Camping Key Europe Manual Daylight. Manual version 2.8 april

Transkript

1 Camping Key Europe Manual Daylight 2015 Manual version 2.8 april 1

2 INTRODUKTION DAYLIGHT... 4 TEKNISKA FÖRUTSÄTTNINGAR... 4 ACCESS TILL INTERNET... 4 VAL AV INTERNETLÄSARE... 4 KOM IGÅNG MED WEBBTERMINALEN... 5 STARTA UPP DATORN... 5 HUVUDMENY... 5 SÄLJ CAMPING KEY EUROPE OCH GILTIGHETSMÄRKE... 6 SÄLJ CAMPING KEY EUROPE... 6 SÄLJ GILTIGHETSMÄRKE... 8 ERSÄTT CAMPINGKORT... 9 BESTÄLL ORIGINALKORT ÅT GÄST SOM HAR KORT MED SKRIVFÄLT VILKA CAMPINGKORT ACCEPTERAS DET TILLFÄLLIGA KORTET CARAVAN CLUB KORT UTSTÄLLDA AV UTLÄNDSKA ORGANISATIONER TILLFÄLLIGA KORT FRÅN UTLÄNDSKA ORGANISATIONER IN OCH UTCHECKNING INCHECKNING CAMPINGTOMT INCHECKNING VIRTUELLT KORT INCHECKNING AV GÄSTER SOM HAR SÄSONGSPLATS ÄNDRA I EN INCHECKNING MEDDELANDE - KORT ÄR UTGÅNGET MEDDELANDET - KORT ÄR EJ AKTIVT (AVVAKTAR AKTIVERING) MEDDELANDET - KORT FINNS EJ MEDDELANDE - KORT ÄR INTE AKTIV (SPÄRRAD) UTCHECKNING CAMPINGTOMT

3 UTCHECKNING VIRTUELLT KORT ÄNDRA I EN UTCHECKNING SÖK/ÄNDRA REGISTRERA UTLÄNDSK GÄST SENASTE KVITTO GÄSTINFORMATION DAGLIGA RUTINER LISTA ÖVER ENDAST EJ UTCHECKADE GÄSTER LISTA ÖVER BOENDE GÄSTER EXPORTERA LISTAN ÖVER INCHECKADE GÄSTER FRÅGOR OCH SVAR WEBBTERMINALEN LATHUND INTRODUKTION ADMINISTRATION KOM IGÅNG SÖK SNABBSÖK AVANCERAD SÖKNING STATISTIK OCH HISTORIK HISTORIK STATISTIK SPÄRR OCH GÄSTPROFILHANTERING SPÄRR TRE ANLEDNINGAR KRING SPÄRRAT KORT TA BORT EN GÄST UR DAYLIGHT EN GÄST SOM EJ ÖNSKAR FÅ INFORMATION/REKLAM FRÅN SCR SUPPORT

4 INTRODUKTION DAYLIGHT Säsongen 2009 införde SCR en ny hantering av campingkortet som ger dig som SCR-medlem tydliga fördelar. Ett kundvårdssystem kopplades till campingkortet Camping Key Europe. Med allt bättre kunskap om våra gäster kommer vi att bli effektivare i vår marknadsföring och därigenom skapa fler gästnätter. Kortet kan laddas med erbjudanden och rabatter till en målgrupp utifrån intressen och önskemål. Kundvårdssystemet Daylight består av två delar, en webbterminal och en administrationsdel. I det dagliga arbetet kommer du i huvudsak att arbeta i webbterminalen. Det är här som du registrerar in- och utcheckningar, säljer campingkort, ändrar gästens personuppgifter m m. I administrationsdelen kan du bl a se och söka efter en gästs profilinformation. Du som idag arbetar i ett bokningssystem, som har gjort en integration med Daylight, fortsätter att arbeta i ditt bokningssystem. Du har dock tillgång till Daylights administrationsdel om du t ex behöver leta upp en gästs campingkortsnummer. Det är viktigt att du som har tillgång till Daylight respekterar de lagar och regler som finns när det gäller personuppgifter. Du får aldrig lämna ut någon information om en gäst till tredje part. Om en person t ex kommer och frågar efter en gästs information eller undrar om en gäst bor på din campingplats, får du inte lämna ut den här informationen. Undantag är om polismyndigheten hör av sig, kontakta då gärna SCR:s jourtelefon (se sista sidan) för hjälp. Den här manualen beskriver steg för steg hur du använder systemet Daylight i ditt dagliga arbete. Då det löpande sker förändringar i Daylight kommer vi att uppdatera den här manualen ibland. Därför är det viktigt att du håller ögonen öppna efter vårt elektroniska nyhetsbrev Nytt från SCR. På sista sidan i den här manualen hittar du information om vart du vänder dig när du behöver support. Lycka till i ditt arbete i Daylight! TEKNISKA FÖRUTSÄTTNINGAR ACCESS TILL INTERNET För att använda Daylight bör du ha en fast uppkoppling till Internet. Det fungerar med en uppringd anslutning via det fasta telefonnätet med då kommer systemet att gå relativt långsamt. SCR rekommenderar därför någon form av fast anslutning via mobilt bredband eller via fast bredband. VAL AV INTERNETLÄSARE Det är rekommenderat att du använder Internetläsaren Firefox för att alla funktionerna skall fungera optimalt. Denna läsare kan du ladda ner enkelt och kostnadsfritt från 4

5 KOM IGÅNG MED WEBBTERMINALEN STARTA UPP DATORN 1. Anslut den tillhörande kortläsaren till en av datorns USB portar. 2. Starta Internetläsaren Firefox. 3. Gå till 4. Logga in med användarnamn och lösenord. HUVUDMENY En användare kan välja bland fem stycken huvudaktiviteter: 1. Sälja kort Sälja nytt Camping Key Europe Sälja ett giltighetsmärke Ersätta Camping Key Europe Aktivera ett redan befintligt Camping Key Europe Läsa in EJ SCR producerade Camping Key Europe 2. Söka/Ändra Söka efter en gäst via personnummer eller kortnummer Uppdatera gästinformation 3. Checka in 4. Checka ut 5. Info Senaste kvitto Information om gästen Lista över incheckade gäster 5

6 SÄLJ CAMPING KEY EUROPE OCH GILTIGHETSMÄRKE SÄLJ CAMPING KEY EUROPE Om en gäst som inte har något campingkort vill checka in på din campingplats, skall du utfärda ett campingkort åt gästen. Korten är av typen kort med skrivfält vilket betyder att gästen kan skriva in sina personuppgifter på kortet. Det enda som skiljer ett originalkort (med gästinformationen printad på kortet) och ett kort med skrivfält är utseendet. Funktionen är exakt densamma. Gästen får inget originalkort skickat till sig med automatik. Men du kan beställa ett originalkort till gästen i samband med att du utfärdar ett kort med skrivfält. Gästen kan också själv beställa ett originalkort en gång per år via camping.se. När en gäst köper ett kort överlämnar du kortet tillsammans med en kortfolder, där all nödvändig information om kortet finns. Tänk också på att alltid upplysa gästen om att hon måste fylla i sina uppgifter på kortet om hon skall resa utanför Sverige. Steg 1. Klicka på Sälj kort i menyraden Steg 2. Ta ett nytt Camping Key Europe (kort med skrivfält) 1. Välj sälj kort 2. Ställ markören i fältet kortnummer och dra kortet 3. Ange personnummer om svensk gäst (ÅÅÅÅMMDDXXXX) eller födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD) om utländsk gäst 4. Ange kön 5. Ange Nationalitet 6. Klicka på Skicka för att aktivera kortet. Ta för vana att alltid ge gästen det nya kortet tillsammans med kortfoldern. Upplys även om att gästens persondata på kortet är ett krav om man skall resa vidare utanför Sverige. Vill gästen ha ett originalkort kan du beställa det direkt via webbterminalen (se sid 10) eller be gästen beställa på camping.se. Sätt giltighetsmärket i den gröna ringen nere till höger på kortet. 6

7 Steg 3. Kortet är nu registrerat. Om det är en svensk gäst hämtas gästens personuppgifter automatiskt och du kontrollerar med gästen att det är korrekta uppgifter. Därefter checkar du in gästen genom att klicka på knappen Checka in aktuellt kort Steg 3.1. Om det är en utländsk gäst ska du direkt efter att gästen har checkat in registrera gästens information (se Sök/ändra registrera utländsk gäst). Om det är kö i receptionen, kan du välja att registrera gästens information senare. Dock måste det ske under samma dygn som gästen checkade in (se avsnittet Sök/ändra registrera utländsk gäst). Viktigt! Glöm inte att ta legitimation eller pass och be gästen att skriva under på baksidan av kortet! Ta för vana att alltid ge gästen det nya kortet tillsammans med kortfoldern Upplys även om att personuppgifter måste finnas på kortet om man skall resa vidare utanför Sverige. Originalkort, med printade personuppgifter, kan du beställa via webbterminalen eller be gästen beställa på camping.se 7

8 SÄLJ GILTIGHETSMÄRKE Om en gäst har ett Camping Key Europe utan årets giltighetsmärke ska du sälja ett giltighetsmärke åt gästen. Steg 1. Klicka på Sälj kort i menyraden Steg 2. Klicka sedan på knappen Sälj nytt gilt. år 1. Ställ markören i kortnummerfältet och dra kortet 2. Klicka på Skicka 3. Klistra på giltighetsmärket samt ta betalt för märket! Sätt giltighetsmärket i den gröna ringen nere till höger på kortet. Steg 3. Kortet är nu registrerat och du kan antingen: Checka in gästen direkt genom att klicka på knappen Checka in aktuellt kort. Klicka på Uppdatera gästprofil för att uppdatera gästens uppgifter såsom adress, telefon och e-post Glöm inte att sätta kryss i rutorna Vill ha information med e-post och Vill ha information med SMS om gästen önskar få information på dessa sätt. Observera! Läs mer om följande felmeddelanden Meddelandet - Kort är utgånget sid 13 Meddelandet - Kort är ej aktivt (avvaktar aktivering) sid 14 Meddelandet - Kort finns ej sid Meddelandet - Kort är inte Aktiv (Spärrad) sid 16 Notera! Vi rekommenderar att du tar för vana att klicka på Uppdatera gästprofil. Detta för att det ibland inträffar att data som läses in från kortet lägger sig i fel fält samt att informationen på kortet kan vara inaktuell. Viktigt: Du kan inte sälja ett giltighetsmärke eller registrera ett utländskt kort bara genom att ange kortnummer utan du måste dra kortet i kortläsaren. 8

9 ERSÄTT CAMPINGKORT I och med att vi nu bytt hantering kring Camping Key Europe så skall följande kort bytas ut: Alla gamla tillfälliga kort. De blanka korten Alla Camping Card Scandinavia Alla grå/silverfärgade plastkort som inleds med 76 (Svensk Campingkort) Alla gröna plastkort som inleds med 76 (Svensk Campingkort) Alla trasiga kort där magnetremsan inte går att läsa Steg 1. Klicka på Sälj kort i menyraden Steg 2. Ta ett nytt Camping Key Europe (kort med skrivfält) 1. Välj sälj kort om gästen inte har ett giltighetsmärke på det gamla kortet eller Aktivera bef. kort om kortet redan har årets giltighetsmärke. 2. Ställ markören i kortnummerfältet och dra kortet 3. Ange personnummer om svensk gäst (ÅÅÅÅMMDDXXXX) eller födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD) om utländsk gäst 4. Ange kön 5. Ange Nationalitet 6. Klicka på Skicka för att aktivera kortet. Steg 3. Kortet är nu registrerat. Om det är en svensk gäst hämtas gästens personuppgifter automatiskt och du kontrollerar med gästen att det är korrekta uppgifter. För att ändra gästens uppgifter klicka på Uppdatera gästprofil. Därefter checkar du in gästen genom att klicka på Checka in aktuellt kort Om det är en utländsk gäst ska du direkt efter att gästen har checkat in registrera gästens information (se avsnittet Sök/ändra registrera utländsk gäst ). Om det är kö i receptionen, kan du välja att registrera gästens information senare. Dock måste det ske under samma dygn som gästen checkade in. Viktigt! Om kortet har årets giltighetsmärke, glöm ej att ta in det utbytta kortet från gästen och spara för det ska du skicka in i samband med redovisningen av giltighetsmärken! 9

10 BESTÄLL ORIGINALKORT ÅT GÄST SOM HAR KORT MED SKRIVFÄLT Sedan införandet av kortet med skrivfält är alla campingkort utställda av SCR personliga, d.v.s. gästen behöver inte längre ett aktiveringskvitto som man tidigare kompletterade det gamla blanka kortet med när man reste vidare utomlands. Nu skriver gästen i sina uppgifter på kortet. Men om gästen ändå önskar ett originalkort med printade personuppgifter går detta att beställa via webbterminalen eller så kan gästen beställa det själv via camping.se. När originalkortet är beställt fortsätter kortet med skrivfält att fungera i 60 dagar parallellt med det nya kortet. Steg 1. På alla kvitto- och profilsidor finns knappen Beställ originalkort. Dra först skrivfältskortet i kortläsaren. Klicka sedan på knappen Steg 2. Välj någon av följande tre metoder för att skicka kortet. Skicka till hemadress Kortet skickas hem till gästens hemadress Skicka till Campingplatsen Kortet skickas till campingplatsen med attention till gästen. Skicka till valfri adress Kortet skickas till den adress du anger. Tänk på att alltid ange C/O adress Namn eller företag så att kortet hittar rätt Klicka på Beställ kort för att genomföra beställningen Viktigt! Tänk på att du kan ändra sändningsmetod (byta adress) genom att göra om proceduren ändra fram till att SCR har skickat beställningsfilen vilken sker må-fr kl: 11:00. 10

11 VILKA CAMPINGKORT ACCEPTERAS SCR-anslutna campingplatser accepterar endast Camping Key Europe som campingkort. Alla Camping Key Europe är identiska i sin grunddesign men kan ha varierande logotyper uppe i vänstra hörnet beroende på vilken organisation som sålt kortet. Korten kan också ha olika giltighetsmärkning beroende på varifrån det är köpt. Utöver originalkorten finns också de tillfälliga korten. Nedan visas de olika korten: Originalkort med printat giltighetsår. Alternativt med påklistrat giltighetsmärke. Säljs online. Kort med skrivfält. Säljs över disk hos campingplatserna. Gästerna fyller själva i de uppgifter som behövs vid resa utanför Sverige. Originalkort med printat dynamiskt datum. D.v.s. att giltighetstiden är satt till 12 månader från köp (hela 12:e månaden ut). Säljs online. Det gamla tillfälliga kortet, även kallat det blanka. Används inte längre, byt ut mot ett kort med skrivfält. 11

12 DET TILLFÄLLIGA KORTET Det tillfälliga kortet är ett papperskort som kan skrivas ut i samband med köp av originalkort online. Ett alternativ ifall gästen inte hinner vänta på sitt originalkort. 12

13 CARAVAN CLUB Caravan Club Sverige använder ett originalt Camping Key Europe som sitt medlemskort. Korten ser ut som ett vanligt Camping Key Europe med den skillnad att deras logotyp finns uppe i vänstra hörnet. Alla Caravan Club kort utfärdas av den egna organisationen. Det är också bara den egna organisationen som kan ändra/redigera uppgifterna på kortet. Du skall aldrig ersätta ett Caravan Club kort mot ett SCR Camping Key Europe kort med skrivfält, eftersom gästen då inte längre har något medlemsbevis i Caravan Club. Om gästen har ett giltigt Caravan Club kort och du inte får det till att fungera när ni ska checka in gästen, kan du använda dig av virtuellt kort för att checka in gästen (se avsnittet Incheckning virtuellt kort ). KORT UTSTÄLLDA AV UTLÄNDSKA ORGANISATIONER Alla utställare av Camping Key Europe är från och med 2014 sina egna organisationer med sina egna kortinnehavare. Alltså gäller här samma tillämpning som för Caravan Club kort. Man ser uppe i vänstra hörnet på kortet vilken organisation som utfärdat kortet. Nedan är ett exempel på ett kort utställt av holländska ANWB. 13

14 TILLFÄLLIGA KORT FRÅN UTLÄNDSKA ORGANISATIONER De utländska tillfälliga korten är bevis på att gästen redan beställt och väntar på ett originalkort. Dessa kort skall INTE bytas ut (förutsatt såklart att kortet har giltigt årsmärke/printat datum). Om du använder webbterminalen checkar du in gästen med hjälp av funktionen virtuellt kort och om du använder ett bokningssystem checkar du in gästen utan campingkort. NHO Reiseliv (Norge). Papperskort Camping Finland. Papperskort Camping Rådet (Danmark). Papperskort ANWB (Holland). Laminerat papperskort ADAC (Tyskland). Papperskort 14

15 IN OCH UTCHECKNING INCHECKNING CAMPINGTOMT Steg 1. Klicka på Checka in i menyraden. Steg 2. Ställ markören i kortnummerfältet och dra kortet 1. Ange ankomst och avresedatum eller antal nätter (ÅÅÅÅ-MM-DD eller antal nätter t.ex. 2) 2. Ange antal vuxna 3. Ange antal barn 4. Välj boendetyp i rullgardinen 5. Välj ja eller nej i rullgardinen beroende om gästen önskar elektricitet eller ej (Valfritt fält) 6. I fältet plats fyller du vilken plats gästen får (Valfritt fält) 7. I fältet övrigt väljer du själv om du vill fylla i något eller ej. Tänk på att det syns på in- och utcheckningskvittot vad du skriver i det här fältet. (Valfritt fält) 8. Klicka på Skicka för att slutföra incheckningen Steg 3. Incheckningen är nu registrerad och du kan nu skriva ut ett kvitto genom att klicka på Skriv kvitto. Se vilka rutiner ni har för att skriva ut kvitton på din campingplats. Viktigt! Om det är en utländsk gäst måste kvittot skrivas ut och signeras av gästen. Du måste också fylla i gästens legitimationsnummer. Kvittot ska sparas i 3 månader efter det att gästen har checkat ut p.g.a. Schengenavtalet. 15

16 INCHECKNING VIRTUELLT KORT Virtuellt kort används i första hand när du checkar in gäster i stugor och rum, men kan även användas när man ej lyckas checka in gästen med sitt ordinarie kort. Så här fungerar virtuellt kort: 1. Klicka på Sälj kort i menyraden 2. Klicka sedan på knappen Virtuellt kort 3. Ange personnr (ÅÅÅÅMMDDXXXX) om svensk gäst och födelsedatum om utländsk gäst (ÅÅÅÅMMDD) 4. Ange kön 5. Välj nationalitet i rullgardinen 6. Klicka på Skicka. 7. Om det är en svensk gäst hämtas gästens personuppgifter automatiskt. Om det är en utländsk gäst som inte har förbokat stugan måste du fylla i gästens personuppgifter, detta gör du genom att klicka på knappen Uppdatera gästprofil. Om gästen däremot har förbokat och du redan har gästens namn, adress och passnummer behöver du inte fylla i uppgifterna i Daylight om du inte vill. Det viktiga är att du har gästens uppgifter och sparar de i tre månader efter att gästen har checkat ut p.g.a. Schengenavtalet. 8. Checka in gästen genom att klicka på knappen Checka in aktuellt kort 9. Skriv ut incheckningskvittot och spara det, vilket underlättar när gästen ska checka ut. INCHECKNING AV GÄSTER SOM HAR SÄSONGSPLATS Samtliga gäster som innehar en säsongsplats ska ha ett giltigt Camping Key Europe (d v s med det aktuella årets säsongsmärke) och deras in- och utcheckningar ska registreras i Daylight. Incheckningsdatum skall vara det datum säsongsplatsen börjar gälla och utcheckningsdatum skall vara det datum säsongsplatsen slutar gälla. Viktigt! Från och med (2010) skall alla anläggningar senast den 5 juni ha inrapporterat statistiken för säsongsgäster. För att göra det enkelt föreslår SCR att du registrerar in och utcheckning av gästen direkt i Daylight (via webbterminal eller bokningssystem) baserat på kontraktstiden antingen i samband med att du fakturerar gästen eller när gästen anländer för säsongen. Genom att du gör detta så kommer säsongsgästen att räknas med i den löpande månadsstatistik som du får från SCB. 16

17 ÄNDRA I EN INCHECKNING I webbterminalen finns det en funktion som tillåter ändring av en gästs incheckning. Funktionen kan du t ex använda om en gäst vill byta plats eller om incheckningsdatum har råkat bli fel. Så här gör du: 1. Klicka på Checka in i menyraden. 2. Dra gästens kort i kortläsaren eller ange kortnumret manuellt. 3. Klicka i rutan för Hämta senaste incheckning 4. Klicka på Skicka. Då hämtas all information från incheckningen. 5. Gör de ändringar du önskar och klicka sedan på Uppdatera. Det går bra att ändra samtliga uppgifter förutom kortnummer. 6. Gästens incheckningskvitto med de uppdaterade uppgifterna visas och kan skrivas ut om så önskas. MEDDELANDE - KORT ÄR UTGÅNGET Kort utgånget betyder att kortet finns i systemet men saknar giltighetsperiod. När du får felmeddelandet visas även en förslagsruta längst upp i bild. 1. Klicka på knappen i förslagsmenyn, Sälj nytt gilt. år om kortet saknar årets giltighetsmärke eller Aktivera bef. kort om du vill aktivera ett kort som redan har årets giltighetsmärke. 2. Klicka på Skicka för att aktivera kortet 3. Kvittot för aktiveringen visas nu. Klicka på Checka in aktuellt kort för att gå vidare och checka in. Notera! Du kan även aktivera ett kort via menyn Sälj kort och därifrån välja Sälj nytt gilt. år eller Aktivera bef. kort. 17

18 MEDDELANDET - KORT ÄR EJ AKTIVT (AVVAKTAR AKTIVERING) Ibland när du checkar in en gäst som har ett giltigt Camping Key Europe (d v s med det aktuella årets giltighetsmärke) kommer du få upp meddelandet Kort är ej aktivt (Avvaktar aktivering) när du har klickat på Skicka knappen. Detta beror på att den som sålt giltighetsmärket inte har aktiverat kortet i Daylight. Då gör du så här: 1. Klicka på Sälj kort i förslagsrutan. 2. Ange aktiveringstyp Sälj kort om kortet saknar årets giltighetsmärke eller Aktivera bef. kort om du vill aktivera ett kort som redan har årets giltighetsmärke. 3. Fyll i gästens personnummer om svensk gäst (ÅÅÅÅMMDDXXXX) eller födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD) om utländsk gäst. 4. Välj nationalitet i rullgardinen. 5. Ange kön 6. Klicka på Skicka för att aktivera kortet 7. Kvittot för aktiveringen visas nu. Klicka på Checka in aktuellt kort för att gå vidare och checka in. Viktigt! Tänk på att uppdatera gästprofilen om gästen kommer från utlandet. Innan gästen reser till nästa campingplats. Läs mer i avsnittet Sök/Ändra registrera utländsk gäst 18

19 MEDDELANDET - KORT FINNS EJ Ibland när du checkar in en gäst som har ett giltigt Camping Key Europe (d v s med årets giltighetsmärke) kommer du få upp meddelandet Kort finns ej. Detta beror på att kortet inte går att hitta i Daylight. Då går du tillväga på två olika sätt beroende på om det är ett SCR-producerat kort eller inte. Om SCR-producerade kort (inleds med 46) Om Svensk gäst med svenskt personnummer = utfärda ett nytt kort Om utländsk gäst, ej svenskt personnummer = läs in kortet Ej SCR-producerade kort Om det är ett kort som inte är producerat av SCR, ska kortet registreras i Daylight. Detta gäller följande kort: Camping Key Europe producerade i Danmark (inled med 45) Camping Key Europe producerade i Finland (inleds med 358) Camping Key Europe producerade i Norge (inleds med 47) Camping Key Europe producerade i Holland (inleds med 31) Camping Key Europe producerade i Tyskland (inleds med 49) Camping Key Europe producerade av Caravan Club (inleds med 4602) Camping Key Europe som är producerat av SCR (inleds med 46) och kortinnehavaren är utländsk medborgare och saknar svenskt personnummer. När meddelandet Kort finns ej kommer upp gör du så här: 1. Välj åtgärd i förslagsmenyn a. Sälj kort = om du vill sälja ett nytt kort + giltighetsmärke b. Läs in kort = om du vill läsa in ett kort som inte finns i Daylight. c. Virtuellt kort = Skapa virtuellt kort för att kunna checka in 2. Ange aktiveringstyp Sälj kort om kortet saknar årets giltighetsmärke eller Aktivera bef. kort om du vill aktivera ett kort som redan har årets giltighetsmärke. 3. Fyll i gästens personnummer om svensk gäst (ÅÅÅÅMMDDXXXX) eller födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD) om utländsk gäst. 4. Ange kön. 5. Välj nationalitet i rullgardinen. 6. Klicka på Skicka för att aktivera kortet 7. Kvittot för aktiveringen visas nu. Klicka på Checka in aktuellt kort för att gå vidare och checka in. 19

20 MEDDELANDE - KORT ÄR INTE AKTIV (SPÄRRAD) Ibland när du checkar in så visas Kort är inte aktiv (Spärrad). Detta betyder som oftast att kortet har blivit ersatt med ett nytt kort och i sällsynta fall att en camping eller SCR spärrat kortet av en anledning. Som användare kan du enkelt kontrollera detta genom att titta på informationen som står i förslagsrutan. 1. Om kortet blivit ersatt med ett nytt kort ser det ut på följande sätt. Daylight visar knappen Använd aktivt kort. Genom att klicka på knappen Använd aktivt kort kan du checka in gästen med det aktiva kortet. Viktigt! Tänk på att skriva ut incheckningskvittot så att du har kortnumret. Fråga även om gästen vet om hon har ett annat kort om inte så bör du utfärda ett helt nytt kort. Detta för att undvika samma problem på nästa campingplats. 2. Om kortet blivit spärrat manuellt ser det ut på följande sätt. Innan du fortsätter och utfärdar ett nytt kort eller checkar in gästen med hjälp av funktionen virtuellt kort så skall du a. Notera vem som spärrat kortet Kortet spärrat av i förslagsrutan b. Klicka på knappen Visa kontakt om det i adressrad tre står #PNG# följ av ett campingplatsnummer så skall du alltid ringa till campingplatsen som utfört spärren för att undersöka anledningen. Viktigt! Tänk på att bemöta och förklara för gästen på ett trevligt och korrekt sätt. Att ett kort är spärrat betyder inte per definition att gästen inte är välkommen. Som oftast så finns det en logisk förklaring till att kortet blivit spärrat. 20

21 UTCHECKNING CAMPINGTOMT Steg 1. Klicka på Checka ut i menyraden. Steg 2. Dra kortet eller ange kortnummer manuellt samt ange avresedag om det angivna avresedatumet inte stämmer. Steg 3. Klicka på Hämta värden från incheckning. Tips! Om gästen har glömt sitt campingkort vid utcheckningen så finns kortnumret längst ned på incheckningskvittot. Du kan även hitta gästens kortnummer i administrationen, se avsnittet Sök/Hitta. Steg 4. Klicka på Skicka. Steg 5. Utcheckningen är nu registrerad. Klicka på Skriv kvitto för att skriva ut ett utcheckningskvitto. Observera att utcheckningskvittot inte gäller som kassakvitto. Gästen måste även få ett kassakvitto där beloppet framgår. I det fall kortet har gått ut eller är spärrat gör du följande 1. Klicka på Checka ut 2. Ange kortnummer 3. Vid felmeddelande Kort är utgånget kryssa för Tillåt kort (utgånget kort) 4. Hämta Värden från incheckning 5. Klicka på skicka UTCHECKNING VIRTUELLT KORT Om du har checkat in gästen med hjälp av virtuellt kort, gör du så här för att checka ut gästen: 1. Klicka på Checka ut i menyraden. 2. Ta fram gästens incheckningskvitto och skriv in gästens virtuella kortnummer som du hittar längst ner på incheckningskvittot. 3. Klicka på Hämta värden från incheckning 4. Klicka på Skicka 5. Utcheckningen är nu registrerad. Klicka på Skriv kvitto för att skriva ut ett utcheckningskvitto. Observera att utcheckningskvittot inte gäller som kassakvitto. Gästen måste även få ett kassakvitto där beloppet framgår. Viktigt! Om du är osäker på avresedatum skall du ta för vana att använda det preliminära avresedatumet och om preliminärt avresedatum saknas att du alltid checkar ut gästen med samma ankomst som avresedatum vilket sätter värdet noll (0) i statistiken. 21

22 ÄNDRA I EN UTCHECKNING Steg 1. Klicka på Checka ut i menyraden. Steg 2. Dra kortet eller ange kortnummer manuellt och ange det korrekta avresedatumet. Klicka sedan på Hämta värden från incheckning Steg 3. Kryssa därefter Hämta senaste utcheckning. Notera att det tidigare avresedatumet syns till höger. Klicka på Skicka Steg 4. Kontrollera så att det nya avresedatumet är korrekt. Klicka därefter på uppdatera för att uppdatera till det nya avresedatumet. Steg 5. Skriv ut det nya utcheckningskvittot OBS! Tänk på att det bara är möjligt att ändra innan den 4:e nästkommande månad. 22

23 SÖK/ÄNDRA REGISTRERA UTLÄNDSK GÄST Alla utländska gäster som din campingplats har sålt ett nytt campingkort till måste registreras. Registreringen måste ske under samma dygn som gästen har checkat in på din campingplats. Om detta inte görs finns det en risk att gästen åker vidare till nästa campingplats och att information saknas vid incheckningen, vilket skapar onödig irritation hos både gästen och hos din branschkollega. Steg 1. Ta fram incheckningskvittot och det ifyllda campingkortsformuläret för den gäst du vill registrera. Steg 2. Klicka på Sök/Ändra i menyraden. Steg 3. Ange sedan kortnummer (som du hittar längst ner på incheckningskvittot) och klicka Skicka Steg 4. Fyll i uppgifterna och klicka på Uppdatera kontakt. Steg 5. Den utländska gästen är nu registrerad och du kan kasta det ifyllda campingkortsformuläret. 23

24 SENASTE KVITTO Om du på nytt behöver få fram det senaste kvittot på en gäst gör du så här: Steg 1. Klicka på Info i menyraden. Steg 2. Dra kortet i kortläsaren eller mata in det manuellt och välj sedan Senaste kvitto i rullgardinen. Steg 3. Klicka på Skicka. Steg 4. Klicka på Skriv kvitto för att skriva ut en kopia eller Uppdatera gästprofil för att uppdatera gästens information om det behövs. GÄSTINFORMATION Om du vill få fram eller skriva ut den information som finns registrerad på gästen gör du så här: Steg 1. Klicka på Info i menyraden. Steg 2. Dra kortet i kortläsaren eller mata in det manuellt och välj sedan Information i rullgardinen. Steg 3. Klicka på Skicka. Steg 4. Klicka på Uppdatera gästprofil för att uppdatera gästens personuppgifter. 24

25 DAGLIGA RUTINER LISTA ÖVER ENDAST EJ UTCHECKADE GÄSTER För att statistiken skall bli rätt och för att du skall kunna ha kontroll över att alla gäster som lämnat anläggningen checkats ut rekommenderar vi att alltid gå igenom listan Endast ej utcheckade. Förslagsvis så görs detta innan du stänger receptionen för kvällen. 1. Klicka på pilen vid Info i menyraden och välj sedan Lista incheckade. 2. Fyll i (A) dagens datum och välj lista (B) Endast ej utcheckade. Välj om du vill ha (C) listan sorterade efter platsnummer, ankomstdatum eller kortnummer. Klicka på (D) Uppdatera 3. Listan över ej utcheckade gäster visas nu. För att checka ut gästen klickar du på pilen till höger om preliminärt avresedatum. 4. Du kommer nu direkt till utcheckningsbilden och kan genomföra utcheckningen precis som vanligt. Tänk på att vara noga så att avresedatum är rätt, systemet visar alltid dagens datum som standard. Klicka på Hämta värden från incheckning 5. Klicka på Skicka för att genomföra utcheckningen. 25

26 LISTA ÖVER BOENDE GÄSTER För att ha kontroll över vilka personer som är incheckade på din campingplats rekommenderar vi att du innan du stänger receptionen för kvällen skriver ut en lista över Boende gäster. Listan är en bra säkerhet ifall något skulle inträffa över natten men även om webbterminalen tillfälligt skulle ligga nere. 1. Klicka på Info i menyraden och välj sedan Lista incheckade. 2. Fyll i (A) dagens datum och välj lista (B) Boende gäster. Välj om du vill ha (C) listan sorterade efter platsnummer, ankomstdatum eller kortnummer. Klicka på (D) Uppdatera 3. Du kan även välja att ladda ner listan och spara den lokalt på din dator i t.ex. Excel. Ta för vana att alltid skiva ut den färdiga listan så att du har den lättillgänglig. (Se kapitel Exportera lista över incheckade gäster) Tips! Den lilla pilen till höger om prel. avresedatum anger att denna gäst ännu ej checkats ut. Klicka på pilen för att checka ut gästen. Om du söker efter en speciell person i listan kan du få fram en sökfunktion genom att trycka Ctrl+F. En rad öppnas längst ner på sidan och där kan du fylla i namnet och sedan Enter. Då markeras namnet på sidan så att du enkelt hittar det. 26

27 EXPORTERA LISTAN ÖVER INCHECKADE GÄSTER Listan över incheckade gäster går bra att exportera till Excel, Open Office och liknande program. Det finns flera olika tillvägagångssätt och nedan beskriver vi ett exempel hur man gör för att exportera listan till Microsoft Office Excel Klicka på Lista incheckade. 2. Klicka på Ladda ner. 3. En ny ruta kommer upp med frågan Öppna med anteckningar (standard). Klicka på ok. 4. Ett anteckningsdokument öppnas. Spara textfil (txt) på ditt t.ex. skrivbordet. 5. Öppna ett tomt blad i Excel. 6. Klicka på Data och sedan på Från text 7. Välj filen som du sparade på skrivbordet. Kontrollera att det står korrekt i rutan för Filursprung innan du klickar på nästa. 8. Klicka på nästa igen och sedan på slutför. Färdigt! Tips! Om du inte vill lägga pengar på att köpa Microsoft Office så finns det en mängd med gratis program att hämta på internet. Ett förträffligt alternativ är Open Office som du hämtar via 27