VALBEREDNINGEN RIKTLINJER SVENSKA BOULEFÖRBUNDET. Målgrupp: Instruktionen är ett komplement och förtydligande till stadgar och avser valberedningen.

Transkript

1 VALBEREDNINGEN RIKTLINJER SVENSKA BOULEFÖRBUNDET Version: 1.0 Antagen: FS maj 2014 Nästa revision: FS aug 2015 Målgrupp: Instruktionen är ett komplement och förtydligande till stadgar och avser valberedningen.

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING VALBEREDNING MED ETT STORT ANSVAR... 3 Syftet med en valberedning... 3 Vilka krav ställs på ledamot i en valberedning... 3 Varför bör valen vara förberedda?... 3 Valberedningens arbete... 3 De nominerade... 3 Styrelsemedlems avhopp under mandatperiod... 4 Val av ledamöter på Förbundsmötet... 4 NOMINERINGS MALL... 5 UTVÄRDERING AV STYRELSENS ARBETE (ENKÄT)... 6 ÅRSPLAN

3 VALBEREDNING MED ETT STORT ANSVAR Det är angeläget att förbundets viktigaste möte Förbundsmötet är väl förberett. Valberedningen är en förtroendevald arbetsgrupp vars uppdrag är att förbereda förbundets val av ordförande, styrelseledamöter, styrelsesuppleanter samt revisorer och revisorssuppleanter. Valberedningen är distriktens viktigaste instrument för att skapa och bibehålla en fungerande styrelse som på ett kvalificerat och tryggt sätt hanterar förbundets verksamhet. Information om vilka som ingår i valberedningen ges på förbundets hemsida. Syftet med en valberedning Varje förbundsmöte bör, med valberedningens förslag som underlag, tillsätta ledamöter i styrelsen som bör vara balanserad vad gäller erfarenhet och nytänkande. De nominerade bör ha förmåga att, i samverkan med andra, åstadkomma det bästa möjliga för förbundet. Valberedningen är fri att nominera personer under förutsättning att denne uppfyller kraven i stadgarna. En god dialog bör upprättas mellan valberedningen och styrelsen. Valberedningen bör i denna dialog hålla sig underrättad om hur arbetet i styrelsen fungerar och om styrelsens sammansättning, utifrån kompetens och engagemang, ger rätt förutsättning att hantera de frågor som förbundet står inför. Valberedningen bör sträva efter att kontakta distrikt och personal för att skapa sig en uppfattning hur de förtroendevalda utför sina uppdrag. Valberedningen bör vara beredd att pröva varje valbar styrelse- och suppleantplats och inte tveka att föreslå förändringar. Valberedningen bör vara objektiv och se till förbundets, distriktens och medlemmarnas bästa. Vilka krav ställs på ledamot i en valberedning? Ledamöterna bör ha god kunskap om organisationen, styrelsearbetet och de krav som ställs på en förtroendevald. Ledamöterna bör ha god personkännedom. Ledamöterna bör vara öppna för synpunkter och förslag från medlemmarna. Varför bör valen vara förberedda? Det kan vara tidskrävande att få kandidater till olika poster. De kandidater som föreslås bör veta vad som förväntas och krävs av dem så att de aktivt kan arbeta i styrelsen. De nominerade De nominerade bör ha accepterat nomineringen och vara beredda att seriöst arbeta för förbundets bästa. 3

4 Styrelsemedlems avhopp under mandatperiod Valberedningen bör undersöka orsak till avhopp under löpande mandatperiod. Val av ledamöter på Förbundsmötet Valberedningen bör redovisa hur de har arbetat under året och motivera nomineringarna. Det är lämpligt att valberedningen försäkrar sig om att de nominerade är närvarande vid årsmöte för en kort presentation av nyvalda ledamöter. 4

5 NOMINERINGS MALL Nominering av Ledamot i Svenska Bouleförbundets styrelse Nominera en person som du tycker skulle kunna bidra till Bouleförbundets utveckling och kommunicera vår verksamhet och förbundets värderingar. Nominerad person: Klubb: Telefon: E-postadress: Din motivering: Vad har han/hon gjort, vad har personen för starka sidor. Mål och visioner. Vad tror du att han/hon skulle kunna och vilja åstadkomma under sin mandatperiod? Nomineras av: Telefon: E-post: Personen jag föreslår är tillfrågan: Ja / Nej Skickas till kansli@svenskboule.se CV. a) Bakgrund.. b) Tidigare uppdrag. c) Övriga uppdrag/erfarenheter som kan vara till nytta för mitt uppdrag i SBF. d) Frågor jag vill driva/brinner för 5

6 UTVÄRDERING AV STYRELSENS ARBETE Inledning I enlighet med instruktion för utvärdering av styrelsens arbete i Svenska Bouleförbundet bör en årlig skriftlig enkät genomföras med styrelsens ledamöter. Nedan finns ett antal frågor som besvaras genom att ringa in Ja eller Nej som svarsalternativ. Därutöver lämnas skriftlig kommentar och synpunkter samt förslag till förbättring och lösningar för dessa. Enkät 1. Upplever du att styrelsen har tydliga mål i sitt arbete? Ja Nej 2. Upplever du att målen har infriats? Ja Nej 3. Har du en tydlig bild av vision, mål och strategier? Ja Nej 4. Har du och styrelsens ledamöter i övrigt den kunskapen om verksamheten och omvärldsförutsättningar som krävs för att effektivt kunna styra verksamheten strategiskt? Ja Nej 5. Anser du att styrelsens storlek, sammansättning och arbetsformer är väl anpassade till verksamheten? Ja Nej 6

7 6. Har styrelsen tillfredställande underlag och information för sitt arbete? Ja Nej 7. Har styrelsen ändamålsenliga rutiner för uppföljning och kontroll av genomförande av fattade beslut? Ja Nej 8. Anser du att du som styrelseledamot bidrar till styrelsens arbete? Ja Nej 9. Anser du att kansliet utför sitt uppdrag på ett för styrelsearbetet bra sätt? Ja Nej 7

8 ÅRSPLAN Valberedningens bör strukturera sig efter årsmötet där de sätter upp en årsplan för verksamhetsår. Extra möten/telefonmöten hållas i det fall behov uppstår. Ungefärliga tidpunkter Stående på agendan Plats Januari Februari Föreningar och distrikt äger att senast den 15 januari inge skriftliga förslag till val av förbundsstyrelse, Svenska Bouleförbundets disciplinnämnd, revisorer och revisorssuppleant. Telefon möte/mail Mars April Maj Juni / Juli Augusti / September Oktober Årsmöteshandlingarna skickas ut till distrikten/medlemmarna under första veckan i mars. Årsmöte Arbetsordning/Årsplan Telefonmöte/mail Telefonmöte/mail November Valberedningen bör före den 1 november inhämta besked från förbundets förtroendevalda huruvida de är bredda att kandidera på nytt. December Valberedningen bör därefter (senast den 1 december) underrätta föreningar och distrikt om vilka förtroendevalda som undanbett sig omvald. 8