Informationsenheten. Betrakta mig som spindeln i nätet, bollplank eller idébank, det är valfritt.

Transkript

1 Informationsenheten Betrakta mig som spindeln i nätet, bollplank eller idébank, det är valfritt.

2 Välkommen till informationsenheten! Att vi lever i ett informationssamhälle är år 2009 ingen nyhet, det har blivit en så naturlig del av vår vardag. Alla har ett ansvar att söka information, men också att ge och förmedla. Myndigheter, som Vimmerby kommun, har ett stort ansvar att vara tillgängliga och begripliga. Sättet vi kommunicerar på ska inte vara ett hinder för människor att förstå vår verksamhet, de beslut som fattas eller försvåra dialogen på något sätt. Allt detta är egentligen helt självklart, vi vill kommunicera på ett enkelt, konsekvent och begripligt sätt. Men det är inte alltid så lätt! Det är här informationsenheten kommer in i bilden. Vi finns här på Vimmerby kommun som bollplank och rådgivare för dig som vill ha hjälp, idéer och tips kring allt ifrån textredigering, formgivning av trycksaker, grafisk profil eller planering av presskonferens eller ett informationsmöte. Vi som utgör informationsenheten heter Lina Edoff, informatör, och Magnus Karlsson, grafisk formgivare och webbansvarig. Tanken med denna broschyr är att presentera oss och vår verksamhet lite närmare.

3 Lina Edoff, informatör Nu har jag arbetat som informatör på Vimmerby kommun sedan augusti Nu skriver vi 2009 och det har varit en händelserik tid. Här på kommunen har jag som informatör det övergripande ansvaret för intern och extern information. Längre fram i broschyren kan du läsa mer om mitt arbete här på Vimmerby kommun, nedan finner du en kortfattad beskrivning: Upprätta en strategi för Vimmerby kommuns informationsinsatser. Ansvara för arbetet med grafisk profil. Fungera som bollplank, stöd och rådgivare till förvaltningarna i deras arbete med kommunikationsfrågor och textproduktion. Vara behjälplig i svaromål mot media. Ansvara för framtagande av pressreleaser.

4 Magnus Karlsson, grafisk formgivare och webbansvarig Jag har arbetat på kommunen sedan år 2000 och är för de flesta här ett känt ansikte. Mina arbetsuppgifter innefattar allt ifrån struktur och support för intern- och externwebben till framtagning av original till trycksaker, annonser och annat informationsmaterial samt kontakter med reklambyråer med mera. Som grafisk formgivare/webbansvarig ingår det i mina arbetsuppgifter att: Grafiskt formge allt kommunalt informationsmaterial, som informationsenheten har till uppgift att ta fram. T.ex. faktabroschyrer, annonser och årsredovisningar. Analysera, utveckla och samordna kommunens interna och externa webbplats. Arbeta med kommunens grafiska profil. Att vara de olika förvaltningarna behjälplig i deras arbete med intern- och externwebb. Ge råd och stöd till andra enheter och förvaltningars webbredaktörer i deras arbete.

5 Från skiss till färdig trycksak Så fort du vet att du ska göra en trycksak eller motsvarande, är det bra om vi tar en första kontakt. Rita gärna en enkel skiss innan du kontaktar informationsenheten. Vad gäller eventuellt textmaterial är det enklast om vi får texten rakt upp och ned, skriven i Word. Strunta i layouten, se till att den information du faktiskt vill förmedla finns med! Innan du bestämmer dig för att ta fram en broschyr eller folder, fråga dig om det är den bästa bäraren av din information? Om du kommer fram till att det behövs en trycksak, är det vikigt att du följer den grafiska profilen. Tillsammans upprättar vi en tidsplan så att varje trycksak blir klar i tid tills den ska publiceras. Ju tidigare vi får in ditt material, ju bättre kan vi diskutera utseende och innehåll samt hålla deadline. Ska trycksaken innehålla illustrationer, i form av bilder eller fotografier? Då är det viktigt att ha i åtanke att dessa inte får användas hur som helst. Det är väldigt smidigt att kopiera en fin bild på Internet, men det blir inte lika lätt om det visar sig att just den bilden inte får användas i offentligt material och att vi därmed bryter mot PUL och Upphovsrättslagen.

6 I Vimmerby kommuns bildarkiv finns en bildskatt. Här finns ett stort sortiment av bilder som vi fritt kan använda oss av. Informationsenheten arbetar också med att lägga grunden till Vimmerby kommuns egen bildbank, i enlighet med vår grafiska profil som antogs i december Hittar du ändå inget som passar, kommer här ett par råd: Skaffa alltid ett tillstånd från den person som äger bilden eller har tagit fotografiet du vill använda. Detta tillstånd kan vara muntligt eller skriftligt. Med ett skriftligt avtal har du dock alla uppgifter svart på vitt. När du köper in en specifik bild, tänk då på att bilden enbart får användas i det sammanhang avtalet gäller.

7 Viktig information till dig som trycker eller kopierar Grafisk profil Sedan den 28 februari 2008 har Vimmerby kommun en officiell grafisk profil. Det har vi för att det ska vara lätt för mottagaren att se vem som är avsändare och med en grafisk profil blir vår kommunikation enhetlig. Komplementfärger Den grafiska profilen är inte enbart logotyper och typsnitt. Till profilen hör också fyra komplementfärger, förutom svart, grått och vitt. Färgerna är valda för att förstärka de värden som ligger till grund för vår grafiska profil. Komplementfärgerna ska användas till rubriker, ramar och tonplattor och de kan användas i olika procenttoner av grundfärgen. Hur kombinera logotyp och färgade papper? I praktiken innebär detta att utbudet av färgade papper i vårt tryckeri kommer att minska. Det kvarstående beståndet är begränsat enligt de färgtoner som ligger till grund för Vimmerby kommuns grafiska profil. Tänk på att! Vår kommunlogotyp finns i svartvitt och i färg. För att logotyperna ska komma till sin rätt bör den färgade logotypen enbart användas mot en vit bakgrund. Tillsammans med ett färgat papper använder vi den svartvita logotypen.

8 Ska det tryckas internt eller externt? Vad gäller de flesta enkla trycksaker, kan vi själva trycka det internt, på vår Canon 5151 maskin. Den klarar upp till format A3, samt häftar och viker upp till 60 sidor. För maskinerna i tryckeriet ansvarar media - och serviceenheten. Kontaktpersoner där är Ingemar Almén eller Roland Andersson Om det gäller mer avancerade trycksaker som inte kan tryckas upp här i Stadshuset, kan informationsenheten vara behjälplig i kontakterna med externa tryckerier. Ett projekt på gång? Inom ramen för kommunens olika verksamheter, bedrivs det projekt av skilda slag. Många av dessa projekt ska utmynna i någon form av presskonferens, trycksak eller informationsmaterial. Det ligger i informationsenhetens intresse att få delta i dessa projekt, såsom åhörare, observatörer och eventuellt samordnare. Detta ger bättre förståelse för projektets karaktär och mening. En gedigen bakgrundsbild underlättar vårt arbete med det material som ska tryckas. Hur ett projekt ska förpackas är också en viktig del av den interna och externa kommunikationen. Arbetet med kommunens grafiska profil är ett pussel där många bitar ska passas in. En av dessa bitar är framställningen och utformningen av kommunens olika projekt.

9 Vad händer under 2009? Grafisk profil För cirka ett år sedan höll vi ett vernissage på Stadshuset i Vimmerby och från och med den 28 februari 2008 är Vimmerby kommuns grafiska profil helt offentlig. Arbetet med den grafiska profilen är ett ständigt pågående projekt, som sakta men säkert går framåt. Bland annat har vi nu utökat Vimmerby kommuns typsnittsarsenal med ytterligare två nya, fräscha typsnitt. Det ena heter Churchward och det andra Reykjavik. Tillfällen då Churchward och Reykjavik ska användas är till exempel när du tar fram broschyrer, policyer, handlingsprogram eller annonser. Är du osäker på användning av den grafiska profilen och tillhörande typsnitt? Kontakta alltid informationsenheten så löser vi det tillsammans. Informationsenheten arbetar med att ta fram en bildbank med profilbilder, som ska kunna användas i olika sammanhang. Bilderna ska särskilja Vimmerby och harmoniera med vår grafiska profil. I framtiden ska bilderna användas fritt av förvaltningar och bolag inom Vimmerby kommun, och beställas via vår hemsida.

10 Det strategiska kommunikationsarbetet Kommunens arbete med extern och intern information behöver förstärkas och göras mer effektivt. Detta uppnår man genom att utarbeta en kommunikationspolicy för kommunens informationsinsatser. Detta är ett övergripande ledningsdokument, som ger struktur åt det kommande kommunikationsarbetet. Att upprätta en strategi är nästa steg. En strategi ska beskriva den långsiktiga vägen till förverkligandet av verksamhetens kommunikativa mål, och bygga på en mycket noggrann beskrivning av förväntade och upplevda hinder - med en plan över hur dessa hinder kan överbyggas. Utifrån dessa kan man börja arbeta med åtgärder och bryta ner dessa i planering och tidsplaner. Återkopplingspolicy I led med den övergripande kommunikationspolicyn arbetar informationsenheten med att ta fram en återkopplingspolicy för Vimmerby kommun. Den som för fram ett klagomål, ett medborgarförslag, ärende eller en fråga av allmän karaktär har alltid rätt att få ett sakligt och bra bemötande. Skrivhandbok Vi vill kommunicera på ett enkelt, konsekvent och begripligt språk, men det är inte alltid så lätt. Vi har det som målsättning och många texter uppfyller det kravet, men som ett stöd i arbetet med att formulera budskap har informationsenheten tagit fram en gemensam skrivhandbok för Vimmerby kommun. Vårt språk förändras ständigt, och därför är också handboken ett levande dokument som kommer att uppdateras efter behov. Skrivhandboken kan du beställa via informationsenheten eller ladda ner som pdf från

11 Att tänka på vid kontakt med media! En liten lathund för dig som har eller kommer att ha kontakt med media. ALDRIG vid mediekontakter Ljuga, gissa eller ha egna teorier Bli upprörd eller förbannad Låta situationen eller reportern stressa dig Använda fikonspråk/fackspråk Diskutera hemligstämplad information Använda uttrycket Ingen kommentar Tala om sådant som är utanför ditt yrkesområde ALLTID vid mediekontakter Ta god tid på dig Tänk efter innan du svarar Håll dig inom ditt område Säg att du inte vet, eller får svara på frågan Håll dig till fakta Antag att allt är on the record Var bestämd, rättvis och ärlig Källa: Krisberedskapsmyndigheten

12 VIMMERBY KOMMUN Kommunstyrelseförvaltningen VIMMERBY