Projektet Bandyförbundets framtida organisation. Projektplan. Bakgrund och nuläge

Transkript

1 Projektet Bandyförbundets framtida organisation Projektplan Bakgrund och nuläge s styrelse beslutade den 14 oktober 2010 att tillsätta en projektgrupp för att lägga fram förslag till förbundets framtida organisation ( BFO ) omfattande både den lokala/regionala nivån, kansliet och styrelsen med dess kommittéer på den centrala nivån. Beroende på vilka förslag som läggs på den lokala/regionala nivån så blir det följaktligen ändringar beträffande representationen vid Förbundets årsmöte. Kansliet Under den senaste 10-årsperioden har genomförts ett antal projekt och utredningar rörande kansliets arbetsuppgifter, roll och lokalisering. En utredning genomfördes 1999 som omfattade kansliets arbetsuppgifter, bemanning och lokalisering. En ny utredning genomfördes sedan Förslagen ledde så småningom till anställande av en kanslichef och ett delat kansli med lokalisering i både Katrineholm och Stockholm. I en ny kansliutredning 2007 beslutades att huvudort för kansliet skulle vara Stockholm från 1 oktober 2007 och att lokalerna i Katrineholm skulle sägas upp. Distriktsförbunden Frågan om Distriktsförbundens ( SDF ) arbetsuppgifter, organisation och antal har diskuterats och varit föremål för utredningar vid ett flertal tillfällen under senare år. Utredningen Bidragsgruppen Rapport och förslag till åtgärder ledde fram till ett årsmötesbeslut 2004 om nya riktlinjer för distriktens verksamhet och nya principer för fördelning av SDF: bidragen. På senare år har återigen konstaterats att distrikten har väldigt olika förutsättningar beroende på storlek och antalet föreningar i distriktet. Merparten av distrikten har mindre än 10 föreningar, och då är det svårt att bedriva en meningsfull verksamhet för att utveckla bandysporten och att vara ett stöd till föreningarna. Det är också ytterst svårt att rekrytera personer till de olika befattningarna och kommittéerna på distriktsnivå.

2 Regioner Bandyförbundets styrelse beslutade 24 september 2005 att utreda frågan om samverkan/samordning av distriktens verksamhet i regioner. Utredningen gick på remiss till distrikten i december Med ledning av utredningen och remissvaren beslutade Förbundets styrelse 20 januari 2006 att tre regioner skulle bildas; Region Nord, Region Mitt och Region Syd. Syftet var att samverkan skulle bygga på närliggande och självständiga distrikt. Samverkan skulle ske beträffande tävlingsfrågor, utbildningsverksamhet, ungdomsverksamhet, domarfrågor och övriga funktionärer samt uppsökande verksamhet och stöd till föreningarna. Ordförande i regionen var ansvarig för att en effektiv samordning skulle utvecklas, och att man i regionen fastställde vilka samverkansfrågor som var viktiga att driva och utveckla. Samverkan inleddes säsongen Erfarenheterna av den frivilliga samverkan i de tre regionerna utvärderades och följdes upp i en ny utredning Denna utredning utmynnade i en PM Utveckling av regionerna i Svenska Bandyförbundet. Beslut om fortsatt utveckling av regionerna togs på Årsmötet 2008, och beslutet innefattade åtta att-satser. Beslutet innebar bl.a. att Förbundet anställde tre regionkonsulenter som stöd till de tre regionernas verksamhet. Riktlinjer utarbetades för verksamheten och regionordförandens roll som ansvarig för regionens verksamhet blev tydligare. Ordförande blev också adjungerad i Förbundets styrelse. De s.k. administrerande distrikten upphörde, och deras arbetsuppgifter överfördes till regionen. Beträffande ekonomi, verksamhetsbeskrivningar och uppföljning skulle regionerna organisatoriskt behandlas och likställas med vad som gäller för kommittéerna i Förbundet. Erfarenheterna 2010 har visat att regionernas verksamhet varierar, och att det råder vissa oklarheter mellan distrikten och regionerna främst beträffande ekonomin. Det har också visat sig var svårt att bemanna de fyra underliggande kommittéerna och att få representationen från regionkommittéerna att fungera fullt ut i de centrala kommittéerna. Kommittéerna Central nivå Enligt 22 i Förbundets stadgar ska det finnas åtta kommittéer. Dessutom finns inom styrelsen ett Verkställande utskott och Finansberedningen. Förbundsstyrelsen utser ordförande och övriga ledamöter i kommittéerna. Kommitté ska bestå av det antal ledamöter styrelsen varje gång bestämmer. Antalet bör dock ej överstiga fem.

3 Styrelsen får för visst ändamål tillsätta tillfälliga kommittéer. Ett exempel på detta är PR- och Mediakommittén som inrättades På senare år har praxis varit att kommitténs ordförande i hög utsträckning fått utse sina ledamöter på delegering av styrelsen. Antalet medlemmar i kommittéerna har också vuxit på senare år. De tre regionerna har haft representanter i de fyra kommittéer som har sin motsvarighet i regionala kommittéer nämligen, Tävlingskommittén, Regel- och domarkommittén, Utbildnings- och tekniska kommittén och Ungdomskommittén. Förbundsstyrelsen har också haft en representant i alla kommittéer. Den utökade representationen i de olika kommittéerna har inneburit en känsla av tungroddhet och ökade kostnader för verksamheten. Regional nivå Regionerna verksamhet leds av en Regionkommitté bestående av distriktens ordförande. Ordförande i Regionkommittén är adjungerad i Förbudets styrelse. Regionernas verksamhet planeras, genomförs och följs upp i fyra underliggande kommittéer Tävlingskommittén, Domar- och funktionärskommittén, Utbildningskommittén och Ungdomskommittén. Varje distrikt har en representant i respektive kommitté. Ordförande i respektive kommitté ingår i motsvarande centrala kommitté. Styrelsens beslut Med ledning av den sammanfattande beskrivningen av bakgrunden ovan är det således mycket angeläget av flera orsaker att ta ett helhetsgrepp på förbundets framtida organisation. Det är också många förändringar externt i samhällsutvecklingen som gör, att det är angeläget att ha en organisation som kan möta de krav som ställs på förbundet från föreningarna och dess medlemmar, aktiva spelare och ledare och funktionärer, media, publiken och olika samarbetspartners. Kraven på effektivitet, service, tillgänglighet och så låga kostnader som möjligt gör att det således är mycket angeläget att utvärdera Förbundets nuvarande organisation och genomföra nödvändiga förändringar.

4 Syfte Projektets syfte är att skapa en framtida organisation som möjliggör för Förbundet at klara Visionsmålen 2017 om tillväxt beträffande publik, ekonomi, spelare/ledare och geografi. Ett viktigt syfte är också att skapa en framtida organisation som kännetecknas av flexibilitet, effektivitet, demokrati, delaktighet och god service till föreningarna och dess medlemmar med hänsyn till rimliga kostnader. Mål Målen för projektgruppens arbete är: Att utarbeta förslag till organisation av den lokala/ regionala nivån med utgångspunkt från föreningarnas behov. Att lägga förslag på styrelsens sammansättning och arbetsuppgifter samt representationen på Årsmötet med utgångspunkt från den lokala/regionala organisationen och antalet Elitklubbar. Att lägga förslag till utveckling av Förbundets olika kommittéer på både lokal/regional och central nivå och kopplingen mellan dessa nivåer Att utarbeta förslag till en kostnadseffektiv kansliverksamhet med fokus på resurser, tillgänglighet, service, och behov av kompetens. Projektorganisation I projektgruppen ingår följande medlemmar: Karl-Erik Eckemark, Styrelsen, ordförande Hans-Eric Bengtsson, Region Syd, sekreterare Peter Olsson, Föreningen Svensk Elitbandy Göran Enander, Plan och Miljökommittén Lars Wennerholm, Kansliet, adjungerad Som styrgrupp fungerar Bandyförbundets styrelse

5 Projektbudgeten beräknas till följande: Kronor Resekostnader Förtäring/logi Traktamenten Övriga kostnader Summa kostnader Externa kostnader kan uppstå om projektet behöver extern konsulthjälp. Handlingsplan / Tillvägagångssätt 1. Nuvarande organisation kartläggs och analyseras vad avser: - Styrelsens verksamhet - Kommittéernas sammansättning och verksamhet - Regionernas verksamhet - Distriktens verksamhet - Årsmötets representation - Kansliverksamheten Arbetsmetod - Kanslipersonalen kartlägger sina arbetsuppgifter - Styrelsen och kommittéerna får ett antal riktade frågor som ska diskuteras och återkopplas till projektgruppen - Enkäter skickas till distriktens och regionernas ordförande, elitföreningarnas ordförande samt till ett urval av övriga föreningar - Intervjuer görs med ett antal bandypersoner som inte ingår i ovannämnda grupper

6 2. En omvärldsanalys görs genom ett antal intervjuer med - Representanter för Svenska Handbollsförbundet, Svenska Ishockeyförbundet och Svenska Basketbollförbundet - Representanter för RF, SISU och DF - Idrottsjurister Eventuellt genomförs en enkät till Förbundets övriga intressenter 3. Vilka framtida krav kommer att ställas på Förbundets organisation? - Ett antal kriterier, som ska ligga till grund för den framtida organisationen, utarbetas 4. Projektgruppen utarbetar förslag som presenteras för styrelsen. Vid utarbetandet av förslagen bör hänsyn tas till frågor som tillgången till framtida ideella insatser, en i nuläget ålderstigen förtroendevald representation och dess förändringsbenägenhet samt eventuella förändringar i RF:s organisation. Tidplan 1. Projektplanen fastställes av Styrelsen 16 november Projektgruppens förslag presenteras för Styrelsen i mars Förslagen bearbetas av styrelsen och skickas på remiss till regionerna, distrikten och föreningarna. Remisstiden utgår 15 april Styrelsen fastställer sitt förslag i maj och förslaget skickas till Årsmötets delegater för information och beslut på Årsmötet i juni 2011: - Förslagen beträffande kansliet och kommittéverksamheten kan genomföras 1 juli 2011 och kräver inga årsmötesbeslut - Förändringar som berör distrikt, regioner, styrelse och Årsmötet innebär stadgeändringar. Styrelsen föreslår att dessa behandlas vid ett extra Årsmöte i september Den nya demokratiska organisationen genomföres 1 april 2012

7 Risker och beroenden Det starkaste beroendet och samtidigt den största risken är ekonomin. Hur stora kostnader kan Förbundet bära för en framtida organisation innefattande alla kostnader för styrelsearbetet, kommittéernas verksamhet, kanslikostnaderna och kostnader för en lokal/regional organisation? En stor risk är också hur det idag till stor del ideella arbetet kan bibehållas i en framtida organisation. Redan nu finns det propåer om arvoden för olika uppdrag. Gränslandet mellan den ideella och den kommersiella sektorn förskjuts allt mer mot den kommersiella sidan. Det finns också många beroenden. Ett starkt sådant under senare år har varit beroendet mellan Förbundet och Elitserieföreningen och hur samarbetet ska utvecklas i framtiden. I nuläget finns gällande avtal både beträffande ekonomin och samarbetsfrågorna. En uppenbar risk med projektet är, att det kan innebära vissa svårigheter att förändra en demokratisk organisation med starka inslag av ideella insatser och förtroendevalda representanter på alla nivåer och i alla grupper.