Avtalets omfattning och syfte

Transkript

1 1 Bilaga 3 KOMMERSIELLA VILLKOR Nedan följer ett avtalsutkast som kommer att kompletteras med information och leveranskrav från upphandlingen och anbudsgivarens obligatoriska svar i tillämpliga delar. Mellan 1. Brottsförebyggande rådet, org. nr , Box 1386, Stockholm (i fortsättningen Brå) och 2. [Leverantören], org.nr, adress har följandeavtal avseende konsulttjänster för att Brå ska kunna säkerställa resurser för anpassning, förbättring och utveckling av myndighetens webbplatser och träffats. Avtalets omfattning och syfte Efter det att Brå genomfört en upphandling enligt 19 kap. lagen (2016:1145) om offentlig upphandling har Brå och Leverantören träffat detta avtal. Avtalet innebär att Leverantören förbundit sig att på de villkor som anges i detta avtal tillhandahålla resurskonsulttjänster till i Brå. Det övergripande syftet med detta avtal är att säkerställa myndighetens konsultresurser för anpassning, förbättring och utveckling av myndighetens webbplatser och Handlingars inbördes ordning Handlingarna, som ersätter samtliga tidigare skriftliga och muntliga åtaganden, kompletterar varandra och ska vid eventuella motstridigheter ha företräde i den ordning som följer. 1) Skriftliga tillägg till och ändringar av detta avtal 2) Detta avtal 3) Eventuella skriftliga förtydligande till förfrågningsunderlaget med bilagor 4) Förfrågningsunderlaget med bilagor 5) Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud i tidsordning 6) Leverantörens anbud Inga andra handlingar än de ovan nämnda kan åberopas av parterna. En hänvisning till Leverantörens egna allmänna villkor eller motsvarande är aldrig giltigt. Avtalets ikraftträdande och giltighet Avtalet gäller i två år från och med den dag det undertecknas av båda parter och upphör att gälla utan föregående uppsägning. Avtalet kan dock efter skriftlig överenskommelse komma att förlängas med 12 månader i taget i högst två år, varefter det upphör att gälla utan föregående uppsägning. Avtalet gäller således maximalt fyra år fördelat på år.

2 2 Definitioner Avtalad Dag för Godkännande Faktisk Godkännandedag Specifikation Avser den dag då det resultat som Leverantören ska leverera i ett avtalat uppdrag ska uppfylla specifikationen enligt den avtalade tidplanen. Avser den dag en leverans har godkänts eller ska anses godkänd. Avser en avtalad skriftlig beskrivning över kraven på det resultat som Leverantören ska leverera under ett projektavtal(eller sådan annan överenskommelse om projektleverans som ingåtts under avtalet) och mot vilken myndighetens acceptanstest sker Parternas förhållningssätt Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för avtalet. Myndighetens åtagande som kund För att Leverantören ska kunna utföra sina åtaganden enligt avtalet ska myndigheten - Lämna de uppgifter om förhållanden och förutsättningar som är nödvändiga för utförande av Leverantörens åtaganden - Vid behov tillhandahålla arbetsplats för konsultresurser som parterna är överens om ska sitta i myndighetens lokaler - Utföra sina kundåtaganden med kompetent personal och tillräckliga resurser Allmänt om Leverantörens tjänster Leverantören ska utföra tjänsterna som avropas enligt detta avtal med största omsorg, enligt specifikation samt på ett fackmannamässigt sätt. Tjänsterna ska alltid utföras professionellt med iakttagande av god sed i branschen. Vidare ska de tjänster som levereras av Leverantören med under detta avtal uppfylla de i upphandlingen ställda kraven inklusive eventuellt uppfyllda utvärderingskriterier som Leverantören uppgivit att de uppfyller vid anbudslämnandet. Byte av resurs Leverantören ska utföra samtliga sina åtaganden med för ändamålet lämplig, kvalificerad och kompetent personal och med tillräckliga resurser.

3 3 Om myndigheten så begär ska Leverantören byta ut konsultresurs mot annan konsultresurs. Dokumentation Leverantören ska i enlighet med branschpraxis avlämna rapporter och skriftlig dokumentation avseende utfört arbete. Dokumentationen ska vara författad på svenska. Rätt till resultat Brå erhåller en full och oinskränkt äganderätt samt upphovsrätt och övriga immateriella rättigheter inklusive nyttjanderätt till resultatet av tjänsterna. Leverantören har inte utan Brås medgivande rätt att utnyttja resultatet i sin fortsatta verksamhet. Leverantören ska gentemot anlitad underkonsult göra förbehåll för Brås äganderätt till resultatet. Acceptanstest, driftsprov och godkännande av uppdrag Brå ska ha möjlighet att begära och genomföra acceptanstest av det som Leverantören levererar. Leverantören ska inom skälig tid inför Avtalad dag för Godkännande tillhandahålla Brå dokumentation som visar på att det som ska levereras lever upp till Specifikationen. Brå kan vid behov genomföra acceptanstest och driftsprov. Brå kan kräva att Leverantören kompletterar dokumentationen. Om Brå anser att acceptanstest och driftsprov inte behövs ska Brå skriftligen godkänna leveransen (Faktisk Godkännandedag). Anser Brå att acceptanstest och driftsprov behövs ska Brå meddela Leverantören detta. Testerna ska ske mot kriterier och testfall som ska överenskommas av parterna under uppdraget/projektet och i god tid före det att acceptanstest sker. Avtalad tidpunkt för acceptanstest ska framgå av tidplan eller avrop. Om Brå efter acceptanstest eller driftsprov inte anser att leveransen kan godkännas ska Brå meddela Leverantören detta skriftligen och orsaken till detta. Felen och bristerna ska åtgärdas utan dröjsmål och åtföljas av nytt acceptanstest/driftstest av myndigheten. Brå ska ha 7 arbetsdagar på sig per acceptanstestperiod och 14 dagar för driftsprov, om parterna inte kommit överens om annat skriftligen. När tidpunkten för driftsprovet löpt ut och myndigheten inte meddelat Leverantören några fel eller brister ska myndigheten anses ha accepterat leveransen (Faktisk Godkännandedag). Faktisk Godkännande är även den dag som myndigheten, om den så önskar, innan tiden för driftsprovet löpt ut skriftligen meddelar Leverantören att leveransen godkänts. Myndigheten och Leverantören kan skriftligen komma överens om att vissa fel ska hanteras efter Faktisk Godkännandedag (s.k. restlista). Leverantören är i så fall skyldig att åtgärda bristerna skyndsamt. Vitesklausulen är tillämplig även då Leverantören inte fullgjort eventuella uppgifter i restlistan. Myndigheten ska senast på Avtalad dag för Godkännande skriftligen godkänna Specifikationen enligt uppgiften. Om inte så kan ske kan sanktioner för försening komma att tillämpas.

4 4 Endast om så särskilt överenskommits mellan parterna kan Leverantören fakturera ersättning för projekt/uppgifter före Faktisk Godkännandedag inträffat. Underleverantörer Leverantören har rätt att använda sig av underleverantörer i leveransen till Brå om Brå har godkänt underleverantören innan arbetet påbörjas. Leverantören ansvarar för underleverantör på samma sätt som för sig själv. Avropsrutin När Brå önskar anlita konsultresurser från Leverantören i enlighet med detta avtal ska detta i första hand ske via e-post med den eller de kontaktpersoner som Leverantören utsett till kontaktperson/kontaktpersoner. Uppdrag kan även komma att lämnas via telefon. Leverantören ska inom tre (3) dagar återkoppla antalet timmar uppdraget beräknas till och utse resurs för uppdraget. Leverantören ska tillhandahålla en resurskonsult som kan påbörja uppdraget senast inom sju (7) dagar efter beställning. Konsultresurser levereras med de kompetenser och andra krav är lämpliga för att fullfölja det aktuella uppdraget. Beställningar av uppdrag Brå har rätt att begränsa eller avbeställa ett uppdrag. Leverantören ska vid avbeställning avveckla uppdraget till minsta möjliga kostnad och på kortast möjliga tid. Vid avbeställning och begränsning av avropat uppdrag har Leverantören rätt till ersättning för sådant arbete som Leverantören har utfört inom ramen för uppdraget. För det fall avbeställning sker på grund av att Leverantören väsentligen brustit vid uppdragets uppförande har istället Brå rätt till ersättning för de merkostnader som detta medför för Brå. Om ett avrop avbeställs på denna grund har Leverantören inte någon rätt till ersättning från Brå. Kontaktperson under avtalstid För Brå: Avtalsansvarig: Susanne Lekengård Kontaktpersoner: Karl Peterson och Oliver French Leverantörens kontaktperson ska meddelas avtalsansvariga vid Brå. Kontaktpersoner hos Leverantören har, om inte annat skriftligen meddelats avtalsansvariga vid Brå, behörighet att på Leverantörens vägnar och med för denne bindande verkan företräda Leverantören avseende avtalet. Byte av kontaktperson ska skriftligen och utan dröjsmål meddelas den andra partens kontaktpersoner.

5 5 Priser och betalningsvillkor De priser som gäller är de som Leverantören lämnat i sitt anbud. Alla priser anges i svenska kronor exklusive moms. Brå får inte debiteras för övertid avtalade priser gäller oavsett veckodag eller tid på dygnet. Prisförändringar Priserna är fasta i ett från det att avtalet träder i kraft. För det fall avtalets giltighet förlängs justerar Brå avtalade priser årligen. Som grund för prisförändringen ska enligt SCB:s Labour Cost Index för tjänstemän (LCI tjm) preliminärt index, SNI2007-kod J. användas. Justering av pris får ske i samband med eventuell förlängning av avtalet. Fakturering Leverantören ska fakturera Brå när tjänsten eller uppdraget är utfört. All fakturering ska ske från Leverantören, ingen fakturering får ske från underleverantör. Av fakturan ska framgå: - Leverantörens namn, orgnr, adress - Referens hos Leverantören - Uppdrag/uppgift - Antal timmar och fakturerat belopp - Beställare Brå betalar efter rutinen 30 dagar efter godkänd faktura. Faktureringsavgift eller motsvarande får inte påföras. Vid försenad betalning har Leverantören rätt till ränta enligt räntelagen (1975:635) på fakturerat ostridigt belopp. Brå hanterar sina fakturor elektroniskt (e-faktura). Om Leverantören kan ska e-faktura användas. Ansvar för fel Med fel avses avvikelser från krav och egenskaper som beskrivs i avtalet eller beställda uppdrag beträffande Leverantörens tjänster, eller de resultat som ska levereras. Även det sätt som Leverantören tillhandahåller sina tjänster omfattas av begreppet liksom en avvikelse från en avtalad Specifikation samt leverans av felaktig kompetensnivå. Om fel föreligger ska Leverantören skyndsamt avhjälpa felet genom rättelse. Brå ska ha rätt till prisavdrag om tjänsten som Leverantören tillhandahåller inte lever upp till det som utlovats i Leverantörens anbud eller som på annat sätt inte kan anses avtalsenligt. Försening och vite Om Leverantören inte tillhandahåller resurser enligt de krav som ställts i en beställning ska leverantören betala förseningsvite. För varje påbörjad förseningsvecka ska vitet motsvara två (2) procent av priset för föregående månads fakturerade ersättning, upp till max 10 % av föregående månads faktura. Vitet erläggs genom att myndigheten ska krediteras på nästkommande faktura.

6 6 Vid försening mer än tre veckor har Brå rätt att skriftligen häva konsultavtalet, helt eller delvis. Utöver förseningsvite har myndigheten rätt till skadestånd som motsvarar de direkta merkostnader som förseningen medfört. Försäkring Det åligger Leverantören att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanlig ansvarsförsäkring till ett betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till avtalets art och omfattning. Marknadsföring Leverantören (och eventuella underleverantörer) äger inte rätt att använda myndighetens namn eller det faktum att Leverantören utför tjänster åt Brå i reklam- och marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang utan att ha inhämtat skriftligt medgivande från myndigheten. Detta gäller även efter det att avtalet har upphört att gälla. Brås logotyp, namn får endast användas efter skriftligt godkännande från Brå. Sekretess Brå omfattas som statlig myndighet av offentlighetsprincipen och offentlighet- och sekretesslagen (2009:400). Brå kan således bli skyldig att lämna ut handlingar och information om Leverantören. Vid en förfrågan om utlämnande har Brå en skyldighet att göra en s.k. sekretessprövning dvs att ta ställning till om de begärda uppgifterna eller handlingarna omfattas av sekretess eller om de ska lämnas ut. Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de inom myndigheten gällande säkerhetsoch sekretessföreskrifterna samt tillse att anställda, anlitade konsulter och underleverantörer beaktar dessa regler och föreskrifter. Leverantören är vidare skyldig att informera sig och sina anställda samt underleverantörer om innebörden av reglerna om handlingssekretess och tystnadsplikt i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Leverantören åtar sig att inte utan myndighetens skriftliga medgivande till tredje man lämna ut uppgifter om myndighetens verksamhet som Leverantören direkt eller indirekt tagit del av vid utförandet av tjänster under avtalet. Detta gäller även efter det att avtalet upphör att gälla. Förtida upphörande Endera part äger rätt att kräva förtida uppsägning av avtalet om motparten i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt villkoren. Sådan förtida uppsägning ska vara skriftlig, varpå en period om trettio (30) dagar börjar löpa. Vidtas inte rättelse inom uppsägningsperioden upphör avtalet att gälla. Uppsägning av avtalet med omedelbar verkan får ske om motparten vid upprepande (mer än tre tillfällen under sex månader) tillfällen har gjort sig skyldig till hävningsgrund enligt detta avsnitt. Detta oavsett om bristen åtgärdats eller inte. Brå äger rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om:

7 7 - Leverantören försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, ställer in betalningar, eller annars kan anses vara på sådant obestånd att Leverantören inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden - Leverantören inte fullgör sina åligganden enligt svenska skatter eller sociala avgifter, eller om företrädare för Leverantören enligt laga kraftvunnen dom dömts för ekonomiska brott eller har belagts med näringsförbud - Det kommer fram att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter inte varit av oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av avtalet - Leverantören inte längre uppfyller de krav som ställts i upphandlingen och denna brist inte är oväsentlig och det har passerat mer än tre månader från det att bristen anmäldes eller borde ha anmälts. Force Majeure Befrielsegrunder Part är befriad från sina åtaganden enligt avtalet om parten visar att det inträffat ett hinder utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen eller annan myndighet än Myndigheten samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Vardera parten får frånträda avtalet genom skriftligt meddelande till motparten, om avtalets fullgörande försenas mer än trettio (30) dagar till följd av befrielsegrund. Överlåtelse Leverantören äger inte rätt att helt eller delvis överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt avtalet utan skriftligt medgivande från myndigheten. Detta gäller även rätten att uppbära betalning enligt detta avtal. Ändring och tillägg Ändringar och tillägg till avtalet får endast ske om det inte väsentligen förändrar avtalet. Ändringar och tillägg till avtalet eller annan rättshandling i anslutning till avtalet är bindande endast i den utsträckning dessa är skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av Parterna.

8 8 Tillämplig lag, tvistlösning Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska så långt det är möjligt lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte når en lösning genom förhandling ska tvisten avgöras av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. Eventuell tvist avseende avtalet får inte medföra att Leverantören inställer pågående åtganden enligt avtal. Rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal bestäms av svensk lag. Meddelanden Meddelanden som enligt detta avtal ska tillställas den andra parten ska tillställas skriftligen till parts kontaktpersoner.