Generell användarmanual E-CO2

Transkript

1 Generell användarmanual Instruktioner till det elektroniska systemet för rapportering av växthusgaser, allmänt om hur man får åtkomst till systemet, administration av användarkonton och organisationsuppgifter m.m. Observera att detta är ett föränderligt dokument och att nya versioner kan komma att publiceras på Naturvårdsverkets webbplats. B E SÖ K: STOCKH O LM V ALLH A L LAV ÄG E N 195 Ö ST E R SU N D F O R SK AR E N S V ÄG 5, HUS U B P O ST: ST O C K HO LM T E L: F AX: E-POST: R E G IST R AT O R@NAT U RV AR D SV E R K E T.SE IN T E R N E T: WWW. N AT U R V AR D SV E R K E T. SE

2 1. Innehållsförteckning 1. Innehållsförteckning Allmänt om åtkomst till Logga in/logga ut Återställa lösenord Ändra lösenord Ändra användarnamn Ändra språk Ändra organisationsuppgifter Ändra eller lägga till nya användare Koppla användare till flera organisationer Sökfunktioner i support och kontakt med Naturvårdsverket Ytterligare manualer

3 2. Allmänt om åtkomst till Organisationer Organisationer som inte förekommer i måste läggas till av Naturvårdsverket. För anläggningar sker detta i regel i samband med att vi får kopia av beslut om tillstånd från Länsstyrelsen. För flygoperatörer sker det när vi godkänner övervakningsplanen för utsläpp för en ny flygoperatör. Anläggningar Anläggningar måste också läggas till i av Naturvårdsverket. Även detta görs när en tillståndskopia erhålls. Anläggningen kopplas till organisationen med det organisationsnummer som står i Länsstyrelsens tillståndsbeslut. Användare En verksamhetsutövare eller flygoperatör som inte förekommer i ECO2 kan få tillgång till systemet på två sätt: 1. Om det finns en befintlig användare i organisationen så kan denna lägga till fler användare (se avsnitt 9). 2. Genom att skicka följande till någon av Naturvårdsverkets funktionsbrevlådor: - En fullmakt med underskrift av behörig firmatecknare (se nedan). - Kontaktuppgifter (se nedan). - Utdrag ur bolagsregistret; där det framgår vilka personer som är behöriga firmatecknare. Skicka till de funktionsbrevlådor som anges i avsnitt 12 i denna manual. Följande ska framgå av fullmakten: - Organisationsnummer. - Organisationsnamn. - Namn på personen som ska få åtkomst till. - Fullmakten ska signerad av behörig firmatecknare; som bekräftar att personen har rätt att rapportera i samt att lägga till nya kontakter med samma rättigheter i systemet. Följande kontaktuppgifter ska skickas till Naturvårdsverket tillsammans med fullmakten: - adress som ska användas som användarnamn. - För- och efternamn. - En andra adress om relevant (det går att ange två adresser en som är användarnamn och en som är kontaktuppgift kan t.ex. vara relevant om användaren ska kopplas till flera organisationer). - Mobilnummer. - Gatuadress, postnummer och ort. - Titel/ansvarsområde för kontaktpersonen. 3

4 När Naturvårdsverket har erhållit ovanstående uppgifter registreras kontaktpersonen i ECO2 manuellt. Så snart uppgifterna till första kontakten är inlagda får kontaktpersonen ett automatiskt med lösenord till sitt nya användarkonto i. Denna kontaktperson kan sedan ändra och lägga till nya kontakter för organisationen. INFO Om en organisation redan är registrerad i, kan den/de befintliga användaren/arna registrera nya användare för organisationen. Som anläggning eller flygoperatör i ECO2 har du endast åtkomst till de uppgifter som rör den egna organisationen. Det är möjligt att koppla användare till flera organisationer (se avsnitt 9 och 10). Som kontrollör/granskare i ECO2 kan du endast läsa den information som rör de anläggningar eller flygoperatörer som valt dig som kontrollör eller oberoende granskare. 3. Logga in/logga ut Så här loggar du in i : 1. Gå till webbplats och klicka på länken, E-tjänst för rapportering av koldioxidutsläpp (bild 1). Bild 1 2. På sidan där det står Ej inloggad, klicka på knappen Logga in. 3. Fyll i ditt användarnamn (som består av din mailadress) och ditt lösenord och klicka på knappen Logga in (bild 2). Lösenordet erhåller du genom ett som skickas till dig i de fall du blivit registrerad som ny användare eller har valt att återställa eller ändra ditt lösenord. 4. Nu är du inloggad och kan börja hantera dina uppgifter i. 4

5 5. Logga ut genom att klicka Inloggad som och sedan på Logga ut (se bild 3 nedan). Bild 2 4. Återställa lösenord Så här återställer du ditt lösenord om du glömt eller tappat bort det: 1. Gå till inloggningssidan för och klicka på Glömt ditt lösenord? (bild 2). 2. Fyll i ditt användarnamn som består av din mailadress och klicka på Återställ lösenord. OBS: Var noga med att ange rätt adress systemet ger inget felmeddelande om fel adress anges. 3. Ett med ett nytt lösenord skickas till dig inom några min. Om du inte erhållit et inom rimlig tid bör du kontakta Naturvårdsverket genom någon av funktionsbrevlådorna som anges på användarmanualens sista sida. 5

6 5. Ändra lösenord Så här ändrar du ditt lösenord: 1. Logga in i och klicka på Inloggad som namn.efternamn@.. högst upp i det grå fältet (bild 3) och välj Ändra lösenord i rullistan. 2. Fyll i ditt befintliga lösenord och önskat nytt lösenordet i fälten enligt instruktioner och klicka på bekräfta. 3. Ett som bekräftar att ditt lösenord har ändrats kommer att skickas till dig. Bild 3 6. Ändra användarnamn Så här ändrar du ditt användarnamn: 1. Logga in i och klicka på Inloggad som namn.efternamn@.. högst upp i det grå fältet (figur 4) och välj Ändra kontouppgifter i rullistan. 2. Fyll i ditt nya användarnamn/login ID samt för- och efternamn. Klicka på Spara. 3. Ett med som bekräftar att du ändrat användarnamn kommer att skickas både till dig. 6

7 Bild 4 7. Ändra språk Om du ska hantera uppgifter som rör flygoperatörer i kan du växla språk mellan svenska och engelska i systemet. Språkvalet syns även för anläggningar, men detta är ett fel i systemet. Det är enbart svenska som är implementerat för anläggningar. Så här ändrar du språk till svenska eller engelska: 1. Gå till inloggningssidan (eller vilken annan sida som helst i ). Längst upp till höger hittar du Language, om du är på den svenska sidan, eller Språk, om du är på den engelska sidan (bild 5 resp. 6). Bild 5 Bild 6 8. Ändra organisationsuppgifter En användare kan ändra delar av de organisationsuppgifter som anges för den egna organisationen. Vissa uppgifter måste dock ändras av Naturvårdsverket. Så här ändrar du uppgifter för din organisation: 7

8 Bild 7 1. Klicka på Lista organisationer under Organisation i vänstermenyn (bild 7) och klicka på din organisation i listan. 2. Klicka på redigera-knappen på fliken Uppgifter för vald organisation. Ändra i de vita fälten som öppnas upp för redigering (bild 8). Organisationsnummer, behörighetsgrupp och aktiv/inaktiv ändras vid behov av Naturvårdsverket. 3. Klicka på spara-knappen när du är klar. Bild 8 INFO Det förekommer flera organisationer i organisationslistan om det egna användarkontot är kopplat till flera organisationer (användare som är rapportansvarig på flera organisationer kan t ex behöva koppla sitt användarkonto till flera organisationer). Sidan Organisation ser något annorlunda ut beroende på om du är inloggad som anläggning, flygoperatör eller verifierare. Flikarna Uppgifter och Kontakter syns för alla användare, men anläggningar och flygoperatörer har en tredje flik (bild 8 ovan visar hur det ser ut för en flygoperatör). 8

9 9. Ändra eller lägga till nya användare Så här lägger du till en ny användare: En användare läggs till i två steg. Steg 1: 1. Klicka på Lista organisationer under Organisation i vänstermenyn (se bild 7 ovan) och klicka på din organisation i listan. 2. Klicka på fliken Kontakter (bild 8) och sedan på Läggtill-kontakt-knappen. 3. Fyll i uppgifter om användaren (alla uppgifter krävs, men det räcker att fylla i ett telefonnummer). Klicka på Spara-knappen. Bild 9 Steg 2: 1. Om du precis genomfört Steg 1 kommer du automatiskt till sidan Hantera Login/Login ID. Klicka annars på Hantera Login (se bild 9) och välj Login ID i listan. 2. Om det redan finns en eller flera användare med samma e-post-adress i syns dessa i en lista (se bild 10). Du kan då välja att koppla användaren till ett redan existerande login-id. Välj i så fall ett login-id i listan och klicka på Koppla. Var noga med att kontrollera att det är rätt person innan du kopplar personen som innehar detta login-id kommer att få behörighet till er organisation. 9

10 3. Om det inte finns något existerande login-id; klicka i Skapa nytt login ID (inringat i bild 10) och sedan på Koppla. Ett meddelande med inloggningsuppgifter kommer då att skickas till personens e-post. Bild 10 Så här ändrar du uppgifter för en befintlig användare: 1. Klicka på Lista organisationer i vänstermenyn (se bild 7) och klicka på din organisation i listan. 2. Klicka på fliken Kontakter (bild 8) och välj den kontakt du vill göra ändringar för. 3. Klicka på Redigera, gör de ändringar som önskas och klicka på Spara. 10. Koppla användare till flera organisationer Det är möjligt att koppla en användare till flera organisationer i nya. Detta kan göras av befintliga användare i systemet. 1. Skapa användaren på Organisation 1 (i enlighet med beskrivningen i avsnitt 9). Detta måste göras av någon som redan är användare på Organisation 1 (eller av Naturvårdsverket efter att fullmakt erhållits för den nya användaren, se avsnitt 2). Resultat: En användare med ett giltigt login-id skapas. 10

11 2. Någon som redan är användare på Organisation 2 loggar sedan in och lägger till samma användare i den organisationen (även detta kan göras av Naturvårdsverket, men då krävs en ny fullmakt, där det framgår att personen har rätt att representera Organisation 2). I steg 2 (se ovan) kommer det att dyka upp ett befintligt login-id i listan. Välj då att koppla användaren till detta login-id. 3. Användaren som har kopplats till flera organisationer kommer vid nästa inloggning att ha tillgång till både Organisation 1 och Organisation 2 samt alla anläggningar som är kopplade till dessa. 11. Sökfunktioner i Det finns sökfunktioner på ett flertal ställen i systemet, bl.a. i organisations- och anläggningslistorna. För närvarande finns följande begränsningar när man anger sökkriterier i fritext: - Bokstävernas följd måste vara exakt. Liknande ord hittas inte. - Man måste ange den första delen av det namn man vill söka på. Exempel: Vi vill hitta anläggningen Kraftvärmeanläggningen i organisationslistan i E- CO2. Vi skriver då kraftv i sökrutan och klickar på Sök. Anläggningen dyker upp i listan. Om vi däremot skriver värmeanläggningen får vi inga träffar, eftersom den första delen av namnet inte angavs support och kontakt med Naturvårdsverket Frågor om och användarsupport hanteras av Naturvårdsverket. Välkommen att kontakta någon av nedanstående funktionsbrevlådor: Anläggningar: utslappsrapportering@naturvardsverket.se Flygoperatörer: aviation@naturvardsverket.se Snabblänkar i till helpdesk och vägledningar: Länken Helpdesk som alltid syns i systemets underkant är en snabblänk till en av dessa e-post-adresser (vilken brevlåda det länkas till beror på om användaren är inloggad som verksamhetsutövare för en anläggning eller som flygoperatör). Länken Vägledningar och manualer i systemets underkant är för närvarande en länk till Den kommer att uppdateras med en länk som går direkt till sidan där manualer till systemet finns. 11

12 13. Ytterligare manualer Nedan finns en lista över ytterligare manualer för. Dessa är i skrivande stund under framtagande, men kommer att publiceras på Naturvårdsverket webbplats så snart de är färdigställda. 1. Generell manual (denna manual). 2. Generell manual på engelska. 3. Utsläppsrapportering för anläggningar. 4. Utsläppsrapportering för flygoperatörer på svenska. 5. Utsläppsrapportering för flygoperatörer på engelska. 12