KONSEKVENSANALYS E-FAKTURERING VID OFFENTLIG UPPHANDLING

Transkript

1 Avsedd för Näringsdepartementet Dokumenttyp Rapport Version 1.01 Datum April, 2016 KONSEKVENSANALYS E-FAKTURERING VID OFFENTLIG UPPHANDLING

2 SAMMANFATTNING Denna konsekvensutredning analyserar konsekvenserna av att genomföra Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/55/EU, som gör det obligatoriskt för upphandlande myndigheter och enheter att acceptera e-fakturor, tillsammans med ett krav på leverantörer inom offentlig upphandling att skicka e-fakturor. För att uppskatta regleringens konsekvenser har en samhällsekonomisk modell utarbetats som jämför den samhällsekonomiska effekten av om både direktiv och krav på leverantörer införs, relativt förväntad utveckling vid oförändrad reglering. Den samhällsekonomiska effekten är beräknad utifrån de produktivitetsvinster som förväntas följa av ökad e-fakturering. Genom att summera regleringens förväntade administrativa, finansiella och materiella konsekvenser för leverantörer och mottagare av fakturor, uppskatttas regleringen sammantaget skapa en positiv samhällsekonomisk effekt på miljoner kronor fram till år De samhällsekonomiska effekterna av att enbart gå vidare med direktivet bedöms bli negativa och uppgå till minus 83 miljoner kronor över samma period. Nettonyttan av ett krav på leverantörer, jämfört med att enbart genomföra direktivets minimumnivå, uppskattas därmed till miljoner kronor. Regleringens enskilt största effekt bedöms uppstå hos de offentliga fakturamottagarna. De administrativa kostnaderna för upphandlande myndigheter och enheter uppskattas samlat minska med miljoner kronor fram till år 2023 uttryckt i 2016 års penningvärde. De administrativa kostnaderna förväntas minska för alla typer av upphandlande myndigheter och enheter. I relativa termer är de kommunala och landstingsägda bolagen de stora vinnarna på regleringen, då de i nuläget använder sig av e-fakturering i relativt låg utsträckning. I absoluta termer förväntas kommunerna kunna göra störst kostnadsbesparingar som en följd av regleringen. För att realisera den positiva effekten på upphandlande myndigheters och enheters administrativa kostnader förväntas regleringen medföra en betydande negativ effekt på de offentliga aktörernas finansiella och materiella kostnader. Dessa kostnader uppskattas öka med 493 miljoner kronor fram till år 2023 uttryckt i 2016 års penningvärde. Mot bakgrund av de tidsbesparingar som e-fakturering medger för leverantörerna, förväntas regleringen generera en positiv effekt på företagens administrativa kostnader. Företagens administrativa kostnader uppskattas samlat minska med 460 miljoner kronor fram till år 2023 uttryckt i 2016 års penningvärde. Företagens finansiella och materiella (övriga) kostnader bedöms minska med 139 miljoner kronor fram till år 2023 uttryckt i 2016 års penningvärde. Företag inom samtliga storleksklasser förväntas få en tydligt positiv effekt av regleringen. Småföretag med anställda och mikroföretag med färre än 10 anställda bedöms påverkas mest positivt av regleringen. Utifrån en analys av regleringens konsekvenser utifrån alternativa antaganden och regleringsalternativ förordas en utformning av regleringen som medför en avgift om ca. 100 kronor per faktura för de leverantörer som väljer att inte efterleva regleringens krav. En sanktionsavgift uppskattas sammantaget generera 385 miljoner kronor bättre samhällsekonomisk effekt jämfört med om regleringen genomförs utan sanktionsavgift. Regleringen förväntas få en positiv effekt på produktiviteten i samhället som följer av ökad effektivitet i den ekonomiska administrationen och minskad postgång. Denna positiva produktivitetseffekt förväntas i ett direkt första led resultera i en negativ effekt på sysselsättning och arbetslöshet. Delar av de produktivitetsvinster och besparingar som regleringen förväntas medföra kommer dock att kunna realiseras utan en negativ sysselsättningseffekt. Dessa besparingar kan i ett indirekt nästa led förväntas bidra till fler anställningar inom privat och offentlig sektor, vilket generar en indirekt positiv sysselsättningseffekt. Storlekarna på dessa effekter är svåruppskattade. Utifrån ett antal resonemang och antaganden kan

3 E-fakturering vid offentlig upphandling olika räkneexempel bidra till att illustrera storleken på sysselsättningseffekten. Sammantaget indikerar dessa räkneexempel att den sammantagna direkta och indirekta sysselsättningseffekten förväntas bli neutral. Regleringens sysselsättningseffekt bedöms bli något mer negativ för kvinnor än män. Regleringen förväntas få en positiv miljömässig effekt genom en minskad postgång om 77 miljoner brev till och med Genom att konvertera de uppskattade miljömässiga konsekvenserna av minskad postgång till CO2-ekvivalenter kan förslaget uppskattas ge en minskad miljömässig effekt motsvarande ton CO2-utsläpp, eller 4 miljoner kronor, uttryckt i måttet Social Cost of Carbon.

4 E-fakturering vid offentlig upphandling INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING Bakgrund Om uppdraget Utgångspunkter för konsekvensutredning Modell för uppskattning av ekonomiska konsekvenser 2 2. VILKA AKTÖRER SOM BERÖRS AV REGLERINGEN Vilka offentliga aktörer som berörs av regleringen Antalet företag som berörs, vilka branscher företagen är verksamma i, samt storleken på företagen 4 3. ÖVERVÄGDA ALTERNATIV FÖR UTFORMNING OCH GENOMFÖRANDE AV REGLERING Säkerställande av regleringens efterlevnad Stödjande insatser i anslutning till reglering Möjliga alternativ till sanktioner i anslutning till reglering Regleringens konsekvenser utifrån alternativa sanktionsalternativ Regleringens konsekvenser utifrån alternativa regleringsalternativ 7 4. KONSEKVENSER FÖR FÖRETAG Vilken förändrad tidsåtgång regleringen medför för berörda företag Regleringens konsekvenser för företagens administrativa kostnader Förändringar i verksamheten som företagen kan behöva vidta till följd av den föreslagna regleringen Regleringens konsekvenser för företagens andra kostnader I vilken utsträckning regleringen kan komma att påverka konkurrensförhållandena för berörda företag Särskilda hänsyn som behöver tas till små företag vid reglernas utformning KONSEKVENSER FÖR UPPHANDLANDE MYNDIGHETER OCH ENHETER Vilken förändrad tidsåtgång regleringen medför för upphandlande myndigheter och enheter Regleringens konsekvenser för upphandlande myndigheters och enheters administrativa kostnader Förändringar i verksamheten som upphandlande myndigheter och enheter kan behöva vidta till följd av den föreslagna regleringen Regleringens konsekvenser för upphandlande myndigheters och enheters andra kostnader Hur olika upphandlande myndigheter och enheter berörs av regleringen REGLERINGENS ÖVRIGA KONSEKVENSER Regleringens samhällsekonomiska konsekvenser Regleringens konsekvenser för arbetslösheten och sysselsättningen Regleringens konsekvenser för jämställdheten mellan män och kvinnor Regleringens konsekvenser för miljö och klimat 30 BILAGOR Metodbilaga

5 1 1. INLEDNING 1.1 Bakgrund Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/55/EU (fortsättningsvis direktivet) av den 16 april 2014 om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling, antogs den 16 april Direktivet ska enligt huvudregeln vara genomfört senast den 27 november 2018 och ska tillämpas när det gäller elektroniska fakturor som utfärdas till följd av utförda kontrakt på vilka något av EU:s upphandlingsdirektiv är tillämpliga. Reglerna innebär att det blir obligatoriskt för upphandlande myndigheter och enheter att acceptera elektroniska fakturor i de format som överensstämmer med den nya europeiska standard som kommer att tas fram enligt direktivet. Regeringen har i faktapromemoria (2012/13:FPM142) presenterat direktivförslaget och de preliminära svenska ståndpunkterna för riksdagen. Ekonomistyrningsverket (ESV) fick i augusti 2013 i uppdrag att analysera konsekvenser av direktivet. Syftet med uppdraget var att identifiera vilken lagstiftning som påverkas, vilka aktörer och intressenter som berörs, utreda förslagets konsekvenser, samt utreda om kostnader kan hanteras inom befintliga resursramar. Uppdraget redovisades i september 2013 (ESV 2013:50). Direktivet innehåller inte några krav på leverantörer att skicka motsvarande elektroniska fakturor. Det anges emellertid att direktivet inte bör hindra medlemsstaterna från att fastställa att endast elektroniska fakturor kan översändas inom ramen för offentlig upphandling. Regeringen strävar efter att öka digitaliseringsgraden, både hos myndigheter och i samhället i övrigt. I budgetpropositionen för 2016 kommer det bl.a. till uttryck i principen Digitalt först, att digitala tjänster så långt det är möjligt och där det är relevant ska vara förstahandsvalet för den offentliga sektorns kontakter med medborgare, organisationer och företag. Vidare anger regeringen att företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter i första hand bör göras elektroniskt. Med utgångspunkt regeringens fastlagda inriktning och de möjligheter som direktivet medger, fick ESV i januari 2015 i uppdrag att utreda konsekvenserna av ett krav som även omfattar leverantörer inom offentlig upphandling att skicka fakturor elektroniskt. Uppdraget redovisades i maj 2015 (ESV 2015:44). 1.2 Om uppdraget Ramböll Management AB (fortsättningsvis Ramböll) har fått i uppdrag av Näringsdepartementet att genomföra en fördjupad konsekvensutredning som omfattar genomförandet av direktivet och kravet på leverantörer inom offentlig upphandling att skicka fakturor elektroniskt. Konsekvensutredningen utgår från de krav som ställs i förordning (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning 6 p. 3 och 5, samt 7, och omfattar: Administrativa konsekvenser för leverantörer och mottagare Finansiella och materiella konsekvenser för leverantörer och mottagare Fördelningsekonomiska konsekvenser Miljömässiga konsekvenser Sysselsättningsmässiga konsekvenser Jämställdhetsmässiga konsekvenser Samhällsekonomiska konsekvenser 1.3 Utgångspunkter för konsekvensutredning Följande utgångspunkter har legat till grund för Rambölls antaganden och beräkningar:

6 2 Kravet omfattar samtliga upphandlingar enligt den svenska lagstiftningen på upphandlingsområdet, dvs. alla anskaffningar som görs med hjälp av ett fakturaförfarande av upphandlande myndigheter och enheter. Kravet tillämpas alltså även på upphandling som inte inbegriper någon skriftlig process eller skriftligt avtal, samt inom upphandling under tröskelvärdena enligt EU:s upphandlingsdirektiv. Kravet tillämpas inte på upphandlingar som lyder under sekretess. E-fakturorna kommer att följa de standarder som kommer att fastställa enligt direktivet. Kravet på leverantörer genomförs i samband med direktivets genomförande, dvs. den 27 november Upphandlande myndigheter och enheter har skyldighet att följa upp och verka för att lagkravet mot varu- och tjänsteleverantörer efterlevs. Kravet omfattar inte offentliga leverantörer till offentlig sektor. Skälen till det är att dessa flöden i hög utsträckning omfattas av sekretess, exempelvis avseende avgifter för vård. Regeringen har också andra möjliga alternativa befogenheter att ställa mer riktade krav på offentliga leverantörer för att säkerställa digitalisering av dessa flöden. 1.4 Modell för uppskattning av ekonomiska konsekvenser För att uppskatta reformens konsekvenser har Ramböll utarbetat en ekonomisk modell. Modellen syftar till att uppskatta storleken på bedömda konsekvenser och hur dessa fördelar sig på olika aktörer inom offentlig och privat sektor. För att uppskatta konsekvenserna används tre grundantaganden som löper under perioden : Baslinje Förväntad utveckling med oförändrad reglering Direktiv Förväntad utveckling om enbart direktivet genomförs Leverantörskrav Förväntad utveckling om både direktiv genomförs och lagkrav på leverantörer införs Utifrån dessa tre grundantaganden har de samhällsekonomiska konsekvenserna uppskattats utifrån tre scenarier: Scenario 1: Leverantörskrav i relation till baslinje Uppskattar den samhällsekonomiska effekten av om både direktiv genomförs och lagkrav på leverantörer införs relativt till oförändrad reglering Scenario 2: Direktiv i relation till baslinje Uppskattar den samhällsekonomiska effekten av om enbart direktivet genomförs relativt till oförändrad reglering Scenario 3: Leverantörskrav i relation till direktiv Uppskattar den samhällsekonomiska effekten av om leverantörskravet införs relativt till om enbart (minimumnivån på) direktivet genomförs Det huvudsakliga syftet med konsekvensutredningen är att uppskatta de sammantagna konsekvenserna av det paket av förändringar som föreslås. Om inget annat anges kommer därför begreppet regleringen fortsättningsvis användas synonymt med både genomförandet av direktivet och införandet av ett leverantörskrav. Det innebär att scenario 1 utgör konsekvensutredningens huvudscenario. Konsekvensutredningens huvudsakliga fokus ligger på att uppskatta de samhälls- och fördelningsekonomiska konsekvenserna av regleringen i termer av förändrade administrativa och andra kostnader för olika typer av leverantörer och mottagare av fakturor. Om inget annat anges benämns dessa effekter i konsekvensutredningen som regleringens samhällsekonomiska konsekvenser, dvs. de samlade ekonomiska konsekvenserna för mottagarna och leverantörerna av fakturor. Den samhällsekonomiska konsekvensen eller effekten kan förstås som de produktivitetsvinster som kan förväntas genereras i samhället som en följd av regleringen.

7 3 Utöver dessa huvudsakliga konsekvenser av regleringen förväntas regleringen också medföra andra typer av konsekvenser. Ett flertal av dessa är indirekta i meningen att de förväntas följa som en konsekvens av regleringens samhällsekonomiska konsekvenser i termer av administrativa och andra kostnader. Ett antal av dessa indirekta konsekvenser har kunnat uppskattas med utgångspunkt i insamlad data till konsekvensutredningen. Andra indirekta konsekvenser har varit svårare eller ej möjliga att uppskatta. I flera fall har det endast varit möjligt att genomföra räkneexempel för få att få en indikation på storleksordningen på olika konsekvenser. För att inte riskera att blanda ihop de direkta uppskattade samhällsekonomiska konsekvenserna av regleringen med mindre välunderbyggda uppskattningar och räkneexempel över regleringens potentiella indirekta konsekvenser, har Ramböll valt att inte redovisa dessa konsekvenser samlat och summerat. I metodbilagan till konsekvensutredningen återfinns fördjupad information om hur konsekvensutredningens datainsamling och analys har genomförts, och vilka antaganden som har gjorts.

8 4 2. VILKA AKTÖRER SOM BERÖRS AV REGLERINGEN 2.1 Vilka offentliga aktörer som berörs av regleringen Genomförandet av direktivet påverkar samtliga upphandlande myndigheter och enheter som omfattas av upphandlingsreglerna i något av EU:s upphandlingsdirektiv. I Tabell 1 nedan redovisas vilka offentliga aktörer som berörs av regleringen och som ingår i den ekonomiska analysen av regleringens konsekvenser. Tabell 1. Upphandlande myndigheter och enheter som berörs av regleringen och ingår i beräkningarna av regleringens konsekvenser Offentlig aktör Antal Kommuner 290 Kommunala bolag Landsting 20 Landstingsägda bolag 119 Statliga myndigheter Statliga koncerner 2 46 Privata företag inom försörjningssektorn 286 Totalt Källa:Ramböll I Tabell 2 nedan återfinns en sammanställning över antalet leverantörsfakturor, befintliga faktureringsrutiner, samt tillväxtfaktor för e-faktura, uppdelat på olika typer av upphandlande myndigheter och enheter. Tabell 2 Uppskattade antalet leverantörsfakturor, befintliga faktureringsrutiner, samt tillväxtfaktor för e-faktura uppdelat på olika typer av upphandlande myndigheter och enheter Offentlig aktör Antal lev. fakturor E-faktura Papper, manuellt Papper, skannad Epost Tillväxtfaktor e-faktura Kommuner % 3% 59% 1% 7,8% Landsting % 0% 58% 0% 6,3% Statliga myndigheter % 0% 33% 20% 2,0% Kommunala bolag % 28% 55% 5% 3,2% Landstings ägda org % 85% 1% 2% 7,5% Statligt ägda bolag % 2% 75% 15% 5,0% Privat företag % 2% 75% 15% 5,0% Totalt (genomsnitt) % 17% 51% 8% 5% Källa: Ramböll; DoubleCheck Stiftelser, församlingar och föreningar har exkluderats från konsekvensutredningen, då osäkerheten är för stor kring vilka som omfattas av LOU Antalet företag som berörs, vilka branscher företagen är verksamma i, samt storleken på företagen Regleringen omfattar samtliga upphandlade varu- och tjänsteleverantörer till offentlig sektor. Det saknas i dagsläget samlad statistik över vilka företag som levererar varor och tjänster till upphandlande myndigheter och enheter inom offentlig sektor. Ramböll har med hjälp av ett antal olika källor skapat en samlad bild över vilka dessa företag är. Ramböll uppskattar antalet företag som i nuläget levererar varor eller tjänster till upphandlande myndigheter och 1 Ej medräknat AP-fonderna och svenska utlandsmyndigheterna 2 Tre koncerner har exkluderats ur modellen eftersom de definierats driva främst i kommersiellt syfte och därmed inte omfattas av upphandlingsreglerna. Mats Bergman på uppdrag av Konkurrensverket (2013) Offentlig upphandling och offentliga köp 3 Mats Bergman på uppdrag av Konkurrensverket (2008). Offentliga upphandlingar och offentliga inköp

9 5 enheter till drygt företag. Av dessa utgörs den absoluta majoriteten av mikroföretag (85 procent), dvs. företag med färre än 10 anställda. Företagen fördelar sig över ett stort antal branscher. Handel följt av verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik är de två branscher som omfattar flest leverantörer. Tabell 3 Beräknade uppskattningar av antalet varu- och tjänsteleverantörer till offentlig sektor som berörs, vilka branscher företagen är verksamma i, samt storleken på företagen SNI Företagssektor Mikro Små Medel Stora Samtliga A Jordbruk, skogsbruk och fiske B Utvinning av mineral C Tillverkning D Försörjning av el, gas, värme och kyla E Vattenförsörjning; avloppsrening, avfallshantering och sanering F Byggverksamhet G Handel; reparation av motorfordon och motorcyklar H Transport och magasinering I Hotell- och restaurangverksamhet J Informations- och kommunikationsverksamhet K Finans- och försäkringsverksamhet L Fastighetsverksamhet M Verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik N Uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och andra stödtjänster O Offentlig förvaltning och försvar; obligatorisk socialförsäkring P Utbildning Q Vård och omsorg; sociala tjänster R Kultur, nöje och fritid S Annan serviceverksamhet T U Förvärvsarbete i hushåll; hushållens produktion av diverse varor och tjänster för eget bruk Verksamhet vid internationella organisationer, utländska ambassader o.d. Summa Källa: DoubleCheck; Ramböll Utöver varu- och tjänsteleverantörerna förväntas följande typer av företag beröras av regleringen: Företag som tillhandahåller fakturahanteringstjänster Tredjepartsoperatör/VAN-operatör, inkl. banker Företag som tillhandhåller IT-konsulttjänster, försäljning av programvara och underhåll av datasystem Postföretag Det är inte möjligt att utifrån statistik (SNI-koder) uppskatta antalen och storleken på dessa företag, då företagen inte är representativa för branscherna som helhet. I tabellen nedan presenteras dock exempel på ett antal företag med störst marknadsandelar som kommer att beröras inom olika branscher, samt antalet anställda på dessa bolag.

10 6 Tabell 4. Företag utöver varu- och tjänsteleverantörerna som kommer att beröras av regleringen Bransch Anställda Företag som tillhandahåller fakturahanteringstjänster Opus Capita AB Företagstjänster, Databehandling & Hosting (SNI ) 248 CGI Sverige AB Data, IT & Telekommunikation, Dataprogrammering (SNI , , ) Recall Sweden AB Företagstjänster, Databehandling & Hosting (SNI , ) 147 Tredjepartsoperatör/VAN-operatör InExchange Factorum AB Data, IT & Telekommunikation, Dataprogrammering (SNI ) 61 Data, IT & Telekommunikation, Dataprogrammering (SNI , Pagero AB ) Data, IT & Telekommunikation, Datordrifttjänster (SNI , Tieto Sweden AB , ) Företag som tillhandahåller datakonsultverksamhet, försäljning av programvara, underhåll av datasystem Data, IT & Telekommunikation, Datakonsultverksamhet (SNI:62.020, UNIT4 AB , & ) Visma Consulting AB Data, IT & Telekommunikation, Datakonsultverksamhet (SNI:62:020) 373 Postverksamhet PostNord AB Företagstjänster, Post-& kurirverksamhet (SNI ) Källa: Ramböll; SCB Det kan inte uteslutas att regleringen som sådan kommer att medföra att nya företag skapas, eller att företag som tidigare inte har haft någon verksamhet kopplat till leverantörsfakturering till offentlig sektor, väljer att etablera sig på denna marknad.

11 7 3. ÖVERVÄGDA ALTERNATIV FÖR UTFORMNING OCH GENOMFÖRANDE AV REGLERING 3.1 Regleringens konsekvenser utifrån alternativa regleringsalternativ För att uppskatta regleringens konsekvenser utifrån alternativa antaganden och regleringsalternativ har de samhällsekonomiska konsekvenserna uppskattats utifrån konsekvensutredningens tre scenarier: Scenario 1 (huvudscenario): Leverantörskrav i relation till baslinje Uppskattar den samhällsekonomiska effekten av om både direktiv genomförs och lagkrav på leverantörer införs relativt till oförändrad reglering Scenario 2: Direktiv i relation till baslinje Uppskattar den samhällsekonomiska effekten av om enbart direktivet genomförs relativt till oförändrad reglering Scenario 3: Leverantörskrav i relation till direktiv Uppskattar den samhällsekonomiska effekten av om leverantörskravet införs relativt till om enbart (minimumnivån på) direktivet genomförs Konsekvenserna av denna analys framgår av den samlade analysen av regleringens samhällsekonomiska konsekvenser i Kapitel Säkerställande av regleringens efterlevnad Hög efterlevnad av regleringen utgör en förutsättning för att kunna realisera de produktivitetsvinster som är möjliga att realisera som en följd av regleringen. Utmaningen i dagsläget hänger samman med att antalet leverantörer till offentlig sektor står i omvänd proportion till koncentrationen av fakturavolymer, såväl sett till antalet fakturor som belopp. Detaljerade uppgifter från en större svensk kommun i intervallet till invånare kan illustrera detta. År 2015 hade kommunen drygt unika leverantörer. Av dessa leverantörer stod de 20 leverantörer som fakturerade för störst belopp för ungefär hälften av de totala fakturabeloppen. De 500 leverantörer som fakturerade för störst belopp stod för mer än 90 procent av de totala fakturabeloppen. Knappt 5 procent av leverantörerna fakturerade totalt sett för mindre än 500 kronor. Drygt 10 procent av leverantörerna fakturerade totalt sett för mindre än kronor. 42 procent av leverantörerna fakturerade totalt sett för mindre än kronor. Ca 77 procent av leverantörerna fakturerade totalt sett för mindre än kronor. En annan mindre kommun hade drygt 550 leverantörer under Av dessa leverantörer stod 13 leverantörer för hälften av det totala antalet fakturor. De 125 största leverantörerna sett till antalet fakturor stod för sammanlagt 90 procent av antalet fakturor. En tredjedel av leverantörerna skickade fem eller färre fakturor under året. Dessa exempel illustrerar ett samband som är giltigt för faktureringen till hela den offentliga sektorn. En mycket stor andel av antalet leverantörer står för en mycket liten del av fakturavolymerna sett till antalet fakturor och fakturerade belopp. Det är också detta samband som har gjort att offentliga aktörer som har velat digitalisera sina flöden har upplevt det som svårt att få med den långa så kallade svansen av leverantörer, dvs. leverantörer som skickar få fakturor och som generellt sett utgörs av mikro- och småföretag. För att säkerställa en hög efterlevnad av regleringen bedöms det därför som viktigt att regleringen kompletteras med såväl en stödjande komponent som en sanktionskomponent.

12 8 3.3 Stödjande insatser i anslutning till reglering ESV 4 har identifierat nio olika typer av stödjande insatser som bedöms som viktiga för att understödja en hög efterlevnad av regleringen: Central flerårig informationsinsats Lokala Informationsinsatser Lokalt tillgängligt stöd Central stödfunktion via SFTI för att besvara frågor Webbplats via SFTI med stöd Utbildningar Telefonsupport Central valideringstjänst och stöd till systemleverantörerna Upphandling och tillhandahållande av ramavtal för it-stöd för e-faktura till offentlig sektor För att genomföra de stödinsatser som ESV har identifierat föreslår Ramböll en kostnadsram om 2 miljoner kronor om året under åren Denna kostnadsram avser finansiering till ESV utöver den centrala finansieringen för ESV:s arbete med Open Peppol som uppskatttas uppgå till ca. 3 miljoner kronor årligen. Dessa kostnader ingår i konsekvensutredningens ekonomiska modell. 3.4 Möjliga alternativ till sanktioner i anslutning till reglering Utöver stödjande insatser har ett flertal olika möjliga sanktioner för att säkerställa regleringens efterlevnad diskuterats inom ramen för konsekvensutredningen. Av hänsyn till volymerna fakturor bedöms inte central tillsyn utgöra ett praktiskt genomförbart, ändamålsenligt eller resurseffektivt tillvägagångssätt. Flertalet upphandlande myndigheter och enheter som Ramböll har varit i kontakt med ställer redan krav på e-faktura vid upphandling. Några aktörer uppger att de planerar att införa ett sådant krav inom kort. Enligt en enkätundersökning genomförd av ESV under 2015 uppgav 70 % av de statliga myndigheterna att de någon gång under året hade ställt krav på e- faktura i sina upphandlingar 5. Denna siffra ska dock tolkas med stor försiktighet då antalet berörda upphandlingar troligtvis är mycket liten i relation till det totala antalet genomförda upphandlingar. Av de kommuner som i intervjuer uppgett att de har infört ett generellt krav på e-fakturering vid upphandling är det ingen som upplevt att de tappat någon leverantör till följd av kravet. En del påpekar dock svårigheterna att uppnå en hög grad av efterlevnad, då en del leverantörer fortsätter skicka pappersfaktura trots att omställningstiden (tre månader) enligt avtalet löpt ut. För att få bukt med detta uppger en kommun att den tillsammans med sina kommunala bolag infört en straffavgift på 150 SEK per pappersfaktura som inkommer. Straffavgiften medförde enligt uppgift att andelen e-fakturor ökade från 75 % till ca 90 %. Kommunen har dock haft ett visst överseende med leverantörer som ej har uppnått ett fullständigt e- fakturaflöde, samt med leverantörer som varit någon dag sen med omställning. Detta eftersom de administrativa kostnaderna för uppföljningsarbete och avgiftshantering bedömts vara för höga. Kommunen har till dags datum ställt ut straffavgift till endast en leverantör. Slutsatsen är här att ett hot om straffavgift kan fylla en funktion att öka efterlevnaden av ett krav, utan att faktiska straffavgifter ställs ut. Straffavgifter förekommer även inom vissa branscher. Enligt uppgifter från Nätverket för Elektroniska Affärer (NEA) tillämpas straffavgifter för pappersfakturor på mellan kronor per faktura inom delar av dagligvarusektorn i Sverige. Inga av de straffavgifter som fångats upp i datainsamlingen till konsekvensutredningen uppges ha medfört några protester eller kritik från berörda leverantörer. 4 ESV 2015:44 5 E-handel och Peppol (2016) Enkätundersökning som skickats ut till 150 statliga myndigheter.

13 9 Ramböll anser att det finns fem huvudsakliga möjliga vägar att gå vad gäller sanktioner: Skyldighet om att kvarhålla betalning Möjlighet att kvarhålla betalning En högre sanktionsavgift En lägre sanktionsavgift Ingen sanktion Det mest långtgående ingripandet innebär ett direkt kravställande på offentliga myndigheter och enheter att kvarhålla betalning om leverantören inkommer med annat än e-fakturor. Ett något mindre långtgående ingripande skulle kunna innebära att offentliga myndigheter och enheter ges möjlighet att kvarhålla betalning. Båda dessa alternativ bedöms vara effektiva för att säkerställa hög efterlevnad. En skyldighet skulle medföra högst efterlevnad till lägst regelbörda för mottagare och leverantörer. Om sanktionen istället utformas som en möjlighet bedöms detta medföra en påtaglig risk för otydlighet i kommunikation och ojämn efterlevnad geografiskt och sektorsvis. Sammantaget bedöms både dessa alternativ emellertid som för långtgående. Alternativen bedöms riskera att medföra ett flertal potentiellt icke önskvärda effekter. För det första skulle alternativen medföra en risk att uppfattas som oskäliga och för långtgående. För det andra skulle de potentiellt kunna medföra att sällanleverantörer, eller leverantörer som levererar varor och tjänster till låga beloppsmässiga värden, väljer att sluta leverera varor eller tjänster till offentlig sektor. Detta skulle kunna bli fallet om kostnaderna eller den upplevda bördan skulle upplevas överstiga eller faktiskt överstiga den ekonomiska nyttan för företagen. De rättsliga förutsättningarna för att kvarhålla betalning har inte utretts i konsekvensutredningen. Ett mindre långtgående alternativ är att införa en sanktionsavgift. I detta alternativ kvarstår möjligheten för de leverantörer som inte vill eller har möjlighet att använda sig av e- fakturering att fortsätta leverera till offentlig sektor. Sanktionsavgiften kan sättas på en högre nivå i syfte att skapa ett tillräckligt stort incitament för att säkerställa hög efterlevnad. Sanktionsavgiften kan också sättas till en lägre nivå som motsvarar upphandlande myndighets eller enhets extra kostnad för manuell hantering (kostnadstäckning). Ramböll anser att följande parametrar sammantaget bör ligga till grund för avgiftens storlek: Avgiften bör utgöra ett tillräckligt incitament för företag att övergå till nya faktureringsrutiner Avgiften bör i så liten utsträckning som möjligt ge upphov till nya administrativa kostnader för leverantörer och mottagare. Avgiften bör uppfattas som skälig av leverantörerna Rambölls bedömning är att en högre sanktionsavgift är det alternativ som bäst uppfyller syftet med sanktionsavgiften och som samtidigt bäst står i proportion till förväntad samhällsekonomisk effekt. En lägre avgift bedöms resultera i för låg påverkan på efterlevnaden, för många avgifter, och därmed medföra för stor administrativ börda för såväl privata som offentliga aktörer. Som femte och sista alternativ kvarstår möjligheten att införa regleringen utan sanktioner. Fördelen med detta alternativ är att det inte skulle ge upphov till några nya administrativa kostnader eller ej motiverade transfereringar från privat till offentlig sektor. Nackdelen är att regleringen skulle kunna upplevas som tandlös och inte ge upphov till önskvärda effekter på regleringens efterlevnad. I förlängningen skulle det medföra att den samhällsekonomiska potentialen i reformen inte utnyttjas fullt ut.

14 Miljoner kronor, diskonterade Regleringens konsekvenser utifrån alternativa sanktionsalternativ Utifrån resonemangen i föregående kapitel är det Rambölls sammanvägda bedömning att alternativen högre sanktionsavgift och ingen sanktion är de två alternativ som är mest ändamålsenliga i relation till syfte och önskvärda effekter med regleringen. För att värdera de två alternativens konsekvenser har en scenarioanalys genomförts nedan. Det är generellt svårt att bedöma hur stor påverkan en högre sanktionsavgift skulle få på efterlevnaden av regleringen relativt ingen sanktion. Anekdotiska uppgifter ger vid handen att andelen e-fakturor har ökat med cirka 15 procentenheter som ett resultat av att en sanktionsavgift har införts. Ramböll har därför utifrån ett försiktigt antagande om att en högre sanktionsavgift i genomsnitt genererar en ökad regelefterlevnad bland leverantörer på tio procentenheter jämfört med om ingen sanktion införs, genomfört en känslighetsanalys av den samhällsekonomiska modellen. Resultaten från analysen framgår av Figur 1 nedan. Figur 1 Uppskattad effekt av regleringen med sanktionsavgift jämfört med regleringen utan sanktionsavgift Nettoeffekt sanktion, kummulativ Nettoeffekt sanktion, årsvis Utifrån genomförd analys gör Ramböll följande slutsatser: En sanktionsavgift uppskattas sammantaget generera 385 miljoner kronor bättre samhällsekonomisk effekt jämfört med nollsanktionsalternativet. Hotet om sanktionsavgift förväntas öka regleringens efterlevnad under 2018 och bidra till betydande produktivitetsvinster. Dessa vinster kvarstår under 2019, men då tillkommer även vissa administrativa kostnader för mottagare och leverantörer för att hantera sanktionsavgifterna som minskar den samhällsekonomiska effekten av reformen. Från år 2020 och framåt förväntas sanktionerna successivt avta och de administrativa kostnaderna försvinna, då de leverantörer som väljer att betala sanktionsavgifterna gör detta avsiktligt enligt normal faktureringsrutin. Totalt uppskattas sanktionsavgiften medföra knappt 1,5 miljoner fakturor som avgiftsbelägges, där merparten ställs ut under 2019 och Utöver sanktionsavgiftens samhällsekonomiska konsekvenser förväntas införande av sanktioner således också medföra en transfereringseffekt från leverantörer inom privat sektor till mottagare inom offentlig sektor på knappt 150 miljoner kronor under perioden. Denna transfereringseffekt medför att upphandlande aktörer sammantaget förväntas tjäna 345 miljoner kronor på sanktionsalternativet i produktivitetsvinster och avgifter, medan leverantörerna enbart tjänster motsvarande 40 miljoner kronor under samma period. Trots att leverantörerna förväntas betala 150 miljoner kronor i sanktionsavgifter fram till 2023 bedöms leverantörerna sammantaget bli vinnare av sanktionsalternativet. Uppskattade samhällsekonomiska effekter och fördelningseffekter sammanfattas i Tabell 5 nedan.

15 11 Tabell 5 Uppskattad effekt av regleringen med sanktionsavgift jämfört med regleringen utan sanktionsavgift, totalt och fördelat på upphandlande aktörer och leverantörer Nettoeffekt Totalt Upphandlande aktörer, exkl avgift Leverantörer, exkl avgift Upphandlande aktörer, inkl avgift Leverantörer, inkl avgift Nettoeffekt sanktion, årsvis Mot bakgrund av genomförd analys gör Ramböll den samlade bedömningen att en hög enhetlig sanktionsavgift är det alternativ som är samhällsekonomiskt mest fördelaktigt. Ramböll föreslår att ESV bemyndigas att meddela närmare föreskrifter om hur en sådan sanktionsavgift exakt bör utformas och till vilken nivå. Ramböll anser att en avgift om ca.100 kronor per faktura utgör en väl avvägd nivå. Vidare anser Ramböll att avgifterna bör tas ut först efter en väl tilltagen övergångsperiod, där leverantörerna informeras om de förändrade förutsättningarna. Under och inför denna övergångsperiod bör fakturorna användas som informationsbärare om regleringen och kommande sanktionsavgifter. Konsekvensutredningens huvudscenario har därmed uppskattats utifrån ett antagande om att en högre sanktionsavgift införs.

16 12 4. KONSEKVENSER FÖR FÖRETAG 4.1 Vilken förändrad tidsåtgång regleringen medför för berörda företag Ramböll har utifrån intervjuer med leverantörer till offentlig sektor identifierat att kundfaktureringsprocessen generellt sett består av ett antal återkommande moment. Processen påbörjas med inhämtning av information för att upprätta faktura (belopp, referens m.m.) och avslutas med en kontroll av inbetalning. För att uppskatta tidsåtgången för olika typer av företag har Ramböll genomfört en intervjustudie enligt standardkostnadsmodellen (se vidare bilaga 1). Resultaten från Rambölls studie återfinns i Tabell 6 nedan. Tabell 6. Tidsåtgång och inbesparad arbetstid (min) för leverantörer relativt ett e-fakturaförfarande vid hantering av kundfakturor Moment Papper (min) E-post (min) E-faktura (min) 1. Upprätta faktura Inhämta information till faktura[1] Skapa faktura i ekonomisystem eller annat program Korrekt mailadress 0 0, Skicka/överföra faktura Utskrift faktura + ev. bilaga inräknat i ovan - - Sortering och kuvertering inräknat i ovan - - Vägning och frankering inräknat i ovan - - Inlämning distribution inräknat i ovan Kontroll av inbetalning Summa minuter Genomsnittlig tidsbesparing vid övergång till e- faktura Källa: Ramböll Tidsbesparingen mellan att skapa och skicka en pappersfaktura och en e-faktura utgörs främst av momentet då fakturan skickas/överförs till kunden (utskrift, sortering, kuvertering m.m.). Tabell 6 ovan visar på att företagen uppskattas göra tidsbesparingar på i genomsnitt 2 minuter för varje pappersfaktura som istället skickas som e-faktura. Motsvarande värde för en e-postfaktura som skickas som e-faktura är 0,5 minuter. Ett antal representanter för stora och medelstora företag har i intervjuer uppgett att de använder sig av externa tjänster 6 för att skicka fakturor till kunder inom offentlig sektor. En externt hanterad pappersfaktura innebär generellt sett lägre totalkostnader (ca 20 %) i jämförelse med en internt hanterad pappersfaktura Regleringens konsekvenser för företagens administrativa kostnader Mot bakgrund av de tidsbesparingar som e-fakturering medger för leverantörerna förväntas regleringen generera en positiv effekt på företagens administrativa kostnader. Företagens administrativa kostnader uppskattas samlat minska med 460 miljoner kronor fram till år 2023 uttryckt i 2016 års penningvärde. De administrativa kostnaderna förväntas minska för alla storleksklasser av företag. I absoluta termer uppskattas de administrativa kostnaderna minska mest för små företag och mikroföretag. I Tabell 7 nedan återges hur de administrativa kostnaderna förväntas utveckla sig respektive år från 2016 fram till 2023 för olika storleksklasser av företag. 6 Exempelvis Inexchange tjänst: portooptimering som beskrivs vara en automatiserad process där InExchange exporterar fakturafilerna från företaget för att kontrollera information och konvertera det till det format som respektive kund önskar. 7 Enligt de uppskattningar som Ramböll fått i intervju är de totala kostnaderna för en pappersfaktura som hanteras externt ca 20 % lägre i jämförelse med om fakturan hanteras internt (inkluderar materiella kostnader, kuvert, porto m.m.).

17 13 Tabell 7 Uppskattad förändring i administrativa kostnader (miljoner kronor) för leverantörer uttryckt i 2016 års penningvärde Totalt Mikro Små Medel Stora Samtliga Källa: Ramböll; DoubleCheck 4.3 Förändringar i verksamheten som företagen kan behöva vidta till följd av den föreslagna regleringen De leverantörer som under slutet av 2018 ännu inte har anskaffat kompetens och teknisk lösning för att hantera e-faktura enligt regleringen kommer att behöva göra det. Detta förväntas medföra en relativt sett liten förändring för större företagsaktörer. Ramböll har uppskattat att fem procent av de medelstora företagen, 10 procent av de små företagen och hela 80 procent av mikroföretagen kommer att behöva vidta förändringar i sina verksamheter som följd av regleringen. Olika företag använder olika typer av e-fakturalösningar. Rambölls bedömning är att detta i huvudsak samvarierar med företagens storlek. De stora företagen uppger i intervjuer att de har en integrerad lösning i affärssystemet medan många representanter för medelstora och små företag uppger att de vanligtvis har kopplat på en modul till sitt elektroniska affärssystem, alternativt använder sig av en fakturaskrivare 8. Enligt representanter för mikroföretagen saknar dessa i hög utsträckning en e-fakturalösning i nuläget. De mikroföretag som använder sig av e-fakturering tillämpar enklare modullösningar, alternativt fakturaportallösningar. Mikroföretagen antas i den ekonomiska modellen använda sig av en webbaserad lösning, en s.k. fakturaportal, för att upprätta och skicka fakturor. En sådan lösning lämpar sig för företag som skickar mindre volymer av e-fakturor. Det finns både kostnadsfria fakturaportallösningar och de som erbjuds mot en årlig avgift. Beroende på den årliga volymen fakturor som företaget skickar genom fakturaportalen kan ytterligare avgifter per faktura tillkomma. Baserat på uppgifter från företagen, samt uppgifter från olika aktörer som erbjuder e- faktureringslösningar, har Ramböll uppskattat de genomsnittliga omställningskostnaderna för olika storleksklasser av företag enligt Tabell 8 nedan. Tabell 8 Genomsnittliga omställningskostnader för att kunna hantera e-fakturor uppdelat på mikroföretag, små företag och medelstora företag. Omställningskostnader Mikro Små Medel Stora Startkostnad, modul Årlig kostnad, fakturaportal & fakturaskrivare Kompetensutveckling Källa: Ramböll Kompetensutvecklingskostnaderna har utifrån tidsuppskattningar från företagsintervjuerna bedömts till i genomsnitt två timmar per person som hanterar fakturor på företaget 9. 8 Programvara som möjliggör för företagaren att direkt kunna skicka e-fakturor från affärssystemet 9 Bland mikroföretagen antas en person vara i behov av kompetensutveckling, småföretagare två personer och medelstora tre personer

18 Regleringens konsekvenser för företagens andra kostnader Ramböll uppskattar att företagens finansiella och materiella (övriga) kostnader sammantaget minskar med 139 miljoner kronor fram till år 2023 uttryckt i 2016 års penningvärde. I Tabell 9 nedan återges hur de övriga kostnaderna förväntas förändras från 2016 fram till 2023 för olika storleksklasser av företag. Tabell 9 Uppskattad förändring i av övriga kostnader (miljoner kronor) för företag uttryckt i 2016 års penningvärde Totalt Mikro Små Medel Stora Samtliga Källa: Ramböll; DoubleCheck De övriga kostnaderna förväntas minska för alla typer av företag 10. Mikroföretagens kostnader uppskattas sammantaget minska minst i absoluta termer. Detta beror på att mikroföretagen kraftigt avviker i baslinjen vad gäller nuvarande förmågor att skicka e-fakturor. Det medför särskilt höga kostnader för kompetensutveckling och investeringar i e- fakturalösningar för mikroföretagen. Det beror också på att mikroföretagen är många till antalet (se Tabell 1). Som tidigare har diskuterats i kapitel 3.5 förväntas införandet av sanktioner därutöver medföra en transfereringseffekt från leverantörer inom privat sektor till mottagare inom offentlig sektor på knappt 150 miljoner kronor under perioden. Denna transfereringseffekt är att betrakta som en ökad finansiell kostnad för företagen av regleringen. Utöver dessa effekter bedöms det som troligt att regleringen genererar vissa externa effekter. Det saknas i dagsläget beräkningsmässigt underlag för att uppskatta dessa externa effekter på samhället. Nedan följer två räkneexempel som kan bidra till att bättre förstå storleksordningen på dessa effekter i relation till beräknade samhällsekonomiska effekter: Transfereringseffekt till leverantörer genom förkortade ledtider i faktureringsflödena Positiv extern effekt av att berörda leverantörer i högre utsträckning väljer att e- fakturera business-to-business Regleringen förväntas resultera i förkortade ledtider i faktureringsflödena genom att leverantörer snabbare får betalt av offentliga köpare av varor och tjänster. Det ger upphov till en fördelningsekonomisk effekt. Det saknas i dagsläget uppgifter om hur stor andel av fakturaflödena som skulle påverkas. Vissa offentliga aktörer tillämpar en princip om betalning efter ett visst antal dagar efter ankomstregistrering. Andra offentliga aktörer tillämpar en princip om betalning vid förfallodagen. Det är endast i det förra fallet som denna effekt kan förväntas uppstå. Om ett förenklat antagande görs om att den förra betalningsprincipen tillämpas vid hälften av fakturautbetalningarna räknat i pengar, att omsättningen på de e-fakturor som tillkommer inte skiljer sig från omsättningen på övriga fakturor, samt att värdet av pengar motsvarar en kalkylränta på tre procent för både offentligt och privat sektor, kan räkneexemplet i Tabell 10 nedan illustrera storleksordningen på denna effekt. Enligt räkneexemplet innebär regleringen en transfereringseffekt från offentlig sektor till privat sektor som motsvarar ett värde om knappt 166 miljoner kronor under perioden , uttryckt i år 2016-års penningvärde. 10 Ramböll har i den ekonomiska modellen tagit i beaktning att kostnaderna per faktura varierar beroende på företagsstorlek. De materiella kostnaderna per faktura har bedömts som lägre för de större företagen i och med det fördelaktiga priset vid större inköpsvolymer materiell samt andra portokostnader.

19 15 Tabell 10 Räkneexempel över transfereringseffekt pga. förkortade ledtider i faktureringsflöden Transferering av fakturabelopp, miljoner kronor Uppskattade fakturabelopp för e-fakturor i baslinjescenario (miljarder kronor) Uppskattade fakturabelopp för e-fakturor i leverantörskravscenario (miljarder kronor) Totalt Uppskattad differens (miljarder kronor) Diskonterat värde (miljoner kronor, baserat på 2 dagar) Källa: Ramböll 0,0 1,0 13,9 33,5 32,7 30,6 28,3 25,8 165,7 Regleringen förväntas även resultera i en påskyndad digitalisering av näringslivet. Det bedöms som sannolikt att de företag som på grund av regleringen börjar skicka e-fakturor till offentlig sektor också i högre utsträckning väljer detta förvarande för fakturor inom privat sektor (business-to-business). Det har inom ramen för konsekvensutredningen inte varit möjligt att värdera eller uppskatta denna effekt. Rambölls bedömning är emellertid att effekten bör vara relativt sett betydande och starkt positiv. Skälet till det är att effekten är att betrakta som en extern effekt till regleringen. Det innebär att företagen inte skulle behöva investera i nya förmågor att skicka elektroniska fakturor för att kunna realisera denna nytta, utan enbart nyttorealisera på gjorda investeringar. I Tabell 11 återfinns ett räkneexempel över hur stor denna samhällsekonomiska effekt skulle kunna tänkas bli för leverantörer inom privat sektor utifrån fyra antaganden om hur stor den externa effekten är i relation till de kostnadsbesparingar brutto som leverantörerna kan realisera i relation till offentlig sektor. Tabellen indikerar som exempel att de berörda företagen totalt skulle kunna minska sina kostnader för fakturering med 599 miljoner kronor under perioden förutsatt att de företag som börjar e-fakturera som en konsekvens av regleringen i genomsnitt skickar ytterligare en e-faktura (b2b) för varje ny e-faktura som de skickar till upphandlande aktörer. Räkneexemplet indikerar vidare att denna externa effekt gynnar mikro- och småföretag mest. Tabell 11 Räkneexempel över samhällsekonomisk effekt på ökad e-fakturering business-to-business 25% 50% 75% 100% Mikro Små Medel Stora Totalt Dessa två effekter och räkneexempel saknar beräkningsmässig grund och ingår inte i konsekvensutredningens huvudscenario. 4.5 I vilken utsträckning regleringen kan komma att påverka konkurrensförhållandena för berörda företag Rambölls bedömning är att regleringen generellt sett inte kommer att ge någon betydande konkurrenspåverkande effekt för berörda företag. Regleringen bedöms dock medföra förändringar för berörda leverantörers kostnader som fördelar sig olika mellan olika typer av företag. Dessa konsekvenser kan i enskilda fall och potentiellt få en konkurrenssnedvridande påverkan till nackdel för mindre företag som konkurrerar på samma marknad som större företag. Det bedöms särskilt gälla mikroföretag (0-9 anställda). I

20 Tabell 12 nedan har de samlade ekonomiska effekterna av regleringen uppskattats för olika företagssektorer och storleksklasser av företag. Av tabellen framgår även de uppskattade genomsnittliga konsekvenserna för företag inom olika storleksklasser. 16

21 17 Tabell 12 Regleringens uppskattade konsekvenser i miljoner kronor uppdelat på företagssektorer och storleksklasser av företag SNI Företagssektor Mikro Små Medel Stora Totalt A Jordbruk, skogsbruk och fiske B Utvinning av mineral C Tillverkning D Försörjning av el, gas, värme och kyla E Vattenförsörjning; avloppsrening, avfallshantering och sanering F Byggverksamhet G Handel; reparation av motorfordon och motorcyklar H Transport och magasinering I Hotell- och restaurangverksamhet J Informations- och kommunikationsverksamhet K Finans- och försäkringsverksamhet L Fastighetsverksamhet M Verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik N Uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och andra stödtjänster O Offentlig förvaltning och försvar; obligatorisk socialförsäkring P Utbildning Q Vård och omsorg; sociala tjänster R Kultur, nöje och fritid S Annan serviceverksamhet T Förvärvsarbete i hushåll; hushållens produktion av diverse varor och tjänster för eget bruk U Verksamhet vid internationella organisationer, utländska ambassader o.d Totalt Genomsnitt per företag (tusentals kronor) -0,8-8,0-13,2-26,3 - Källa: Ramböll; DoubleCheck Fördelningsanalysen ovan visar på att företag inom samtliga storleksklasser förväntas få en positiv effekt av regleringen. Mikroföretag är de typer av företag som i genomsnitt påverkas minst positivt av regleringen. Då de flesta mikroföretagen idag inte använder sig av e- fakturering medför regleringen merkostnader i form av investering i e-fakturalösning samt tid för kompetensutveckling. Den samlade positiva ekonomiska effekten för dessa företag fram till år 2023 uppskattas endast uppgå till ca. 800 kronor per företag över hela tidsperioden, medan småföretag, medelstora företag och storföretag i genomsnitt förväntas tjäna 8 000, respektive kronor. Det är inte möjligt att genomföra en mer högupplöst kvantitativ fördelningsanalys. Inom ramen för datainsamlingen till konsekvensutredningen har dock ett antal potentiella utmaningar lyfts kopplat särskilt till mikroföretagen: Mikroföretagen uppger i intervjuerna att de inte ser några ekonomiska nyttor av att gå över till e-fakturering eftersom företagens fakturavolymer oftast är relativt små (5-100 fakturor/per år) och nyttan av övergången är beroende av volymen fakturor. En del företag uppfattar det som tidsödande och komplicerat att sätta sig in i de olika e- faktureringslösningarna. Befintliga lösningar uppfattas vara anpassade till större företag med mer utvecklade ekonomihanteringssystem. Mikroföretagen uppfattar att användning av de webbaserade fakturaportalerna, som främst är anpassade efter företag med lägre fakturavolymer, leder till dubbelarbete utan nytta då företagaren ändå upprättar fakturan enligt ordinarie manuell rutin. Mikroföretag som drivs av en äldre generation med lägre digital kompetens upplever ett krav om e-faktura som betungande och kan i vissa fall uppleva hinder att efterleva regleringen. Enligt SCB:s undersökning Företagens användning av it 2014, som var det senaste tillfället då statistik samlades in över it-användningen bland mikroföretag, använde 85 procent av