VERSION EK-admin för Läkemedelsförsörjning. Bilaga till Användarhandbok EK-admin

Transkript

1 EK-admin för Läkemedelsförsörjning Bilaga till Användarhandbok EK-admin

2 Innehåll VERSION (18) 1 INLEDNING BEGREPP FÖR LÄKEMEDELSFÖRSÖRJNING GLN-KOD ADMINISTRERING I EK-ADMIN INLOGGNING E-TJÄNSTEKORT ENGÅNGSLÖSENORD (OTP) LÄKEMEDELSFÖRSÖRJNING NÖDVÄNDIGA UPPGIFTER I EK FÖR LÄKEMEDELSFÖRSÖRJNING VÅRDGIVARE OCH VÅRDENHET FAKTURAADRESSAT BESTÄLLARREFERENS GODSMOTTAGARE HISTORIK MEDARBETARUPPDRAG SKAPA MEDARBETARUPPDRAG REDIGERA MEDARBETARUPPDRAG TA BORT MEDARBETARUPPDRAG... 18

3 (18) 1 Inledning Detta dokument utgör en bilaga till Användarhandbok EK-admin och beskriver hanteringen av information i EK för logistiken inom läkemedelsförsörjningen. All administration för läkemedelsförsörjning ska göras i nya EK Admin ( För att kunna hantera information för läkemedelsförsörjning måste användaren vara inloggad som behörig administratör: Katalogadministratör eller Behörighetsadministratör. 1.1 Begrepp för Läkemedelsförsörjning Beställarreferens I detta fält kan (bör) man lägga in kostnadsställe eller zz-kod (den typ av uppföljningskod som verksamheten använder sig av). Varje förråd (godsmottagare) kan ange en unik beställarreferens om man önskar följa upp förbrukningen per förråd eller så kan alla förråd (godsmottagare) ange samma beställarreferens. Fakturaadressat GLN-kod Godsmottagare Köpare Leveransmottagare Vårdgivare Den part som tar emot och administrerar fakturan, vanligen Ekonomiavdelningen för verksamheten (annat namn kan t.ex. vara Redovisningen ). För kommunernas särskilda boenden betalar HSF en del av läkemedelskostnaderna (läkemedel till Akut- och buffertförråd eller fullständigförråd (se för mer information) dessa faktureras automatisk till HSF. Man måste ändå registrera fakturaadressat för boendet i EK eftersom de betala själva för andra varor t.ex. handelsvaror beställt via Visma Proceedo. Vissa andra enheter t.ex. ASIH har också avtal med HSf med kostnadsersättning för vissa läkemedel. Detta hanteras genom att man skapa 2 separata förråd i EK med olika GLN-koder så att manuell vidarefakturering kan göras av verksamheten för de varor som HSF ska ersätta. Global Location Number. Ett läkemedelsförråd. Det kan vara det lokala förrådet på avdelningen, en läkemedelsautomat eller en vätskevagn. Dessa kan skötas antingen av avdelningens egen personal eller via avtalad Läkemedelsservice. Separat förråd kan skapas för att visa att enheten har slutenvårdsdos eller en Akut- och buffertförråd Part som definieras som juridisk köpare enligt ett kommersiellt avtal och som har ett eget organisationsnummer. Den lastkaj eller omlastningsplats dit leveransen av läkemedel anländer primärt från apoteksleverantören, för vidare befordran till Godsmottagaren (=läkemedelsförrådet) i nästa steg. Med vårdgivare avses enligt Socialstyrelsens definition juridisk person ( ) som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet. 1.2 GLN-kod GLN-kod är en internationell standard och används för att på ett entydigt sätt identifiera ett företag eller en organisation samt dess funktioner och de platser som ska kopplas samman med företaget som t.ex. leveransmottagningar, fakturaadresser, godsmottagare m.m. GLN-koden ger en unik identitet som

4 (18) kan fungera som en länk till ytterligare information i en databas. GLN är en förutsättning för ett effektivt flöde av gods och information mellan handelsparter. GLN-kod består av 13 siffror som inleds med nationsnummer, 73 för Sverige, sedan följer ett företagsprefix (6-9 siffror) följt av 3-6 löpsiffror och avslutas med en kontrollsiffra. Läs mer om GLN-kod på GLN-kod på SLL SLL har ett eget företagsprefix som kan användas i läkemedelsförsörjningen. Om ett företag inom SLL, i framtiden, vill gå vidare mot e-handel rekommenderar SLL att redan nu skaffa ett eget företagsprefix. 1.3 Administrering i EK-admin För att kunna hantera läkemedelsförråd för enheter i EK-admin måste den aktuella enheten sökas upp. Det kan göras genom att antingen bläddra i navigeringsvyn för Trädvy/Mina delträd eller söka fram det aktuella objektet i sökfunktionen på fliken Sök. Vid Sök, högerklicka för att gå till eller redigera. Högerklicka på det valda objektet på fliken Trädvy/Mina delträd för att få fram förändringsmenyn. I förändringsmenyn finns följande alternativ: Skapa (visas endast om enheten är angiven som vårdenhet) o Medarbetaruppdrag Redigera Sök o Administratör o Enhet o Funktion o Generell o Person Efter att ändringar har gjorts finns tre möjligheter: Spara: då sparas alla ändringar men behåller fönstret öppet. Spara-Stäng: då sparas alla ändringar och sedan stängs fönstret. Avbryt: då stängs fönstret utan att de ändringar som gjorts sparas. Om ändringar har gjorts och man klickar på Avbryt frågar systemet om ändringarna ska sparas innan fönstret stängs. Information om respektive fält finns tillgänglig via mouseover-funktion. När man håller muspekaren över ett fält visas information om det aktuella fältet. OBSERVERA: För att samtliga ändringar ska vara gällande vid tillägg/redigeringar av fakturaadressat, beställarreferens, godsmottagare klicka på Spara längst ner till vänster innan ytterligare ändringar kan genomföras.

5 (18) 2 Inloggning Surfa till adressen Välj inloggningsmetod: e-tjänstekort (i första hand) eller engångslösenord (tillkommer en kostnad från SLL) 2.1 e-tjänstekort Klicka på e-tjänstekort (SITHS-certifikat). En dialogruta visas där man väljer vilket certifikat autentiseringen gäller. Det är viktigt att där välja SITHS-certifikat och klicka sedan på OK (se bilden i mitten nedan). I annat fall, om Telias certifikat väljs för inloggning, kommer inloggningen att misslyckas och ett felmeddelande visas. Om en person har flera personposter görs en kontroll av vilka personposter som denne kan logga in med Om en post är spärrad kommer en rödmarkerad text att visas Observera att utseendet på rutan Bekräfta certifikat ser olika ut beroende på vilket operativsystem datorn har. Bilderna nedan är hämtade från Windows7. Är man redan inloggad med kort på sin dator möts man av startsidan. I annat fall ange pinkoden för inloggning och klicka sedan på Jag legitimerar mig. 2.2 Engångslösenord (OTP) Observera att det är förenat med en kostnad att använda engångslösenord. Kostnaden tas ut av HSA. Om administratören inte har erhållit ett etjänstekort går det att logga in i EK Admin med ett engångslösenord. Dock krävs att särskild information finns angiven på administratörens personpost i gamla EK Admin, kontakta lokal Katalogansvarig för hjälp. För att logga in med ett engångslösenord klicka på Engångslösenord (OTP) och ange användarnamn (HSA-id) och lösenord (som finns på personposten i gamla EK Admin), klicka sedan på knappen Login. Ett engångslösenord skickas då till det mobilnummer som finns angivet i gamla EK Admin. Skriv in engångslösenordet i rutan och klicka på Login. 1 One Time Password

6 (18) 3 Läkemedelsförsörjning För att kunna använda läkemedelsförsörjning måste det finnas vårdgivare och vårdenhet angivet någonstans ovanför (i EK:s trädstruktur) den aktuella enheten som ska beställa läkemedel. Fakturaadressat, Godsmottagare och beställarreferens måste anges. Om den valda enheten inte finns under en vårdgivare och vårdenhet visas inte dessa flikar för användaren. Då måste vårdgivare och vårdenhet anges först, se avsnitt 3.2 Vårdgivare och vårdenhet. Personer som ska göra läkemedelsbeställningen ska vara medlem i ett medarbetaruppdrag i vilket rätt nivå av rättigheter för att beställa läkemedel sätts. Läs mer om medarbetaruppdrag i avsnitt 4 Medarbetaruppdrag. 3.1 Nödvändiga uppgifter i EK för läkemedelsförsörjning Processen för att registrera de nödvändiga uppgifterna för läkemedelsförsörjningen ser ut på följande sätt: 1. Ingå i EK och ha behörighet att administrera EK, om inte kontakta EK-katalogansvarig. 2. Vårdenheten måste tillhöra en Köpare. Detta läggs in via Centrala EK. Först då kan man gå vidare till nästa steg. Om organisationen inte är redan upplagt som Köpare måste blankett 1: Organisationens övergripande uppgifter skickas in till SLL IT Servicedesk (se för blanketten samt mer information). 3. Se till att organisation innehåller vårdgivare, vårdenhet och alla beställande enheter med deras nödvändiga kontaktuppgifter, om inte lägg upp organisationen, se avsnitt 3.2 Vårdgivare och vårdenhet 4. Registrera uppgifter om vart och hur fakturor till organisationen ska skickas, se avsnitt 3.3 Fakturaadressat 5. Registrera uppgifter om vad som ska stå på fakturan för att hantera konteringen, se avsnitt 3.4 Beställarreferens 6. Registrera alla läkemedelsförråd till vilka läkemedel ska kunna beställas, se avsnitt 3.5 Godsmottagare 7. Säkerställ att alla medarbetare som ska kunna beställa läkemedel finns i EK, om inte lägg upp personer, se Användarhandbok EK Admin 8. Bestäm rättigheterna för medarbetarna, se avsnitt 4.1 Skapa medarbetaruppdrag

7 (18) 3.2 Vårdgivare och vårdenhet Ange en enhet som vårdgivare Vårdenhet anges på organisationens toppenhet i trädstrukturen. Detta görs genom att ange organisationsnummer och kryssa i rutan Vårdgivare på fliken Enhet. Klicka sedan på Spara längst ner till vänster Ange en enhet som vårdenhet För att ange en enhet som vårdenhet, kryssa i rutan Vårdenhet på fliken Vårdenhet för den aktuella enheten. Då öppnas möjligheten att ange tillhörande vårdgivare, verksamhetschef samt eventuella kopplade enheter. Spara alla ändringar genom att klicka på Spara längst ner till vänster.

8 (18) 1. Ange vilken Vårdgivare som vårdenheten tillhör genom att klicka på Ändra till höger om Tillhör vårdgivare. Sök upp enheten som är utsedd som vårdgivare genom att ange hela eller delar av enhetens namn eller HSA-id. Markera den aktuella vårdgivaren och klicka på Ok. Klicka på Avbryt för att avsluta utan att ändra vårdgivare. 2. Välj verksamhetschef genom att klicka på Ändra till höger om Verksamhetschef och sök upp personen som ska anges som verksamhetschef. Verksamhetschefen kan sökas både i EK och i HSA. Markera aktuell person och klicka på Ok. Klicka på Avbryt för att avsluta utan att ändra verksamhetschef. För att ändra till en annan verksamhetschef klicka på Ändra och sök upp en ny person och ange som verksamhetschef. 3.3 Fakturaadressat Det kan finnas en fakturaadressat per organisation men beroende på hur organisationen hanterar fakturor kan det även finnas en fakturaadressat per vårdenhet inom organisationen. De fakturaadressater som finns tillgängliga för vårdenheter finns angivna på fliken Fakturaadressater för den aktuella vårdgivaren. Där visas de fakturaadressater som är anslutna till vårdgivaren. Fakturaadressat är obligatorisk för en vårdgivare och kan användas av flera vårdgivare. Sök upp den aktuella enheten, se avsnitt 1.3 Administrering i EK Admin. Högerklicka på enheten och välj Redigera

9 (18) Lägg till fakturaadressat Klicka på knappen Lägg till på fliken Fakturaadressat. Då visas samtliga fakturaadressater som finns registrerade i EK. För att sortera listan klicka på kolumnhuvudet. Välj adressat genom att klicka i rutan och klicka sedan på Lägg till. I den mån det är möjligt ska en befintlig fakturaadressat användas. Om det inte är möjligt kan en ny fakturaadressat skapas Skapa ny fakturaadressat Om den eftersökta adressaten inte finns i listan går det att lägga till nya genom att klicka på Skapa ny i vyn för att lägga till fakturaadressat. Fyll i de fält som beskriver adressaten: Namn* GLN-kod* Adress Postnr/ort* Fakturaformat välj i listan För att automatisk tilldela en GLN-kod från SLL:s serie, klicka i rutan Hämta. Det går då inte att fylla i fältet GLN. Om så önskas, klicka ur rutan Hämta. Klicka på Spara för att lägga till den nya adressaten till listan eller Avbryt för att avbryta utan att spara. Oavsett om en befintlig eller ny adressat har lagts till kommer adressaten att läggas sist i listan över vårdgivarens adressater. Om GLN-koden hämtades automatiskt vid skapande av ny adressat visas det med status Automatiskt i kolumnen GLN i listan över registrerade fakturaadressater för vårdgivaren Redigera fakturaadressat Gå till fliken Fakturaadressat, markera den aktuella fakturaadressaten som ska redigeras och klicka på

10 (18) Redigera. Samtliga värden, bortsett från GLN, kan redigeras. Ändra de uppgifter som behöver uppdateras och klicka sedan på Spara. Klicka på Avbryt för att ångra redigeringen av fakturaadressat. Det går endast att redigera en fakturaadressat i taget. Observera att en fakturaadressat som är ansluten till flera vårdgivare inte kan redigeras. När en sådan fakturaadressat väljs visas ett varningsmeddelande som talar om detta och vilka vårdgivare som den är ansluten till Ta bort fakturaadressat Markera den/de aktuella fakturaadressaterna som ska tas bort och klicka på knappen Ta bort. 3.4 Beställarreferens För att ange var fakturan ska skickas och var kostnaden för läkemedlen ska läggas, ska beställarreferens anges. Detta kan antingen registreras för respektive godsmottagare alternativt på den enhet som är utpekad som vårdenhet och då gälla för samtliga godsmottagare på den enheten. Om man önskar göra uppföljning på respektive godsmottagare skall varje godsmottagare ha en egen unik beställarreferens. Om man inte avser att följa upp varje godsmottagare för sig kan man ange beställarreferens på enhetsnivå. Beställarreferens är dock inte obligatorisk. Beställarreferens har ett valfritt format och det är mycket viktigt att det anges enligt den aktuella ekonomiavdelningens anvisningar, särskilt om elektronisk faktura med automatisk kontering används Ange beställarreferens Sök upp den aktuella enheten, se avsnitt 1.3 Administrering i EK Admin. Högerklicka på enheten och välj Redigera Välj fliken Beställarreferens för att ange beställarreferens och/eller fakturaadressat för enheten. 1. Ange beställarreferens 2. Välj fakturaadressat i listan av alla fakturaadressater som är angivna till den vårdgivare som den aktuella vårdenheten är ansluten till 3. Klicka på Spara eller Spara-Stäng. För att ångra val av beställarreferens klicka på Avbryt.

11 (18) 3.5 Godsmottagare Sök upp den aktuella enheten, se avsnitt 1.3 Administrering i EK Admin. Högerklicka på enheten och välj Redigera På fliken Godsmottagare, visas en lista över alla godsmottagare (d.v.s. läkemedelsförråd) som är anslutna till enheten Observera att det inte går att lägga till ny godsmottagare om det saknas fakturaadressat för enheten på fliken Beställarreferens, se avsnitt 3.4 Beställarreferens. Observera! Endast 1 godsmottagare av typ slutenvårdsdos får läggas upp per enhet. Om flera slutenvårdsdosförråd läggs upp på samma enhet bryts beställningsflödet helt för slutenvårdsdos för den enheten Föreslagen namnstandard för godsmottagare Observera att detta endast är föreslagen namnstandard för godsmottagare. Förkortning för respektive sjukhus: STS Södertälje sjukhus DS Danderyds sjukhus StG S:t Görans sjukhus SÖS Södersjukhuset KSOL Karolinska Universitetssjukhuset Solna KHUD Karolinska Universitetssjukhuset Huddinge NT Norrtälje sjukhus Förkortningar för respektive typ av godsmottagare: LMF Läkemedelsförråd LMS Läkemedelsservice LMA Läkemedelsautomat VV Vätskevagn SLD Slutenvårdsdos AoB Akut- och buffertförråd (kommunen) Full Fullständig läkemedelsförråd (kommunen) Namnstandarden på godsmottagare: [Sjukhus] [klinik (valfritt)] [enhet/avd] [typ av godsmottagare]. T.ex: STS avd 8 LMS bas SÖS avd 8 VV1 DS akuten LMA

12 (18) Lägg till godsmottagare Klicka på knappen Lägg till. Fyll i de uppgifter som behövs för godsmottagingen, (*obligatoriska fält): Namn* o namnet ska vara tydligt och så unikt som möjligt för att användaren ska kunna identifiera godsmottagaren, se förslag på namnstandard GLN-kod* o Klicka i Hämta för att automatiskt tilldela GLN-kod från SLL:s serie. Observera att om en enhet redan har en GLN-kod för den aktuella godsmottagaren ska denna anges! Adress/Intern adress* o Postnr/ort* o Antingen en gatuadress eller en internadress, t.ex. Hus 4, plan3 ort anges automatiskt när postnumret anges Telefon Obligatoriskt för slutenvårdsdos Fax Epost Typ o välj i listan vilken typ av förråd man skapa Beställarreferens o om det inte angetts för enheten kan det anges för den specifika godsmottagaren Leveransmottagare* o välj i listan o detta är lastkajen som leveranser från ApoEx först anländer till för vidare transport. Om förrådet är lokaliserat på en av de akuta sjukhus är det oftast sjukhusets lastkaj som ska väljas. Annars går de flesta leveranser först till MediCarrier depot för vidare transport av MediCarrier (Undantag! Enheter i Nykvarn, Järna och Södertälje som får sina leveranser via Södertälje sjukhus). Leveransmottagare vars namn börjar med Slutenvårdsdos får endast väljas för godsmottagare med typen Slutenvårdsdos. ApoEx Bromma får endast väljas efter specialavtal med ApoEx och eventuell transportör, gäller exempelvis dialysvätskor på pall. Klicka på Spara för att uppdatera listan med godsmottagare. Uppdatera kontaktinformation på fliken Enhet där godsmottagaren avses placeras. Se även till att kontaktinformationen inte är synlig på Vårdguiden om så önskas Redigera godsmottagare Markera aktuell godsmottagare och välj Redigera. Samma fönster som vid skapande av ny godsmottagare öppnas. Ändra de fält som ska uppdateras, observera att fältet GLN inte kan redigeras. Klicka på Spara för att de redigerade uppgifterna ska sparas på godsmottagaren Ta bort godsmottagare Markera en eller flera godsmottagare i listan och klicka på Ta bort. Godsmottagaren försvinner då från

13 (18) listan. I det fall man tar bort en godsmottagare (beroende på förändring av verksamheten - t ex att den upphör eller flyttas) måste man ta bort medarbetarna ur medarbetaruppdraget för denna godsmottagare innan godsmottagaren tas bort. 3.6 Historik På fliken Historik visas alla förändringar som har gjorts på enheten. De visas i en lista med kolumnerna: Ändrad av administratörens namn Datum när ändringen gjordes Operation vad som gjordes Ändrat attribut vilket attribut som ändrades Klicka på plustecknet längst till vänster för att öppna en rad. Då visas det som har förändrats före och efter inom hakparantes []. Attributsnamnet anges i förkortad form enligt: LM leveransmottagare (GLN), VE enhet (HSA-id). För rader som representerar borttag visas GLN-koder för enhetens godsmottagare före och efter borttaget. Ur detta kan man härleda vilken godsmottagare som tagits bort.

14 4 Medarbetaruppdrag VERSION (18) De personer som ska kunna arbeta med läkemedelsförsörjning måste ha ett särskilt medarbetaruppdrag. Detta styr dels vilka funktioner de har rätt att utföra och dels vilka enheters läkemedelsförråd de har rätt att arbeta med. För att kunna skapa effektiva medarbetaruppdrag krävs alltså ett genomtänkt upplägg för behörighetsstyrningen, d.v.s. hur man vill gruppera enheter och deras läkemedelsförråd gentemot sin personal. I beställningssystemet finns olika behörighetstyper: Beställare = rättighet att lägga varor i varukorg Behörig beställare = rättighet att lägga varor i varukorg och skicka order från varukorg Lokaladmin beställare = rätt att administrera mallar, beloppsgränser, rapporter etc. för beställande enhet och underliggande enheter Här nedan visas en konverteringstabell över medarbetaruppdrag i olika dimensioner. I beställnings- I beställarregistrets EK SAML Syfte systemet blankett Behörig Medarbetar- informationsbeställare av uppdrag typ läkemedel Lokaladmin Administrera Läsa (får läsa) lkb Läkemedelsbeställning beställare Beställare Lägga i varukorg Skriva (får läsa och lkb Läkemedelsbeställning skriva) Behörig Skicka iväg Exekvera (får utföra) lkb Läkemedelsbeställning beställare beställning Medarbetaruppdrag behöver inte skapas för slutenvårdsdos då beställning görs i TakeCare och inte i Visma Proceedo. 4.1 Skapa medarbetaruppdrag För att kunna skapa ett medarbetaruppdrag på en vårdenhet måste enheten vara angiven som vårdenhet. I annat fall finns inte alternativet att skapa medarbetaruppdrag i förändringsmenyn för enheten. För att ange en enhet som vårdenhet se avsnitt 3.2 Vårdgivare och vårdenhet. Högerklicka på aktuell vårdenhet och välj Skapa Medarbetaruppdrag. 1) Namnet för medarbetaruppdraget anges i två fält: a) Ange ett tydligt uppdragsnamn i det första fältet för att klargöra vad som gäller för respektive medarbetaruppdrag, t.ex. LKB Avd [xx]-[behörighet]. Observera: max antal tecken är 63. b) Vårdenhetens namn är automatiskt ifyllt i det andra fältet 2) Ange ändamål i listan, klicka på pilen och välj Läkemedelsbeställning. Klicka på Skapa längst ner till vänster för att spara medarbetaruppdraget. Klicka på Avbryt för att avbryta skapandet av medarbetaruppdrag. Observera att ett nytt medarbetaruppdrag hamnar längst ner i listan.

15 (18) 4.2 Redigera medarbetaruppdrag Rättigheter för medarbetaruppdrag På fliken Medarbetaruppdrag anges rättigheterna för medarbetaruppdraget Ändamål visar ändamålet med medarbetaruppdraget. Välj Läkemedelsbeställning i listan Beskrivning - här visas information om medarbetaruppdraget. Texten kan användas för eget bruk och vara förtydligande om vad det är för ett medarbetaruppdrag. T.ex. Rättighet att skicka iväg läkemedelsbeställning samt lägga varor i varukorgen. Rättigheter här visas rättigheterna för medarbetaruppdraget. Klicka på Lägg till för att administrera medarbetaruppdragets rättigheter Aktivitet beskriver VAD medarbetaruppdragets medlemmar får göra, se tabell ovan på sidan 15. Informationstyp för Läkemedelsförsörjning ska alltid Läkemedel Beställning anges Omfång talar om vilka enheters läkemedelsförråd (godsmottagare) medarbetaruppdragets medlemmar får utföra den angivna aktiviteten för Om en enhet saknas i listan för omfång kan den läggas till genom att klicka på knappen Lägg till enhet. Skriv in hela eller delar av namnet och klicka på knappen Sök. Markera aktuell enhet i listan och klicka sedan på knappen Lägg till. Observera att det är viktigt att ange omfång för att sätta behörigheten på rätt enhet/enheter. Markera respektive Aktivitet, Informationstyp och Omfång genom att klicka på aktuell rad i fönstret som visas.

16 (18) Klicka på Spara. För att ångra påbörjade ändringar klicka på Avbryt, då stängs fönstret Sätt rättigheter. För att ta bort en angiven rättighet markera den aktuella rättigheten och klicka på Ta bort Medlemmar Här visas alla personer som är kopplade till medarbetaruppdraget. I kolumnen Ändrad visas om personen har flyttats eller tagits bort ur katalogen. Dock undantag om personen är hämtad från den nationella HSA-katalogen. För dessa personer visas ingen information om posten har flyttats eller tagits bort. När en person läggs till ett medarbetaruppdrag registreras personens HSA-id. Då en person kan förekomma på fler ställen i katalogen är det inte nödvändigtvis personens placering i EK som gällde när personen en gång lades till medarbetaruppdraget som är gällande för medarbetaruppdraget. Administratören för medarbetaruppdraget ansvarar för hanteringen av detta genom att markera personen i listan och klicka på Kvittera markerade och godkänner därmed att personen är kvar i medarbetaruppdraget Lägg till medlemmar i medarbetaruppdrag Klicka på Lägg till på fliken Medlemmar för att lägga till medlemmar. Sök upp person/personer som ska kopplas till medarbetaruppdraget genom att: 1. Välj sökbas. Om sökningen ska ske inom EK klicka på förstoringsglaset Om sökningen ska ske inom den nationella HSA-katalogen klicka på jordgloben 2. Ange ett eller flera av sök-kriterierna: Namn HSA-id Titel Leg. Yrkesgrupp 3. Klicka på Sök 4. Markera vilken/vilka personer som ska läggas till. Håll ner Shift- eller Ctrl-knappen för att markera flera personer i listan 5. Ange start- och slutdatum. Observera: Ingen notifiering skickas till administratör när medarbetarens uppdrag är på väg att gå ut. Det innebär att man kan behöva bevaka så att inte medarbetaruppdrag går ut om man sättert.om-datum. Detta kan t ex behöva ses över inför helger och semestrar. Man kan lämna tomt i fälten, dvs. medarbetaruppdraget fortlöper tills man avslutar det. Denna funktion behöver bevakas och hållas uppdaterad med de faktiska omständigheterna i medarbetarnas uppdrag. Hur länge

17 (18) gäller t ex delegering? (Se SOSFS 2001:17, 5 kap, 1 Läkemedel får endast rekvireras av sådan behörig hälso- och sjukvårdspersonal som namngivits i den lokala instruktionen för läkemedelshantering.) 6. Klicka på knappen Lägg till. Observera att om sökning görs med den nationella HSA-katalogen som sökbas begränsas antalet sökresultat till de första 50 posterna och om fler poster finns visas ett meddelande om att förfina sökningen. Om sökningen sker inom EK visas ett obegränsat sökresultat vilket därför kan vara tidskrävande om ingen förfining av sökningen görs. I listan över medlemmar i ett medarbetaruppdrag visas HSA-id med fet stil för de personerna som lagts till från den nationella HSA-katalogen. För närvarande visas möjligheten att lägga till en gruppförskrivarkod om den valda personen saknar förskrivarkod. Detta är inte tillämpligt för Läkemedelsförsörjning, så klicka på Stäng för att stänga ner fönstret utan att göra någon ändring. Observera att om man väljer en ny gruppförskrivarkod, alternativt Inget värde, i listan för gruppförskrivarkod för en vald person uppdateras det på dennes personpost, oavsett vilka medarbetaruppdrag som personen är kopplad till och det påverkar då personens åtkomst till andra tjänster Redigera medlemmar i medarbetaruppdrag Markera den/de personer som ska redigeras genom att bocka i rutan till vänster och klicka på Editera markerade. Ett nytt fönster öppnas och där finns möjligheten att uppdatera datum och den gruppförskrivarkoden som angavs när personen lades till. Om alla valda personer har samma start- eller slutdatum visas detta i rutorna för datum (Fr o m och T o m). I annat fall är dessa rutor tomma. Båda kan redigeras eller tas bort om så önskas. Observera att Gruppförskrivarkod inte används för Läkemedelsförsörjning och ska därför inte uppdateras om redigering av medlemmar behöver göras. Ingen notifiering skickas till administratör när medarbetarens uppdrag är på väg att gå ut. Det innebär att man kan behöva bevaka så att inte medarbetaruppdrag går ut om man sätter ett t.o.m-datum. Detta kan t ex behöva ses över inför helger och semestrar. Man kan lämna tomt i fälten, dvs. medarbetaruppdraget fortlöper tills man avslutar det. Denna funktion behöver bevakas och hållas uppdaterad med de faktiska omständigheterna i medarbetarnas uppdrag. Hur länge gäller t ex delegering?

18 (18) (Se SOSFS 2001:17, 5 kap, 1 Läkemedel får endast rekvireras av sådan behörig hälso- och sjukvårdspersonal som namngivits i den lokala instruktionen för läkemedelshantering.) Ta bort medlem från medarbetaruppdrag Ta bort en person från ett medarbetaruppdrag genom att bocka i rutan framför personen, klicka sedan på Ta bort. Klicka på Spara eller Spara-Stäng längst ner till vänster för att spara ändringarna i formuläret. Klicka på Avbryt för att stänga formuläret utan att spara dina ändringar. 4.3 Ta bort medarbetaruppdrag Om ett medarbetaruppdrag inte längre är aktuellt att användas ska det tas bort. Observera att samtliga medlemmar måste vara borttagna innan ett medarbetaruppdrag kan tas bort. Högerklicka på det aktuella medarbetaruppdraget och välj Ta bort. Bekräfta borttaget genom att klicka ytterligare en gång på Ta bort.