Leksands ridklubb PM

Transkript

1 Leksands ridklubb PM Plats: Klubblokalen, Styrsjöbo Tid: 11 mars 2012, klockan Sändlista Närvarande: Per-Erik Ingels Katrinne Bylund Ted Danielsson ted.dalanet.com Eva Grotander Björn Modén Lotta Svensson Inga Westlund Sara Evertsson, RC (ridklubben) Michelle Schwabe, US representant Frida Ingels, US suppleant (Närvarande punkt 1-4): Ulf Tegelmark, Revisor För kännedom: Jörgen Bond Annika Sund AnnMarie Brus, Revisor Publiceras på LRK hemsida Publiceras på LRK anslagstavla 1

2 Formalia 1) Mötets öppnande Per-Erik Ingels hälsade alla närvarande välkomna och förklarade styrelsemötet öppnat. 2) Val av protokolljusterare Utse Ted Danielsson till protokolljusterare 3) Fastställande av dagordning samt anmälan av övriga frågor Lägga till punkterna; Plan för hästar och Annonsbladet Leksand.cc samt därefter fastställa förslaget till dagordning. Diskussionsärenden 4) Samverkan med revisorerna Styrelsen och en av revisorerna (Ulf Tegelmark) diskuterade lämpliga former för samverkan. Revisorernas uppdrag innebär att man, som medlemmarnas förlängda arm, ska granska styrelsens förvaltning av verksamheten, både ekonomiskt och i övrigt. Revisorerna ska därför ha full insyn i hela verksamheten. Den moderna synen på revision innebär att revisorerna även ska arbeta förebyggande, vara stödjande och hjälpsamma. Man ska alltså som revisor både bevaka och stödja styrelsen utan att för den skull vara med i styrelsearbetet. Revisorerna har skickat en skrivelse till styrelsen i samband med revisionen för räkenskapsåret 2011, Noteringar från revisionen (PM), bilaga 1, vilken gicks igenom. Att i styrelsens arbete ta hänsyn till revisorernas synpunkter och därmed lägga diskussionen till handlingarna. 2

3 5) Regler och rutiner när externa tränare verkar på klubbens anläggning Personalen har arbetat fram ett förslag till regler och rutiner när externa tränare använder klubbens anläggning för sin verksamhet. Sara föredrog förslaget för styrelsen. Att skicka nedanstående förslag till hopp, dressyr och fälttävlanssektionerna för diskussion och synpunkter. Skriftliga synpunkter ska vara RC tillhanda senast 8 april. Tränarverksamhet på Leksands Ridklubbs anläggning: När man bedriver tränarverksamhet på Leksands Ridklubbs anläggning tas en avgift ut på 50 kr/ timme. Avgiften gäller alla som håller lektion eller träning för andra mot betalning på LRK's anläggning. Som tränaren ansvarar du för att avgiften betalas till klubben. Svensk skattelagstiftning skall följas. Träningarna skall ske i överenskommelse med och i enlighet med LRK's riktlinjer och egen verksamhet. Anläggningen är samtidigt öppen för andra ryttare med anläggningskort. Ryttare som tränar för tränaren ska ha tecknat anläggningskort hos LRK. 6) Ridhusprojektet Hur går vi vidare? Årsmötet gav styrelsen i uppdrag att arbeta vidare med att försöka åstadkomma ett nytt ridhus vid vår ridanläggning. Att uppdra till projektledaren för ridhusprojektet, Annika Sund, att till nästa styrelsemöte arbeta fram ett förslag till en projektplan för ett förstudieprojekt. Projektplanen ska innehålla förväntat resultat av förstudien, kostnad och tidplan för förstudien. Projektet önskas starta med kr från krafttagspengarna. 3

4 7) Skrivelse från Lessley Lessly har skrivit ett brev till styrelsen angående gott kamratskap på Leksands ridklubb. Att tacka Lessley för brevet, meddela Lessley att styrelsen delar hennes åsikter och att styrelsen kommer att verka för att intensionerna i brevet ska genomsyra all verksamhet på LRK. US hälsar att saken är löst. 8) Annonsbladet Leksand.cc Leksands ridklubb har erbjudits att presentera sig och sin verksamhet i annonsbladet Leksand.cc. Uppdra till Björn att till nästa styrelsemöte utforma ett förslag till underlag till en artikel i Leksand.se. Styrelsen enades om att lägga fokus på vuxenverksamhet och ungdomsverksamhet. Björn tar emot ideér och synpunkter. Informationsärenden 9) Rapport från US. Michelle redogjorde för US genomförda och planerade aktiviteter. Tacka för rapporten, och lägga den till handlingarna. 10) Rapport från Ridskolechefen. Sara rapporterat att: Vi är nu i full gång med samarbetet med skolorna Sammilsdal samt Åkerö. Sammilsdalskolan idrottsprofil elevens val har verksamhet med oss på tisdagar em. samt torsdagar fm. Det är flera föräldrar till eleverna på skolan som är involverade och hjälper till, så alla pass hålls inte av våra instruktörer. Åkerö skola har elevens val hos oss på onsdagar fm. Dom ska sätta upp en teater med hästar som kommer visas för resten av 4

5 skolan i vårat ridhus under Vt. Arbetet med Flexibla gruppen från Åkerö fortsätter som vanligt på onsdagar em. Nya hemsidan är nu i bruk. Har ännu inte fått in varken bu eller bä. Bilen är nu besiktigad och klar och redo att sälja om vi vill? Pris? Transporten är besiktigad men bromsarna behöver justeras (tar ojämnt?). Är det värt det? Vad göra? Traktorn behöver repareras för ca kr. Ridlägren är färdigplanerade och ligger ute. Anmälningarna droppar in. Fortfarande inget klart med sommarbete, inget napp på annonsen. Jag har bokat in medarbetarsamtal med övriga anställda samt börjat ta fram underlag till arbetsbeskrivningar. Vi kommer att anordna en prova-på dag den 28/4 för personer med funktionsnedsättning. Vi får 5000 kr i bidrag från kommunen för att vi gör det. 169 ridande elever i grupperna. Vi har fått bidrag från idrottslyftet för att anordna fritids för barn en dag i vecka, men eftersom det just nu blir mer och mer på dagarna så är vi ännu inte klara med planeringen. Jag saknar originalprotokollen från januari och februari i år! Årsmötesprotokollet är justerat och klart, jag har bett Ulf maila det till mej så vi kan lägga ut det på hemsidan. Vi kommer att ha HLR-utbildning här på klubben den 3/4 kl för personal men även andra intresserade. Någon som vill/kan delta? Möte med alla sektionerna den 15/3 kl Vi ska då förtydliga deras uppdrag att ta fram verksamhetsplan och budget för deras sektion. Därefter kommer nytt möte hållas för att sammanställa till en gemensam verksamhetsplan med budget. Vi har planerat att i samband med krafttaget galan låta alla deltagare brain -storma om klubbens framtida visioner och mål. Datum för krafttaget galan är ännu inte bestämt, väntar på besked från Anne-Marie Brus. Marika och Sara kommer att gå kurs i ridlärarlagar 16/3. Sara önskar avtal med Ebba snarast. 5

6 Uppdra till Sara att sälja bilen Avvakta åtgärd på transporten Uppdra till Inga att undersöka olika lösningar för att leasa/hyra en transport Per-erik ser till att avtal med Ebba fixas snarast. Trehjulingen ska bort på sikt. och därmed tacka för rapporten, och lägga rapporten till handlingarna. 11) Rapport angående investeringsbidrag från Leksands kommun. Punkten bordlades. 12) Ekonomisk rapport. Punkten bordlades. 13) Rapport från utbildningsansvarig. Inga rapporterade om två arrangemang: Klubbkonferens Ridsporten och skattelagstiftningen 31/3 kl , Fornby folkhögskola Ny i styrelse och valberedning 19/4 kl , DRF kansli Insjön Att Per-Erik Ingels och Eva Grotander deltar för LRK s räkning på klubbkonferensen den 31 mars Ridsporten och skattelagstiftningen. Att eventuella intresserade av utbildningen den 19 april Ny i styrelse och valberedning kontaktar Inga. 6

7 Beslutsärenden 14) Distriktsårsmöte söndag 25 mars kl Fornby folkhögskola LRK är berättigade till två ombud på årsmötet. Alla medlemmar är välkomna att delta. Uppdra till Per-Erik Ingels att utse ombud för LRK på distriktets årsmöte. 15) Prenumeration på distriktsnytt Distriktsnytt skickas ut gratis av distriktet till utbildningsansvarig och till ridklubben. Ytterligare exemplar kan beställas till en kostnad av 240 kr/prenumeration. Utöver de två gratisprenumerationerna, inte prenumerera på distriktsnytt. Per-Erik scannar in distriktsnytt och mailar ut den intresserade. Klubbens ex kommer att sitta på anslagstavlan i klubbhuset. 16) Styrelsens uppdrag På föregående styrelsemöte beslöt styrelsen att sammanfatta diskussionen i protokollet och därefter ta upp frågan för fastställande av styrelsens uppdrag på nästa styrelsemöte. Fastställa nedanstående skrivning angående styrelses syn på sin roll och sitt uppdrag. Styrelsens fyra huvudområden: Styrelsens strategiskt styrande roll, innebärande att med utgångspunkt från en samlad bild av medlemmarnas intentioner bryta ner till gällande verksamhetsidé, mål, strategi och organisation i syfte att uppfylla det samlade kollektivets (dvs. medlemmarnas intresse) Styrelsens kontrollfunktion, innebärande att fortlöpande följa upp och utvärdera verksamhetens prestationer mot uppsatta mål, övervaka att föreningens finansiella 7

8 ställning och riskexponering är tillfredsställande samt tillse att redovisning och finansförvaltning håller hög kvalitet och kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsens informationsuppgift, innebärande att tillse att rapportering till medlemmar, marknad och omvärld i övrigt ger en korrekt, rättvisande och fullständig bild av föreningens utveckling, lönsamhet, finansiella ställning och risker. Styrelsens ansvar för föreningens verkställande dagliga ledning/rc, innebärande att vid uppkomna behov stötta och finnas tillhands för att stärka ledningsfunktionen både vad gäller personella - likväl som inför praktiska beslut. Styrelsens uppdrag: Förutom det som framgår av stadgarna ser styrelsen nedanstående som sitt uppdrag. Styrelsens skall: Ansvara för strategisk planering och att driva frågor om utveckling av verksamheten Svara för föreningens verksamhet och tillvarata medlemmarnas intressen och därmed verka för att beslut gagnar föreningens uppsatta mål. Tillse att räkenskaper föres samt att upprätta verksamhets- och förvaltningsberättelser samt tillställa dessa till revisorer för granskning. Efter att val av ordförande samt ledamöter fördela ansvarsposter enligt fastställd och antagen organisationsplan. Upprätta alt/och befästa redan beslutade långsiktiga strategier för utveckling av föreningens verksamhet. Övergripande fatta beslut om förvaltning av föreningens medel och/eller nyinvestering under verksamhetsåret. Se till arbetsmiljöregler för anställda och ridande följer lagar och fastställda regler för en ridskoleverksamhet. Verka för högsta möjliga säkerhet i hantering av hästar och elever/ridande inom anläggningen och på ridbanor. Arbeta nära medlemmarna och ständigt ställa frågor/ aktivt lyssna in utan att föregå beslut i styrelsen för att bidra till en öppen och konstruktiv dialog. Att vara synliga och synliggöra styrelsens uppdrag. 8

9 17) Styrelsens mål för 2012 På föregående styrelsemöte beslöt styrelsen att sammanfatta diskussionen i protokollet och därefter ta upp frågan för fastställande av styrelsens uppdrag på nästa styrelsemöte. Fastställa nedanstående skrivning angående styrelses mål för Innan juni månads utgång arbeta fram, och på ett allmänt möte fastställa, en verksamhetsplan med korresponderande budget för 2012 års verksamhet. Innan juni månads utgång arbeta fram, och på ett allmänt möte fastställa, en långsiktig målbild för föreningen. Fortsätta upprustningen av vår ridanläggning. Ha sett över befintliga och i förekommande fall tagit fram nya relevanta styrdokument för LRK och fastställt dessa innan året är slut Definiera mål för antal uppsittningar och även att mål som fler ridande inom valda målgrupper. Bli en alltmer professionell aktör inom ridsport på orten/inom länet. Att information om beslut når ut till medlemmar i rätt tid så att vi ökar delaktighet och därmed ökat engagemang bland ridande allt för föreningens bästa. 18) Styrelsens arbetssätt På föregående styrelsemöte beslöt styrelsen att sammanfatta diskussionen i protokollet och därefter ta upp frågan för fastställande av styrelsens uppdrag på nästa styrelsemöte. Fastställa nedanstående skrivning angående styrelses arbetssätt. Tydlig organisation, tydliga tids och resurssatta beslut Struktur dvs. rätt instans beslutar i rätt fråga Långsiktighet är styrelsens tidsperspektiv Styrelsen beslutar inte i operativa frågor då dessa delegerats till RC alt sektion. Styrelsens ledamöter skall arbeta med taktisk och strategisk styrning och uppföljning. 9

10 I styrelsen arbetar vi för medlemmars intressen Väl underbyggda beslut. Trovärdig löpande ekonomisk uppföljning samt ordning och reda Kallelsen med förslag till dagordning mailas ut till ledamöterna senast 7 dagar före mötet. Kallelsen publiceras även på hemsidan. Alla beslutsärenden ska ha fullgott underlag i handlingarna som följer med kallelsen samt förslag till beslut. Styrelsemöten skall normalt vara öppna för alla medlemmar Protokoll ska vara skrivna inom 3 dagar efter mötet samt justerade inom 5 dagar efter mötet. Kopior på protokoll ska distribueras till alla styrelseledamöter och ersättare, US representanter, RC och revisorer så snart de är justerade PM från styrelsemötet på ska publiceras på hemsidan och på klubbens anslagstavla inom 7 dagar efter mötet. Originalprotokoll lämnas till Sara som arkiverar på klubben. Förtydliga lönsamhetsmål genom att ha nyckeltal för att styra verksamheten. Formalia 19) Mötets avslutande Per-Erik tackar deltagarna och förklarar mötet för avslutat. 10