Innehållsförteckning i

Transkript

1 Användarhandbok

2 Innehållsförteckning Inloggning 1 Inloggningsbilden...1 Att boka 2 Många olika sätt att boka på...2 Inställningar...3 Boka i V8 (Ctrl + 8)...4 Snabbokning (Ctrl + S)...6 Poolbokning (Ctrl + P)...7 Poolbokning i V8...9 Snabbsökning (Ctrl + Q)...10 Tillägg (Ctrl + T)...11 Textrad (Ctrl + R)...13 Kartbokning (Ctrl + 8)...14 In- och utcheckning 15 Incheckning Daylight...15 Incheckning förhandsbokning...18 Utcheckning...20 Meddelandehantering 21 Olika typer av meddelanden...21 Meddelande per bokning...21 Meddelande per objekt...22 Bokningscentralen 23 Om bilden...23 F-tangenter i bilden...23 Låsa DLBOOKIT (Ctrl + F9)...23 Företags- och Gästnamn...24 Bokningstyp...25 Betalsätt...25 Ändra/Avboka 26 Att ändra eller avboka...26 Godkända bokningar...26 Ej godkända bokningar...26 Bilden Avbokning/Komplettering...27 Bilden Ändra rad...28 Bilden bokningen (Ctrl + B) 29 Information om bilden...29 Kassa 30 DLBOOKIT Användarhandbok Innehållsförteckning i

3 Registrera kassarader (Ctrl + K)...30 Kassabetala faktura...31 Ändra / Spara kassarader...31 Ändra kassarader...31 Spara/betala kassarader...31 Dagliga rutiner 33 Avstämning av kassan...33 Fakturering...34 Skriv ut fakturor...34 Förfallna fakturor...35 Påminnelse...35 Bekräftelsebevakning...36 Registrera inbetalningar...37 Utbetalning värd...38 Uppdatera tillsvidarebokningar...39 Kontrollkörning...40 Felaktiga bokningar...41 Kvällskörning...41 Obetalda bokningar...42 Ta bort xx/ Lägg till xx...42 Ankomstlista...43 Avreselista...44 Statistikrapportering...45 DLBOOKIT Användarhandbok Innehållsförteckning ii

4 Inloggning Inloggningsbilden Den första bilden du stöter på i DLBOOKIT är inloggningsbilden. Fyll i ditt användarnamn och ditt lösenord. Välj bolag och eventuellt avdelning och tryck sedan Enter. DL Book IT Användarhandbok Inloggning 1

5 Att boka Många olika sätt att boka på Det finns många olika bokningsbilder i DLBOOKIT. Bokningsbilderna nås med höger musknapp från bokningscentralen eller genom snabbkommandot: CTRL + 8 V8-kalender CTRL + S Snabbokning CTRL + Q Snabbsökning CTRL + T Tillägg CTRL + R Textrad CTRL + N Nulägesbilden CTRL + A Paket Bilden nedan visar en skiss på bokningens flöde i systemet. V8 kalneder Snabbokning Snabbsökning Kartbokning Tillägg Textrad Paket Bokningscentralen Fakturahuvud Fakturarader Kassa Kundreskontra Kassahuvud Kassarader Inbetalning Kassabetalning DL Book IT Användarhandbok Att boka 2

6 Inställningar Från V8-kalendern ( Boka i V8 eller Ctrl+8) når du Inställningar/Systemuppgifter där du bygger upp hur du vill att kalendern ska laddas. Markera raden så visas valmöjligheterna till höger. I och med att du markerar ditt val så slår ändringen igenom. DL Book IT Användarhandbok Att boka 3

7 Boka i V8 (Ctrl + 8) Längst upp i bilden finns Sökkriterier i form av comboboxar. Via pilar kan du bläddra ner i listan. Vill du se fler sökkriterier klickar du på Plustecknet. Då döljs översiktsbilden. För att stänga igen klicka på Minustecknet. Via Inställningar/Systemuppgifter kan du ställa in hur V8 översiktsbild ska laddas. Se vidare beskrivning under Inställningar. För att boka i V8 översiktsbild drar du med musen från ankomstdatum till avresedatum. Du kan boka fler objekt samtidigt genom dra över flera rader. Genom att scrolla bläddrar du upp och ner mellan objekten och pilar tar dig framåt och bakåt tidsmässigt. Om du vill boka objekt som inte ligger samlade använd Ctrl-knappen och markera ett i taget. När du är färdig klicka Boka. Du kan också söka lediga objekt genom att fylla i Ankomst- och avresedatum, ev ange antal dygn och veckonummer. Tänk på att de värden som ligger i sökboxarna måste överensstämma med det du söker för att du ska få träff. När kalendern laddats kan du boka genom att högerklicka på objektnumret och välja boka eller dra med musen över de datum du önskar boka. Ska du boka flera objekt så kan du dra med musen över objektnumren, och klicka boka. Ligger inte objekten intill varandra använder du Ctrl-knappen. DL Book IT Användarhandbok Att boka 4

8 När du tryckt bokat kommer du till nästa bild där du fyller i hur många personer som ska bo i objektet. Det är för statistikens skull och för att kolla att du inte bokar in för många personer i objektet. Kontroll görs på hur många bäddar som finns i objektet. Här listas också de tilläggsobjekt du har kopplat till objektet. Du har också tillgång till alla de tillägsobjekt du har inlagda i systemet via fliken övriga tillägg. Bocka i de objekt du vill ha och hur många du vill ha. Fälten vuxna och barn används vid objekt som har ett pris per person. Fr o m och T o m datum kan ändras för tilläggsobjekten i denna bild. Här är ingång till specialpriser. Nu kommer du tillbaks till V8-kalendern. Här samlas de objekt du bokat i en kundkorg. Här kan du ändra datum och antal personer. Du kan också helt ta bort ett objekt genom att markera rad och trycka Delete. Om ni använder er av specialpris så finns de under knappen SP. När du är klar och vill gå till Bokningscentralen för att avsluta din bokning och fylla i kunduppgifter klicka på Stäng eller Escape-knappen. DL Book IT Användarhandbok Att boka 5

9 Snabbokning (Ctrl + S) Snabbokningsbilden ger ett snabbt bokningsförfarande om du är bekant med objekten. Det visas ingen information om eller status på objektet. Är objektet upptaget säger systemet ifrån och det går inte att boka objektet. Ange objektnummer om du känner till det. Sök objekt. Pris kan beräknas för vald period. Ange ankomst- och avresedatum. Anges när kunden inte vet vilket avresedatum som gäller. Godkänn bokningen. Anropar funktionen manuellt pris. Visar priset i utländsk valuta. Klicka för att komma till objektbeskrivning. DL Book IT Användarhandbok Att boka 6

10 Poolbokning (Ctrl + P) Bläddra mellan olika veckor. Poolbokning används när det är fråga om biljetter, kanoter, campingplatser mm. Det vill säga där antalshantering krävs. Markera aktuell objektrad och klicka på den dag du vill boka. Visar objekt som finns att boka. Visar de objekt du har bokat. Klicka stäng för att komma till bokningscentralen. Via Inställningar når du Systemuppgifter som styr funktionaliteten i bilden. DL Book IT Användarhandbok Att boka 7

11 När du klickat på dagen som du vill boka visas ett bokningsformulär. Ange antal objekt du vill boka. Kontrollera att ankomst- och avresedatum är rätt ifyllda. Pris kan beräknas för vald period. Via Inställningar når du Systemuppgifter som styr funktionaliteten i bilden. Godkänn bokningen. Anropar funktionen manuellt pris. Visar priser i utländska valuta. Används om du vill boka fler objekt i samma bokning men vill fylla i olka antal vuxna och barn för varje objekt. Genom att klicka snabboka stängs inte bilden mellan varje bokning utan allt samlas tills du slutför bokningen genom att klicka godkänn. Efter godkännande av bokning kommer du tillbaks till föregående formulär där bokning avslutas. DL Book IT Användarhandbok Att boka 8

12 Poolbokning i V8 Här anger du hur många objekt du vill boka För att boka poolobjekt i V8 översiktsbild drar du med musen från ankomstdatum till avresedatum. Genom att scrolla bläddrar du upp och ner mellan objekten och pilar tar dig framåt och bakåt tidsmässigt. När du är färdig klicka Boka. Du kan också söka lediga objekt genom att fylla i Ankomst- och avresedatum, ev ange antal dygn och veckonummer. Tänk på att de värden som ligger i sökboxarna måste överensstämma med det du söker för att du ska få träff. När kalendern laddats kan du boka genom att högerklicka på objektnumret och välja boka eller dra med musen över de datum du önskar boka. Ska du boka flera objekt så kan du dra med musen över objektnumren, och klicka boka. Ligger inte objekten intill varandra använder du Ctrl-knappen. Du kommer sedan till samma formulär som Boka i V8 för att fylla i antal personer och boka eventuella tilläggsobjekt. DL Book IT Användarhandbok Att boka 9

13 Snabbsökning (Ctrl + Q) Snabbsökning hjälper dig att snabbt hitta ledigt objekt genom att använda snabbtangenter för selektering. Du får en överblick av vad som är ledigt just nu samtidigt som du direkt ser nästa bokning på objektet. Om objektet är ett poolobjekt visas antal lediga i poolen. Nästa tillfälle objektet är bokat. Markera det eller de objekt du vill boka. Via pilarna kan du flytta framåt eller bakåt i tiden. Via funktionstangenterna väljer du snabbt vilken kategori du vill söka på. Du kan om du vill söka på flera olika kriterier. Om du vill söka enbart tillsvidarebokningsobjekt. Pris fylls i om du vill boka till annat pris än angivet. Om du direkt vill se priset på objekten som du får träff på. Klicka boka för att lägga objekt i kundkorgen. Visar de objekt du har bokat. Du kan också söka på specifikt objektnummer. Klicka stäng för att komma till bokningscentralen. Anropar funktionen manuellt pris. Via Inställningar når du Systemuppgifter som styr funktionaliteten i bilden. DL Book IT Användarhandbok Att boka 10

14 Tillägg (Ctrl + T) Fristående tillägg Tilläggsobjekt som ej är knutna till ett huvudobjekt bokas under flik Bokning/Tillägg eller med snabbkommandot Ctrl + T. Bokningen avslutas som vanligt i bokningscentralen där den godkänns. Du kan om du vill söka på olika objekttyper för att begränsa bokningen. Markera det objekt du vill boka. Klicka för att att boka markerad rad. Visar de objekt du har bokat. Tar bort markerad rad. Klicka stäng för att komma till bokningscentralen. DL Book IT Användarhandbok Att boka 11

15 Ange antal objekt du vill boka. Pris kan beräknas för vald period Godkänn bokningen. Koppla tilläggsobjektet till det huvudobjekt bokningen gäller. Annars kommer inte tillägget med på ankomstlistan. När du klickat på objektet som du vill boka visas ett bokningsformulär. Efter godkännande av bokning kommer du tillbaka till föregående formulär där bokning avslutas. DL Book IT Användarhandbok Att boka 12

16 Kopplade tillägg Om ett objekt har tilläggsobjekt knutna till sig, bokas dessa när huvudobjektet bokas. Det kommer automatiskt upp en bild (se nedan) där du kan se vilka tilläggsobjekt som är knutna till huvudobjektet och om de bokas automatiskt. Huvudobjekt. Ingång till Tilläggsbokning för icke kopplade objekt. Markera den rad du vill boka och klicka på boka. Stäng för att komma tillbaks till Översiktsbilden. Listan visar de tilläggsobjekt som är koplade till objektet. Du kan välj om du vill att något av tilläggsobjekten ska bokas automatiskt. Textrad (Ctrl + R) Textrad innebär att du kan boka objekt som inte är upplagda i systemet. Om du vill boka en textrad kan du använda höger musknapp i bokningscentralen eller trycka Ctrl + R, du kan också gå in under menyn Centralen/Tillägg/Bokning/Textrad. Textrad kan också bokas utan pris eller antal. Fyll i fri text. Objekt behöver inte vara upplagt i systemet. Ange eventuellt pris. Ange kontonummer. Ange eventuellt antal. Ange momskod Spara utan att stänga formulär. Spara textraden och återgå till bokningscentralen. DL Book IT Användarhandbok Att boka 13

17 Kartbokning (Ctrl + 8) Kartbokning nås från Boka i V8 ( Ctrl+8) fliken Karta. På kartan bokar du genom att klicka på de fyrkantiga markeringar som ligger på tomterna. Genom färgkodning ser du status på objektet. Svart är lediga tomter, röd är bokad, rosa är incheckad och grön är utcheckad. När du går in i bilden ser du vad som är ledigt idag. Vill du se vad som är ledigt en i framåt kan du ange datum i ankomst- och avresefälten och klicka Sök. Då markeras endast de tomter som är lediga hela den perioden som lediga. När du valt tomt klicka på Boka. Du kommer sedan till samma formulär som Boka i V8 för att fylla i antal personer och boka eventuella tilläggsobjekt. När du klickar OK kommer du direkt till bokningscentralen med din bokning och kan fylla i kunduppgifter manuellt eller med hjälp av campingkortet. DL Book IT Användarhandbok Att boka 14

18 In- och utcheckning Incheckning Daylight Vare sig du förhandsbokar ett objekt eller gör en ren incheckning så reserveras objektet i någon av de bilder som presenterats ovan. Vid en ren incheckning när du har kund vid disk ska du också checka in Daylight ( se nedan). Det behöver du bara göra om er campingplats är SCRansluten. När du checkar in kund kan du i DLBOOKIT registrera kunduppgifter genom att dra kundens campingkort i speciell kortläsare. Det finns 3 systemuppgifter som behöver fyllas i innan man kan börja använda funktionen. Dessa finns under Inställningar/Systemuppgifter. Daylight Terminal ID Daylight AnvändarID Daylight Lösenord När du drar kortet i kortläsaren kopplas du automatiskt upp mot Daylight och kund checkas in i både DLBOOKIT och Daylight. Om något är fel på kortet får du ett felmeddelande. DL Book IT Användarhandbok In- och utcheckning 15

19 Man kan också registrera kund genom att fylla i campingkortnummer eller personnummer via Hämta kunduppgifter. Tänk på att personnummer ska registreras YYYYMMDDXXXX. Man kan också registrera med kortnummer. Caravan Club-kort kan inte registreras med kortnummer. Om kund redan finns registrerad i DLBOOKIT kan du med hjälp av pilarna skicka information för att uppdatera kund. I Daylight ändras uppgift när bilden stängs via Escape-knappen. I DLBOOKIT ändras uppgift när bokningen slutförs. Det finns tre olika val under aktivering SäljKort kund har inget kort eller har ett gammalt kort som behöver bytas ut. När man väljer det så säljs både kort och giltighetsmärke. SäljGilt kund har inte ett giltigt giltighetsmärke. AktBfk kund har ett giltigt giltighetsmärke, men den som sålde det glömde bort att aktivera kortet. DL Book IT Användarhandbok In- och utcheckning 16

20 Om allt är OK med kundens kort läses kunduppgifterna i adressfälten i bokningscentralen. Om allt inte är OK får du upp ett meddelande om vad som är fel på korter. Om du får meddelande Kort finns ej. Vill du läsa in kortet? Svara Ja på frågan. Då läser systemet in de uppgifter som finns på kortet. Om den inte läser in uppgifterna så kan det bero på att kortet är skadat på något sätt. Då kan du lägga in personnummer och kön och hitta kunduppgifterna på det sättet i stället. Är det en utländsk kund lägger du in kunduppgifterna för hand. Sen får du frågan Vill du checka in? Svar Ja på den frågan. På vissa Caravan Club-kort fungerar inte det här. Välj då SäljGilt och checka därefter in. Om du får meddelande Kort finns ej. Avvakta aktivering. Gå då in i via Aktivera och aktivera kortet. Om du får meddelande Kortnummer finns ej när ni fösöker checka in (händer oftast med Caravan Club-kort), och försöker aktivera, då kan man få meddelande kortet utgånget. Då måste man välja SäljGilt (även om de redan har ett giltighetsmärke ). I detta fall ska man lämna personnummerfältet tomt. Ni ska även ha fått information från SCR rörande Daylight. DL Book IT Användarhandbok In- och utcheckning 17

21 Incheckning förhandsbokning En förhandsbokning kan checkas in på två olika sätt. Vet du vilket objekt kunden ska bo i kan du gå in i V8-kalendern. Högerklicka på den bokning som ska checkas in. Då kommer det upp en rad med kundens namn och bokningsnummer. Klicka på den raden så att du kommer till Bilden bokningen. Vet du inte vilket objekt kunden har bokat sp kan du söka bokningen via flik Bokning/Befintlig bokning/sök bokning Sök kund genom att fylla i något eller några av fälten och klicka Sök. När du hittat rätt kund dubbelklicka på raden eller markera rad och klicka på använd post. Du kommer nu till Bilden bokningen. DL Book IT Användarhandbok In- och utcheckning 18

22 Klicka på Checka in När du klickat på checka in kommer en fråga om du vill checka in i Daylight. Om du vill göra det så sker det på samma sätt som under Checka in i Daylight. DL Book IT Användarhandbok In- och utcheckning 19

23 Utcheckning En förhandsbokning kan checkas in på två olika sätt. Vet du vilket objekt kunden ska bo i kan du gå in i V8-kalendern. Högerklicka på den bokning som ska checkas ut. Då kommer det upp en rad med kundens namn och bokningsnummer. Klicka på den raden så att du kommer till Bilden bokningen. Utchecking sker som ovan, knappen Checka in har nu bytt namn till Checka ut. Genom att klicka på knappen Checka ut blir bokningen utchecka både i DLBOOKIT och i Daylight. Klicka på Checka ut DL Book IT Användarhandbok 20

24 Meddelandehantering Olika typer av meddelanden Meddelanden kan vara av två slag. Meddelande som lämnas per bokning eller per objekt. Meddelande per bokning Bokningsnummer följer med från bokningscentralen och kan inte ändras. Olika typer av meddelande kan väljas. Skriv in meddelandet. Max 240 tecken. Klicka spara för att spara meddelandet. När du skrivit de medelanden du önskar klicka avbryt för att stänga bilden. Via Inställningar når du Systemuppgifter som styr funktionaliteten i bilden. Meddelanderegistreringen per bokning nås från ett antal bilder i DLBOOKIT När du håller på att boka, tryck på meddelandeknappen i bokningscentralen. I formuläret för ändra/avboka och bokningshistorik finns också knappen meddelande. Meddelanden som kan läggas upp är till gäst, till ekonomin och interna meddelanden. Välj typ och skriv in meddelandet. Gäst Ekonomi Internt Påminnelse Kök Gästmeddelande, skrivs ut på faktura, bekräftelse och ankomstlista. Ekonomimeddelanden, skrivs ut på listan förfallna fakturor. Interna meddelanden, skrivs ut på ankomstlistan, avreselista mm. Internt meddelande, visas då du söker fram bokning. Internt meddelande, skrivs ut på kökslista. DL Book IT Användarhandbok Meddelandehantering 21

25 Meddelande per objekt Olika typer av meddelande kan väljas. Skriv in meddelandet. Max 240 tecken. Klicka spara för att spara meddelandet. När du skrivit de meddalnden du önskar klicka avbryt för att stänga bilden. Meddelanderegistreringen per objekt nås från ett antal bilder i DLBOOKIT, bland annat bokningscentralen, bilden bokningen, ändra/avboka Markera det objekt (fakturaraden) där det skall läggas in ett meddelande. Klicka på ändra fakturarad/meddelanden. Meddelanden som skrivs in här är meddelande till städ, leverantör och kontaktman. Välj typ och skriv in meddelandet. Leverantör Enbart till leverantör, skrivs ut på gästlistan. Kontaktman Enbart till kontaktman, skrivs ut på kontaktmannalistan. Leverantör/Kontaktman Både till leverantör och kontaktman, skrivs ut på både gäst- och kontaktmannalistan. Städning Meddelandet kommer med på städlistan. Internt per objekt Meddelande kommer ut på ankomstlistan. Gäst/Leverantör/Kontaktman Meddelande kommer ut på gästlista, kontaktmannalista, faktura och bekräftelse. DL Book IT Användarhandbok Meddelandehantering 22

26 Bokningscentralen Om bilden När du bokat dina objekt kommer du till denna bild, där du kan ange kunduppgifter, betalningssätt, bokningstyp, skriva in meddelanden mm F-tangenter i bilden F3 F4 F 6 F9 F10 F11 Skriv in kundnr, tryck F3 för att fylla i resterande kunduppgifter Godkänner bilden Senast gjorda bokning, du hamnar direkt i bilden bokningen eller i fakturahistorik beroende på systeminställning Minimerar bilden Sökning av bokning Ny Låsa DLBOOKIT (Ctrl + F9) Om du arbetar med DLBOOKIT och vill lämna datorn en stund, kan programmet låsas. Det innebär att ingen obehörig kan gå in i systemet. Låsningen kan göras i bilden bokningscentralen, bokningsbilden lakan och bilden bokningen med kommandot Ctrl + F9. För att öppna i DLBOOKIT igen, anger du bara ditt specifika lösenord i låsningsbilden. Skulle någon annan vilja använda datorn, kan DLBOOKIT avslutas från låsningsbilden, under förutsättning att låsningen inte gjordes mitt under en bokning. DL Book IT Användarhandbok Bokningscentralen 23

27 Företags- och Gästnamn Sök bokning. Om kunden för bokningen är ett företag anges företagsnamnet i fältet företagsnamn. Observera att om företagsfältet används kan inte fälten för- och efternamn användas, detta eftersom företagsnamnet spars ner i fältet för efternamn i databasen. Det innebär också att när du söker efter företaget måste du göra det i fältet efternamn. Om gästen är någon annan än kunden kan gästens namn registreras i fältet gästnamn. Skrivs inget i detta fält registreras den som står i för- och efternamn eller företagsnamn som gäst. Ny bokning. Avbryt bokning. Sök kund. Lägg upp ny/redigera kund. Koppla kundkategori Ange kundnr och tyck F3 för befintlig kund. Klicka för att se belopp i vald valuta. Klicka på vald rad för att nå den bild du önskar. Du kan också använda ctrl + den bokstav som står inom parentes. För att fälla ut menyer tryck plus. För att stänga igen tryck minus. I kundkorgen ligger de objekt som du bokat. Uppdatera/lägg in ny kund genom att dra campingkortet. Godkänner bilden. Objekten blir reserverade för vald kund. Fakturerade bokningar ändras i bilden Faktura/Avboka. Ändra markerad rad. För att ta bort klicka delete. Ingång till meddelandehantering. DL Book IT Användarhandbok Bokningscentralen 24

28 Bokningstyp I bilden bokningscentralen måste du välja bokningstyp. Nedan visas en bild på comboboxen med de olika bokningstyperna, samt en kort förklaring av vad de innebär. Används om det inte finns någon agent. Används om agent bokar hos förmedling. Agenten fakturerar själv kunden. Förmedlingen bokar. Fakturan skickas av förmedlingen till kund. Agenten har sina objekt upplagda i förmedlingens databas. Förmedlingen får provision. Använda när stugägaren vill boka sitt eget objekt. Betalsätt I bokningscentralen ska betalsätt väljas. Det värde som syns i rutan för betalsätt är det värde som är förvalt. Detta förvalda värde sätts i systemuppgiften Förvalt betalsätt i bokningscentralen. I bilden nedan visas vilka olika betalsätt det finns och en kort förklaring av vad de innebär. Förhandsfakturering används. Anmälningsavgift och slutlikvid bildas. Efterhandsfakturering. Om bokningen ska betalas direkt via kassa. Om bokningen är preliminär. Ingen ekonomi. Bokning när ingen prislisra finns. Ingen ekonomi. Om bokning betalas kontant vid ankomst eller avresa. DL Book IT Användarhandbok 25

29 Ändra/Avboka Att ändra eller avboka Ändra eller avboka en bokning görs under flik Bokning/Befintlig bokning/sök bokning. Ange eller sök efter önskat fakturanummer. För att ändra en faktura kan du även använda sökknappen(den med kikaren på) i bokningscentralen. Systemet känner av om bokningen du sökt fram är godkänd eller ej godkänd. Med godkänd bokning menas att bl a kundreskontraposter har skapats, vilket normalt gäller fakturor, kontantnotor och nettofakturor. Ej godkända bokningar gäller bekräftelser, preliminärbokningar, förhandsbokningar och värdbokningar. För de som använder bokföringssätt krubba blir fakturor godkända först när de körts i rutinen Godkänn fakturor. Godkända bokningar Om bokningen är godkänd och ekonomitransaktioner har skapats (kund- och leverantörsreskontraposter) kommer du till bilden Avboka/Komplettera (se bilden nedan) om du vill ändra eller komplettera bokningen. Det sker alltid en kreditering av bokningen, även om det bara är en ändring som sker. Krediteringen sker automatiskt, en ny faktura skapas med samma bokningsnummer som den krediterade men med ett nytt versionsnummer ( 2 sista siffrorna i fakturanummer ). Ej godkända bokningar Om bokningen inte är godkänd och inga ekonomitransaktioner är skapade kan du arbeta med bokningen som vid bokning. Det vill säga det sker ingen kreditering och inga nya bokningsnummer skapas. Du kommer automatiskt till bokningscentralen där du kan boka på nya objekt som vanligt eller ändra rad genom att markera raden och klicka på ändra rad. (Se bilden Ändra rad nedan) DL Book IT Användarhandbok Ändra/Avboka 26

30 Bilden Avbokning/Komplettering Ändra förfallodatum på anmälningsavgift och slutlikvid. Visar objekt som är bokade på den valda fakturan. Bokar av hela bokningen. Ändra/komplettera bokningen. Slutför avbokningen. Markera den rad du vill ändra på. Ändra eller redigera meddelande på bokningen. DL Book IT Användarhandbok Ändra/Avboka 27

31 Bilden Ändra rad Om du vill ändra på fakturan kommer du först till bokningscentralen där du markerar den rad du vill ändra på och klickar på ändra fakturarad. Då kommer du till detta formulär. Ändra ankomst-eller avresedatum. Test görs om objektet är ledigt. Ankomst- och avresetid gäller för tidbokningsobjekt. Ange eventuell intern- och leverantörsrabatt. Här kan du ändra på antal personer, SCR-kategori, och konton. Bocka i om bokningen ska checkas in eller checkas ut. Du kan också bocka i om du vill lägga till avbeställningsskydd. Info om prisberäkning se nedan. Sparar ändringarna och stänger formuläret. Ta bort raden. Boka tillägg. Skriva eller redigera meddelanden som ligger per objekt. Ingång till specialprislistan. Stäng formuläret utan att spara. Ingen prisberäkning ingen ändring av priset sker men utbudet för bokning ändras. Prisberäkning enligt ordinarie prislista vid ändring räknas priset om efter ordinarie prislista. Prisberäkning enligt specialpris om objektet har en specialprislista står beräkningsgrunden här. För att ändra gå via knapp manuellt pris. Eget pris om du vill lägga upp nytt pris på bokningen. DL Book IT Användarhandbok Ändra/Avboka 28

32 Bilden bokningen (Ctrl + B) Information om bilden Bilden bokningen nås från flik Bokning/Befintlig bokning/sök bokning. Du kan även använda Ctrl+B DL Book IT Användarhandbok Bilden bokningen (Ctrl + B) 29

33 Kassa Registrera kassarader (Ctrl + K) Kassabilden nedan används för att betala artiklar eller bokningar kontant. Bilden nås från flik Kassa,Ctrl + K i bokningscentralen eller Bilden bokningen. Kortkommandon F5 Spara kassadaden - till betalningsbild F6 makulera kvitto F7 Sök artikel F8 Markera Ange artikelnummer. Sök artikelnummer. Sök varugrupp. Kundkorg där kassarader som finns på kvittot visas. Antal som ska köpas. Ange ev rabatt. Godkänner kassaraden och lägger upp den i kundkorgen. Ange typ av rabatt. P=procent K=kronor Spara eller F5 för att komma till betalningsbild. Olika valutor inställda i systemet kan användas. Via Inställningar når du Systemuppgifter som styr funktionaliteten i bilden. DL Book IT Användarhandbok Kassa 30

34 Kassabetala faktura Faktura kan kassabetalas på två sätt. 1. Genom att registrera inbetalning med betalsättet KA kan du få med betalningar för fakturor i kassaavstämningen. 2. Genom att i kassan registrera en varugrupp och en till den varugruppen tillhörande artikel, förslagsvis namngiven Fakturabetalning eller liknande (finns under Inställningar i bilden Bokningen) så kan du istället betala fakturan direkt i kassan. Du kan inte växla mellan de båda sätten utan du måste bestämma sig för vilket av sätten du vill använda. Under inställningar anges varugruppens id som värde på systemuppgiften Varugrupp för kassabet faktura. Ändra / Spara kassarader Ändra kassarader Dubbelklicka på den rad du vill ändra. Kassaraden aktiveras och du kan ändra antal eller ta bort raden. Vill du ta bort raden tryck Delete. Spara/betala kassarader Tryck F5 eller klicka på knappen Spara för att spara raderna. Välj betalsätt i comboboxen Ange det belopp som mottagits av kunden. Om kunden ska få tillbaka pengar visas detta i fältet "Att få tillbaka" i kassabilden. DL Book IT Användarhandbok Kassa 31

35 Kunden betalar kontant eller med betalkort. Ange belopp som mottagits av kunden. Kunden betalar via faktura. Kassatrasaktionen sätts upp på kundens logiobjekt ( kunden måste vara incheckad ). Stänger bilden och sparar. Återgår till föregående bild. Stänger bilden utan att spara. DL Book IT Användarhandbok 32

36 Dagliga rutiner Avstämning av kassan En avstämning av kassan bör göras varje dag. Denna rutin hittar du under Flik Kassa. Gå till rullgardinsmenyn Arkiv/KassaAvstämning eller tryck Ctrl + K i kassabetalningsbilden. Ange den verkliga kassan per betalsätt. 1. X - avstämning Välj dagskassa och X-avstämning. Knappa in räknad kassa för varje betalsätt (går att lämna blankt). Betalningarna som gjorts sedan förra avstämningen uppdateras och får ett journalnummer. Lämpligast görs en kassaavstämning varje dag. Kassan måste senare Z-avstämmas. 2. Z - avstämning När eventuella justeringar är gjorda eller en kontrollräkning av kassan har skett så ska en Z-avstämning skrivas ut. Välj dagskassa och Z-avstämning. Knappa in räknad kassa för varje betalsätt. Detta ska göras även om det angavs på X- avstämningen. Kassarapporterna skrivs ut igen med eventuellt gjorda justeringar. Skillnaden mellan en X-avstämd och en Z-avstämd kassa är att på den X- avstämda kassan kan justeringar göras genom att registrera en ny kassarad (nytt kvitto) som spars till journalen för att kreditera eller debitera kassajournalen (se vidare under manualen kapitel kassa/betala kassarader). Den Z-avstämda kassan är däremot definitiv och kan inte ändras eller justeras. Om en kassa ligger som X-avstämd måste denna slutföras (Z-avstämmas) innan en ny X-avstämning kan göras. Systemet kan ställas in så att kassaavstämning kan tas ut per avdelning. 3. Ta ut journal igen DL Book IT Användarhandbok Dagliga rutiner 33

37 Vill du ta ut en Z-avstämd journal igen välj alternativet journalnr i valrutan. Ange journalnummer, samma journal skrivs då ut igen. Vid denna rutin görs inga uppdateringar utan journalen kan skrivas ut obegränsat antal gånger. På samma sätt går det också att skriva ut en X-avstämd journal igen. Månadsrapporten kan också väljas per avdelning. Där måste även fr o m och t o m datum anges. Vid uttag av dagens kassarapport skrivs en speciell lista med makulerade kvitton ut. Fakturering Skriv ut fakturor Fakturering sker utifrån befintliga bokningar. För att skriva ut fakturor går du till fliken Ekonomi. En bild kommer upp där du kan välja mellan att skriva ut alla fakturor eller skriva ut en faktura. Väljer du skriva ut en faktura kommer du till en rutin som skriver ut fakturakopior. Denna rutin används t ex när kunden tappat bort sin faktura och behöver ett nytt exemplar. Väljer du skriv ut alla fakturor kommer du till en bild där alla fakturor som inte är utskrivna tidigare visas. Använd pilarna för att flytta över de fakturor du vill skriva ut till höger sida. Om du vill välja utskrift på annan skrivare än vad som är förinställt. Flyttar tillbaka en eller alla fakturor. Bocka i för att uppdatera fakturor utan att skriva ut. DL Book IT Användarhandbok Dagliga rutiner 34