Utvecklingsprogram. Ytterligare upplysningar om Perstorps kommun kan erhållas på kommunens hemsida

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Perstorps kommun Utvecklingsprogram 1 ALLMÄN INFORMATION Perstorps kommun har blivit beviljade medel från Europeiska socialfonden (ESF) för genomförande av projektet Kulturutveckling, kompetensutveckling och kompetensstyrning i Perstorps kommun. Upphandlingen avser utvecklingsprogram under projekttiden. Kontraktstiden är Presentation av Perstorps kommun Perstorps kommun har ca invånare och är Skånes minsta kommun. Kommunen har ca 550 tillsvidareanställda. Den politiska organisationen är traditionell med olika facknämnder som knyts till de olika förvaltningarna och som ansvarar för dess verksamhet. Socialnämnden ansvarar för 39 procent och barn- och utbildningsnämnden ansvarar för 43 procent av samtliga anställda. Övriga 18 procent svarar Kultur- och fritidsnämnden, Kommunstyrelsen och kommunledningsförvaltningen för. Ytterligare upplysningar om Perstorps kommun kan erhållas på kommunens hemsida Bakgrund och beskrivning av behovet Perstorps kommun har tagit fram kommunövergripande och förvaltningsspecifika mål. Det gemensamma för samtliga mål är att utveckla och förbättra verksamheterna i kommunen. Undersökningar med analyser har visat att kommunens olika förvaltningar inte samverkar i den utsträckning som är nödvändigt vilket gör det svårt att ta till vara möjligheterna till ett livslångt lärande och utveckling av nya innovativa idéer och arbetsformer och därmed nå sina mål. En liten kommun som Perstorp har också begränsade personella resurser. Det finns ett krav från olika håll i samhället på ökad effektivitet och nya styrformer i den kommunala verksamheten. Detta i kombination med minskade ekonomiska resurser bidrar också till att en genomgripande och innovativ förändring krävs för att möta dessa krav. Många befattningshavare/medarbetare har ofta flera funktioner och detta inom flera områden. Det är därför viktigt med ett gemensamt synsätt, gemensamt arbetssätt och filosofi. För att förändringsarbete ska lyckas krävs det att det i organisationen finns ett förhållningssätt och en inre kultur som medger utveckling av verksamheten i önskad riktning. Den gemensamma kulturen/värdegrunden ses således som ett mycket viktigt utvecklingsområde. För att förbättra verksamhet och service måste man också för cheferna utveckla förmågan att leda på ett konstruktivt och fruktsamt sätt. Vidare måste man hitta nya sätt och modeller för att tillsammans med arbetsgruppen hitta den mest optimala effektiviteten. Såväl chefer som andra medarbetare i kommunen behöver ett utvecklingsprogram och metod med sikte på självinsikt och grupprocesser där individen enskilt eller i samarbete lär sig att utveckla och omforma idéer inom sin verksamhet och omformar dessa till konkreta aktiviteter UPPHREVISION1215.WORD

2 som förbättrar det dagliga arbetet eller arbetsorganisationen eller som har en positiv inverkan på arbetsmiljön som helhet. Vi vill utveckla såväl ledar- som medarbetarskapet. Medarbetarna ska ges förutsättningar att kunna fatta beslut och agera utifrån kommunens förhållningssätt i konstruktiv samverkan med ledarskapet. Medarbetarskapet ska kännetecknas av ett starkt engagemang, delaktighet och ansvarskänsla. Ledarutvecklingsprogrammet ska ge chefer och arbetsledare förutsättningar och verktyg att genomföra utvecklingsmöten med sina medarbetare. Utbildningen ska vidare leda till att cheferna/arbetsledarna får förmåga att genomföra utvecklingsmöten med sina enheter (medarbetare). Efter genomförd utbildning ska chefen/arbetsledaren ha utvecklats i sitt ledarskap och ha förutsättningar att genomföra utvecklingsmöten för att åstadkomma ett mer aktivt medarbetarskap hos medarbetarna. Kommunen har genom kartläggningsarbete därutöver identifierat personalens behov av utveckling inom vissa områden s k fokusområden. Finns specificerade i bilaga 1. Inom de identifierade fokusområdena ska tekniker och verktyg tas fram för en upplevelsebaserad inlärningsmetodik. Praktiska övningar där insatserna är lärande ska kopplas till och varvas med teoretiska föreläsningar. I denna del behöver interna konsulter utbildning för att i sin tur kunna utbilda/handleda medarbetarna i organisationen. Kommunens avsikt är att tillsammans skapa en vision, en ny anda, en ny kultur och ett nytt gemensamt förhållningssätt på alla arbetsplatser. Vidare vill vi med insatserna bl a också uppnå ett bättre bemötande, ett bättre medarbetarskap, en bättre intern kommunikation, ett bättre samarbete och samverkan samt ökad effektivitet och kvalitet. Därutöver vill vi få en ökad delaktighet, skapa ett ökat personligt ansvarstagande, uppleva en minskad stress, få ett öppnare klimat och ökad arbetsglädje. Upplysningar/kontaktpersoner Myrthel Sjöström, projektägare, e-post myrthel.sjostrom@perstorp.se Carola Frohm, projektledare, tel e-post carola.frohm@perstorp.se Upphandlande enhet Perstorps kommun Kommunledningskontoret Perstorp 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingens form Upphandlingen genomförs med förenklat förfarande enligt lag (2007:1091) enligt lagen om offentlig upphandling (LOU), 15 kap. UPPHREVISION1215.WORD

3 2.2 Helt eller delat anbud Anbud skall lämnas på hela upphandlingen. Vidare se riktlinjer i Pris 4.2 och 4.3. Kommunen avser att teckna kontrakt med en (1) leverantör. 2.3 Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skriftligt och på svenska. Anbudet skall vara undertecknat av anbudsgivarens firmatecknare eller av annan behörig person. Anbudet skall innehålla samtliga efterfrågade handlingar och uppgifter enligt dessa administrativa föreskrifter och kravspecifikationen för att vara fullständigt. Priser skall anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. 2.4 Anbudstidens utgång Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. 2.5 Anbudstidens giltighetstid Anbudet skall vara giltigt fyra (4) månader efter anbudstidens utgång, dvs. t.o.m Anbudets märkning och adressering Anbudet skall läggas i förseglat omslag väl märkt med Anbud Utvecklingsprogram och sändas till: Perstorps kommun Kommunledningskontoret Myrthel Sjöström Perstorp 2.7 Prövning av anbudsgivare (uteslutning och kvalificering) Anbudsgivare skall uppfylla krav enligt LOU 15 kap 13. Perstorps kommun samarbetar med skatteverket i samband med upphandlingar. Kommunen inhämtar genom Skatteverket uppgifter om anbudsgivare avseende arbetsgivar- och momsregistrering, arbetsgivaravgifter samt avseende skulder för socialförsäkringsavgifter och skatt. Kraven gäller även anlitade underleverantörer i alla led, vilket kontrolleras av leverantören. Anbudsgivare skall ha god och stabil ekonomi under hela kontraktstiden och kunna visa på en god och stabil ekonomi tillbaka fr o m år Nivån för den ekonomiska kapaciteten skall vara minst riskklass 3 hos Upplysningscentralen eller motsvarande hos likvärdigt företag. Intyg om kreditvärdering skall bifogas anbudet. Kreditvärdering skall redovisas fr o m år 2009 t o m nuläge Anbudsgivarens årsredovisningar för åren 2009, 2010 och 2011 skall även bifogas anbudet. Saknas riskklassificering eller årsredovisningar fr o m 2009, t ex om företaget är nystartat, skall anbudsgivaren ha lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har, för upphandlande myndighet, godtagbar ekonomisk kapacitet. Bank-, koncerngaranti och liknande accepteras i dessa fall. För att styrka anbudsgivarens lämplighet avseende teknisk och yrkesmässig kapacitet skall följande krav vara uppfyllda: UPPHREVISION1215.WORD

4 Avser anbudsgivaren anlita underleverantör, samarbetspartner eller liknande skall detta anges i anbudet. Samma krav ställs på underleverantör/samarbetspartner som på leverantör. Leverantören skall ansvara för att kraven uppfylls och i så fall redovisa företagsnamn och organisationsnummer samt beskriv i vilken omfattning annat företags kapacitet åberopas. En skriftlig avsiktsförklaring undertecknad av båda parter ska bifogas anbudet. 2.8 Genomförande av anbudsprövning Efter anbudsöppning sker prövning av de anbud som kommit in i rätt tid och uppfyller skall kraven i upphandlingsföreskrifterna. 2.9 Prövning av anbud Prövningen av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Prövning av anbudsgivare kommer att ske med avseende på Att anbudsgivaren lämnat in komplett anbud med eventuella bilagor. Att anbudsgivaren uppfyller kraven i avsnitt 3, Uppdragsbeskrivning och avsnitt 5, Kravspecifikation och därtill hörande underliggande avsnitt. Anbudsgivare som avlämnar anbud som inte uppfyller de krav som ställs kommer inte att prövas Anbudsutvärdering Det anbud kommer att antas som sammantaget bedöms vara ekonomiskt mest fördelaktigt d v s den anbudsgivare som är särskilt lämplig med hänsyn till angivna kriterier som avser att väga samman kvalitet och ekonomi. Utvärdering sker enligt följande kriterier; Kvalitet och genomförande 80 % Pris 10 % Anbudsgivarens möjlighet att lämna stöd, fungera som bollplank och idébank under genomförandefasen 10 % Kvalitet och genomförande Anbudsgivarens beskrivning av genomförande av uppdraget bedöms av projektägare, projektledare och processledarna. Bedömningen utgår från följande frågeställningar. Anbudsgivaren uppfyller skallkraven enligt avsnitt 5, Kravspecifikation och därtill hörande underliggande avsnitt. En beskrivning som säkerställer kvalitén och genomförandet enligt avsnitt 5, Kravspecifikation och därtill hörande underliggande avsnitt. Utvecklingsprogrammet upplevs av bedömarna att motsvara och vara i linje med de intentioner och det projekt som är tänkt att genomföras i kommunen. Programmet är tydligt, välstrukturerat och pedagogiskt. Programmet har en tydlig målsättning. UPPHREVISION1215.WORD

5 Programmet har en agenda som beskriver olika avsnitt som tas upp. Handbok/manual för chefer är väl strukturerat och lättillgängligt. Material för projektledare och processledarna är väl strukturerat och lättillgängligt. För att kunna bedöma möjligheten till att få en hög kvalité och ett bra genomförande kommer omdömen från tidigare kunder att inhämtas. Omdömen kommer att inhämtas på de anbudsgivare som uppfyller samtliga skallkrav och har bifogat samtliga av de handlingar som begärts i förfrågningsunderlaget. Minst 5-6 kunder kommer i så fall att kontaktas för hörande av hur tidigare uppdrag utförts. Här kommer följande frågor att ställas. Har du som kund fått levererat det som du av leverantören beställde? Hur har kontakten med leverantören fungerat? Hur upplever du som kund processen betr integrering och sammanlänkning sett ur perspektiven Den röda tråden och En lärande organisation? En helhetsbedömning görs och betygssätts enligt nedanstående poängskala. Mycket hög nivå, långt över förväntan, ger stort mervärde betyg 100 Hög nivå. Över förväntan, ger mervärde betyg 80 Godtagbar nivå, enligt förväntan, ger dock inget mervärde betyg 60 Låg nivå, under förväntan betyg 40 Kvalitetsbrister, klart sämre än förväntningar betyg 20 Pris Betyg för priskriteriet* tilldelas enligt följande metod; Lägst pris ges betyg 100 och övriga anbud ges betyg efter relationen mellan respektive pris och lägst pris. Följande betygsformel gäller; Lägst pris/aktuellt pris x 100 = betyg. *Utvärderingspriset: Pris är vad som anges för hela utvecklingsprogrammet tillsammans och i enlighet med de krav som ställs enligt avsnitt 5 Kravspecifikation och därtill hörande underliggande avsnitt samt därtill hörande specificering i avsnitt 3 Uppdragsbeskrivning Anbudssekretess Anbud är belagda med sekretess till dess beslut om tilldelning av kontrakt fattats eller upphandlingen avbrutits på annat sätt. Anbudsgivare bör därför i anbudet tydligt ange vilka uppgifter som bör omfattas av sekretess och på vilka grunder sekretess bör gälla. Kommunen gör en sekretessprövning vid varje tillfälle en handling begärs ut. Vidare kan kommunens sekretessbeslut komma att ändras efter överklagande. Observera att offentlighetsprincipen är grundlagsskyddad och är överordnad offentlighets- och sekretesslagen Underrättelse om beslut Efter anbudsprövning fattar kommunen ett tilldelningsbeslut, som visar vilken anbudsgivare kommunen avser teckna kontrakt med och hur utvärderingen gjorts. Tilldelningsbeslutet är ingen civilrättsligt bindande handling. Beslut om antaget anbud kommer att meddelas per e-post till samtliga anbudsgivare. Anbudsgivare skall därför ange i anbudet vilken e-postadress beslutet skall skickas till. Adress skall anges till behörig och i ärendet väl insatt person, inte till någon allmän adress Kontrakt Kontrakt kommer att tecknas först när avtalsspärren upphört och endast under förutsättning att allmän förvaltningsdomstol inte genom lagakraftvunnen dom/lagakraftvunnet beslut förordnar om åtgärder enligt LOU kap. 16. UPPHREVISION1215.WORD

6 2.14 Datum för anbudsöppning Tisdagen den 25 september Personer som är behöriga att närvara vid anbudsöppning Anbudet kommer att öppnas i närvaro av två av kommunledningsförvaltningen utsedda personer. 3 UPPDRAGSBESKRIVNING 3.1 Uppdrag och Omfattning Uppdraget är att inom ramen för kompetensutvecklingsprojektet under tiden till kommunen tillhanda utvecklingsprogram enligt följande; Handledning för Perstorps kommun betr framtagande av vision och värdegrund där förtroendevalda ingår som en grupp som medverkar i framtagandet. Programmet ska involvera kommunens ledande tjänstemän innefattande såväl chefer som förtroendevalda. Ledarutvecklingsprogram för ca 28 chefer fördelat på två grupper. Programmet ska innehålla strukturer för hur uppföljning ska ske mellan chef och senior chef. Programmet ska i slutskedet av processen inspirera till att bygga strukturer för fortsatt kontinuerligt lärande, värdestyrning och förnyelse. Strukturerna ska stärka samsyn och samspel över gränserna. I detta skede ska det skapas en plan för sjösättning och kvalitetssäkring. Utbildning av en projektledare och två processledare i tekniker och verktyg kopplat till teorier för utbildning av medarbetare inom olika fokusområden. I denna del ska till största delen det upplevelsebaserade lärandet vara pedagogiken. Till detta ska teorier kopplas och projektledare och proccesledarna ska introduceras inom dessa. Under projekttiden till projektledare och processledarna om behov uppkommer ge stöd, vara bollplank och idégivare. Se kravspecifikation, bilaga 1, där även fokusområdena specificeras. Internkonsulternas utbildning ska vävas samman med de övriga processerna. De interna konsulterna ska tränas i övningar och tränas i att lägga upp processer. Utbildningen ska förutom att internkonsulterna erhåller teorier innefatta involvering i planering, genomförande och uppföljning av insatser. Genom att lära med verkligheten som pedagogisk arena genereras en förebild för en lärande organisation. Internkonsulterna ska få kunskaper och erfarenheter i såväl teori, övningar som processer. Projektledare och/eller processledarna ska vara involverade och delta genom hela processen. UPPHREVISION1215.WORD

7 3.2 Krav på uppdraget och anbudsgivaren Krav på uppdraget är angivna i avsnitt 2.7 och bilaga 1, vilka skall besvaras/kommenteras. 4 KOMMERSIELLA VILLKOR 4.1 Avtalstid Avtalsperioden gäller fr o m t o m Pris Pris ska anges i svenska kronor exklusive mervärdesskatt. Priset ska anges för hela utvecklingsprogrammet i nedan redovisade delar tillsammans och i enlighet med de krav som ställs enligt avsnitt 5 Kravspecifikation med underliggande avsnitt och därtill hänvisade specificering i avsnitt 3 Uppdragsbeskrivning. Framtagande av vision och värdegrund. Ledarskapsutvecklingsprogram. Utbildning av tre interna konsulter för o Implementering av vision och värdegrund hos medarbetarma i organisationen. o Kunskap och kompetens i att stödja chefer/arbetsledare efter ledarutbildningens slut. o Kunskap och kompetens om beprövade verktyg och tekniker med kompetens att använda dessa för upplevelebaserad inlärning samt därtill hörande teoribildningar. Detta inom fokusområdena Bemötande, Medarbetarskap, Kommunikation, Effektivitet och Samarbete/Samverkan. Under projekttiden till projektledare och processledarna om behov uppkommer ge stöd, vara bollplank och idégivare. Priset skall vara totalkostnaden d v s inkludera samtliga kostnader enligt förfrågningsunderlaget. I totalkostnaden skall förberedelsetid för konsulten, resor och logi ingå. Priset skall anges netto. Priset d v s totalkostnaden får inte överstiga kronor. Takpriset bestäms av den budget som ligger till grund för hela utvecklingsprojektet. Priset skall inte specificeras i de olika delarna. Priset skall gälla fast under avtalstiden. Tilläggspris: Pris skall också anges för eventuella tillkommande uppdrag och grupper. Detta pris anges per dag (aktivt arbete med målgruppen) inkl förberedelsekostnad. Detta pris anges särskilt och ingår inte i anbudsutvärderingen vad gäller Pris (10 %). UPPHREVISION1215.WORD

8 4.3 Betalning Betalningsvillkor Om anledning till anmärkning mot fullgjord tjänst inte föreligger skall betalning erläggas inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag Dröjsmålsränta Dröjsmålsräntan debiteras enligt räntelagen Fakturering Fakturering sker efter genomförandet av varje av de tre delarna Handledning framtagande av vision och värdegrund. Ledarutvecklingsprogram för chefer Utbildning av en projektledare och två processledare Fakturan skall tillställas Perstorps Kommun, Ekonomikontoret, Perstorp Avgifter Kommunen betalar inga expeditionsavgifter, faktureringsavgifter eller andra avgifter som pålagts av leverantören eller tredje part Mervärdesskatt Mervärdesskatt skall särredovisas. 4.4 Ansvar och försäkringar Leverantören skall hålla kommunen skadeslös för all den skada som kan åsamkas kommunen på grund av leverantören. Detta innefattar även kommunens anställda, uppdragstagare och annan tredje man. Leverantören är skyldig att under avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring som täcker person- och sakskada. UPPHREVISION1215.WORD

9 5 KRAVSPECIFIKATION Bilaga Övergripande skall krav Delen framtagande av vision och värdegrund skall hållas i Perstorp. Delen ledarskapsutvecklingsprogram skall hållas max 60 km från Perstorp. Kunder med företagsnamn och organisation skall lämnas på genomförda liknande uppdrag som anbudslämnaren haft uppdrag hos. Utöver skallkraven enligt avsnitten Skallkrav utvecklingsprogram och Skallkrav konsult skall ansvarig konsult tillse att uppdraget utförs i enlighet med de specificerade delarna i avsnitt 3.1 Uppdrag och Omfattning. Anbudsgivaren skall ange den tid i form av konsulters arbete i organisationen som är planerad och därmed underlag för priset/totalkostnaden. Förberedelsetid för konsulten behöver inte anges Skall krav utvecklingsprogram Anbudsgivaren skall tydligt beskriva en utvecklingsprocess där verksamhet och utveckling hänger ihop. För att utväxling av programmen ska bli optimal och en stor utväxling i effektivitet ska ske när det gäller helheten ska samtliga program integreras i varandra d v s program och processer skall starkt hänga ihop. Anbudsgivaren ska ge en beskrivning av hur de olika programmen hänger ihop och stärker varandra mot målet en stark utväxling. Anbudsgivaren skall tydligt beskriva insatser för en djup och integrerad process. Anbudsgivaren skall ge en tydlig beskrivning av hur programmets intentioner säkerställs så de blir levande i verkligheten. Anbudsgivaren skall tydligt beskriva vilka processer, redskap och strukturer som ska implementeras för att generera ett livslångt lärande. Anbudsgivaren skall tydligt beskriva hur utvecklingsprocesserna med insatser blir reella och leder till en långsiktig effekt. Anbudsgivaren skall tydligt beskriva hur utvecklingsprocessen leder till ett ökat samspel och en samsyn mellan enheterna i kommunen. Anbudsgivaren ska påvisa och beskriva hur de metoder och dialogformer som används kan användas efter projektet för att fortsätta bidra till ökad samsyn och samarbete i organisationen vilken är en förutsättning för att skapa enad kraft mot visionen. UPPHREVISION1215.WORD

10 5.1.2 Skall krav på konsult Anbudsgivaren skall i anbudet beskriva sitt företags kapacitet och personella resurser samt bifoga dokument som styrker detta. Beskrivningen ska visa hur de personella resurserna säkerställer genomförandet av uppdraget Ansvarig konsult skall namnge den konsult eller de konsulter som ska användas i de olika specifika uppdragen/delarna. För att dels kvalitetssäkra aktiviteterna och processen, dels säkerställa en tydlig röd tråd genom hela utvecklingsprogrammet samt dels ge bättre förutsättningar för en kontinuerlig uppföljning och informationsöverföring skall inte mer än tre konsulter arbeta i projektet. Konsult för uppdraget skall ha dokumenterad kunskap om och erfarenhet av visions- och värdegrundsarbete samt handledning i framtagande av vision och värdegrund. Konsult för uppdraget skall ha dokumenterad erfarenhet av utvecklande av ledare och chefer inom offentliga organisationer. Konsult för uppdraget skall ha erfarenhet av implementering och metoder för implementering av vision och värdegrund hos medarbetare i en organisation. Konsult för uppdraget skall ha erfarenhet av utbildning av handledare i implementering av vision och värdegrund hos andra. Konsult för uppdraget skall ha erfarenhet och kunskap i att lämna stöd, vara bollplank och vara idégivare till andra och i detta projekt internkonsulterna. Konsult för uppdraget skall ha kunskap om och erfarenhet av pedagogiken upplevelsebaserat lärande. Konsult för uppdraget skall ha kunskap om och erfarenhet av samt ha beprövade tekniker/verktyg kopplat till teorier för upplevelsebaserat lärande för fokusområdena: Bemötande Medarbetarskap Kommunikation Effektivitet Samarbete/Samverkan 5.2 Övergripande bör krav Utbildningen av tre interna konsulter bör hållas max 100 km från Perstorp. Konsulterna som anlitas bör ha lång erfarenhet av att arbeta tillsammans. 5.3 Anbudets innehåll Anbudet skall innehålla; UPPHREVISION1215.WORD

11 En bekräftelse att ställda krav uppfylls enligt avsnitt 5.1 Kravspecifikation Övergripande skallkrav. Efterfrågade beskrivningar enligt avsnitt Kravspecifikation Skallkrav utvecklingsprogram. Redovisning enligt avsnitt och En bekräftelse att ställda krav uppfylls enligt avsnitt Kravspecifikation Skallkrav på konsult. Prisuppgift enligt avsnitt 4.2 Pris. Begärda dokument, kreditvärdering och årsredovisningar, enligt avsnitt 2.7 Prövning av anbudsgivare (uteslutning och kvalificering). Kundlista innebärande en lista med specifikation på utförda uppdrag hos tidigare kunder. TIDPLAN Utskick Anbudstidens utgång Datum för anbudsöppning Beslut Tilldelningsbeslut Skickas under vecka 40 UPPHREVISION1215.WORD