VERSION EK-admin för Läkemedelsförsörjning. Bilaga till Användarhandbok EK-admin

Transkript

1 EK-admin för Läkemedelsförsörjning Bilaga till Användarhandbok EK-admin

2 Innehåll VERSION (13) 1 INLEDNING PROCESSEN FÖR REGISTRERING AV NÖDVÄNDIGA UPPGIFTER I EK FÖR LÄKEMEDELSFÖRSÖRJNING FAKTURAADRESSAT LÄGG TILL FAKTURAADRESSAT SKAPA NY FAKTURAADRESSAT REDIGERA FAKTURAADRESSAT TA BORT FAKTURAADRESSAT BESTÄLLARREFERENS ANGE BESTÄLLARREFERENS PÅ ENHETSNIVÅ GODSMOTTAGARE FÖRESLAGEN NAMNSTANDARD FÖR GODSMOTTAGARE SKAPA GODSMOTTAGARE REDIGERA GODSMOTTAGARE TA BORT GODSMOTTAGARE MEDARBETARUPPDRAG SKAPA MEDARBETARUPPDRAG REDIGERA MEDARBETARUPPDRAG MEDLEMMAR TA BORT MEDARBETARUPPDRAG... 13

3 (13) 1 Inledning Detta dokument utgör en bilaga till Användarhandbok EK-admin och beskriver hanteringen av information i EK för logistiken inom läkemedelsförsörjningen. All administration för läkemedelsförsörjning ska göras i nya EK Admin ( För att kunna hantera information för läkemedelsförsörjning måste användaren vara inloggad som behörig administratör: Katalogadministratör eller Behörighetsadministratör. 1.1 Processen för registrering av nödvändiga uppgifter i EK för läkemedelsförsörjning Vårdenheten måste tillhöra en Organisation som är registrerad som Köpare. Köpare- Part som definieras som juridisk köpare enligt ett kommersiellt avtal och som har ett eget organisationsnummer. Köpare läggs in manuellt av SLL-IT. Först då kan man gå vidare till nästa steg. Om du är osäker om din organisation är redan registrerad som Köpare kan du kontakta SLL-IT Servicedesk och kontrollera. Om organisationen inte är redan upplagt som Köpare måste blankett 1: Organisationens övergripande uppgifter skickas in till SLL IT Servicedesk (se för blanketten samt mer information). Se till att organisationen innehåller vårdgivare, vårdenhet och alla beställande enheter med deras nödvändiga kontaktuppgifter, om inte lägg upp organisationen, enligt avsnitt 6.6- Vårdgivare och 6.7- Vårdenhet i Användarhandbok EK-Admin Om den aktuella enheten inte finns under en vårdgivare och vårdenhet visas inte flikarna för läkemedelsförsörjning för användaren. Med vårdgivare avses enligt Socialstyrelsens definition statlig myndighet, landsting och kommun i fråga om sådan hälso- och sjukvårdsverksamhet som myndigheten, landstinget eller kommunen har ansvar för (offentlig vårdgivare) samt annan juridisk person eller enskild näringsidkare som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet (privat vårdgivare) Vårdgivare läggs in på toppnivå i trädstrukturen Registrera fakturaadressat för organisationen (Den part som tar emot och administrerar fakturan, vanligen Ekonomiavdelningen för verksamheten (annat namn kan t.ex. vara Redovisningen ), se avsnitt 2- Fakturaadressat. Registrera beställarreferens (uppgifter om vad som ska stå på fakturan för att hantera konteringen t.ex. kostnadsställe eller ZZ-kod), se avsnitt 3- Beställarreferens Registrera Godsmottagare (alla läkemedelsförråd till vilka läkemedel ska kunna beställas), se avsnitt 4- Godsmottagare Skapa Medarbetaruppdrag för läkemedelsbeställning, se avsnitt 5- Medarbetaruppdrag Koppla behöriga medarbetarna till Medarbetaruppdraget, se avsnitt 5.3- Medlemmar

4 (13) 2 Fakturaadressat För kommunernas särskilda boenden betalar HSF läkemedelskostnaderna för läkemedel till Akutoch buffertförråd eller fullständigt förråd (se för mer information). Dessa faktureras automatisk till HSF utan att man behöver registrera HSF:s fakturaadress. Man måste ändå registrera fakturaadressat för boendet i EK eftersom verksamheten betalar för andra varor t.ex. handelsvaror beställt via Visma Proceedo. Vissa andra enheter t.ex. ASIH med vårdval har också kostnadsersättning från HSF för vissa läkemedel. Detta hanteras genom vidarefakturering av verksamheten till HSF för de varor som HSF ska ersätta enligt rapport som hämtas från GUPS. ( Fakturaadressat är obligatoriskt för en vårdgivare och kan användas av flera vårdgivare. Menyval Fakturaadressat finns tillgänglig på vårdgivarobjektet. Där visas de fakturaadressater som är anslutna till vårdgivaren. Det kan finnas en fakturaadressat per organisation men beroende på hur organisationen hanterar fakturor kan det även finnas en fakturaadressat per kostnadsställe inom organisationen. 2.1 Lägg till fakturaadressat För att lägga till en fakturaadress, klicka på Lägg till. Då öppnas ett fönster upp med registrerade fakturaadressater. Välj fakturaadress och klicka på Lägg till.

5 (13) 2.2 Skapa ny fakturaadressat Om den eftersökta adressaten inte finns i listan går det att lägga till nya genom att klicka på Skapa ny i vyn för att lägga till fakturaadressat. Fyll i de fält som beskriver adressaten: Namn GLN-kod 1 Adress Postnr/ort Fakturaformat För att automatisk tilldela en GLN-kod från SLL s serie, klicka i rutan Hämta och då går det inte att fylla i fältet GLN. Klicka på Spara för att lägga till den nya adressaten till listan eller Avbryt för att avbryta utan att spara. Oavsett om en befintlig eller ny adressat har lagts till kommer adressaten att läggas sist i listan över vårdgivarens adressater. Om GLN-koden hämtades automatiskt vid skapande av en ny adressat visas det med status Automatiskt i kolumnen GLN i listan över registrerade fakturaadressater för vårdgivaren. 2.3 Redigera fakturaadressat Det går endast att redigera en fakturaadressat i taget. Markera den fakturaadressat som ska redigeras och klicka på Redigera. Samtliga värden, bortsett från GLN, kan redigeras. Ändra de uppgifter som behöver uppdateras och klicka sedan på Spara. Klicka på Avbryt för att ångra redigering av fakturaadressat. Observera att en fakturaadressat som är ansluten till flera vårdgivare inte kan redigeras. När en sådan fakturaadressat väljs visas ett varningsmeddelande som talar om detta och vilka vårdgivare som den är ansluten till. 2.4 Ta bort fakturaadressat Markera den/de aktuella fakturaadressaterna som ska tas bort och klicka på knappen Ta bort.

6 (13) 3 Beställarreferens För att ange vilket konto kostnaden ska tilldelas, kan beställarreferens anges. Detta kan antingen registreras för respektive godsmottagning, alternativt på den enhet som är utpekad som vårdenhet och då gälla för samtliga godsmottagningar på den enheten. Om man önskar göra uppföljning på respektive godsmottagare skall varje godsmottagare ha en egen unik beställarreferens. Om man inte avser att följa upp varje godsmottagare för sig kan man ange beställarreferens på enhetsnivå. Beställarreferens är inte obligatoriskt. Beställarreferens har ett valfritt format och det är mycket viktigt att det anges enligt den aktuella ekonomiavdelningens anvisningar, särskilt om elektronisk faktura med automatisk kontering används. 3.1 Ange beställarreferens på enhetsnivå På menyval Beställarreferens anges fakturaadressat och/eller beställarreferens för enheten. 1. Ange beställarreferens. 2. Välj fakturaadressat som är angivna till den vårdgivare som den aktuella vårdenheten är ansluten till. 3. Klicka på Spara eller Spara-Stäng. För att ångra val av beställarreferens klicka på Avbryt. Om man istället vill ange beställarreferens för en godsmottagare skriver man referensen vid registrering av godsmottagare, se nedan. 4 Godsmottagare Godsmottagare- Ett läkemedelsförråd. Det kan finnas flera godsmottagare på en enhet. Godsmottagaren (läkemedelsförrådet) kan vara det lokala förrådet på avdelningen, en läkemedelsautomat eller en vätskevagn. Dessa kan skötas antingen av avdelningens egen personal eller via avtalad Läkemedelsservice. Separat förråd skapas för att visa att enheten har slutenvårdsdos eller på särskilda boende att de ha en fullständig eller Akut- och buffertförråd GLN-kod Global Location Number. GLN-kod är en internationell standard och används för att på ett entydigt sätt identifiera ett företag eller en organisation samt dess funktioner och de platser som ska kopplas samman med företaget som t.ex. leveransmottagningar, fakturaadresser, godsmottagare m.m. GLN-koden ger en unik identitet som kan fungera som en länk till ytterligare information i en databas. GLN är en förutsättning för ett effektivt flöde av gods och information mellan handelsparter. GLN-kod består av 13 siffror som inleds med nationsnummer, 73 för Sverige, sedan följer ett företagsprefix (6-9 siffror) följt av 3-6 löpsiffror och avslutas med en kontrollsiffra. Läs mer om GLN-kod på SLL har ett eget företagsprefix som kan användas i läkemedelsförsörjningen. Om ett företag inom SLL, i framtiden, vill gå vidare mot e-handel rekommenderar SLL att redan nu skaffa ett eget företagsprefix.

7 (13) Blankett 2 - enhetens och godsmottagarens uppgifter (se kan användas för att samla de nödvändiga uppgifter och användas som underlag vid inmatning På menyval Godsmottagare visas en lista över alla godsmottagare d v s läkemedelsförråd som är anslutna till enheten. Observera att det inte går att lägga till ny godsmottagare om det saknas fakturaadressat för enheten på menyval Beställarreferens, se avsnitt 2. Beställarreferens. Observera! Endast en godsmottagare av typ slutenvårdsdos får läggas upp per enhet. Om flera slutenvårdsdosförråd läggs upp på samma enhet bryts beställningsflödet helt för slutenvårdsdos för den enheten. 4.1 Föreslagen namnstandard för godsmottagare Följ rekommenderad namnstandard, särskilt om man har flera godsmottagare inom sin organisation. Förkortning för respektive sjukhus: STS Södertälje sjukhus DS Danderyds sjukhus StG S:t Görans sjukhus SÖS Södersjukhuset KSOL Karolinska Universitetssjukhuset Solna KHUD Karolinska Universitetssjukhuset Huddinge NT Norrtälje sjukhus Förkortningar för respektive typ av godsmottagare: LMF Läkemedelsförråd LMS Läkemedelsservice LMA Läkemedelsautomat VV Vätskevagn SLD Slutenvårdsdos AoB Akut- och buffertförråd (kommunen) Full Fullständig läkemedelsförråd (kommunen) Exempel: [Sjukhus] [klinik (valfritt)] [enhet/avd] [typ av godsmottagare]. T.ex: STS avd 8 LMS bas SÖS avd 8 VV1 DS akuten LMA 4.2 Skapa godsmottagare Klicka på knappen Lägg till. Fyll i de uppgifter som behövs för godsmottagningen, (*obligatoriska fält) Namn* o namnet ska vara tydligt och så unikt som möjligt för att användaren ska kunna identifiera godsmottagaren, se förslag på namnstandard

8 (13) GLN-kod* o Klicka i Hämta för att automatiskt tilldela GLN-kod från SLL:s serie. Observera att om en enhet redan har en GLN-kod för den aktuella godsmottagaren ska denna anges! Adress/Intern adress* o Antingen en gatuadress eller en internadress, t.ex. Hus 4, plan3 Postnr/ort* o ort anges automatiskt när postnumret anges Telefon Obligatoriskt för slutenvårdsdos Fax Epost Typ o välj i listan vilken typ av förråd man skapa o extern personal används där man har avtal med Apoteket AB att de gör påfyllning av förråd/läkemedelsautomat/vätskevagn o Akut- och buffertförråd (kommun) och Fullständigt förråd (kommun)- väljs för boende inom kommunen som har tecknat avtal med HSF att ha läkemedelsförråd. Se Vårdgivarguiden för mer info o Slutenvårdsdos väljs för enheter som har avtal med ApoEx för leverans av slutenvårdsdos. Beställarreferens o om det inte angetts för enheten kan det anges för den specifika godsmottagaren Leveransmottagare* o Leveransmottagare är den lastkaj eller omlastningsplats dit leveransen av läkemedel anländer primärt från apoteksleverantören, för vidare transport till Godsmottagaren (=läkemedelsförrådet). o Om förrådet är lokaliserat på en av de akuta sjukhus är det oftast sjukhusets lastkaj som ska väljas. Annars går de flesta leveranser först till MediCarrier depot för vidare transport av MediCarrier (Undantag! Enheter i Nykvarn, Järna och Södertälje som får sina leveranser via Södertälje sjukhus). o Leveransmottagare vars namn börjar med Slutenvårdsdos får endast väljas för godsmottagare med typen Slutenvårdsdos. o ApoEx Bromma får endast väljas efter specialavtal med ApoEx och eventuell transportör, gäller exempelvis dialysvätskor på pall. Klicka på Spara. Klicka på avbryt för att stänga formuläret utan att spara dina ändringar. 4.3 Redigera godsmottagare Markera aktuell godsmottagare och välj Redigera. Samma fönster som vid skapande av ny godsmottagning öppnas. Ändra de fält som ska uppdateras, observera att fältet GLN inte kan redigeras. Klicka på Spara för att de redigerade uppgifterna ska sparas på godsmottagaren. Klicka på avbryt för att stänga formuläret utan att spara dina ändringar.

9 (13) 4.4 Ta bort godsmottagare Vid flytt av en enhet organisatoriskt eller om den upphör för att inte historisk statistik ska går förlorat är det bäst att låta den gamla godsmottagaren ligga kvar och skapa en ny godsmottagare för den nya organisationen. Ta endast bort medlemmar i medarbetareuppdraget som är kopplat till den gamla godsmottagaren så att ingen kan längre beställa läkemedel till den. Om man ändå vill ta bort en godsmottagare- markera en eller flera godsmottagare i listan och klicka på Ta bort. Godsmottagaren försvinner då från listan. 5 Medarbetaruppdrag Se även Användarhandbok EK-Admin avsnitt 9 Medarbetaruppdrag används för att ge behörighet till olika system. De personer som ska kunna arbeta med läkemedelsförsörjning måste ha ett särskilt medarbetaruppdrag. Detta styr dels vilka funktioner de har rätt att utföra och dels vilka enheters läkemedelsförråd de har rätt att arbeta med. För att kunna skapa effektiva medarbetaruppdrag krävs alltså ett genomtänkt upplägg för behörighetsstyrningen, d.v.s. hur man vill gruppera enheter och deras läkemedelsförråd gentemot sin personal. I beställningssystemet finns olika behörighetstyper: Beställare = rättighet att lägga varor i varukorg Behörig beställare = rättighet att lägga varor i varukorg och skicka order från varukorg Lokaladmin beställare = rätt att administrera mallar, beloppsgränser, rapporter etc. för beställande enhet och underliggande enheter Här nedan visas en konverteringstabell över medarbetaruppdrag i olika dimensioner. I beställnings- I beställarregistrets EK SAML Syfte systemet blankett Behörig Medarbetar- informationsbeställare av uppdrag typ läkemedel Lokaladmin Administrera Läsa (får läsa) lkb Läkemedelsbeställning beställare Beställare Lägga i varukorg Skriva (får läsa och lkb Läkemedelsbeställning skriva) Behörig Skicka iväg Exekvera (får utföra) lkb Läkemedelsbeställning beställare beställning Medarbetaruppdrag behöver inte skapas för slutenvårdsdos då beställning görs i TakeCare och inte i Visma Proceedo. 5.1 Skapa medarbetaruppdrag För att kunna skapa ett medarbetaruppdrag på en vårdenhet måste enheten vara angiven som vårdenhet. I annat fall finns inte alternativet att skapa medarbetaruppdrag i förändringsmenyn för enheten. För att ange en enhet som vårdenhet se avsnitt 3.2 Vårdgivare och vårdenhet i EK Användarhandbok. Högerklicka på aktuell vårdenhet och välj Skapa Medarbetaruppdrag. 1) Namnet för medarbetaruppdraget anges i två fält: a) Ange ett tydligt uppdragsnamn i det första fältet för att klargöra vad som gäller för respektive medarbetaruppdrag, t.ex. LKB Avd [xx]-[behörighet]. Observera: max antal tecken är 63. b) Vårdenhetens namn är automatiskt ifyllt i det andra fältet 2) Ange ändamål i listan, klicka på pilen och välj Läkemedelsbeställning.

10 (13) Klicka på Skapa längst ner till vänster för att spara medarbetaruppdraget. Klicka på Avbryt för att avbryta skapandet av medarbetaruppdrag. Observera att ett nytt medarbetaruppdrag hamnar längst ner i listan. 5.2 Redigera medarbetaruppdrag Rättigheter för medarbetaruppdrag På fliken Medarbetaruppdrag anges rättigheterna för medarbetaruppdraget Ändamål visar ändamålet med medarbetaruppdraget. Välj Läkemedelsbeställning i listan Beskrivning - här visas information om medarbetaruppdraget. Texten kan användas för eget bruk och vara förtydligande om vad det är för ett medarbetaruppdrag. T.ex. Rättighet att skicka iväg läkemedelsbeställning samt lägga varor i varukorgen. Rättigheter här visas rättigheterna för medarbetaruppdraget. Klicka på Lägg till för att administrera medarbetaruppdragets rättigheter

11 (13) Aktivitet beskriver VAD medarbetaruppdragets medlemmar får göra, se tabell ovan på sidan 15. Informationstyp för Läkemedelsförsörjning ska alltid Läkemedel Beställning anges Omfång talar om vilka enheters läkemedelsförråd (godsmottagare) medarbetaruppdragets medlemmar får utföra den angivna aktiviteten för Om en enhet saknas i listan för omfång kan den läggas till genom att klicka på knappen Lägg till enhet. Skriv in hela eller delar av namnet och klicka på knappen Sök. Markera aktuell enhet i listan och klicka sedan på knappen Lägg till. Observera att det är viktigt att ange omfång för att sätta behörigheten på rätt enhet/enheter. Markera respektive Aktivitet, Informationstyp och Omfång genom att klicka på aktuell rad i fönstret som visas. Klicka på Spara. För att ångra påbörjade ändringar klicka på Avbryt, då stängs fönstret Sätt rättigheter. För att ta bort en angiven rättighet markera den aktuella rättigheten och klicka på Ta bort. 5.3 Medlemmar Säkerställ att alla medarbetare som ska kunna beställa läkemedel finns i EK eller HSA-katalogen, om inte lägg upp personer se avsnitt 8- Person i Användarhandbok EK-Admin Blankett 3 - medarbetare och medarbetaruppdrag (se kan kompletteras och användas som underlag vid inmatning Här visas alla personer som är kopplade till medarbetaruppdraget. I kolumnen Ändrad visas om personen har flyttats eller tagits bort ur katalogen. Dock undantag om personen är hämtad från den nationella HSA-katalogen. För dessa personer visas ingen information om posten har flyttats eller tagits bort. När en person läggs till ett medarbetaruppdrag registreras personens HSA-id. Då en person kan förekomma på fler ställen i katalogen är det inte nödvändigtvis personens placering i EK som gällde när personen en gång lades till medarbetaruppdraget som är gällande för medarbetaruppdraget. Administratören för medarbetaruppdraget ansvarar för hanteringen av detta genom att markera personen i listan och klicka på Kvittera markerade och godkänner därmed att personen är kvar i medarbetaruppdraget Lägg till medlemmar i medarbetaruppdrag Klicka på Lägg till på fliken Medlemmar för att lägga till medlemmar. Sök upp person/personer som ska kopplas till medarbetaruppdraget genom att: 1. Välj sökbas. Om sökningen ska ske inom EK klicka på förstoringsglaset.

12 (13) Om sökningen ska ske inom den nationella HSA-katalogen klicka på jordgloben 2. Ange ett eller flera av sök-kriterierna: Namn HSA-id Titel Leg. Yrkesgrupp 3. Klicka på Sök 4. Markera vilken/vilka personer som ska läggas till. Håll ner Shift- eller Ctrl-knappen för att markera flera personer i listan 5. Ange start- och slutdatum. Medarbetareuppdrag kan tidsbegränsas (ange start- och slutdatum). Observera: Ingen notifiering skickas till administratör när medarbetarens uppdrag är på väg att gå ut. Det innebär att man kan behöva bevaka så att inte medarbetaruppdrag går ut om man sätter slut-datum. Detta kan t ex behöva ses över inför helger och semestrar. Man kan lämna tomt i fälten, dvs. medarbetaruppdraget fortlöper tills man avslutar det. Denna funktion behöver bevakas och hållas uppdaterad med de faktiska omständigheterna i medarbetarnas uppdrag. Hur länge gäller t ex delegering? (Se SOSFS 2001:17, 5 kap, 1 Läkemedel får endast rekvireras av sådan behörig hälso- och sjukvårdspersonal som namngivits i den lokala instruktionen för läkemedelshantering.) 6. Klicka på knappen Lägg till. Observera att om sökning görs med den nationella HSA-katalogen som sökbas begränsas antalet sökresultat till de första 50 posterna och om fler poster finns visas ett meddelande om att förfina sökningen. Om sökningen sker inom EK visas ett obegränsat sökresultat vilket därför kan vara tidskrävande om ingen förfining av sökningen görs. I listan över medlemmar i ett medarbetaruppdrag visas HSA-id med fet stil för de personerna som lagts till från den nationella HSA-katalogen. För närvarande visas möjligheten att lägga till en gruppförskrivarkod om den valda personen saknar förskrivarkod. Detta är inte tillämpligt för Läkemedelsförsörjning, så klicka på Stäng för att stänga ner fönstret utan att göra någon ändring. Observera att om man väljer en ny gruppförskrivarkod, alternativt Inget värde, i listan för gruppförskrivarkod för en vald person uppdateras det på dennes personpost, oavsett vilka medarbetaruppdrag som personen är kopplad till och det påverkar då personens åtkomst till andra tjänster.

13 (13) Redigera medlemmar i medarbetaruppdrag Markera den/de personer som ska redigeras genom att bocka i rutan till vänster och klicka på Editera markerade. Ett nytt fönster öppnas och där finns möjligheten att uppdatera datum och den gruppförskrivarkoden som angavs när personen lades till. Om alla valda personer har samma start- eller slutdatum visas detta i rutorna för datum (Fr.o.m. och T o m). I annat fall är dessa rutor tomma. Båda kan redigeras eller tas bort om så önskas. Observera att Gruppförskrivarkod inte används för Läkemedelsförsörjning och ska därför inte uppdateras om redigering av medlemmar behöver göras Ta bort medlem från medarbetaruppdrag Ta bort en person från ett medarbetaruppdrag genom att bocka i rutan framför personen, klicka sedan på Ta bort. Klicka på Spara eller Spara-Stäng längst ner till vänster för att spara ändringarna i formuläret. Klicka på Avbryt för att stänga formuläret utan att spara dina ändringar. 5.4 Ta bort medarbetaruppdrag Om ett medarbetaruppdrag inte längre är aktuellt att användas ska det tas bort. Observera att samtliga medlemmar måste vara borttagna innan ett medarbetaruppdrag kan tas bort. Högerklicka på det aktuella medarbetaruppdraget och välj Ta bort. Bekräfta borttaget genom att klicka ytterligare en gång på Ta bort.