Konferenspaket. Ytterligare upplysningar om Perstorps kommun kan erhållas på kommunens hemsida

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Perstorps kommun Konferenspaket 1 ALLMÄN INFORMATION Perstorps kommun har blivit beviljade medel från Europeiska socialfonden (ESF) för genomförande av projektet Kulturutveckling, kompetensutveckling och kompetensstyrning i Perstorps kommun. Upphandlingen avser konferenspaket under projekttiden. Kontraktstiden är Presentation Perstorps kommun har ca invånare och är Skånes minsta kommun. Kommunen har ca 550 tillsvidareanställda. Socialnämnden ansvarar för 39 procent och barn- och utbildningsnämnden ansvarar för 43 procent av samtliga anställda. Övriga 18 procent svarar Kulturnämnden, Kommunstyrelsen eller kommunledningsförvaltningen för. Ytterligare upplysningar om Perstorps kommun kan erhållas på kommunens hemsida Omfattning Upphandlingen avser konferenspaket enligt kravspecifikation bilaga 1. Omfattning är konferenspaket för ca 600 person under kontraktstiden fördelat på ungefär två tillfällen per vecka med personer vid varje tillfälle. Ett tillfälle sträcker sig fr o m lunch dag 1 t o m lunch dag 2. Dag 1 startar med lunch med kaffe, eftermiddagsfika med kaffebröd, trerättersmiddag kväll inkl två glas vin alternativt motsvarande öl eller bordsvatten. Vidare en övernattning (enkelrum) med frukost per deltagare. Dag 2 förmiddagskaffe med halv fralla samt lunch med kaffe. För eftermiddag och kväll dag 1 och förmiddag dag 2 ska konferensrum samt möjlighet till rum för grupparbete finnas avsatt. Då handledarna oftast inte kommer att övernatta önskas ett pris på konferenspaket enligt ovan men utan övernattning och utan frukost. Kontraktstiden är Under tiderna samt kommer inga konferenser/utbildningar att genomföras. Upplysningar/kontaktpersoner Carola Frohm, projektledare, tel e-post carola.frohm@perstorp.se

2 Upphandlande enhet Perstorps kommun Kommunledningskontoret Perstorp 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingens form Upphandlingen genomförs med förenklat förfarande enligt lag (2007:1091) enligt lagen om offentlig upphandling (LOU), 15 kap. 2.2 Helt eller delat anbud Anbud skall lämnas på hela upphandlingen såtillvida att kommunen ska ha möjlighet att vid samtliga konferenstillfällen för projektet förlägga dessa till kursgården. Vidare se riktlinjer i Pris 4.2 och 4.3. Kommunen avser att teckna kontrakt med en leverantör. 2.3 Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skriftligt och på svenska. Anbudet skall vara undertecknat av anbudsgivarens firmatecknare eller av annan behörig person. Anbudet skall innehålla samtliga efterfrågade handlingar och uppgifter enligt dessa administrativa föreskrifter och kravspecifikationen för att vara fullständigt. Priser skall anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. 2.4 Anbudstidens utgång Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. 2.5 Anbudstidens giltighetstid Anbudet skall vara giltigt fyra (4) månader efter anbudstidens utgång, dvs. t.o.m Anbudets märkning och adressering Anbudet skall läggas i förseglat omslag väl märkt med Anbud konferenspaket och sändas till: Perstorps kommun Kommunledningskontoret Myrthel Sjöström Perstorp 2.7 Prövning av anbudsgivare (uteslutning och kvalificering) Anbudsgivare skall uppfylla krav enligt LOU 15 kap 13. Perstorps kommun samarbetar med skatteverket i samband med upphandlingar. Kommunen inhämtar genom Skatteverket uppgifter om anbudsgivare avseende arbetsgivar- och momsregistrering, arbetsgivaravgifter samt avseende skulder för socialförsäkringsavgifter och skatt. Kraven gäller även anlitade underleverantörer i alla led, vilket kontrolleras av leverantören

3 Anbudsgivare skall ha god och stabil ekonomi under hela kontraktstiden. Nivån för den ekonomiska kapaciteten skall vara minst riskklass 3 hos Upplysningscentralen eller motsvarande hos likvärdigt företag. Intyg om kreditvärdering skall bifogas anbudet. Saknas riskklassificering, t ex om företaget är nystartat, skall anbudsgivaren ha lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har, för upphandlande myndighet, godtagbar ekonomisk kapacitet. Bank-, koncerngaranti och liknande accepteras i dessa fall. För att styrka anbudsgivarens lämplighet avseende teknisk och yrkesmässig kapacitet skall följande krav vara uppfyllda: Anbudsgivaren skall i anbudet beskriva sitt företags kapacitet och personella resurser samt bifoga dokument som styrker detta. Beskrivningen ska visa hur de personella resurserna säkerställer genomförandet av uppdraget. Avser anbudsgivaren anlita underleverantör, samarbetspartner eller liknande skall detta anges i anbudet. Samma krav ställs på underleverantör/samarbetspartner som på leverantör. Leverantören skall ansvara för att kraven uppfylls och i så fall redovisa företagsnamn och organisationsnummer samt beskriv i vilken omfattning annat företags kapacitet åberopas. Bilagan Leverantörsförsäkran ska bifogas korrekt ifylld och undertecknad även för underleverantören/samarbetspartnern. En skriftlig avsiktsförklaring undertecknad av båda parter ska bifogas anbudet. 2.8 Genomförande av anbudsprövning Efter anbudsöppning sker prövning av de anbud som kommit in i rätt tid och uppfyller skall kraven i upphandlingsföreskrifterna. 2.9 Prövning av anbud Kravspecifikation Anbud prövas mot de skallkrav som ställs i kravspecifikationen bilaga 1. Samtliga skallkrav i kravspecifikationen skall vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna antas. Av anbudet skall det framgå om anbudsgivaren uppfyller och/eller accepterar kraven (se anbudsformuläret) Prövning av anbud Utvärdering Det anbud kommer att antas som sammantaget bedöms vara ekonomiskt mest fördelaktigt d v s den anbudsgivaren som är särskilt lämplig med hänsyn till angivna kriterier som avser att väga samman kvalitet och ekonomi. Utvärdering kommer att göras av hur anbudsgivarna uppfyller nedanstående kriterier. - Tillgänglighet (25 %) - Pris (25 %) - Konferensutrustning (20 %) - Boendeservice (20 %)

4 - Referenser (10 %) Kriterierna är rangordnade enligt ovan. Varje kriterium kommer att betygsättas i en skala från 1-5, är 1 är lägst betyg och 5 är högst betyg Anbudssekretess Anbud är belagda med sekretess till dess beslut om tilldelning av kontrakt fattats eller upphandlingen avbrutits på annat sätt. Anbudsgivare bör därför i anbudet tydligt ange vilka uppgifter som bör omfattas av sekretess och på vilka grunder sekretess bör gälla. Kommunen gör en sekretessprövning vid varje tillfälle en handling begärs ut. Vidare kan kommunens sekretessbeslut komma att ändras efter överklagande. Observera att offentlighetsprincipen är grundlagsskyddad och är överordnad offentlighets- och sekretesslagen Underrättelse om beslut Efter anbudsprövning fattar kommunen ett tilldelningsbeslut, som visar vilken anbudsgivare kommunen avser teckna kontrakt med och hur utvärderingen gjorts. Tilldelningsbeslutet är ingen civilrättsligt bindande handling. Beslut om antaget anbud kommer att meddelas per e-post till samtliga anbudsgivare. Anbudsgivare skall därför ange i anbudet vilken e-postadress beslutet skall skickas till. Adress skall anges till behörig och i ärendet väl insatt person, inte till någon allmän adress Kontrakt Kontrakt kommer att tecknas först när avtalsspärren upphört och endast under förutsättning att allmän förvaltningsdomstol inte genom lagakraftvunnen dom/lagakraftvunnet beslut förordnar om åtgärder enligt LOU kap Datum för anbudsöppning Torsdagen den 26 juli Personer som är behöriga att närvara vid anbudsöppning Anbudet kommer att öppnas i närvaro av två av kommunledningsförvaltningen utsedda personer. 3 UPPDRAGSBESKRIVNING 3.1 Uppdraget Uppdraget är att inom ramen för kompetensutvecklingsprojektet under tiden till kommunen tillhanda konferenspaket fr o m lunch tom lunch nästa dag för deltagare i projektet innebärande max 600 personer totalt. 3.2 Krav på uppdraget och anbudsgivaren Krav på uppdraget är angivna i bilaga 1, vilka skall besvaras/kommenteras

5 4 KOMMERSIELLA VILLKOR 4.1 Avtalstid Avtalsperioden gäller fr o m t o m Pris Pris ska anges i svenska kronor exklusive mervärdesskatt. Priset ska anges per deltagare och avse konferenspaket fr o m lunch dag 1 t o m lunch dag 2. I priset ska dag 1 ingå lunch med kaffe, eftermiddagsfika med kaffebröd, trerättersmiddag kväll inkl två glas vin alternativt motsvarande öl eller bordsvatten. Vidare ska i priset ingå en övernattning med frukost. I priset ska dag 2 ingå förmiddagskaffe med halv fralla samt lunch med kaffe. För eftermiddag och kväll dag 1 och förmiddag dag 2 ska konferensrum samt möjlighet till rum för grupparbete finnas avsatt. Då handledarna oftast inte kommer att övernatta önskas ett pris på konferenspaket enligt ovan men utan övernattning och utan frukost. Priset ska gälla under perioden Om prisändring under avtalsperioden ingår i anbudet skall grunderna för denna anges. 4.3 Betalning Betalningsvillkor Perstorps kommun skall preliminärboka antal personer en månad före ankomstdag (dag 1) och lämna besked om exakt antal personer minst tre dagar före ankomstdagen. Kommunen betalar med beaktande av dessa villkor endast för det faktiska antal personer som deltar. Om anledning till anmärkning mot fullgjord tjänst inte föreligger skall betalning erläggas inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag Dröjsmålsränta Dröjsmålsräntan debiteras enligt räntelagen Fakturering Fakturering sker efter varje månadsslut. Fakturan skall tillställas Perstorps Kommun, Ekonomikontoret, Perstorp

6 4.3.4 Avgifter Kommunen betalar inga expeditionsavgifter, faktureringsavgifter eller andra avgifter som pålagts av leverantören eller tredje part Mervärdesskatt Mervärdesskatt skall särredovisas. 4.4 Ansvar och försäkringar Leverantören skall hålla kommunen skadeslös för all den skada som kan åsamkas kommunen på grund av leverantören. Detta innefattar även kommunens anställda, uppdragstagare och annan tredje man. Leverantören är skyldig att under avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring som täcker person- och sakskada

7 5 KRAVSPECIFIKATION Bilaga Övergripande skall krav TILLGÄNGLIGHET Konferensanläggningen skall ur tillgänglighetssynpunkt tillgodose nedan angivna skallkrav. Entrè Ska finnas en plats inom 25 meter från entrén där färdtjänst och taxi kan stanna. Ska finnas reserverad parkeringsplats inom 25 meter från entrén för personer med funktionsnedsättning. Gångvägen fram till entrén är framkomlig för personer som använder rullstol. Eventuell trappa framför entrédörren är kompletterad med lämplig ramp. Entrédörren har ett fritt passagemått på minst 80 centimeter. Dörröppningen är fri från tröskel eller så är tröskeln högst 25 millimeter och avfasad. Dörren har automatisk dörröppnare. Inomhus Deltagarna ska kunna ta sig mellan lokalerna utan att passera trappor/trappsteg. Eventuell hiss är minst 1,1x1,4 meter. Hissdörren är placerad på kortsidan. Utrymmet framför hissen är minst 1,5x1,5 meter. Dörrar som måste passeras har ett fritt passagemått på minst 80 centimeter. Dörren har automatisk dörröppnare. Dörrarna har inga trösklar. Eventuella trösklar är högst 25 millimeter och avfasade. Trappor är markerade så att de kan uppmärksammas av personer med nedsatt syn. Ledstång ska finnas i alla trappor. Konferensrum och grupprum Personer med funktionsnedsättning kan använda lokalens konferensutrustning. Det ska finnas teleslinga eller IR-system som fungerar. Det ska finnas bärbara mikrofoner. Det ska finnas platser för deltagare som använder rullstol. Hotellrum Enkelrum. Det finns hotellrum som är tillgängliga för personer med funktionsnedsättning. Kost Det ska finnas möjlighet till alternativ kost för allergiker, eller av andra särskilda skäls behov av annan kost, än den som serveras. KONFERENSRUM

8 Ett konferensrum med plats för deltagare. Möjlighet till plats för grupparbete. KONFERENSUTRUSTNING Datorprojektor Overheadutrustning Internetuppkoppling Blädderblock med pennor KONFERENSANLÄGGNINGENS LÄGE Konferensanläggningen skall finnas inom en radie om 60 km från Perstorp. 5.2 Övergripande börkrav KONFERENSRUM Vatten och frukt i konferensrummet för deltagarna HOTELLRUM Boendet ska vara minst medelstandard. 5.3 Anbudets innehåll Anbudet skall innehålla; - en bekräftelse att ställda krav uppfylls, - prisuppgift enligt 4.2. TIDPLAN Utskick Anbudstidens utgång Datum för anbudsöppning Beslut Tilldelningsbeslut Skickas

9