Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI), CBRN-skydd och säkerhet i Umeå, den 17 mars 2009.

Transkript

1 Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI), CBRN-skydd och säkerhet i Umeå, den 17 mars Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. Krigsarkivet anser att FOI ska fortsätta arbetet med att ta fram ett tillämpningsbeslut till RA-FS 1999:1, Riksarkivets förskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, och samtidigt fastställa regler för hur projekt- och forskningshandlingar hanteras och arkiveras (avsnitt 7 nedan). 2. FOI ska, i enlighet med RA-FS 1994:2, med ändring RA-FS 2003:2, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om upptagningar för automatisk databehandling, 5 kap., (från den 1 juli 2009 RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, 3-5 kap.), fastställa en plan för långtidslagring för personalrekryteringssystemet Easycruit och andra system som innehåller bevarandehandlingar (avsnitten 3 och 6). 3. CBRN-skydd ska, i enlighet med RA-FS 1996:4, med ändring RA-FS 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, se till dess diarieförda handlingar erbjuds ett tillfredsställande skydd mot brand, skadlig fukt m.m. (avsnitt 4). 4. FOI ska utarbeta ett tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6, med ändring RA-FS 1997:6, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (avsnitt 5). 5. CBRN-skydd ska, i enlighet med RA-FS 1991:1, med ändring RA-FS 1997:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, 3 kap., gå igenom Markkulaarkivet och de övriga samlingar med vetenskapliga artiklar med tillhörande register som förvaras i arkivlokalerna och fastställa om de ska tas till vara för arkivering. Om man finner att de saknar intresse för framtida forskning och för myndighetens egen verksamhet kan FOI hemställa om gallring av dessa handlingar. Också övriga handlingar nedställda av CBRN:s forskare ska gås igenom, och handlingar av intresse för framtida forskning ska arkiveras och förtecknas. (Avsnitt 5) Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna eller planerade åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 31 oktober Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet har inspekterat arkivvården vid CBRN-skydd och säkerhet i Umeå den 17 mars 2009 vid en inspektion som var väl förberedd av FOI. Föregående inspektion ägde rum den 7 oktober Föreläggandena ovan riktar sig både till CBRN-skydd i Umeå och till FOI centralt.

2 Krigsarkivet har nu vid minst två tillfällen inspekterat samtliga delar av FOI, såväl den centrala ledningen i Kista som kontoren i Umeå och Linköping. Samma förelägganden har givits gång efter gång. På flera punkter har en förbättring av arkivvården skett, vilket är mycket glädjande exempelvis presenterades 2009 i Umeå en sammanställning över FOI:s adb-system. Likaså har åtminstone en del av Markkulaarkivet gåtts igenom och förtecknats. Ordningen bland de registrerade handlingarna har dessutom vid de olika inspektionerna varit god. Centralt har på senare tid förmärkts en vilja att ta itu med de mest överhängande problemen inom myndigheten. Krigsarkivet såg med tillfreds-ställelse att utredningar under hösten 2008 drogs i gång för att inventera FOI:s forskningshandlingar och för att fastställa ett tillämpningsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det går dock inte att komma ifrån intrycket av att utvecklingen på arkivområdet sker på ett ryckigt och föga planlagt sätt. På flera punkter finns allvarliga brister, inte minst vad gäller styrningen och redovisningen av projekt- och forskningshandlingar. Krigsarkivets uppfattning är att problemen till stor del kan härledas till frånvaron av en kontinuerlig tillgång till arkivresurser. Samtliga myndigheter under Försvarsdepartementet, FOI undantaget, har idag minst en arkivarie anställd, och en positiv utveckling förmärks på de flesta håll. Det är Krigsarkivets förhoppning att FOI finner ett sätt att erhålla denna kontinuerliga tillgång till arkivariekompetens för att möta de krav som ställs i arkivlagen och i Riksarkivets författningar. Förutom att inventera och redovisa myndighetens forskningshandlingar kommer man också under den närmaste tiden att ställas inför problemet att anpassa FOI:s arkivredovisning till Riksarkivets nya föreskrift RA-FS 2008:4, som förutsätter att varje statlig myndighet upprättar en klassificerings-struktur innehållande alla de verksamhetsområden och processer som förekommer hos myndigheten och att logiska samband upprättas mellan de handlingstyper som förekommer inom en process. Klassificeringsstrukturen ska sedan ligga till grund för arkiveringen av myndighetens handlingar. Inspektion. 1. CBRN-skydd och säkerhet. Chefen för CBRN-skydd redogjorde först för verksamheten. Institutionen, där verksamheten till en del är förlagd till Karolinska institutet i Stockholm/Solna, hette tidigare NBC-skydd men bytte till CBRN år Förkortningen står för kemiska, biologiska, radioaktiva och nukleära ämnen. Jämte institutionschefen finns ansvariga för marknad, produktion och ekonomi. Idag beskrivs verksamheten i sju stycken verksamhetsområden (ett sådant kan vara kemiska ämnen), vilka delvis ersatt institutionerna och avdelningsstrukturen; ett annat använt begrepp är kompetensklossar. I Umeå finns ca 140 anställda, av vilka närmare hälften är disputerade forskare. Till CBRN:s produkter hör: - hot- och riskanalyser (internationell säkerhet, spridning av ämnen), - CBRN detektion, provtagning och analys (t.ex. mobila fältlaboratorier), - miljöfrågor (t.ex sanering av flygbaser i andra länder), - CBRN skydd, medicinskt och fysiskt. Till sin hjälp har man olika teknikplattformar, t.ex. försöksområdet (på FM SkyddsC) och P3- laboratoriet, som bl.a. arbetar med kemiska stridsmedel och radioaktiv strålning. 2. Forskningsstöd. Forskningsstöd (FS) har sitt huvudkontor i Kista och innefattar exempelvis ekonomi,

3 personaladministration och IT. Totalt sysselsätter FS 166 medarbetare, av vilka 13 återfinns i Umeå. FOI:s avdelningar köper förskningsstöd av FS, och FOI strävar efter att minska detta beroende. Exempelvis upphörde Umeås inköpsverksamhet år Personal- och ekonomiadministration. Rapporter. I Umeå finns personalakter över aktuell personal och förvaras i ett valv (se nedan). Endast annonser diarieförs, i övrigt finns all information digitalt i FOI:s system för rekrytering Easycruit, även ansökningshandlingar. Gallringsföreskrifter saknas för detta system. När anställning skett tar Palasso över. Lokalt förvaras fakturor, kundreskontra m.m. i Umeå. Fakturor tillhöriga EU-projekt förvaras under längre tid än tio år, och en del av dessa projekt diarieförs också. Alla rapporter från de olika projekten arkiveras i Kista. Övertaliga exemplar av CBRN:s rapporter förvaras lokalt, se avsnitt Registratur och ärendehantering. FOI har nyligen infört ärendehanteringssystemet Platina men ännu i en ganska blygsam omfattning. Handläggarna kommer successivt att läggas in i systemet, men detta har ännu inte skett. Endast ett par timmar per dag åtgår till registrering i Umeå och utförs av registrator och hennes vikarie. Mycket få ärenden diarieförs vid CBRN idag, och det mesta inkommer direkt till de olika projekten, ofta via mail. Ambitionen är att projekthandlingar ska ingå i Platina i framtiden, inklusive vissa arbetshandlingar. Personalen får viss information om hantering av allmänna handlingar när de anställs. Det uttrycktes att det är svårt att få handläggare att diarieföra på ett korrekt sätt. Mycket få utlämnanden av allmänna handlingar förekommer vid CBRN. Hos registrator finns, i god ordning, diarieförda handlingar från 2005 och framåt, liksom en del minnesanteckningar från lokala möten. Förvaringen, med sin brist på skydd mot brand, skadlig fukt m.m., uppfyller dock inte kraven i Riksarkivets föreskrifter 1996:4, med ändring 1997:3, om planering, utförande och drift av arkivlokaler. 5. Arkivlokaler och arkivhandlingar. I det s.k. valvet, som förefaller uppfylla de tekniska krav på brandsäkerhet, skydd mot fukt etc. som uppställs i ovan nämnda RA-FS 1997:3, förvaras personalakter samt överex. av hemliga rapporter. I rum nr 6, som inte är en godkänd arkivlokal, återfinns kvarvarande inköpshandlingar, vilka torde kunna översändas till centralarkivet i Kista. Här finns också gallringsbara räkenskapshandlingar som verifikationer och kund- och leverantörsreskontra samt Markkulaarkivet, som fortfarande inte är färdigförtecknat. Handlingarna, som innehåller artiklar från tidskrifter m.m., är boxlagda och etiketterade, men registren förvarade i plåtskåp har ännu inte förtecknats. CBRN avser att hyra in arkivhjälp för detta ändamål. Det kan dock diskuteras huruvida dessa handlingar har ett framtida forskningsvärde. CBRN har funnit att mycket av materialet kan återfinnas på internet, men möjligen kan underrättelsematerial från attachéer och liknande ha ett visst historiskt värde. Frågan om materialets bevarande bör ytterligare utredas. Öppna rapporter (ej arkivex.) står uppställda i en källarkorridor. I ett förråd, utfört som ett skyddsrum, förvaras överex. av rapporter, böcker samt handlingar nedställda av CBRN: s forskare. De sistnämnda ska gås igenom, och handlingar som belyser verksamheten och kan bli av intresse för framtida forskning ska ordnas och förtecknas. I tidskriftsssamlare

4 finns särtryck med vetenskapliga artiklar, och en liknande serie återfinns i ett skåp, i båda fallen med tillhörande registerkort. CBRN ska gå igenom dessa och utreda om de bör tas tillvara för arkivering. Anmälningar till symposier bör kunna gallras om FOI tar upp dem i ett tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6, med ändring RA-FS 1997:6, om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Däremot ska protokollen från symposierna bevaras. 6. IT-enheten. Enheten i Umeå har endast två anställda, vilka framför allt sköter driften av adb-systemen samt bemannar en Help Desk. Vid inspektionen överlämnades en förteckning över FOI: s gemensamma adb-system. Utöver dessa finns ett fåtal lokala system hos CBRN. Identity Management är ett nytt system kopplat till flera av de andra systemen, som samordnar informationen i dessa. Forskare vid CBRN har tillgång till utrymme på servern för lagring av forkningsmaterial och underlag till rapporterna. I enlighet med vad som sägs nedan i avsnitt 7 ska detta material upptas i ett tillämpningsbeslut till RA-FS 1999:1. 7. Projekthandlingar. Vid tidigare inspektioner hos FOI har Krigsarkivet noterat önskvärdheten av att arkivera projekthandlingar och forskningsmaterial i en utsträckning som tillgodoser behovet av information för framför allt framtida forskning. I arkivlagen (1990:782) 3 framgår att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. I inspektionsrapporten efter inspektion av FOI Umeå den 7 oktober 2003 förelades FOI att redovisa sina arkivhandlingar inklusive de projekthandlingar som tagits om hand för arkivering. Efter inspektion av arkivvården hos FOI Kista den november 2007 ålades FOI att i ett tillämpningsbeslut till RA-FS 1999:1 ange vilka forskningshandlingar som ska gallras och vilka som ska bevaras. Hanteringen av forskningshandlingar behandlas i RA-FS 1999:1, Riksarkivets förskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet. Här meddelas att myndigheter under vissa förutsättningar får gallra handlingar som inkommit eller upprättats i deras forskningsverksamhet. Handlingar som undantas från gallring är främst sådana som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i respektive forskningsprojekt samt handlingar som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde, värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskaps-, kultur- eller person-historiskt värde eller som bedöms vara av stort allmänintresse. Myndigheten ska besluta om tillämpning av gallringsföreskriften, d.v.s. fastställa tidpunkt för gallring och därvid beakta att forskningsresultat av respektive projekt har redovisats, att rimlig tid förflutit för att det ska ha funnits möjlighet att granska handlingar för att verifiera forskningsresultat samt att ekonomisk redovisning har skett. Exempel på handlingar som ska undantas från gallring anges i bilaga till RA-FS 1999:1. Frågan om projekt- och forskningshandlingars arkivering blev även föremål för diskussion vid den nyss genomförda inspektionen hos CBRN i Umeå. FOI upprättade hösten 2008 genom en arkivkonsult ett förslag till tillämpningsbeslut till RA-FS 1999:1. Krigsarkivet tog med tillfredsställelse del av detta förslag men fann att det behövde utvecklas i vissa avseenden. I förslaget görs en inventering av vilka handlingar som förekommer i forskningsverksamheten. Den baseras på stickprov ur diariet, och handlingarna spårades

5 sedan i forskarpärmar och genom intervjuer. Det visar sig att ett fyrtiotal handlingstyper kan ingå i projektdokumentationen, medan ett mindre antal handlingar också diarieförs (t.ex. anbudsinfordran, ansökan om forskningsmedel, konsekvensbedömningar, korrespondens, patentansökningar och projektplan). Vid inspektionen meddelades att forskningsunderlag dokumenteras i de s.k. D-rapporterna. Ett undantag utgör hemligt underlag som endast lämnas över till uppdragsgivaren, t.ex. MUST (Militära underrättelse- och säkerhetstjänsten). Det är kutym i forskarvärlden att spara grunddata i fem år så att resultatet ska kunna verifieras. Vidare finns en mall för hur projektpärmarna läggs upp. Krigsarkivet anser att FOI ska fortsätta arbetet med att ta fram ett tillämpningsbeslut till RA-FS 1999:1 och samtidigt fastställa regler för hur projekthandlingar hanteras och arkiveras. Datum som ovan Peter Nordström 1. arkivarie