RAMAVTAL KONSULTER INOM EKONOMI, REDOVISNING OCH

Transkript

1 1.0 PARTER Upphandlingscenter, och NN, nedan kallad Leverantören har träffat förevarande ramavtal 1.1 AVROPANDE MYNDIGHET Avropande myndighet är Linköpings kommun, (nedan benämnd Kommunen) Upphandlingscenters kontaktperson avseende avtalsfrågor 1.2 LEVERANTÖREN Leverantörens kontaktperson 2.0 OMFATTNING Detta ramavtal omfattar avrop av konsulttjänster inom ekonomi, redovisning och verksamhetsstyrning till Linköpings kommun och till sakkunniga biträden till kommunens revisorer. På grund av eventuella metod-, struktur-, organisatoriska eller andra förändringar kan inte Kommunen förbinda sig att beställa de uppskattade volymerna. Leverantören är skyldig att leverera verkligt behov vare sig det över- eller understiger de uppskattade volymerna. Påbörjat uppdrag som ingåtts med Kommunen inom ramen för ingånget ramavtal ska fullföljas, om annat inte överenskommes med Kommunen. 3.0 AVROPSRUTIN 3.1 AVROP VIA E-POST Avrop enligt detta ramavtal ska ske via e-post till Leverantören. 3.2 SKRIFTLIG AVSTÄMNINGSHANDLING OCH ACCEPT EFTER AVROP Leverantören ska alltid, såvitt inte Kommunen anger något annat, skriftligt stämma av villkoren för avropat uppdrag med den tjänsteman som utfört avropet. Leverantörens skriftliga (via e-post) avstämningshandling ska alltid minst innehålla: leverantörens ärendenummer för avropet, leverantörens konsult för det avropade uppdraget, tidplan, totalkostnad för uppdraget beräknat på uppskattade timmar Avropande tjänsteman ska skriftligt via e-post acceptera Leverantörens skriftliga avstämningshandling innan uppdraget får påbörjas. Kommunen ska inom fem (5) arbetsdagar efter avropsförfrågan erhålla skriftligt svar från Leverantören. Uppdraget ska påbörjas inom två (2) veckor om man inte kommit överens om annat i avropet. Uppdrag får inte påbörjas innan avropande tjänsteman har godkänt leverantörens avropssvar. Sid 1(8)

2 4.0 RAMAVTALSTID Ramavtalet gäller under tre (3) år efter det att parterna har undertecknat avtalet. Avrop från ramavtalet beräknas ske från och med januari Upphandlingscenter har rätt att förlänga ramavtalet med ett (1) år. Förlängning av ramavtalet ska aviseras via e-postmeddelande senast nio (9) månader innan förlängningen ska träda i kraft 5.0 HANDLINGARS INBÖRDES FÖRHÅLLANDE Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning: A. Skriftliga ändringar och tillägg till detta ramavtal, som undertecknats av parterna B. Detta ramavtal C. Förfrågningsunderlag, daterat den 2 oktober 2014 D. Leverantörens anbud, daterat den [anges vid avtalstecknande] 6.0 UPPDRAGET Leverantören ska genomföra uppdraget fackmässigt och med omsorg enligt god revisionssed. Levererade tjänster ska vara i full överensstämmelse med detta ramavtal och i anbudet lämnande uppgifter. Arbete som inte utförs på ett fackmässigt sätt ska om Kommunen så fordrar snarast rättas av Leverantören utan ersättning. Detta ramavtal kompletteras av de regler om revision som finns i särskild lagstiftning. Arbetet ska organiseras, utföras och rapporteras enligt gällande rätt och enligt uppdragsbeskrivningen i förfrågningsunderlaget samt på det sätt som parterna löpande kommer överens om. Under uppdragets gång ska Leverantören löpande hålla Kommunen underrättad om hur arbetet fortskrider. 7.0 ÖVRIGT OM LEVERANTÖRENS PERSONAL Uppdraget ska utföras med den personal som Leverantören offererat och som uppfyllt uppställda kvalificeringskrav i upphandlingen som föregått detta ramavtal. Leverantörens offererade personal ska behärska det svenska språket och uttrycka sig väl i tal och skrift. Inträffar omständighet vilken innebär att Leverantörens i uppdrag deltagande personal ej kan fortsätta sitt arbete, som exempelvis att personalen slutar sin anställning eller sjukskrivs ska Leverantören när denne får kännedom om detta omedelbart underrätta Upphandlingscenter och Kommunen, samt föreslå lämpliga åtgärder för att undvika försening eller annan olägenhet för Kommunen. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal vilken Kommunen anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken den anser sig ha samarbetssvårigheter. Leverantören är även skyldig att se till att det finns kompetenta ersättare om Leverantörens personal måste bytas ut. Ersättare ska skriftligen godkännas av behörig företrädare för Upphandlingscenter och Kommunen. Leverantören ska om möjligt se till att ny (ersättande) personal arbetar parallellt med avgående personal och svarar alltid för merkostnad och/eller försening till följd av ovan angivna omständigheter. Detta inkluderar exempelvis tid för utbildning och för att sätta in ny personal i det aktuella uppdraget. 8.0 SOCIALA HÄNSYN Sid 2(8)

3 Vid utförandet av tjänster enligt detta ramavtal ska leverantören följa ILO:s (International Labour Organization) åtta (8) kärnkonventioner. Dessa är följande: Konvention (nr. 29) om förbud mot tvångs- och straffarbete Konvention (nr. 87) om föreningsfrihet och skydd för organisationsrätten Konvention (nr. 98) om rätten att organisera sig och förhandla kollektivt Konvention (nr. 100) om lika lön för lika arbete, oavsett kön Konvention (nr. 105) om avskaffande av tvångsarbete Konvention (nr. 111) om diskriminering vid anställning och yrkesutövning Konvention (nr. 138) om minimiålder för arbete Konvention (nr. 182) mot de värsta formerna av barnarbete Vid Leverantörens överträdelse av någon bestämmelse i ovan angivna kärnkonventioner har Upphandlingscenter rätt att säga upp detta ramavtal med omedelbar verkan. 9.0 UNDERLEVERANTÖR Leverantören får med ett i förväg skriftligt godkännande av Upphandlingscenter anlita underleverantör eller annan än egen i ramavtalet angiven personal för genomförande av hela eller delar av uppdraget enligt detta ramavtal. Upphandlingscenter har rätt att vid bedömning av en underleverantör få skriftlig information motsvarande den som erhållits om Leverantören och dennes personal. Leverantören ansvarar för av underleverantör utfört arbete så som för sitt eget arbete ERSÄTTNING Leverantörens timersättning ska vara fast i tre (3) år. Leverantören erhåller ersättning per timme för faktisk utförd tid vid avrop av upphandlade tjänster. Leverantörens timersättning är exklusive mervärdesskatt i svenska kronor (SEK) Med en timme avses 60 minuter. De timersättningar som Leverantören offererat i upphandlingen och som utgjort grund för tilldelning av detta ramavtal inkluderar alltid tid för all administration som avrop och uppdrag föranleder samt för alla andra åtaganden och villkor som åligger Leverantören enligt detta ramavtal. I timersättningen inkluderas vidare löne- och lönebikostnader, skatter och sociala avgifter. Ersättning utgår för varje påbörjad halvtimme (30 minuter) Restids-, rese- och traktamentskostnader som är hänförliga till uppdragsbeskrivningen utgår ej. För andra resor, som föranletts av uppdraget och godkänts av Kommunen har Leverantören rätt till resekostnadsersättning enligt Kommunens resebestämmelser med Linköping som utgångspunkt vid beräkning JUSTERING AV ERSÄTTNING Vid en eventuell förlängning av ramavtalet justeras ersättningen med 100 procent av LCI tjm (Labor Cost Index för tjänstemän, privat sektor, preliminärt index, SNI 2007: kolumn M) från Statistiska centralbyrån (SCB). Justering av ersättningen enligt LCI tjm baseras på förändringen mellan indextalen för kvartal 4 år 2014 (baskvartal) och kvartal 4 år 2016 (jämförelsekvartal). En skriftlig begäran om justering av ersättningen ska vara Upphandlingscenters kontaktperson för avtalsfrågor tillhanda senast två (2) månader innan den justerade ersättningen beräknas träda i kraft. Den justerade ersättningen gäller för hela förlängningsperioden. Sid 3(8)

4 Retroaktiv prisjustering får inte förekomma FAKTURA OCH FAKTURAUNDERLAG Fakturering sker månadsvis i efterskott till aktuell fakturaadress som anges i avsnitt 11.1 nedan. Av fakturan ska framgå F-skattenummer, organisations- och momsregistreringsnummer och datum. Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd. Fakturering ska ske per uppdrag. Varje faktura ska omfatta följande redovisning: ärendenummer namn på Leverantörens konsult som genomfört uppdraget, antal utförda timmar för uppdraget, samt tidsperiod för uppdraget vilka delar av uppdraget (projekt) som fakturerat belopp gäller (dvs. delar med fast respektive volymbestämt pris). Betalning sker trettio (30) dagar efter mottagen och godkänd faktura. Uppdrag får endast faktureras per påbörjade trettio (30) minuter. Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt gällande räntelag. Slutfaktura ska vara Kommunen tillhanda senast trettio (30) dagar efter slutfört uppdrag. Senare framställt krav medför inte rätt till ersättning. Vid fakturering ska Leverantören erbjuda lösningar som möjliggör översändande av fakturor i elektronisk form till kommunen. Standardiserade och på marknaden förekommande format ska användas, t.ex. (SFTI) fulltextfaktura ( Swefaktura ( FAKTURAADRESS Fakturan avseende avropade uppdrag enligt detta ramavtal ska skickas till nedanstående adress: Linköpings kommun Skanningscentralen, referenskod [anges vid avrop] LINKÖPING 11.2 ADMINISTRATIVA AVGIFTER Faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte AVBESTÄLLNING Kommunen äger rätt att avbeställa aktuellt uppdrag. Vid avbeställning senare än tre (3) dagar före uppdragstillfället utgår ersättning med en fjärdedel (1/4) av ersättningen och om avbeställning sker senare än 24 timmar före uppdragstillfället utgår ersättning för hela det aktuella uppdragstillfället. Avbeställning av aktuellt uppdragstillfälle ska ske skriftligen och omgående bekräftas skriftligen av Leverantören. Framställan om eventuella ersättningskrav ska meddelas Kommunen senast en (1) månad efter avbeställningen. Kommunen kan även, om inte annat framgår av gällande rätt, avbeställa ej utförda delar av uppdraget. Sker sådan avbeställning ska Kommunen utge ersättning till Leverantören för utfört arbete och för nedlagda, ersättningsgilla kostnader enligt uppdragsavtalet. Om sådan avbeställning sker senare än sju (7) dagar innan uppdragsstart gäller det som står i stycket ovan. Denna bestämmelse är inte tillämplig vid uppsägning enligt avsnitt 24.0 nedan. Sid 4(8)

5 Uppdraget kan komma att ändras om det sker väsentliga förändringar i Kommunens organisation. Det kan gälla förändring av befintlig verksamhet, förflyttning av verksamhet, omorganisation, ändrad driftskapacitet, verksamhet som får ny associationsform eller upphör/överförs till annan verksamhet. Kommunen äger då rätt att återta Leverantörens uppdrag eller begränsa dess omfattning. Ersättning ska härvid utgå för utfört arbete och styrkt, nödvändig avvecklingskostnad VITE VID LEVERANSFÖRSENING/LEVERANSAVVIKELSE Försening från Konsultens sida berättigar Kommunen till vite. Vite utgår för varje påbörjad vecka förseningen varar med två (2) procent av överenskommen ersättning (exklusive mervärdesskatt). Kommunen har rätt att avräkna upplupet vite från fakturerad köpeskilling. Vid leveransförsening överstigande fem (5) veckor äger Upphandlingscenter rätt att häva avtalet enligt punkt 24. Kommunens rätt till vite för försening är förverkad om anspråk på ersättning inte framställs skriftligen senast sex (6) månader efter att uppdraget slutförts eller på annat sätt upphört. Om försening beror på Kommunen eller något förhållande på Kommunens sida, får Konsulten, efter överenskommelse med Kommunen, flytta fram avtalad leveransdag till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt. Konsulten har härvid rätt till ersättning för de styrkta merkostnader som förseningen inneburit ARBETSGIVARANSVAR Leverantören förbinder sig att under ramavtalsperioden fullgöra sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringsavgifter och inneha giltig F eller FA skattsedel. Leverantören garanterar att dess eventuella underleverantörer uppfyller motsvarande krav. Leverantören är skyldig att inte vidta åtgärd, som kan antas medföra åsidosättande av lag eller annars strider mot vad som är allmänt godtaget inom leverantörens kollektivavtalsområde, samt avkräva samma utfästelse av den som leverantören eventuellt avser att anlita i fullgörandet av detta ramavtal. Skulle Leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande får Upphandlingscenter säga upp ramavtalet, enligt avsnitt 26.0 nedan FÖRSÄKRINGAR Leverantören förbinder sig att teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla erforderlig ansvarsförsäkring som täcker Leverantörens ansvar enligt detta avtal. Bevis om att ovan nämnda försäkringar har tecknats ska överlämnas till Upphandlingscenter senast vid avtalsstart. Bevis om att förnyad försäkring finns ska överlämnas till Upphandlingscenter senast en (1) vecka före det att försäkringen upphör att gälla. Leverantören svarar för självrisk vid skada ANSVAR FÖR SKADA Leverantören ansvarar för samtliga skador som Leverantören, eller annan för vilken Leverantören ansvarar, orsakar genom fel eller försummelse. Om Upphandlingscenter och/eller Kommunen gentemot tredje man görs ansvarig för inträffad skada, ska Leverantören hålla Upphandlingscenteroch/eller Kommunen skadeslös. Om Leverantören enligt lag eller rättspraxis har ett så kallat strikt ansvar för en uppkommen skada, ansvarar Leverantören oavsett föregående stycke för den uppkomna skadan oberoende av om vållande föreligger. Sid 5(8)

6 Leverantörens ansvar för skada på eller förlust av egendom begränsas till 10 Mkr per skadetillfälle. Vid personskada begränsas Leverantörens ansvar för skada till 10 Mkr per skadetillfälle. Vid ren förmögenhetsskada begränsas Leverantörens ansvar för skada till 1 Mkr per skadetillfälle. Ovan angivna begränsningar gäller inte om Leverantören har orsakat skadan genom grov vårdslöshet eller uppsåt SEKRETESS Med anledning av detta ramavtal kommer Leverantören att få ta del av handlingar och/eller uppgifter för vilka det råder sekretess hos Kommunen. Leverantör förbinder sig i och med träffandet av detta ramavtal att inte röja hos Kommunen förekommande sekretessbelagd uppgift enligt offentlighets- och sekretesslagen. Leverantören svarar för att dennes personal och underleverantörer känner till och följer ovanstående bestämmelser. Leverantören ska med underleverantör träffa avtal med motsvarande förbehåll 18.0 INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING Leverantören förbinder sig i och med träffandet av detta ramavtal att inte röja uppgift hos Kommunen som kan anses utgöra företagshemlighet enligt lagen om skydd för företagshemligheter, vare sig det sker muntligen, genom att handling lämnas ut eller det sker på annat sätt, samt att inte utnyttja sådan uppgift och att med sin personal träffa avtal om samma tystnadsplikt. Leverantören får inte under ramavtalstiden utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för denne i något som gäller det avtalade uppdraget. Hänvisning till uppdrag eller i övrigt till Kommunen i reklam eller marknadsföring får ej göras av Leverantören eller dennes underleverantörer utan Kommunens skriftliga medgivande Leverantören svarar för att dennes anställda iakttar ovanstående bestämmelser AVTALAD MEDDELARFRIHET Personal som är anställd hos Leverantören ska i huvudsak, omfattas av samma meddelarfrihet som råder för motsvarande personal hos Kommunen, vilket innebär rätt att ge information till media om det som rör själva verksamhetens innehåll och som är av allmänt intresse. Meddelarfriheten ska dock inte omfatta uppgifter som avser affärsförhållanden eller som allmänt sett kan rubba konkurrensförhållanden för Leverantören. I meddelarfriheten ingår inte heller information som gäller pågående förhandlingar rörande löne- eller andra anställningsvillkor eller som är hemliga enligt lag. Vidare råder det inte meddelarfrihet för uppgifter om enskilda personliga förhållanden eller för uppgifter som omfattas av sekretess eller tystnadsplikt enligt avsnitt 17.0 ovan. Det åligger Leverantören att informera berörd personal om ovan nämnd meddelarfrihet. Leverantören får ej efterforska och/eller bestraffa personal som lämnar meddelanden UPPFÖLJNING OCH REDOVISNING Kommunen har rätt att påkalla uppföljningsmöten enligt överenskommelse uppskattningsvis ett (1) två (2) tillfällen per år med anledning av avropade uppdrag. Mötena dokumenteras i den omfattning som parterna kommer överens om. Leverantören erhåller ingen ersättning för uppföljningsmöten. Uppdraget ska redovisas enligt vad som framgår av gällande rätt, anges i uppdragsbeskrivningen, eller som parterna löpande kommer överens om. Part ska till Sid 6(8)

7 motparten snarast anmäla varje förhållande som kan föranleda ändringar i överenskommen tidplan STATISTIK Leverantören ska på begäran av Kommunen samt Upphandlingscenter, redovisa statistik avseende avropade tjänster som omfattas av detta ramavtal. Statistik ska redovisas digitalt i Microsoft Excel/Word. Statistiken ska utvisa antal uppdrag, aktuell förvaltning, period, antal timmar samt pris. Leverantören erhåller ingen ersättning för framtagande av statistik UPPHOVSRÄTT OCH NYTTJANDERÄTT Eventuell upphovsrätt till Leverantörens arbetsresultat ska utan särskild ersättning med den begränsning som gäller beträffande Leverantörens ideella rätt enligt upphovsrättslagen tillkomma Kommunen. Kommunens rätt innefattar även rätt att göra ändringar i arbetsresultatet och överlåta sin rätt vidare. Leverantören ska gentemot anlitad underleverantör göra motsvarande förbehåll. Leverantören är skyldig att överlämna uppdragets grundakt innehållande uppdragets grunddata samt vad som åberopas i granskningen och dess rapporter. Leverantören ska hålla Kommunen skadeslös för eventuellt intrång i annans rätt som beror på Leverantörens arbete FORCE MAJEURE Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta ramavtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet (befrielsegrund), som ligger utanför parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, mobilisering, eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund som avses i denna punkt. Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund om part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. För att uppnå befrielse enligt ovan ska part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra parten härom. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande. Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske UPPSÄGNING AV RAMAVTAL Om Kommunen anser att Leverantören inte uppfyller Kommunens krav, lämnade anvisningar eller direktiv, eller i övrigt bryter mot detta ramavtal har Upphandlingscenter rätt att med tre (3) månaders varsel säga upp ramavtalet. Upphandlingscenter har vidare rätt att säga upp ramavtalet till omedelbart upphörande om skäl som framgår av 10 kap. 1-2 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling är för handen eller om Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter varit av icke oväsentlig betydelse vid tilldelning av ramavtalet ÖVERLÅTELSE AV RAMAVTAL Leverantören får inte överlåta detta ramavtal på annan utan Upphandlingscentersskriftliga medgivande. Sid 7(8)

8 26.0 TVIST Tvist ska avgöras i svensk allmän domstol med Norrköpings tingsrätt som första instans, med tillämpning av svensk rätt Detta ramavtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. den [Datum] För Upphandlingscenter För Leverantören Namn Titel Organisation Namn Titel Organisation Sid 8(8)