Sammanträdestid: Plats:

Transkript

1 Sammanträdestid: Plats: kl (efter valförrättning) Församlingshemmet, Orkdalsvägen 6, SKURU Närvarande: Dönsberg Ulla Grönholm Susanne Kajander Elisabeth Lindholm Lasse Lindholm Christel Ljungqvist Eva Wikström Monika Wikström Ulrika Westerlund Johan, kyrkoherde, ordförande och sekreterare Frånvarande: Suppleanter: Mannström Marica Övriga: Underskrifter: Johan Westerlund, ordförande protokolljusterare protokolljusterare Sammanträdets protokoll är framlagt till påseende på församlingens pastorskansli under tiden

2 Ärenden: FR 001 Sammanträdet öppnas FR 002 Sammanträdets laglighet FR 003 Sammanträdets beslutsförhet FR 004 Sammanträdets protokolljusterare FR 005 Fastställande av sammanträdets föredragningslista FR 006 Anmälningsärenden FR 007 Projektrapport FR 008 Verksamhetsberättelse för 2011 FR 009 Tidsbundet arbetsavtal för Postillas värdinna Yvonne Varis FR 010 Helgmåls SMS FR 011 Sommarjobbare FR 012 Kollektlistan för 2012 FR 013 Skjutsar till församlingens gudstjänster och andra samlingar FR 014 Övriga ärenden FR 015 Besvärsanvisning FR 016 Sammanträdet avslutas

3 FR 001 Sammanträdet öppnas Förslag: Ordförande öppnar sammanträdet. Beslut: Sammanträdet öppnades med psalmsång och bön FR 002 Sammanträdets laglighet Förslag: Sammanträdet konstateras lagligt sammankallat. Beslut: Konstaterades FR 003 Sammanträdets beslutsförhet Förslag: Med hänsyn till antalet närvarande ledamöter konstaterar församlingsrådet huruvida sammanträdet är beslutsfört. Beslut: Sammanträdet konstaterades beslutfört FR 004 Sammanträdets protokolljusterare Förslag: Församlingsrådet utser Ulla Dönsberg och Susanne Grönholm till protokolljusterare. FR 005 Fastställande av sammanträdets föredragningslista Förslag: Församlingsrådet fastställer föredragningslistan med eventuella kompletteringar under punkten Övriga ärenden.. Inga övriga ärenden. FR 006 Anmälningsärenden Bilaga 006/1 - Rapport över budgetens förverkligande 2011

4 FR 007 Projektrapport Bilaga 007/1 Församlingsrådet fattade under våren 2011 (FR 48/2011) beslut om att använda medel till att anställa en projektsekreterare för barn-, ungdoms och gudstjänstarbetet. Till projektet knöts Camilla österberg. En projektplan godkändes senare (FR 60/2011). Som bilaga finns Camillas rapport över projektet. Allmänt kan konstateras att målsättningarna uppfylldes väl. Förslag: Församlingsrådet godkänner projektrapporten enligt bilaga. FR 008 Verksamhetsberättelse för 2011 Verksamhetsberättelsen är indelad i två delar. Den försat (Bilaga 008/1) är församlingens interna berättelse och den andra (Bilaga 008/2) går vidare till GKR för att ingå i samfällighetens verksamhetsberättelse. Förslag: Församlingsrådet godkänner de båda verksamhetsberättelserna enligt bilaga och sänder bilaga 008/2 vidare till GKR. FR 009 Tidsbundet arbetsavtal för Postillas värdinna Yvonne Varis Yvonne Varis har under senare år fungerat som värdinna i Postilla. För närvarande avlönas hon så att Pojo finska församling betalar för 21 h/månad enligt kravgrupp 302. Pojo svenska församling bekostar en andel av detta som motsvarar medlemasantalet (45 %). Huvuddelen av värdinnans lön betalas av Finlands Röda Kors, Pojoavdelningen. Arbetsavtalet gick ut den Ingen av parterna i arrangemanget har ekonomiska förutsättningar att anställa värdinnan för hela året. Därför har ordförande för direktionen för Postilla tagit kontakt med Sophie von Julin stiftelse som också finansierar en av församlingens diakonitjänster. Stiftelsen har fattat beslut om att finansiera värdinnan i Postilla med detta år. Finlands Röda Kors bidrar för sin del med 5000 till Postilla innevarande år. Dessa pengar kan användas till avlöning av värdinnan. Direktionen för Postilla har behandlat ärendet vid sitt möte den och föreslagit att Röda Korset förlänger värdinnans arbetsavtal till slutet av mars 2012 och att Pojo finska församling gör ett arbetsavtal med Yvonen Varis för tiden Röda Korsets pojoavdelnings representant, Thomas Konsin, har meddelat att de omfattar förslaget. På basen av detta har vardera församlingens kyrkoherde samt ordförande för Postillas direktion beslutat att gemensamt föreslå följande arrangemang:

5 a) Värdinnan Yvonne Varis nuvarande, tidsbundna arbetsavtal (21 h/månad, kravgrupp 302) förlängs till Arbetsgivare är Pojo finska församling. För motsvarande tid betalar Röda Korset lön enligt tidigare modell till Yvonne Varis. b) Pojo finska församling gör ett tidsbundet arbetsavtal med Yvonne Varis för tiden ( ). (Arbetstid 38 h 15 min/vecka, kravgrupp 302). Som grund för tidsbundet avtal är den yttre finansieringen som räcker ca 7 månader. c) Pojo svenska och Pojo finska församling ansvarar för värdinnans avlöning i slutet av året då den yttre finansieringen använts. För kostnaderna (ca 2000 ) finns tillräckligt medel under mom (Övrigt, övriga material och förnödenheter). Tf kyrkoherde Mikko Tervonen från Pojo finska församling har i enlighet med gällande avtal diskuterat ärendet med löneombud Christer Lindvik samt med Yvonne Varis. Förslag: Församlingsrådet beslutar att: a) Församlingsrådet omfattar planerna samt b) Pojo svenska församling för egen del åtar sig det ekonomiska ansvaret (45 %) för de två sista månaderna av arbetsavtalet. FR 010 Helgmåls-SMS Under nästan två års tid har församlingen haft i bruk ett system där vi sänder ut SMS till medlemmarna i anslutning till lördagens helgmålsringning. I dagens läge får 374 personer meddelandet varje vecka. Under tiden som meddelandet skickats har 85 personer betackat sig tjänsten och avförts från registret. SMS-meddelandena skickas ut från församlingens boknings- och grupphanteringssystem, LabOra Planner. Systemet fungerar övervägande väl, även om det under de allra senaste veckorna förekommit en störning så att en del mottagare får meddelandet flera gånger under lördagkvällen och natten. Ibland har det inte heller kommit rätt tid, utan kunnat komma till någon på natten. Priset för textmeddelandena är förhållandevis högt, ca 9 cent, vilket betyder ca 33 /meddelande och 1750 /år med nuvarande utdelning. Listan över mottagare har samlats så att de aktiva i församlingen först tagits in, sedan har vi från offentliga kataloger sökt upp nummer på församlingens medlemmar, och dem vi hittat lätt har vi lagt in i registret. Några personer har själv anmält intresse att vara med. Ungefär lika många personer till borde få meddelandet ifall vi vill nå alla hushåll i församlingen, och en lista över dessa finns också sammanställd, men eftersom kostnaden är betydande har vi väntat med att inkludera dessa. I budgeten för innevarande år finns upptaget medel för att utöka SMS-tjänsten (5500, vilket också skall täcka tryckningen av Oss Emellan, ca 1500 ). Förslag: Församlingsrådet beslutar att SMS-meddelanderegistret ökas så att alla hushåll finns med där (undantaget de som betackat sig och de vars nummer inte lätt kan hittas).

6 FR 011 Sommarjobbare Beredning: Birgitta udd Bilaga 011/1, 011/2 Förslag: Församlingsrådet omfattar beslutsförslaget i bilagan FR 012 Kollektlistan för 2012 Bilaga 012/1 Församlingsrådet skall fastställa kollektlistan enligt bilaga. Presenteras vid sammanträdet. Beslut: Kollektlistan godkändes enligt bilaga FR 013 Skjutsar till församlingens gudstjänster och andra samlingar Församlingen har under lång tid subventionerat taxianvändning för äldre människor som på det sättet ges möjlighet att delta i gudstjänster och samlingar. Principen har varit: - Taxi erbjuds till en gudstjänst per månad. Egenandelen av kostnaden är 2 /enkelresa - Taxi har kunnat beställas till pensionärssamlingar. Egenandelen av kostnaden är 2 /enkelresa - Taxi har erbjudits till den årliga festen för dem som fyller 70 eller 75 år. Ingen egenandel. - Enstaka gånger har taxi arrangerats inom verksamheten i övrigt. Allmänt kan konstateras att förmånen regelbundet utnyttjas av en handfull personer. Systemet med egenandel är beroende av att taxitrafikanten är informerad och följer systemet, vilket inte alltid har varit fallet. I stort sett har det ändå fungerat eftersom samma trafikanter i regel anlitats. Förslag har kommit om att vi istället kunde bygga upp ett system där frivilliga som ändå rör sig med bil till t.ex. gudstjänster kunde ta andra med sig i bilen. Dagens teknik torde göra ett sådant arrangemang möjligt. Det skulle t.ex. innebära: Den som behöver skjuts kontaktar pastorskansliet. Personer som har möjlighet att mer eller mindre regelbundet erbjuda skjuts rekryteras och läggs i ett register. Kansliet meddelar t.ex. via textmeddelande vilka personer som behöver skjuts. En (frivillig?) kontaktperson koordinerar skjutsarna. Om ett dylikt arrangemang finns så kunde många fördelar uppnås. Vi sidan av detta behöver beredskapen att använda taxi fortfarande finnas. Bedömningen av det behovet skulle i första hand ligga på diakonerna. Förslag: Möjligheten att använda taxi bibehålls, men användningen minimeras genom att ett system med frivilliga skjutsar utarbetas. Beslut: Taxiskjutsarna fortsätter enligt nuvarande system. En informationskampanj genomförs.

7 FR 014 FR 015 FR 016 Övriga ärenden Inga övriga ärenden Besvärsanvisning Delgavs enligt bilaga Sammanträdet avslutas Sammanträdet avslutades kl