ATTESTINSTRUKTION FÖR KOMMUNSTYRELSEN FÖRVALTNING 102

Transkript

1 ATTESTINSTRUKTION FÖR KOMMUNSTYRELSEN FÖRVALTNING 102 Gäller from Datum: Version: Förvaltning: Enhet: Förslag KOMMUNSTYRELSEN Förvaltningsavdelningen/

2 Innehållsförteckning 1. Attestinstruktion Vad innebär attest Ansvarsfördelning Specificering av tillämpningsanvisningarna Förteckning över attestberättigade Budget- och utfallsrapporter Specifikation av attesträtt - UTGIFTER Huvudregel Undantag från huvudregel Specifikation av attesträtt - INTÄKTER Huvudregel Undantag från huvudregel Specifikation av behörighetsattest... 8 Bilagor Specifikation över beslutsattestanter... 9 KS-beslut , Riktlinjer för representation

3 1. ATTESTINSTRUKTION Kommunfullmäktige fastställde (bihang 126/2008) attestreglemente för Malmö stad. Till reglementet finns kompletterande kommungemensamma tillämpningsanvisningar. Attestinstruktionen för stadskontoret innehåller nämndsspecifika tillämpningsanvisningar för kommunstyrelsens egen förvaltning samt förteckning över ekonomiska situationer då rätten att teckna beslutsattest avviker från det i budgetinstruktionen angivna budgetansvaret. 1.1 Vad innebär attest? Med attest menas att intyga att kontroll av en ekonomisk händelse utförts utan anmärkning. 1.2 Ansvarsfördelning Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande samt stadsdirektördirektör har generell attesträtt för förvaltningen Beslutsattesten följer i normalfallet budgetansvaret. Varje avdelningschef ansvarar därutöver för att utse gransknings och övriga beslutsattestanter inom sina respektive avdelningar. Avdelningschefen ansvarar för att utsedd attestant har kunskap om vad attesträttens innebär och vilket ansvar som följer denna enligt reglemente och tillämpningsanvisningar. Granskningsattestanten och beslutsattestanten är ansvarig var och en för sig för de kontroller som ska utföras i samband med attest. Attesten intygar att kontrollåtgärderna utförts. Kontrollen om att anslag finns disponibelt förutsätts ske före beslut om ekonomiskt åtagande. Beslutsrätten begränsas alltid av anslagna medel och/eller av direktiv och riktlinjer som anges av överordnad eller särskilda beslut. Beslutsattest får inte utföras av den som ska ta emot in- eller utbetalningen. I sådant fall ska chef närmast över beslutsattestera. För stadsdirektören gäller att kommunstyrelsens ordförande utför beslutsattest. Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera utgifter eller utlägg/inköp som avser överordnad chef eller egna kostnader. Detta gäller även kostnader/intäkter som påförs via bokföringsorder. Ersättare för beslutsattestanten är alltid den person som i allt övrigt är utsedd att överta beslutsattestantens ansvar och befogenheter. Det är endast då ordinarie beslutsattestant inte är i tjänst som ersättaren medges attesträtt. 1.3 Specificering av tillämpningsanvisningarna Alla som medverkar i förvaltningens ekonomiska hantering ska genomföra rimlighetskontroller. Vid upptäckt av brister ska rapportering ske till närmaste arbetsledare eller till den ekonom på som är kontaktperson för verksamheten. Om beslutsattest görs genom namnunderskrift ska denna göra med varaktig skrift. Namnunderskrifterna ska behörighetsattesteras. Tillfälligt förordnad beslutsattestant ska dessutom datera gjord attest. Vid fakturering gäller underskrift av faktureringsunderlag som attest av inkomsten, i de fall då kundfaktura inte attesteras digitalt. 3

4 Vid ombokningar av transaktioner ska det noteras, både på bokföringsordern och i det ursprungliga verifikatet, vad som blivit ombokat, datum för ombokningen, kodsträng för ombokningen och vem som initierat ändringen. Bokföringsorderns verifikationsnummer ska noteras och signeras på originalverifikatet efter registrering i ekonomisystemet. Bokföringsorder får inte beslutsattesteras av den person som registrerar ombokningen i ekonomisystemet, undantaget justerings/hänsynsposter. 1.4 Förteckning över attestberättigade Administrativa ska hålla särskild förteckning över de personer som har beslutsattest och deras ersättare aktuell. Aktuell förteckning med namnteckningsprov kopplat till arbetsplats ska förvaras av. Attestberättigade befattningshavare ska finnas upptagna med namn och namnteckningsprov på särskild blankett. Blanketten ska förvaras på Förvaltningsavdelningen,. Attesträtt för uppdrag som definieras med koddelen objekt uppdateras kontinuerligt efter beslut från en. 1.5 Budget och utfallsrapporter Administrativa ska tillse att attestberättigad befattningshavare har tillgång till rapporter i ekonomisystemet som kan tjäna som underlag för den besluts- och attestberättigades bedömning av det ekonomiska läget. 2. SPECIFIKATION AV ATTESTRÄTT - KOSTNADER 2.1 Huvudregel Budgetansvarsprincipen. Budgetansvaret regleras i budgetinstruktionen. Attestsituation Beslutsattestant Anmärkningar 1. Inköp och personalkostnader inom ramen för verksamhetens normala drift 2. Inköp enligt fastställd investeringsplan Budgetansvarig, avdelningschef 3. Egna kostnader Överordnad chef 4

5 2.2 Undantag från huvudregeln Generell beslutsattest Attestsituation Beslutsattestant Anmärkningar 4. Utgifter inom samtliga kostnadsställen inom Förvaltning 102 Kommunstyrelsen 5. Utgifter inom samtliga kostnadsställen inom en avdelning en Avdelningschef 6. Balansräkning administrativa Den generella attesträtten gäller endast då ordinarie beslutsattestant eller dennes ersättare inte är i tjänst eller när det av annat skäl bedöms nödvändigt att attest utföres Attesträtten gäller endast då ordinarie beslutsattestant eller dennes ersättare inte är i tjänst eller när det av annat skäl bedöms nödvändigt att attest utföres Personalkostnader Attestsituation Beslutsattestant Anmärkning 7. Lönerevision för stadsdirektör 8. Ersättning till förtroendevalda 9. Personalkostnader/lönetyrande uppgifter Övriga kostnader Arbetsgivarutskottet Sekreteraren vid sammanträdet Enhetschef eller sektionschef Avser chef med personalansvar men inte budgetansvar Attestsituation Beslutsattestant Anmärkning 10. Personalrepresentation, (intern representation), kurs och konferens för kommunstyrelsens ordförande och förste och andre vice ordförande Formkrav enligt tillämpningsanvisningarna 9. Riktlinjer enligt bilaga. 5

6 11. Representation Chef närmast över Formkrav enligt tillämpningsanvisningarna 9. Riktlinjer enligt bilaga. Chef närmast över attesterar hela representationskostnaden. I fall då stadsdirektören själv deltar attesteras stadsdirektörens kostnader av kommunstyrelsens ordförande. 12. Representation för kommunalråd, politiska sekreterare och kommunstyrelsens ledamöter 13. Administrationskostnader, kostnader för kurs, konferens, resor, hotell och personliga utlägg för kommunalråd, politiska sekreterare och kommunstyrelsens ledamöter 14. Rekvisition av handkassa, kansli kansli administrativa dagskassa/växelkassa 15. Bokföringsorder administrativa Controller/verksamhetens kontaktekonom Kamrer Redovisningsassistent/ Redovisningssekreterare inom adm. enhet 16. Kostnader för skadeåtgärder 17. Kostnader inom kommunstyrelsens projekt och utredningsanslag respektive omstruktureringsanslag 18. Kostnader med beslut av näringslivsutskottet eller på delegation av näringslivsutskottet 19. Kostnader för stadigvarande Skadesamordnare (sekreterare inom ) Chef för den avdelning inom stadskontoret som handlagt ansökan. Näringslivavdelningen Enligt bilagd specifikation över beslutsattestanter Formkrav enligt tillämpningsanvisningarna 9. Riktlinjer enligt bilaga. Avser kostnader upp till kr. Kostnader därutöver beslutsattesteras av kommunstyrelsens ordförande. Formkrav enligt tillämpningsanvisningarna 9. Omföring av kostnader med resultatpåverkan ska ske i samråd med budgetansvarig, undantaget rättelser av felkodningar och uppbokningar i samband med månadsstängning och bokslut. Budgetansvarig vidaresänder granskad faktura jämte skadeanmälan Utbetalas och beslutsattesteras i enlighet med beslut Utbetalas och beslutsattesteras i enlighet med beslut 6

7 medlemsavgifter och bidrag 20. Centrala vård och pensionärsrådet omsorgs 21. Borgerlig förrättning Administrativa 22. Balansräkningens Kamrer kostnadsställe 23. Pensionsförsäkringar administrativa Gäller ej arvoden Ersättare enhetschef för 3. SPECIFIKATION AV ATTESTRÄTT INTÄKTER 3.1 Huvudregel Budgetansvarsprincipen. Budgetansvaret regleras i budgetinstruktionen. Attestsituation Beslutsattestant Anmärkningar 1. Intäkter Budgetansvarig 3.2 Undantag från huvudregeln Attestsituation Beslutsattestant Anmärkningar 2. Intäkter avseende anslaget för arbetsmarknads- och vuxenutbildningsutskottet 3. Förvaltningsinterna OHintäkter Controller/verksamhetens kontaktekonom inom Controller/verksamhetens kontaktekonom inom Avstämmes med respektive chef 4. Bokföringsorder administrativa Controller/verksamhetens kontaktekonom Kamrer Redovisningsassistent/ sekreterare inom administrativa 5. Intäkt från kommunstyrelsens anslag för projektoch utredningar eller omstruktureringsanslag Controller/verksamhetens kontaktekonom Omföring av intäkter med resultatpåverkan ska ske i samråd med budgetansvarig, undantaget rättelser av felkodningar och uppbokningar i samband med månadsstängning och bokslut. Ombokning i enlighet med beslut 7

8 6. Balansräkningens kostnadsställe Kamrer Ersättare enhetschef för 4. SPECIFIKATION AV BEHÖRIGHETSATTEST Situation Behörighetsattestant Anmärkningar 1. Lönestyrande uppgifter HR-administratör inom administrative /HRkonsult Sekreterare inom kansli ens sekreterare 2. Kassainbetalningar/ utbetalningar administrativa Kamrer HR-administratör 8

9 Bilaga: Specifikation över beslutsattestanter Stadigvarande bidrag och medlemsavgifter WMU-resor WMU fastighetsunderhåll 1) WMU Citadellskolan hyra 1) WMU tillbyggnad av Tornhuset hyra Partistöd FN-föreningen Konsthögskolan fastighetsunderhåll 2) Konsthögskolan hyra Medlemsavg Union of Baltic Cities Sustainable business Hub Romeleås & - och sjölandskommittén Medverkan i Skånemässan Öresundskommittén Medlavgift Baltic Development Forum Institutet för framtidsforskning Gästprofessur Malmö Högskola Willy Brandts minne Medlemsavgift Eurocities Kungsparken - Kårhus Segeåprojektet Öresundsinstitutet Inst för hållbar Stadsutveckling ISU Kommunförbundet Skåne förb.avgift Kommunförbundet Skåne, Ledningsfordon Kommunförbundet Skåne KEFU Kommunförbundet Skåne Business Region Skåne AB SKL - förbundsavgift kansli kansli kansli kansli kansli Samhällsplaneringsavd. Turism Samhällsplaneringsavd. Samhällsplaneringsavd. Samhällsplaneringsavd. Samhällsplaneringsavd. kansli Samhällsplaneringsavd. 9

10 STIM-avgifter o SAMI (Svenska Artisters och Musikers Intresseorganisation) 3) Folkets Park Drömmarnas Hus, bidrag Malmö stads pris trav och galopp Malmö brandkårs orkester Museispårvägen European Cities Against Drugs Stambanan.com (medlemsavgift) Media Evolution (tidigare Moving Media Southern Sweden) Kluster initiativ Samhällssäkerhet (medlemsavg) Spårvagnsstäderna SPIS (medlemsavgift) Kriminellas revansch i samhället (KRIS) Procura+ (ICLEI) (medlemsavgift) MalmöLund (medlemsavgift) Internränta Solens finger Lån 115/B Sv Brukshundsklubben Lån 227 KFUM/KFUK Lån 69/B och 93/B Malmö nation Lån 89/B DHR Stiftelsen Sommarsol Lån 101/B Stiftelsen Sjömanskyrkan Malmö Lån 110/B Malmö Missionsförsamling Lån 114/B Limhamns Missionsförsamling Claes-Inge Wennström Förvaltningsavdelningen Näringslivsavdelningen Förvaltningsavdelningen Samhällsplaneringsavd. Förvaltningsavdelningen Kommunstyrelsens ordför. 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15