Anvisningar om e-tjänsten för läroanstalter

Transkript

1 Anvisningar om e-tjänsten för läroanstalter 1 Så här används tjänsten En ny användare av e-tjänsten Bortglömt lösenord Ändring av läroanstaltens kontaktuppgifter 3 2 Anmälan av examensuppgifter till FPA Examina som berättigar till pensionsförmån När skall examina anmälas? Så här används webblanketten Filöverföring av examensuppgifter 6 3 Anmälan av uppgifter om studielinjer till FPA Uppgifter om studielinjer Yrkeshögskolor Gör anmälan om studielinje för utbildning som leder till examen Gör anmälan om studielinje för annan utbildning än sådan som leder till examen Andra stadiet, Försvarshögskolan, Snellman-korkeakoulu Gör anmälan om studielinje för utbildning med regelbundet läsår Gör anmälan om studielinje för utbildning med icke-regelbundet läsår 17 4 Anmälan av uppgifter om studieframgången till FPA 21 5 Rådgivningsservice 23 Februari 2007

2 1 1 Så här används tjänsten På inloggningssidan väljer man det språk som man vill använda inne i tjänsten. Man loggar in till tjänsten antingen med Katso-kod eller med läroanstaltens användarnamn och lösenord som man har fått tidigare. Den första bokstaven i användarnamnet ska vara en versal, t.ex. 'K'. Observera att användarnamnet för tjänsten är gemensamt för alla verksamhetsställen som läroanstalten har. Pä tjänstens inloggningssida finns en länk till anvisningar om hur Katsoorganisationskoderna används. På den sida som följer efter inloggningssidan väljer man vilken typ av anmälan man vill göra. För läroanstalten visas bara de typer av anmälan som läroanstalten kan göra.

3 Om man vill gå tillbaka till föregående sida i tjänsten används knappen Tillbaka, inte webbläsaren knapp Bakåt En ny användare av e-tjänsten En ny användare av e-tjänsten registrerar sig via länken Ansökan om användarbehörighet för tjänsten. Fyll i uppgifterna om läroanstaltens huvudställe i blankettfälten och sänd blanketten. FPA lägger uppgifterna om läroanstaltens andra verksamhetsställen till kontaktuppgifterna. Om tjänsten används av flera personer vid läroanstalten ska e-postadressen i kontaktuppgifterna kunna användas av dem alla. Välj antingen "Katso-autentisering" eller ge två gånger det lösenord som ni önskar ska anslutas till det användarnamn som skapas för er läroanstalt. Observera att läroanstaltens alla verksamhetsställen nu använder det lösenord som ni angett. Anteckna lösenordet och informera de andra användarna om vilket lösenord läroanstalten har. Ni får en kvittering på att ansökan om användarbehörighet har mottagits till den e-postadress som angetts på blanketten. Läroanstaltens användarnamn sänds också till den angivna e- postadressen efter att ansökan har behandlats.

4 3 1.2 Bortglömt lösenord På tjänstens inloggningssida finns en länk till Bortglömt lösenord. För att erhålla lösenordet på nytt skall ni anteckna ert användarnamn eller e-postadressen som angetts i läroanstaltens kontaktuppgifter. Den första bokstaven i användarnamnet skall vara en versal, t.ex. K. Lösenordet sänds till den e-postadressen som angetts i läroanstaltens kontaktuppgifter. 1.3 Ändring av läroanstaltens kontaktuppgifter Läroanstaltens kontaktuppgifter och uppgifter om systemet för hantering av studerandeuppgifterna syns på menysidan efter inloggningen. Uppgifter som eventuellt har ändrats sparas på blanketten under länken Ändring av kontaktuppgifter. Obligatoriska fält är utmärkta med en asterisk (*). Läroanstaltsuppgifterna och uppgifterna om kontaktpersoner ansluts till anmälningar om läroanstaltsuppgifter innan de skickas till FPA och därför är det viktigt att kontaktuppgifterna är uppdaterade. Via tjänsten uppdateras ändå inte kontaktuppgifterna i FPAs läroanstaltsregister eller andra register. Om ni behöver uppdatera uppgifter som ni inte själv kan ändra, meddela Studiestödscentralen på e-postadressen opintotukikeskus@kela.fi.

5 4 2 Anmälan av examensuppgifter till FPA eller senare avlagda högre och lägre högskoleexamina, yrkeshögskoleexamina och yrkesinriktade grundexamina ger rätt till pension som betalas av statens medel i enlighet med lagen 644/2003 och förordning 1146/2004. Enligt förordningens 4 är läroanstalten skyldig att lämna Folkpensionsanstalten uppgifter om de personer som avlagt en examen som berättigar till pensionsförmån. Dessutom anmäler läroanstalten examensnivå och datum när utbildningen för examen inletts och avslutats. 2.1 Examina som berättigar till pensionsförmån Med högre eller lägre högskoleexamen som berättigar till pensionsförmån avses examina som avlagts vid de konstskolor och konsthögskolor som avses i universitetslagen 645/1997 samt vid Försvarshögskolan. Också högre yrkeshögskoleexamen som avlagts vid yrkeshögskola är högre högskoleexamen. Yrkeshögskoleexamina som omfattas av förmånen skall avläggas vid de yrkeshögskolor som avses i yrkeshögskolelagen 351/2003 eller vid Högskolan på Åland. Av de examina som avläggs vid Polisyrkeshögskolan berättigar examen för befäl inom polisväsendet till pensionsförmån. Av högskolorna skall endast Försvarshögskolan, Högskolan på Åland och Polisyrkeshögskolan anmäla examensuppgifter via e-tjänsten. Av de yrkesinriktade examina är det endast yrkesinriktade grundexamina som berättigar till pensionsförmån (samt officiella yrkesexamina på Åland). Grundexamen kan vara avlagd vid en läroanstalt eller avlagd i form av en fristående examen, läroavtalsutbildning eller arbetskraftsutbildning. Det har heller ingen betydelse om den studerande har haft studiestöd eller ej under studietiden.

6 5 Av förmånen omfattas grundexamina enligt lagen om yrkesutbildning 630/1998, dvs. grundexamina anordnade av undervisningssektorns myndigheter, men också andra grundexamina som avlagts vid läroanstalter under offentlig tillsyn. De sistnämnda är bl.a. läroanstalter som lyder under inrikesministeriet och försvarsministeriet samt sådana läroanstalter vars verksamhet staten understöder (t.ex. Räddningsinstitutet, Polisskolan, Fångvårdens utbildningscentral). Pensionsförmånen gäller inte allmänbildande studier (t.ex. gymnasiestudier), studier som inte leder till examen (t.ex. kompletterande utbildning, kurser vid folkhögskolor eller studier för enskilt vitsord) och inte heller vetenskapliga påbyggnadsexamina vid högskolor. Förmånsberättigande är inte heller yrkesexamina eller specialyrkesexamina eller sådana yrkesexamina som avlagts vid privata läroanstalter eller läroanstalter under offentlig tillsyn och som inte är yrkesinriktade grundexamina. 2.2 När skall examina anmälas? Läroanstalten kan själv bestämma när den anmäler examensuppgifterna och de kan sändas i en eller flera omgångar. Alla examensuppgifter för ett och samma år ska vara inlämnade till FPA senast den 15 februari året efter det att examen avlagts. Men examensuppgifterna kan också sändas efter det att tidsfristen gått ut. Vi påminner alltid läroanstalterna per e-post vid årsskiftet om att examensuppgifterna ska anmälas. Om inte någon examen som berättigar till pensionsförmån har avlagts vid läroanstalten under det föregående året, ska anmälan om detta göras på webblanketten före slutet av januari. 2.3 Så här används webblanketten På webblanketten fyller läroanstalten i uppgifterna på en separat rad för varje studerande som avlagt examen. För en utländsk person är alla uppgiftsfält obligatoriska. För finländare är alla uppgiftsfält obligatoriska, frånsett för- och efternamsfältet. Kontrollera att uppgifterna är korrekta. När alla examensuppgifter har matats in sparas de med knappen Spara. Därefter visas ett sammandrag av de inmatade uppgifterna. Om uppgifterna är OK sänds de till FPA med knappen Sänd. Meddelande ges om att sändningen har lyckats. Om man vill sända examensuppgifterna för året i fråga i flera omgångar gör man på samma sätt som vid en engångssändning, frånsett att man för varje sändning uppger endast en del av dem som avlagt examen. De inmatade examensuppgifterna kan också sparas för att sändas senare. Då uppgifterna sparas med knappen Spara finns de kvar till följande inloggning och ända tills alla uppgifter

7 slutligen sänds till FPA med knappen Sänd. Uppgifterna kan således fyllas i efter hand under läsåret. Uppgifterna får sändas till FPA endast en gång. Om läroanstalten inte har några examensuppgifter att anmäla, sänds en tom blankett till FPA. Då lämnas anmälningsraderna oifyllda, därefter trycker man på Spara och slutligen på knappen Sänd. Det går inte att bläddra i de insända anmälningarna. Spara eller ta utskrift av fönstret före "Sänd" med webbläsarens spara- eller utskriftsfunktion om du vill arkivera de insända uppgifterna. Alla uppgiftsfält på webblanketten är obligatoriska för en utländsk person. För finländare är alla uppgiftsfält obligatoriska, frånsett för- och efternamnsfältet. Efternamn: Stor begynnelsebokstav, de övriga små bokstäver. Förnamn: Stor begynnelsebokstav, de övriga små bokstäver. Personbeteckningen: Om den som avlagt examen är finländare matas personbeteckningen in. Kontrollera att personbeteckningen är korrekt. Om den som avlagt examen är utlänning skrivs födelsedatum i fältet i formatet dd.mm.åååå. I fältet för medborgarskap antecknas då att den som avlagt examen är utlänning. Medborgarskap: Alternativen är finskt eller utländskt medborgarskap. I detta fält uppges också utländska studerandes kön. Examen: På rullgardinsmenyn med läroanstaltens examensalternativ väljer man rätt alternativ. När det gäller yrkeshögskoleexamina inverkar den normala examensomfattningen också på valet. Startdatum: Startdatum för studierna anges i formatet dd.mm.åååå. Examensdatum: Examensdatum anges i formatet dd.mm.åååå Filöverföring av examensuppgifter Filöverföring av examensuppgifterna rekommenderas om läroanstalten kan skapa en överföringsfil enligt FPAs postbeskrivning. Postbeskrivningen finns på sidan (endast på finska). Läroanstaltens filöverföringskod är densamma som läroanstaltens användarnamn för tjänsten. Filnamn och -tillägg kan väljas fritt. Filen överförs till FPA på en blankett som finns under rubriken Avlagda examina (Filöverföring). Inne i blanketten väljer man ur datorns filhanteringssystem den fil som skall överföras och trycker på knappen Sänd. Efter en lyckad filöverföring meddelas antalet överförda examensposter på kvitteringssidan. På kvitteringssidan ges också meddelande om överföring som eventuellt har misslyckats. Samtidigt meddelas felen och deras läge i överföringsfilen. Redan om en post är felaktig kan överföringen misslyckas. Då sänds hela filen korrigerad på nytt.

8 7 3 Anmälan av uppgifter om studielinjer till FPA Läroanstalterna är skyldiga att till FPA anmäla uppgifter om nya studielinjer och förändringar i de gamla. Uppgifterna är nödvändiga för beviljandet av studiestöd. Anmälan av uppgifter om studielinjer görs för varje enskilt verksamhetsställe. 3.1 Uppgifter om studielinjer Anmäl uppgifterna om studielinje för varje enskilt verksamhetsställe. De alternativ som man kan välja är de verksamhetsställen som finns i FPAs läroanstaltsregister. Verksamhetsställena har i regel skapats enligt uppgifterna i utbildningsstyrelsens läroanstaltsdatasystem (OPTI), men en annan indelning har också delvis använts för att göra det lättare att använda registret. Saknas det verksamhetsställe för vilket man vill anmäla utbildningsuppgifter, kontaktar man administratören för studiestödscentralens anstaltsregister (opintotukikeskus@kela.fi).

9 8 Rätta och sänd på nytt de anmälningar om studielinjer som FPA skickat tillbaka för rättelse Alternativet kan väljas om FPA har skickat tillbaka anmälan om studielinjer för kontroll eller komplettering. I fältet för kommentarer i början av blanketten anges orsaken till att anmälan har skickats tillbaka för komplettering. Ett meddelande skickas också till den persons e- postadress som gjort anmälan (andra stadiet) eller till den som bekräftat uppgifterna på blanketten (yrkeshögskolor). Fortsätt att fylla i den anmälan om studielinje som sparats tidigare men inte sänts Här kan du välja att behandla en anmälan om studielinje som sparats som utkast och inte ännu sänts till FPA. Det kan t.ex. gälla anmälningar från yrkeshögskolor där basuppgifterna är ifyllda, men som studiestödsnämndens representant inte ännu har tagit ställning till och bekräftat. Gör en ny anmälan om studielinje utgående från den anmälan som sänts tidigare När man anmäler en ny studielinje kan man använda en tidigare anmälan som mall. Som basuppgifter för yrkeshögskolor sparas uppgifter om t.ex. ifyllare och kontaktuppgifter till den som bekräftar uppgifterna samt uppgifter i anslutning till utbildningsområde och för läroanstalter på andra stadiet kontaktuppgifter till den som lämnar anmälan. Vissa punkter på blanketten måste fyllas i på nytt. Välj de utbildningar som angetts för detta verksamhetsställe för de senaste 18 månaderna om det gäller en yrkeshögskola och utbildning som angetts för de senaste två månaderna om det är fråga om en läroanstalt på andra stadiet. Se på eller rätta den anmälan om studielinje som sänts tidigare Här kan man se alla utbildningar som anmälts för verksamhetsstället. Utbildningarna visas för de senaste fem åren. Om läroanstalten märker att en tidigare anmälan om utbildning kräver en ändring väljs studielinjeanmälan i den här menyn, varefter anmälan ändras där det behövs. Ange ändringen också under Närmare information och vid behov de orsaker som lett till förändringen. 3.2 Yrkeshögskolor Yrkeshögskolorna anmäler uppgifter om alla sina utbildningsprogram. Anmäl uppgifter om utbildning som börjar på hösten till FPA före slutet av april innevarande år. Anmäl uppgifter om utbildning som börjar på våren före slutet av oktober föregående år Gör anmälan om studielinje för utbildning som leder till examen På den här blanketten anmäls utbildningsprogram med inriktning på yrkeshögskoleexamen eller högre yrkeshögskoleexamen. Obligatoriska fält är utmärkta med en asterisk (*).

10 Ifyllare*: Komplettera fältet för ifyllare med kontaktinformation om den person som på blanketten kompletterar basuppgifterna om utbildningsprogram (namn, typ av utbildning, omfattning, start- och slutdatum). Den som bekräftar uppgifterna*: Komplettera fältet för den som bekräftar uppgifterna med kontaktinformation om den person som på blanketten kompletterar uppgifterna om rätt till studiestöd inom respektive utbildningsprogram. Den här personen ska vara representant för yrkeshögskolans studiestödsnämnd, i regel studiestödsnämndens sekreterare. Om FPA måste skicka tillbaka blanketten om anmälan av studielinjer till yrkeshögskolan för komplettering får den som bekräftat uppgifterna meddelande till sin e-post. 9

11 Utbildning*: För utbildningen anges om är fråga om yrkeshögskoleexamen eller högre yrkeshögskoleexamen. Utbildningsområde*: Utbildningsområde är ett obligatoriskt alternativ. Tryck på knappen Uppdatera efter valet av utbildningsområde. Då ger blanketten de utbildningsprogram som man kan välja och som ingår i utbildningsområdet. (Studieområde: Uppgiften om studieområde uppdateras på blanketten i samband med att de uppgifter som fyllts i kontrolleras.) Utbildningsprogram*: I menyn med utbildningsprogram kan man välja de utbildningsprogram som uppgetts av utbildningsstyrelsen för utbildningsområdet i fråga. Om du inte hittar det utbildningsprogram som din anmälan gäller, kontrollera det utbildningsområde du valt. Om önskat utbildningsprogram saknas, kontakta studiestödscentralen (opintotukikeskus@kela.fi). Tryck på knappen Uppdatera efter valet av utbildningsprogram. Då ger blanketten de examensbenämningar som man kan välja och som ingår i utbildningsprogrammet. Examensbenämning: Valbara är de examensbenämningar som uppgetts av undervisningsministeriet för utbildningsprogrammet i fråga. Om önskad examensbenämning saknas, kontakta studiestödscentralen (opintotukikeskus@kela.fi). Inriktningsalternativ: Inriktningsalternativet är inte en obligatorisk uppgift. Om alla inriktningsalternativ inte får rum på raden kan de också anges under Närmare information. Eventuella särskilda befattningsbenämningar inom olika inriktningsalternativ kan anges under Närmare information. Utbildningen anordnas i form av*: Ange om är fråga om ungdoms- eller vuxenutbildning. Om utbildningen ordnas både som ungdoms- och vuxenutbildning görs separata anmälningar för båda utbildningarna. Utbildningen ordnas som: Fyll i alternativet Utbildningen ordnas som, om utbildningen ordnas som flerforms- eller kvällsutbildning eller som flerformskvällsutbildning (båda alternativen väljs) Examens omfattning (sp)*: Examens omfattning i studiepoäng väljs enligt omfattningen av den examen som ska avläggas. Utbildningens omfattning (sp)*; Ange för utbildningens omfattning om antalet poäng för utbildningen är detsamma som för examens omfattning eller om antalet poäng är lägre. Om utbildningens omfattning varierar efter t.ex. den studerandes grundutbildning, anges omfattningen som ett intervall (t.ex ). Normenlig studietid angiven i år*: Ange för normenlig studietid om tiden fastställs enligt examens omfattning eller om den är en annan. Enligt examens omfattning är den normenliga studietiden: 60 studiepoäng 1 läsår 90 studiepoäng 1,5 läsår 180 studiepoäng 3 läsår 210 studiepoäng 3,5 läsår 240 studiepoäng 4 läsår 270 studiepoäng 4,5 läsår 10

12 Om den normenliga studietiden inte fastställs enligt examens omfattning, utan fastställs enligt t.ex. utbildningens poängantal, anges intervallet för studietiden i läsår (t.ex. 1,5 3). För alla alternativ som gäller utbildning kan man välja datum i den kalender som öppnar sig bredvid respektive alternativ eller så kan man själv skriva in datumet. Kalendern öppnar sig på skärmen då man klickar på kalenderbilden. Med knapparna << och >> uppe till höger i kalendern väljer man rätt år och med knapparna < och > rätt månad och därefter önskat datum. Kalendern stängs med knappen X uppe till höger i kalendern. Utbildningen börjar*: Ange startdatum för hela utbildningen vid alternativet Utbildningen börjar. Utbildningen slutar*: Ange slutdatum för hela utbildningen vid Utbildningen slutar. Om studietiden inom denna utbildning varierar (alternativet Studietid, om den avviker från den normenliga är ifyllt) anges när den längsta utbildningen slutar. Vid alternativen Höstterminens undervisning börjar, Höstterminens undervisning slutar, Vårterminens undervisning börjar och Vårterminens undervisning slutar, anges tiderna enligt den första terminen. Om utbildningen börjar på våren, anges start- och slutdatum för kommande hösttermin. Om utbildningen ordnas utan avbrott för sommaren ange att vårterminen slutar och höstterminen börjar 1.8. Den som fyller i uppgiften kan spara blanketten som utkast efter att ha fyllt i de uppgifter som beskrivs ovan. När man väljer Fortsätt eller Spara som utkast på kontrollblanketten, sparas uppgifterna som utkast. De punkter som gäller stödtiden per läsår ifylls av en representant för studiestödsnämnden. Antalet stödmånader per läsår**: Välj antalet studiestödsmånader per läsår från listan med olika alternativ. Ange som antal det huvudsakliga antalet studiestödsmånader per läsår. Stödtid per läsår**: Välj det månadsintervall under vilket studiestöd betalas för stödtid per läsår. Ange som månadsintervall det huvudsakliga månadsintervallet för stödtiden per läsår. Är stödtiden per läsår densamma under hela utbildningstiden**: Här anges om stödtiden per läsår är densamma under hela utbildningstiden eller om den varierar. Om stödtiden per läsår varierar, beskrivs variationen skriftligt (exempelvis Under det första läsåret beviljas stöd för tiden september-maj.) Utbildningen ordnas så att studierna framskrider i tillräcklig takt**: Välj antingen Ja eller En personlig studieplan krävs vid alternativet Utbildningen ordnas så att studierna framskrider i tillräcklig takt. Om man väljer Ja, beviljas den studerande studiestöd på basis av studieintyg. Om studiestödsnämnden väljer alternativet En personlig studieplan krävs, förutsätts att nämnden ger ett utlåtande om den tid för vilken studiestöd kan beviljas. Tillbaka/Fortsätt: Välj Fortsätt efter det att uppgifterna fyllts i. Kontrollera därefter innehållet i uppgifterna. Om uppgifterna är bristfälliga anger programmet vad som är bristfälligt. Komplettera de ofullständiga uppgifterna innan de skickas till FPA. Tillbaka/Spara som utkast/sänd: Med knappen Tillbaka kan man gå tillbaka till att fylla i blanketten. Om man väljer Spara som utkast sparas blanketten så att den kan väljas i me- 11

13 12 nyn under Fortsätt att fylla i anmälan om studielinje som sparats tidigare men inte sänts. Med knappen sänd skickas blanketten till FPA för behandling Gör anmälan om studielinje för annan utbildning än sådan som leder till examen På den här blanketten anmäls all sådan utbildning som inte leder till yrkeshögskoleexamen eller högre yrkeshögskoleexamen. Obligatoriska fält är utmärkta med en asterisk (*). Ifyllare*: Fältet för ifyllare kompletteras med kontaktuppgifter om den person som på blanketten fyller i basuppgifterna om utbildningsprogram (namn, typ av utbildning, omfattning, start- och slutdatum). Den som bekräftar uppgifterna*: I fältet för den som bekräftar uppgifterna fyller man i kontaktuppgifter om den person som på blanketten fyller i uppgifterna om rätt till studiestöd inom respektive utbildningsprogram. Den här personen ska vara representant för yrkeshögskolans studiestödsnämnd, i regel studiestödsnämndens sekreterare. Om FPA måste skicka tillbaka blanketten om anmälan av studielinjer till yrkeshögskolan för komplettering får den som bekräftat uppgifterna meddelande till sin e-post. Utbildning*: För utbildningen anges om är fråga om yrkesinriktade specialiseringsstudier, yrkesinriktad lärarutbildning eller annan vuxenutbildning. Utbildningsområde*: Utbildningsområde är ett obligatoriskt alternativ. Tryck på knappen Uppdatera efter valet av utbildningsområde. Då ger blanketten de studieområden som man kan välja och som ingår i utbildningsområdet. Studieområde*: Valbara är de studieområden som uppgetts av utbildningsstyrelsen för utbildningsområdet i fråga. Utbildningens namn*: Ange Utbildningens namn i sin helhet. Utbildningen anordnas i form av*: Ange om är fråga om ungdoms- eller vuxenutbildning. Om utbildningen ordnas både som ungdoms- och vuxenutbildning görs separata anmälningar för båda utbildningarna. Utbildningen ordnas som: Fyll i alternativet Utbildningen ordnas som, om utbildningen ordnas som flerforms- eller kvällsutbildning eller som flerformskvällsutbildning (båda alternativen väljs). Utbildningens omfattning (fyll i det ena alternativet)*: Ange omfattningen i studiepoäng och dessutom om antalet poäng för utbildningen är detsamma för alla som deltar i utbildningen. Om utbildningens omfattning varierar anges omfattningen som ett intervall (t.ex ). Utbildningens längd utan lovperioder (fyll i det ena alternativet)*: Ange utbildningens totala längd i månader utan lovperioder (t.ex. utbildning under tiden utan lov, , 13 månader). Om utbildningens längd inte är densamma för alla (man har valt Omfattningen varierar mellan) anges minimi- och maximitid för studierna.

14 13 För alla alternativ som gäller utbildning kan man välja datum i den kalender som öppnar sig bredvid respektive alternativ eller så kan man själv skriva in datumet. Kalendern öppnar sig på skärmen då man klickar på kalenderbilden. Med knapparna << och >> uppe till höger i kalendern väljer man rätt år och med knapparna < och > rätt månad och därefter önskat datum. Kalendern stängs med knappen X uppe till höger i kalendern. Utbildningen börjar*: Ange startdatum för hela utbildningen vid alternativet Utbildningen börjar. Utbildningen slutar*: Ange slutdatum för hela utbildningen vid Utbildningen slutar. Om studietiden inom denna utbildning varierar (alternativet Studietid, om den avviker från den normenliga är ifyllt) anges när den längsta utbildningen slutar. Vid alternativen Höstterminens undervisning börjar, Höstterminens undervisning slutar, Vårterminens undervisning börjar och Vårterminens undervisning slutar, anges tiderna enligt den första terminen. Om utbildningen börjar på våren, anges start- och slutdatum för kommande hösttermin. Om utbildningen är så kortvarig att den ordnas endast under höstterminen ( ) eller endast under vårterminen ( ) behöver dessa punkter inte fyllas i. Om utbildningen ordnas utan avbrott för sommaren anges att vårterminen slutar och höstterminen börjar 1.8. Den som fyller i uppgiften kan spara blanketten som utkast efter att ha fyllt i de uppgifter som beskrivs ovan. När man väljer Fortsätt eller Spara som utkast på kontrollblanketten, sparas uppgifterna som utkast. Det är fråga om heltidsutbildning**: Den punkt som gäller huruvida det är fråga om heltidsutbildning ifylls av en representant för studiestödsnämnden. Välj antingen Ja, Nej eller En personlig studieplan krävs vid alternativet Det är fråga om heltidsutbildning. Om man väljer Ja, ska utbildningen vara ordnad så att alla studerande i genomsnitt klarar av fem studiepoäng per studiemånad. Om man svarar Nej, avslås eventuella studiestödsansökningar. Om studiestödsnämnden väljer alternativet En personlig studieplan krävs, förutsätts att nämnden före beviljandet ger ett utlåtande om den tid för vilken studiestöd kan beviljas. Tillbaka/Fortsätt: Välj Fortsätt efter det att uppgifterna fyllts i. Kontrollera därefter innehållet i uppgifterna. Om uppgifterna är ofullständiga anger programmet vad som är ofullständigt. Komplettera de ofullständiga uppgifterna innan de skickas till FPA. Tillbaka/Spara som utkast/sänd: Med knappen Tillbaka kan man gå tillbaka till att fylla i blanketten. Om man väljer Spara som utkast, sparas blanketten så att den kan väljas i menyn under Fortsätt att fylla i anmälan om studielinje som sparats tidigare men inte sänts. Med knappen sänd skickas blanketten till FPA för behandling. 3.3 Andra stadiet, Försvarshögskolan, Snellman-korkeakoulu Läroanstalterna anmäler uppgifter om alla sina studielinjer. Anmäl studielinjer som börjar på hösten och som ingår i den gemensamma antagningen till FPA före slutet av mars under året i fråga. Anmäl studielinjer som börjar på våren och som ingår i den gemensamma an-

15 tagningen före slutet av oktober föregående år. Andra studielinjer än sådana som ingår i den gemensamma antagningen ska anmälas minst tre (3) veckor innan utbildningen startar Gör anmälan om studielinje för utbildning med regelbundet läsår Blanketten är avsedd att användas för anmälan av utbildning med tydligt angivna läsår. Blanketten kan dock användas också för anmälan av sådan utbildning som pågår endast ett läsår, eller en termin. Om utbildningen ändå pågår mindre än 4 månader, ska anmälan göras på blanketten för anmälan om studielinjer för utbildning med icke-regelbundet läsår. Obligatoriska fält är utmärkta med en asterisk (*). De övriga fälten ska fyllas i om den uppgift som efterfrågas i dem avser den utbildning som anmälan gäller. Anmälarens namn*: Här ifylls namnet på den person som anmäler utbildningen. Det här är också den person som FPA kontaktar om det behövs närmare information om den angivna utbildningen. Anmälarens telefonnummer*: Fyll i ett eller flera telefonnummer som uppgiftslämnaren vid behov är anträffbar på. Anmälarens e-postadress*: Fyll i anmälarens e-postadress. Till den här adressen kommer meddelandet om att FPA har skickat tillbaka den insända anmälan om studielinjer för komplettering. Utbildning som anmälan gäller*: Välj antingen grundexamen, yrkesexamen, specialyrkesexamen eller någon annan utbildning. Tryck på knappen Uppdatera efter valet av utbildning. Då ger blanketten de examina som kan väljas vid alternativet Examen, eller de utbildningsområden som fastställts av utbildningsstyrelsen och som finns under alternativet Annan utbildning. Examen**: Fyll i uppgiften bara om du vid alternativet Utbildning som anmälan gäller har valt grundexamen, yrkesexamen eller specialyrkesexamen. Om du anmäler annan utbildning, se Annan utbildning. Bland de olika alternativen väljs examen i överensstämmelse med det som angetts i samband med Utbildning som anmälan gäller. Examina är upptagna i bokstavsordning i listan och grundexamina och yrkes- och specialyrkesexamina finns i separata listor. Också de utbildnings- och studieområden som fastställts av utbildningsstyrelsen införs på blanketten enligt den examen som man har valt. Bland alternativen finns de examina som fastställts av utbildningsstyrelsen. Saknas den examen som man vill anmäla bland alternativen kontaktar man administratören för studiestödscentralens anstaltsregister (opintotukikeskus@kela.fi). Examensbenämningar, utbildningsprogram och inriktningsalternativ kan vid behov anges under Närmare information. Annan utbildning***: Ifylls om man vid alternativet Utbildning som anmälan gäller har valt annan examen. Bland alternativen för Studieområde väljs det studieområde som fastställts av Utbildningsstyrelsen och inom vilket utbildningen i fråga ordnas. Utbildningens namn måste anges. Examens omfattning: Ange examens omfattning i studieveckor.

16 Utbildningens omfattning*: Ange utbildningens omfattning i studieveckor. Om utbildningens omfattning inte har fastställts i studieveckor, anges det totala antalet timmar som den studerande deltar i närundervisning enligt undervisnings- eller utbildningsprogrammet eller i praktik som hör till studierna. Årskursens eventuella kod: Fyll i uppgiften bara om läroanstalten har fastställt en kod för undervisningsgruppen inom den utbildning som anmälan gäller. Utbildningen anordnas i form av*: Välj antingen ungdomsutbildning eller vuxenutbildning eller alternativt båda två. 15

17 Utbildningen ordnas som: Välj antingen flerformsutbildning eller kvällslinje eller båda om utbildningen ordnas som kvälls- och flerformsutbildning. Lämna tomt om utbildningen ordnas som normal dagutbildning. Utbildning som förbereder för fristående examen*: Välj Ja eller Nej beroende på om det är utbildning som förbereder för fristående examen eller utbildning som avläggs med fristående yrkesprov. Med fristående examen avses inte i detta sammanhang prov som uppvisar yrkesskickligheten och som hör till utbildning på ungdomsstadiet. För alla alternativ som gäller utbildning kan man välja datum i den kalender som öppnar sig bredvid respektive alternativ eller så kan man själv skriva in datumet. Kalendern öppnar sig på skärmen då man klickar på kalenderbilden. Med knapparna << och >> uppe till höger i kalendern väljer man rätt år och med knapparna < och > rätt månad och därefter önskat datum. Kalendern stängs med knappen X uppe till höger i kalendern. Utbildningen börjar*: Ange startdatum för hela utbildningen. Utbildningen slutar*: Ange slutdatum för hela utbildningen. Läsår: Här anges start- och slutdatum för utbildningens alla läsår. Enligt studiestödslagen avses med läsår perioden Som start- och slutdatum för läsåren anges enligt denna regel läsårets verkliga start- och slutdatum. Om start- och slutdatum för de kommande läsåren inte är kända då uppgifterna lämnas, ange så noggrant uppskattade datum som möjligt. Under Närmare information på blanketten kan man nämna att datumen är preliminära. När man vet exakta datum anges dessa genom att man rättar den anmälningsblankett som sänts in tidigare. Blanketten har färdigt tre läsårsfält öppna som ska fyllas i. Om den utbildning som anmälan gäller har mer än 3 läsår lägger man till eller tar bort ett fält med knappen Lägg till läsår eller Ta bort läsår. Det första läsårets startdatum ska sammanfalla med hela utbildningens startdatum och det sista läsårets slutdatum ska sammanfalla med hela utbildningens slutdatum. För varje läsår anges också lov som pågår minst 4 veckor under läsåret och avlönade perioder med praktik eller inlärning i arbetet som varar minst 2 veckor. Lov och perioder med inlärning i arbetet/praktik anges i det fält som reserverats för dem eller så kryssar man för punkterna Ej lov eller Ej praktik. Det finns bara två (2) stycken fält för angivande av tider för lov och perioder med avlönad praktik/inlärning i arbete. Om det finns fler lov eller perioder med avlönad praktik/inlärning i arbetet ska de anges under Närmare uppgifter. Exempel: Utbildningen börjar och slutar Två läsårsfält fylls i: det första läsåret och det andra läsåret Det tredje läsårsfältet tas bort med knappen Ta bort läsår. Utbildningen börjar och slutar Fyra läsårsfält fylls i: det första läsåret (vårterminen) , det andra läsåret , det tredje läsåret och det fjärde läsåret (höstterminen) Det fjärde läsårsfältet läggs till med knappen Lägg till läsår. 16

18 Utbildningen börjar och slutar Det är inga lov under utbildningstiden. Två läsårsfält fylls i: det första läsåret och det andra läsåret Det tredje läsårsfältet tas bort med knappen Ta bort läsår. Den anmälningsblankett som är avsedd för utbildning som inte följer ett regelbundet läsår är lämpligare för anmälan av denna typ av utbildning. Rätt till avgiftsfri plats på elevhem*: Välj antingen Ja, Nej eller En del. Närmare information om elevhemmet: Här ges närmare upplysningar om elevhemmet, t.ex. uppgifter om att man inte kan bo på elevhemmet under veckoslut eller lov. Avgiftsbelagd linje: Ange den här linjen bara om det är fråga om en studielinje vid en folkhögskola eller ett idrottsutbildningscenter. I annat fall lämnas punkten tom. Om den här punkten har lämnats tom och det är fråga om en studielinje vid en folkhögskola eller ett idrottsutbildningscenter sänds blanketten tillbaka för komplettering. Närmare information: Ange vid behov andra uppgifter som gäller utbildningen. Ange som närmare information exempelvis om det är fråga om läroavtalsutbildning eller arbetskraftspolitisk utbildning eller om det gäller utbildningen Kunskapslyft om det är fråga om non-stop-utbildning om det är fråga om specialundervisning om läroanstalten betalar stipendium, dagpenning eller någon annan motsvarande ekonomisk förmån för utbildningen om utbildningen sker på någon annan ort än det verksamhetsställe under vilket utbildningen anges om studierna genomförs enligt en sådan personlig studieplan där studiernas omfattning eller start- och slutdatum för läsåren, loven eller perioder med avlönad praktik eller inlärning i arbete avviker från de angivna. Dessutom kan man ange examensbenämningar, utbildningsprogram och inriktningsalternativ för den examen som anmälan gäller. Tillbaka/Fortsätt: Välj Fortsätt efter det att uppgifterna fyllts i. Kontrollera därefter innehållet i uppgifterna. Om uppgifterna är ofullständiga anger programmet vad som är ofullständigt. De ofullständiga uppgifterna måste kompletteras innan de skickas till FPA. Tillbaka/Spara som utkast/sänd: Med knappen Tillbaka kan man gå tillbaka till att fylla i blanketten. Om man väljer Spara som utkast sparas blanketten så att den kan väljas i menyn under Fortsätt att fylla i anmälan om studielinje som sparats tidigare men inte sänts. Med knappen Sänd skickas blanketten till FPA för behandling Gör anmälan om studielinje för utbildning med icke-regelbundet läsår Blanketten är avsedd för anmälan av sådan utbildning som inte har läsår. Exempel på sådan utbildning är kurser vid vuxenutbildningscenter, många flerformsutbildningar och utbildning vid särskilda yrkesläroanstalter. Obligatoriska fält är utmärkta med en asterisk (*). Fyll i de övriga fälten om den uppgift som efterfrågas i dem avser den utbildning som anmälan gäller.

19 18 Anmälarens namn*: Fyll i namnet på den person som anmäler utbildningen. Det här är också den person som FPA kontaktar om det behövs närmare information om den angivna utbildningen. Anmälarens telefonnummer*: Fyll i ett eller flera telefonnummer som uppgiftslämnaren vid behov är anträffbar på. Anmälarens e-postadress*: Fyll i anmälarens e-postadress. Till den här adressen kommer meddelandet om att FPA har skickat tillbaka den insända anmälan om studielinjer för komplettering. Utbildning som anmälan gäller*: Välj antingen grundexamen, yrkesexamen, specialyrkesexamen eller någon annan utbildning. Tryck på knappen Uppdatera efter valet av utbildning. Då ger blanketten för punkten Examen de examensalternativ som kan väljas, eller för Annan utbildning de studieområden som fastställts av utbildningsstyrelsen. Examen**: Fyll i uppgiften bara om du vid alternativet Utbildning som anmälan gäller har valt grundexamen, yrkesexamen eller specialyrkesexamen. Om du anmäler annan utbildning, se Annan utbildning. Välj examen i överensstämmelse med det alternativ som valts i samband med "Utbildning som anmälan gäller". Examina är upptagna i bokstavsordning i listan, grundexamina och yrkes- och specialyrkesexamina finns i separata listor. Också de utbildnings- och studieområden som fastställts av utbildningsstyrelsen införs på blanketten enligt den examen som man har valt. Bland alternativen finns de examina som fastställts av utbildningsstyrelsen. Saknas den examen som man vill anmäla bland alternativen kontaktar man administratören för studiestödscentralens anstaltsregister (opintotukikeskus@kela.fi). Examensbenämningar, utbildningsprogram och inriktningsalternativ kan vid behov anges under Närmare information. Annan utbildning***: Fyll i uppgiften bara om du vid alternativet Utbildning som anmälan gäller har valt annan examen. Bland alternativen för Studieområde väljs det studieområde som fastställts av Utbildningsstyrelsen och inom vilket utbildningen i fråga ordnas. Utbildningens namn måste anges. Examens omfattning: Ange examens omfattning i studieveckor. Utbildningens omfattning*: Ange utbildningens omfattning i studieveckor. Om utbildningens omfattning inte har fastställts i studieveckor, anges det totala antalet timmar som den studerande deltar i närundervisning enligt undervisnings- eller utbildningsprogrammet eller i praktik som hör till studierna. Årskursens eventuella kod: Fyll i uppgiften bara om läroanstalten har fastställt en kod för undervisningsgruppen inom den utbildning som anmälan gäller. Utbildningen anordnas i form av*: Välj antingen ungdomsutbildning eller vuxenutbildning eller båda.

20 Utbildningen ordnas som: Välj antingen flerformsutbildning eller kvällslinje eller båda om utbildningen ordnas som kvälls- och flerformsutbildning. Punkten lämnas tom om utbildningen ordnas som normal dagutbildning. Utbildning som förbereder för fristående examen*: Välj Ja eller Nej beroende på om det är utbildning som förbereder för fristående examen eller utbildning som avläggs med fristående yrkesprov. Med fristående examen avses inte i detta sammanhang prov som uppvisar yrkesskickligheten och som hör till utbildning på ungdomsstadiet. För alla alternativ som gäller utbildning kan man välja datum i den kalender som öppnar sig bredvid respektive alternativ eller så kan man själv skriva in datumet. Kalendern öppnar sig på skärmen då man klickar på kalenderbilden. Med knapparna << och >> uppe till höger i kalendern väljer man rätt år och med knapparna < och > rätt månad och därefter önskat datum. Kalendern stängs med knappen X uppe till höger i kalendern. Utbildningen börjar*: Ange startdatum för hela utbildningen. Utbildningen slutar*: Ange slutdatum för hela utbildningen. Lov under utbildningen*: Ange lov under utbildningen. På blanketten finns det endast ett fält färdigt för ifyllning av lov. Om det finns fler än ett lov att anmäla måste man lägga till antalet fält med knappen Infoga rad. På blanketten kan det dock finnas högst sex (6) stycken fält som gäller lovtider. Om det finns fler än sex lovtider att anmäla ska de anges under Närmare information på blanketten. Välj alternativet Finns ej, om det inte förekommer lov under utbildningen. För utbildning som pågår kortare tid än tre (3) månader måste alla lov anmälas. För längre utbildningar anges endast lov som pågår i minst 4 veckor. Avlönade perioder med praktik eller inlärning i arbetet som varar mer än 2 veckor*: Ange avlönade perioder med praktik eller inlärning i arbetet som varar mer än två (2) veckor under läsåret. På blanketten finns det endast ett fält färdigt för ifyllning av tiden för praktik/inlärning i arbetet. Om det finns fler än en period med praktik eller inlärning i arbetet att anmäla måste antalet fält utökas med knappen Infoga rad. På blanketten kan det dock finnas högst sex (6) stycken fält för tiden för avlönad praktik eller inlärning i arbetet. Om det finns fler än sex perioder med avlönad praktik eller inlärning i arbetet ska de anges under Närmare information på blanketten. Om det under utbildningen inte finns perioder med avlönad praktik eller inlärning i arbete som pågår mer än 2 veckor, väljer man alternativet Finns ej. Rätt till avgiftsfri plats på elevhem*: Välj antingen Ja, Nej eller En del. Närmare information om elevhemmet: Ange här närmare upplysningar om elevhemmet, t.ex. uppgifter om att man inte kan bo på elevhemmet under veckoslut eller lov. Avgiftsbelagd linje: Ange den här linjen bara om det är fråga om en studielinje vid en folkhögskola eller ett idrottsutbildningscenter. I annat fall lämnas punkten tom. Sänd blanketten tillbaka för komplettering om den här punkten har lämnats tom och det är fråga om en studielinje vid en folkhögskola eller ett idrottsutbildningscenter. Närmare information: Ange vid behov andra uppgifter som gäller utbildningen. Ange som närmare information exempelvis 19

21 om det är fråga om läroavtalsutbildning eller arbetskraftspolitisk utbildning eller om det gäller utbildningen Kunskapslyft om det är fråga om non-stop-utbildning om det är fråga om specialundervisning om läroanstalten betalar stipendium, dagpenning eller någon annan motsvarande ekonomisk förmån för utbildningen om utbildningen sker på någon annan ort än det verksamhetsställe under vilket utbildningen anges om studierna genomförs enligt en sådan personlig studieplan där studiernas omfattning eller start- och slutdatum för läsåren, loven eller perioder med avlönad praktik eller inlärning i arbete avviker från de angivna. Dessutom kan man ange examensbenämningar, utbildningsprogram och inriktningsalternativ för den examen som anmälan gäller. Tillbaka/Fortsätt: Välj Fortsätt efter det att uppgifterna fyllts i. Kontrollera därefter innehållet i uppgifterna. Om uppgifterna är ofullständiga anger programmet vad som är ofullständigt. Komplettera de ofullständiga uppgifterna innan de skickas till FPA. Tillbaka/Spara som utkast/sänd: Med knappen Tillbaka går man tillbaka till att fylla i blanketten. Om man väljer Spara som utkast, sparas blanketten så att den kan väljas i menyn under Fortsätt att fylla i anmälan om studielinje som sparats tidigare men inte sänts. Med knappen Sänd skickas blanketten till FPA för behandling. 20

22 21 4 Anmälan av uppgifter om studieframgången till FPA FPA sänder en fil med begäran om studieprestationer till läroanstalterna. Läroanstalten kompletterar filen med nödvändiga uppgifter och skickar den tillbaka till FPA via e-tjänsten. FPA behandlar uppgifterna och skapar av dem de filer som sänds till läroanstalterna och som beskrivs i stycket Sammandragsfiler. Till läroanstalten sänds endast de filer som hör till läroanstaltstypen i fråga. Fil med begäran om uppgifter om studieprestationer (alla högskolor): En fil med begäran om uppgifter om studieprestationer sammanställs en gång per år i slutet av september över alla högskolestuderande som då har studiestöd och som har haft studiestöd minst 2 stödmånader under föregående läsår. Svarsfil med uppgifter om studieprestationer (alla högskolor): Läroanstalten kompletterar FPAs förifyllda fil genom att uppdatera det datum då läroanstalten kompletterar uppgifterna så att det blir datum för uttagningen av materialet och genom att för varje studerande ange startdatum för studierna som nedre datumgräns för uppföljningen av studieframgången. Läroanstalten anger med poster hela studietidens och föregående läsårs studieprestationer i studiepoäng. Även start- och slutposternas uppgifter ska uppdateras. När det gäller byte av skola tillåts en tom uppgift i startdatum för studierna och i fältet för studieprestationer. Om något av ovan nämnda fält är tomt måste de två andra också vara tomma. Materialet godkänns inte om materialet innehåller mer än 30 stycken tomma poster eller något formatfel eller om antalet slutposter inte stämmer överens med antalet poster i filen.

23 22 Sammandragsfiler Yrkeshögskolornas eller universitetens fil med uppgifter om brevmottagare: Fil över alla studerande som fått en begäran om utredning om studierna. Yrkeshögskolornas eller universitetens fil med uppgifter om lågpresterande studerande: Fil över de studerande vars studieprestationer under föregående läsår inte har varit tillräckliga, även om prestationerna under hela studietiden överstiger gränserna för tillräcklig studieframgång. Universitetens fil med uppgifter om att stödet upphör: En fil över studerande vars stöd upphör innan betalningshindret börjar (den 1 februari följande år).

24 23 5 Rådgivningsservice Om det finns fel i de insända examensuppgifterna ska rättelserna göras per e-post på adressen ettoptu@kela.fi. Då kan man t.ex. ta bort felaktiga uppgifter och läroanstalten kan därefter sända de rättade uppgifterna på t.ex. webblanketten. Om ni har problem med läroanstaltens uppgifter eller med anmälan om studielinje kontakta Studiestödscentralen på e-postadressen opintotukikeskus@kela.fi (tel ). Kom alltid ihåg att bifoga kontaktinformation. Vid andra frågor om användningen av tjänsten kontakta FPAs rådgivning på adressen ettoptu@kela.fi eller på telefon tjänstetid. Vid tekniska frågor och problem kontakta helpdesk@koivuniemi.com eller ta kontakt per telefon (09) tjänstetid.