Följeforskare. Ytterligare upplysningar om Perstorps kommun kan erhållas på kommunens hemsida

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Perstorps kommun Följeforskare 1 ALLMÄN INFORMATION Perstorps kommun har blivit beviljade medel från Europeiska socialfonden (ESF) för genomförande av projektet Kulturutveckling, kompetensutveckling och kompetensstyrning i Perstorps kommun. Upphandlingen avser genomförande av följeforskning. 1.1 Presentation Perstorps kommun har ca invånare och är Skåne läns minsta kommun. Kommunen har ca 550 tillsvidareanställda. Socialnämnden ansvarar för 39 procent och barn- och utbildningsnämnden ansvarar för 43 procent av samtliga anställda. Övriga 18 procent svarar Kulturnämnden, Kommunstyrelsen eller kommunledningsförvaltningen för. Ytterligare upplysningar om Perstorps kommun kan erhållas på kommunens hemsida Omfattning Upphandlingen avser genomförande av följeforskning under genomförandefasen i projektet. Se bilaga ANSÖKAN och bilaga Avstämningsrapport efter genomförd mobiliseringsfas. Uppdragsbeskrivning, kompetens hos följeforskaren och kvalitetssäkring se avsnitt 4 Kravspecifikation. Kontraktstiden är Upplysningar/kontaktpersoner Myrthel Sjöström, personalchef, tel e-post myrthel.sjostrom@perstorp.se 1.4 Upphandlande enhet Perstorps kommun Kommunledningskontoret Perstorp 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingens form

2 Upphandlingen genomförs med direktupphandling enligt lag (2007:1091) enligt lagen om offentlig upphandling (LOU), 15 kap. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling Anbud skall lämnas på hela upphandlingen. Kommunen avser att teckna kontrakt med en leverantör. Anbudet är endast gällande och kontrakt kommer endast att kunna tecknas om ESF beviljar medel för genomförandefasen. 2.2 Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skriftligt och på svenska. Anbudet skall vara undertecknat av anbudsgivarens firmatecknare eller av annan behörig person. Anbudet skall innehålla samtliga efterfrågade handlingar och uppgifter för att vara fullständigt. Priser skall anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. 2.3 Anbudstidens utgång Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. 2.4 Anbudstidens giltighetstid Anbudet skall vara giltigt tre (3) månader efter anbudstidens utgång, dvs. t.o.m Anbudets märkning och adressering Anbudet skall läggas i förseglat omslag väl märkt med Anbud följeforskare och sändas till: Perstorps kommun Kommunledningskontoret Myrthel Sjöström Perstorp 2.6 Prövning av anbudsgivare (uteslutning och kvalificering) Anbudsgivare skall uppfylla krav enligt LOU 15 kap 13. Perstorps kommun samarbetar med skatteverket i samband med upphandlingar. Kommunen inhämtar genom Skatteverket uppgifter om anbudsgivare avseende arbetsgivar- och momsregistrering, arbetsgivaravgifter samt avseende skulder för socialförsäkringsavgifter och skatt. Kraven gäller även anlitade underleverantörer i alla led, vilket kontrolleras av leverantören. Anbudsgivare skall ha god och stabil ekonomi under hela kontraktstiden. Nivån för den ekonomiska kapaciteten skall vara minst riskklass 3 hos Upplysningscentralen eller motsvarande hos likvärdigt företag. Intyg om kreditvärdering skall bifogas anbudet. Saknas riskklassificering, t ex om företaget är nystartat, skall anbudsgivaren ha lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har, för upphandlande myndighet, godtagbar ekonomisk kapacitet. Bank-, koncerngaranti och liknande accepteras i dessa fall. För att styrka anbudsgivarens lämplighet avseende teknisk och yrkesmässig kapacitet skall följande krav vara uppfyllda:

3 Anbudsgivaren skall i anbudet beskriva sitt företags kapacitet och personella resurser samt bifoga dokument som styrker detta. Beskrivningen ska visa hur de personella resurserna säkerställer genomförandet av uppdraget. Avser anbudsgivaren anlita underleverantör, samarbetspartner eller liknande skall detta anges i anbudet. Samma krav ställs på underleverantör/samarbetspartner som på leverantör. Leverantören skall ansvara för att kraven uppfylls och i så fall redovisa företagsnamn och organisationsnummer samt beskriv i vilken omfattning annat företags kapacitet åberopas. En skriflig avsiktsförklaring undertecknad av båda parter skall bifogas anbudet. Anbudet skall innehålla två referensuppdrag inom offentlig förvaltning från de senaste fem åren, inklusive en referensperson (med telefonnummer) per referensuppdrag. 2.7 Genomförande av anbudsprövning Efter anbudsöppning sker prövning av de anbud som kommit in i rätt tid och uppfyller skall kraven i förfrågningsunderlaget. Anbudsprövningen sker i tre steg: 1. Prövning av anbudsgivare (uteslutning och kvalificering, se avsnitt 2.6) 2. Prövning av anbud kravspecifikation (anbud från anbudsgivare som uppfyllt kraven enligt punkt 1 prövas mot de krav som ställs i kravspecifikationen avsnitt 4) 3. Prövning av anbud utvärdering (anbud som uppfyllt även kraven enligt punkt 2 utvärderas enligt kriterier i 2.9). Upphandlande myndighet kommer att väga samman kvalitet, forskningsplan, referenser, presentation och pris samt anta det anbud som sammantaget är det mest fördelaktiga. 2.8 Prövning av anbud Anbud prövas mot de skallkrav som ställs i förfrågningsunderlaget. Samtliga skallkrav skall vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna antas. Av anbudet skall det framgå om anbudsgivaren uppfyller och/eller accepterar de krav som ställs. 2.9 Prövning av anbud Utvärdering Upphandlande myndighet kommer att anta det anbud som sammantaget är det mest fördelaktiga. För att ett anbud ska kunna utvärderas i detta steg krävs att samtliga skallkrav i kravspecifikationen uppfylls. Utvärderingen kommer att ske utifrån nedan angivna kriterier och viktning. Pris Forskningsplan Referenser Presentation Totalpoäng 10 poäng 35 poäng 20 poäng 35 poäng 100 poäng Pris Priser anges i anbudsformuläret. Pris ska anges som fast pris. Priset får inte överstiga kr. Takpriset bestäms av 15 kap. 3 LOU tillsammans med regeringens årliga tillkännagivande om tröskelvärden. För kriteriet Pris används kvotmodell, vilket innebär att den anbudsgivare som lämnat lägst pris erhåller maxpoäng (10 poäng). Anbudsgivare som lämnar högre pris erhåller en poäng där kvoten mellan det lägsta priset och det egna lämnade priset multipliceras med 10 (avrundning till två decimaler)

4 Forskningsplan Till anbudet skall bifogas en forskningsplan. Forskningsplanen kommer att bedömas utifrån hur väl anpassad den är till uppdragets syfte/mål. Bedömning kommer att ske av forskningsplanens beskrivning av dokumentation, kommunikation, aktiviteter, samverkan med projektgruppen, redovisning och rapporter Referenser Utvärderingen av referenser kommer att ske genom att de tre angivna referenterna kommer att bli ombedda att ta ställning till fyra påståenden, se nedan. Referenterna kommer att bli kontaktade per telefon i den ordning som anges i anbudet. Anbudsgivare skall ha vidtalat referenterna före anbudslämnandet om att referenten kan komma att kontaktas av den som prövar anbuden. Referenterna ska kunna nås under vecka 38. Det är därför viktigt att anbudsgivaren i förväg säkerställer att kontaktuppgifterna till referenterna är riktiga och att referenterna accepterar att lämna efterfrågade uppgifter om anbudsgivaren under den angivna tiden. Referensperson får inte förekomma i mer än ett referensuppdrag. Om eftersök av referent med slutligt krav på återringning skett fem gånger utan att kontakt etablerats kommer anbudsgivaren att få noll poäng för den referenten. Detsamma gäller om referent av olika skäl inte kan/vill ge omdöme. Alla påståenden kommer att värderas på en femgradig skala, där 1 är sämst betyg och 5 är bäst. Varje referents poäng summeras och därefter beräknas ett genomsnitt av referenternas poäng (avrundning till två decimaler). Maximalt kan 20 poäng fås. Påståenden 1. Leverantören har visat god förmåga att hålla fastslagna tidsplaner så att uppdrag har genomförts enligt avtalad tid. 2. Leverantören verkar för att utförda arbeten blir kostnadseffektiva/genomförda till rätt pris och kvalitet. 3. Leverantören har till full belåtenhet genomfört uppdraget med kvalitet och engagemang. 4. Leverantören är lyhörd och ser med god service till att förändringar eller fel åtgärdas snarast så att förseningar i möjligaste mån undviks. Poängskala 1 = Tar helt avstånd 2 = Tar delvis avstånd 3 = Tar varken avstånd eller instämmer 4 = Instämmer delvis 5 = Instämmer helt

5 Presentation De tre anbud som har fått högst sammanlagd poäng för kriterierna Forskningsplan och Referenser kommer att bjudas in till en presentation. Presentationen får ta maximalt en (1) timme. Presentationen innebär att anbudsgivaren ska redovisa hur uppdraget kommer att genomföras. Presentationen kommer att bedömas utifrån hur väl anpassad forskningsplanen är till uppdragets syfte/mål, hur väl uppdraget uppfattas och följeforskarens pedagogiska förmåga. Presentationen kommer att genomföras inför en grupp om fyra personer. Presentationerna ska genomföras under vecka 38. Utvärderingskriterierna Forskningsplan och Presentation kommer att bedömas enligt följande skala. Omdömen som stämmer med anbudets uppfyllelse Mycket bra/god, enastående, fullgör våra önskningar med råge, ger stort mervärde God/bra, fullgör våra behov och önskningar, ger visst mervärde Acceptabel, godkänt, ger dock inget mervärde Mindre bra/god, vissa kvalitetsbrister Inget svar, dålig, kvalitetsbrister, sämre än vad vi önskade oss Poäng 5 poäng 4 poäng 3 poäng 2 poäng 1 poäng 2.10 Anbudssekretess Anbud är belagda med sekretess till dess beslut om tilldelning av kontrakt fattats eller upphandlingen avbrutits på annat sätt. Anbudsgivare bör därför i anbudet tydligt ange vilka uppgifter som bör omfattas av sekretess och på vilka grunder sekretess bör gälla. Kommunen gör en sekretessprövning vid varje tillfälle en handling begärs ut. Vidare kan kommunens sekretessbeslut komma att ändras efter överklagande. Observera att offentlighetsprincipen är grundlagsskyddad och är överordnad offentlighets- och sekretesslagen Underrättelse om beslut Efter anbudsprövning fattar kommunen ett tilldelningsbeslut, som visar vilken anbudsgivare kommunen avser teckna kontrakt med och hur utvärderingen gjorts. Tilldelningsbeslutet är ingen civilrättsligt bindande handling. Beslut om antaget anbud kommer att meddelas per e-post till samtliga anbudsgivare. Anbudsgivare skall därför ange i anbudet vilken e-postadress beslutet skall skickas till. Adress skall anges till behörig och i ärendet väl insatt person, inte till någon allmän adress Kontrakt Kontrakt kommer att tecknas när beslut om tilldelning är fattat. Kontrakt kommer endast att kunna tecknas om ESF beviljar medel för genomförandefasen Datum för anbudsöppning Måndagen den 17 september

6 2.14 Personer som är behöriga att närvara vid anbudsöppning Anbudet kommer att öppnas i närvaro av två av kommunledningsförvaltningen utsedda personer. 3 KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 Avtalstid Avtalsperioden gäller fr o m t o m Betalning Betalningsvillkor Om anledning till anmärkning mot fullgjord tjänst inte föreligger skall betalning erläggas inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag Dröjsmålsränta Dröjsmålsräntan debiteras enligt räntelagen Fakturering Fakturering sker efter varje kvartal. Fakturan skall tillställas Perstorps Kommun, Ekonomikontoret, Perstorp Avgifter Kommunen betalar inga expeditionsavgifter, faktureringsavgifter eller andra avgifter som pålagts av leverantören eller tredje part Mervärdesskatt Mervärdesskatt skall särredovisas. 3.3 Ansvar och försäkringar Leverantören skall hålla kommunen skadeslös för all den skada som kan åsamkas kommunen på grund av leverantören. Detta innefattar även kommunens anställda, uppdragstagare och annan tredje man. Leverantören är skyldig att under avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring som täcker person- och sakskada

7 4 KRAVSPECIFIKATION 4.1 Kompetens Följande skallkrav på följeforskarens kompetens ställs: Teoretisk bakgrund i form av doktorsgrad i arbetsvetenskap, beteendevetenskap eller motsvarande alternativt forskarutbildning på universitets- eller högskolenivå med fördjupning inom arbetsvetenskap, beteendevetenskap eller motsvarande. Praktisk erfarenhet av kvalitativ forskning kring samband mellan kultur, verksamhetsutveckling, lärande i en organisation, offentligt ledarskap och arbetstillfredsställelse. Praktisk erfarenhet av utvärdering och följeforskning. Kompetens och erfarenhet ska styrkas genom skriftlig dokumentation som ska bifogas anbudet. 4.2 Kvalitetssäkring För att säkerställa att parterna har en samstämmig uppfattning om avtalets syfte, mål och resultat, skall gemensamma genomgångar hållas en gång per halvår eller när uppdragsgivaren begär det. Vid genomgångarna skall rutiner, arbetsmetoder, kvalitet, resultat från utvärderingar, uppfyllande av avtals förpliktelser, avvikelser etc behandlas. Kundansvarig skall delta i de gemensamma genomgångarna. 4.3 Uppdragsbeskrivning - följeforskning Följeforskaren ska dokumentera projektdeltagarnas erfarenheter och kunskaper av aktiviteter inom projektet. På så sätt stödjer följeforskaren lärande och återföring av kunskap från de innovativa och nyskapande momenten i projektet. Följeforskaren ska samarbeta med projektledaren i projektet och ge synpunkter, vara ett stöd och bollplank. Följeforskaren ska löpande dokumentera hur projektet fortskrider. Följeforskaren ska delta vid strategiskt viktiga aktiviteter och möten i projektet. Följeforskaren ska efter samråd med projektledaren sprida erfarenheter från projektet i offentliga diskussioner, konferenser och seminarier. Följeforskaren ska kommunicera iakttagelser, erfarenheter och kunskaper skriftligt och pedagogiskt så att även andra intressenter får ta del av kunskap om projektet. Följeforskaren ska tillsammans med projektledaren planera för uppföljning av jämställdhets- och diskrimineringsperspektivet. Följeforskaren ska i samråd med projektledaren, producera en sammanfattande följeforskningsrapport för projektet vid projektets avslut. Följeforskaren ska värdera hur väl projektet uppnår sina mål för att möjliggöra förändringar av projektets genomförande och inriktning. Slutrapporten ska redovisas senast

8 5. ANBUDETS INNEHÅLL Anbudet skall innehålla; En bekräftelse att ställda krav uppfylls enligt avsnitten 2.6 och 4.1 En bekräftelse att kvalitetssäkringsmomenten enligt avsnitt 4.2 och uppdragsbeskrivningen enligt avsnitt 4.3 accepteras Två angivna referenter enligt 2.9 En forskningsplan enligt 2.9 Prisuppgift enligt TIDPLAN Utskick Anbudstidens utgång Datum för anbudsöppning Beslut Vecka 39 Tilldelningsbeslut Vecka