Manual för tidsredovisning och fakturering Privata Hemtjänstföretag

Transkript

1 Manual för tidsredovisning och fakturering Privata Hemtjänstföretag Innehåll 1. Att komma igång s. 2 Det här behöver du Ändra inställningar i Excel Ladda ner mallen Spara mallen Mallens flikar 2. Att redovisa i den nya mallen s. 3 Viktig information Att lägga in kunder och utförd tid Knappar 3. Att spara s. 4 Att spara för egen del Att spara för Nacka Kommun Vad betyder namnet på filen? 4. Att fakturera s. 6 Att maila underlaget till Nacka Kommun Att fakturera Bilagor 1 Kontaktinformation, vem kan man fråga? s. 7 2 Privata företag ID-lista s. 8 3 Biståndshandläggare våren 2014 s. 9 uppdaterad

2 1. Att komma igång Det här behöver du: Dator Office Excel 2007 Internet, , egen adress Ändra inställningar i Excel För att kunna använda den nya mallen behöver du kanske ändra inställningarna i Excel för att den ska kunna klara makron. Gör så här: Öppna Excel Välj Verktyg > Makro > Säkerhet Pricka för Medel Klicka Ok Ring till Eva Sjölin för nedladdning av mallen tel Gå in på Nacka Kommuns hemsida ng/sidor/tidsredovisning.aspx Följ anvisningarna under Gör så här: Väljer du Öppna på en gång se nedan under Spara mallen Spara mallen En ruta kommer upp när du försöker öppna mallen. Välj Aktivera makron. En ny ruta kommer upp. Klicka på Skrivskydd. Nästa ruta säger att du ska spara mallen i ett nytt namn. Detta är för ditt eget bruk. Spara mallen som ex Tidsredovisning Äldre-juni. Nu är den färdig att användas! Mallens flikar Blankett 1 Kunddebitering Blankett 2 Ej kunddebitering Blankett 3 Ledsagn-avlösn. SOL Blankett 4 LSS-insatser Blankett 5 Omställningstid Blankett 7 Guldkant (Sammanställning Fakturaunderlag Hemtjänst Dubbel bemanning och avrundad tid Ledsagning och avlösning enl SOL Ledsagning, avlösning och pers. assistans enl LSS Omställningstid Aktivitet utöver biståndsbedömda insatser Sammanställningsblad för alla flikar) Ett underlag för faktura som ska skickas med fakturan i papper Nacka Kommun 2

3 2. Att redovisa i den nya mallen Viktig information Nu är du inne i den nya mallen. Börja med att fylla i den viktiga informationen på blankett 1. Den följer sedan med på de andra blanketterna. Företag: Företags ID: 47 Trygg Hemtjänst AB PG/Bg: Telefon nr: Månad: Juli 2010 Faktura nr: 14 Företags ID är en siffra som du får från kommunen för att databasen ska veta vilket företag som rapporterar in tid. Månad väljer du från dropplistan. Det är den månad som timmarna är utförd i du ska välja. Månad är obligatoriskt. Att lägga in kunder och utförd tid Börja med att föra in personnummer och namn på dina kunder. Personnummer Första gången personnummer läggs in är det bra att skriva in dem för hand. Obs. Använd inte bindestreck mellan siffrorna. Skriv ex Bindestrecket kommer automatiskt. Nästa gång du uppdaterar mallen går det bra att kopiera och klistra in. Namn Skriv in för och efternamn på kunden. Dessa går bra att kopiera från gamla arbetsböcker. Om din kund också har haft dubbel bemanning el avrundad tid (blankett 2) finns namnet att välja på blankett 2 samt 5. (För handikapp även 4.) Område Välj under område det område som kunden bor i. Detta för att underlätta för avgiftshandläggaren som ska debitera kunden. Biståndshandläggare Välj den Biståndshandläggare som din kund har (gäller endast för Handikapp och Socialpsykriatri). I listan finns bara biståndshandläggare som är aktuella på de olika enheterna. Det är enbart för Äldreenheten som Biståndshandläggare INTE behöver väljas Beviljad och utförd tid Beviljad och utförd tid fylls i som tidigare. Nacka Kommun 3

4 Knappar I den nya mallen finns några knappar du kan klicka på. Rensa utförd tid All utförd tid rensas bort. Praktiskt när det är dags att börja fylla i en ny månads timmar. Ny rad En ny rad med plats för en ny person läggs till längst ner. Ta bort rad Klicka på personnumret på personen du vill ta bort. Klicka sedan på knappen och raden försvinner. Sortera När du klickar på denna sorteras personerna i personnummerordning med den äldsta först. 3. Att spara Att spara för egen del När du laddade ner mallen fick du välja att spara den i ett nytt namn, ex Tidsredovisning Äldre-juni. När du nu vill spara den information du fört in i mallen väljer du som vanligt: Arkiv > Spara (Ctrl + s) En ruta dyker upp som frågar om du vill spara kalkylen som normalt. Klicka där. Tidsredovisningen sparas. Nu kan du ta en paus, gå ifrån datorn och öppna filen igen och fortsätta när du vill. Att spara för Nacka Kommun När du är färdig med månadens redovisning sparar du igen, men denna gång väljer du att spara kalkylen som version till Nacka Kommun. En ruta dyker upp där du får välja att spara din redovisning som Debet eller Kredit. Vid Debet är det inga konstigheter, vid Kredit ska du ha fyllt i timmarna med ett minustecken, -, framför de utförda timmar som ska krediteras. Då blir också summan negativ..ex. Service Omvårdnad Beviljad à 263 kr/t à 310 kr/t à 342 kr/t à 390 kr/t Utfört Totalt Service Omv. dag Kväll Helg Totalt tim 24,00 24,00-1,00-1,00 Totalt tim: -1,00 Totalt kr: -263 Nacka Kommun 4

5 Nu får du en fråga om du vill fortsätta, välj Ja om du vill det. Välj Nej om du vill avbryta. Nästa fråga lyder: Vill du skriva ut arbetsboken? Välj Ja eller Nej. Mallen skapar automatiskt en katalog med namnet NACKATIDRED i Mina Dokument. I den katalogen finns ytterligare 2 kataloger; Tidredovisning_Nacka samt Fakturaunderlag. Tidredovisning_Nacka innehåller de sparade arbetsböckerna för Nacka Kommun. Dessa är låsta med ett individuellt filnamn och kan inte öppnas. Dessa ska mailas till Nacka Kommun. Fakturaunderlag går att öppna. Här kan du titta på dina fakturaunderlag, men inte ändra något i dem. Du kan också maila dessa filer till ex en ekonomiavdelning utan problem, eftersom de inte innehåller några sekretessuppgifter om dina kunder. Vad betyder namnet på filen? Ett filnamn kan se ut ex så här: D18-PA D betyder Debet 18 är ID-numret på företaget. P betyder Privat företag A står för Äldre 0605 betyder att filen innehåller data för maj betyder att filen är sparad dag 3 mellan klockan 13 och 14. Detta är för att ge filen ett unikt namn. Nacka Kommun 5

6 4. Att fakturera Att maila underlaget till Nacka Kommun och Malmö När det är dags att skicka filen till Nacka SPARA Normalt (kopian till dig själv) SPARA sedan filen till version till Nacka kommun spara som debet el kred Filen och fakturaunderlaget lägger sig i dessa 2 mappar FAKTURAUNDERLAG samt TIDREDOVISNING_NACKA Fakturaunderlaget i mappen FAKTURAUNDERLAG skickas med fakturan till Malmö (se nedan) Tidredovisningen (Dxx.PA1001.xxxx) skall mailas till (se nedan) adresserna är: Äldre: aldre@nacka.se Handikapp: handikapp@nacka.se Socialpsykiatri: socialpsykiatri@nacka.se Skicka fakturan, så att den är inkommen till Nacka kommun senast den 5:e arbetsdagen varje månad, till: Nacka kommun Äldre Box Malmö Nacka kommun Handikapp Box Malmö Nacka kommun Socialpsykiatri Box Malmö Nacka Kommun 6

7 Bilaga1 Kontaktinformation, Vem kan man fråga? Insända fakturor för Äldre. Frågor om hur tidsredovisningsmallen fungerar Eva Sjölin, fakturahandläggare Tel: Insända fakturor för Handikapp Monica Brente, Fakturahandläggare Tel: el Insända fakturor för Socialpsykiatri Yvonne Dabrowski, Fakturahandläggare Tel: el Frågor om utbetalning mm. Ekonomi Tel: Tryck: 3 Frågor om biståndsbeslut Frågor om biståndsbeslut besvaras av respektive biståndshandläggare. Vem det är framgår av biståndsbeslutet. Nacka Kommun 7

8 Bilaga 2 Privata företag ID-lista AAA OLU Hemtjänst 35 AAA.Flerspråkig Assistans Care 62 A.R. Real vård och omsorg HB AB Jessys Assistans 67 Adlius omsorg AB 28 Aktiv Omsorg 54 Aleris Omsorg AB 02 Alerta och Omsorg AB 42 Allians Assistans AB 52 Anlita Social omsorgspedagogen 48 Annas vård & Hemtjänstteam AB 55 Annelie s Hemtjänstteam AB 03 Astrids Hemtjänst & Läkemedelsservice 77 Baggens hemtjänst AB 47 Bamboo Care Team AB 70 Blaze Consulting 08 Care Allomsorg AB 50 Carritas proffs Assistans HB 56 Curanda Vårdassistans AB 09 Domicare AB 57 Efoel AB 73 Enklare Vardag i Sverige AB 49 Evelyns Hemtjänst AB 63 Ferla AB 11 Fisksätra Hemtjänst HB 12 Hanna s bemanning AB 66 Hemtjänst Blomma KB 53 Holmströms Hemtjänst HB 17 Home`s AB 29 Iftin Assistans omsorg 76 Inblasa AB 69 Jacob Care AB 72 Lövholmens Hemtjänst AB 44 Macorena 30 Marla Service HB 22 Min Omsorg AB 68 Mituna 23 MåBäst Hemtjänst 64 Nacka Hemservice 24 Nacka kommun personlig ass.led. o avlös 90 NyponRosens Hemtjänst AB 27 Olivia hemtjänst AB 13 OmsorgsCompagniet i Norden AB 31 Orion Omsorg AB 60 Orrens Vård och Omsorg AB 32 Priventa 01 Rosanum Hemvård AB 34 SAGAC i Stockholm AB 78 Saltsjöbaden-Hemtjänst, Nilsson/Hannebo AB 36 TPAB Hemtjänst och allservice 58 Vemano Hemtjänst KB 53 Vård&Omsorgsteamet i Norden AB 26 Äldreomsorgens Hemtjänst i Saltsjöbaden 41 Nacka Kommun 8

9 Biståndshandläggare aktuell lista våren 2014 med förändringar Biståndshandläggare Äldre Västra Sicklaön och Älta Kerstin Häggvik-Sundgren kehasu Hanna Sandberg hansan Yvonne Melin yem Camilla Edgren camedg Anneli Kocic annkoc Maria Ekberg marbru Saltsjö-Boo, Östra,Västra Sickla Henrik Thorstensson hentho Lena Enberg leg Nina Wensberg ninwen Eini Ruottinen einruo Fisksätra, Saltsjöbaden och Västra Sicklaön Åsa Tryggvesson asatry Tanja Westlund tanwes Therese Lagerstrand thelag Peggy Kjellander pegkje Nacka Kommun 9

10 Biståndshandläggare Funktionshindrade Ann-Christine Nyman (handläggare Socialpsyk) acn Annika Ekerhov (LSS Barn o ungdom under 20 dag 1-15) anneke Ann-Katrin Skogsberg (Gruppchef Socialpsykiatri) aksk Carina Werther (LSS vuxna ) cwr Catarina Niemi (Handläggare) crka David Gallego (SOL under 65 år,hemtj. o särsk.boende) davgal Edyta Heidari (LASS Vuxna) edihei Eva Ralling( Enhetschef) erb Helena Lindenius (Gruppchef LSS,SOL) hepe Heli Hannukainnen(Handläggare Socialpsyk) hlha Ingrid Birgander 8LSS Vuxna, Gruppbostäder) ingbri Johanna Palén (LSS Vuxna) johpal Katarina Regnell (Handläggare Socialpsykriatri) kter Katarina Sundquist (Handläggare Socialpsykriatri) katsun Lena Heppling ( LSS Vuxna) lenhep Madeleine Lönnhagen (LASS barn+sol+lss o pers.ass) mdlo Malin Oulare (LSS barn, SOL barn malber Märta Salomonsson(LSS Vuxna) marsal Petra Serrano (Barn o ungdomar under 20 år SOL LSS) petser Teodros Asmelash (SOL under 65 år,hemtjänst särsk.boende) teas Ulla Österdahl (LSS Vuxna) ulos Besöksadress: Granitvägen 15, Nacka Nacka Kommun 10