Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Kommunstyrelsen Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Måndagen den 4 april 2016 kl Plats: Äppelkriget i kommunhuset, Tomelilla Kallelse med föredragningslista Ärenden 1 Ändringar i föredragningslistan Del 1 2 Information/dialoger: 2016/2 6 - Kommunchef Stefan Larsson - Biogas Ystad Österlen Ekonomisk förening Beslutsärenden 3 Samverkansöverenskommelse gällande 2016/31 7 brottsförebyggande arbete för ökad trygghet och minskad brottslighet i Tomelilla Kommun Medborgarlöfte Tomelilla kommun /32 18 Polismyndigheten Region Syd 5 Skrivelse till kommunstyrelsen med förslag att 2016/86 23 webbsända kommunfullmäktigesammanträden 6 Svar på revisionsrapport - Granskning av 2015/ kommunstyrelsens upphandlingsprocess 7 Årsbokslut och verksamhetsberättelse /155 Tomelilla kommun (bilaga) 8 Årsbokslut och verksamhetsberättelse 2015 samt 2015/154 granskningsrapport - Ystad-Österlenregionens miljöförbund (bilaga) 9 Internbudget Kommunledningskontoret samt 2016/70 72 kostenheten 10 Internbudget Samhällsbyggnad 2016/ Äskande om tilläggsanslag - vård och 2016/96 80 omsorgsnämnden 12 Ändring i reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda - Arvode till överförmyndare och 2014/335 Del

2 Tomelilla kommun Kommunstyrelsen dennes ersättare 13 Ändring i reglemente om ekonomiska förmåner till 2014/ förtroendevalda - Vigselförrättare 14 Arbetsmarknadsutredning - ansvarsfördelning inom 2015/ arbetsmarknadsområdet - förslag till ny organisation 15 Intern kontroll Kommunstyrelsen 2016/ Intern kontrollplan Kultur- och 2016/ fritidsnämnden 17 Redovisning av intern kontroll Kultur- och 2015/ fritidsnämnden 18 Hantering av arv till Tomelilla kommuns konsthall 2016/ Lokala trafikföreskrifter på statliga vägar 2014/ Regionalt åtgärdsprogram för miljökvalitetsmålen 2015/ Detaljplan för Brunnsviks Gårdar (bilaga) 2013/ Granskningsbeslut planförslag för ändring av 2015/44 detaljplan för Kv Stärkan mm (Bo Ohlsson) (bilaga) 23 Äldreomsorgsplan /285 Del Utförande av personlig assistans i Tomelilla 2016/ kommun 25 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom 2015/ äldre- och handikappomsorgen (SoL) - tredje och fjärde kvartalet samt sammanställning Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom 2015/ stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) - tredje och fjärde kvartalet samt sammanställning Återrapportering av stimulansmedel för ökad 2015/ bemanning inom äldreomsorgen 2015 (dnr /2015) 28 Projekt fältassistenter 2016/ Svar på motion angående fri ekologisk frukt till barnen i klass F /25 Del

3 Tomelilla kommun Kommunstyrelsen 30 Anmälningsärenden ksau den 17 februari / Anmälningsärenden ksau den 2 mars / Anmälningsärenden ksau den 16 mars / Delegeringsbeslut /4 274 Leif Sandberg (C) Ordförande Pamela Lindqvist Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Pamela Lindqvist Telefon Britt Ekstrand E-post: kommun@tomelilla.se 3

4 NÄRVARO- OCH OMRÖSTNINGSPROTOKOLL fr o m 2016 för Tomelilla kommunstyrelse ( ) Sammanträdesdag: Antal närvarande ledamöter: 1 2 Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår Ja Nej Avstår Leif Sandberg C Per-Martin Svensson Maria Mickelåker Lotta Hedström Marianne Åkerblad Gun Fisker Torgny Larsson Sara Anheden Ida Bornlykke Anders Throbäck Per Gustafsson Tommy Falk Jerker Ottosson - M C MP M SPI S S S S SD SD ERSÄTTARE 1 Christer Yrjas C 2 Ewa Carnbrand M 3 Charlotte Rosdala C 4 Anders Albäck L 5 Mats Andersson M 6 Susanne Balczar-Herou KD 1 Inger Åbonde S 2 Tina Bergström Darrell S 3 Sejdi Karaliti S 4 Britta Berg V 1 Tina Malm SD 2 Anders Rosengren SD

5 OMRÖSTNING 1 Ärende: Förslag eller yrkanden: Propositionsordning: Den som stödjer förslag röstar ja. Den som stödjer förslag röstar nej. OMRÖSTNING 2 Ärende: Förslag eller yrkanden: Propositionsordning: Den som stödjer förslag röstar ja. Den som stödjer förslag röstar nej

6 Tomelilla den 18 februari 2016 Dnr KS 2016/2 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Kommunstyrelsen Information/dialoger ks den 6 april 2016 Handläggare: Britt Ekstrand Assistent Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil britt.ekstrand@tomelilla.se Förvaltningens förslag till beslut Information/dialoger läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Kommunchef Stefan Larsson 2. Biogas Ystad Österlen Ekonomisk förening Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret, Kommunledningskontoret Britt Ekstrand Assistent Beslutet skickas till: 6 1 (1)

7 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 64 Dnr KS 2016/31 Samverkansöverenskommelse gällande brottsförebyggande arbete för ökad trygghet och minskad brottslighet i Tomelilla kommun Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan ställningstagande. Ärendebeskrivning Kommunpolis Anna Hagenkötter och utvecklingschef Helena Berlin presenterar förslag till samverkansöverenskommelse mellan Tomelilla kommun och Polismyndigheten Region Syd. Överenskommelsen syftar till att tydliggöra åtaganden och arbetsmetoder mellan polis och kommunförvaltning samt i olika former av nätverk. Samverkan sker redan i olika projekt i kommunen och dessa skall fortgå under Överenskommelsen syftar till att utveckla, fördjupa och tillsammans utefter bästa förmåga arbeta för medborgarnas trygghet och det brottsförebyggande arbetet. Fem samverkansområden pekas ut i överenskommelsen: trygghetsskapande åtgärder, satsningar på ungdomar, insatser mot trafikstörningar, narkotikabekämpning och kommunikation. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar teckna samverkansöverenskommelse gällande brottsförebyggande arbete för ökad trygghet och minskad brottslighet i Tomelilla Kommun med Polismyndigheten Region Syd. Justerandes sign 7

8 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 64 forts. Beslutsunderlag Samverkansöverenskommelse gällande brottsförebyggande arbete för ökad trygghet och minskad brottslighet i Tomelilla Kommun , handlingsid: KS Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 8

9 Samverkansöverenskommelse gällande brottsförebyggande arbete för ökad trygghet och minskad brottslighet i Tomelilla Kommun

10 Bakgrund Denna samverkansöverenskommelse är avsedd att gemensamt för Tomelilla Kommunförvaltning och Polismyndigheten Region Syd, Tomelilla gemensamt och tillsammans arbeta för att öka tryggheten och utveckla det brottsförebyggande artbetet i kommunen. Överenskommelsen syftar till att tydliggöra åtaganden och arbetsmetoder mellan polis och kommunförvaltning samt i olika former av nätverk. Samverkan sker redan i olika projekt i kommunen och dessa skall fortgå under Överenskommelsen syftar till att utveckla, fördjupa och tillsammans utefter bästa förmåga arbeta för medborgarnas trygghet och det brottsförebyggande arbetet. 10

11 Nulägesbeskrivning Befolkning enligt Statistiska centralbyrån: Folkmängden den 1 november efter region, ålder, kön och år Tomelilla 0-4 år män kvinnor år män kvinnor år män kvinnor år män kvinnor år män kvinnor år män kvinnor år män kvinnor år män kvinnor år män kvinnor år män kvinnor år män kvinnor Totalt Antalet folkbokförda invånare i kommunen har under de senaste åren ökat vilket är positivt för kommunen. I statistik över anmälda brott har inte anmälda brott ökat nämnvärt trots ökat antal invånare i kommunen. Detta kan bero på att ökningen av invånare inte tillhör en brottsaktiv ålderskategori samt att ett mindre antal ungdomar och unga vuxna innebär en minskad risk för ökad rekrytering till vane- och yrkeskriminalitet. 11

12 Brottslighet Antalet anmälda brott i kommunen sett under två års tid, (2014 och 2015) finns inget som tyder på att brottsligheten i Tomelilla ökar över tid. Brott inom kategorierna skadegörelse, inbrott i bostad, inbrott i bil, våldsbrott, narkotikabrott, fridsbrott och rattfylleri varierar något från år till år utan men utgör ingen ökning över tid. Problembild Polisen, kommunrepresentanter samt lokalortsbefolkningen delar samma åsikt om att en del av den lokala problembilden i kommunen består av så kallad buskörning utförd av motorburna ungdomar och unga vuxna. Tomelilla är en kommun där ungdomars intresse för bilar, A-traktorer och mopeder är utbrett. Invånarna i kommunen har under flera års tid klagat på att dessa motorburna ungdomar buskör med sina fordon i centrala Tomelilla och i större delar av hela kommunen så att detta stör invånarna. Klagomål på buller från fordon, vårdslös körning och höga hastigheter är en del av kommuninvånarnas upplevda otrygghet som framförs både till polis och kommunledning och genom två utförda medborgardialoger under Den lokalt stationerade polisen samt kommunen delar kommuninvånarnas upplevda ordningsstörning och otrygghet med dessa motorburna ungdomar. Polisen arbetar kontinuerligt mot dessa problem och riktade trafikinsatser under 2016 kommer att genomföras. Pågående projekt och samverkan Under våren 2015 startade ett projekt 1, Polisprojekt Tomelilla i kommunen på initiativ av polisen i Tomelilla. I detta projekt har riktade insatser mot trafikstörningar, drogproblematik samt drivmedelsstölder genomförts. Utöver dessa insatser genomförs varje vecka skolbesök samt besök på fritidsgården i ett samverkansprojekt i Polisprojekt Tomelilla med kommun och arbetsförmedling. Ett resultat av gott samarbete mellan polis och kommunförvaltning har utvecklats i att orossamtal med ungdomar samt vårdnadshavare genomförts samt att en social 1 Polisprojekt Tomelilla, se bilaga. 12

13 insatsgrupp har samlats för att erbjuda individer med polisiära och sociala problem hjälp utifrån olika behov. Strategiområde för Tomelilla Kommun (Se; Mål och Budget för Tomelilla Kommun , Strategiska Mål). MÅLOMRÅDE 4:1 I Tomelilla kommun ska alla känna sig trygga och säkra. Den offentliga miljön har en betydande roll och ska vara estetiskt tilltalande, ren och fri från skadegörelse. MÅLOMRÅDE 4:2 Tomelilla kommun erbjuder en trygg och god omsorg för äldre och människor i behov av stöd. Möjligheterna för brukare av kommunens välfärdtjänster att själva påverka sin vardag ska öka och kvalitén på omsorgen ska höjas. MÅLOMRÅDE4:3 Tomelilla kommun ska stödja barn och ungdomar och tillsammans med andra aktörer ska vi arbeta med att underlätta föräldraskapet. Kommunen ska sträva efter att ha en god kunskap om barn och ungas vardag. MÅLOMRÅDE 4:4 I samverkan med andra aktörer ska Tomelilla kommun stödja förenings- och kulturlivet för en fortsatt positiv utveckling. Invånare och besökare ska vara nöjda med kultur- och fritidsutbudet. MÅLOMRÅDE 4:5 Tomelilla kommun ska i samverkan med polis, och föreningar och frivilligorganisationer aktivt motarbeta missbruk av spel, alkohol, narkotika och dopingpreparat samt minska användningen av tobak. MÅLOMRÅDE 4:6 De kommunala verksamheterna ska främja invånarnas möjlighet till fysysk aktivitet och stötta sunda livsvanor. 13

14 Övergripande mål för samverkan mellan Polismyndigheten och Tomelilla Kommun. Trygghetsskapande åtgärder i syfte att öka kommuninvånarnas trygghet att vistas i kommunen oavsett dag och tid Satsningar på ungdomar i syfte att förebygga polisiära och sociala problem Insatser mot trafikproblem i syfte att öka trygghet och säkerhet för kommunens invånare Narkotikabekämpning genom polisiära insatser i syfte att upptäcka narkotikarelaterade brott samt narkotikaupplysning riktat mot ungdomar och unga vuxna i syfte att förhindra och förebygga brott Kommunikation till kommuninvånare genom massmedia med flera i samverkan mellan polis och kommunförvaltning i syfte att informera och förhindra brottslighet samt öka tryggheten i kommunen genom god information. Mål Kommunstyrelsen (Mål och budget 2016, se nedan) Strategiområde 4 -Trygghet och Hälsa Nummer Mål Utfall KS 4:1:1 Antalet ungdomar och unga vuxna som misstänks för att begå brott i vår kommun minskar. (Polisens brottsregister,mäts i antal åringar) KS 4:1:2 Medborgarnas sammanfattande omdöme om Problemvärdering i Polisens Trygghetsmätning Minskar(Polisens trygghetsmätning, mäts i indextal) 1,24 1,20 1,18 1,16 (Ansvarig: Polisens arbete i samverkan med kommunförvaltning i olika projekt. Metod för uppföljning: Antal anmälda brott (4:1:1), Polisens trygghetsmätning (4:1:2). 14

15 Samverkansområde: 1. Trygghetsskapande åtgärder Målet är att kommuninvånarna skall känna sig trygga i sin kommun såväl i sitt bostadsområde som i hela kommunen. Oavsett ålder, kön etnicitet och ursprung skall individen känna sig trygg med att vistas i kommunen. 1.1 Trygghetsskapande åtgärder och metoder utvecklas och utförs av lokala BRÅ Lokala BRÅ har som uppgift att identifiera problembilder och föreslå åtgärder för dessa. Utförare: Lokal polis, kommunförvaltning samt representanter från lokala BRÅ Ansvarig: Lokala BRÅ Metod för uppföljning: Polisens trygghetsmätning Medborgarnas sammanfattande omdöme om problemvärdering (otrygghet) i Polisens Trygghetsmätning minskar. ( Polisens trygghetsmätningar, mäts i indextal), se KS 4:1: Polisiär synlighet och närvaro Utförare och ansvarig: Polisen Metod för uppföljning: Polisens trygghetsmätning, mäts i indextal. 1.3 Projekt Fältassistenter och meningsfull fritid år, ( ) Utförare: Kommunförvaltning Ansvarig: Kommunförvaltning Metod för uppföljning: Polisens trygghetsmätning samt utvärdering enligt projektplan. 2. Satsningar på ungdomar Genom brottsförebyggande arbete såsom samverkansprojekt på fritidsgården, skolbesök och nära kontakt med kommunens ungdomar är målet att detta skall leda till att ungdomsbrottsligheten minskar alternativt att ungdomar som "är på glid" fångas upp i rätt tid och får den hjälp de behöver innan de börjar begå brott. Ungdomarna ska beredas en möjlighet att under skollov hitta en meningsfull sysselsättning, arbete och eller aktivitet. 2.1 Kontaktpoliser med skolbesök 2 Utförare: Lokal polis Ansvarig: Lokal polis i samverkan med barn och skolförvaltningarna samt utbildningsförvaltningen 2 Polisprojekt Tomelilla skolbesök, se bilaga 15

16 Metod för uppföljning: Samtal och utvärdering med skolledning samt polis 2.2 Ungdomsprojekt 3 Utförare: Lokal polis, socialsekreterare, ungdomssamordnare, arbetsförmedling samt fritidspedagoger i samverkan kring ungdomar ålder år i ungdomsprojekt på fritidsgården Soffta Ansvarig: Polis samt kommunförvaltning Metod för uppföljning: Samtal och utvärdering med och från samtliga samverkanspartners 2.3 AKTSAM (Aktörer i samverkan) kring utsatta individer som riskerar att utveckla en kriminell livsstil. Utförare: Socialsekreterare, polis, skola, sjukvård, arbetsförmedling, missbruksenheten, fritidspedagoger, representanter från föreningsliv och eller näringsliv Ansvarig: Kommunförvaltning, ungdomssamordnare och polis Metod för uppföljning: Uppföljning på de individer som det finns sociala insatsgrupper kring genom samtal, utvärdering och resultat 2.4 Sysselsättning för ungdomar under skollov genom möjlighet till arbete, praktik, aktiviteter och genom olika sysselsättningsprojekt. Utförare: Kommunförvaltning Ansvarig: Kommunförvaltning Metod för uppföljning: Antal ungdomar i sysselsättning, kommunförvaltning utför enkät bland ungdomar år, (se KS 3:5:1). 3. Insatser mot trafikstörningar Målet är att den upplevda otryggheten kring trafikrelaterade problem i kommunen skall minska. Detta skall ske genom regelbundna trafikkontroller och riktade insatser mot specifika problemområden där specialkompetens inom polisen skall används. Översikt över trafik och förbudsskyltar för att förbättra och förhindra att vissa områden och vägar inte används av fordon som ej är behöriga i syfte att underlätta trafikstörningarna. 3 Polisprojekt Tomelilla ungdomsprojekt, se bilaga 16

17 3.1 Trafikinsatser riktade mot motorburen ungdom Utförare: Polis Ansvarig: Polis Metod för uppföljning: Polisens trygghetsmätning samt antal anmälda/upptäckta trafikrelaterade brott 3.2 Översikt och uppdatering av förbuds skyltar gällande trafik Utförare: Kommunförvaltning i samarbete med polis Ansvarig: Kommunförvaltning Metod för uppföljning: Polisens trygghetsmätning samt antal anmälda brott 4. Narkotikabekämpning 4.1 I samverkan med kommunförvaltning skall polis arbeta brottsförebyggande mot narkotika genom riktade insatser och vidta lämpliga åtgärder för att upptäcka lagföra och förebygga narkotikaanvändning i kommunen. I det förebyggande arbetet är kommunförvaltningens insatser mycket viktiga. En del av inriktningen skall vara mot ungdomar i lägre tonåren genom polisiär närvaro där ungdomarna i kommunen finns såsom skola, fritidsgård och platser där ungdomar träffas i kommunen. Utförare: Polis och kommunförvaltning Ansvarig: Polisen i samarbete med kommunförvaltning Metod för uppföljning: Statistik och undersökningar 5. Kommunikation Genom samverkan mellan polis och kommunförvaltning skall planerad och samordnad kommunikation till allmänhet och andra samverkanspartners kanaliseras i syfte att informera och upplysa kommuninvånarna om det brottsförebyggande och trygghetsskapande arbetet. Kommunikationen skall också verka för att förhindra, försvåra och minska brottsligheten i kommunen. Polis och kommunförvaltning skall identifiera respektive organisations informationskanaler för att genom dessa kommunicera med allmänhet, massmedia med flera. 5.1 Utförare: Kommunförvaltning och kommunpolis Ansvarig: Kommunpolis och kommunförvaltningens säkerhetsansvarig i samverkan med lokala BRÅ Metod för uppföljning: Trygghetsmätning 17

18 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 65 Dnr KS 2016/32 Medborgarlöfte Tomelilla kommun 2016 Polismyndigheten Region Syd Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan ställningstagande. Ärendebeskrivning Kommunpolis Anna Hagenkötter och utvecklingschef Helena Berlin presenterar förslag till medborgarlöfte Tomelilla kommun Medborgarlöften innebär att invånarna i Tomelilla Kommun under 2016 kan förvänta sig ett förutbestämt arbete i samverkan mellan polis och kommunledning med inriktning på det trygghetsskapande och brottförebyggande arbetet. Dessa löften skall verka för att invånarna skall känna sig trygga i kommunen genom ett aktivt brottsförebyggande arbete samt att risken för att utsättas för brott skall minska genom samverkan mellan polis och kommunledning. Polis och kommunledning arbetar ständigt med att identifiera och arbeta med problem och riskområden, såväl polisiära som sociala. Genom två medborgardialoger under 2015 genomförda av polis har invånarna i kommunen fått möjlighet att framföra sina åsikter och önskan om vad de vill att polisen lokalt skall arbeta med och mot i Tomelilla kommun. Medborgarlöftet grundar sig på medborgarnas åsikter och önskan men har också sin utgångspunkt i bl.a. underrättelseverksamhet, brottsstatistik samt kommunala och polisiära erfarenheter. Tomelilla kommun och lokalpolisområde Tomelilla föreslås avge följande löfte om, genom gemensamma insatser: Justerandes sign 18

19 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 65 forts. - att genomföra fyra riktade polisiära insatser mot fordonsproblematiken med poliser med spetskompetens inom trafik. - att polisiära skolbesök en gång i veckan på Kastanjeskolan fortsätter i samverkan mellan polis och skola - att ungdomsprojektet på fritidsgården Soffta fortsätter en gång i veckan med samverkan mellan polis, socialsekreterare, ungdomssamordnare, arbetsförmedling samt fritidspedagoger. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att tillsammans med Polismyndigheten Region Syd avge föreslaget medborgarlöfte. Beslutsunderlag Medborgarlöfte Tomelilla kommun Polismyndigheten Region Syd, handlingsid: KS Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 19

20 Medborgarlöfte Tomelilla kommun

21 Inledning Medborgarlöften innebär att invånarna i Tomelilla Kommun under 2016 kan förvänta sig ett förutbestämt arbete i samverkan mellan polis och kommunledning med inriktning på det trygghetsskapande och brottförebyggande arbetet. Dessa löften skall verka för att invånarna skall känna sig trygga i kommunen genom ett aktivt brottsförebyggande arbete samt att risken för att utsättas för brott skall minska genom samverkan mellan polis och kommunledning. Lägesbild Polis och kommunledning arbetar ständigt med att identifiera och arbeta med problem och riskområden, såväl polisiära som sociala. Genom två medborgardialoger under 2015 genomförda av polis har invånarna i kommunen fått möjlighet att framföra sina åsikter och önskan om vad de vill att polisen lokalt skall arbeta med och mot i Tomelilla kommun. Medborgarlöftet grundar sig på medborgarnas åsikter och önskan men har också sin utgångspunkt i bl.a. underrättelseverksamhet, brottsstatistik samt kommunala och polisiära erfarenheter. Vid medborgardialogerna delar polis, kommunledning och invånarna samma problembild gällande bilburna ungdomar och unga vuxna som kör vårdslöst, kör i hög hastighet samt stör med buller från sina fordon. Det framkom också att många invånare är mycket nöjda med ungdomsprojektet 1 som pågår på skola och fritidsgård i samverkan mellan polis och kommunledning. Uppföljning och utvärdering Medborgarlöftet är uppfyllt när aktiviteterna har genomförts. Kontinuerlig uppföljning kommer att ske inom samtliga angivna områden och redovisas offentligt på årsbasis. 1 Läs mer om Ungdomsprojektet i dokumentet Polisprojekt Tomelilla, se bilaga. 21

22 Medborgarlöften för Tomelilla Kommun under 2016 Tomelilla kommun och lokalpolisområde Tomelilla avger härmed löfte om, genom gemensamma insatser: att genomföra fyra riktade polisiära insatser mot fordonsproblematiken med poliser med spetskompetens inom trafik. att polisiära skolbesök en gång i veckan på Kastanjeskolan fortsätter i samverkan mellan polis och skola att ungdomsprojektet på fritidsgården Soffta fortsätter en gång i veckan med samverkan mellan polis, socialsekreterare, ungdomssamordnare, arbetsförmedling samt fritidspedagoger. Tomelilla Lokalpolisområdes chef Österlen Kommunstyrelsens ordförande 22

23 Webbsända kommunfullmäktigesammanträden Vi föreslår att Tomelilla kommun, så fort det är möjligt, börjar direktsända KF sammanträdena via kommunens webbplats tomelilla.se. Det är viktigt att möjliggöra för invånare att ta del av mötena på deras egna villkor, istället för att anpassa sig till en viss plats vid en viss tidpunkt. Dagens teknik ger den möjligheten på ett smidigt och enkelt sätt. För den som är intresserad ska det bli möjligt att följa fullmäktigemötet direkt på webben, men även i efterhand. Bara någon dag efter mötet ska sändningen finnas tillgänglig på kommunens webbplats i en redigerad form. Det ska alltså vara möjligt att klicka sig mellan de olika ärendena. Politiker som är invalda i KF ges en helt ny möjlighet att exponera den förda politiken gentemot allmänheten, vilket borde vara målsättningen med det politiska engagemanget. Det kommer också bli ett mycket användbart verktyg för media, som på ett bra sätt i efterhand kan granska vad som egentligen blev sagt. Risken för felcitat elimineras, och kvaliteten på bevakningen kommer öka. Då en stor del av besökarna på kommunens webbplats kommer från en smartphone eller läsplatta, är det viktigt att sändningarna av fullmäktige också fungerar från en sådan mobil enhet. Förslaget är inte revolutionerande på något vis. De flesta kommuner i Sverige kör redan efter detta koncept. Jerker Ottosson politiskt oberoende Christian Stridh politiskt oberoende 23

24 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 67 Dnr KS 2015/376 Svar på revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens upphandlingsprocess Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen tar till sig revisionens synpunkter och i övrigt antar kommunchefens tjänsteskrivelse daterad den 14 mars 2016, handlingsid KS , som svar på revisonens synpunkter. Ärendebeskrivning Kommunchef Stefan Larsson framför i tjänsteskrivelse den 14 mars 2016 följande: Kommunrevisionen har i december 2015 inkommit med en granskningsrapport gällande kommunstyrelsens upphandlingsprocess. Den övergripande revisionsfrågan har varit Är kommunstyrelsens hantering av upphandlingar ändamålsenlig utifrån LOU (lagen om offentlig upphandling) och kommunala riktlinjer? Revisionens samlade bedömning är att kommunstyrelsens hantering av upphandlingar inte är helt ändamålsenlig. Utifrån revisions-rapporten har kommunrevisorerna ställt 16 frågor till kommunstyrelsen för åtgärd senast den 15 mars. Då handlingen inkom till kommunen den 16 december 2015 har ärendet inte hunnit beredas till kommunstyrelsens sammanträde den 10 februari Kommunförvaltningen har då begärt dispens med att inkomma med svaret intill den 15 april, vilket revisionen har beviljat. Nedan följer förvaltningens förslag till svar på revisionens 16 frågor: Justerandes sign 24

25 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 67 forts. 1. Samtliga upphandlingsdokument uppdateras för att leva upp till de nya lagkrav kring upphandling som införs under Alla upphandlingsdokument kommer att uppdateras. Ett nytt upphandlingsreglemente föreläggs kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i juni Därefter kommer de interna styrdokumenten revideras/uppdateras och implementeras. Vad avser samverkansavtalet mellan de fyra kommunerna i sydöstra Skåne kommer förvaltningen särskilt följa upp vad som framkommit i revisionsrapporten. Redan nu kan dock konstateras att befintliga resurser i form av en inköpssamordnare inte är tillräckligt för hantera nuvarande ärendemängden samt ha en hållbar inköpsfunktion. 2. Samtliga styrdokument som direkt handlar om upphandlingsprocessen blir tydligare och sinsemellan överensstämmande samt att de hänvisar till varandra. Se ovan. 3. Ansvarsfördelningen i upphandlingsprocessen blir tydlig i alla delar. I de fall ansvarsfördelningen är otydlig kommer detta att rättas till i kommande reglemente och övriga styrdokument. 4. Kommunstyrelsens reglemente och delegationsregler blir tydlig i alla delar. Se svar på fråga 1 och fråga Kommunstyrelsens reglemente och delegationsregler för kommunstyrelsen är överensstämmande Se svar på fråga 1 och fråga 3. Justerandes sign 25

26 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 67 forts. 6. Uppgiftsfördelningen mellan kommunstyrelsen och dess arbetsutskott respektive samhällsbyggnadsutskott tydliggörs. Se svar på fråga 1 och fråga Delegationsregler för kommunstyrelsen omfattar samtliga delegationsbeslut. Att fatta tilldelningsbeslut utifrån ett politiskt beslut är oftast att anse som ren verkställighet. Gällande tilldelningsbeslutet för Rosendals avloppsreningsverk, som nämns i revisionens rapport, är det oklart om det gällde rätten att teckna kommunens firma eller om det var ett nytt beslut att anta anbudet. Oavsett vilket kommer handlingen att anmälas i delegationsförteckningen. 8. Delegationsbeslut rapporteras separat till kommunstyrelsen, inte bara som en del av protokoll från arbetsutskottet. Eftersom arbetsutskottets beslut anmäls till kommunstyrelsen får styrelsen kännedom om fattade beslut. Att upprätta ytterligare en förteckning är ett merarbete som inte skapar något värde för skattebetalarna och det påverkar inte ledamöternas möjligheter till insyn. Punkten lämnas utan ytterligare åtgärd. 9. Upphandlingar utvärderas. Utöver den utvärdering som görs innan ett anbud antas sker också en löpande uppföljning av leverantörernas prestationer. Ett sådant exempel är den just nu pågående uppföljningen av upphandlad lokalvård. Generellt sett kan dock förvaltningens uppföljning bli bättre. Justerandes sign 26

27 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 67 forts. 10. Det tydliggörs vilka kunskapskrav som ställs på personal som hanterar upphandlingar och att personal som hanterar upphandlingar har den utbildning som krävs för arbetsuppgifterna. Kommunförvaltning utbildar ny personal löpande och vid behov genomförs kompletterande utbildningar för att uppdatera medarbetarnas kompetens. Ett alternativ som övervägs är att genomföra någon form av grundkurs eller certifiering för de tjänstemän som berörs. 11. Alla handlingar som rör en upphandling finns samlade i en akt. Alla handlingar skall hanteras utifrån vid var tid gällande instruktioner. I den mån det finns brister kommer dessa att rättas till. 12. Avtal finns lättillgängliga för verifikation vid attest av faktura. Kommunförvaltningen kommer vidta åtgärder för att öka tillgängligheten till avtalsdatabaser. 13. Alla avtal är skriftliga. Kommunförvaltningen kommer att stärka uppföljningen gällande hanteringen av ingångna avtal. Däremot bör det övervägas i framtiden vilka beloppsgränser som bör gälla för skriftliga avtal. 14. Ramavtal följs och att ramavtalsföljsamhet kontrolleras regelbundet. Avtalstrohet följs upp löpande och införandet av ett enkelt system för uppföljning av avtalstroheten övervägs inom förvaltningen. 15. De nya riktlinjerna för kommunstyrelsens uppföljning av upphandlade projekt följs och stärks ytterligare avseende den ekonomiska uppföljningen. De nya riktlinjerna kommer att följas. I övrigt sker löpande rapportering såväl muntligt som skriftligt till kommunstyrelsens arbetsutskott, vilket får anses som tillräckligt. Justerandes sign 27

28 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 67 forts. 16. Den interna kontrollplanen för 2015 fullföljs. Den interna kontrollplanen är beslutad av en politisk församling och kommer att redovisas till kommunstyrelsen precis som övriga interna kontrollplaner. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att kommunstyrelsen tar till sig revisionens synpunkter och i övrigt antar kommunchefens tjänsteskrivelse daterad den 14 mars 2016 som svar på revisonens synpunkter. Beslutsunderlag Revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens upphandlings-process daterad den 10 december 2015, handlingsid: KS Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson, handlingsid: KS Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 28

29 Tomelilla den 14 mars 2016 Dnr KS 2015/376 Kommunledning Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Kommunstyrelsens arbetsutskott Handläggare: Stefan Larsson Kommunchef Direkt Svar på revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens upphandlingsprocess Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att kommunstyrelsen tar till sig revisionens synpunkter och i övrigt antar kommunchefens tjänsteskrivelse daterar den 14 mars 2016 som svar på revisonens synpunkter. Ärendebeskrivning Kommunrevisionen har i december 2015 inkommit med en granskningsrapport gällande kommunstyrelsens upphandlingsprocess. Den övergripande revisionsfrågan har varit Är kommunstyrelsens hantering av upphandlingar ändamålsenlig utifrån LOU 1 och kommunala riktlinjer? Revisionens samlade bedömning är att kommunstyrelsens hantering av upphandlingar inte är helt ändamålsenlig. Utifrån revisionsrapporten har kommunrevisorerna ställt 16 frågor till kommunstyrelsen för åtgärd senast den 15 mars. Då handlingen inkom till kommunen den 16 december 2015 har ärendet inte hunnit beredas till kommunstyrelsens sammanträde den 10 februari Kommunförvaltningen har då begärt dispens med att inkomma med svaret intill den 15 april, vilket revisionen har beviljat. 1 Lagen om offentlig upphandling 1 (4) 29

30 Övervägande Nedan följer förvaltningens förslag till svar på revisionens 16 frågor: 1. Samtliga upphandlingsdokument uppdateras för att leva upp till de nya lagkrav kring upphandling som införs under Alla upphandlingsdokument kommer att uppdateras. Ett nytt upphandlingsreglemente föreläggs kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i juni Därefter kommer de interna styrdokumenten revideras/uppdateras och implementeras. Vad avser samverkansavtalet mellan de fyra kommunerna i sydöstra Skåne kommer förvaltningen särskilt följa upp vad som framkommit i revisionsrapporten. Redan nu kan dock konstateras att befintliga resurser i form av en inköpssamordnare inte är tillräckligt för hantera nuvarande ärendemängden samt ha en hållbar inköpsfunktion. 2. Samtliga styrdokument som direkt handlar om upphandlingsprocessen blir tydligare och sinsemellan överensstämmande samt att de hänvisar till varandra. Se ovan. 3. Ansvarsfördelningen i upphandlingsprocessen blir tydlig i alla delar. I de fall ansvarsfördelningen är otydlig kommer detta att rättas till i kommande reglemente och övriga styrdokument. 4. Kommunstyrelsens reglemente och delegationsregler blir tydlig i alla delar. Se svar på fråga 1 och fråga Kommunstyrelsens reglemente och delegationsregler för kommunstyrelsen är överensstämmande Se svar på fråga 1 och fråga Uppgiftsfördelningen mellan kommunstyrelsen och dess arbetsutskott respektive samhällsbyggnadsutskott tydliggörs. Se svar på fråga 1 och fråga 3. 2 (4) 30

31 7. Delegationsregler för kommunstyrelsen omfattar samtliga delegationsbeslut. Att fatta tilldelningsbeslut utifrån ett politiskt beslut är oftast att anse som ren verkställighet. Gällande tilldelningsbeslutet för Rosendals avloppsreningsverk, som nämns i revisionens rapport, är det oklart om det gällde rätten att teckna kommunens firma eller om det var ett nytt beslut att anta anbudet. Oavsett vilket kommer handlingen att anmälas i delegationsförteckningen. 8. Delegationsbeslut rapporteras separat till kommunstyrelsen, inte bara som en del av protokoll från arbetsutskottet. Eftersom arbetsutskottets beslut anmäls till kommunstyrelsen får styrelsen kännedom om fattade beslut. Att upprätta ytterligare en förteckning är ett merarbete som inte skapar något värde för skattebetalarna och det påverkar inte ledamöternas möjligheter till insyn. Punkten lämnas utan ytterligare åtgärd. 9. Upphandlingar utvärderas. Utöver den utvärdering som görs innan ett anbud antas sker också en löpande uppföljning av leverantörernas prestationer. Ett sådant exempel är den just nu pågående uppföljningen av upphandlad lokalvård. Generellt sett kan dock förvaltningens uppföljning bli bättre. 10. Det tydliggörs vilka kunskapskrav som ställs på personal som hanterar upphandlingar och att personal som hanterar upphandlingar har den utbildning som krävs för arbetsuppgifterna. Kommunförvaltning utbildar ny personal löpande och vid behov genomförs kompletterande utbildningar för att uppdatera medarbetarnas kompetens. Ett alternativ som övervägs är att genomföra någon form av grundkurs eller certifiering för de tjänstemän som berörs. 11. Alla handlingar som rör en upphandling finns samlade i en akt. Alla handlingar skall hanteras utifrån vid var tid gällande instruktioner. I den mån det finns brister kommer dessa att rättas till. 12. Avtal finns lättillgängliga för verifikation vid attest av faktura. Kommunförvaltningen kommer vidta åtgärder för att öka tillgängligheten till avtalsdatabaser. 3 (4) 31

32 13. Alla avtal är skriftliga. Kommunförvaltningen kommer att stärka uppföljningen gällande hanteringen av ingångna avtal. Däremot bör det övervägas i framtiden vilka beloppsgränser som bör gälla för skriftliga avtal. 14. Ramavtal följs och att ramavtalsföljsamhet kontrolleras regelbundet. Avtalstrohet följs upp löpande och införandet av ett enkelt system för uppföljning av avtalstroheten övervägs inom förvaltningen. 15. De nya riktlinjerna för kommunstyrelsens uppföljning av upphandlade projekt följs och stärks ytterligare avseende den ekonomiska uppföljningen. De nya riktlinjerna kommer att följas. I övrigt sker löpande rapportering såväl muntligt som skriftligt till kommunstyrelsens arbetsutskott, vilket får anses som tillräckligt. 16. Den interna kontrollplanen för 2015 fullföljs. Den interna kontrollplanen är beslutad av en politisk församling och kommer att redovisas till kommunstyrelsen precis som övriga interna kontrollplaner. Beslutsunderlag Revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens upphandlingsprocess daterad den 10 december 2015 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 14 mars 2016 Kommunledningskontoret Stefan Larsson Kommunchef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret 4 (4) 32

33 Toinelilla kommun Revisorerna Dlarlenr TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 15 mars 2016: Kommunstyrelsen För kännedom till: Kommunfullmäktiges presidium Granskning av kommunstyrelsens upphandlingsprocess På uppdrag av revisorerna i Tomelilla kommun har PwC granskat kommunstyrelsen utifrån följande revisionsfråga (granskningen har avgränsats till kommunstyrelsens upphandlingar inom ramen för samhällsbyggnadsavdelningens verksamhet): - Är kommunsiyrelsens hantering av upphandlingar ändamålsenlig utifrån LOU och kommunala riktlinjer? Den samlade revisionella bedömningen är att kommunstyrelsens hantering av upphandlingar inte är helt ändamålsenlig. I bifogad rapport, Granskning av kommunstyrelsens upphandlingsprocess, redovisas gjorda iakttagelser, revisionell bedömning och rekommendationer. Svar önskas senast den 15 mars Utifrån granslcningsresultatet rekommenderas kommunstyrelsen tillse att: - samtliga upphandlingsdolcument uppdateras för att leva upp till de nya lagkrav kring upphandling som införs under 2016; - samtliga styrdokument som direkt handlar om upphandlingsprocessen blir tydligare och sinsemellan överensstämmande samt att de hänvisar till Varandra; - ansvarsfördelningen i upphandlingsprocessen blir tydlig i alla delar; - kommunstyrelsens reglemente och delegationsreglerna för kommunstyrelsen k överensstämmande; - uppgiftsfördelningen mellan kommunstyrelsen och dess arbetsutskott respektive samhällsbyggnadsutskott tydliggörs; - delegationsreglerna för kommunstyrelsen omfattar samtliga delegationsbeslut; - delegationsbeslut rapporteras separat till kommunstyrelsen, inte bara som en del av protokoll från arbetsutskottet; - upphandlingar utvärderas; - det tydliggörs vilka kunskapskrav som ställs på personal som hanterar upphandlingar och att personal som hanterar upphandlingar har den utbildning som krävå för arbetsuppgifterna; - alla handlingar som rör en upphandling finns samlade i en akt; - avtal finns lättillgängliga för verifikation vid attest av faktura; - alla avtal är skriftliga; 33

34 - ramavtal följs och att ramavtalsföljsamheten kontrolleras regelbundet; - de nya riktlinjerna för kommunstyrelsens uppföljning av upphandlade projekt följs och stärks ytterfigare avseende den ekonomiska uppföljningen; - den interna kontrollplanen för 2015 fullföljs. Revisorerna översänder revisionsrapporten till kommunstyrelsen för yttrande senast ovan angivet datum. För revisorerna Tomas Talik Ordförande 2 34

35 Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens upphandlings process Gabriella Fredriksson Anna Hilmarsson December/Eau Tomelilla kommun pwc 35

36 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess i Innehåll Sammanfattning 2 1. Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga Revisionskriterier och kontrollmål Avgränsning och metod 3 2. Iakttagelser och bedömningar Kontrollmål 1: Tydliga riktlinjer finns för upphandlingar Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 2: Organisation och ansvarsfördelning är tydlig Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 3: Återrapportering av genomförda upphandlingar sker till styrelsen i i Bilagor Iakttagelser 16 Bedömning 17 Kontrollmål 4: Genomförda upphandlingar följs upp och utvärderas 17 Iakttagelser 17 Bedömning 18 Revisionen bedömning och rekommendationer 19 Revisionen bedömning 19 Rekommendationer i 36

37 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess Sammanfattning De flesta stora ekonomiska transaktioner i en kommun grundas på ett avtal som slutits efter en offentlig upphandling i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU). Lagen reglerar hur myndigheter som finansieras av allmänna medel ska göra när de köper varor och tjänster för att få så bra pris och kvalitet som möjligt. De förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun har utifrån en bedömning av risk och väsentlighet beslutat om att ge PwC i uppdrag att granska kommunstyrelsens upphandlingsprocess. Revisionsfrågan lyder: Är kommunstyrelsens hantering av upphandlingar ändamålsenlig utifrån LOU och kommunala riktlinjer? Kontrollmålen har varit att utröna om det finns tydliga riktlinjer finns för upphandlingar; om organisationen och ansvarsfördelningen är tydlig; om återrapportering av genomförda upphandlingar sker till styrelsen; och om genomförda upphandlingar följs upp och utvärderas. Den samlade revisionella bedömningen är att kommunstyrelsens hantering av upphandlingar inte är helt ändamålsenlig. Utifrån granskningsresultatet rekommenderas kommunstyrelsen tillse att: - samtliga upphandlingsdokument uppdateras för att leva upp till de nya lagkrav kring upphandling som införs under 2016; - samtliga styrdokument som direkt handlar om upphandlingsprocessen blir tydligare och sinsemellan överensstämmande samt att de hänvisar till varandra; - ansvarsfördelningen i upphandlingsprocessen blir tydlig i alla delar; - kommunstyrelsens reglemente och delegationsordningen är överensstämmande; - uppgiftsfördelningen mellan kommunstyrelsen och dess arbetsutskott respektive samhällsbyggnadsutskott tydliggörs; - delegationsordningen omfattar samtliga delegationsbeslut; - delegationsbeslut rapporteras separat till kommunstyrelsen, inte bara som en del av protokoll från arbetsutskottet; - upphandlingar utvärderas; - det tydliggörs vilka kunskapskrav som ställs på personal som hanterar upphandlingar och att personal som hanterar upphandlingar har den utbildning som krävs för arbetsuppgifterna; - alla handlingar som rör en upphandling finns samlade i en akt; avtal finns lättillgängliga för verifikation vid attest av faktura; - alla avtal är skriftliga; - ramavtal följs och att ramavtalsföljsamheten kontrolleras regelbundet; - de nya riktlinjerna för kommunstyrelsens uppföljning av upphandlade projekt följs och stärks ytterligare avseende den ekonomiska uppföljningen; - den interna kontrollplanen för 2015 fullföljs. 2 37

38 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess 1. Inledning 1.1. Bakgrund De förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun har utifrån en bedömning av risk och väsentlighet beslutat om att ge PwC i uppdrag att granska kommunstyrelsens upphandlingsprocess Syfte och Revisionsfråga Granskningen har som syfte att bedöma hur genomförda upphandlingar förhåller sig till kommunens upphandlingsreglemente med tillämpningsanvisningar, lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunstyrelsens delegationsregler. Revisionsfrågan lyder: Är kommunstyrelsens hantering av upphandlingar ändamålsenlig utifrån LOU och kommunala riktlinjer? 1.3. Revisionskriterier och kontrollmål Revisionskriterierna hämtas från lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunala riktlinjer. Ändamålsenligheten bedöms utifrån följande kontrollmål: Tydliga riktlinjer finns för upphandlingar Organisation och ansvarsfördelning är tydlig Återrapportering av genomförda upphandlingar sker till styrelsen Genomförda upphandlingar följs upp och utvärderas 1.4. Avgränsning och metod Granskningen har avgränsats till kommunstyrelsens upphandlingar inom ramen för samhällsbyggnadsavdelningens verksamhet. Granskningen har genomförts genom intervjuer med berörda tjänstemän samt genomgång av dokument. De som intervjuats innehar följande funktioner: kommunens centrala inköpssamordnare, ekonomichef, chefen för samhällsbyggnadsavdelningen, enhetschef för fastigheter samt enhetschef för gata och park. Granskningen omfattar ett urval om fem upphandlingar som kommunstyrelsen har genomfört mellan 2014 och Upphandlingarna har granskats utifrån följande moment som normalt ingår i upphandlingsprocessen: Upphandlingsbeslut Förfrågningsunderlag Upphandlingsform Anbudsöppning/protokoll Anbudsutvärdering Avtalstecknande 3 38

39 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess i De upphandlingar som granskats som stickprov är följande: Upphandling om skötsel av grönytor i Tomelilla kommun, 2015 Upphandling av om- och tillbyggnad av Rosendals avloppsreningsverk, 2014 Koncessionsupphandling för fibernätsutbyggnad, 2014 Upphandling om bränslepellets för värmesäsongen , 2014 Upphandling av begagnat maskinkoncept, 2014 Rapporten har sakgranskats. 4 39

40 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Kontrollmål 1: Tydliga riktlinjer finns för upphandlingar Iakttagelser I Tomelilla kommun regleras upphandlingsprocessen i följande dokument: Samverkansavtal mellan kommuner om samordning av upphandlingar; Upphandlingsreglemente (bilaga 1); Tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicy (bilaga 2); Mall för Tomelilla kommun Administrativa Föreskrifter, framtagen av inköpssamordnaren för att tydliggöra vad som bör framgå i förfrågningsunderlaget Riktlinjer för direktupphandling (bilaga 3); En översiktlig mall för rutiner vid direktupphandling, utarbetad av inköpssamordnaren; En blankett för dokumentation av direktupphandling, framtagen av inköpssamordnaren; Delegeringsreglerna för kommunstyrelsen med delegeringsförteckning som reglerar vem som får fatta beslut i olika typer av ärenden samt vem som får underteckna avtal; Reglemente för kommunstyrelsen; Attestreglementet som hanterar framförallt uppföljningen av avtal, d.v.s. att kommunen får rätt kvalitet till rätt pris; Projektdirektiv för investeringsprojekt (bilaga 4). Nedan följer först en beskrivning av samverkansavtalet. Därefter följer ett antal rubriker för att tydliggöra likheter och olikheter mellan de olika dokumenten som finns i Tomelilla kommun. Vidare redogörs under de olika rubrikerna för resultatet av de stickprov på upphandlingar som genomförts. Syftet med denna disposition är att utröna om riktlinjerna för upphandling är tydliga eller ej. Detta innebär att denna beskrivning inte ger en fullständig bild av innehållet i dokumenten eller upphandlingarna i sin helhet, de övergripande dokumenten finns istället att läsa i sin helhet som bilagor till denna rapport Samverkansavtal mellan kommuner om samordning av upphandlingar ett samverkansavtal om upphandlingsfrågor mellan Simrishamns kommun, Sjöbo kommun, Tomelilla kommun och Ystads kommun framgår att kommunerna ska samverka för att kunna få så förmånliga villkor som möjligt vid upphandling av varor och tjänster för kommunerna. Parterna ska enligt avtalet fastslå inom vilka områden detta ska gälla. Av avtalet framgår att Tomelilla kommun har rollen som samordnare av upphandlingssamverkan och får ersättning från övriga kommuner för detta. 5 40

41 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess Av intervju har framkommit att det finns en uppdelning mellan kommunerna om vem som ansvarar för upphandling inom olika områden. Det har i granskningen inte framkommit att de olika områdena formellt har fastslagits. Av intervju har även framkommit att det ursprungliga avtalet inte följs på så vis att Tomelilla kommun inte är samordnande och inte heller erhåller ersättning för denna tjänst. Tomelilla kommuns upphandlingsreglemente jämte tillämpningsanvisningarna är framtagna i samarbete med övriga samverkanskommuner Övergripande om terminologi och koppling mellan olika dokument Upphandlingsreglementet gäller i sin nuvarande form sedan i januari Tillämpningsanvisningarna är inte daterade. Ett nytt upphandlingsreglemente med tillämpningsanvisningar är under utvecklande. Riktlinjerna för direktupphandling antogs i oktober Riktlinjerna omfattar moment i en upphandling från planering tills dessa att avtal skrivs. dokumenten anges att riktlinjerna ska vara vägledande vid all direktupphandling i kommunen. Vid en jämförelse kan konstateras att de nu gällande reglementet och tillämpningsanvisningarna inte använder samma terminologi för den centrala upphandlingsfunktionen alt centrala inköpsfunktionen. I de versioner av dokumenten som nu finns framtagna men som ännu inte är antagna används samma terminologi i båda dokumenten. En annan skillnad i terminologi är att Tillämpningsanvisningarna för upphandlingspolicy hänvisar i sitt namn till en policy som inte finns. Av intervju framgår att det är upphandlingsreglementet som avses. Vid granskning av dokumentet Upphandlingsreglemente framkommer följande. Dokumentet är mycket kort. En stor del av dokumentet behandlar direktupphandlingar för vilka det även finns beskrivet i tillämpningsanvisningarna samt i separata riktlinjer och delegeringsreglerna. I upphandlingsreglementet saknas hänvisning till riktlinjerna för direktupphandling och tillämpningsanvisningarna Krav på upphandlingsprocessen enligt Lagen om offentlig upphandling(2007:1091) Övergripande om krav I lagen om offentlig upphandling (LOU) framgår att en upphandling ska innehålla/omfatta vissa angivna moment. Då dessa är överensstämmande med de krav som framgår i tillämpningsanvisningarnas avsnitt som reglerar handläggning och beslutsordning redovisas inte lagtext separat. Av detta avsnitt framgår att momenten nedan ska ingå i en upphandling. De stickprov som har gjorts på upphandlingar i denna granskning har omfattat kontroll av att samtliga momenten har genomförts och dokumenterats. I den mån det har framkommit otydligheter eller brister kommer detta att lyftas fram under de relevanta rubrikerna under respektive kontrollmål. 6 41

42 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess Upphandlingsbeslut av kommunstyrelsen, nämnd eller på delegation till tjänsteman. Förfrågningsunderlag ska vara tydligt och innehålla samtliga krav som ställs på varan/tjänsten. Annonsering Anbudsöppning Utvärdering Antagande av anbud Tilldelningsbeslut Avtal/upphandlingskontrakt (framgår inte som krav enligt LOU) Uppföljning Dokumentation Arkivering ska ske i enlighet med kommunens arkivreglemente I såväl LOU som i tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn anges vidare att antagande av anbud ska ske på affärsmässiga grunder och att EU:s grundläggande principer ska tillämpas i all offentlig upphandling, nämligen: Likabehandling Icke-diskriminering Transparens Proportionalitet Ömsesidigt erkännande I LOU 1 kapitlet 9 beskrivs principerna enligt följande: "9 Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och ickediskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas." Av de stickprov på upphandlingar som gjorts i denna granskning har framkommit att de angivna momenten i stort har genomförts i enlighet med lag och kommunens riktlinjer men med reservation för de felaktigheter som redovisas under följande avsnitt Kompetenskrav för handläggning och beslut i upphandlingsärenden Av upphandlingsreglementet och tillämpningsanvisningarna framgår att den som utför upphandlingar ska ha gedigna kunskaper om upphandlingspolicyn (det är reglementet som avses), offentliga upphandlingsregler, hög verksamhetskompetens och ska tillämpa god affårsetik. riktlinjerna för direktupphandling, under rubriken "Vem får göra en direktupphandling?" föreskrivs att varje verksamhetschef är ansvarig för att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har den kompetens som krävs och lägga fast vem som inom angivna ramar har rätt att göra anskaffnings-/inköpsbeslut. Det finns ingen hänvisning till delegeringsreglerna. I dokumentet finns även en hänvisning till att anställda som genomför upphandlingar ska ha god kännedom om riktlinjerna samt om upphandlingsreglementet, och gällande lagar och regler som rör upphandling. I övrigt finns inga hänvisningar till andra riktlinjer i 7 42

43 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess kommunen. Av intervjuer har framkommit att det i kommunen inte finns specificerat vilka kunskapskrav som ställs på personalen. Det har framkommit att personal såsom enhetschefer och inköpssamordnare genomgår fortbildning på området. Inköpssamordnaren har bland annat genomgått en certifieringskurs för upphandling. Inköpssamordnaren har i sin tur under 2013 utbildat cirka mo medarbetare inom kommunen som arbetar med inköp i regelverket med offentlig upphandling Delegationsbeslut Beslut om investeringar En grundläggande förutsättning för att inköp ska kunna ske är att det finns finansiering vilket vanligen framgår av den budget som antagits. I granskningen har framkommit att det för ett av de inköp som genomförts efter upphandling krävdes mer resurser än budgeterat. Upphandlingen handlar om inköp av begagnat maskinkoncept av Gatukontoret att användas framförallt till asfalteringsarbeten. Innan upphandlingen genomfördes fattade därför kommunstyrelsens arbetsutskott den 30 april 2014 beslut om att anslå kr till inköp av maskiner ur investeringsbudgeten. Beslutet fattades på grundval av en skrivelse från gatuchef inom samhällsbyggnadsavdelningen. Enligt arbetsutskottets beslut är skrivelsen daterad 7 maj 2014, d.v.s. sju dagar efter att arbetsutskottet fattat beslutet. Av granskningen har framkommit att det är otydligt om kommunstyrelsens arbetsutskott hade rätt att fatta beslut om att anslå medel ur investeringsbudgeten. I kommunstyrelsens delegeringsregler finns ingen skrivning som medger ett sådant beslut. I kommunstyrelsens reglemente framgår i 3 att i kommunstyrelsen styrfunktion ingår bland annat att vid behov besluta om omfördelning av budget mellan verksamheterna. Vidare framgår att kommunstyrelsens arbetsutskott har följande uppgifter: "Kommunstyrelsens arbetsutskott 29 Kommunstyrelsens arbetsutskott ska inför kommunstyrelsen bereda ärenden angående tillväxtfrågor, den långsiktiga planeringen av kommunens ekonomi, den fysiska översiktsplaneringen, detaljplanering, regionplanering, länsplanering, bostadsförsörjningsplanering, exploateringsverksamhet, gemensamma planeringsförutsättningar, övergripande planering av den lokala trafikförsörjningen (inkl. särskild kollektivtrafik). Likaså ska utskottet bereda andra ärenden avseende kommunens långsiktiga planering, vilka hänskjutits till utskottet. Arbetsutskottet svarar för kommunens byggnadsverksamhet i enlighet med den av kommunfullmäktige fastställda investeringsramen. Arbetsutskottet ansvarar för kostfrågorna i kommunen och dess utveckling. Arbetsutskottet bereder och handlägger kommunens personalfrågor. Arbetsutskottet är förhandlingsdelegation och pensionsmyndighet. Arbetsutskottet är även budgetberedning och ska upprätta förslag till årsbudget (inkl. ekonomiska ramar), taxor, flerårsbudget samt årsredovisning med mera för kommunens totala verksamhet. Arbetsutskottet fullgör kommunens uppgifter avseende: Löpande frågor om kommunikationer och trafikförsörjning. Lönefrågor i samband med förtroendeuppdrag för anställd. Tolkning av reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda. 8 43

44 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess Sysselsättnings- och näringslivsfrågor. Marknadsföring och information. Arbetsutskottet har samordningsansvar för trafiksäkerhetsarbetet." Av reglementet framgår inte tydligt att arbetsutskottet utöver att bereda ärenden om budget, får fatta beslut att anslå medel ur investeringsbudgeten för inköp av maskiner som inte används inom byggnadsverksamheten utan inom drift och underhåll av gator, vägar och parker. Av kommunstyrelsens reglemente framgår att samhällsbyggnadsutskottet ansvarar för bland annat drift och underhåll av gator, vägar och parker. Delegering av beslut om upphandling, tilldelning och tecknande av avtal Frågan om delegering av beslut i samband med upphandlingar regleras i flera dokument, dels i delegeringsordningen dels i tillämpningsanvisningarna till upphandlingspolicy, dels som nämnts ovan i kommunstyrelsens reglemente. I tillämpningsanvisningarna framgår det under rubriken delegationsbeslut att det av delegeringsregler eller annat beslut i styrelse eller nämnd framgår vem som har rätt att besluta i upphandlingsärenden. Under rubriken kompetens framgår att upphandlingar får göras av den som är behörig enligt delegeringsreglerna. De delegeringsregler som gällt under den period som denna granskning avser, antogs 2011 och gällde fram till mitten av november 2015 då en ny version antogs. Nedan åsyftas de gamla delegeringsreglerna om inget annat anges. Skillnader i de olika versionerna som är av betydelse för denna granskning redovisas nedan. I delegeringsreglerna framgår att kommunstyrelsen fattar beslutar om delegation. Det framgår även att förvaltningschef (kommunchef och ekonomichef) får vidaredelegera sin beslutsrätt om kommunstyrelsen beslutar om det. I delegeringsförteckningen som följer framgår på vissa ställen att styrelsen medger vidaredelegering. I delegeringsreglerna framgår inledningsvis att om en delegat finner att ett ärende avviker från det normala bör delegaten överlämna ärendet med beslutsförslag till kommunstyrelsen. I avsnitt 1 i delegeringsförteckningen framgår allmänt vem som får underteckna avtal. I detta avsnitt finns inga beloppsgränser för vem som får teckna avtal. I avsnitt 1 anges att kommunstyrelsens ordförande undertecknar avtal som kommunstyrelsen fattat beslut om. Vidare anges att kommunstyrelsens ordförande eller kommunchefen var för sig får underteckna avtal såsom firmatecknare för Tomelilla kommun. Övriga avtal får undertecknas av kommunchef ner till verksamhetschefsnivå. Av de delegeringsregler som gäller sedan november 2015 framgår att kommunchef eller i vissa fall kommunstyrelsens ordförande ska teckna avtal över kronor, avtal under kr får undertecknas av verksamhetschef. I avsnitt 8 framgår vad som ska gälla vid upphandling. I avsnittet anges i punkterna bland annat vem som får fatta beslut om att delta, tilldelning och undertecknande av avtal. Gränserna i detta avsnitt definieras antingen utifrån belopp eller utifrån om upphandlingen är av strategisk betydelse. Avsnitt 1 och 8 i delegeringsreglerna är inte sinsemellan överensstämmande. I avsnitt 1 framgår som nämnts att verksamhetchefsnivå är 9 44

45 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess den lägsta nivå som får teckna avtal. I avsnitt 8 framgår att i direktupphandlingar under 15 % av tröskelvärdet som anges till kr (ca kr) får även enhetschefer och inköpssamordnare fatta tilldelningsbeslut och teckna avtal, mer om detta under avsnittet om direktupphandlingar. I de nya delegeringsreglerna från november 2015 är avsnitt ändrat så att endast kommunchef kan fatta beslut om tilldelning och underteckna avtal. I avsnitt 8 framgår vidare att arbetsutskottet ska fatta beslut om att delta i upphandlingar av strategisk betydelse. Vidare framgår att kommunchef ska fatta beslut om tilldelning i upphandlingar av strategisk betydelse. Vad som avses med "strategisk betydelse" definieras inte. Av intervjuer med medarbetare vid samhällsbyggnadsavdelningen framgår att när upphandling är genomförd och utvärdering gjord presenteras resultatet vanligen för Kommunstyrelsens arbetsutskott som fattar beslut om tilldelning. Sen skickas tilldelningsbeslut ut till samtliga som inkommit med anbud. I praktiken sköter inköpssamordnaren utskick av tilldelningsbeslut via datasystemet TendSign. I de fem granskade fallen har kommunchefen, tillförordnad kommunchef eller verksamhetschef undertecknat tilldelningsbeslutet. Vid granskning av stickprov på upphandlingen av Rosendals avloppsreningsverk, framkom av protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott följande: "Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att anta anbudet från AF Bygg Syd AB och att förvaltningen efter utgången av överklagandetiden inleder slutförhandlingar med AF Bygg Syd AB samt skriver fram en beställningsskrivelse för entreprenaden. Av det tilldelningsbeslut som därefter skickades framgår att kommunchefen har fattat beslut om tilldelning på delegation. Det finns därmed en avvikelse från delegeringsreglerna där det framgår att delegaten vid osäkerhet ska lämna ärendet till kommunstyrelsen, inte kommunstyrelsens arbetsutskott. Här blir det dubbelt osäkert vem som har fattat beslutet eftersom det av kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll framgår att arbetsutskottet fattat beslut medan det av tilldelningsbeslutet framgår att kommunchefen fattat beslut. Av de stickprov på upphandlingar som gjorts har två av fem avtal med antagen leverantör undertecknats av kommunchefen och ett av en verksamhetschef. Avtalet avseende omoch tillbyggnad av Rosendals avloppsreningsverk omfattar drygt 53 miljoner kronor och har undertecknats av Kommunstyrelsens ordförande. Avtalen har undertecknats av behörig person enligt delegeringsreglerna. 1 upphandlingen om skötsel av grönområden, har fyra leverantörer antagits. Samtliga avtal med leverantörerna har undertecknats av en enhetschef. Här blir det en tolkningsfråga av delegeringsreglerna, vilket avsnitt ska gälla när de sinsemellan inte är överensstämmande? Varje avtal i sig är inte högre än beloppsgränsen för att en enhetschef får underteckna avtalet, sammantaget är dock summan på upphandlingen högre vilket enligt avsnitt 8 inte medger att en enhetschef undertecknar. Av avsnitt 1 framgår att en enhetschef inte får teckna avtal Direktupphandlingar- tröskelvärden och typ av vara/tjänst När det gäller direktupphandlingar så regleras hanteringen av dessa i såväl upphandlingsreglementet, i tillämpningsanvisningarna till upphandlingspolicyn som i riktlinjerna för direktupphandling och i delegeringsreglerna. Dokumenten är sinsemellan inte överensstämmande

46 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess I dokumenten anges att direktupphandling får ske om upphandlingen har ett lågt värde. Begreppet "lågt värde" definieras på olika sätt i de dokumenten, dels i fråga om vilka beloppsgränser som gäller, dels ifråga om vilka typer av upphandlingar som anges. I upphandlingsreglementet och i delegeringsreglerna definieras lågt värde som 15 % av det tröskelvärde som gäller för upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. I delegeringsreglerna nämns även tröskelvärdet som kr. I tillämpningsanvisningarna framgår det att direktupphandling får ske när värdet på upphandlingen är lågt och beloppsgränsen som nämns är fem basbelopp för varor och tjänster, sju basbelopp för enstaka intellektuella konsulttjänster och tio basbelopp för byggentreprenader. I riktlinjerna för direktupphandling nämns gränsen kronor för upphandling av varor och tjänster. I de reviderade delegeringsreglerna från november 2015 är tröskelvärdets belopp borttaget i avsnitt 8 och dokumentet överensstämmer därmed med riktlinjerna för direktupphandling Utvärdering av anbud Av tillämpningsanvisningarna framgår att samtliga steg i utvärderingen ska dokumenteras i utvärderingsprotokoll. Undantag för dokumentation finns för direktupphandlingar under kronor i dokumentet riktlinjer för direktupphandlingar men här finns som nämnts en otydlighet mellan dokumenten. I riktlinjerna för direktupphandling, under rubriken "Konkurrensutsättning", framgår att offerterna som begärs in ska vara skriftliga vid värde över kronor och att en enkel leverantörskontroll ska genomföras. Fortsättningsvis anges vad som menas med en leverantörskontroll men inte vad som särskiljer en enkel leverantörskontroll från en "vanlig" sådan. Av de stickprov som gjorts kan konstateras att någon form av utvärderingsprotokoll finns i upphandlingarna. Formerna för dessa protokoll skiljer sig åt och protokollen heter inte alltid samma sak. I ett fall har det varit tydligt att en konsult har gjort anbudsutvärderingen utifrån sin egen mall Dokumentation och skriftliga avtal När det gäller om avtal och dokumentation så finns föreskrifter kring detta i tillämpnings-, anvisningarna för upphandlingspolicy och i riktlinjerna för direktupphandling. Dokumenten är sinsemellan inte överensstämmande. - I riktlinjerna för direktupphandling framgår under rubriken avtal bland annat att det vid direktupphandlingar under kr inte behöver upprättas skriftliga avtal. För direktupphandlingar över loo 000 kr ska avtal upprättas om det inte finns goda skäl att inte göra det. I tillämpningsanvisningar för upphandlingspolicy framgår att samtliga upphandlingskontrakt ska vara skriftliga. I riktlinjerna för direktupphandling framgår att skriftlig dokumentation ska upprättas enligt mall, utom vid de lägre värdena på skalan (mindre än kronor). Gränsen enligt LOU är gränsen för krav på dokumentation loo 000 kronor. I till

47 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess lämpningsanvisningarna för upphandlingspolicy framgår under avsnittet för direktupphandling att skriftlig dokumentation alltid ska upprättas. När det gäller innehållet i dokumentationen anges i tillämpningsanvisningarna att antalet kontaktade leverantörer, förfrågningssätt och motivering för valet av anbudsgivare ska framgå vid direktupphandling. Tilldelningsbeslut för övriga upphandlingar ska innehålla en motivering till valen samt namn på vinnande leverantör. I riktlinjerna för direktupphandling framgår att alla leverantörer som har deltagit i direktupphandling ska meddelas om vilken leverantör som tilldelats kontraktet och anledningarna till detta. Förlorande leverantörer ska kunna få en bra förklaring till varför de inte tilldelats kontraktet. Vidare framgår att en mall för upprättande av tilldelningsbeslut tillhandahålls av den centrala inköpsfunktionen. Hänvisning till särskild mall för beslut vid direktupphandlingarna saknas i tilllämpningsanvisningarna för upphandlingspolicy. - Av intervjuer och granskning av dokumentation har framkommit att den centrala inköpsfunktionen ska ha all information om vade upphandling samlat, dels i databas dels i fysisk akt. Det är enligt uppgift inte alltid så att undertecknade avtal samt utvärderingsprotokoll skickas till den centrala inköpsfunktionen från de upphandlade avdelningarna vilket medför att varken databas eller akt är fullständiga Attest Kommunens attestreglemente antogs i november 2006 och uppdaterades senast reglementet regleras vad som gäller för attest av kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Av dokumentets inledning framgår att målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därigenom säkerställa att transaktioner som bokförs i tillämpliga fall är korrekta. Attestreglementet berör upphandlingsprocessen på så vis att det genom attesten görs en slags ekonomisk uppföljning av att avtalet följs. Av attestreglementet framgår att minst två personer ska attestera en faktura. En person ska bekräfta att varan/tjänsten är mottagen till det överenskomna priset och övriga villkor och därefter granskningsattestera fakturan. Därefter skall en beslutsattestant godkänna fakturan för utbetalning samt kontering. Det ska aldrig vara samma person som gör båda dessa moment. Dock finns ett undantag i 14 där det anges att om en attestant inte attesterar inom rimlig tid går fakturan vidare till dess chef som ansvarar för att fakturan åtgärdas. Av intervjuer framgår att fakturahanteringen sköts genom datasystemet Raindance. Systemet är enligt uppgift uppbyggt så att det följer attestreglementet. För att en faktura ska kunna betalas krävs av systemet attest från två personer. Här bör noteras att i en granskning av kommunens avtalshantering år 2014 framkom att Raindance inte riktigt följde attestreglementet då det i Raindance krävs tre attestnivåer medan attestreglementet föreskriver två attestnivåer

48 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess Uppföljning tillämpningsanvisningarna behandlas även frågan om uppföljning men detta beskrivs i denna rapport under kontrollmål 3 och 4.1 övriga dokument nämns inte frågan om uppföljning eller revision Ansvarsfördelning Av intervjuer har framkommit att det ibland är otydligt vem som ska göra vad i vissa upphandlingar d.v.s. ansvarsfördelningen mellan olika funktioner inom kommunen under pågående upphandling. Utöver det som redan framgått behandlas frågan om ansvarsfördelning mer under kontrollmål Bedömning Kontrollmål 1 avser om det finns tydliga riktlinjer för upphandlingar. Bedömningen är att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Bedömningen grundas på att det finns flera riktlinjer för upphandlingar. När det gäller de moment som av krävs i LOU vid en upphandling anges dessa tydligt i tillämpningsanvisningarna. Men dokumenten är inte tydliga på alla områden. Som angetts ovan under iakttagelser skiljer sig de dokument som specifikt reglerar upphandling och delegation inom kommunen åt på flera punkter sinsemellan vilket gör det svårt och otydligt att veta vad som faktiskt gäller. Dokumenten hänvisar inte alltid tydligt till varandra vilket också bidrar till en otydlighet. Bedömningen av om riktlinjerna är tydliga grundas även på de iakttagelser som redogjorts för under kontrollmål 2 kring om ansvarsfördelningen är tydlig. En annan otydlighet i dokumenten är vilken kompetens som krävs för att få arbeta med upphandlingsärenden. Attestreglementet och systembegränsningarna om vem som får attestera vad i Raindance gör att systemet med attest bedöms som tydligt. När det gäller beloppsgränsen om kr för om skriftliga avtal ska upprättas eller inte har inte framkommit något som tyder på att riktlinjerna inte följs. Dock ska betonas vikten av att alltid ha skriftliga avtal för att kunna verifiera inköp. I den kommunala redovisningslagen (1997:617) 2 kap. 1 och 4 framgår att det för vade ekonomisk händelse ska finnas en verifikation, exempelvis en faktura. I paragrafen framgår även att i förekommande fall ska verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. En typisk sådan handling är ett avtal. Bedömningen är därför att avtal borde skrivas även för avtal under kr. Skriftliga avtal kan bidra till att öka den interna kontrollen inom detta område. För att förenkla såväl uppföljning, intern kontroll och transparens är det av vikt att avtalen finns lättillgängliga och samlade med övrig dokumentation i varje upphandlingsärende. Slutligen ska nämnas nya upphandlingsregler börjar gälla under 2016 vilket är viktigt att beakta vid eventuella ändringar av kommunens riktlinjer

49 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess 2.2. Kontrollmål 2: Organisation och ansvarsfördelning är tydlig Iakttagelser Av dokument och intervjuer framgår att kommunstyrelsen är ytterst ansvarig för att upphandlingsverksamheten bedrivs på ett korrekt och effektivt sätt. Av dokumenten framgår att det ska finnas en central upphandlings/inköpsfunktion i kommunen. När det gäller ansvarsfördelning anges följande i upphandlingsreglementet: "Kommunfullmäktige fastställer och beslutar om upphandlingsreglemente. Revidering av reglemente sker efter förslag från den centrala inköpsfunktionen. Kommunstyrelsen ska se till att en central inköpsfunktion upprätthålls och ansvarar för samordning av kommunens upphandlingsverksamhet. Kommunstyrelsen ansvarar för kommungemensamma upphandlingar och för upphandlingar som berör flera nämnders verksamhetsområde. Kommunstyrelsen och nämnderna fastställer i delegationsordningar på vilken nivå upphandlingar ska hanteras. Nämnderna ansvarar för upphandling inom respektive ansvarsområde. Kommunchefen fastställer tillämpningsanvisningar till reglementet. Verksamhetsansvariga chefer ansvarar för att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har den kompetens som krävs. Verksamhetsansvariga chefer ansvarar även för att verksamheten verkar för samordnad upphandling samt att verksamheten använder de gemensamma ramavtalen. Den centrala inköpsfunktionen är kommunens allmänna expertfunktion och ska se till att information om gällande avtal finns tillgängliga för alla enheter. Den centrala expertfunktionen ansvarar för upphandling och i vissa fall förvaltning av kommunövergripande avtal. Inköpsfunktionen ansvarar för att upphandlingssamverkan utvecklas med andra kommuner. Beställande enheter När enheter beställer en upphandling från den centrala inköpsfunktionen svarar man också för att relevanta krav ställs i upphandlingen och medverkar vid framtagande av utvärderingskriterier och avtalsvillkor samt tar över uppföljning och förvaltning. I tillämpningsanvisningarna upprepas ovanstående ansvarsfördelning fast med delvis andra ord. I praktiken utgörs den centrala inköpsfunktionen av kommunens inköpssamordnare. Denne samordnar kommunens upphandlingar internt och företräder kommunen utåt i samverkan med andra kommuner enligt samverkansavtal med dessa. Samordnarens roll definieras i upphandlingsreglementet men främst i tillämpningsanvisningarna enligt följande: 14 49

50 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess "Kommunens upphandlingsfunktion skall ha överblick och kännedom om andra enheters behov. Upphandlingsfunktionen skall därför alltid kontaktas för att göra en bedömning av förutsättningarna för upphandling i samverkan. Kommunens centrala upphandlingsfunktion ansvarar för att: Samverkan utvecklas med andra kommuner kring gemensamma upphandlingar/ramavtal. Vara kommunens allmänna expertfunktion inom upphandlingsområdet. Verka som samordnare för kommunens verksamhetsgrenar avseende upphandlingar. Genomföra upphandlingar. Ansvara för ajourhållning av en lokal avtalsdatabas. Ta fram ändamålsenliga anvisningar, rutiner, register och dokument för upphandlingsarbetet samt se till så att dessa hålls aktuella och tillgängliga." I riktlinjerna för direktupphandling framgår att den centrala inköpsfunktionen ska kontaktas om en enskild anskaffning beräknas kosta mer än kronor. Av tillämpningsanvisningarna framgår vidare att användarna alltid ska använda ramavtal där sådana finns. Om det finns synpunkter på gällande avtal eller på leverantörer, snarast informera den centrala upphandlingsfunktionen. Det anges även att användarna i god tid ska rapportera behov av upphandling till upphandlingsfunktionen. I upphandlingsreglementets tillämpningsbeskrivningar ges en beskrivning av vad som bör eller ska göras vid en upphandling. Under punkt 8 framgår att den upphandlingsansvarige ska tillse att tilldelningsbeslut sker skyndsamt. Vem som är upphandlingsansvarig framgår inte. Av intervjuer har framkommit att det ibland är otydligt vem som ska göra vad, d.v.s. vad som åligger den centrala inköpsfunktionen och vad upphandlande avdelning, enhet eller nämnd ska göra i en enskild upphandling. Exempelvis nämns att det är inköpssamordnaren som hanterar upphandlingarna i Tend- Sign som är det datasystem som används för hantering av upphandlingar. Det som i intervju lyfts fram som otydligt är vem som gör vilka kontroller när inkomna anbud ska utvärderas. Ett exempel som getts är att kontroll av skallkrav ska göras av de som utvärderar anbuden vilket för samhällsbyggnadsenhetens räkning ofta är en konsult tillsammans med en ansvarig enhetschef. I praktiken gör dock inköpssamordnaren skattekontrollen och ofta även kontroll av kredittrovärdighet. Av intervju har framkommit att det inte alltid är tydligt att övriga kontroller sker av respektive verksamhet som ansvarar för upphandlingen. Detta har framkommit utav intervjuer och är inte något som särskilt avser de stickprov på upphandlingar som gjorts i denna granskning. När det gäller frågor om delegation och ansvar och rollfördelning för beslut i olika delar av upphandlingsprocessen hänvisas till iakttagelserna om delegation under kontrollmål 1. När det gäller organisation finns i kommunen även en inköpsgrupp som hanterar frågor kring upphandling. Gruppen träffas fyra gånger per år. Den leds av inköpssamordnaren och består av tio personer från olika nämnder och verksamheter samt Österlenhem AB. Av intervju har framgått att gruppens sammansättning inom en snar framtid ska ändras 15 50

51 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess på så vis att en miljöstrateg samt en tillgänglighetsrådgivare permanent kommer att ingå i gruppen. I intervju har framkommit att syftet med gruppen är i första hand att sprida information kring nyheter om upphandlingar inom kommunen Bedömning Kontrollmål 2 syftar till att avgöra om organisation och ansvarsfördelningen är tydlig. Bedömningen är att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Bedömningen grundas på att det i upphandlingsreglementet på övergripande nivå finns angivet vilka funktioner inom kommunen som ansvarar för vad. Vidare finns ansvar för olika typer av beslut angivet i såväl tillämpningsanvisningar, riktlinjer för direktupphandling, attestreglemente och i delegeringsreglerna. Som konstaterats i såväl detta avsnitt som under kontrollmål 1 är dokumenten inte tydliga. Detta kan konstateras vid såväl granskning av skriftliga dokument som av det som har framkommit i intervjuer. Sannolikt har detta även bidragit till att det av användarna uppfattas som otydligt vem som ansvarar för vad vid vissa tillfällen Kontrollmål 3: Återrapportering av genomförda upphandlingar sker till styrelsen Iakttagelser tillämpningsanvisningarna framgår att formerna för delegationsbeslut formellt ska fastställas liksom formerna för rapportering vid beslut om delegation. Det har i denna granskning inte framkommit att några formellt fastställda former för delegationsbeslut och rapportering kring upphandlingar har fastställts. I delegeringsreglerna framgår att beslut fattade med stöd av delegering ska anmälas per kalendermånad till kommunstyrelsen. Vidare anges att det åligger den som fattat beslutet att se till att en sammanställning av besluten eller kopia av beslutshandlingen kommer till kommunstyrelsens kännedom. I delegeringsreglerna anges också att i många fall kan handlingen eller förteckningen sättas in i en pärm, som genom sekreterarens försorg ska finnas tillgänglig för ledamöterna i styrelsen. I andra fall ska listan eller handlingen utsändas med sammanträdeshandlingarna. Vid en genomgång av protokoll från kommunstyrelsen framgår att delegationsbeslut redovisas vid varje sammanträde. Om samtliga delegationsbeslut faktiskt återrapporteras framgår inte men det har av kontroll av stickprov i denna granskning inte framkommit något annat än att upphandlingarna återrapporteras till kommunstyrelsen. Av intervjuer med chefer inom samhällsbyggnadsavdelningen har framkommit att i större upphandlingar informcras alltid kommunstyrelsens arbetsutskott innan beslut om tilldelning fattas och att arbetsutskottet fattar beslut om tilldelning i vissa fall. Beslut av arbetsutskottet rapporteras till kommunstyrelsen som en del av att hela protokollet från arbetsutskottet anmäls till kommunstyrelsen, d.v.s. det görs ingen separat lista på delegationsbeslut fattade av arbetsutskottet såsom det görs för delegeringsbeslut fattade av andra delegater. Av intervjuer har även framkommit att det under den senaste mandatperioden har införts en ny rapporteringsrutin till kommunstyrelsen. Samtliga större pågående projekt rapport

52 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess eras till kommunstyrelsen i tertialrapporterna och stora projekt redovisas muntligen för kommunstyrelsen vid möten mellan tertialrapporterna Bedömning Kontrollmål 3 avser tydliggöra om återrapportering av genomförda upphandlingar sker till styrelsen. Bedömningen är att kontrollmålet i stort uppfylls. Bedömningen grundas på att det i granskningen inte har framkommit något som tyder på att återrapportering inte sker i enlighet med riktlinjerna även om det delvis saknas beslut om hur delegationsbeslut i upphandlingar ska rapporteras Kontrollmål 4: Genomförda upphandlingar följs upp och utvärderas Iakttagelser Uppföljning och utvärdering En form av uppföljning av upphandlingar sker regelbundet till kommunstyrelsen såsom redovisats under kontrollmål 3. Av tillämpningsanvisningarna till upphandlingspolicy framgår att uppföljning ska ske kontinuerligt av det upphandlade avtalet. Vidare framgår att uppföljning ska ske såväl internt, genom uppföljning av avtalstrohet inom den upphandlande enheten, som externt i förhållande till leverantören, såsom kontroll av att avtalsvillkoren följs. Av attestreglemente följer att attest ska ske genom kontroll av avtal, pris etc vid fakturahantering. Av intervjuer framgår att man följer attestreglementet genom att använda faktureringssystemet Raindance. Vidare framgår av riktlinjerna för direktupphandling att avtal inte behöver skrivas när värdet är lägre än kronor, det finns därmed inget underlag att verifiera fakturan mot i dessa fall. intervju med inköpssamordnaren har framkommit att denne gör stickprov på att priser i fakturor överensstämmer med avtal. De flesta av de som intervjuats har dock framhållit att uppföljning av upphandlingar kan stärkas, inte minst den ekonomiska uppföljningen på projekt i dess helhet. Av intervjuer framgår att det under den senaste mandatperioden har tagits fram nya rutiner och projektdirektiv som medför att projekten rapporteras till kommunstyrelsen i tertialrapporterna och att stora projekt muntligen redovisas för kommunstyrelsen vid mötena däremellan. Nya riktlinjer för investeringsprojekt i sin helhet, inklusive uppföljning och återrapportering kommer att tas fram under Av stickproven som genomförts är månadsvis rapportering till kommunstyrelsen relevant för projektet med ombyggnad av Rosendals avloppsreningsverk. Här har av intervjuer och granskning av delårsrapport från 2015 framkommit att rapportering från pågående projekt sker regelbundet

53 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess Det har i granskningen inte framkommit att genomförda upphandlingar utvärderas Intern kontroll Av de interna kontrollplanerna för kommunstyrelsen för 2014 och 2015 framgår att flera interna kontroller ska genomföras som på något vis berör olika delar av upphandlingsprocessen. Av intervju med ekonomichef framgår att flera av de interna kontrollerna är genomförda men inte alla. I den mån de inte är klara beror det till stor del på personalbrist eller att man har avvaktat en ny organisation som stärker den interna kontrollfunktionen i kommunen. Följande interna kontroller bedöms beröra upphandlingsprocessen i någon del. Av intervju med ekonomichef har framkommit information om kontrollerna är genomförda: 2014: Styrning och uppföljning av projekt. Kontrollen är påbörjad men inte klar. Brister har framkommit som åtgärdats med att nya projektdirektiv för uppföljning har införts och används för de stora investeringsprojekten Om- och tillbyggnad av Rosendals avloppsreningsverk och Badhuset. 2015: Investeringsfakturor, genomförd, ska avrapporteras till kommunstyrelsens arbetsutskott i december Kvalitetssäkring av avtalshantering inom samhällsbyggnadsavdelningen. Inte genomförd. Uppföljning av investeringsprojekt, påbörjad, brister upptäckta och nya projektdirektiv framtagna Översyn av attestreglemente, har gjorts, brister framkomna som kommer åtgärdas under kommande året. Avtalsuppföljning, nej inte genomförd så grundligt som önskat Vidaredelegering av verksamhetschef till medarbetare, genomförd, delegeringsreglerna är ändrade från och med november Bedömning Kontrollmål 4 avser om genomförda upphandlingar följs upp och utvärderas. Bedömningen är att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Bedömningen grundas på att uppföljning sker till kommunstyrelsen och att avtal följs upp genom kontroll av fakturor mot ingångna avtal och vissa interna kontroller har genomförts enligt plan. Men det sker ingen systematisk uppföljning med stickprov på att avtal följs eller ramavtal används och att det framkommit att den ekonomiska uppföljningen på projekt i dess helhet kan förbättras

54 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess 3. Revisionen bedömning och rekommendationer 3.1. Revision.ell bedömning Granskningen avser besvara revisionsfrågan: Är kommunstyrelsens hantering av upphandlingar ändamålsenlig utifrån LOU och kommunala riktlinjer? Revisionskriterierna har varit lagen om offentlig upphandling och kommunens egna riktlinjer och kontrollmålen som ändamålsenligheten bedömts utifrån var: Tydliga riktlinjer finns för upphandlingar Organisation och ansvarsfördelning är tydlig Återrapportering av genomförda upphandlingar sker till styrelsen Genomförda upphandlingar följs upp och utvärderas Den samlade revisionella bedömningen är att kommunstyrelsens hantering av upphandlingar inte är helt ändamålsenlig. Bedömningen grundas på att det finns riktlinjer som när det gäller de formella kraven på upphandlingar enligt lag är tydliga. Av granskningen har inte framkommit annat än att de riktlinjerna följs när det gäller de formella kraven på de moment som ska ingå i en upphandling, det vill säga alla momenten finns med. Men bedömningen grundas vidare på att kommunens egna riktlinjer, såväl upphandlingsreglemente, kommunstyrelsens reglemente, tillämpningsanvisningarna för upphandlingspolicy, riktlinjerna för direktupphandling som delegeringsreglema inte är tydliga. Det finns motsägelser inom samma dokument och dokumenten är sinsemellan motsägande såsom redovisats under framförallt kontrollmål 1. Av stickproven har framkommit att tveksamhetema kring delegation av beslut om tilldelning och undertecknande av avtal har lett till att fel instans har fattat beslut om tilldelning, liksom att vissa avtal kan ha undertecknats av fel person. En del av dessa brister har dock åtgärdats i och med den nyligen genomförda revideringen av delegeringsreglerna. Vidare kan konstateras att kompetenskraven för de som arbetar med upphandling är otydliga. Organisationen kring upphandlingar i de stora dragen tydlig men när det gäller frågan om ansvarsfördelning är tydlig så hänger svaret nära samman med frågan om delegation som redovisats ovan. Vidare har framkommit att tillämpningsanvisningarna inte är tillräckligt tydliga när det gäller vem som kontrollerar att anbudsgivare uppfyller samtliga skallkrav. När det gäller återrapportering av genomförda upphandlingar till kommunstyrelsen är bedömningen att den sker i enlighet med riktlinjerna. Besluten rapporteras till kommunstyrelsens arbetsutskott liksom genom redovisning av delegationsbeslut till kommunstyrelsen. 1 den mån arbetsutskottet fattat beslut redovisas till kommunstyrelsen genom att arbetsutskottets protokoll anmäls till kommunstyrelsen. Uppföljning av upphandlingar sker på flera sätt, dels genom attest av fakturor dels genom regelbunden återrapportering av pågående projekt till kommunstyrelsen. En försvårande 19 54

55 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess omständighet för verifikationer är när produkt eller tjänst har ett lägre värde än kr eftersom skriftliga avtal då inte krävs. I granskningen har även framkommit att den ekonomiska uppföljningen av projekt kan stärkas även om nya riktlinjer har tagits fram för uppföljning. Slutligen kan konstateras att uppföljning av upphandlingsprocessen även sker genom flera av de planerade interna kontrollerna för men att alla kontroller av olika skäl inte har kunnat genomföras enligt plan. När det gäller utvärdering av upphandlingar ska det ske enligt de egna riktlinjerna men i granskningen har inte framkommit att upphandlingarna utvärderas Rekommendationer Utifrån granskningsresultatet rekommenderas kommunstyrelsen tillse att: - samtliga upphandlingsdokument uppdateras för att leva upp till de nya lagkrav kring upphandling som införs under 2016; samtliga styrdokument som direkt handlar om upphandlingsprocessen blir tydligare och sinsemellan överensstämmande samt att de hänvisar till varandra; - ansvarsfördelningen i upphandlingsprocessen blir tydlig i alla delar; - kommunstyrelsens reglemente och delegeringsreglerna är överensstämmande; - uppgiftsfördelningen mellan kommunstyrelsen och dess arbetsutskott respektive samhällsbyggnadsutskott tydliggörs; - delegeringsreglerna omfattar samtliga delegationsbeslut; - delegationsbeslut rapporteras separat till kommunstyrelsen, inte bara som en del av protokoll från arbetsutskottet; - upphandlingar utvärderas; - det tydliggörs vilka kunskapskrav som ställs på personal som hanterar upphandlingar och att personal som hanterar upphandlingar har den utbildning som krävs för arbetsuppgifterna; - alla handlingar som rör en upphandling finns samlade i en akt; - avtal finns lättillgängliga för verifikation vid attest av faktura; - alla avtal är skriftliga; - ramavtal följs och att ramavtalsföljsamheten kontrolleras regelbundet; - de nya riktlinjerna för kommunstyrelsens uppföljning upphandlade projekt följs och stärks ytterligare avseende den ekonomiska uppföljningen; - den interna kontrollplanen för 2015 fullföljs

56 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess i Bilagor Bilaga 1 Upphandlingsreglemente Bilaga 2 Tillämpningsanvisningar upphandlingspolicy Bilaga 3 Riktlinjer för direktupphandling Bilaga 4 Projektdirektiv 21 56

57 Kommunstyrelsens upphandlingsprocess lo december 2015 Uppdragsledare Anna Hilmarsson rojektledare Gabriella Fredriksson 22 57

58 Bilaga 1 Tomelilla kommun UPPHANDLINGSREGLEMENTE Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (2007:1092) (LUF) Dessa lagar reglerar de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet/enhet (kommunen, kommunala bolag och stiftelser) i syfte att tilldela kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster och byggentreprenader. Upphandlingsreglemente ska skapa förutsättningar för att de kommunala medlen som används för inköp/upphandling förvaltas och optimeras på bästa sätt, så att kommunen uppnår hög kostnadseffektivitet. Målsättning och syfte Försörjning av varor och tjänster för kommunens behov ska ske på ekonomiskt mest fördelaktiga sätt och/eller till så låg totalkostnad som möjligt och finnas tillgängliga på rätt tid, på rätt plats, i rätt kvantitet av rätt kvalitet och funktion. All upphandling ska ske inom ramen för LOU och bedrivas affärsmässigt, objektivt och effektivt med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns. Kommunens upphandling och anskaffning ska samordnas när samordning bedöms ge volymfördelar och/eller administrativa eller tekniska fördelar. Effekten av volymfördelar ska dock vägas mot de effekter som en alltför stor upphandling kan ha på små- och medelstora företags möjlighet att lägga anbud. Små, medelstora och nystartade företags möjligheter att lämna anbud ska också beaktas vid utformningen av bevis avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning enligt LOU kap 11, 7. Kommunens upphandlingar ska vara strategiska på så sätt att dessa bidrar till att upprätthålla en god konkurrens på kort och lång sikt. För de varor och tjänster som utnyttjas frekvent ska det finnas ramavtal. Kommunens enheter är skyldiga att känna till och använda gällande ramavtal. Inköparen ansvarar för att avtalen finns tillgängliga för kommunens personal, samt att information lämnas till verksamheternas representanter i inköpsgruppen. Kommunen ska i sin upphandlingsverksannhet sträva efter hållbar utveckling. Med detta menas ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar utveckling, samt att tillgodose dagens behov utan att försvåra för kommande generationer att tillfredsställa sina 58

59 Kommunstyrelsen och nämnderna fastställer i delegationsordningar på vilken nivå upphandlingar ska hanteras. Verksamhetsansvariga chefer ansvarar för att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har den kompetens som krävs. Verksamhetsansvariga chefer ansvarar även för att verksamheten verkar för samordnad upphandling samt att verksamheten använder de gemensamma ramavtalen. Den centrala inköpsfunktionen är kommunens allmänna expertfunktion och ska se till att information om gällande avtal finns tillgängligt för alla enheter. Den centrala expertfunktionen ansvarar för upphandling och i vissa fall förvaltning av kommunövergripande avtal. lnköpsfunktionen ansvarar för att upphandlingssamverkan utvecklas med andra kommuner. Beställande enheter När enheter beställer en upphandling från den centrala inköpsfunktionen svarar man också för att relevanta krav ställs i upphandlingen och medverkar vid framtagande av utvärderingskriterier och avtalsvillkor samt tar över uppföljning och förvaltning. 59

60 ta5ci 2 Tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicy Tomelilla kommun är en upphandlande myndighet enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling och en upphandlande enhet enligt Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och postijänster. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster eller entreprenader. All upphandling skall ske enligt gällande lagar och bestämmelser och enligt kommunens och de kommunala bolagens krav. Upphandlingspolicyn är ett komplement till lagregleringen kring offentlig upphandling. I princip likalydande policydokument tillämpas hos var och en av kommunerna i den avtalsreglerade upphandlingssamverkan inom Ystad-Österlenregionen. Grundläggande gemenskapsrättsliga principer EUs grundläggande principer skall tillämpas inom all offentlig upphandling. Dessa är: Likabehandling: Alla leverantörer skall ha samma grundförutsättningar och information. Förfrågningsunderlaget skall vara klart och tydligt. Det skall innehålla samtliga krav på det som upphandlas. Den upphandlande enheten får inte ge ett lokalt företag företräde. Icke-diskriminering: Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas utan ovidkommande hänsyn. Transparens: Upphandlingsprocessen skall kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. Normalt skall annonsering ske. Samtliga utvärderingskriterier skall anges i underlaget, innebörd och vikt skall beskrivas. Man får inte förändra kriterier vid utvärdering av anbud. Proportionalitet: Kvalifikationskraven, kraven i kravspecifikationen och utvärderingskriterierna skall vara relevanta och rimliga i förhållande till det som upphandlas. Ömsesidigt erkännande: Bevis och intyg utfärdade från behöriga myndigheter inom EU-länder skall godtas. Ansvarsfördelning Kommunfullmäktige L Fastställer och beslutar om revidering av upphandlingspolicyn. Kommunstyrelsen IL Är ytterst ansvarig för att upphandlingsverksamheten bedrivs på ett korrekt och effektivt sätt. Peter Lindgren,

61 2 E Ansvarar för samordning och övervakning av kommunens upphandlingsverksamhet. 1 Ansvarar för uppföljning av och förslag till revidering av upphandlingspolicyn. Delegerar det operativa ansvaret för upphandlingsverksamheten till olika utförare inom kommunen. Kommunstyrelsen ska se till att en central upphandlingsfunktion upprätthålls. Verksarnhetsansvariga chefer L Ansvarar för att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har den kompetens som krävs för att genomföra inköp och upphandlingar inom aktuellt område. Ansvarar för att verksamheten verkar för samordnad upphandling. 1 Ser till att verksamheten använder de gemensamma ramavtalen. 1 Övervakar att gällande lagstiftning, policys och riktlinjer efterlevs, att ansvar och befogenheter i inköps- och upphandlingsfrågor inom verksamheten tydliggörs. Den centrala upphandling sfunktionen Kommunens upphandlingsfunktion skall ha överblick och kännedom om andra enheters behov. Upphandlingsfunktionen skall därför alltid kontaktas för att göra en bedömning av förutsättningarna för upphandling i samverkan. Kommunens centrala upphandlingsfunktion ansvarar för att: 1 Samverkan utvecklas med andra kommuner kring gemensamma upphandlingar/ramavtal. Vara kommunens allmänna expertfunktion inom upphandlingsområdet. Verka som samordnare för kommunens verksamhetsgrenar avseende upphandlingar. Genomföra upphandlingar. Ansvara för ajourhållning av en lokal avtalsdatabas. 1 Ta fram ändamålsenliga anvisningar, rutiner, register och dokument för upphandlingsarbetet samt se till så att dessa hålls aktuella och tillgängliga. Användarna skall Alltid använda ramavtal där sådana finns. Om det finns synpunkter på gällande avtal eller på leverantörer, snarast informera den centrala upphandlingsfunktionen. E I god tid rapportera behov av upphandling till upphandlingsfunktionen. Kompetens Upphandling skall utföras av tjänstemän med gedigna kunskaper om denna upphandlingspolicy, offentliga upphandlingsregler, hög verksamhetskompetens 61

62 3 och som tillämpar god affärsetik. Upphandlingar skall planeras i god tid och ske i nära samverkan mellan upphandlare och verksamhetsföreträdare hos kommunen. Inköp/upphandling får göras av den som är behörig enligt delegationsordning. Alla beslutsattestanter ska ha goda grundläggande kunskaper om rättsregler, rutiner och policy för upphandlingar respektive attest. Handläggning och beslutsordning 1. Upphandlingsbeslut Upphandlingsbeslut avser beslut vid upphandling av ramavtal eller specifika inköp. Dessa beslut fattas antingen av styrelse eller nämnd eller på delegation till tjänsteman. Planering av genomförandet av en upphandling skall ske med hänsyn till de tidsfrister som följer av gällande rättsregler. Vidare skall hänsyn tas till att kommande leverantör får en skälig tid på sig att vidta förberedelser inför kommande avtalsperiod. Innan en upphandling påbörjas skall vid behov en nuläges- och marknadsanalys genomföras. 2. Kravspecifikation, referensgrupp m m För att kunna genomföra en effektiv upphandling krävs att kontakterna mellan den som ansvarar för anskaffningen (verksamhetsansvarig) och den som svarar för upphandlingen fungerar väl. Kommunen skall använda sig av referensgrupper och direktkontakter med verksamhetsansvariga/användare för det viktiga informationsutbytet. Referensgrupperna har bland annat till uppgift att söka nå samsyn i vad som är rätt krav på produkter/tjänster. 3. Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget skall vara tydligt och innehålla samtliga krav som ställs på den upphandlande varan/tjänsten. Kraven skall vara relevanta och inte vara mer långtgående än vad som behövs. I förfrågningsunderlaget skall alltid anges att bindande avtal uppkommer först när upphandlingen är avslutad genom att upphandlingskontrakt tecknas. 4. Annonsering Upphandlingar, med undantag för direktupphandling, skall annonseras i allmänt tillgänglig databas samt publiceras på kommunens hemsida. Alla upphandlingar över tröskelvärdet skall annonseras i EU' s gemensamma databas TED (Officiell Journal). Annonsering av de upphandlingar som överskrider beloppen för direktupphandling skall ske via den centrala upphandlingsfunktionen. 5. Anbudsöppning Efter anbudstidens utgång skall två behöriga personer öppna samtliga inkomna 62

63 4 anbud. Anbudsprotokoll över inlämnade anbud skall föras vid anbudsöppningen. Anbud kan lämnas genom elektronisk överföring under förutsättning att kommunen kan säkerställa att innehållet i det elektroniska anbudet inte röjs förrän anbuden skall öppnas. 6. Utvärdering Samtliga steg i utvärderingen skall dokumenteras i utvärderingsprotokoll. Den upphandlande enheten får inte anta ett anbud som inte uppfyller kraven enligt förfrågningsunderlaget och inte heller göra prövningen mot andra kriterier än dem som funnits med i annonsen eller förfrågningsunderlaget. 7. Antagande av anbud Antagande av anbud beslutas enligt delegationsbeslut. 8. Tilldelningsbeslut Upphandlingsansvarig ansvarar för att tilldelningsbeslut skyndsamt når anbudsgivare/anbudssökande. Beslutet skall innehålla motivering till valet samt namn på vinnande leverantör. 9. Avtal/upphandlingskontrakt Så snart som möjligt, dock tidigast minst 10 dagar efter det att tilldelningsbeslut har skickats, skall avtal tecknas. Samtliga avtal/upphandlingskontrakt skall vara skriftliga. Avtalstidens längd skall vara affärsmässigt motiverad. Avtal/upphandlingskontrakt tecknas av hos kommunen behörig person enligt delegation. 10. Uppföljning Under avtalsperioden skall en kontinuerlig uppföljning av avtalet ske. Uppföljning skall ske såväl internt, genom uppföljning av avtalstroheten inom den upphandlande enheten, som externt i förhållande till leverantören, såsom kontroll att avtalsvillkoren följs. 11. Dokumentation Skriftlig dokumentation skall ske av alla upphandlingar så att skälen för beslut är tydliga och lätta att förstå samt redovisas öppet. När upphandlingsärendet är avslutat samlas handlingarna i en akt. Aktläggningen skall vara systematiskt ordnad så att insyn alltid är möjlig. Samtliga uppgifter hänförliga till ett upphandlingsärende skall dokumenteras och föras till akten. Kraven på skriftlig dokumentation gäller i tillämpliga delar även vid direktupphandlingar. 12. Arkivering När upphandlingen avslutats skall upphandlingsdokumenten arkiveras enligt kommunens arkivreglemente. 63

64 5 Kommunens upphandlingsregler Ramavtal Ramavtal tecknas för vissa varor och tjänster och innefattar hela kommunens behov. Samtliga enheter inom kommunen är skyldiga att följa ramavtalen. Avsteg från avrop på befintliga ramavtal får endast ske med tillstånd av den centrala upphandlingsfunktionen och skall kunna motiveras av beställaren på ett nöjaktigt sätt Ingångna ramavtal är bindande för kommunen som helhet Kommunens enheter är därför skyldiga att känna till och utnyttja de ramavtal som upprättats. Genom ökad avtalstrohet mot befintliga ramavtal skapas förtroende hos kommunens leverantörer, vilket leder till lägsta möjliga kostnader. Samtliga upphandlingsavtal skall förtecknas i en avtalsdatabas som är tillgänglig för kommunens beställare för att säkerställa att rätt leverantör används. Ramavtal med flera leverantörer som förutsätter förnyad konkurrensutsättning handläggs och beslutas i samma ordning som gällde för det ursprungliga ramavtalskontraktet. Förvaltningsspecifika inköp och avtal Detta avser upphandling som ej omfattas av kommunövergripande behov och ramavtal. Den centrala upphandlingsfunktionen skall kontaktas för planering av upphandlingen och eventuellt stöd under upphandlingsprocessen. Leverantörskrav Leverantörer som anlitas skall vara kompetenta, ekonomiskt godtagbara och i övrigt bedömas kunna fullgöra sina åtaganden på ett bra sätt. Avtal kan endast tecknas och vidmakthållas med leverantörer som fullgör sina lagenliga skyldigheter mot samhället vad avser skatter och sociala avgifter. Om leverantören i sin tur anlitar en underleverantör gäller samma skyldigheter för denne. Leverantörer skall vara registrerade i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister och vara korrekt registrerade för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter samt inneha F-skattesedel. Riskbedömning och ekonomisk kontroll av leverantörer skall ingå som en naturlig del i alla upphandlingar samt omfatta hela avtalsperioden. Delegationsbeslut Av delegationsordning eller annat beslut i styrelse eller nämnd framgår vem som har rätt att besluta i upphandlingsärenden. Beslut om antagande av anbud bör delegeras till sådan nivå i organisationen som fyller rimliga krav på rättssäkerhet, snabbhet och rationalitet. Vid beslut om delegation till tjänstemän skall former för delegationsbesluten formellt fastställas och formerna för rapportering till respektive styrelse och nämnd klargöras. 64

65 6 Respektive verksamhet skall lägga fast vem som inom angivna ramar har rätt att fatta anskaffningsbeslut/inköpsbeslut. Namnförteckning skall omgående inges till styrelsen/nämnden. Det åligger respektive verksamhet att hålla förteckningen aktuell. Hänsynen till små och medelstora företag En tydlig ambition med den offentliga upphandlingen ska vara att mindre och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som anbudsgivare. Sekretess För upphandlingsärenden gäller absolut sekretess (6 kap 2 SekrL) fram till dess att beslut om leverantör fattats (tilldelningsbeslut) eller upphandlingen avbrutits. Om den upphandlande enheten anlitar en utomstående konsult för att hjälpa till med upphandlingen omfattas även denne av sekretessen. Handlingar i ett upphandlingsärende ska förvaras inlåst på betryggande sätt. Under upphandlingens gång får endast de som handlägger ärendet ha tillgång till handlingarna. Direktupphandling Direktupphandling får endast ske då upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Med lågt värde avses att upphandlingen understiger följande beloppsgränser exklusive mervärdesskatt: IL fem basbelopp för varor och tjänster (enstaka tillfälle) IL IL sju basbelopp för enstaka intellektuella konsulttjänster tio basbelopp för byggentreprenader Exempel på enstaka intellektuella konsulttjänster kan vara kvalificerade konsultarbeten som utförs av särskilt sakkunniga konsulter, t ex konstruktions-, arkitekt, data-, organisations-, utbildnings-, forsknings- och utvecklingstjänster. Med synnerliga skäl avses skäl som inte kunnat förutses och som inte beror på den egna verksamheten. Det är inte tillåtet att använda direktupphandling om brådskan beror på den upphandlande enheten, t ex bristande planering. Innan direktupphandling sker skall förekomsten av ramavtal alltid kontrolleras och i förekommande fall användas. Då ramavtal finns får direktupphandling endast ske efter godkännande av den centrala upphandlingsfunktionen. God affärsmässighet skall upprätthållas vid direktupphandling. Detta sker på följande sätt: I Vid direktupphandling överstigande ett (i) basbelopp exkl. moms skall minst tre (3) leverantörer tillfrågas (om det finns tillräcklig antal leverantörer som uppfyller kriterierna). Offerter från leverantörer skall vara skriftliga. Skriftlig dokumentation skall alltid upprättas; antalet kontaktade leverantörer, förfrågningssätt och motiveringen för valet av anbudsgivare skall framgå. 65

66 7 W Den som handlägger upphandlingen skall via underskrift bestyrka dokumentationen. g Beställningar och beställningserkännande skall vara skriftliga. Leverantörskontroll skall ske innan beställningen görs, om det inte är onödigt. Ii Offerterna från de tillfrågade leverantörerna och den skriftliga dokumentationen ska arkiveras och finnas tillgängliga för internkontroll. Uppföljning och revision Upphandlingsverksamheten ska årligen följas upp utifrån fastställd upphandlingspolicy och en rapport ska lämnas till kommunstyrelsen. Av uppföljningen skall bland annat ramavtalstroheten framgå. 66

67 Bilaga 3 Tomelilla kommun Riktlinjer för direktupphandling Med direktupphandling menas en upphandling utan krav på att anbuden ska ha en viss form. Direktupphandling får göras när upphandlingens värde är lågt, eller om det finns synnerliga skäl Den 1 juli 2014 höjdes beloppsgränserna för direktupphandling. I samband med detta ställdes krav på kommunerna att ta fram riktlinjer för hur direktupphandling får göras. Detta dokument ska vara vägledande vid all direktupphandling i kommunen. Anställda som genomför direktupphandlingar förväntas ha en god kännedom om dessa riktlinjer, kommunens upphandlingsreglemente och gällande lagar och regler som rör upphandling. Allmänt Direktupphandling i kommunen kan bli aktuell när det är fråga om varor, tjänster och entreprenader som inte redan omfattas av kommunens samordnade ramavtal. Innan direktupphandling görs ska beställaren alltid göra en kontroll i kommunens avtalsdatabas eller kontakta den centrala inköpsfunktionen för att försäkra sig om att ramavtal inte finns. Kommunens upphandlingsverksamhet ska präglas av ett affärsmässigt korrekt uppträdande präglat av effektivitet, kompetens, miljöhänsyn och samverkan. Detta gäller för alla upphandlingar, och således även för direktupphandlingar. Oavsett värdet på en direktupphandling ska en avvägning göras om det är lämpligt att konkurrensutsätta genom att till exempel tillfråga minst tre leverantörer eller genom att annonsera på kommunens hemsida. Kommunen strävar efter att ha en hög avtalstrohet och därför är utgångspunkten att ingångna ramavtal alltid ska följas. Inköp utanför ramavtal ska göras med goda skäl och med godkännande från den centrala inköpsfunktionen. Vem får göra en direktupphandling? Varje verksamhetschef är ansvarig för att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har den kompetens som krävs och lägga fast vem som inom angivna ramar har rätt att göra anskaffnings-/inköpsbeslut. Beloppsgränser Direktupphandling får endast genomföras när upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Med lågt värde avses att det sammanlagda värdet av direktupphandlingar av likartade varor/tjänster under ett räkenskapsår understiger kronor exklusive mervärdesskatt. När beloppet räknas fram ska det förutsättas att eventuella optioner och förlängningsklausuler knutna till upphandlingen blir fullt utnyttjade. Arbetsprocess 67 Sida 1 av 4

68 Bilaga 3 Tomelilla kommun Innan upphandling Innan en direktupphandling påbörjas ska alltid en kontroll göras om den aktuella varan/tjänsten omfattas av ett ramavtal eller inte. Sådan kontroll görs till exempel i kommunens avtalsdatabas eller genom kontakt med den centrala inköpsfunktionen. Om ramavtal finns ska detta användas för avrop. Om varan/tjänsten inte omfattas av ett ramavtal ska en bedömning göras om anskaffningsbehovet är återkommande eller om det rör sig om ett enskilt inköp. Om anskaffningsbehovet är återkommande ska den sammanlagda summan av inköp under ett räkenskapsår uppskattas. Det centrala inköpsfunktionen ska kontaktas om en enskild anskaffning beräknas kosta mer än kronor, eller om det sammanlagda anskaffningsbehovet under räkenskapsåret beräknas vara över kronor. Definiera upphandlingsföremålet Utgångspunkten vid alla anskaffningar till kommunen ska vara att slutanvändarna ska få en vara/tjänst som är anpassad till verksamhetens behov till mest fördelaktiga pris, med hänsyn till miljö och sociala riktlinjer. Upphandlade varor och tjänster ska vara tillgängliga och användbara för alla. Viktiga frågor att ställa sig innan man gör en direktupphandling är: Vilka kvalitetskrav finns? Går de kostnader som är förknippade med ökade kvalitetskrav att rättfärdiga? Kan upphandlingen bidra till de strategiska mål som kommunen har? Är det lämpligt att ställa miljökrav i upphandlingen? Är det lämpligt att ställa sociala krav i upphandlingen? Konkurrensutsättning Huvudregel är att konkurrensutsättning alltid ska ske vid direktupphandling. Vid direktupphandlingar under kronor är direktinköp tillåtet. Direktinköp ska alltid ske på affärsmässiga grunder. Med affärsmässiga grunder menas att inköpet ska gå att rättfärdiga på ett objektivt sätt, till exempel genom att man väljer den billigaste varan/tjänsten, den med bäst kvalitet i förhållande till pris eller den som innebär minst extraarbete för verksamheten. Vid direktupphandlingar vars värde beräknas uppgå till mellan kronor och kronor ska konkurrensutsättning alltid ske. Det betyder att minst tre leverantörer ska ges möjlighet att lämna anbud om det är möjligt. Upphandlingen ska annonseras på kommunens hemsida så att alla leverantörer får möjlighet att ta del av förfrågningsunderlaget. Offerterna som begärs in ska vara skriftliga och en enkel leverantörskontroll ska genomföras. Med 68 Sida 2 av 4

69 Bilaga 3 Tomelilla kommun kronor. (Lagkrav enl LOU på dokumentation vid värde över kronor). Mall för dokumentation tillhandahålls av den centrala inköpsfunktionen. Otillåten direktupphandling Otillåtna direktupphandlingar är inte befriade från reglerna kring överprövning och skadestånd i LOU. Om en leverantör anser att en direktupphandling är otillåten kan denna ansöka om överprövning hos domstol. Upphandlingen kan då behöva göras om och det finns risk att avtal som träffats med leverantören ogiltigförklaras. Exempel på otillåtna direktupphandlingar är: N. om en förlängning av ett upphandlat avtal görs trots att det inte angivits i det ursprungliga avtalet att förlängning är möjlig, D om ett upphandlat avtal förändras väsentligt, n om kommunen gör avrop från ett ramavtal som den inte är part i, eller. om det sammanlagda värdet av direktupphandlingar under ett år överstiger beloppsgränserna i LOU. 69 Sida 4 av 4

70 omelilla kommun Samhällsbyggnad Bilaga 4 Projektdirektiv 1 Övergripande Projektets namn Datum för upprättande Ärendenummer Om- och tillbyggnad Rosendals avloppsreningsverk KS 2013/131 Verksamhet, enhet Geografisk plats Tidsperiod Samhällsbyggnad, VA-enheten Ullstorp 130:1, Tomelilla Projektform och budget Kort beskrivning av projektet, syfte, bakgrund Anlitad entreprenör Entreprenadform Ombyggnad och renovering befintligt reningsverk för kväverening och ökad kapacitet. Villkorsuppfyllnad av Länsstyrelsens tillstånd, daterat AF-Bygg Syd AB Totalentreprenad Beslutad total projektkalkyl SEK (Beslut KS , se bilaga 2) Kontrakterad entreprenadsumma SEK 3 Beställarorganisation Projektledare Ombud och byggherre Skyddsombud Styrgrupp Christina Jönsson, VA-chef Jörgen Prahl, Samhällsbyggnadschef Peter Boström, VA-enheten Samhällsbyggnadschef (ordf.), kommunchef, ekonomichef Beställarorganisation Komplett beställarorganisation, se bilaga 1 4 Beslutsrätt och delegation Projektledarens befogenhet Ombudets befogenhet Kommunchef e Optioner i beställningen (max kr) e Tillkommande arbeten max fem (5) prisbasbelopp (f.n kr) e Tillkommande arbeten max femton (15) prisbasbelopp (f.n kr) e Tillkommande arbeten överstigande femton (15) prisbasbelopp Politiska beslut, KsAu e Överstigande projektkalkylen 69 miljoner kr Attestering av fakturor * * Projektledaren kontrollerar faktura och kontering Fakturor överstigande kr beslutsattesteras av projektledare och ombud 1(2) 70

71 Tomelilla kommun Samhallsbyggnad Bilaga 4 5 Rapportering och uppföljning Ekonomisk uppföljning Rapportering till styrgrupp Rapportering till politiken Ansvarar projektledare för tillsammans med ekonom Projektledaren är föredragande. Samhällsbyggnadschef är ordförande. Protokollförda möten hålls med genomgång av tidplan, avvikelser och budget inför varje redovisning till KsAu, 1 ggr/mån Redovisning av tidplan, avvikelser och budget. Skriftligt i samband med bokslut och tertialrapport samt vid behov muntligt till KsAu ca 1 ggr/mån Bilagor: 1. Projektorganisation beställarsidan, Rosendals ombyggnad 2. Projektkalkyl, KS (2) 71

72 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 70 Dnr KS 2016/70 Internbudget 2016 Kommunledningskontoret samt kostenheten Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen samt beslut kommunstyrelsen beslutar fastställa förslag till internbudget 2016 för kommunledningskontoret samt kostverksamheten enligt bilaga, handlingsid: KS Ekonomichef Anders Eriksson uppdras att i dialog vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den redovisa vilken typ av poster som faller in under kategorierna övrigt. Ärendebeskrivning Kommunchef Stefan Larsson och Ekonomichef Anders Eriksson anför i tjänsteskrivelse den 16 mars 2016 följande: Enligt intentionerna i kommunallagen (6 kap. 34) samt den av kommunfullmäktige beslutade styrmodellen skall varje nämnd/styrelse besluta om en internbudget för den verksamhet som de förtroendevalda ansvarar för. Genom ett beslut om internbudgeten samt de av kommunfullmäktige tidigare antagna politiska målen kan förvaltningen påbörja arbetet med att upprätta verksamhetsplaner. På grund av uppsättandet av arbetsmarknadsenheten enligt tidigare beslut kommer internbudgeten 2016 att behöva revideras senare under året. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar anta förslag till internbudget 2016 för kommunledningskontoret. Justerandes sign 72

73 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 70 forts. Beslutsunderlag Internbudget 2016 Kommunledningskontoret samt kostenheten, handlingsid: KS Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson och ekonomichef Anders Eriksson, handlingsid: KS Förslag till beslut under sammanträdet XX föreslår att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag med tillägget att ekonomichef Anders Eriksson uppdras att i dialog vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den redovisa vilken typ av poster som faller in under kategorierna övrigt. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med XX förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Ekonomichef Anders Eriksson Justerandes sign 73

74 Tomelilla den 16 mars 2016 Dnr KS 2016/ Kommunledning Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Kommunstyrelsens arbetsutskott Handläggare: Stefan Larsson Kommunchef Direkt Internbudget Kommunledningskontoret samt kostverksamheten Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att fastställa internbudget 2016 för kommunledningskontoret samt kostverksamheten enligt bilaga 1. Ärendebeskrivning Enligt intentionerna i kommunallagen (6 kap. 34) samt den av kommunfullmäktige beslutade styrmodellen skall varje nämnd/styrelse besluta om en internbudget för den verksamhet som de förtroendevalda ansvarar för. Genom ett beslut om internbudgeten samt de av kommunfullmäktige tidigare antagna politiska målen kan förvaltningen påbörja arbetet med att upprätta verksamhetsplaner. På grund av uppsättandet av arbetsmarknadsenheten enligt tidigare beslut kommer internbudgeten 2016 att behöva revideras senare under året. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 16 mars 2016 Kommunledningskontoret Stefan Larsson Kommunchef Anders Eriksson Ekonomichef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret 1 (1) 74

75 75

76 76

77 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 71 Dnr KS 2016/70 Internbudget Samhällsbyggnad Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar anta förslag till interbudget 2016 för samhällsbyggnad efter redaktionell ändring. Ärendebeskrivning Ekonomichef Anders Eriksson presenterar förslag till internbudget 2016 för samhällsbyggnad. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar anta förslag till internbudget 2016 för samhällsbyggnad. Beslutsunderlag Internbudget Samhällsbyggnad Tidigare behandling Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott 10/2016: Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott beslutar att godkänna internbudgeten för samhällsbyggnadsavdelningen för Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag efter redaktionell ändring. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 77

78 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2 mars 2016 Kssamu 10 Dnr KS 2016/70 Internbudget samhällsbyggnadsavdelningen Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskotts beslut Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott beslutar att godkänna internbudgeten för samhällsbyggnadsavdelningen för Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige har för verksamhetsåret 2016 anslagit 27, 844 miljoner kronor för samhällsbyggnadsavdelningens verksamhet. Av denna summa ska 1, 659 miljoner kronor överföras till kommunledningskontoret då viss verksamhet överflyttats dit. Vidare ska kronor överföras till fastighetsenheten som kompensation för kapitalkostnader under två månader för badhuset. Internbudgeten fördelar sig enligt följande: 2015 tkr 2016 tkr Samhällsbyggnad centralt Gata/park Natur Plan Bygg Bredband 1000 Totalt I ökningen för gata/park ingår en riktad satsning på 1, 25 miljoner kronor för särskild satsning på lekplatser och parker. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott beslutar att godkänna internbudgeten för Beslutet skickas till: Samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl Hit hämtas text från tjänsteskrivelsens rubrik Beslutsunderlag Justerandes sign 78

79 79

80 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 72 Dnr KS 2016/96 Äskande om tilläggsanslag - vård och omsorgsnämnden Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan ställningstagande. Ärendebeskrivning Kommunchef Stefan Larsson anför i tjänsteskrivelse den 15 mars 2016 följande: Vård och omsorgsnämnden har beslutat att äska om en utökad ram med totalt tkr. Fördelat på tkr avseende kostnader för personlig assistans samt 75 tkr för efterrätt på de boenden som är i extern regi. Förvaltningen föreslår att vård- och omsorgsnämnden får ett tilläggsanslag 2016 om kronor. Finansieringen av tilläggsanslaget föreslås ske genom årets resultat. Alternativet till tilläggsanslaget är att ge förvaltningen ett sparbeting på motsvarande summa. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att utöka vård- och omsorgsnämndens budget för 2016 med kronor. Finansieringen av tilläggsanslaget föreslås ske genom årets resultat. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson, handlingsid: KS Beslut vård och omsorgsnämnden 22/2016. Justerandes sign 80

81 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 72 forts. Tidigare behandling Vård och omsorgsnämnden 22/2016: Vård och omsorgsnämnden beslutar äska om utökad ram med totalt tkr kronor varav tkr avser kostnader för personlig assistans som under 2015 flyttades över från kommunstyrelsens omsorgspeng till vård- och omsorgsverksamheten utan någon kompensation i ram varken för år 2015 eller 2016, samt 75 tkr för efterrätt även i verksamhet i extern regi. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 81

82 Tomelilla den 15 mars 2016 Dnr KS 2016/ Kommunledning Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Kommunstyrelsens arbetsutskott Handläggare: Stefan Larsson Kommunchef Direkt Tilläggsanslag till vård- och omsorgsnämnden Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att utöka vård- och omsorgsnämndens budget för 2016 med kronor. Finansieringen av tilläggsanslaget föreslås ske genom årets resultat. Ärendebeskrivning Vård och omsorgsnämnden har beslutat att äska om en utökad ram med totalt tkr. Fördelat på tkr avseende kostnader för personlig assistans samt 75 tkr för efterrätt på de boenden som är i extern regi. Förvaltningen föreslår att vård- och omsorgsnämnden får ett tilläggsanslag 2016 om kronor. Finansieringen av tilläggsanslaget föreslås ske genom årets resultat. Alternativet till tilläggsanslaget är att ge förvaltningen ett sparbeting på motsvarande summa. Beslutsunderlag Vård- och omsorgsnämndens protokoll Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 15 mars 2016 Kommunledningskontoret Stefan Larsson Kommunchef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Vård- och omsorgsnämnden 1 (1) 82

83 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 februari 2016 VON 22 Dnr VON 2016/8 Internbudget - Vård och omsorgsnämnden 2016 Vård och omsorgsnämndens beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar äska om utökad ram med totalt tkr kronor varav tkr avser kostnader för personlig assistans som under 2015 flyttades över från kommunstyrelsens omsorgspeng till vård- och omsorgsverksamheten utan någon kompensation i ram varken för år 2015 eller 2016, samt 75 tkr för efterrätt även i verksamhet i extern regi. Vård och omsorgsnämnden beslutar genomföra föreslagna besparingar om 911 tkr och anta internbudget under förutsättning att medel som överenskommits om efter att kommunfullmäktige fastställt budgetramarna överförs från andra verksamheters budgetramar med 833 tkr avseende MAS, 340 tkr avseende kvalitetsledare och 100 tkr avseende ökade kostnader för kost. Ärendebeskrivning Förvaltningen har upprättat ett förslag till internbudget för verksamheterna med vissa justeringar för verksamheternas äskanden samt med förutsättningar att vissa medel tillförs den av kommunfullmäktige beslutade ramen på kronor. Detta rör medel för kvalitetsledare, MAS, tillskott för efterrätt även till verksamhet i extern regi samt täckning för den verksamhet som under 2015 flyttades över från kommunstyrelsens omsorgspeng till vård- och omsorgsverksamheten utan någon kompensation. Tillsammans utgör detta ett belopp på kronor. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar anta föreslagen internbudget under förutsättning att äskade medel om tkr kronor beviljas. Vård och omsorgsnämnden beslutar äska om utökad ram om tkr för finansiering av kvalitetsledare, MAS, efterrätt även i verksamhet i extern regi samt täckning för den verksamhet som under 2015 flyttades över från kommunstyrelsens omsorgspeng till vård- och omsorgsverksamheten utan någon kompensation. Justerandes sign 83

84 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 februari 2016 VON 22 forts. Beslutsunderlag Reviderat förslag till internbudget - Vård och omsorgsnämnden 2016, handlingsid: VON Tidigare behandling Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 12/2016: Vård och omsorgsnämnden beslutar anta föreslagen internbudget under förutsättning att äskade medel om tkr kronor beviljas. Vård och omsorgsnämnden beslutar äska om utökad ram om tkr för finansiering av kvalitetsledare, MAS, efterrätt även i verksamhet i extern regi samt täckning för den verksamhet som under 2015 flyttades över från kommunstyrelsens omsorgspeng till vård- och omsorgsverksamheten utan någon kompensation. Förslag till beslut under sammanträdet Gunnel Andersson (M) föreslår att beslutsformuleringen justeras utifrån det reviderade förslaget till internbudget Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att nämnden beslutar bifalla Gunnel Anderssons förslag. Beslutet skickas till: Ekonomichef Anders Eriksson Kommunstyrelsen Justerandes sign 84

85 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 66 Dnr KS 2014/335 Ändring i reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda - Arvode till överförmyndare och dennes ersättare Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar att fastställa följande arvode från och med den 1 juli 2016: Överförmyndare, 1,25 inkomstbasbelopp året före ersättningsåret (1,25 X kr = kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 6 timmar per vecka utan ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner. Ersättare för överförmyndare, 40 % av arvodet för överförmyndaren (40 % av kr = kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 3 timmar per vecka utan ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner. Ärendebeskrivning Kommunsekreterare Pamela Lindqvist framför i tjänsteskrivelse den 10 mars 2016 följande: Den nya överförmyndarorganisationen med gemensam tjänstemannaorganisation för Tomelilla kommun, Sjöbo kommun och Ystads kommun träder i kraft den 1 januari I samband med detta pågår en översyn av delegeringsordningar för att skapa så lika beslutsordningar som möjligt i kommunerna. Under innevarande mandatperiod har Ystad/Sjöbo en gemensam överförmyndarnämnd medan Tomelilla kommun, liksom tidigare har en överförmyndare och en ersättare för denne. Justerandes sign 85

86 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 66 forts. Den nya beslutsordningen med delegeringsregler innebär att arbetssättet för överförmyndaren förändras i riktning mot mer uppföljning och kontroll, i likhet med den gemensamma överförmyndarnämnden. Det får därför också anses rimligt att se över arvoderingen av uppdraget. Överförmyndarens nuvarande arvode, i vilket ingår ersättning för två halvdagars tjänstgöring, uppgår 3,52 inkomstbasbelopp eller kr/år (2015 års nivå). Undertecknad föreslår att arvodet istället sätts till 1,25 inkomstbasbelopp, 1,25 X = kr/år (2016 års nivå). I arvodet bör ingå att tjänstgöra minst 6 timmar per vecka. Ersättaren för överförmyndaren har en speciell situation och måste hålla sig á jour med arbetet. Ersättaren har idag ett arvode om kronor/år. Undertecknad föreslår att ersättaren erhåller att arvode om 40 % av överförmyndarens arvode, det vill säga kronor/år (2016 års nivå). Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att fastställa följande arvode från och med den 1 juli 2016: Överförmyndare, 1,25 inkomstbasbelopp året före ersättningsåret (1,25 X kr = kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 6 timmar per vecka utan ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner. Ersättare för överförmyndare, 40 % av arvodet för överförmyndaren (40 % av kr = kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 3 timmar per vecka utan ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: KS Justerandes sign 86

87 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 66 forts. Tidigare behandling Kommunfullmäktige 131/2015: Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen 199/2015: Kommunfullmäktige beslutar att fastställa följande arvode från och med den 1 januari 2016: Överförmyndare, 1,25 inkomstbasbelopp året före ersättningsåret (1,25 X kr = kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 6 timmar per vecka (för dessa 6 timmar utgår ingen ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner). Ersättare för överförmyndare, 40 % av arvodet för överförmyndaren (40 % av kr = kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 3 timmar per vecka (för dessa 3 timmar utgår ingen ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner). Kommunstyrelsens arbetsutskott 228/2015: Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan ställningstagande. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 87

88 Tomelilla den 10 mars 2016 Dnr KS 2014/335 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Direkt Mobil Kommunstyrelsens arbetsutskott Ändring i reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda - Arvode till överförmyndare och dennes ersättare Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att fastställa följande arvode från och med den 1 juli 2016: Överförmyndare, 1,25 inkomstbasbelopp året före ersättningsåret (1,25 X kr = kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 6 timmar per vecka utan ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner. Ersättare för överförmyndare, 40 % av arvodet för överförmyndaren (40 % av kr = kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 3 timmar per vecka utan ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner. Ärendebeskrivning Den nya överförmyndarorganisationen med gemensam tjänstemannaorganisation för Tomelilla kommun, Sjöbo kommun och Ystads kommun träder i kraft den 1 januari I samband med detta pågår en översyn av delegeringsordningar för att skapa så lika beslutsordningar som möjligt i kommunerna. Under innevarande mandatperiod har Ystad/Sjöbo en gemensam överförmyndarnämnd medan Tomelilla kommun, liksom tidigare har en överförmyndare och en ersättare för denne. Den nya beslutsordningen med delegeringsregler innebär att arbetssättet för överförmyndaren förändras i riktning mot mer uppföljning och kontroll, i likhet med den gemensamma överförmyndarnämnden. Det får därför också anses rimligt att se över arvoderingen av uppdraget. 1 (2) 88

89 Överförmyndarens nuvarande arvode, i vilket ingår ersättning för två halvdagars tjänstgöring, uppgår 3,52 inkomstbasbelopp eller kr/år (2015 års nivå). Undertecknad föreslår att arvodet istället sätts till 1,25 inkomstbasbelopp, 1,25 X = kr/år (2016 års nivå). I arvodet bör ingå att tjänstgöra minst 6 timmar per vecka. Ersättaren för överförmyndaren har en speciell situation och måste hålla sig á jour med arbetet. Ersättaren har idag ett arvode om kronor/år. Undertecknad föreslår att ersättaren erhåller att arvode om 40 % av överförmyndarens arvode, det vill säga kronor/år (2016 års nivå). Kommunledningskontoret Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 2 (2) 89

90 TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr B 14:1 Kf 126/2014, Kf 174/2014, Kf 53/2015 Dnr ks 2014/335 REGLEMENTE OM EKONOMISKA FÖRMÅNER TILL FÖRTROENDEVALDA Antaget av kommunfullmäktige den 1 september Gäller från den 1 januari Allmänna bestämmelser 1 Förtroendeuppdrag som omfattas av bestämmelserna Dessa bestämmelser gäller för förtroendevalda som avses i 4 kap 1 Kommunallagen, d.v.s. för ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige, i kommunstyrelsen och dess utskott, i annan nämnd/styrelse och dess utskott, i av kommunfullmäktige eller av kommunstyrelsen tillsatt beredning samt i kommunrevisionen. För förtroendevalda som fullgör uppdrag på heltid eller på minst 40 procent av heltid gäller endast 7 samt när uppdraget utförs på den fasta tiden. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 1 (24) 90

91 2 Ersättningsberättigade sammanträden m.m. Tjänstgörande ledamöter och tjänstgörande ersättare samt ersättare som inte tjänstgör har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i 3-6, 9 och för förrättningar enligt a - l. Andra förtroendevalda som medgivits närvarorätt har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i 3-6 och för förrättning enligt a-l. Borgerlig begravningsförrättare har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i 3-6, 9 och för förrättning enligt m). a) Sammanträden med kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, kommunstyrelseutskott och övriga nämnder, nämndsutskott, beredning som tillsatts av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen samt revisorernas sammanträden. b) Sammanträden med utredningskommittéer, projektgrupper och arbetsgrupper (efter särskilt beslut). c) Protokollsjusteringssammanträde. d) Konferens, informationsmöte, studiebesök, uppdrag som kontaktperson, studieresa, kurs eller liknande som rör kommunal angelägenhet och som har ett direkt samband med det kommunala förtroendeuppdraget. Ersättning enligt denna punkt kräver normalt beslut av ordföranden i respektive nämnd/styrelse/utskott och beredning. e) Akut utryckning där ordförandebeslut enligt lagstiftning bedöms nödvändigt. f) Förhandling eller förberedelse inför förhandling med personalorganisation eller annan motpart till kommunen. g) Överläggning med företrädare för annat kommunalt organ än det den förtroendevalde själv tillhör. h) Sammankomst med kommunalt samrådsorgan/intressentsammansatt organ. i) Presidiemöte i fullmäktige, fullmäktigeberedning, nämnd eller utskott. j) Besiktning eller inspektion (efter särskilt beslut av respektive nämnd). B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 2(24) 91

92 k) Överläggning med utomstående myndighet eller organisation. l) Fullgörande av granskningsuppgift inom ramen för ett revisionsuppdrag. m) Borgerlig begravning. 3 Förlorad arbetsinkomst Förtroendevalda har rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst eller motsvarande med en schablonersättning som räknas ut på grundval av den beräknade årsinkomsten som förloras vid förtroendeuppdraget enligt formel i bilaga 1. För förtroendevald som inte har något anställningsförhållande (egna företagare) ska ersättningen grundas på en schablonberäknad årsinkomst på kronor, som inkluderar ersättning enligt 4 5. För ersättning över denna schablonnivå krävs att den förtroendevalde styrker förlusten. Detta sker normalt genom slutskattsedel. Den ersättningsberättigade årsinkomsten är maximerad till kronor. Förtroendevalda som är anställda av Tomelilla kommun, ska ha bibehållen lön och behöver bara kryssmarkera anställningen på intyget för förlorad arbetsinkomst. 4 Förlorad semesterförmån Förtroendevald har rätt till ersättning för förlorad semesterförmån med en schablonersättning enligt bilaga 1. 5 Särskilda arbetsförhållande m m Rätten till ersättning enligt 3-5 omfattar nödvändig ledighet för förtroendevalda med speciella arbetstider eller i övrigt särskilda arbetsförhållanden när det inte kan anses skäligt att de förtroendevalda fullgör sina ordinarie arbetsuppgifter i direkt anslutning till sammanträdet eller motsvarande. Rätten till ersättning enligt 3-5 omfattar tid för resa till och från sammanträdet eller motsvarande och tid för praktiska förberedelser i anslutning till sammanträdet eller motsvarande. Förtroendevald har inte rätt till ersättning för styrkt förlorad arbetsinkomst eller för styrkta förlorade pensions- eller semesterförmåner om schablonersättning tidigare utbetalats för den förlorade inkomsten eller de förlorade förmånerna. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 3(24) 92

93 6 Årsarvoden Förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på heltid eller på minst 40 procent av heltid har rätt till årsarvoden med belopp som fullmäktige beslutat enligt bilaga. Ledighet motsvarande semester medgives med 32 arbetsdagar per år. Ej uttagen semester kan inte sparas över kalenderår och ersätts inte kontant. Övergångsregel: Nuvarande innestående ledighet/semester per 27 april 2015 får tas ut som ledighet under mandatperioden Begränsat arvode Förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på mindre än 40 procent av heltid har rätt till begränsat arvode i den utsträckning som fullmäktige beslutat enligt bilaga. Om ordföranden p.g.a sjukdom eller annat är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en tid som överstiger en månad, ska arvodet under resterande tid istället utbetalas till förste vice ordföranden, eller den som fullgör ordförandens uppgifter. Om andre vice ordföranden p.g.a sjukdom eller annat är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en tid som överstiger en månad, ska arvodet under resterande tid istället utbetalas till den som utses som ersättare. 8 Arvoden för sammanträden m.m. Förtroendevalda, som inte är årsarvoderade, har rätt till ersättning per sammanträde eller motsvarande eller per dag för sammanträde eller motsvarande med ett fast belopp som fullmäktige beslutat enligt bilaga. Arvoden utges inte för deltagande i kurs, konferens, studiebesök med mera enligt 2, d 9 Kommunal pension För årsarvoderade förtroendevalda finns det särskilda bestämmelser om kommunal pension i det kommunala pensionsreglementet. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 4(24) 93

94 10 Resekostnader och traktamenten Ersättning för resor och traktamenten ska utbetalas enligt följande: Sammanträde eller förrättning utanför kommunen; För kommunens anställda gällande avtal gäller även kommunalt förtroendevalda. Sammanträde eller förrättning inom kommunen; Vid sammanträde, protokollsjustering eller förrättning utgår resekostnadsersättning för faktisk resa enligt vid varje tidpunkt gällande kommunala reseavtal. Kilometerersättning utgår vid användande av egen bil i tjänsten. 11 Skälig ersättning för barntillsyn Arvodesberättigad kommunal förtroendevald (ledamot eller ersättare) får ersättning för utgifter för tillsyn av barn under tolv år. Ersättningen utgör 50 kronor per timme för den tid då den förtroendevalde deltagit i sammanträde eller godkänd förrättning samt för erforderlig restid. Den förtroendevalde uppmärksammas på att ersättningen är skattepliktig samt att den förtroendevalde kan bli skyldig att betala sociala avgifter för den utgivna lönen. Ersättning utges inte för tillsyn som utförs av egen familjemedlem eller av sammanboende. Ersättning utbetalas mot räkning. Räkningen lämnas snarast möjligt till sekreteraren eller till respektive förvaltning. Vid begäran om ersättning för barntillsyn ska kvitto på styrkta kostnader bifogas. Kostnader för ordinarie barntillsyn ska inte ersättas. Bestämmelsen gäller inte dagtid (8 17) för kommunalråd eller oppositionsråd på deras tjänstgöringsdagar. Vid särskilda skäl ska arbetsutskottet kunna godkänna kostnader utöver vad som stadgas i denna paragraf. 12 Skälig ersättning för resekostnader för förtroendevalda med funktionshinder Förutsättningen för att vara berättigad till ersättning för resekostnader, är att den förtroendevalde har färdtjänstbevis eller ett läkarintyg som styrker att man p.g.a. tillfälligt funktionshinder inte kan använda allmänna kommunikationer eller köra eget fordon. Till dem som har färdtjänst eller som har någon anhörig e.d. som kör, utbetalas ersättning motsvarande egenavgiften för färdtjänst i Tomelilla kommun. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 5(24) 94

95 Till dem som behöver utnyttja taxi utbetalas taxikostnaden mot kvitto. Ersättning utges då den förtroendevalde deltagit i sammanträde eller godkänd förrättning. Ersättningen utbetalas mot räkning. Räkningen lämnas snarast möjligt till sekreteraren eller Gemensam administration. Vid begäran om ersättning för resekostnader ska kvitto på styrkta kostnader bifogas. 13 Övriga kostnader För andra kostnader än som avses i 11 betalas ersättning om den förtroendevalde kan visa att särskilda skäl förelegat för dessa kostnader. Ordföranden och andre vice ordföranden i kommunstyrelsen samt ordföranden i familjenämnden och ordföranden i vård- och omsorgsnämnden har rätt till mobiltelefon i tjänsten. Ersättning utgår inte om den förtroendevalde haft rimliga möjligheter att genom omdisponering av arbete eller på annat sätt kunna förhindra att kostnaderna uppkom. 14 Hur man begär ersättning För att få ersättning enligt 3-6 och skall den förtroendevalde anmäla till fullmäktiges eller nämndens sekreterare, eller till annan som utsetts att ta emot anmälan, hur många timmars ledighet uppdraget föranlett. Snarast efter att den förtroendevalde valts till sitt uppdrag ska han/hon lämna in intyg om beräknad arbetsinkomst där timersättningen för förlorad arbetsinkomst inklusive förlorade pensions- och semesterförmåner räknas ut. Vid inkomstförändringar ska nytt intyg lämnas in. Arvode enligt 7-9 betalas normalt ut utan föregående anmälan. 15 Yrkande om ersättning enligt dessa bestämmelser skall framställas senast inom sex månader från dagen för det sammanträde eller motsvarande som kostnaden avser. 16 Tolkning av bestämmelserna Frågor om tolkning och tillämpning av dessa bestämmelser avgörs av kommunstyrelsens arbetsutskott. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 6(24) 95

96 17 Utbetalning Årsarvodena och begränsat arvode betalas ut med en tolftedel per månad. Övriga ekonomiska förmåner betalas ut en gång per månad. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 7(24) 96

97 BILAGA 1 till ERSÄTTNINGSBESTÄMMELSER FÖR FÖRTROENDEVALDA (gäller från 1 januari 2015) 3 Förlorad arbetsinkomst Beräknad årsinkomst * = ersättning/timme x sysselsättningsgrad *Den ersättningsberättigade årsinkomsten är maximerad till kronor. Ersättning utbetalas normalt för högst 8 timmar per dag. Ersättning kan emellertid utbetalas för mer än 8 timmar om den förtroendevalde kan visa att hon/han har en schemalagd arbetstid som överstiger 8 timmar och för en förrättning måste vara ledig mer än 8 timmar. Då ska ersättning utbetalas för det faktiska antalet timmar som den förtroendevalde måste vara ledig. 4 Förlorad semesterförmån Procentpåslag med 13 procent på utbetald ersättning för förlorad arbetsinkomst. 6 Årsarvode 1 Ordförande i kommunstyrelsen Ordföranden tjänstgör 100 procent av heltid. 2 Oppositionsråd (andre vice ordförande i kommunstyrelsen) Andre vice ordföranden tjänstgör 40 procent av heltid fastställda dagar. Vid tjänstgöring utöver detta utgår sammanträdesarvode samt förlorad arbetsförtjänst. 11,32 inkomstbasbelopp året före ersättningsåret (11,32 x kr = kr för år 2015). 80 % av kommunalrådets arvode, 40 % tjänstgöring (80 % av 11,32 x kr = kr, 40 % av kr = kr för år 2015). B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 8(24) 97

98 7 Begränsat arvode (Beloppen gäller per år) 1 Förste vice ordförande i kommunstyrelsen Ingen tjänstgöringsgrad fastställs, sammanträdesarvode och ersättning för förlorad arbetsinkomst utgår. 10 % av kommunalrådets arvode (10 % av 11,32 x kr = kr för år 2015). 2 Ordförande i familjenämnden 170 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (170 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 15 % av kommunalrådets arvode. 3 Andre vice ordförande i familjenämnden 34 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret. (34 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 20 % av arvodet för ordföranden i familjenämnden. 4 Förste vice ordförande i familjenämnden 17 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret. (17 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 10 % av arvodet för ordföranden i familjenämnden. 5 Social jour i familjenämnden Vid delad jour mellan ledamöter fördelas arvodet utifrån omfattning av tjänstgöring. 6 Ordförande i utskott för gymnasie-, vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsfrågor 80 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret. (80 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 7 % av kommunalrådets arvode. 50 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (50 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 4,4 % av kommunalrådets arvode. 7 Ordförande i vård- och omsorgsnämnden 170 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (170 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 15 % av kommunalrådets arvode. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 9(24) 98

99 8 Andre vice ordförande i vård- och omsorgsnämnden 9 Förste vice ordförande i vård- och omsorgsnämnden 34 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret. (34 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 20 % av arvodet för ordföranden i vård och omsorgsnämnden. 17 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret. (17 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 10 % av arvodet för ordföranden i vård och omsorgsnämnden. 10 Ordförande i kommunfullmäktige 80 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (80 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 7 % av kommunalrådets arvode. 11 1:e vice ordförande i kommunfullmäktige 16 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (16 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 20 % av arvodet för kommunfullmäktiges ordförande). 12 2:e vice ordförande i kommunfullmäktige 16 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (16 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 20 % av arvodet för kommunfullmäktiges ordförande. 13 Ordförande i byggnadsnämnden 70 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (70 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 6 % av kommunalrådets arvode. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 10(24) 99

100 14 Andre vice ordförande i byggnadsnämnden 14 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (14 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 20 % av arvodet för byggnadsnämndens ordförande. 15 Förste vice ordförande i byggnadsnämnden Berättigar inte till begränsat arvode 16 Ordförande i valnämnden (gäller endast valår) 17 Andre vice ordförande i valnämnden (gäller endast valår) 18 Förste vice ordförande i valnämnden (gäller endast valår) 25 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (25 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar ca 2 % av kommunalrådets arvode. 5 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (5 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 20 % av arvodet för valnämndens ordförande. 5 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (5 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 20 % av arvodet för valnämndens ordförande. 19 Ordförande i kommunrevisionen 60 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (60 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar drygt 5 % av kommunalrådets arvode. 20 Revisorerna 25 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (25 % x kr = kr). 21 Ordförande i kultur- och fritidsnämnden 70 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (70 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 6 % av kommunalrådets arvode. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 11(24) 100

101 22 Andre vice ordförande i kultur- och fritidsnämnden 23 Förste vice ordförande i kultur- och fritidsnämnden 14 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (14 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 20 % av arvodet för kultur- och fritidsnämndens ordförande. Berättigar inte till begränsat arvode 24 Ordförande i samhällsbyggnadsutskottet 50 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (50 % x kr = kr för år 2015). Detta motsvarar 4,4 % av kommunalrådets arvode. 25 Till förste vice ordföranden i övrigt Berättigar inte till begränsat arvode 26 Ordförande, förste vice och andre vice ordförande i kommunstyrelsens arbetsutskott 27 Överförmyndaren I uppdraget ingår att tjänstgöra två halvdagar per vecka. Arvodet omfattar förlorad arbetsförtjänst för de två halvdagarna samt förlorade pensions- och semesterförmåner 28 Ersättaren för överförmyndaren. I uppdraget ingår att arbeta som ersättare för överförmyndaren enligt föräldrabalkens bestämmelser. Berättigar inte till begränsat arvode 3,52 inkomstbasbelopp året före ersättningsåret (3,52 x kr = kr för år 2015) 0,5 inkomstbasbelopp året före ersättningsåret (0,5 x kr = kr för år 2015) B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 12(24) 101

102 8 Arvode för sammanträden m.m. (timarvode) Sammanträde som varar upp till en timme berättigar till 0,5 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (0,5 % x kr = 285 kr för år 2015). Sammanträde som varar upp till fem timmar berättigar till 1,1 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (1,1 % x kr = 626 kr för år 2015). Sammanträde som varar mer än fem timmar berättigar till 1,7 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (1,7 % x kr = 967 kr för år 2015). Högsta ersättning per dag: 1,7 % av inkomstbasbeloppet året före ersättningsåret (1,7 % x kr = 967 kr för år 2015). 9 Arvoden enligt 7-9 ska räknas om årligen i förhållande till inkomstbasbelopp året före ersättningsåret. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 13(24) 102

103 BILAGA 2 till ERSÄTTNINGSBESTÄMMELSER FÖR FÖRTROENDEVALDA Arbetsuppgifter som ska utföras inom ramen för ordförandens och revisorernas begränsade arvode, vilket innebär att då ska varken sammanträdesarvode eller förlorad arbetsinkomst betalas ut Exempel på förrättningar inom kommunen som skall anses ingå i ordförandens arbetsuppgifter och täckas av det begränsade arvodet. För förrättning förlagd utanför Tomelilla kommun utgår reseersättning. Rutinmässigt följande av förvaltningens arbete. Genomgång och beredning av ärenden med sekreterare, föredragande eller annan anställd i anledning av sammanträden, besiktning, förrättning eller dylikt. Besök på förvaltningen för information, utanordning, justering av protokoll eller påskrift av annan handling. Kontakt med allmänheten, telefonsamtal och dylikt. Utövande av delegeringsbeslut. Restid i anledning av ovan uppräknade åtgärder. För deltagande i besiktning, inspektion eller motsvarande utgår ersättning under förutsättning att särskilt protokoll, besiktningsinstrument eller motsvarande upprättas. Ersättning utgår även för deltagande i protokollförda sammanträde med annan kommunal nämnd. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 14(24) 103

104 INTYG FÖR FÖRTROENDEVALDA SOM ÄR BERÄTTIGADE TILL FÖRLORAD ARBETSINKOMST Intyget lämnas till nämndens sekreterare för vidarebefordran till Gemensam administration Härmed intygas att min beräknade årsinkomst som förloras vid förtroendemannauppdraget 1) är... kr per år 2). Min arbetsgivare är. Timersättningen räknas ut enligt följande formel: 1,13 x beräknad årsinkomst som förloras vid förtroendemannauppdrag x sysselsättningsgrad = Timersättning för förlorad arbetsinkomst Min timersättning för förlorad arbetsinkomst blir...kr per timme. Jag är anställd av Tomelilla kommun Jag är egen företagare 2) Ort Datum Underskrift Personnummer Namnförtydligande... 1) Beräknad årsinkomst är maximerad till kronor. 2) För egna företagare gäller enligt 3 i arvodesbestämmelserna en schablon på kronor (som inkluderar ersättning enligt 4). För ersättning över denna schablonnivå krävs att den förtroendevalde styrker förlusten. Detta sker normalt genom slutskattsedel. OBS Det sker ingen förändring av timersättning för förlorad arbetsinkomst utan att nytt underlag lämnas in. Förändringen gäller från och med månaden efter inlämnandet. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 15(24) 104

105 BILAGA 3 Kommunförbundets kommentarer Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 1 Förtroendeuppdrag som omfattas av bestämmelserna Av 1 framgår att bestämmelserna gäller för förtroendevalda som avses i 4 kap 1 KL. Bestämmelserna gäller alltså ledamöter och ersättare i fullmäktige, nämnder och fullmäktigeberedningar samt revisorer och revisorsersättare. Hit räknas också uppdrag som kommunalråd. Minoritetsföreträdare betraktas som övriga förtroendevalda (prop 1975/76:187 s ). Vill kommunen ha fler regler om kommunalråden än vad som framgår av 7 kan sådana regler tas in. Uppdrag i styrelser för bolag och andra juridiska personer som kommunerna äger eller har intressen i (kommunala företag) omfattas inte av reglerna i kommunallagen om ekonomiska förmåner till förtroendevalda (prop 1990/91:117 s 66). Ersättning betalas i dessa fall direkt av de juridiska personerna. Statliga uppdrag omfattas inte heller (prop s 66). Av de nya reglerna framgår att heltids- och deltidsengagerade förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på betydande del av heltid inte heller i fortsättningen har någon rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst eller för förlorade pensions- och semesterförmåner. Heltids- och deltidsuppdrag som betalas med betydande årsarvoden bör nämligen från ersättningssynpunkt jämställas med anställning (prop s 66 och 169). Ingenting hindrar kommunen från att frivilligt ta hänsyn till detta vid avvägningen av nivån på årsarvodena. Kommunerna bör lägga fast den gräns för uppdragens omfattning över vilken rätten till ersättning för förlorad arbetsinkomst och för förlorade pensions- och semesterförmåner upphör (prop s 169). Här hänvisas till propositionen 1982/83:97 s om de förtroendevaldas arbetsförutsättningar i kommuner och landstingskommuner där en naturlig gräns för vad som kan anses som betydande del av heltid ansågs gå vid sysselsättningsgrad om 40 procent av heltid. Inom förvärvslivet ger en tjänstgöring av sådan omfattning rätt till fulla sociala avtalsförmåner. Många kommuner använder sig redan av denna gräns. I propositionen sades vidare att när en enskild förtroendevald har flera deltidsuppdrag där vart och ett understiger 40 procent av heltid men där den sammanlagda tiden medför ett högre uttag av arbetstiden än 40 procent av heltid dessa förtroendevalda inte skulle ersättas för förlorad arbetsförtjänst utan i ställer ersättas med fasta arvoden. Den nya kommunallagen säger ingenting om denna situation varför dessa tidigare förarbetsuttalanden fortfarande får anses vara aktuella. Rätten till ekonomiska förmåner upphör om den förtroendevalde upphör att vara valbar (4 kap 8 KL) eller när fullmäktige befriar en förtroendevald, som önskar avgå, från uppdraget (4 kap 9 ). Det sker också om fullmäktige återkallar uppdraget (4 kap 10 ). B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 16(24) 105

106 2 Ersättningsberättigade sammanträden m m Av förarbetena (prop s 67) framgår att rätten till ersättning för förlorad arbetsinkomst främst bör avse den tid som de förtroendevalda tjänstgör vid sammanträden med fullmäktige och nämnder. Närvaro av ersättare och annan förtroendevald som med stöd av regeln i 6 kap 19 KL medges närvarorätt vid sådana sammanträden bör också berättiga till ersättning. Det bör dock observeras att en årsarvoderad förtroendevald som medgetts närvarorätt inte har rätt till arvode utöver sitt årsarvode (jfr 1 andra stycket). Förrättningar som genomförs på uppdrag av en nämnd bör från ersättningssynpunkt likställas med sammanträden. I övrigt bör det ankomma på kommunerna att själva avgöra vilka aktiviteter som skall omfattas av rätten till ersättning och vilken tid som skall grunda sådan rätt. Det kan enligt förarbetena t ex gälla sammanträden med partigrupper, studiebesök, kurser och konferenser. I förarbetena anges vidare att utanför reglerna om rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst bör falla den tid för inläsning av handlingar och annat material som behövs inför fullmäktige- och nämndssammanträden och andra förrättningar. Dock anförs att kommunerna givetvis även i fortsättningen får besluta om arvoden och andra ersättningar för sådant arbete. Det får beaktas vid bestämmande av arvodets nivå. I 2 a) - l) i förslaget räknas de aktiviteter upp som berättigar till ersättning. Uppräkningen av aktiviteterna styr - förutom ersättning för förlorad arbetsinkomst och för förlorade pensions- och semesterförmåner - arvode och ersättning för kostnader. Som nämnts anger förarbetena att närvaro vid sammanträden med fullmäktige och nämnder bör berättiga till ersättning. Förarbetena ger inga klara besked i frågan om det inom ramen för skälighetsnormen är möjligt för en kommun att reducera semester- och pensionsförmåner såvitt avser de ersättare som enbart är närvarande och de andra förtroendevalda som medgetts närvarorätt. Rättsläget får på denna punkt betecknas som ovisst och frågan får överlämnas till rättspraxis. När det gäller arvoden är det med hänsyn till regeln om att lika uppdrag skall arvoderas lika enligt Kommunförbundets mening möjligt för kommunerna att besluta att närvarande ersättare endast får ett reducerat arvode eller inget arvode alls när de inte tjänstgör. Samma bedömning görs när det gäller de förtroendevalda som medgetts närvarorätt. Regeln får justeras så att den får det innehåll som kommunen lokalt önskar. I förbundets bestämmelser från 1979 togs upp om möjligheterna att betala ersättning till de förtroendevalda när de studerar den egna nämndens förvaltning. Syftet med denna studieverksamhet är att göra de förtroendevalda bättre förtrogna med den förvaltning de har att styra. Denna fråga har inte tagits upp i förarbetena till den nya kommunallagen. Frågan har inte heller prövats i rättspraxis. Studiedagar inom den egna förvaltningen kan enligt Kommunförbundets mening bidra till att de förtroendevalda får bättre möjligheter att sköta sina uppdrag. Det bör därför B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 17(24) 106

107 vara möjligt att betala ersättning för denna studieverksamhet. Med tanke på kommunallagens skälighetsnorm är det lämpligt att maximera ersättning till t ex ett visst antal dagar per år. Ersättning bör kunna betalas för uppkomna kostnader, t ex kursavgifter, när förtroendevalda deltar i kurser med kommunal anknytning och som har ett direkt samband med förtroendeuppdrag. Jfr också cirkulär Vidareutbildning av förtroendevalda. I bestämmelserna avses ersättning för deltagande i sådana utbildningar som inte det kommunala partistödet eller det utbildningsbidrag som partierna eventuellt får är avsedda att täcka (jfr prop 1975/76: 187 s 235 och 425). Presidiemöten i fullmäktige, fullmäktigeberedningar, nämnder och nämndsutskott är ersättningsgilla. Även andra presidiemöten bör vara ersättningsgilla, t ex möten mellan kommunstyrelsens ordförande och andra nämndspresidier. 3 Förlorad arbetsinkomst Kommunförbundet tar inte ställning till ersättningarnas storlek i kronor räknat. Målsättningen är att de förtroendevalda skall tillförsäkras en skälig kompensation för vad de kan gå miste om när de fullgör sina uppdrag (prop s 66). Lagen talar inte om full ersättning. En allmän utgångspunkt är dock att beloppen skall sättas på en sådan nivå att ingen av ekonomiska skäl skall vara förhindrad att åtaga sig kommunala förtroendeuppdrag (prop s 65). Vad som är skäligt får bestämmas utifrån de lokala förutsättningarna (prop s 169). Skälig ersättning innefattar både en minimigräns och en maximigräns för hur stor ersättningen kan vara (prop s 68, 169). Beräkningsgrunderna anges i en bilaga till bestämmelserna. Fördelen med detta förfarande är att kommunerna undviker att täta ändringar måste göras i själva ersättningsbestämmelserna. Kommunförbundet anser att kommunen bör ställa krav på att de förtroendevaldas förluster och kostnader styrks på något för kommunen godtagbart sätt. För det fall en förtroendevald inte kan styrka sina förluster/kostnader måste förlusten i stället beräknas efter någon schablonmetod. Både arvoden och ersättningen för förlorad arbetsinkomst samt för förlorade pensionsoch semesterförmåner är enligt riksskatteverket belagda med sociala avgifter (jfr prop 1975/76:187 s 425. Uppburna arvoden och ersättningar för förlorad arbetsinkomst samt för förlorad pensions- och semesterförmåner är att hänföra till inkomst av tjänst. Med arbetsinkomst avses kontant lön eller motsvarande inkomst av näringsverksamhet. Till arbetsinkomst torde också kunna hänföras provision, tantiem, bonus m m. (Inkomst av näringsverksamhet ska gälla under förutsättning av att man aktivt bedriver näringsverksamhet, så kallad aktiv näringsverksamhet) B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 18(24) 107

108 Inkomst av kapital och tillfällig förvärvsverksamhet liksom av passivt ägande till jordbruksfastighet eller företag omfattas inte av begreppet arbetsinkomst (prop s 67). Heltids- och deltidsengagerade förtroendevalda med uppdrag omfattande mer än 40 procent av heltid har ingen rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Ingenting hindrar kommunen från att frivilligt ta hänsyn till detta vid avvägningen av nivån på årsarvodena eftersom de årsarvoderade inte omfattas av rättigheterna i de nya obligatoriska reglerna och inte heller av principen om att lika uppdrag skall arvoderas lika. Lagstiftningen utgår också ifrån att kommunerna frivilligt tillgodoser dessa förtroendevaldas intressen (prop s 69). Det är väsentligt att märka att varken lagtexten eller förarbetena talar om att de förtroendevalda skall garanteras full ersättning utan säger att ersättningen skall vara skälig. Det är naturligtvis upp till de enskilda kommunerna att bedöma vad som är skäligt. Kommunen betalar ersättning för den delen av den förlorade arbetsinkomsten som motsvarar tiden för själva sammanträdet eller motsvarande enligt 2, tiden för resor till och från sammanträdet eller motsvarande och eventuellt tid som åtgått för praktiska förberedelser i anslutning till sammanträdet eller motsvarande, t ex omklädnad. Svårigheter kan uppstå att beräkna den förlorade arbetsinkomsten för egna företagare och andra fria yrkesutövare. Lagstiftaren utgår dock ifrån att schabloner måste accepteras i relativt stor utsträckning för att det system en kommun slutligen väljer inte skall bli alltför administrativt betungande. Det förutsätts att ersättningen kan grundas på t ex timlön enligt avtal, sjukpenninggrundande inkomst, taxerad inkomst eller något annat underlag som är lätt tillgängligt. Inget speciellt system förordas utan valet överlämnas åt fullmäktige (prop s 68, 168). För de fall den förtroendevalde kan visa att en förlust i och för sig uppkommer men inte till vilket belopp skall en schablonberäkning göras. Denna regel kan aktualiseras när det gäller t ex fria yrkesutövare och egna företagare. 4 Förlorad semesterförmån Semesterförmån kan utgöras av både kontant semesterersättning och ett antal semesterdagar grundade på semestergrundande inkomst och arbetstid. I semesterlagen finns regler om frånvaro från arbete som är semesterlönegrundande. Dit räknas inte frånvaro på grund av kommunala förtroendeuppdrag. Inom den privata sektorn kan det finnas förtroendevalda som förlorar semesterlön och semesterdagar på grund av att de utövar kommunalt förtroendeuppdrag. Eftersom förtroendeuppdraget inte är en anställning kan någon semesterrätt inte grundas på förtroendeuppdraget. Kommunen kan välja att göra ett schablonpåslag på utbetald ersättning för förlorad arbetsinkomst som framgår av bilagan. Nivån på detta pålägg skall vara skäligt och får bedömas utifrån de lokala förutsättningarna. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 19(24) 108

109 5 Särskilda arbetsförhållande m m I denna bestämmelse regleras rätten till ersättning vid särskilda arbetsförhållanden m m. Det kan t ex inträffa att en förtroendevald med skiftarbete måste ta ledigt från ett nattskift för att kunna delta i ett dagsammanträde. Bestämmelserna innebär att ersättning utgår också i dessa och liknande fall. I tredje stycket klargörs att en förtroendevald som fått schablonersättning inte kan återkomma och begära ytterligare ersättning för styrkta förluster. 6 Årsarvoden Alla arvoden kommer även framöver att vara frivilliga. Arvodet är en ersättning för det arbete som är förenat med själva förtroendeuppdraget. Ett arvode får numera inte till någon del inkludera ersättning för förlorad arbetsinkomst eller för förlorade pensions- eller semesterförmåner (prop s 169). De kommuner som i sina arvoden räknat in viss ersättning för inkomstförluster skall nu renodla arvodena till att avse endast ersättning för själva uppdraget. I praktiken innebär detta att arvodena i dessa fall kommer att behöva sänkas (prop s 69, 169). Av 4 kap 15 första stycket KL framgår att lika uppdrag skall arvoderas lika. Undantag gäller enligt andra stycket för de årsarvoderade för vilka t ex uppdragstid och uppdragets innehåll kan läggas till grund för bestämningen av arvodesnivån. Arvodet till dessa förtroendevalda kan med andra ord differentieras med anseende på uppdragets tid och innehåll (prop s 170 ). En del kommuner sätter arvodet i relation till kanslichefens eller kommunalrådens lön/ersättningar. Kommunförbundet påpekar att många kommuner tillämpar de allmänna bestämmelserna (AB89) i tillämpliga delar på kommunalråden, t ex vid sjukdom och annan långvarig frånvaro. Antalet förtroendevalda med årsarvoden kan variera från tid till annan. Normalt omfattas ordförande och ibland vice ordförande i kommunstyrelsen. Även ordförande i andra kommunala nämnder, överförmyndare m fl kan ha årsarvoden. Om underlag för kommunala beslut om ersättningar till förordnande förmyndare för minderåriga, gode män och förvaltare, se cirkulär 1990:120. Heltidsengagerade förtroendevalda kan få ledighet - motsvarande arbetstagares semester - med bibehållet arvode (jfr Kaijser-Riberdahl, Kommunallagarna II, 6 uppl, s 422). Skälighetsnormen torde kräva att antalet lediga dagar på något sätt maximeras. 7 Begränsat arvode Administrativa och andra skäl kan tänkas ligga bakom en kommuns beslut att utge ett fast arvode (begränsat arvode) till en förtroendevald trots att sysselsättningsgraden understiger 40 procent av heltid. Av förarbetena framgår att begränsade årsarvoden B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 20(24) 109

110 kan utges (prop s 66). I dessa fall kan vid sidan om det begränsade arvodet även föreligga en rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst och för förlorade pensions- och semesterförmåner. Begränsat arvode blir aktuell främst för vissa ordföranden och vice ordföranden i nämnderna. I bilaga till bestämmelserna bör anges belopp och vem som omfattas. En del kommuner sätter det begränsade arvodet i relation till kanslichefens eller kommunalrådens lön/ersättningar. 8 Arvoden för sammanträden m m Arvode skall utgå med iakttagande av regeln om att förtroendevalda med lika uppdrag skall arvoderas med lika belopp. Bestämmelserna har utformats så att årsarvoderad förtroendevald inte har rätt till särskilt arvode för sammanträden eller motsvarande utöver sitt årsarvode. Vill kommunen att denna möjlighet trots allt skall finnas får regeln justeras i enlighet härmed. Kommunen kan på frivillig väg ge de årsarvoderade ersättning för t ex deltagande i fullmäktigesammanträdena. Arvodet inkluderar inläsningstid. 9 Kommunal pension Heltids- och deltidsengagerade förtroendevalda med uppdrag som omfattar mer än 40 procent av heltid omfattas i allmänhet av det kommunala pensionsreglementet, jfr cirkulär 1987:126. En förtroendevald som omfattas av den kommunala pensionsordningen kan inte enligt de nya reglerna samtidigt få ersättning för förlorade pensionsförmåner som är att hänföra till anställning (prop. s 68). I Tomelilla kommun har kommunfullmäktige den 8 maj 1995, 43, beslutat att antaga pensionsreglemente för kommunalt förtroendevalda med undantag av 10 som avser visstidspensioner. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 21(24) 110

111 10 Resekostnader Kommunförbundet anser att de lokala förhållandena får avgöra bestämmelsens närmare utformning. Förhållandena kan variera i betydande omfattning mellan kommunerna beroende på kommunstruktur (tätort eller landsbygd) och kommunstorlek. Förslaget bygger på att det kommunala reseavtalet läggs till grund för beräkningen av ersättning för resekostnader. Om en kommun önskar införa en maximering av kostnaderna för resa med egen bil på annat sätt än vad som framgår av reseavtalet skall i bilagan till bestämmelserna införas en begränsning till t ex x-öre per kilometer. Kommunen kan också införa särskilda bestämmelser som säger att kostnader för resa med allmänna kommunikationsmedel ersätts med verifierat belopp och övriga verifierade kostnader med maximalt x kronor. 11 Skälig ersättning för barntillsyn Av regeringens proposition 2001/02:80 framgår bland annat följande: Förtroendevalda med barn med tillsynsbehov kan ibland drabbas av kostnader för barntillsyn då den förtroendevalde exempelvis ska närvara vid ett sammanträde på kvällen. Flera kommuner har redan idag infört ersättningssystem för barntillsynskostnader. Ersättningen är dock ofta låg. Med beaktande av att ersättningen är skattepliktig samt att den förtroendevalde kan bli skyldig att betala sociala avgifter m.m. för den utgivna lönen till den som tagit hand om barnen är det en realitet att förtroendemannauppdraget medför kostnader som inte ersätts. Den förtroendevalda gör en ekonomiska förlust på grund av sitt uppdrag och risken är uppenbar att han eller hon därmed väljer att avstå från sitt förtroendeuppdrag. Regeringen föreslår därför att en rätt till skälig ersättning för barntillsynskostnader ska införas i kommunallagen. 12 Skälig ersättning för resekostnader för förtroendevalda med funktionshinder Av regeringens proposition 2001/02:80 framgår bland annat följande: Förtroendevalda med funktionshinder kan av olika orsaker ha svårt att ta sig till och från sammanträden. Det kan bero på att kollektivtrafiken inte är tillgänglig för personer med förflyttningssvårigheter. I vissa fall fungerar inte heller färdtjänsten på ett sådant sätt att den är ett tillfredsställande transportalternativ för resor till och från kommunala sammanträden. Det kan exempelvis vara fallet när den förtroendevalde inte har möjlighet att i förväg bestämma tidpunkten för hemresan. Den enda möjligheten att ta sig hem kan då vara att anlita taxi med dryga kostnader för den förtroendevalde som följd. I praktiken kan detta bidra till att personer med funktionshinder utestängs från kommunala förtroendeuppdrag. Idag kan kommuner och landsting frivilligt välja att ersätta kostnader för funktionshindrades resor till och från kommunala sammanträden. Den undersökning som utförts av Kommundemokratikommittén visar dock att detta är relativt ovanligt. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 22(24) 111

112 Regeringen föreslår mot denna bakgrund att kommuner och landsting ska vara skyldiga att ersätta sådana kostnader. Kommunen eller landstinget föreslås dock endast vara skyldiga att utge skälig ersättning för kostnader. Det är slutligen kommunen eller landstinget som väljer ersättningsnivå med beaktande av vad som kan betraktas som skäligt. 13 Övriga kostnader Kommunerna är hänvisade till en lokal bedömning av vilka kostnader i övrigt som skäligen bör ersättas när de föranletts av ett kommunalt förtroendeuppdrag ( prop 1975/76:187 s 232). Kommunerna bör kunna ställa upp villkor för att ersättningen skall kunna utgå med stöd av regeln. Bestämmelsen innebär att kommun skall utge ersättning enbart i de fall då den förtroendevalde i realiteten saknat möjlighet att vidtaga åtgärder för att begränsa kostnaderna eller att se till att kostnaderna inte uppkom. En förtroendevald kan ofta anses ha goda möjligheter att samordna förvärvsarbete och förtroendeuppdrag så att särskilda kostnader inte skall behöva uppkomma. Bestämmelsen ger dock utrymme för ersättning i de fall då en åtgärd inom vederbörandes arbetsområde av naturliga skäl icke kan uppskjutas utan allvarliga men. Som exempel på övriga kostnader anges i förarbetena till 1977 års kommunallag kostnaderna för representation, skrivhjälp och telefon (prop 1975/76:187 s 232). Vidare kan man tänka sig att ersätta lantbrukare som nödgats anställa extra mjölkningspersonal. Ett annat exempel är tandläkare som anlitat vikarier för att ta emot patienter eller liknande. Hur man begär ersättning 14 Ersättningar enligt 3-6 och utbetalas efter yrkande av den förtroendevalde. Det är upp till kommunen att avgöra hur en kostnad bör styrkas. Uppkomna kostnader kan styrkas med kopia av kvitto, biljetter o dyl. Förlorade arbetsinkomster samt pensionsoch semesterförmåner kan styrkas genom kopia av lönebesked, intyg från arbetsgivare o dyl. Arvoden enligt 7-9 betalas ut utan föregående anmälan 15 Mot bakgrund av de nya obligatoriska reglerna framstår det som praktiskt att införa någon form av tidsfrist. B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 23(24) 112

113 16 Tolkning av bestämmelserna Alla uppkomna ersättningsfall kan inte förutses. Problem vid tolkningen av bestämmelserna kan uppkomma. Det är lämpligt att kommunen avgör tolkningsfrågorna centralt. 17 Utbetalning B 14:1 Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda 24(24) 113

114 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2 mars 2016 Ksau 58 Dnr KS 2014/335 Ändring i reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda - Vigselförrättare Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsens Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda ändras och bestämmelser avseende ersättning till vigselförrättare läggs till i 2 Ersättningsberättigade sammanträden mm. med lydelse: Borgerlig vigselförrättare har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i 3-6, 9 och för förrättning enligt n), med avdrag för det arvode som utbetalas av Länsstyrelsen. Förklarande hänvisning n) läggs till med lydelse Borgerlig vigsel. Ärendebeskrivning Efter kommunfullmäktiges debatt den 29 februari 2016 kring villkor för av Kommunfullmäktige utsedda vigselförrättare, föreslår kommunstyrelsens ordförande Leif Sandberg (C) en till ersättningsmodell, vilken harmoniserar såväl med grannkommuns nuvarande tillämpning och Tomelilla kommuns ersättningsbestämmelser för borgerlig begravningsförrättares ersättningar, med avdrag för det arvode som utbetalas av Länsstyrelsen. Kommunstyrelsens ordförande föreslår kommunfullmäktige att reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda ändras och bestämmelser avseende ersättning till vigselförrättare läggs till i 2 Ersättningsberättigade sammanträden mm. med lydelse: Borgerlig vigselförrättare har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i 3-6, 9 och för förrättning enligt n), med avdrag för det arvode som utbetalas av Länsstyrelsen. Förklarande hänvisning n) läggs till med lydelse Borgerlig vigsel. Justerandes sign 114

115 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2 mars 2016 Ksau 58 forts. Kommunstyrelsens ordförandes förslag till beslut Kommunstyrelsens ordförande föreslår att reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda ändras och bestämmelser avseende ersättning till vigselförrättare läggs till i 2 Ersättningsberättigade sammanträden mm. med lydelse: Borgerlig vigselförrättare har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i 3-6, 9 och för förrättning enligt n), med avdrag för det arvode som utbetalas av Länsstyrelsen. Förklarande hänvisning n) läggs till med lydelse Borgerlig vigsel. Beslutsunderlag Skrivelse kommunstyrelsens ordförande Leif Sandberg (C), handlingsid: KS Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på Leif Sandbergs förslag och finner att arbetsutskottet bifaller detsamma Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 115

116 Tomelilla den 1 mars 2016 Dnr KS 2014/335 Kommunstyrelsen Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kommunfullmäktige Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Leif Sandberg(c)(c) Kommunstyrelsens ordförande Direkt Mobil leif.sandberg@tomelilla.se Ändring av reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda avseende ersättning till vigselförrättare Kommunstyrelsens ordförandes förslag till beslut Kommunstyrelsens ordförande föreslår att reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda ändras och bestämmelser avseende ersättning till vigselförrättare läggs till i 2 Ersättningsberättigade sammanträden mm. Med lydelse: Borgerlig vigselförrättare har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i 3-6, 9 och för förrättning enligt n), med avdrag för det arvode som utbetalas av Länsstyrelsen. Förklarande hänvisning n) läggs till med lydelse Borgerlig vigsel. Ärendebeskrivning Efter kommunfullmäktiges debatt den 29 februari 2016 kring villkor för av Kommunfullmäktige utsedda vigselförrättare, har Kommunstyrelsens ordförande tagit fram förslag till ersättningsmodell, vilken harmoniserar såväl med grannkommuns nuvarande tillämpning och Tomelilla kommuns ersättningsbestämmelser för borgerlig begravningsförrättares ersättningar, med avdrag för det arvode som utbetalas av Länsstyrelsen. Kommunstyrelsens ordförande föreslår kommunfullmäktige att reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda ändras och bestämmelser avseende ersättning till vigselförrättare läggs till i 2 Ersättningsberättigade sammanträden mm. Med lydelse: Borgerlig vigselförrättare har rätt till ersättning enligt vad som närmare anges i 3-6, 9 och för förrättning enligt n), med avdrag för det arvode som utbetalas av Länsstyrelsen. Förklarande hänvisning n) läggs till med lydelse Borgerlig vigsel. Leif Sandberg(c) Kommunstyrelsens ordförande 116

117 TOMELILLA KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 29 februari 2016 Kf 14 Dnr KS 2015/375 Arbetsmarknadsutredning - ansvarsfördelning inom arbetsmarknadsområdet - Förslag till ny organisation Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar återremittera ärendet i de delar som avser nedläggning av familjenämndens utskott för gymnasie-, vuxenutbildningsoch arbetsmarknadsfrågor samt frågan om i vilken instans det kommunala aktivitetsansvaret (KAA) ska hanteras. Kommunfullmäktige beslutar att alla uppgifter inom arbetsmarknadsområdet från och med den 1 april 2016 samlas under kommunstyrelsens ansvarområden samt att kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd enligt lagen om arbetslöshetsnämnd (SFS 1944:475). Med anledning av detta beslutar kommunfullmäktige om följande ändringar i reglementet för kommunstyrelsen: 8 första stycket: uttrycket samt arbetslöshetsnämnd läggs till. 8 andra stycket: ordalydelsen i punkten att ansvara för sysselsättnings- och näringslivsfrågor och för åtgärder i syfte att allmänt främja sysselsättningen och näringslivet i kommunen ändras till att ansvara för arbetsmarknads- och näringslivsfrågor och för åtgärder i syfte att allmänt främja arbetsmarknaden och näringslivet i kommunen. Kommunfullmäktige beslutar om följande ändringar i reglementet för familjenämnden: 1 meningen familjenämnden har ansvaret för kommunens arbetsmarknadsverksamhet stryks. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att upprätta budget avseende beslutade organisationsförändringar. Justerandes sign 117

118 TOMELILLA KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 29 februari 2016 Kf 14 forts. Ärendebeskrivning Kommunchef Stefan Larsson framför i tjänsteskrivelse den 2 februari 2016 följande: Förvaltningen överlämnade i december 2015 en utredning om ansvarsfördelningen inom arbetsmarknadsområdet till kommunstyrelsens arbetsutskott. Utskottet beslutade att skicka utredningen med dess förslag på remiss till familjenämnden. Remissvar från familjenämnden samt ett yttrande från Företagarna har inkommit. Förvaltningen överlämnar dessa svar samt utredningen till kommunstyrelsens arbetsutskott för politiskt ställningstagande. Sammanträdet ajourneras klockan Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunstyrelsen 36/2016: Kommunfullmäktige beslutar att alla uppgifter inom arbetsmarknadsområdet från och med den 1 april 2016 samlas under kommunstyrelsens ansvarområden samt att kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd enligt lagen om arbetslöshetsnämnd (SFS 1944:475). Med anledning av detta beslutar kommunfullmäktige om följande ändringar i reglementet för kommunstyrelsen: 8 första stycket: uttrycket samt arbetslöshetsnämnd läggs till. 8 andra stycket: ordalydelsen i punkten att ansvara för sysselsättnings- och näringslivsfrågor och för åtgärder i syfte att allmänt främja sysselsättningen och näringslivet i kommunen ändras till att ansvara för arbetsmarknads- och näringslivsfrågor och för åtgärder i syfte att allmänt främja arbetsmarknaden och näringslivet i kommunen. 8 andra stycket: ny punkt med lydelsen att ansvara för fullgörande av uppgifterna enligt skollagen gällande det kommunala aktivitetsansvaret (KAA). Justerandes sign 118

119 TOMELILLA KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 29 februari 2016 Kf 14 forts. Kommunfullmäktige beslutar om följande ändringar i reglementet för familjenämnden: 1 meningen familjenämnden har ansvaret för kommunens arbetsmarknadsverksamhet stryks. 2 punkten skollag och grundskoleförordning med tillhörande författningar kompletteras med texten med undantag för bestämmelserna gällande det kommunala aktivitetsansvaret. 18 utskottet för gymnasie-, vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsfrågor stryks. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att upprätta budget avseende beslutade organisationsförändringar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson, handlingsid: KS Familjenämndens beslut, FN 5/2016. Yttrande från Företagarna, handlingsid: KS Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut, Ksau 280/2015. Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson, handlingsid: KS Arbetsmarknadsutredning - Ansvarsfördelning inom arbetsmarknadsområdet, handlingsid: KS Tidigare behandling Kommunstyrelsen 36/2016: Kommunfullmäktige beslutar att alla uppgifter inom arbetsmarknadsområdet från och med den 1 april 2016 samlas under kommunstyrelsens ansvarområden samt att kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd enligt lagen om arbetslöshetsnämnd (SFS 1944:475). Justerandes sign 119

120 TOMELILLA KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 29 februari 2016 Kf 14 forts. Med anledning av detta beslutar kommunfullmäktige om följande ändringar i reglementet för kommunstyrelsen: 8 första stycket: uttrycket samt arbetslöshetsnämnd läggs till. 8 andra stycket: ordalydelsen i punkten att ansvara för sysselsättnings- och näringslivsfrågor och för åtgärder i syfte att allmänt främja sysselsättningen och näringslivet i kommunen ändras till att ansvara för arbetsmarknads- och näringslivsfrågor och för åtgärder i syfte att allmänt främja arbetsmarknaden och näringslivet i kommunen. 8 andra stycket: ny punkt med lydelsen att ansvara för fullgörande av uppgifterna enligt skollagen gällande det kommunala aktivitetsansvaret (KAA). Kommunfullmäktige beslutar om följande ändringar i reglementet för familjenämnden: 1 meningen familjenämnden har ansvaret för kommunens arbetsmarknadsverksamhet stryks. 2 punkten skollag och grundskoleförordning med tillhörande författningar kompletteras med texten med undantag för bestämmelserna gällande det kommunala aktivitetsansvaret. 18 utskottet för gymnasie-, vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsfrågor stryks. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att upprätta budget avseende beslutade organisationsförändringar. Kommunstyrelsen beslutar för egen del att ändra i integrationsrådets arbetsordning enligt följande: 1 Uppgifter: punkterna samordna nämndsövergripande integrationsprojekt samt i samverkan med arbetsförmedlingen söka kontakt med och främja arbets- och praktiktillfällen stryks. Kommunstyrelsen beslutar inrätta en delegation för arbetsmarknads- och näringslivsutveckling med representation enligt förslag i utredning och yttrande från familjenämnden med justeringen att Svenskt Näringsliv ersätts av arbetsgivarorganisation och utpekade fackliga organisationer enligt familjenämndens förslag ersätts av arbetstagarorganisation. Kommunstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att inrätta en arbetsmarknadsenhet (AME). Justerandes sign 120

121 TOMELILLA KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 29 februari 2016 Kf 14 forts. Kommunstyrelsens arbetsutskott 26/2016: Utredningen gällande ansvarsfördelningen inom arbetsmarknadsområdet, familjenämndens remissvar samt Företagarnas yttrande överlämnas till kommunstyrelsen för politiskt ställningstagande. Familjenämnden 3/2016: Familjenämnden ställer sig positiva till föreslagen förändring avseende ansvaret för arbetsmarknadsfrågorna lyfts över till kommunstyrelsen och anser att utskottet för gymnasie-, vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsfrågor hädanefter ska benämnas utskottet för gymnasie- och vuxenutbildning samt att utskottets mandat ska förtydligas. Vidare anser familjenämnden att delegationen för arbetslivs- och näringslivsutveckling bör förstärkas med representanter från de fackliga organisationerna, Kommunal och IF Metall, samt personalchef och representant från Region Skåne Kommunstyrelsens arbetsutskott 280/2015: Kommunstyrelsens arbetsutskott remitterar förslag till framtida organisation avseende arbetsmarknadsfrågor enligt bilaga 1 till familjenämnden. Svaren skall ha inkommit till kommunstyrelsens arbetsutskott senast den 31 januari Förslag till beslut under sammanträdet Leif Sandberg (C), Christer Yrjas (C) och Anders Albäck (L) föreslår kommunfullmäktige att besluta i enlighet med kommunstyrelsens förslag vad gäller arbetsmarknadsfrågorna men med de ändringar som föreslagits i familjenämndens yttrande, d.v.s. familjenämndens utskott för gymnasie-, vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsfrågor bibehålls under namnet familjenämndens utskott för gymnasie- och vuxenutbildning samt att utskottets mandat ska förtydligas. Justerandes sign 121

122 TOMELILLA KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 29 februari 2016 Kf 14 forts. Torgny Larsson föreslår kommunfullmäktige att besluta i enlighet med kommunstyrelsens förslag vad gäller arbetsmarknadsfrågorna men att kommunfullmäktige beslutar återremittera frågorna gällande familjenämndens utskott för gymnasie-, vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsfrågor för utredning av vilka frågor ett eventuellt utskott ska arbeta med i framtiden, samt det kommunala aktivitetsansvaret (KAA) för utredning av hur samordning av KAA-uppföljning av ska ske på ett tryggt sätt mellan kommunstyrelsen och familjenämnden. Beslutsgång 1 Ordföranden ställer proposition på Torgny Larssons förslag om återremiss av ärendet i de delar som gäller familjenämndens utskott för gymnasie-, vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsfrågor och hanteringen av det kommunala aktivitetsansvaret och finner att kommunfullmäktige avslår detsamma. Ordföranden ställer proposition på att avgöra ärendet i sin helhet idag och finner att kommunfullmäktige bifaller detsamma. Omröstning begärs och följande beslutsgång fastställs: Ja-röst för att avgöra ärendet i sin helhet idag. Nej-röst för Torgny Larssons förslag om återremiss. Omröstning Med 20 ja-röster för att avgöra ärendet idag mot 20 nej-röster för Torgny Larssons förslag om återremiss beslutar kommunfullmäktige att återremittera ärendet i de delar som gäller familjenämndens utskott för gymnasie-, vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsfrågor och hanteringen av det kommunala aktivitetsansvaret. Ja-röster: Bo Claëson (M), Per-Martin Svensson (M), Ewa Carnbrand (M), Marianne Åkerblad (M), Margith Svensson (M), Carl Malmqvist (KD), Liv Wiktorsson Tillberg (M), Leif Sandberg (C), Anette Olsson (C), Bengt Högborg (C), Lena Persson (C), Anders Larsson (C), Christer Yrjas (C), Lena Eriksson (C), Håkan Jönsson (C), Ander Albäck (L), Bo Herou (KD), Kerstin Bohne (MP), Sven Gunnarsson (MP), Ann-Christine Harrysson (SPI). Justerandes sign 122

123 TOMELILLA KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 29 februari 2016 Kf 14 forts. Nej-röster: Sara Anheden (S), Torgny Larsson (S), Ida Bornlykke (S), Anders Throbäck (S), Anne-Maj Råberg (S), Per Skoog (S), Inger Åbonde (S), Sejdi Karaliti (S), Tina Bergström Darrell (S), Peter Boström (S), Jan-Erik Andersson (S), Britta Berg (V), Jerker Ottosson (-), Tina Malm (SD), Linus Mattisson (-), Tommy Falk (SD), Kent Å Olofsson (SD), Per Gustafsson (SD), Sven-Ingvar Svensson (-), Christian Stridh (-). Beslutsgång 2 Ordföranden ställer proposition på kommunstyrelsens förslag i de delar som gäller arbetsmarknadsfrågorna och finner att kommunfullmäktige bifaller detsamma. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Familjenämnden Kommunschef Stefan Larsson KFS kommunsekreterare Pamela Lindqvist Justerandes sign 123

124 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 68 Dnr KS 2016/119 Förslag till inriktning av intern kontrollplan Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till förvaltningen att inför kommunstyrelsens sammanträde den 4 april 2016 föreslå fyra kontrollområden som skall ingå i styrelsens egen internkontrollplan Dessa områden skall vara fördelade enligt följande: Kommunledningskontoret - 2 områden Kostverksamheten - 1 område Samhällsbyggnadsverksamheten - 1 område Ärendebeskrivning Kommunchef Stefan Larsson framför i tjänsteskrivelse den 15 mars 2016 följande: Enligt gällande reglemente för intern förvaltningskontroll skall varje nämnd årligen upprätta en internkontrollplan ( 6). Förvaltningen föreslår att inför 2016 års internkontrollplan skall fyra områden granskas fördelat på två områden inom kommunledningskontoret, ett område inom respektive kostoch samhällsbyggnadsverksamheten. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till förvaltningen att inför kommunstyrelsens sammanträde den 4 april 2016 föreslå fyra kontrollområden som skall ingå i styrelsens egen internkontrollplan Dessa områden skall vara fördelade enligt följande: Kommunledningskontoret - 2 områden Kostverksamheten - 1 område Samhällsbyggnadsverksamheten - 1 område Justerandes sign 124

125 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 16 mars 2016 Ksau 68 forts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson, handlingsid: KS Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Kommunchef Stefan Larsson Justerandes sign 125

126 Tomelilla den 15 mars 2016 Dnr KS 2016/119 Kommunledning Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Kommunstyrelsens arbetsutskott Handläggare: Stefan Larsson Kommunchef Direkt Förslag till inriktning av internkontrollplanen 2016 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till förvaltningen att inför kommunstyrelsens sammanträde den 4 april 2016 föreslå fyra kontrollområden som skall ingå i styrelsens egen internkontrollplan Dessa områden skall vara fördelade enligt följande: Kommunledningskontoret - 2 områden Kostverksamheten - 1 områden Samhällsbyggnadsverksamheten - 1 områden Ärendebeskrivning Enligt gällande reglemente för intern förvaltningskontroll skall varje nämnd årligen upprätta en internkontrollplan ( 6). Förvaltningen föreslår att inför 2016 års internkontrollplan skall fyra områden granskas fördelat på två områden inom kommunledningskontoret, ett område inom respektive kost- och samhällsbyggnadsverksamheten. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 15 mars 2016 Kommunledningskontoret Stefan Larsson Kommunchef Beslutet skickas till: Kommunledningskontoret 1 (1) 126