Kommunikationstjänster inom området Produktionstjänster

Transkript

1 Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Handläggare Datum Ann Rosenlind E-post Saknr och diarienummer 714-A /2013 BILAGA 5 Kravspecifikation Kommunikationstjänster inom området Produktionstjänster BILAGA 5, Kravspecifikation Diarienr: 714-A /2013 sid 1 (10)

2 1 INLEDNING Produktionstjänster Övergripande om Polisens kommunikation KRAV PÅ LEVERANTÖREN Kapacitet Teknisk utrustning Kvalitet Framtaget material Ansvar för framtaget material Leverans av material Format vid leverans KRAV PÅ TJÄNSTEN GENERELLA KRAV Produktionstjänster Produktionsledning Layout/formgivning Illustrationer/grafik Textproduktion Filmproduktion Fotografering Pack- och distribution KRAV PÅ KOMPETENS OCH ERFARENHET Gemensamma krav samtliga roller PERSONALKATEGORIER FÖR PRODUKTIONSTJÄNSTER Produktionsledare Art Director/Formgivare Illustratör/grafisk formgivare (inriktning grafik) Originalare/Layoutare Copywriter Filmproducent Fotograf Pack- och distributionsresurs GEMENSAMMA MÖTEN Startmöte Förbättringar och samverkan Uppföljning av offert PRIORITERING AV UPPDRAG BILAGA 5, Kravspecifikation Diarienr: 714-A /2013 sid 2 (10)

3 7 TILLGÄNGLIGHET BILAGA 5, Kravspecifikation Diarienr: 714-A /2013 sid 3 (10)

4 1 INLEDNING Polisen (nuvarande Informationsenheten inom Rikspolisstyrelsen) har nedan beskrivit kravet för ett avtal inom området kommunikation. Informationsenheten, som från den 1 januari 2015 övergår till den nya Polismyndighetens Kommunikationsavdelning, har idag egna resurser inom området, men behöver vid hög belastning komplettera dessa med externa resurser. 1.1 PRODUKTIONSTJÄNSTER Med Produktionstjänster avses löpande produktion av olika typer av informations- och presentationsmaterial, som till exempel Polisens årsredovisning, rapporter av olika slag, broschyrer och andra trycksaker. Även produktion av text, illustrationer och nyhetsgrafik kan ingå, liksom utformning av exempelvis annonser, affischer och roll-ups. I uppdraget kan också ingå inköp av bilder och illustrationer inklusive dessa bildrättigheter samt produktion av bildspel/multimediapresentationer, film och foto. Det innebär att vid ett avrop av en Produktionstjänst kan det ingå en eller flera roller för att färdigställa en produktion. 1.2 ÖVERGRIPANDE OM POLISENS KOMMUNIKATION De övergripande målen för Polisens verksamhet är att minska brottsligheten och öka tryggheten. Polisens kommunikation ska bidra till att nå dessa mål. Människors bild av Polisen avgör vilket förtroende de har för Polisen. Förtroendet har i sin tur betydelse för människors trygghet och vilja att samarbeta med Polisen. Kommunikationen måste därför bygga på en välgrundad kunskap om hur människor uppfattar Polisen och hur dessa uppfattningar skapas. Det är utifrån den kunskapen som kommunikationen ska formas. Polisens kommunikation ska förmedla en tydlig och relevant bild av Polisens uppgift, verksamhet och resultat för att skapa förväntningar hos mottagaren som motsvarar vad Polisen ska och kan göra. Kommunikationen ska värna och stärka förtroende för Polisen. Ovanstående är hämtat från Polisens kommunikationspolicy. För att ta del av policyn i sin helhet, se bilaga 8, Kommunikationspolicy. 2 KRAV PÅ LEVERANTÖREN Leverantören ska ha kunskap om och erfarenhet av att samarbeta med stora komplexa organisationer. Såväl Leverantören som de eventuella underleverantörer som används, ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet för att organisera och leverera efterfrågad Tjänst. Vidare ska Leverantören kunna erbjuda nedanstående personalkategorier för att kunna genomföra framtida uppdrag hos Polisen. Tjänsterna ska utföras i Leverantörens lokaler. Utifrån behov kan dock vissa uppdrag kunna komma att genomföras på av Polisens angiven plats. 2.1 KAPACITET Leverantören ska ha tillräckliga personella resurser och kapacitet som krävs för att ha möjlighet att utföra parallella uppdrag till Polisen. Minst fem (5) parallella uppdrag ska kunna hanteras av Leverantören. Leverantören ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Till de fem pågående uppdragen ska leverantören minst kunna leverera följande antal konsulter: två (2) art directors, två (2) illustratörer, två (2) originalare, två (2) copywriter en fotograf och en filmproducent sam en produktionsledare och en utpekad ersättare för produktionsledaren som kan ta över vid behov. Förlust av enskild person får inte medföra att leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser BILAGA 5, Kravspecifikation Diarienr: 714-A /2013 sid 4 (10)

5 påverkas. Polisen kan för ny konsult eller för ersättningsresurs, begära in underlag, exempelvis CV, där det tydligt framgår att Tjänsten utförs av en roll som har minst samma kompetens och erfarenhet som kraven i Avtalet. Märk att även förfrågningsunderlag och leverantörens anbudsvar är en del av Avtalet. 2.2 TEKNISK UTRUSTNING Polisen tillhandahåller ingen utrustning vid uppdrag. Det åligger Leverantören att ha den tekniska utrustning som krävs för att genomföra Tjänster enligt detta Avtal. Det innefattar allt från till exempel rätt programvara och godkända program- och teckensnittslicenser till adekvat kamerautrustning för film och foto, samt lämpliga program för kortfilmsproduktion. Leverantörens mjukvara ska vara kompatibel med Polisens. 2.3 KVALITET Leverantören ska svara för kvaliteten i genomförda uppdrag genom att kvalitetssäkra sitt arbete från start till slutleverans. Korrektur, original, provtryck etcetera ska noggrant granskas av Leverantören för att felaktigheter inte ska förekomma i slutprodukten/leveransen. För alla Tjänster, utom fotografering, ska tre korrekturvändor ingå, om inte annat överenskommits. Förekommer felaktigheter orsakat av Leverantören ska extra korrekturrundor ske tills felet är avhjälpt och ingå utan extra kostnad för Polisen. Polisen ska skriftligt eller muntligt, enligt överenskommelse, godkänna slutkorrektur. Överensstämmer inte slutprodukt med godkänt slutkorrektur eller manus, ska Leverantören omedelbart och utan kostnad för Polisen ta fram ny slutprodukt. Om det, av till exempel tidsmässiga skäl och Polisen inte är ansvarig utan Leverantören har orsakat förseningen, inte går att ta fram en ny slutprodukt kan Polisen begära att avdrag på priset ska göras. Se vidare under punkt 11, Ansvar för fel Påföljder i Avtalet. 2.4 FRAMTAGET MATERIAL Ansvar för framtaget material Leverantören ansvarar för att alla delar i resultatet följer gällande lagregler, etiska regler och branschpraxis Leverans av material Polisen ska vid leverans av produktionsmaterial erhålla alla originalfiler. Vid tryckoriginal som är mindre än 25MB levereras materialet via e-post. Vid större filer ska materialet kunna laddas ner via en av Leverantören erhållen ftp.-server. I vissa fall kan det vara aktuellt att leverera materialet på ett annat sätt till exempel via en av Polisen erhållen usb-sticka eller på dvd. Polisen ska godkänna om originalen behöver levereras på andra sätt än de som beskrivs ovan. Vid leverans skall resultatet vara försett med emballage som skyddar mot förutsebara skador vid transport till och lämplig förvaring hos Polisen Format vid leverans Producerat arbetsmaterial och original ska kunna levereras tryckfärdigt i bland annat följande format: InDesign, tryck-pdf och så kallade tillgänglighetsanpassade webb-pdf:er, det vill säga tillgängliga för personer med behov av olika hjälpmedel. Även andra digitala format kan förekomma efter överenskommelse, såsom.mp4,.ftv samt leverans utifrån standarddokumenten i Microsoft Office paketet (2010). BILAGA 5, Kravspecifikation Diarienr: 714-A /2013 sid 5 (10)

6 3 KRAV PÅ TJÄNSTEN 3.1 GENERELLA KRAV Alla Tjänster ska fullgöras fackmannamässigt. Allt kommunikationsarbete ska utgå från och följa relevanta styrdokument såsom Polisens kommunikationspolicy och Polisens Grafiska profil. Leverantören som vid beställning ska utföra Tjänsten ska ha eller skaffa sig goda kunskaper om dessa styrdokument. Polisen kommer att tillhandahålla rätt version. Leverantören måste säkerställa att de, inklusive eventuella underleverantörer, alltid arbetar efter dessa styrdokument samt har den senaste versionen vid start av uppdrag. Om frågor om dessa styrdokument uppstår ska Polisen konsulteras och slutligen godkänna eventuella tolkningar. Leverantören ansvarar för att informera Polisen om eventuella avvikelser från den Grafiska profilen förekommer i produkten/leveransen. 3.2 PRODUKTIONSTJÄNSTER Nedan beskrivs vilka Tjänster som ska kunna utföras och vad en Tjänst minst ska innehålla och kunna utföra. Beskrivningen av vad varje Tjänst nedan kan innehålla är inte uttömmande, utan ska ses som vägledning Produktionsledning Vara Polisens kontaktperson och behörig att företräda Leverantören i frågor som berör genomförandet av avtalat åtagande. Samordna, leda, fördela och kvalitetssäkra samtliga uppdrag Layout/formgivning Framställa och producera tryckoriginal för olika typer av trycksaker. Ta fram kreativa lösningar för bland annat Powerpoints, banners och annonser. Bearbeta och lägga in text, bild och illustrationer i olika typer av dokument bland annat i Word och Powerpoint, enligt Polisens Grafiska profil. Ta fram displaymaterial såsom t.ex. roll-ups och vepor, samt annat skylt- och montermaterial inför till exempel mässor och seminarier Illustrationer/grafik Ta fram grafiskt material såsom illustrationer, animeringar och informations- och nyhetsgrafik för såväl tryckt material som för webb. Ta fram pedagogiska processkartor för såväl tryckt material som för webb Textproduktion Skriva texter till bland annat broschyrer, presentationer, webb, nyheter och affischer, även framtagning av talmanus till presentationer kan förekomma. Korrekturläsning och språkgranskning av Polisen framtagen text Filmproduktion Producera rörlig media, såsom informationsfilmer, utbildningsfilmer, animerad grafik, intervjuer och presskonferenser samt bistå Polisen med filmfotograf i Polisens egna BILAGA 5, Kravspecifikation Diarienr: 714-A /2013 sid 6 (10)

7 produktioner. Alla filmer ska kunna textas. Materialet kommer att användas i både intern och extern kommunikation Fotografering Nyhets- och reportagefotografering av dagspresstyp. Porträtt-, grupp- samt reportagebilder. Vid behov hjälpa till att hitta och beställa bilder från bildbyrå Pack- och distribution Praktisk hjälp att packa producerat material samt distribuera detta enligt av Polisen framtagna distributionslistor. BILAGA 5, Kravspecifikation Diarienr: 714-A /2013 sid 7 (10)

8 4 KRAV PÅ KOMPETENS OCH ERFARENHET Leverantören ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet av att organisera och genomföra Tjänster i enlighet med ställda krav. 4.1 GEMENSAMMA KRAV SAMTLIGA ROLLER Polisens arbetsspråk är svenska och följer språklagen (2009:600) där svenska är huvudspråk i Sverige. Leverantören ska inom samtliga områden använda konsulter som har mycket goda kunskaper i det svenska språket och som kan tala obehindrat och skriva felfritt på svenska. Leverantören och erbjuden konsult ska kunna delta i arbetsmöten på plats, via webb eller telefon, enligt den anvisning Polisen finner lämpligt för uppdraget. 4.2 PERSONALKATEGORIER FÖR PRODUKTIONSTJÄNSTER Produktionsledare Leverantören ska erbjuda två Produktionsledare med vardera minst tre års arbetserfarenhet av produktionsledning, under de senaste fem åren. Produktionsledarna ska skaffa sig grundläggande kunskap om Polisens uppdrag, organisation och uppgift i rättskedjan. Produktionsledarna får inte vara samma person som någon av de övriga rollerna. Produktionsledarna ska ha följande kunskaper: - Behärskar det engelska språket i tal och skrift. - Ha någon form av utbildning inom reklam och/eller projektledning/produktionsledning - Har erfarenhet från produktionsledning i offentlig verksamhet Art Director/Formgivare Leverantören ska erbjuda två Art Directors/Formgivare med vardera minst tre års erfarenhet från produktion av olika typer av trycksaker. Art Directorn/Formgivarna ska ha avslutad utbildning (högskola, KY-utbildning, Berghs eller motsvarande) inom layout och grafisk formgivning. Art Directorn/Formgivarna ska ha mycket goda kunskaper och arbetat med programvarorna Photoshop, InDesign, Illustrator och Acrobat, samt gärna arbetat i Microsoft Office paketet. Art Directorn/Formgivarna kan med fördel: - Ha en bakgrund som Originalare. - Ha arbetserfarenhet från offentlig verksamhet Illustratör/grafisk formgivare (inriktning grafik) Leverantören ska erbjuda två Illustratörer med vardera mycket god kunskap och stor arbetserfarenhet med programvarorna Photoshop, InDesign, Illustrator och Acrobat. Illustratören ska ha avslutad utbildning (högskola, KY-utbildning, Berghs eller motsvarande) inom grafisk formgivning och illustration eller liknande. BILAGA 5, Kravspecifikation Diarienr: 714-A /2013 sid 8 (10)

9 4.2.4 Originalare/Layoutare Leverantören ska erbjuda två Originalare med mycket goda kunskaper i trycksaksprocessen. Originalarna ska ha vardera minst tre års arbetserfarenhet som originalare. Originalarna ska ha mycket goda kunskaper i och ha arbetat med programvarorna Photoshop, InDesign, Illustrator, Acrobat samt i Microsoft Office paketet (2010). Originalarna ska ha erfarenhet av årsredovisningar eller andra stora volymer Copywriter Leverantören ska erbjuda två Copywriters med vardera minst tre års arbetserfarenhet som Copywriter. Copywritern ska ha avslutad utbildning (högskola, KY-utbildning, Berghs eller motsvarande) inom copywriting, journalistik eller motsvarande. Det är meriterande om Copywritern behärskar det engelska språket i tal och skrift samt har erfarenhet av arbete i offentlig sektor Filmproducent Leverantören ska erbjuda en Filmproducent med väl dokumenterad erfarenhet av att producera rörlig bild åt myndigheter eller företag. Filmerna ska hålla professionell kvalitet vad gäller foto, ljud, redigering och grafik, både tekniskt och hantverksmässigt. Filmproducenten ska säkerställa att denna har den utrustning som krävs för uppdraget. Filmproducenten ska kunna ta ett helhetsansvar för produktionen, från planering till leverans, i dialog med Polisen. Leverantören ska kunna bistå med fotografkompetens i de filmer som Polisen producerar på egen hand. Filmproducenten ska kunna leverera filmerna i formaten.mp4 eller.ftv eller andra vedertagna format enligt överenskommelse med Polisen Fotograf Leverantören ska erbjuda en Fotograf med väl dokumenterad erfarenhet av nyhetsoch reportagefotografering av dagspresstyp samt av att ta porträtt-, grupp- samt genrebilder. Fotografen ska ha tillgång till egen kamerautrustning av pressfototyp. Fotografen ska ha dokumenterad erfarenhet av och stor förmåga att arbeta i Adobe Photoshop och Adobe Lightroom. Fotografen ska kunna bearbeta bilder för att förbättra kvalitet eller uppnå önskade effekter (till exempel oskärpa). Fotografen ska vid behov kunna vara behjälplig med att hitta och beställa bilder från bildbyrå. Fotografen ska behärska fotografering i såväl befintligt ljus under ogynnsamma förhållanden (mörker, regn), som kontrollerat ljus (studiofoto). Fotografen ska ha förmåga att fungera i trånga miljöer samt under ljus- och ljuddisciplin. BILAGA 5, Kravspecifikation Diarienr: 714-A /2013 sid 9 (10)

10 Fotografen ska ha en väl utvecklad förmåga till naturlig diskretion, för att kunna verka utan att synas. Bilderna ska levereras i jpeg med packningsgrad 10, färgrymd Adobe RGB. Upplösningen ska vara ställd i 300dpi och filstorleken ska vara minst 45 Mb Pack- och distributionsresurs Leverantören ska erbjuda en pack- och distributionsresurs som vid behov ska kunna erbjuda praktisk hjälp att packa framtaget material. 5 GEMENSAMMA MÖTEN 5.1 STARTMÖTE Samarbetet med vald Leverantör kommer att inledas med ett uppstartsmöte hos Polisen i Stockholm, där det enligt Avtalet överenskomna samarbetet gås igenom. Mötet genomförs senast en (1) vecka efter tecknat Avtal, om inte annat överenskommits med Polisen. Det utgår ingen ersättning för detta möte. 5.2 FÖRBÄTTRINGAR OCH SAMVERKAN Leverantören ska kostnadsfritt delta i upp till två (2) uppföljningsmöten årligen gällande avtalet. På dessa möten ska Leverantören presentera en sammanställning av genomförda och pågående uppdrag, med slutfakturerade kostnader och tidsåtgång. Mötet ska även fungera som ett uppföljningsmöte gällande samarbete och kvalitetssäkring i utförda uppdrag. Leverantören ska stödja Polisens ambition att löpande under avtalsperioden förbättra beställningsrutinerna för att effektivisera avropen utifrån de olika Tjänster som avropas. Det innebär att under avtalstiden ska överenskomma ändringar följas av båda parter för att beställningarna av Tjänsterna ska bli effektiva, exempelvis genom att förbättra avropsmallen. 5.3 UPPFÖLJNING AV OFFERT För att undvika en situation där successiva avvikelser från offert resulterar i en betydande ökning av faktureringen ska Leverantören, där Polisen så kräver, meddela när 75 procent av offerten (totalkostnaden) har upparbetats. Meddelande sker via mail till adress som överenskommits med Polisen i det aktuella uppdraget. 6 PRIORITERING AV UPPDRAG Polisen arbetar ofta med snäva tidplaner vilket innebär att beställningar med snabba leveranser är ett vanligt inslag i Kommunikationsavdelningens vardag. Vid tidsmässiga konflikter mellan Polisens olika beställningar ska Leverantören ta kontakt med Polisens kontaktperson, som ansvarar för prioriteringar. 7 TILLGÄNGLIGHET Leverantörens offererade konsulter ska finnas tillgängliga helgfria vardagar klockan BILAGA 5, Kravspecifikation Diarienr: 714-A /2013 sid 10 (10)