Dnr 08/KA0186. Anbudsförfrågan

Transkript

1 Dnr 08/KA0186 Anbudsförfrågan 1.0 ALLMÄN INFORMATION Grums kommun, kommunstyrelsen bjuder härmed in till anbudsgivning gällande inköp av 25-års gåvor. Årligen överlämnar kommunen gåvor till personal som varit anställda inom kommunen i 25 år. Jubilaren kan välja mellan guldklocka, ljuskrona, kandelaber alt resecheckar/presentkort. 1.1 OMFATTNING Denna upphandling avser utbudet av guldklocka, ljuskrona och kandelaber (se punkt 3 Kravspecifikation). Cirka 75 jubileumsgåvor kommer att efterfrågas under kommande treårsperiod men volymen är beroende av jubilarens eget val varav några inköpsvolymer inte kan garanteras. 1.2 DEFINITIONER Kommunen: Den angivna upphandlande myndigheten. Anbudsgivaren: Juridisk person som lämnar anbud enligt denna anbudsförfrågan. Leverantör: Juridisk person som tecknat avtal med ovanstående upphandlande myndighet som ett resultat av denna upphandling. LOU: Lag om offentlig upphandling, 2007: AVTALSFORM Efter avslutad upphandling kommer ett varukontrakt att tecknas med anbudsvinnaren alt. anbudsvinnarna. 1.4 TIDSPLAN Beställning av gåvor sker en gång per år under vecka 43 och skall levereras under vecka UPPHANDLANDE ENHET Grums kommun 1. Kommunstyrelsen GRUMS

2 2.0 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen görs i enlighet med reglerna om förenklat förfarande kap 15, i LOU (2007:1091). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 2.2 AVTALSPERIOD Kontrakt kommer att tecknas med antagen leverantör för perioden till och med med möjlighet att förlänga i 1 år. Vid en eventuell förlängning skall köparen skriftligen avisera detta till leverantören senast 3 månader före avtalstidens utgång. 2.3 ANBUDETS FORM Anbudet skall Vara skriftligt och skrivet på svenska. Vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Lämnas in i ett original. Vara uppställt i enlighet med fastställda formulär. Anbud via telefax eller e-post godkännes inte då sekretessen inte kan garanteras. 2.4 ANBUDETS INNEHÅLL Anbudet skall innehålla de uppgifter som efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Anbudet skall även innehålla bilder på offererade varor. Om inte alla skall-krav i detta förfrågningsunderlag uppfylls kan anbudet komma att förkastas. Anbudet skall innehålla kopia på garantibevis för offererade varor. Anbudet skall innehålla kopia på försäkringsvillkor för offererade varor. 2.5 PRISER I ANBUDET Priser i anbudet skall lämnas i svenska kronor (SEK) exkl. moms per gåva. Priset skall vara fast under första avtalsåret samt inkludera samtliga kostnader. Därefter kan begäran om prisjustering och förhandling om desamma ske. Sådan begäran skall ske skriftligen och vara kommunen tillhanda senast 30 dagar före den begärda prisjusteringen skall träda i kraft. Priser skall lämnas i anbudsformuläret. 2.6 ALTERNATIVA ANBUD Anbudet skall utformas helt enligt förfrågningsunderlaget varav alternativa anbud inte godkänns. 2.7 RESERVATION Reservationer godkännes ej.

3 2.8 HELT ELLER DELAT ANBUD Uppdraget är indelat i två grupper klockor och ljuskrona/kandelaber. Anbud kan lämnas på en eller båda grupperna. 2.9 ANBUDS GILTIGHETSTID Anbuden skall vara bindande till och med ANBUDSTIDENS UTGÅNG Anbudet skall vara kommunen tillhanda senast ANBUDS MÄRKNING OCH ADRESSERING Anbud skall läggas i förseglat omslag/kuvert som märks väl med Anbud jubileumsgåvor. Anbud skall lämnas skriftligt och vara ställt till: Grums kommun 1. Kommunstyrelsen Grums 2.12 DATUM FÖR ANBUDSÖPPNING Anbudsöppning sker på Grums kommun, ANTAGANDE AV ANBUD Anbud kommer att antas per varugrupp ANTAGANDE AV LEVERANTÖR En leverantör kommer att antas per varugrupp ANBUDSPRÖVNING STEG 1 KVALIFICERING Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Först sker en prövning att anbudsgivaren uppfyller LOU:s krav på registrering, skatter etc. och har tillräcklig finansiell och ekonomisk styrka samt uppfyller kraven på teknisk förmåga och kapacitet. Detta visas genom att kraven under rubriken "Uppfyllande av leverantörskriterier" uppfylles (se 2.16 nedan). Vidare kontrolleras att offererade varor uppfyller samtliga skall-krav. Med stöd av inlämnade uppgifter bedömer kommunen om anbudsgivaren och anbudet är kvalificerat för steg 2 Utvärdering UPPFYLLANDE AV LEVERANTÖRSKRITERIER Kravet på registrering, skatter etc. enligt LOU uppfylles genom att bifoga undertecknad leverantörsförsäkran (Bilaga 1) till anbudet. Krav på teknisk förmåga och kapacitet visas genom en beskrivning av företaget i anbudet (Bilaga 3) samt till anbudet eventuellt bifogade broschyrer och informationsmaterial.

4 2.17 ANBUDSPRÖVNING STEG 2 UTVÄRDERING I utvärderingsfasen kommer de anbud som gått vidare från steg 2 att bedömas enligt utvärderingsmetoden lägsta pris. För respektive varugrupp kommer kommunen att anta det anbud som offererat lägsta pris SEKRETESS Absolut sekretess gäller under hela upphandlingstiden fram till dess att tilldelningsbeslut är fattat TILLDELNINGSBESLUT Efter utvärdering fattar kommunen ett tilldelningsbeslut som skickas ut till samtliga anbudsgivare. När tilldelningsbeslut meddelas är detta inte ett civilrättsligt bindande avtal. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud även om anbudsgivaren fått ett tilldelningsbesked. Bundenheten upphör när giltighetstiden för anbudet har gått ut TECKNANDE AV AVTAL Efter tidsfristens utgång, enligt Lou tio dagar efter tilldelningsbeslutet har skickats ut, kommer kommunen att teckna avtal med antagen/antagna anbudsgivare. Avtalet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud UPPLYSNINGAR UNDER UPPHANDLINGEN Frågor kring gåvorna: Sofia Wiker Tel E-post: sofia.wiker@grums.se Upplysningar på förfrågningsunderlaget: Jeanette Karlsson Tel E-post: jeanette.karlsson@grums.se 2.22 KOMPLETTERANDE UPPLYSNINGAR Om anbudsgivaren anser att ställda krav i förfrågningsunderlaget är orimliga, otydliga, konkurrensbegränsande eller innehåller uppenbara fel, är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt. Begäran om ytterligare information, eller synpunkter på förfrågningsunderlaget enligt ovan skall ställas skriftligt till ansvarig upphandlare senast 5 dagar före angiven sista dag för inlämnande av anbud se 2.10 Anbudstidens utgång. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras av frågor till kommunen, eller av någon annan anledning,

5 kommer skriftliga frågor och skriftliga svar att sändas till alla som begärt ut förfrågningsunderlaget. Anbudsgivare som själv införskaffat förfrågningsunderlag via kommunens hemsida eller genom tredje part ansvarar själv för att komplettera underlaget med frågor och svar samt förtydliganden under anbudstiden. 3.0 KRAVSPECIFIKATION 3.1 SKALL KRAV GULDUR DAM/HERR: 18 karat guld Plexiglas, repfritt Urtavla vit alt gul Datumruta Tidsangivelse, timmar, minuter och sekunder Armband i fodrat kalvskinn präglat av ödla Batteridrivet kvartsverk Stötskyddad Vattenskyddad Allergitestad Presentetui Garantitid 2 år Försäkring 1 år, med möjlighet för jubilaren att förlänga försäkring med 1 år Klockorna skall vara av märket Tissot T (Herr), T (dam) eller likvärdig. Om offererade varor är av annat märke skall kvalitén på varan och känslan för användaren vara densamma. I kvalificeringsfasen avgörs huruvida offererade varor anses som likvärdiga med efterfrågade. Vid behov av längre armband skall detta kunna ordnas av leverantören utan extra kostnad. Önskas ett annat klockarmband skall leverantören återta armbandet och jubilaren får bekosta mellanskillnaden utifrån vald klockarband. 3.2 SKALLKRAV SKULTUNA LJUSKRONA/KANDELABER: LJUSKRONA: Ljuskrona avsedd för 5 stycken antikljus En takkåpa som döljer infästningen Upphängningslänk 90 centimeter Presentförpackning Bricka i presentförpackning skall vara graverad med jubilarens namn, årtal, givarens namn och logotyp.

6 Tillverkad i mässing KANDELABER: Kandelaber avsedd för 5 stycken antikljus Presentförpackning Bricka i presentförpackning med gravyr, jubilarens namn, årtal, givarens namn och logotyp Tillverkad i mässing Ljuskrona och kandelaber skall vara av märket Skultuna eller likvärdig. Om offererade varor är av annat märke skall kvalitén på varan och känslan för brukaren vara densamma. I kvalificeringsfasen avgörs huruvida offererade varor anses som likvärdiga med efterfrågade. 4.0 KOMMERSIELLA FÖRESKRIFTER 4.1 OMFATTNING Avtalet omfattar kommunens 25-års gåvor till anställd personal. Under avtalstiden kommer cirka 75 personer att tilldelas gåvor men jubilaren kan välja mellan flertalet olika gåvor, därav kan inte några volymer garanteras. 4.2 PRIS Priset skall vara fast enligt anbudet och anges exkl moms. Offererat pris skall gälla, inga övriga debiteringar får förekomma. 4.3 FAKTURERING Fakturor skall skickas i ett exemplar till: Grums kommun 1. Kommunstyrelsen Er referens: GRUMS 4.4 BETALNINGSVILLKOR Fakturan betalas med 30 dagar netto från fakturans ankomstdatum och godkänd leverans. Faktureringsavgift eller expeditionsavgifter skall ej debiteras. 4.5 DRÖJSMÅLSRÄNTA Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. 4.6 LEVERANS Leveransen sker i vecka 48 se punkt 1. 4 Tidsplan. 4.7 SERVICE I åtagandet ingår att utan ersättning ge bästa service och assistans.

7 4.8 LEVERANSFÖRSENING Om leverans inte levereras på överenskommen tid och sådan försening inte beror på kommunen har kommunen rätt till vite. Vite skall utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod med 2 % av värdet av den del av godset som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga 10% av sagda värde. Vitesbeloppet skall erläggas inom 30 dagar efter det att kommunen skriftligen framställt krav härom. 4.9 REKLAMATION Det åvilar kommunen att reklamera vid fel eller brister i levererade produkter. Reklamationen skall ske inom åtta dagar från mottagandet av produkterna. Antagen leverantör skall utan kostnad för kommunen snarast avhjälpa uppkomna och iakttagna fel och brister RETUR Vid retur orsakad av leverantören skall full kreditering erhållas ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling som är undertecknad av behörig företrädare för kommunen och leverantören. Ändring av anbudsprodukt, kvalitet, märke eller fabrikat etc. får endast ske efter godkännande av kommunen. Om produktsortimentet ändras under avtalstiden skall leverantören informera kommunen UNDERLEVERANTÖR Underleverantör får ej anlitas utan godkännande av kommunen HÄVNING Kommunen eller leverantören får häva ingånget avtal om motparten inte fullgör sina åtaganden, trots anmaning därom, och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Hävningsgrund föreligger om leverantören försätts i konkurs eller befinner sig i sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Om hävning sker enligt denna bestämmelse har kommunen rätt till ersättning för eventuellt skadestånd som utgivits till tredje man samt för de kostnader som föranleds av ett nytt upphandlingsförfarande FORCE MAJEURE Force majeur såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullfölja sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörande av berörd förpliktelse TVIST Tvist mellan kommunen och en leverantör med anledning av ingånget avtal skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt.