\%o. %o ersätts av objektets namn då filer hämtas. Exempel: C:\ChaosTemp\Kalle\SLKOvning. Metoder för att hämta filer Enstaka fil kan hämtas från objekt genom att; Använda knappen Hämta i Dokument-fönstret efter att fil markerats i sökresultat, jobb eller dokumentträd. Använda knappen Öppna i Dokument-fönstret efter att fil markerats i sökresultat, jobb eller dokumentträd. Efter hämtning visas dokumentet, i av Windows, associerat program. Välj fliken Visa i Dokument-fönstret. Efter hämtning visas dokumentet i inbyggd viewer. Dubbelklicka på fil i sökresultat, jobb eller dokumentträd. Högerklicka på markerad fil i Sök-fönstret och välja Hämta filer i snabbvalsmeny som visas. Filer som hämtas lagras automatiskt med en standardstruktur under den lagringsplats (DataRoot) som angivits under huvudmeny Arkiv/Inställningar i flik Hämtning. Knappen Hämta och högerklick Hämta filer hämtar filerna. Knappen Öppna och dubbelklick hämtar och visar fil i associerat program. Ska flera filer hämtas vid samma tillfälle samlas filerna i ett jobb (ärende). Jobbet kan sedan återanvändas vid ett senare tillfälle och av andra användare. Man kan också Högerklicka på markerade filer i Dokument-fönstret och välja Hämta filer i snabbvalsmeny som visas.

37 37 (42) Knappen Hämta och Öppna i dokumentfönstret Båda funktionerna använder lagringsplats som angivits under huvudmeny Arkiv/Inställningar i flik Hämtning. Knappen Hämta och högerklick Hämta filer hämtar filerna. Knappen Öppna och dubbelklick hämtar och visar fil i associerat program. Övning/Exempel Som övningsfiler används dokumentnamn som väljs ur tabell enligt bilaga 2 (Övningsfiler i objekt SLKOvning). Sök fram fil enligt anvisningar från kursledaren. Markera filen i sökningsresultat och välj knappen Hämta. Efter hämtning slutförts kan strukturen som byggts upp med automatik ses med hjälp av t.ex. Utforskaren. Sök fram annan fil, markera och välj knappen Visa istället. Efter hämtning visas dokumentet i, av Windows, associerat program. En DOC-fil visas i Word, en DWG-fil i AutoCAD, o.s.v. Observera att fil först hämtas till inställd lagringsplats innan associerat program startas. Hämta fil från dokumentträdet Fil som markerats i dokumentträdet kan hämtas genom att; Dubbelklicka på filen. Högerklicka på markerad fil välja Visa dokument i snabbvalsmeny som visas. Markera fil och använda knapparna Hämta eller Öppna i Dokumentfönstret. Hämta filer från objekt i ett jobb Egna och andras jobb som visas i jobb-listan kan när som helst hämtas på nytt. Val kan göras om hela jobbinnehållet eller endast vissa dokumenttyper ska hämtas. Möjlighet finns också att välja dokumentversion jobbets version eller senaste version i objektet (databasen). Övning/Exempel Som övningsfiler används dokumentnamn som väljs ur tabell enligt bilaga 2 (Övningsfiler i objekt SLKOvning). Öppna övningsobjekt enligt kursledaren. Skapa nytt jobb med knappen Nytt och ange en lämplig beskrivning av jobbet. Sök fram filer med hjälp av söknings-fönstret. Addera filer från sökresultat till nytt skapat jobb genom att använda höger musknapp i fält för sökresultatet. Filer kan adderas en och en eller flera på en gång. Observera att jobbstatus ändras från Nytt till Hämta. Då ritningsdefinition adderas till jobbet kommer en automatisk fråga om tillhörande ritningsmodeller också ska läggas till. Svara Ja för att addera ritningsmodeller och Nej för att endast addera ritningsdefinition.

38 38 (42) När samtliga filer adderats till jobbet använda knappen Hämta för att påbörja hämtning. Dialog visas där lagringsplats, önskad dokumentversion och omfattning av dokumenttyper måste anges. Lagringsplats (DataRoot) ställs automatiskt till den standardstruktur som är definierad under huvudmeny Arkiv\Inställningar\Hämting. Dokumentversion som kan väljas är jobbfilernas eller senaste. Med Jobbfilernas version avses version som filerna har i det skapade jobbet som ska hämtas. Med Senaste version avser senaste version som filerna har i objektet (databasen). Därefter väljs de dokumenttyper i jobbet som är av intresserad. Valet finns för att jobbet också ska kunna återanvändas för olika behov i ett senare skede. Väl OK för att fortsätta. En automatisk bekräftelse på jobbet visas. Kontrollera bekräftelsen och påbörja hämtning med OK. Filerna förs över från servern till angiven lagringsplats. Nu är jobbet låst för att addera flera filer till jobbet. Ett jobb blir automatiskt låst efter att det är hämtat eller lämnat första gången. Filerna lagras på angiven lagringsplats med en automatiskt genererad struktur. Strukturen beskrivs i VV publikation 2003:54.

39 39 (42) Hämta eller titta på olika versioner av samma dokument Samtliga versioner av ett dokument som levererats till Chaos finns sparade i databasen. Möjlighet finns att via flik Historia i Dokument-fönstret hantera samtliga versioner, från senast gällande till första levererade versionen. Övning/Exempel Sök fram dokument 572K3001 i objekt SLKOvning. Markera plottfil (572K3001.plt) i sökningsresultat. Välj flik Historia i Dokument-fönstret. Information om senaste gällande version visas i fältet Aktuell version. Tidigare versioner kan hämtas, visas eller plottas genom att markera önskad version i fältet Tidigare versioner. Då fil hämtas eller visas sparas den på angiven standardplats för lagring. Eftersom filnamnet är desamma oavsett version skrivs den version som hämtats tidigare över av den version som är markerad då hämtning görs. För att aktivera och kunna hantera senaste gällande version igen pekas i valfri ruta i fältet Aktuell version eller så markeras fil i sökningsresultat, jobb eller dokumentträd, där alltid den senast gällande versionen visas.

40 40 (42) Bilagor Bilaga 1 - Lathund för namnkonvention enligt VV publikation 2003:54

41 41 (42) Bilaga 2 Övningsfiler i objekt SLKOvning Namn Projekt Ritningar Textdokument Ritfort. Användare 1 Användare 2 Användare 3 Användare 4 Användare 5 Användare 6 Användare 7 Användare 8 Användare 9 Användare 10 Användare 11 Användare 12 UB01 UB02 UB03 UB04 UB05 UB06 UB07 UB08 UB09 UB10 UB11 UB12 Användare 13 UB13 Användare 14 UB A A B B T T E E K K B B K K G G T T G G K K K K T T N K N K A PDF 0B PDF 0T PDF 0E PDF 0K PDF 2R PDF 2K PDF 0G PDF 3T PDF 3G PDF 0P PDF 5K PDF 7L PDF 7P24SK10.PDF 4B DOC 5B DOC OK DOC 1K DOC 1K DOC 2K DOC 2K DOC 3K DOC 2K DOC 2K DOC 7K DOC 4B DOC 5B DOC OK DOC

42 42 (42) Bilaga 3 - Facit övningar för sökning 2:1 Antal Vatten och Avloppsritningar? Svar: 500 st. (630 inkl. bokade dokument) Hur: Välj enkel sökning (tre prickar). Ange teknikområde = W. eller Ange teknikområde W i sökfönster och välj kategori-flik Plott. 2:2 Vem har konstruerat 3 63 E 67 11? Svar: Hur: Sören Knutsson Sök på filnamn 363E6711 i sökfönster. Läs innehåll rad Konstruerad av under Admin-flik i dokumentfönster. 2:3 Vilken ritning har konstbyggnadsritningsnummer B 1873 g? Svar: Hur: 000B2407 Välj avancerad sökning. Välj attributbenämning Konstbyggnadsritningnr ur lista. Ange värde för attribut (med jokertecken) = B_1873_g (värde återfinns under Ritnings-flik i dokumentfönster). 2:4 Hur många profilritningar finns det på Väg och Trafik? Svar: Hur: 55 st. (65 inkl. bokade dokument) Välj avancerad sökning. Ange ritningstyp = Profil och teknikområde = trafik. eller Välj enkel sökning (tre prickar). Ange teknikområde = T och tekniskt system = 03. eller Sök på filnamn T03% (=???T03*) i sökfönster.