DELEGATIONSBESTÄMMELSER OCH BEFOGENHETSPLAN FÖR REGIONFÖRBUNDET JÄMTLANDS LÄN

Transkript

1 1(10) James Winoy Verksamhetsstöd internt och externt Dnr: Tfn: E-post: DELEGATIONSBESTÄMMELSER OCH BEFOGENHETSPLAN FÖR REGIONFÖRBUNDET JÄMTLANDS LÄN Antagen av Regionstyrelsen Allmänt Styrelsen har under de förutsättningar som anges i 6 kap Kommunallagen rätt att delegera beslutanderätt i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden till utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos regionförbundet. ionsbeslut skall fattas med ledning av de policys och riktlinjer som regionförbundet antagit. n som delegeras till ledamot, ersättare eller anställd kan av delegaten hänskjutas till styrelsen om ärendets beskaffenhet påkallar det. ionsbeslut skall anmälas vid styrelsens nästa sammanträde. Beslut som meddelats med stöd av vidaredelegering behöver inte anmälas till styrelsen. Delegering Styrelsen uppdrar till STYRELSENS ORDFÖRANDE MED VICE ORDFÖRANDENA SOM ERSÄTTARE att besluta i n som är så brådskande att styrelsens avgörande inte kan avvaktas. REGIONRÅDEN VAR FÖR SIG att besluta om Regionförbundets representation. STYRELSENS ORDFÖRANDE att besluta om 1. Innehav av betalkort, datautrustning och mobiltelefon för förtroendevalda i regionförbundet 2. Deltagande i kurser, konferenser och liknande för förtroendevalda i styrelsen 3. Innehav av betalkort för regiondirektören.

2 2(10) 4. Utfärda instruktioner till ombud i bolag och andra organisation där regionförbundet är ägare eller medlem om inte regionstyrelsen kan utfärda sådana. 5. Om varken ombud eller ombudsersättare i ett bolag eller en förening är förhindrade att närvara på en stämma utse annat ombud STYRELSENS ORDFÖRANDE MED FÖRSTE OCH ANDRE VICE ORDFÖRANDE SOM ERSÄTTARE MED KONTRASIGNERING AV REGIONDIREKTÖREN Firmateckning, underteckna skrivelser, avtal och andra handlingar. (se punkt 13, 20.) REGIONDIREKTÖREN Att besluta i nedanstående ärenden eller grupper av ärenden. Beslutanderätten får vidaredelegeras utom i de fall där hinder mot det särskilt angetts. Avskrivning av fordringar på mindre än åtta basbelopp Omfördelning av anslag i resultatbudget Utse attestanter mm enligt attest och utbetalningsreglemente Anta anbud och teckna avtal Upphandling av inventarier upp till kr Regionförbundets representation Rättegångsombud och tvister om fordringar 1. Ge fullmakt till ombud att föra regionförbundets talan inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättning av skilda slag, får inte vidaredelegeras 2. I mål eller ärenden på regionförbundets vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal, får inte vidaredelegeras Mark och Lokaler 3. Arrende av mark för verksamhetens behov 4. Hyra av lokaler för verksamhetens behov Personalpolitik 5. Teckna kollektivavtal med personalorganisationerna i frågor som rör förhållandet mellan regionförbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare 6. Besluta om stridsåtgärder Kollektivtrafik 7. Fatta beslut om särskild kollektivtrafik(sjukresor, färdtjänst och riksfärdtjänst) i enlighet med uppdragsavtal med kommuner och landsting

3 3(10) Skolverksamhet 8. Verksamhetsberättelse till Folkbildningsrådet 9. Kvalitetsredovisning till Folkbildningsrådet Projekt 10. Medfinansiering inom fastställd målsättning upp till kronor 11. Underteckna ansökan om projektmedel där beslut är fattat av regionstyrelse/arbetsutskott/firmatecknare 12. Representera regionförbundet i de projekt och nätverk som regionförbundet beslutat medverka i 13. Vara firmatecknare för regionförbundet i frågor om rapporter från/kompletteringar av regionförbundets projekt Yttranden 14. Göra framställningar och avge yttranden som inte är av principiell art eller av större ekonomisk betydelse 15. Avge yttranden över överklagande av delegationsbeslut Övrigt 16. Gallring av handlingar som inte omfattas av dokumenthanteringsplan 17. Avslag på begäran om utlämnande av allmän handling 18. Avvisning av för sent inkommet överklagande 19. Ge fullmakt för regiongemensamma upphandlingar 20. Teckna firma för regionförbundet för avtal om bil/utrustning för drift, hyresavtal och utkvittering av post samt tjänsteköp administrativa system (får vidaredelegeras) OMRÅDESCHEF 1. Beslut om att för regionförbundets räkning ansöka om projektmedel ur de regionalpolitiska medlen, s k 1:1-medel.

4 4(10) BEFOGENHETSPLAN FÖR REGIONDIREKTÖREN I REGIONFÖRBUNDET JÄMTLANDS LÄN Antagen av Regionstyrelse Inledning Planen anger den lägsta nivå som besluten får fattas på. I de fall beslutanderätt i en viss fråga måste föras till befattningshavare som inte finns inom den aktuella linjen får det ske genom att skriftlig överenskommelse ingås mellan den som vidareför beslutanderätten och den befattningshavare som tilldelas beslutanderätt. I överenskommelsen skall regleras omfattningen av beslutanderätten och det ansvar som följer med den samt formerna för hur beslutanderätten skall utövas. Närmast överordnad chef skall underrättas om överenskommelsen. Beslut enligt befogenhetsplan är beslut i det allmänna förvaltningsuppdrag av regionförbundets verksamheter som förvaltningsorganisationen har och beslutanderätten följer av detta förvaltningsuppdrag. Förvaltningsorganisationen har också hand om verkställigheten av politiska beslut. Besluten är så kallade verkställighetsbeslut och kan i allmänhet inte överklagas. Beslutanderätten är individuell och personlig, men beskrivs i planen i form av funktion i organisationen. När samråd, med vilket menas att beslutet och underlaget för det skall diskuteras med och synpunkter inhämtas från angiven funktion, föreskrivs innebär det att detta skall ske innan beslut. Det förutsätts att beslutsfattaren tar till sig och beaktar de synpunkter som framkommer vid samråd. Samråd föreskrivs i de situationer där expertkunskaper normalt krävs för ett bra beslut eller där det bedöms att beslutet bör föregås av en diskussion eller avstämning. Beslutanderätten i förvaltningsorganisationen framgår förutom av denna även i vissa fall av lagar och förordningar samt av interna regler beslutade av regionstyrelse. Utgångspunkten för beslutanderätten är att de förtroendevalda fastställer mål och ramar inom vilka målen skall uppnås samt utvärderar om verksamheten är ändamålsenlig och tillgodoser behoven. Beslut om vilken verksamhet som skall bedrivas (inrättande eller avveckling av verksamhet) målen för verksamheten, inriktningen och kvaliteten på verksamheten samt omfattningen av verksamheten är politiska beslut liksom beslut om förvaltningsorganisationens utseende och vilka värderingar som skall gälla.

5 5(10) De politiska besluten framgår av olika dokument, såsom verksamhetsplanen med budgeten, beslut om verksamheter och verksamhetsinriktningar, policys, strategier och organisationsbeslut och dessa beslut styr utrymmet för verkställighetsbeslut. Ovannämnda beslut, planer och budget styr utrymmet för befogenheten att fatta beslut. Beslut skall fattas med ledning av de politiska besluten samt med ledning av förbundsordning, lagar, andra författningar, avtal och eventuella andra bestämmelser. Vid beslutsfattande skall ett regionförbundsperspektiv användas. Beslutanderätt i fråga, som omfattas av befogenhetsplan, och som är av principiell betydelse eller annars av större vikt för regionförbundet skall, utifrån det ovan sagda, överlämnas till närmast överordnad chef. Detsamma gäller beslut som kan påverka andra verksamheter eller enheter inom regionförbundet. Principen om fördelning av beslutsrätt inom förvaltningsorganisationen är att ansvar och befogenhet skall följas åt. Den som har ansvar för verksamhet, personal eller ekonomi med mera har således befogenhet att fatta de beslut som följer av det ansvaret. Personen har befogenhet att fatta beslut enligt nedanstående förteckning inom ramen för sitt ansvar för tilldelad verksamhet och budget. I frågor som faller utanför detta område föreligger inte rätt att fatta beslut. I ansvaret ligger att inom de ramar som angetts fatta de beslut som krävs för att optimera verksamheten både när behoven ökar och minskar. Beslutsfattande är ofta förenat med svårigheter. Det kan röra sig om komplicerade regelverk som skall tillämpas eller frågor av känslig natur. Samråd bör därför ske före beslut enligt principen hellre en gång för mycket än en gång för lite. För tillsättningar av medarbetare skall farfarsprincipen användas. Principen innebär att en chef som vill tillsätta medarbetare närmast sig alltid skall samråda med närmast överordnade chef innan beslut fattas. Vid lönesättning av medarbetare skall samråd alltid ske med personalstrateg för att få kunskap om riktlinjer för lönenivån för den aktuella befattningen. Samråd bör också ske med närmaste chef. Inga utfästelser om lön eller andra förmåner får göras till en medarbetare eller tilltänkt medarbetare innan samråd skett. I övriga frågor bör samråd ske med den funktion/person som har specialkunskap inom aktuellt område. I de fall som särskilt anges i förteckningen skall samråd ske.

6 6(10) Medverkan i projekt ska följa regionförbundet inriktning. Detta innebär till exempel att farfarsprincipen ska tillämpas även för projekt. Befogenheter Allmänt (fallande ordning; verksamhetsstöd, näringsliv, kompetens och utbildning, attraktion och livsmiljö samt infrastruktur) Besluta i n som är så brådskande att regiondirektörens avgörande inte kan avvaktas. Ekonomi Innehav av betalkort. Innehav av bensinkort Representation inom enhet. Intern representation inom enhet. Utrangering och försäljning av inventarier enligt fastställda rutiner. Drift av och underhållsåtgärder på IT-system. Omdisponering av anslag i resultatbudget inom enhetsområdet. Beslutande Chef Verksamhetsstöd Systemägare Lokaler och parkeringsplatser Extern inhyrning av lokaler för verksamhetens behov och uthyrning av lediga lokaler. In- eller uthyrning av parkeringsplatser. Chef Verksamhetsstöd Personalpolitik Förhandla på Regionförbundets vägnar enligt samverkansavtal. Avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan Regionförbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare. Fastställa rekommendationer i kollektivavtals- och andra arbetsrättsliga frågor. och områdeschef enligt samverkansavtal Personalstrateg Personalstrateg

7 7(10) Övriga personalfrågor Arbetsmiljöansvar. Anställa och bevilja entledigande av personal. Fastställa lön och eventuella övriga förmåner vid anställning, med undantag av bilförmån. Tjänstledighet reglerad i avtal, med eller utan förmåner. Tjänstledighet för facklig förtroendeman enligt LFF. enligt riktlinjer för fördelning av arbetsmiljöansvar, efter samråd med närmast överordnad chef efter samråd med personalstrateg Personalstrateg Tjänstledighet enligt lagar, t ex för studier enligt studieledighetslagen. Tjänsteresor Övrigt deltagande i kurser, konferenser och liknande. Bisysslor enligt lag och kollektivavtal inklusive medgivande till chef att ha bisyssla. Avgångsvederlag Uppsägning, avskedande och avstängning av personal samt om disciplinära åtgärder mot personal. Entledigande i samband med hel sjukersättning och omreglering av tjänst i samband med partiell sjukersättning. Fastställande av pension enligt gällande pensionsavtal för Regionförbundet i samband med pensionering. Fastställande av pension enligt gällande pensionsavtal för Regionförbundet (anställningen upphört före pensionering). Särskild avtalspension eller motsvarande pension enligt tidigare regler samt undantag från samordning av utgående pensionsförmåner från Närmaste chef efter samråd med personalstrateg efter samråd med personalstrateg Närmaste chef efter samråd pensionshandläggare på Jämtlands läns landsting efter samråd med personalstrateg

8 8(10) regionförbundet Ålderspension och visstidspension till förtroendevald enligt gällande pensionsavtal för Regionförbundet. Upphandling All upphandling ska följa regionförbundets regler för upphandling.. Direktupphandling av varor och tjänster där upphandlingens värde < 1 prisbasbelopp för varor och < 2 prisbasbelopp för enstaka konsulttjänster. Kostnader i upphandling som understiger gräns för direkt, upphandling. 15 % av tröskelvärdet (2012 = kr). Upphandling av inventarier upp till kr Upphandling av inventarier upp till kr Avrop från befintliga avtal i de fall där inget annat angetts nedan. Regionförbundsgemensam upphandling av varor och tjänster. Upphandling av IT-system och av underhåll och drift av IT-system. Upphandling av avtal om personalinhyrning. Kostnadsställeansvarig enligt attestantförteckning. Kostnadsställeansvarig enligt attestantförteckning. Chef Verksamhetsstöd Systemägare EU:s strukturfonder Rätt att underteckna projektansökningar och andra handlingar till EU:s fonder,(om inte firmatecknare behövs.) Vad menas med skrivningen inom parentesen? en kommer ju att teckna firman i delegerad del, underteckna projektansökningar och andra handlingar till EU: s fonder. Rätt att underteckna projektredovisningar, lägesrapporter och begäran om utbetalning till Tillväxtverket, ESF-rådet och andra myndigheter och organisationer som beviljat Regionförbundet stöd. Projekt All projektansökan ska stämmas av med /regiondirektör Upphandling av varor och tjänster som är preciserade i beviljande av Ansvarig projektägare/-ledare.

9 9(10) projekt. Anställning av personal som är preciserade i beviljande av projekt. Upphandling som inte är specificerade i projektansökan. Anställning av personal som inte är specificerade i projektansökan. Undertecknande av ansökan om projekt om beslut är fattat av regionstyrelsen/arbetsutskottet/regiondirektör (där det inte finns krav på firmatecknare). Undertecknande av ansökan om projekt som finns ryms inom verksamhetsplan och årsbudget. Representera regionförbundet i de projekt och nätverk som regionförbundet beslutat medverka i. i samråd med personalstrateg i samråd med personalstrateg Kan vidaredelegeras Särskild kollektivtrafik Fatta beslut om särskild kollektivtrafik (sjukresor, färdtjänst och färdtjänst) i enlighet med uppdragsavtal med kommuner och landstinget. Infrastruktur, Kollektivtrafikstrateg Kultur Bidrag till kulturverksamhet, handikapp-, folkhälso- och nykterhetsorganisationer inom anvisad budget och enligt fastställda regler. Kultur Folkhögskolor Kvalitetsredovisning till Folkbildningsrådet Förvaltade stiftelser in folkhögskolorna. Rektor vid folkhögskola Rektor vid folkhögskola Övrigt Regionövergripande administrativa rutiner och tillämpningsanvisningar: inom ekonomiområdet inom personalområdet i övrigt. Ekonomichef Personalstrateg

10 10(10) Avge skattedeklaration avseende mervärdeskatt, arbetsgivaravgifter och innehållen skatt. Besluta om priser för levererade tjänster som inte fastställs som avgift. (Avgifter beslutas av styrelsen) Teckna firma för regionförbundet för avtal om bil/utrustning för drift, hyresavtal och utkvittering av post samt tjänsteköp administrativa system upp till kr (får vidaredelegeras) Chef Verksamhetsstöd Chef Verksamhetsstöd