Kävlinge kommuns verksamhetsstyrning

Transkript

1 Prioritera Vision Utvecklingsstrategi Perspektiv Kommunövergripande mål Direktiv Nämndsmål Indikatorer Planera Aktivitet Ansvarig Tidsplan Status Genomföra Struktur Kultur Följa upp Mål och indikationer Ekonomi Personal Resultat och kvalitet Kävlinge kommuns verksamhetsstyrning Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnder Vad När Hur Vem Verksamhetsstyrning Förvaltning Verksamhet Enheter Kvalitetsstyrning Målstyrning Syfte Syfte Skapar en kontinuerlig utveckling Skapar fokus och samlar organisationen inför större övergripan- i organisationen genom ständiga Återställande förbättringar av verksamheter. de förändringar. Tillvägagångssätt Tillvägagångssätt Kritiska förbättringsområden eller Långsiktiga mål identifieras, prioriteras och formuleras. avvikelser identifieras. Analys Effekt Effekt Omedelbara åtgärder genomförs Organisationen lägger fokus och för att justera kvaliteten där service och tjänster inte håller accep- att uppfylla långsiktiga mål. kraft på att skapa aktiviteter för tabel nivå. Verksamhetsplaner Kvalitetssäkra Åtgärda Planera Följa upp Genomföra Ständiga förbättringar borgardialog ukardialog Resultat Utveckling Ledarskap, medarbetarskap, kommunikation och samarbete Värdegrund Kvalitet Ekonomi Personal Miljö Organisation och verksamhet Medarbetare Styrning Verksamhetsplan Verktyg för genomförande Uppföljning

2 Innehåll Kommuninvånaren är i centrum när vi utvecklar vår verksamhet 4 Skånes bästa boendekommun 6 Våra roller som politiker och tjänstemän 8 Hur fungerar verksamhetsstyrningen? 10 Målstyrning 12 Kvalitetsstyrning 18 Samspelet mellan struktur och kultur 20 Goda resultat ingen slump 22 Årshjul för verksamhetsplanering 24 Ordlista 25 Kävlinge kommun 2015 Innehåll och textbearbetning: Daniel Andersson och Pärnilla Ahnfors-Lindstrand Layout: Fredrik Collijn och Joanna Bladh Foto: Joanna Bladh och Maria Iwerbo (sidan 10) Tryck: KEPA Tryck AB, Kävlinge

3 Broschyren som du håller i din hand är ett presentationsmaterial som handlar om kommunens verksamhetsstyrning. Broschyren riktar sig till kommunens alla medarbetare, men beskriver också för våra kommuninvånare hur vi arbetar. Genom denna korta presentation får du som medarbetare en bild av Kävlinge kommuns viktiga verktyg för styrning och hur vi individuellt kan bidra till god kvalitet i vårt grunduppdrag, samtidigt som vi skapar en gemensam bild hos kommunens alla medarbetare av hur vi arbetar mot långsiktiga mål för att uppnå kommunens vision. Dokument att läsa Läs gärna också följande dokument för att få en djupare förståelse för Kävlinge kommuns verksamhetsstyrning: Vision och utvecklingsstrategi Skånes bästa boendekommun Kävlinge kommuns budget och nämndsplaner Vår Värdegrund Riktlinjer för verksamhetsstyrning Internt styrdokument på INKA Externt planer och styrdokument på 3

4 Kommuninvånaren är i centrum när vi utvecklar vår verksamhet Kävlinge är en fantastisk kommun. Bra verksamhet, kunniga medarbetare och engagerade politiker. En bra organisation tillkommer inte av sig själv, eller består, om man inte ständigt utvecklar och förnyar. Våra kommuninvånare kommer i kontakt med kommunens service och tjänster i olika situationer och skeden av livet. Samspelet mellan kommuninvånare, politiker och tjänstemän är därför oerhört viktigt så att kommuninvånarens åsikter tas tillvara på ett bra sätt. Kvalitetsstyrningen stödjer genomförandet av vårt grunduppdrag och ser till att vi håller rätt kvalitet i den dagliga verksamheten över tid, medan målstyrning hjälper oss att lyfta blicken och samla kraft för att fokusera på långsiktiga mål och skapa större förändringar. En bra organisation växer inifrån. Är alla med på banan, trivs på jobbet och ser nyttan med vår insats sprider vi ringar av framgång omkring oss. En uppdelning av verksamhetsstyrning i kvalitetsstyrning och målstyrning är en förutsättning för att vi ska få en effektiv styrning. I en fungerande verksamhetsstyrning har alla en roll och tydliga uppgifter. För framgång krävs en stor portion öppenhet. Inte bara med vad vi erbjuder utan också med vad vi inte kan erbjuda. Dialog är A och O. 4 Pia Almström, kommunstyrelsens ordförande

5 Många organisationer har en bra struktur, men glömmer kulturen. För framgång krävs också ett intensivt arbete med kulturfrågor. Mikael Persson, kommundirektör 5

6 Skånes bästa boendekommun Vision Med en tvärpolitisk vision för framtiden vill Kävlinge fortsätta vara en välmående kommun med möjlighet att ligga steget före. Visionen bygger på en stark gemenskap, entreprenörsanda och kommuninvånarnas delaktighet i de beslut som fattas. Visionen är att Kävlinge kommun ska bli Skånes bästa boendekommun. Kommunen ska växa till invånare år Visionen utgör grunden för vår verksamhetsstyrning. Utvecklingsstrategi För att ytterligare konkretisera visionen och de kommunövergripande målen har vi tagit fram en utvecklingsstrategi som samlar kraft hos alla invånare, företagare, föreningar och den kommunala organisationen för att tillsammans lyfta kommunen. Detta synliggör den långsiktiga färdriktningen. Utvecklingsstrategin ska inspirera och utgör ett viktigt verktyg för att utveckla kommunen som plats och den kommunala servicen. Utvecklingsstrategi Kommunövergripande mål De kommunövergripande målen konkretiserar vägen till visionen och visar vad fullmäktige vill uppnå under mandatperioden. Nuläge Kommunövergripande mål 6

7 Vision 7

8 Våra roller som politiker och tjänstemän Kommunfullmäktige Vi vet att vårt goda samarbete mellan politiker och tjänstemän är en framgångsfaktor. Det handlar om att bibehålla en gemensam kultur där en god dialog är en av de viktigaste pusselbitarna för att få genomslag i våra beslut. Då skapar vi goda resultat för våra kommuninvånare. Kommuninvånaren är alltid i centrum. Deras uppgift är att tillsätta kommunens politiker genom det kommunala valet, vilket ger ett stort inflytande på vår verksamhetsstyrning. Våra invånare vill gärna vara delaktiga i kommunens utveckling och vår uppgift är att ge förutsättningar och möjligheter till medborgardialog med våra politiker och brukardialog med våra tjänstemän. En viktig del av uppföljningen av hur vår service och våra tjänster uppfattas. Kommunstyrelsen Nämnder Vad När Hur Vem Förvaltningsdelar Verksamheter Enheter 8

9 På den politiska nivån arbetar vi utifrån frågor om vad som ska uppnås och när i tiden. Politikerna formulerar långsiktiga visioner och mål och sätter ramarna för finansiering. Med sina specifika kompetenser och kunskaper har kommunens tjänstemän sedan ansvaret för hur verksamheten bedrivs och vem i tjänstemannaorganisationen som utför aktiviteter för att uppfylla prioriterade mål och skapa tjänster och service med god kvalitet. Tjänstemannaorganisationen förser också politikerna med information och underlag inför framtida beslut och uppföljning. Kommunens dialog och kommunikation med övriga intressenter, som näringsliv och föreningar, är också en viktig del av kommunens interaktion och ett ansvar som även det ligger på kommunens politiker och tjänstemän. 9

10 Hur fungerar verksamhetsstyrningen? Vår kommunala verksamhet spänner över många olika områden med skilda grunduppdrag. En skola har till exempel inte samma uppdrag som en hemvårdsenhet eller en bygglovsavdelning. Att bedriva verksamhetsstyrning på en kommunövergripande nivå och samtidigt ge de enskilda verksamheterna möjlighet till eget utvecklingsarbete är därför en utmaning. I Kävlinge kommun delar vi huvudsakligen upp verksamhetsstyrning i två delar; målstyrning och kvalitetsstyrning. Uppdelningen möjliggör på ett bra sätt genomförande av övergripande strategier och enskild utveckling av kvaliteten i den egna verksamheten. Målstyrning och kvalitetsstyrning har alltså skilda fokus i verksamhetsstyrningen även om det finns ett stort mått av samspel. 10

11 Bilden illustrerar att verksamhetsstyrning har olika fokus. Brister som inte kan åtgärdas i kvalitetsstyrningen tillförs målstyrningsprocessen. Detta används som underlag för eventuella formuleringar av långsiktiga mål och förändringar. När mål uppnåtts återställs de till kvalitetsstyrningen för uppföljning och kontroll. Verksamhetsstyrning Kvalitetsstyrning Målstyrning Syfte Skapar en kontinuerlig utveckling i organisationen genom ständiga förbättringar av verksamheter. Tillvägagångssätt Kritiska förbättringsområden eller avvikelser identifieras. Effekt Omedelbara åtgärder genomförs för att justera kvaliteten där service och tjänster inte håller acceptabel nivå. Återställande Analys Syfte Skapar fokus och samlar organisationen inför större övergripande förändringar. Tillvägagångssätt Långsiktiga mål prioriteras och formuleras och ramar för finansiering beslutas. Effekt Organisationen lägger fokus och kraft på att skapa aktiviteter för att uppfylla långsiktiga mål. Verksamhetsplaner 11

12 Målstyrning Kommunens politiker ansvarar för prioritering och formulering av långsiktiga mål utifrån tjänstemännens analyser och underlag. Målen ska steg för steg leda organisationen mot att uppfylla kommunens långsiktiga vision. För att skapa en tydlig röd tråd från fullmäktigenivå via nämndsnivå till verksamheter och enheter måste målstyrningen vara fokuserande, möjlig för organisationen att arbeta mot och regelbundet följas upp. 12

13 Smarta mål Uppsatta mål ska så långt som möjligt följa den så kallade SMART- regeln, det vill säga vara: Specifika Mätbara Accepterade Realistiska Tidsatta 13

14 Viktiga begrepp i målstyrningen Vision Kommunens vision beskriver den framtid som politikerna vill förverkliga och revideras och beslutas av kommunfullmäktige. Perspektiv Kommunens målstyrning utgår från fem strategiska perspektiv: Kävlingebon, Samhällsutveckling, Medarbetare, Ekonomi och Miljö. Perspektiven kompletterar varandra och ser till att vi får en balanserad målstyrning. Kommunövergripande mål Kommunövergripande mål fastställs av kommunfullmäktige och anger inriktningar för varje perspektiv. Målen antas i kommunens budget och gäller för mandatperioden. Målen adresseras till nämnder som kan arbeta direkt mot målen. Utvecklingsstrategi Utvecklingsstrategin tydliggör den långsiktiga färdriktningen mot visionen och de kommunövergripande målen. Kommunens utvecklingsstrategi beskrivs i dokumentet Skånes bästa boendekommun. Egna mål I Kävlinge använder vi oss av ett digitalt verksamhetsstöd som tillser att verksamheter och enheter kan bryta ner kommunövergripande mål och nämndsmål till egna mål och/eller egna indikatorer. Indikatorer Indikatorer kopplas alltid till mål. Alla indikatorer i vår målstyrning är underlag för utvärdering av om vi når våra mål eller inte. Indikatorn ger signaler (indikationer) som talar om för oss om vi är på rätt väg mot målen. För varje indikator anges ett acceptabelt värde. När indikatorn når acceptabla värden anses mätningen vara positivt bidragande för måluppfyllelsen. Aktivitet En aktivitet kan beskrivas som det vi gör för att uppfylla våra mål. Aktiviteterna planeras av tjänstemännen och beskrivs i våra verksamhetsplaner. Direktiv Ett politiskt uppdrag som anger vad som ska utföras eller utredas och är riktad från politiken till tjänstemannaorganisationen. Nämndsmål Nämndsmål fastställs av respektive nämnd och antas i respektive nämndsplan. Nämndsmålen är nedbrytningar av de kommunövergripande målen till ett för förvaltningen tydligare och mer verksamhetsspecifikt mål. 14

15 Den röda tråden Kommunfullmäktige har för mandatperioden tagit fram 20 kommunövergripande mål som bryts ner i nämndsmål och egna målsättningar för verksamheter och enheter i kommunen. Det skapar en röd tråd i vår verksamhetsstyrning. I vår uppföljning säkerställer vi att målen får genomslagskraft i organisationen. Vision - Skånes bästa boendekommun Kävlingebon Samhällsutveckling Medarbetare Ekonomi Miljö Kävlinge kommuns invånare har stort inflytande. 2 Kävlinge kommun har ett gott bemötande och en god tillgänglighet 3 Kävlinge kommun är Skånes bästa boendekommun 4 Kävlinge kommuns skolor tillhör de bästa i landet 5 Kävlinge kommuns invånare har en rik fritid Kävlinge kommun har en positiv befolkningstillväxt 8 Kävlinge kommun erbjuder ett företagsklimat i toppklass 9 Kävlinge kommun är välkomnande och trygg 10 Kävlinge kommun erbjuder goda kommunikationsmöjligheter Kävlinge kommun upplevs som en attraktiv arbetsplats 12 Kävlinge kommun har en arbetsmiljö som främjar god hälsa Kävlinge kommuns nettokostnadsandel av skatteintäkterna uppgår till högst 98 % 14 Kävlinge kommun har en tydlig ekonomi styrning och god kontroll 15 Kävlinge kommun har en oförändrad skattesats under mandatperioden 16 Kävlinge kommun har långsiktigt hållbar investeringstakt Kävlinge kommuns organisation är energi effektiv och fossilbränslefri 18 Kävlinge kommun och våra invånare ser avfall som en resurs 19 Kävlinge kommun erbjuder en tillgänglig och varierad naturmiljö 20 Kävlinge kommun serverar hållbara måltider med minsta möjliga svinn 6 Kävlinge kommuns hemvård tillhör de bästa i landet Utvecklingsstrategi Nämndsmål (Nämndsplaner) Aktiviteter och egna mål (Verksamhetsplaner) 15

16 Process för målstyrning Prioritera Planera Genomföra Följa upp Vision Aktivitet Mål och indikatorer Styrning Perspektiv Kommunövergripande mål Utvecklingsstrategi Nämndsmål Egna mål Direktiv Verksamhetsplan Ansvarig Tidsplan Status Verktyg för genomförande Struktur Kultur Uppföljning Ekonomi Personal Resultat och kvalitet 16

17 Prioritera Kommunfullmäktige formulerar tydliga kommunövergripande mål prioriterade utifrån kommunens vision samt tjänstemännens analys. Viktiga indikatorer väljs ut för målen för att de ska gå att följa upp. Målen adresseras till berörda nämnder, verksamheter och enheter i vårt digitala system för målstyrning (Hypergene). Nämnderna formulerar eventuella nämndsmål och bryter då ner de kommunövergripande målen för att göra styrningen tydligare. Nämnden kompletterar även med ytterligare indikatorer för att säkerställa uppföljningen. Den kommunövergripande budgeten och nämndsplanerna blir här viktiga styrdokument. Planera Aktiviteter planeras av förvaltningsledning, verksamheter och enheter. I verksamhetsplanen som är kopplad till målstyrningen beskrivs aktiviteterna, vem som är ansvarig och när olika aktiviteter påbörjas och avslutas. Adressering av mål och planerade aktiviteter dokumenteras i vårt digitala stöd för varje enskild verksamhet och enhet. Verksamheter och enheter har också möjlighet att komplettera med egna mål och indikatorer. Genomföra I själva genomförandet utför våra medarbetare de planerade aktiviteterna. Detta är ett viktigt steg i målstyrningen eftersom vi då ser till att vi agerar på de mål som organisationen sätter upp. Våra medarbetares kompetens och kreativitet är mycket betydelsefull för hur vi genomför våra aktiviteter. Organisationen finner också ett stöd i hur man ska agera utifrån de styrmedel som finns kopplade till de nio olika områdena - som vi har illustrerat som ett hus. Status för aktiviteter rapporteras löpande i verksamhetsplanen. Följa upp Graden av måluppfyllelse stäms av vid hel- och halvårsbokslut. Senaste värden (utfall) för tillhörande indikatorer kopplade till kommunövergripande mål och nämndsmål värderas. Hänsyn tas till omvärldsbevakning och resultat från kvalitetsstyrningen. Dialog kring resultaten och analysen sker bland annat i resultatsamtal mellan chefer, på ledningens genomgång och på årets första dialogmöte med politiken som vi kallar året som gått. Genom uppföljningen ges signaler som kan innebära förändringar och nya prioriteringar i den kommande budgeten. Här finns alltså en tydlig koppling mellan uppföljnings- och prioriteringsprocessen. 17

18 Kvalitetsstyrning Kvalitetsstyrning handlar som vi tidigare beskrivit om hur vi genomför vårt grunduppdrag och i vilken grad vi lever upp till kommuninvånarnas krav på kvalitet i vår service och våra tjänster. I kommunen ska vi arbeta för ständiga förbättringar och förnyelse. Kvalitetsstyrning är att göra verksamheten bättre och använda resurserna på bästa sätt. Det är ett ständigt pågående arbete både i årliga processer, men också dagligen i vårt löpande arbete. Kävlinge kommuns kvalitetshjul visar hur kommunen bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete. Åtgärda Planera Genomföra Det systematiska kvalitetsarbetet omfattar bland annat följande: Medborgar- och brukarenkäter som mäter hur nöjda kommuninvånarna är med verksamheterna. Synpunkts- och klagomålshantering, Åsikt Kävlinge. Benchmarking med riket och jämförbara kommuner. Verksamheternas nyckeltalsuppsättningar. Servicelöfte och kundlöfte som tydliggör för kommuninvånarna vilka tjänster som levereras och vilka kvalitetsnivåer som garanteras. Intern kontroll. Arbetsmiljö- och medarbetarenkäter. Insyn, dialog och samverkan med brukare och medborgare. Kommunikation av resultat till kommuninvånare och medarbetare. Omvärldsbevakning. Belöningssystem där årets chef, medarbetare och aktivitet utses. Följa upp Kvalitetssäkra Ständiga förbättringar Kilen på bilden illustrerar att det är viktigt att säkra kvaliten, så att man inte gör samma fel igen. På så sätt skapas ständiga förbättringar. Du kan läsa mer om vårt kvalitetsarbete i våra riktlinjer för verksamhetsstyrning som omfattar ansvar och roller samt beskrivning av olika verktyg. En kvalitetsgrupp och en analysgrupp säkerställer att kvalitetsarbetet sker enligt kvalitetshjulet med mätningar och analyser av resultat som grund för ständiga förbättringar. 18

19 Vårt arbete med kvalitetsstyrning kan beskrivas i fyra steg Planera Genomföra Följa upp Åtgärda Verksamheterna planerar för olika insatser som är kopplade till kvalitetsstyrningen. En plan för vilka undersökningar och jämförelser som ska göras under året tas fram samt vilka acceptabla nivåer som gäller som utgångspunkter. Varje större undersökning ska ha en egen kommunikationsplan för att säkerställa att vi når ut med resultaten till kommuninvånare och medarbetare i hela organisationen. Varje verksamhet planerar också för vilka aktiviteter som ska genomföras utifrån sitt uppdrag och utifrån resultatet och analyser av genomförda mätningar och undersökningar. Under året genomförs de olika aktiviteterna som har planerats. Med en tydlig planering som grund ökar förutsättningarna för ett genomförande som fungerar väl. Vissa åtgärder kan göras omedelbart och andra kräver längre omfattande planering. Medarbetare i verksamheterna hjälps åt för att genomföra de insatser som krävs för att säkerställa att brister och avvikelser rättas till. Vi behöver kontinuerlig kunskap om brukares önskemål, behov och synpunkter för att kunna utveckla verksamheten. För att upptäcka brister och avvikelser måste verksamheterna mäta resultat. Det handlar om att få en bild av vilken kvalitet man levererar genom att sammanställa resultat och analyser av undersökningar, indikatorer, nyckeltal, enkäter, servicelöften, kundlöften, intern kontroll, åsikter från kommuninvånare etc. Kommunens gemensamma analysmodell, analystrappan, ger en praktisk vägledning i bedömningen av det egna resultatet. I denna ingår att göra Genom att följa upp och identifiera avvikelser i kvaliteten drar man slutsatser om det är möjligt att direkt göra åtgärder. Om inte omedelbara åtgärder är möjliga tillförs resultaten av analysen målstyrningen och användas som underlag för formulering av långsiktiga mål och förändringar. Året som gått, ledningens genomgång och resultatsamtal är viktiga forum för dialog kring resultatuppföljning från kvalitetsstyrningen. Det är i dessa forum som vi gör en samlad bild och värdering av resultat och analys både från kvalitetsstyrningen och målstyrningen. jämförelse både med sig själv och med andra som har lyckats bättre i något avseende. 19

20 Samspelet mellan struktur och kultur Samspelet mellan struktur och kultur I Kävlinge jobbar vi aktivt med att skapa en vi-känsla i organisationen, något som både idag och i framtiden kommer att känneteckna vår organisation. En känsla som handlar om att skapa en gemensam organisationskultur i samspel med den struktur vi bygger upp i organisationen. Struktur På enklaste sätt kan man beskriva strukturen i vår organisation som det som finns nedskrivit och som används för att beskriva vad vi gör. Det handlar ofta om att skapa ordning och reda. Struktur byggs till exempel utifrån organisationsstruktur, reglementen, policys, strategier, riktlinjer, handlingsplaner, regler, rutiner, mål, processbeskrivningar, system, regelverk eller dokumentation. Strukturer i organisationen kan förändras relativt snabb och måste vara tillgängliga och enkla att förstå för alla medarbetare. Organisationskultur tar till skillnad från strukturen lång tid att förändra. Vårt värdegrundsarbete säkerställer att vi ständigt arbetar med vår kultur. Samspelet Att ha ambitionen att sträva mot ständig utveckling och bättre resultat är att delta i en resa utan slut där de strukturer och den gemensamma organisationskultur vi skapar kommer påverka hur kommuninvånarna upplever att vi genomför vårt grunduppdrag och bedriver olika förändringsarbeten. När kultur och struktur är i samspel har vi optimala förutsättningar att arbeta med utveckling och nå bra resultat. För att illustrera samspelet mellan struktur och kultur i vår organisation har vi ritat en modell i form av ett hus för att tydliggöra sambanden och påminna oss om att det är viktigt att ständigt reflektera kring vad som påverkar oss som medarbetare. Kultur Hur vi förhåller oss till struktur i organisationen är en del av vår organisationskultur som också tills stor del byggs upp av värderingar, värdegrundsarbete, ledarskap, medarbetarskap, kommunikation, sammarbete, vårt förhållningssätt till varandra, attityder, symboler, ritualer, vår gemensamma lagtröja etc. Styrmedel Huset illustrerar att det i vårt dagliga genomförande av vårt grunduppdrag och vårt förändringsarbete finns ett samspel mellan kulturella och strukturella styrmedel. Ett styrmedel är något som påverkar organisationen och dess medarbetare att agera på ett visst sätt i relation till de resurser man har. 20

21 Några exempel på styrmedel är: Ekonomi - budget dokument, ekonomiska styrprinciper, attestordning, intern kontroll. Personal - personalstruktur, belöningssystem, medarbetarpolicy, ledarskapspolicy. Organisation och verksamhet - organisationsstruktur, roll- och uppdragsbeskrivningar, ansvarsfördelning, delegationsordning. Ledarskap, medarbetarskap, kommunikation - vårt förhållningssätt inom ledarskap, hur vi kommunicerar och samarbetar, medarbetarsamtal, intranät, webbsida, kommunikationspolicy. Struktur Kultur Värdegrund - värdegrundsord, värdegrundsledare, handlingsplaner för att arbeta med värdegrund Resultat och gemensamma förhållningssätt. Medborgardialog - Åsikt Kävlinge, medborgardialogmöten och dagliga kontakter med våra kommuninvånare. Naturligvis finns det många fler styrmedel i vår organisation och varje område av huset har sina egna. Det vik- Medborgardialog Brukardialog Utveckling Ledarskap, medarbetarskap, kommunikation och samarbete Värdegrund Kvalitet Medarbetaren tiga är att alla styrmedel som tas fram i organisationen samverkar så att vi skapar en balans i vår styrning. Ekonomi Personal Miljö Organisation och verksamhet 21

22 Goda resultat ingen slump År 2010 var alla chefer med och tog fram förslag på hur vi skulle kunna bli mer framgångsrika. En gemensam lagtröja ansågs som en bidragande framgångsfaktor då vi påbörjade vårt gemensamma utvecklingsarbete. Det är lagarbetet som gör oss framgångsrika och vi vill att Kävlinge kommun ska kännetecknas av öppenhet, engagemang och utveckling som också är budskapen i vår värdegrund. En annan framgångsfaktor är en lyckad ekonomistyrning på alla nivåer där vi sedan början av 90-talet, tillhört Sverigetoppen när det gäller en stabil ekonomi. God ekonomi skapar möjlighet till bra verksamheter och service. Goda insatser både uppmärksammas och belönas genom vårt belöningssystem där årets medarbetare, chef och aktivitet utses. Både politiker och chefer i vår organisation har ett ansvar för att sprida kunskap om våra politiska målsättningar och hur vi ska arbeta för att uppnå dessa. Medarbetarnas engagemang och kompetens är nyckeln till nöjda kommuninvånare och kunder. Kvaliten uppstår i mötet mellan den som får service och kommunens medarbetare. Det är i dessa möten som värden skapas. Vi ligger bra till inom de flesta verksamhetsområden i jämförelse med andra kommuner. Detta tror inte vi är en slump utan det bottnar i flera års strategiskt arbete inom ledning, styrning och uppföljning och det är detta arbetssättet som är en viktiga förutsättning för att kunna leverera en god kvalitet till våra kommuninvånare. 22

23 23

24 Årshjul för verksamhetsplanering Verksamhetsplaner färdiga - enhetschefer Internbudgetar färdiga Internkontroll uppdrag rapporteras Dec Jan Bokslut/Årsredovisning inkl mål; internkontroll, kundlöften Verksamhetsplaner färdiga - verksamhetschefer Uppstart budgetdialog Året som gått (feb maj) Nov Feb Kvartalsrapport jan-mars Okt Mars Kvartalsrapport jan sep Nämndsplaner beslutas Sep April Kommundirektör föreslår budgetramar Årsredovisning fastställs av kommunfullmäktige Aug Maj Juli Juni Avslutande budgetdialog Nämndernas arbete med nämndsplaner inkl nämndmål, intern kontroll och kundlöfte (juni/sep) Budget fastställs av kommunfullmäktige Delårsbokslut med måluppföljning per 30 juni 24

25 Ordlista Det är viktigt att vi är noga med vilka begrepp vi använder i olika sammanhang. Alla i organisationen ska känna till begreppen och veta vem som beslutar om vad. Aktivitet: En handling som beskriver vad som genomförs. Bidrar till att uppfylla de politiska målen. Aktiviteter ska vara konkreta, ansvarsfördelade och tidssatta. Brukardialog: Dialog med brukare av kommunens service och tjänster. Budget: Prognos för framtida planerade ekonomiska händelser. Enhetsmål: Egna mål som sätts på enhetsnivå i organisationen. God ekonomisk hushållning: Det ska både anges verksamhetsmål och finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Handlingsplaner: En konkret plan som styr arbetet. Handlingsplanen ska ge svar på frågor som när i tiden något ska göras, vad som ska göras och av vem. Fastställs av förvaltningen. Indikatorer: Mått som indikerar om målet kan anses vara uppfyllt. För uppföljningen av ett mål tas flera indikatorer oftast fram för att mäta till exempel förändring av resurser, prestationer, resultat eller effekter för att säkerställa om man nått målet. Intern kontroll: En process där den politiska nivån och verksamhetsnivån samverkar för att med en rimlig grad av säkerhet kunna säkerställa en ändamålsenlig verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten samt efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera. Kommunövergripande mål: Övergripande mål som beslutas av kommunfullmäktige för kommande mandatperiod. Kundlöften: Kundlöfte handlar om att tydliggöra för kommuninvånarna vilka tjänster kommunen levererar och vilka kvalitetsnivåer som garanteras. Kultur: Syftar på organisationskultur. Byggs upp av hur vi arbetar med värdegrundsarbetet, ledarskap, medarbetarskap, kommunikation, sammarbete, vårt förhållningssätt till varandra, attityder, symboler, ritualer, vår gemensamma lagtröja etc. Kvalitetsstyrning: Styrning som syftar till att åtgärda brister eller avvikelser i den dagliga verksamheten (grunduppdraget). Ledningens genomgång: Genomgång av resultat på olika organisatoriska nivåer i organisationen. Nyckeltal: Mått som mäter resultat och som inte är kopplade till kommunens målstyrning där de benämns som indikatorer. Medborgardialog: Dialog mellan kommuninvånare och politiker och är en metod att få kommuninvånaren delaktig och möjlighet att kunna påverka. Målstyrning: Genom målstyrningen skapar vi fokus på utveckling och samlar organisationen inför större övergripande förändringar. 25

26 Nämndsplan: Nämndsplanen fungerar som en beställning till verksamhetsorganisationen och utgör grunden för verksamheten. Den ska i huvudsak ange tydliga och mätbara mål för de verksamheter som nämnden har ansvar för. Det ska tydligt framgå vad som krävs för att man ska ha uppfyllt målen. Policy: En övergripande avsiktsförklaring som fastställs av kommunfullmäktige för att styra beslut och uppnå önskade mål. Reglemente: Bestämmelser som reglerar en verksamhet till omfång, inriktning och arbetsordning. Fastställs av kommunfullmäktige för nämnd och av nämnd/ styrelses inom nämnd. Resultatsamtal: En regelbunden och systematisk uppföljning av resultaten i ett dialogsamtal mellan två chefer på olika organisatoriska nivåer. Resultatstyrning: Styrning som lägger fokus på resultat genom att utvärdera och jämföra resultaten. Riktlinjer: En arbetsmetodik som organisationen rekommenderar och som fastställs av förvaltningen. Verksamhetsplan: Dokument som beskriver planerad verksamhet. Upprättas för varje verksamhetsår i vårt it-stöd Hypergene. Verksamhetsmål: Egna mål som sätts på verksamhetsnivå i organisationen. Verksamhetstyrning: Begrepp som sammanfattar all form av styrning som ledningsgrupper på olika nivåer i organisationen bedriver. Delas huvudsakligen upp i målstyrning och kvalitetsstyrning. Värdegrund: Organisationens ledord som beskriver den kultur som ska känneteckna medarbetare i mötet med våra invånare, brukare och mot varandra. I Kävlinge kommun ska vi stå för öppenhet, engagemang och utveckling. Året som gått: Genomgång för politiker som genomförs en gång om året. Genomgången fokuserar på vilket resultat kommunen åstadkommit föregående år. Dialogen inleder budgetprocessen. Årsredovisning: En sammanställning av organisationens räkenskaper för ett räkenskapsår samt en återrapportering kring uppföljning av mål och indikatorer. Servicelöfte: Vårt löfte till kommuninvånarna när det gäller tillgänglighet och bemötande. Strategi: Anger vägen till målet och beskriver det sätt man ska uppnå målen på och fastställes av nämnd/styrelse. Struktur: Struktur byggs till exempel utifrån organisationsstruktur, reglementen, policys, strategier, riktlinjer, handlingsplaner, regler, rutiner, mål, processbeskrivningar, system, regelverk eller dokumentation. Systematiskt kvalitetsarbete: Arbetsmetod där verksamheten systematiskt och kontinuerligt planerar, genomför följer upp och åtgärdar brister. 26

27

28 Struktur Kultur Kävlinge kommun Kullagatan 2, Kävlinge