Malmö stad. Granskning av ekonomihandbokens ändamålsenlighet. November 2005

Transkript

1 Malmö stad Granskning av ekonomihandbokens ändamålsenlighet. November 2005

2 Innehåll Inledning...1 Granskningsansats...2 Iakttagelser...3 Slutsats...11

3 Inledning Malmö stads revisorer har vid den årliga redovisningsrevisionen konstaterat att det förekommer brister inom de områden som granskats vid flera av de granskade enheterna. Bristerna avser framförallt rutiner kring, och kunskap om eller efterlevnad av, gällande regelverk. Med anledning härav har Deloitte fått i uppdrag att granska Malmö Stads ekonomihandbok utifrån om den uppfyller kravet på ändamålsenlighet. De frågor som ska besvaras är: Är ekonomihandboken korrekt utformad utifrån gällande regelverk? Täcker handbokens olika delar allt väsentligt? Är den utformad på ett lättförståeligt och konkret sätt? Används den av ekonomihandläggarna? På vilket sätt används den; som uppslagsverk, som instruktion mm? Används den av annan personal inom verksamheterna? Deloitte Malmö stad 1

4 Granskningsansats Frågeställningarna avseende ekonomihandbokens nuvarande utformning har främst hanterats genom jämförelse av innehållet i handboken emot befintligt regelverk. Regelverket utgörs framförallt av Lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utgivna av Rådet för kommunal redovisning. För att få svar på frågorna kring den praktiska användningen av ekonomihandboken har enligt av Stadsrevisionen förutbestämt urval berörd ekonomipersonal inom följande enheter intervjuats: Stadsdelsförvaltningen Rosengård Stadsdelsförvaltningen Fosie Serviceförvaltningen enhet Kommunteknik Intervjuer har också genomförts med ansvariga inom stadskontoret. Avgränsning Uppdraget omfattar enligt överenskommelse endast redovisningsregler och i ekonomihandboken intagna anvisningar som är kopplade till redovisningsregelverken. Granskningen omfattar enligt ursprunglig plan därmed huvudsakligen ekonomihandbokens kapitel 6 Externredovisning och kapitel 10 Anläggningstillgångar och avskrivningar, samt kapitel 9 Intern kontroll, i den utsträckning detta berör redovisningsmässiga frågeställningar. Då det inte med lätthet har gått att särskilja enheternas arbete med interna kontroller kopplade till den ekonomiska redovisningen från arbetet med övriga interna kontroller har vi i vår bedömning av huruvida ekonomihandboken täcker alla väsentliga delar i viss utsträckning även inkluderat andra interna kontroller än de med strikt koppling till redovisningen. Enligt vad som konstateras i vår undersökning innehåller ekonomihandboken i sin nuvarande utformning mycket begränsad detaljerad vägledning i specifika redovisningsfrågor. Dessa tillhandahålls istället i särskilda bokslutsanvisningar som distribueras löpande från stadskontoret. Endast i kapitel 10 Anläggningstillgångar och avskrivningsregler finns så pass detaljerade riktlinjer att en jämförelse med rekommendationer och redovisningsregler från normgivande organet Rådet för kommunal redovisning har kunnat göras. Vi har således inte gjort en jämförelse mellan Rådets rekommendationer och bokslutsanvisningarna, då anvisningarna inte utgör en integrerad del av ekonomihandboken. Vid genomgång av frågeställningen avseende huruvida ekonomihandboken är korrekt utifrån gällande regelverk omfattas även Kapitel 7 Internredovisning av vår granskning, då innehållet i detta kapitel inte alltid är lätt att skilja från kapitel 6 Externredovisning. Deloitte Malmö stad 2

5 Iakttagelser I enlighet med vad som nämns inledningsvis syftar granskningen till att besvara ett antal frågeställningar avseende ekonomihandbokens ändamålsenlighet. Vårt utförda arbete redovisas nedan med utgångspunkt i nämnda frågeställningar. Är ekonomihandboken korrekt utifrån gällande regelverk? Den externa redovisningen styrs av lagstiftning och utvecklad redovisningspraxis (god redovisningssed). De regelverk som Malmö stads redovisning främst omfattas av är Lag om kommunal redovisning (1997:614) samt rekommendationer utgivna av Rådet för kommunal redovisning. Dessa får anses utgöra ramverket för god redovisningssed för Malmö stad. Ekonomihandboken utgör ett instrument för Malmö stad att tillse att redovisningen i kommunens nämnder och förvaltningar sker i enlighet med gällande regelverk. Överensstämmelse med Lag om kommunal redovisning Kapitel 6 Externredovisning Den redovisningsmässiga lagstiftningen omfattas av Lagen om kommunal redovisning. Denna finns återgiven i sin helhet i ekonomihandbokens kapitel 6.3. Då lagtexten är en integrerad del av ekonomihandboken föreligger följaktligen inga avvikelser mot denna lag. Lagtexten är dock återgiven enligt lydelse gällande per augusti De ändringar som skett i lagen sedan dess är således inte beaktade och en uppdatering av ekonomihandboken i detta avseende bör därmed göras. Lagen innehåller krav på att bokföring och redovisning ska ske i enlighet med god redovisningssed. I handbokens kapitel 6.4 förklaras begreppet närmare. I kapitel utvecklas redovisningens grunder och redovisningsmässiga grundprinciper ytterligare. Därtill informeras i kapitel 6.7 om de externa normgivare som driver utvecklingen inom redovisningsområdet. Dessa kapitel bör ge användarna av ekonomihandboken en bra förståelse för redovisningens ramverk. Kapitel 6.7 Externa normgivare är dock inte ändrat sedan år 2000 och innehåller därmed till viss del icke relevant information, framförallt avseende aktuella rekommendationer och vägledningar från de normgivande organen. En snar uppdatering vore därmed att föredra. Lagen om kommunal redovisning återges ordagrant. Utöver detta innehåller ekonomihandboken ingen vägledning till tolkning av lagstiftningen, och inte heller någon anpassning utifrån specifika redovisningsmässiga förutsättningar för enheterna inom Malmö stad. Exempelvis saknas i anslutning till lagens Deloitte Malmö stad 3

6 schema för uppställning av balans- och resultaträkningen i årsredovisningen aktuell anpassad uppställningsform för Malmö stad, inklusive förklarande text till posterna i resultat- och balansräkningen. Gällande lagens avsnitt om värdering av tillgångar och skulder är detta förhållandevis generellt uttryckt. Specifik praktisk information om anpassade värderingsregler för Malmö stad finns inte angivna (undantaget kapitel 10 Anläggningstillgångar och avskrivningar, se Överensstämmelse med rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning (RKR), nedan). I dagsläget kommuniceras detaljerad vägledning vanligen via särskilda bokslutsanvisningar. Detta kan ge intryck av att informationen endast är gällande i samband med främst årsbokslut. Det är vår bedömning att mycket av informationen i bokslutsanvisningarna istället lämpar sig bättre i ekonomihandboken, då redovisnings- och värderingsregelverket är tillämpligt under hela räkenskapsåret. Det är av vikt att hänsyn tas till nyheter inom redovisningsreglerna löpande under året för att Malmö stads redovisning ska ge en rättvisande bild av kommunens resultat och ställning utifrån de lagkrav och de rekommendationer som gäller. Specifik vägledning för redovisningsenheterna ges framförallt i handbokens kapitel , främst gällande kommunsektorns branschkontoplan Kommun- Bas 98, och tillämpningen av denna. Ekonomihandboken har dock inte uppdaterats avseende den aktuella kontoplanens benämning, då den version Malmö stad i dagsläget använder är Kommun-Bas 02 (planerad övergång till Kommun-Bas 05 under 2006). Enligt ekonomihandboken har varje redovisningsenhet frihet att med utgångspunkt i Kommun-Bas utforma kodplan för sin redovisning inom de ramar som anges i de centrala kraven. De centrala kraven anges separat, och inkluderar obligatoriska koddelar som ska ingå i den kontosträng som varje verifikation ska förses med. Innebörden av de obligatoriska koddelarna anges med en tillfredsställande detaljgrad. Varje enhet ansvarar för att den egna kontplanen kopplas till bokslutsrapporteringen på ett korrekt sätt. Vår bedömning är att ekonomihandbokens nuvarande formulering innebär risk för icke konsekvent redovisning mellan enheterna. Vid intervjuerna med berörd personal har dock framkommit att det för närvarande pågår ett projekt för strömlinjeformning av kodplanerna inom Malmö stad. Detta är en önskvärd utveckling. Kapitel 6.10 behandlar redovisning av moms. Kapitlet är förhållandevis välstrukturerat och informativt. I vilken utsträckning det har uppdaterats med relevanta förändringar inom momsredovisningsområdet har inte undersökts inom ramen för denna granskning. Kapitel 7 Internredovisning Kapitel 7 Internredovisning är svårt att skilja från kapitel 6 Externredovisning i vissa avseenden. Exempelvis förklaras i kapitel 7.3 begreppet periodisering inom ramen för internredovisning. Detta är ett begrepp som i högsta grad även är relevant inom externredovisningen, vilket bland annat framkommer i kapitel 6.6, där periodisering av inkomster och utgifter enligt matchningsprincipen Deloitte Malmö stad 4

7 diskuteras. Likaså skulle kapitel 7.10 Semesterlöneskuld med fördel kunna flyttas till kapitlet om externredovisning. Periodisering av kommunbidrag och budget förklaras särskilt i kapitel De aktuella riktlinjerna ger förhållandevis stort utrymme för enheterna att själva bestämma hur kommunbidraget ska periodiseras. Under intervjuerna har också framkommit att det föreligger vissa svårigheter och oklarheter i hur kommunbidraget periodiseras på bästa sätt. Detta innebär en risk för att periodisering inte görs på ett likartat sätt mellan enheterna, och ytterligare riktlinjer vore därmed att föredra. I enlighet med kapitel 7.2 föreligger endast krav på definitiv stängning av redovisningsmässiga perioder i samband med tertialbokslut. Datum för stängning kommuniceras separat i bokslutsanvisningar (den tidplan som finns i handbokens kapitel 5 avser för övrigt år 2003 och är därmed ej längre relevant). Utifrån diskussion med ekonomipersonalen inom de utvalda förvaltningarna framgår att enheterna hanterar stängning på olika sätt, genom att vissa enheter väljer att stänga perioderna på månadsbasis, medan andra enheter endast stänger vid tertialbokslut. Enligt vår bedömning borde samtliga enheter inom Malmö stad stänga perioderna med samma intervall. Kapitel 9 Intern kontroll Lagen om Kommunal redovisning innehåller mycket begränsade regler avseende intern kontroll. I lagens andra kapitel framgår dock att bokföringen ska vara ordnad så att en tillräcklig kontroll av verksamheten kan upprätthållas. Med utgångspunkt i dessa allmänt hållna riktlinjer innehåller ekonomihandboken erforderlig information. Se dock ytterligare kommentar nedan gällande frågeställningen om handboken täcker alla väsentliga delar med avseende på intern kontroll. Kapitel 10 Anläggningstillgångar och avskrivningar I lagens femte och sjätte kapitel finns översiktliga riktlinjer om klassificering och värdering av anläggningstillgångar. Dessa krav har beaktats i ekonomihandbokens kapitel 10. En mer ingående analys av innehållet i kapitel 10, med utgångspunkt i rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning, har skett enligt nedan. Överensstämmelse med rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning En jämförelse mellan Malmö stads anvisningar i ekonomihandboken vad gäller anläggningstillgångar och de lagar och regler som kommunen skall följa inom området har gjorts nedan. Granskningen begränsas i enlighet med Avgränsning ovan till kapitel 10 Anläggningstillgångar och avskrivningar. I kapitel 10 i handboken redogörs för anläggningstillgångar. Kapitlet inkluderar materiella anläggningstillgångar, immateriella anläggningstillgångar samt finansiella anläggningstillgångar. Handboken har utgått ifrån indelningen i Kommun-Bas 98, numera tillämpas dock Kommun-Bas 02 enligt ovan notering. Ingen förändring avseende indelningen förefaller dock ha skett mellan Kommun-Bas 98 och Kommun-Bas 02. Deloitte Malmö stad 5

8 Materiella anläggningstillgångar Rådet för kommunal redovisning anser att redovisning av materiella anläggningstillgångar enligt Redovisningsrådets rekommendation RR 12 utgör god redovisningssed även för kommuner och landsting. Därvid skall följande beaktas: 1) Även tillgångar av publik karaktär inkluderas i definitionen av materiella anläggningstillgångar. Såsom publik karaktär menas till exempel gator, parker och liknande. 2) För klassificering och specificering av materiella anläggningstillgångar gäller för kommuner och landsting Lagen om kommunal redovisning. 3) De avsnitt i RR 12 som behandlar uppskrivning av materiella anläggningstillgångar är inte tillämpliga. 4) De delar av RR 12 som behandlar skattemässiga effekter av redovisningen av materiella anläggningstillgångar är inte relevanta för kommuner och landsting. De redovisningsregler avseende materiella anläggningstillgångar som redogörs för i ekonomihandboken överensstämmer med Lagen om kommunal redovisning och Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer vad gäller definition, värdering och avskrivningar. Ekonomihandboken innehåller också bra förtydligande av gränsdragningen mellan reparation och underhåll samt ny-, tilloch ombyggnad. Malmö stads riktlinjer angående avskrivningstider angivna i ekonomihandboken följer riktlinjer från Svenska Kommunförbundet (numera Sveriges Kommuner och Landsting, SKL). Malmö stad har dock en avvikelse avseende ombyggnad av skolor med byggnadsår från 70-talet, här används en avskrivningstid om 20 år istället för 33 år. Malmö stad har som princip att samtliga anskaffningar överstigande 1 basbelopp skall aktiveras. Rådet för kommunal redovisning har som riktlinje att aktivering av tillgångar skall göras då anskaffningsvärdet uppgår till mellan 1/3 och 1 basbelopp. Malmö stad håller sig därmed inom ramen för angivna riktlinjer. Under avsnitt anges dock att om stor regelbundenhet i anskaffningsförfarandet råder kan det accepteras att anskaffning kostnadsredovisas omgående. Nuvarande formulering skulle enligt vår bedömning kunna leda till att förvaltningarna felaktigt kostnadsför anläggningstillgångar. Immateriella anläggningstillgångar Avsnittet i ekonomihandboken är väldigt kortfattat och berör immateriella tillgångar mycket översiktligt. Anvisningarna nämner att utgifter för forsknings- och utvecklingskostnader får tas upp som immateriell anläggningstillgång om de beräknas bli av betydande värde för verksamheten under kommande år. Enligt Rådet för kommunal redovisnings rekommendation nr 12 hänvisas det till RR 15 Redovisning av immateriella tillgångar. I RR 15 anges att det inte kan påvisas att utgifter för forskning ger upphov till framtida ekonomiska fördelar. Inget sådant förtydligande av gällande rekommendation finns i handboken. Det lämnas därmed stort utrymme för fri tolkning. Deloitte Malmö stad 6

9 Finansiella anläggningstillgångar Den rekommendation som gäller för finansiella anläggningstillgångar är Rådet för kommunal redovisning Nr 9 Klassificering av finansiella tillgångar. I ekonomihandboken anges endast vilka konton som är kopplade till finansiella anläggningstillgångar. Det redogörs inte för klassificeringsproblematik eller hur tillgångarna skall värderas Täcker handbokens olika delar allt väsentligt? Inom ramen för vårt uppdrag har granskningen fokuserat på ekonomihandbokens redovisningsmässiga delar, men till viss del även på intern kontroll. Som inledning till vår diskussion av denna frågeställning bör nämnas att den version av ekonomihandboken som tillhandahölls oss vid inledningen av granskningsprojektet, och som enligt uppgift hämtades från intranätet KomIn, inte överensstämde med den aktuella version som stod att finna i det s k mailsystemet FirstClass. Den version vi initialt arbetade med saknade kapitel samt kapitel 17. Under projektets gång uppdaterades dock versionen på intranätet, och det är således denna fullständiga version vårt arbete tagit utgångspunkt i. För att minska risken för felaktig informationsgivning är det vår rekommendation att samtlig information med anslutning till ekonomihandboken tillhandahålls på ett och samma ställe, företrädesvis på intranätet KomIn. Redovisning I enlighet med vad som framkommit ovan begränsas detaljerade riktlinjer avseende externredovisningsfrågor i huvudsak till Anläggningstillgångar och avskrivningar enligt kapitel 10. Det är vår bedömning att mycket av den information som kommuniceras via de löpande bokslutsanvisningarna är av sådan karaktär att det är önskvärt att dessa infogas som en ordinarie del av ekonomihandboken. Framförallt gäller detta information rörande klassificering och värdering av posterna i resultat- och balansräkning. Således är det vår bedömning att ekonomihandboken skulle kunna uppdateras med delar av den information som redan finns framtagen i bokslutsanvisningarna. Vi har dock inte gjort någon fullständig analys av bokslutsanvisningarna och kan därmed inte uttala oss om huruvida dessa tillsammans med ekonomihandboken i dess nuvarande utseende täcker alla väsentliga delar. Inom vissa områden har det dock under intervjuarbetet framkommit att behov om ytterligare instruktioner. Exempelvis är avsnittet om motpartsavstämningar i samband med Malmö stads konsolideringsarbete relativt kortfattat, och ger ingen vägledning med avseende på hur eventuella differenser överstigande tillåtna avvikelser ( kr) ska hanteras mellan enheterna. En total översyn bör således göras av samtliga relevanta områden. I handbokens kapitel 4 Uppföljning diskuteras de rapporter som används för ekonomisk uppföljning inom Malmö stad. Gällande årsredovisning hänvisas till Kapitel 11 Årsredovisning. Detta har ännu inte infogats i ekonomihandboken. En snar uppdatering bör göras. Deloitte Malmö stad 7

10 Intern kontroll Intern kontroll behandlas främst i kapitel 9, men även i kapitel 8 anges generella riktlinjer för attest. Instruktionerna i ekonomihandboken kompletteras med hänvisningar till reglementet för intern kontroll med tillhörande tillämpningsanvisningar, som står att finna på intranätet KomIn. Såväl ekonomihandboken som reglementet ger enheterna relativt stora möjligheter att själva utforma erforderliga system för intern kontroll, och det är varje nämnds skyldighet att själva styra och löpande följa upp den interna kontrollen. En internkontrollplan ska antas av nämnden varje år, där det bland annat ska framgå vilka områden som omfattas, vem som är ansvarig, samt när rapportering ska ske till Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen kan sedan utifrån uppföljningsrapporterna besluta om erforderliga vidare åtgärder. Ekonomihandboken innehåller ett 50-tal förslag till interna kontroller som kan omfattas av den årliga kontrollplanen, och ett exempel på utförd kontrollplan står att finna i reglementet. Våra intervjuer indikerar att antalet kontroller som omfattas av de årliga uppföljningarna är förhållandevis begränsat (5-10 st). Inte för någon av enheterna har Kommunstyrelsen agerat med kompletterande åtgärder efter rapportering. Med tanke på de granskade enheternas storlek och den decentralisering som förelegat under en längre tid, bör det finnas utrymme för väsentligt mer omfattande centrala direktiv avseende rutiner och kontroller, samt dokumentation och testning av desamma. Detta bör leda till en mer enhetlig hantering och i slutändan även mer enhetlig redovisning inom Malmö stad. Utifrån diskussion med ekonomipersonalen skulle en sådan utveckling till största del mottas positivt, under förutsättning att urval av rutiner och framförallt kontroller framtas i samspråk med ansvariga inom varje enhet. Är ekonomihandboken utformad på ett lättförståeligt och konkret sätt? Ekonomihandbokens avsnitt om Externredovisning är i enlighet med vad som nämnts ovan i huvudsak en redogörelse för lagstiftning och redovisningspraxis. Avsnittet inte bara hänvisar till de olika lagstiftningarna utan hela kapitel ur lagstiftningen ingår i handboken. Det finns stor risk att informationen blir ålderstigen och att man redogör för lagar och regler som inte är aktuella. I ekonomihandboken borde länkade hänvisningar finnas till gällande lagar och rekommendationer men inte hela kapitel för att säkerställa att informationen inte är förlegad. Ekonomihandbokens innehåll är väldigt övergripande. Förvaltningarna förefaller inte vara främmande för att mer konkret och detaljerad information skall finnas angiven i ekonomihandboken. Det avsnitt som angavs som mest använt i handboken vid intervjuerna var avskrivningstider på anläggningstillgångar. Anledningen till detta förefaller vara att detta avsnitt ger förhållandevis detaljerad vägledning. Det framkom vid intervjuerna att intranätet KomIn var något svårt att navigera i. Vid behov av att gå in i flera avsnitt i handboken kom man ut i huvudmenyn igen och fick göra om sin sökning. Det finns dessutom ingen väl fungerande Deloitte Malmö stad 8

11 sökmotor kopplad till handboken så att användarna på ett enkelt sätt kan söka efter information. I dagsläget läggs i förekommande fall onödigt mycket tid på att söka efter information i de olika avsnitten. Då ekonomihandboken inte har en klar uppdelning mellan de olika kapitlen är det inte självklart i vilket kapitel informationen borde finnas, i enlighet med tidigare kommentar. Sammanfattningsvis upplevs ekonomihandboken som något ostrukturerad i sin nuvarande utformning. Exempel på detta inkluderar främst den svåra gränsdragningen mellan redovisningsinformationen i kapitel 6 Externredovisning och kapitel 7 Internredovisning, liksom urvalsgrunderna för den information som finns i dessa kapitel. Även avseende de kapitel som behandlar intern kontroll (kapitel 8-9) upplevs informationen som knapphändig och svår att följa. Används ekonomihandboken av ekonomihandläggarna? Ekonomihandboken används i mycket begränsad utsträckning av ekonomerna. Den huvudsakliga anledningen till att handboken inte används är att den inte främst behandlar specifika redovisningsfrågor utan är av mer övergripande karaktär. Istället vänder ekonomipersonalen sig till andra källor så som det s k mailsystemet FirstClass, där exempelvis bokslutsanvisningar tillhandahålls, alternativt direkt till stadskontoret. Vid intervjuerna framkom att de tillfällen ekonomipersonalen gick in och sökte i handboken i huvudsak gällde avskrivningstider på anläggningstillgångar. Detta avsnitt (kapitel 10) är detaljerat och ger klara riktlinjer över hur anläggningstillgångar skall redovisas. Övriga kapitel i handboken är betydligt mer översiktliga, och innehåller i enlighet med vad som redan nämnts mycket begränsad praktisk vägledning. Ekonomihandboken borde kunna ha en mycket mer central roll i informationssökandet. Som den är utformad idag anses den dock varken vara aktuell eller informativ. Ekonomerna var av den uppfattningen att de oftare hittade svaret på sina frågor i FirstClass och inte i handboken varför FirstClass används som huvudsaklig skriftlig källa. Den största informationskällan ansåg ekonomerna dock att stadskontoret var då de ofta ställer frågor direkt till ekonomerna där. Många frågor ventileras också vid de olika regelbundna ekonomträffarna. Ekonomerna söker sällan direkt i Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer. Istället förväntas det att stadskontoret förmedlar eventuella nyheter och förändringar. Eftersom organisationen är decentraliserad ligger mycket av problemlösandet ute på förvaltningarna. Vid intervjuerna framkom att mycket av den tid som läggs på att varje förvaltning skall lösa redovisningsfrågor hade kunnat minskas om det hade funnits tydligare centrala riktlinjer. För en nyanställd ekonom inom Malmö stad förefaller det vara svårt att sätta sig in i de riktlinjer som finns för budget, ekonomistyrning, intern kontroll och Deloitte Malmö stad 9

12 redovisningsprinciper då dessa inte finns dokumenterade i ett samlat dokument eller på samma ställe. Istället får man förlita sig på de rutiner och riktlinjer som varje enskild förvaltning har dokumenterat. Det är inte önskvärt att Malmö stads förvaltningar i detta avseende har en differentierad hantering. Dock är det vår uppfattning att mycket av det arbete som redan gjorts och dokumenterats lokalt på förvaltningarna skulle kunna användas som utgångspunkter vid uppdatering av ekonomihandboken. På vilket sätt används ekonomihandboken? I de fall ekonomerna har sökt efter information angående avskrivningstider på anläggningstillgångar har handboken använts som uppslagsverk. I övrigt används ekonomihandboken endast i undantagsfall, i enlighet med ovan. Används ekonomihandboken av annan personal inom verksamheterna? Vid intervjuer med ekonomi- och redovisningsansvariga på de olika förvaltningarna framkom att ekonomihandboken inte förefaller användas av annan personal. Handboken är av en så övergripande karaktär att den inte upplevs som ett användbart hjälpmedel av annan personal inom Malmö stad. Förvaltningarna ansåg dock att en ekonomihandbok i första hand skall ge stöd åt ekonomi- och redovisningsfunktionerna. Deloitte Malmö stad 10

13 Slutsats Med utgångspunkt i de sex frågeställningar som beskrivs i inledningen av denna rapport redovisas på denna sida en kortfattad beskrivning av resultaten från vår genomgång. Detaljinformation står att finna under kapitlet Iakttagelser. Är ekonomihandboken korrekt utformad utifrån gällande regelverk? Ja och nej. Regelverken är förhållandevis allmänt hållna och den i vissa fall begränsade information som står att finna i handboken strider inte mot dessa. Dock är en stor del av informationen som hänvisar till aktuella regelverk inte uppdaterad med de senaste årens förändringar i lagar och riktlinjer. Täcker handbokens olika delar allt väsentligt? Nej. Handboken bör uppdateras på flera områden. Det är möjligt att delar av den information som i dagsläget kommuniceras via bokslutsanvisningarna kan inkluderas i ekonomihandboken. Är den utformad på ett lättförståeligt och konkret sätt? Nej. Det är svårt att söka efter information i handboken och handboken är inte välstrukturerad i sin nuvarande utformning. Används den av ekonomihandläggarna? Nej, undantaget detaljinformation om avskrivningstider för anläggningstillgångar. På vilket sätt används den; som uppslagsverk, som instruktion mm? Ekonomihandboken används som uppslagsverk i det fåtal fall den används. Används den av annan personal inom verksamheterna? Nej, inte i någon känd omfattning. Deloitte Malmö stad 11