Lathund för avvikelserapportering kring sjukskrivningsprocessen

Transkript

1 Lathund för avvikelserapportering kring sjukskrivningsprocessen Många läkare rapporterar muntligen att de upplever en del problem i arbetet med sjukskrivningspatienter. Dels rapporteras att vissa patienter kommer i kläm genom regelsystemet och då särskilt efter de förändringar som successivt genomförts sedan juli 2008 och dels Försäkringskassans arbetssätt. Dessutom innebär arbetet en del arbetsmiljöproblem i form av missnöjda och frustrerade patienter samt ökad arbetsbelastning genom ökade krav kring intygsutfärdandet. Någon systematik kring avvikelserapportering kring denna fråga har hittills inte funnits. Från och med den 1 januari 2009 finns det därför en möjlighet att rapportera avvikelser kring hanteringen av sjukskrivningsärenden i Händelsevis. Både arbetsmiljöavvikelse och vårdavvikelse kan vara aktuellt att rapportera. Den som inte har tillgång till Händelsevis kan använda andra tillgängliga system för avvikelserapportering. (V.g. se bif. processkiss) Från Produktionssamordning önskar vi få anmälda avvikelser rapporterade till oss för att vi ska kunna sammanställa dessa som underlag för diskussion på regional och/eller nationell nivå om förutsättningarna för vårdens arbete i sjukskrivningsprocessen. På följande sidor följer sex exempel på avvikelser rapporterade i Händelsevis. Det sista ärendet är rapporterat både som arbetsmiljöavvikelse och vårdavvikelse. Den som har frågor om avvikelserapporteringen kan vända sig till undertecknad, som är ordförande i den Försäkringsmedicinska kommittén, alternativt till Henry Nyhlin, ordförande i Patientsäkerhetskommittén. Vi arbetar bägge inom enheten för Övergripande Vårdfrågor inom Produktionssamordning, Landstingsstyrelsens förvaltning. Med vänlig hälsning britt.arrelov@sll.se

2 Fall 1. Arbetsmiljöavvikelse Händelsebeskrivning: En 47 årig manlig patient som fått avslag på ersättning från Försäkringskassan. Han har fått meddelandet att det medicinska underlaget inte styrker rätten till sjukpenning. Kommer till mottagningen och är mycket arg. Får träffa mig som skrivit intyget. När jag förklarar att jag skrivit intyget så gott jag kunnat kastar patienten sin medhavda väska mot mig. Den träffar mig i ansiktet och jag får ett sår som måste tejpas. Risk, tillbud, skada Händelsetyp: Åtgärder på plats: Övergripande orsak: Detaljerad orsak: Relaterad till patient: Riskbedömning: konsekvens Aktuell läkare rapporterar ärendet. Skada Sårskada i ansiktet, hot, våld Patienten omhändertas av annan personal. Sårskadan tejpas på mottagningen. Linjeansvarig analyserar det inträffade. Organisation Beslut av annan organisation Ja Stor för upprepning Måttlig skada Kontaktar Försäkringskassan för att de ska ändra sitt sätt att meddela avslag om ersättning. Ändrade handläggningsrutiner på kliniken. Steg 6. Nya åtgärder: Steg 7. Ny uppföljning: Effekterna följs upp inom 30 dagar Insatta åtgärder har inte haft full effekt. Nya rutiner på mottagningen har inneburit att ingen mer i personalen kommit till skada, men fler patienter har hört av sig till mottagningen då de fått besked att läkarna skrivit intyg som inte styrker rätten till ersättning. Produktionssamordning, LSF () kontaktas för diskussion med Försäkringskassan på övergripande nivå om vilka åtgärder som kan vidtas för att undvika upprepande. Åtgärderna har haft effekt. Försäkringskassan har ändrat sina rutiner. Steg 8. Ärendet avslutas: Linjeansvarig avslutar ärendet.

3 Fall 2. Arbetsmiljöavvikelse Händelsebeskrivning: Det kommer en begäran på Läkarutlåtande om hälsotillstånd från Försäkringskassan på en patient som tidigare vårdats hos annan vårdgivare. Aldrig själv träffat patienten och förväntas nu göra en arbetsförmågebedömning på journalanteckningar. Brist på mottagningstider och personal som kan ge stöd vid bedömningen. Enligt FK är det bråttom för annars blir patienten utan ersättning. Denna typ av fall ökar ständigt och arbetsbelastningen har ökat enormt. Risk, tillbud, skada Händelsetyp: Åtgärder på plats: Övergripande orsak: Detaljerad orsak: Relaterad till patient: Riskbedömning: konsekvens Aktuell läkare rapporterar ärendet. Tillbud Psykosociala faktorer Frågan tas upp med verksamhetschefen och Försäkringskassan som fortsatt begär att jag ska skriva intyget, då de inte fått något från tidigare vårdgivare. Linjeansvarig analyserar det inträffade. Organisation Arbetsmetoder/rutiner Ja Stor för upprepning Måttlig skada Kontaktar Försäkringsmedicinska kommittén, (, Produktionssamordning, LSF). Övergripande policy och överenskommelse på länsnivå behövs runt denna fråga mellan vårdgivare, HSNf och FK. Ändrade handläggningsrutiner på kliniken. Effekterna följs upp inom 30 dagar. Inga ytterligare åtgärder behövs. Övergripande policydiskussion pågår. Klinikens handläggningsrutiner fungerar bra. Steg 6. Ärendet avslutas: Linjeansvarig avslutar ärendet.

4 Fall 3. Arbetsmiljöavvikelse Händelsebeskrivning: Upprörd patient kommer fram till receptionen. Han har fått avslag på ersättning från Försäkringskassan och har uppfattat att det beror på att han fått vänta för länge på ett besök efter remiss till ortoped. Patienten är mycket uppriven och börjar efter en stund att banka på disken och glasrutan. Rutan krossas och splitter kommer upp i ansiktet på mig. Som tur var hade jag glasögon på mig. Risk, tillbud, skada Händelsetyp: Åtgärder på plats: Övergripande orsak: Detaljerad orsak: Relaterad till patient: Riskbedömning: konsekvens: Aktuell person i receptionen rapporterar ärendet. Tillbud Hot, splitter, våld Tillkallade vakten som lugnade ner patienten. Avdelningsföreståndaren pratade med patienten och redde upp det hela. Linjeansvarig analyserar det inträffade. Organisation Arbetsmetoder/rutiner Kontakt mellan vårdenheter Ja Stor för upprepning Mindre skada Kontaktar Företagshälsovården för samtal med berörd personal. Rutiner för hantering av hotfulla/våldsamma patienter ses över. Steg 6. Avrapportering: Effekterna följs upp inom 30 dagar Insatta åtgärder har haft effekt. Avrapportering till Produktionssamordning, LSF för fortsatta åtgärder på regional alt. nationell nivå. I fältet planerade åtgärder skrivs in att ärendet skickats för kännedom. Steg 7. Ärendet avslutas: Linjeansvarig avslutar ärendet.

5 Fall 4. Vårdavvikelse Händelsebeskrivning: Patient var på mottagningen för bedömning av sina ryggbesvär. Jag remitterade för bedömning hos ortopeden. Jag bedömde att patienten inte kan arbeta och skrev därför ett sjukintyg. Patienten fick vänta så länge på tid till ortopeden att Försäkringskassan nekade henne sjukpenning. Konsekvens för patienten 1) sjukpenning uteblir, 2) försämrat medicinskt tillstånd. Då patienten tidigare varit sjukskriven av annan orsak under de senaste 450 dagarna så hade hon redan varit sjukfrånvarande 200 dagar vilket komplicerat handläggningen. Aktuell läkare rapporterar ärendet. Risk/tillbud/neg händelse Negativ händelse Drabbad: Patient Annan enhet inblandad: Ja, Ortopedkliniken, Försäkringskassan. Åtgärder på plats: Ja, kontaktat FK utan resultat. Har även försökt påverka ortopeden så att patienten skulle få en tid snabbare. Förbättringsförslag: Ja, kösituationen och möjligheten till konsultation snabbt vid behov behöver ses över. Arbetsprocess: nivå 1 Journalhantering nivå 2 Skriva intyg Linjeansvarig väljer att själv analysera det inträffade. Risk/tillbud/neg händelse Negativ händelse nivå 1 Brister i vårddokumentation och informationsöverföring nivå 2 Brister i hantering av remisser och beställningar. nivå 3 (info.överföring) Fördröjning av vårdåtagande Orsaksområde, nivå 1: Procedurer, rutiner eller riktlinjer Orsak, nivå 2: Rutiner, riktlinjer saknas Konsekvensbedömning: konsekvens Vidtagen åtgärd: Skall åtgärd vidtas: Mycket stor Betydande skada Patienten har själv sökt privat vårdgivare Ja, Försäkringsmedicinska kommittén bör ta fram riktlinjer för detta så att vi undviker att problemet upprepas. Snabbare handläggning och bedömning av patienter som riskerar bli utan ersättning från FK krävs. Kontakt med Produktionssamordning, LSF (). Effekterna följs upp inom 30 dagar.

6 Inga ytterligare åtgärder behövs. Arbetet med riktlinjer och rutiner kring handläggning av likartade patienter pågår. Steg 6. Ärendet avslutas: Linjeansvarig avslutar ärendet.

7 Fall 5. Vårdavvikelse Händelsebeskrivning: Patient med multitrauma som gått på ortopedkliniken och varit sjukskriven därifrån. Försäkringskassan begär ett Läkarutlåtande om hälsotillstånd. Ortopeden vägrar skriva det och hänvisar till den vårdcentral på vilken patienten är listad. Patienten har tidigare varit på Vårdcentralen en gång för öroninflammation. Nu förväntas jag skriva ett intyg för bedömning av sjukersättning, vilket inte kan göras utan en större utredning. Detta medför onödiga besök på mottagningen, dubbelarbete och extra kostnader. Konsekvensen för patienten är fler mottagningsbesök, processen försenas och att denne riskerar att bli utan ersättning eller stöd. Patientens besvär riskerar att försämras samtidigt som rehabiliteringsförmågan nedsätts. Aktuell läkare rapporterar ärendet. Risk/tillbud/neg händelse Negativ händelse Drabbad: Patient Annan enhet inblandad: Ja, Ortopedkliniken, Försäkringskassan. Åtgärder på plats: Ja, Jag har ringt FK och försökt få dem att skicka patienten för second opinion (Särskilt läkarutlåtande- SLU), men de hänvisar till vår skyldighet att ta hand om våra patienter. Förbättringsförslag: Ja, sjukhuskliniken som ursprungligen vårdar patienten ska utfärda de intyg som begärs då de har rätt kännedom om fallet. Överenskommelse mellan vårdgivare och FK för hantering av liknande ärenden behövs. Arbetsprocess: nivå 1 Journalhantering nivå 2 Skriva intyg Linjeansvarig väljer att själv analysera det inträffade. Risk/tillbud/neg händelse Negativ händelse nivå 1 Brister i vårddokumentation och informationsöverföring nivå 2 Brister i övrig vårddokumentation Orsaksområde, nivå 1: Procedurer, rutiner eller riktlinjer Orsak, nivå 2: Ansvarfördelningen är oklar Rutiner, riktlinjer saknas Konsekvensbedömning: konsekvens Vidtagen åtgärd: Skall åtgärd vidtas: Stor Betydande skada Verksamhetschefen kontaktar ortopeden Ja, Övergripande rutiner, riktlinjer och överenskommelser med FK måste tas fram. Försäkringsmedicinska kommittén, (Britt Arrelöv, Produktionssamordning, LSF) kontaktas.

8 Effekterna följs upp inom 30 dagar. Inga ytterligare åtgärder behövs. Arbete att ta fram övergripande rutiner etc pågår. Steg 6. Ärendet avslutas: Linjeansvarig avslutar ärendet.

9 Fall 6. Arbetsmiljö- och vårdavvikelse Händelsebeskrivning: En 49 årig kvinnlig patient med en paranoid depression som gått på mottagningen flera år. Successiv förbättring med minskad medicinering. Har haft tidsbegränsad sjukersättning i två år. Får vid omprövning ingen fortsatt ersättning från Försäkringskassan. Patienten har fått besked om att det medicinska underlaget inte styrker rätten till sjukpenning. Patientens make kommer till mottagningen för att kräva bättre intyg. Är aggressiv och hotfull. Patienten vägra komma till mottagningen på återbesök och försämras i sin sjukdom. Hon behöver ökad medicinering och fler besök hos ny läkare. a. Arbetsmiljö Sjukdom/skada/ohälsa Händelsetyp: Åtgärder på plats: Övergripande orsak: Detaljerad orsak: Relaterad till patient: Riskbedömning: konsekvens Aktuell läkare rapporterar ärendet. Ohälsa Hot. Oro, sömnstörningar Patientens make omhändertas av verksamhetschefen som polisanmäler händelsen. Undertecknad erbjuds samtal med kurator om det inträffade. Linjeansvarig analyserar det inträffade. Organisation Beslut av annan organisation Ja Stor för upprepning Måttlig skada Kontaktar Försäkringskassan för att finna gemensamma rutiner för besked om avslag om ersättning till känsliga patienter.. Stödsamtal till drabbad läkare. Patienten och dennes make får samtal på mottagningen tillsammans med ny läkare, kontaktperson, undertecknad och handläggare från Försäkringskassan. Effekterna följs upp inom 30 dagar Insatta åtgärder har inte haft full effekt, men är på gång. Försäkringskassans organisation gör det svårt att få till gemensamma rutiner över hela linjen. Frågan hanteras av ledningen och det är en tidsfråga innan rutinerna ändrats på alla kontoren.

10 Steg 6. Avrapportering Avrapportering till Produktionssamordning, LSF för fortsatta åtgärder på regional alt. nationell nivå. I fältet planerade åtgärder skrivs in att ärendet skickats för kännedom. Steg 7. Ärendet avslutas: Linjeansvarig avslutar ärendet.

11 b. Vårdavvikelse Aktuell läkare rapporterar ärendet. Risk/tillbud/neg händelse Negativ händelse Drabbad: Patient Annan enhet inblandad: Ja, Försäkringskassan. Åtgärder på plats: Ja, Jag har ringt FK och bett dem förklara för patienten och dennes man att orsaken till att hon inte får ersättning inte beror på att jag skrivit ett dåligt intyg utan att hon inte är tillräckligt sjuk. Förbättringsförslag: Arbetsprocess: nivå 1 nivå 2 Ja, information till känsliga patienter om avslag från FK bör ges tillsammans med behandlande vårdteam. Överenskommelse mellan vårdgivare och FK för hantering av liknande ärenden behövs. Journalhantering Skriva intyg Linjeansvarig väljer att själv analysera det inträffade. Risk/tillbud/neg händelse Negativ händelse nivå 1 Brister i vårddokumentation och informationsöverföring nivå 2 Brister i övrig vårddokumentation Orsaksområde, nivå 1: Procedurer, rutiner eller riktlinjer Orsak, nivå 2: Rutiner, riktlinjer saknas Konsekvensbedömning: konsekvens Vidtagen åtgärd: Skall åtgärd vidtas: Betydande skada Stor Patienten och dennes make får samtal på mottagningen tillsammans med ny läkare, kontaktperson, undertecknad och handläggare från Försäkringskassan. Ja, Verksamhetschefen kontaktar Försäkringskassan för att skapa rutiner för besked om avslag om ersättning till känsliga patienter. Effekterna följs upp inom 30 dagar. Inga ytterligare åtgärder behövs. Arbete att ta fram övergripande rutiner etc pågår.

12 Steg 6. Avrapprotering: Avrapportering till Produktionssamordning, LSF för ev. fortsatta åtgärder på regional alt. nationell nivå. I fältet planerade åtgärder skrivs in att ärendet skickats för kännedom. Steg 7. Ärendet avslutas: Linjeansvarig avslutar ärendet.