BP: s etikhandbok. Vår etikhandbok. Detta tror vi på

Transkript

1 Vår etikhandbok Detta tror vi på 1

2 Innehåll Inledning 5 Vad vår handbok handlar om 7 Vår handbok är baserad på fyra grundpelare 9 Nolltolerans mot vedergällning 10 Etik- och efterlevnadsavdelningens roll Avsnitt 1: Agera säkert, pålitligt och ansvarsfullt 11 Skydda hälsa, säkerhet och miljön Avsnitt 2: Människor i fokus Avsnitt 3: Våra företagspartners Avsnitt 4: De myndigheter och samhällen vi arbetar med Avsnitt 5: Våra tillgångar och finansiell integritet 13 Behandla människor rättvist och med värdighet och ge alla samma möjligheter 14 Skapa en respektfylld arbetsplats, fri från trakasserier 15 Skydda integritet och personuppgifter 17 Lämplig utväxling av gåvor och underhållning 20 Undvika intressekonflikter 22 Efterlevnad av konkurrens- och kartellagstiftning 24 Efterlevnad av handelsrestriktioner, exportkontroller och antibojkottlagar 26 Förhindra penningtvätt 27 Arbeta med leverantörer 29 Eliminera mutor och korruption 31 Möten med myndigheter 32 Engagera sig i samhällen och respektera deras värdighet och rättigheter 32 Kommunicera med investerare, analytiker och media 33 Vår hållning gentemot politiska aktiviteter 35 Korrekt och fullständig information, arkivering, rapportering och bokföring 37 Skydda BP: s tillgångar 39 Respektera immateriell egendom och skyddad information 40 Undvika insideraffärer 42 Använda våra digitala system på ett ansvarsfullt och säkert sätt Bilaga 44 Länkar till ytterligare information om specifika ämnen Register 46 2

3 Vi säger det som är sant. Vi gör det som är rätt. För att vara ett pålitligt företag, år efter år, måste vi arbeta efter en uppsättning konsekventa och höga standarder och följa dem i allt vi gör och säger, varje dag och överallt där vi arbetar 3

4 Välkommen till vår etikhandbok. Den innehåller grundläggande regler som vi alla måste följa inom BP och förklarar hur våra värderingar bör vägleda oss i alla beslut. Handboken innehåller även information om var du hittar mer detaljerade standarder och vägledning om särskilda ämnen. Den hjälper oss med andra ord att göra det rätta när vi står inför svåra beslut. Detta skapar förtroende och har en positiv effekt på dem vi kommer i kontakt med. Lagstiftningen varierar från land till land och vi måste alltid följa den, men som ett globalt företag måste vi göra mer än så. För att vara ett pålitligt företag, år efter år, måste vi arbeta efter en uppsättning konsekventa och höga standarder och följa dem i allt vi gör och säger, varje dag och överallt där vi arbetar. Alla vi på BP är, utan undantag, förpliktigade att följa och upprätthålla vår etikhandbok och vi måste alla komma ihåg att vi utsätter både oss själva och BP för fara om vi misslyckas med detta. Om du befarar att någon bryter mot vår handbok, eller helt enkelt är osäker på en viss situation, är det väldigt viktigt att du gör din röst hörd och ställer frågor eller går till någon med dina bekymmer med en gång. Inuti handboken finns mer information om olika sätt du kan göra detta på, t.ex. via vår konfidentiella hjälptelefon OpenTalk. Vårt anseende och våra framtida framgångar är beroende av att vi alla tar vårt eget ansvar för att ser till att vår handbok används och följs. Tillsammans kan vi visa världen att BP är ett företag som står enat tack vare starka värderingar ett företag som vi är stolta över att vara en del av. Vi säger det som är sant. Vi gör det som är rätt. Bob Dudley, koncernchef 4

5 Vad vår handbok handlar om Vår handbok ger oss de riktlinjer och stöd vi behöver för att utföra vårt arbete på ett etiskt och lagenligt sätt. Dessa två faktorer är avgörande för att vi ska lyckas. Vår handbok symboliserar vårt beslut och löfte om att göra det rätta, inklusive att respektera andras rättigheter. Genom att vara en del av BP accepterar du att hålla detta löfte. Om du inte gör det kan du utsätta dig själv, dina kollegor och BP för fara. Enkelt uttryckt är det ett tjänstefel att inte följa denna handbok, och det kan leda till disciplinära åtgärder och till och med avsked. Inga undantag kan göras för någon del av den här handboken utan föregående tillstånd, vilket visar att vi är fast beslutna att följa den. Detta samordnas av koncernens etik- och efterlevnadsansvariga, vilka erhåller nödvändiga tillstånd och ser till att lämpliga rapporter och framställanden görs. Detta omfattar sådana som krävs enligt gällande lagstiftning. Undantag kommer endast att göras under exceptionella förhållanden. Vem måste följa vår etikhandbok? Det kortfattade svaret på detta är samtliga. Det mer omfattande svaret är alla anställda och tjänstemän i alla helägda BP-företag, och i alla samriskbolag (joint venture) i den utsträckning som är möjlig och skälig med beaktande av BP: s deltagandenivå. I situationer där BP inte har total kontroll över ett joint venture-bolag gör vi allt vi skäligen kan för att se till att joint venture-bolag och joint venture-partner följer liknande principer. Vi försöker också samarbeta med tredjeparter som arbetar enligt principer som liknar de i denna handbok. Detta omfattar, där så är möjligt, att genom avtal åta sig att följa tillämplig lagstiftning och att arbeta i linje med vår handbok. Vi förväntar oss att alla våra entreprenörer och deras anställda handlar i enlighet med vår handbok och följer bestämmelserna i den. Vi kommer att överväga att säga upp avtal om vi tror att de inte har uppfyllt våra standarder eller sina avtalsmässiga förpliktelser. Om du leder andra Du har ytterligare ansvar enligt vår handbok: Vara en förebild inom etiskt ledarskap. Vara en förebild inom säkerhetsrelaterat ledarskap och skapa en miljö där människor enkelt kan uppfylla våra säkerhetsvärderingar. Stödja etik- och efterlevnadsverksamhet inom BP. Se till att alla dina gruppmedlemmar förstår kraven i vår etikhandbok, samt i lokal lagstiftning, och har de resurser som krävs för att följa dem. Se till att dina gruppmedlemmar tar sitt ansvar och handlar etiskt, samt följer vår handbok och gällande lagkrav. Se till att handboken verkställs på ett konsekvent sätt. Se till att lämpliga kontroller av efterlevnaden införs i organisationen. Ge dem du ansvarar för det stöd de behöver för att ställa frågor och ta upp etiska problem genom att uppmuntra dem att göra sina röster hörda ta itu med bekymmer så snart du får reda på dem se till att de som yttrar sig inte drabbas av någon form av vedergällning. Följa lagen, vara normgivande Eftersom BP är verksamt i över 80 länder kan vår handbok inte täcka alla olika lagar, gällande regler och andra juridiska krav. Därför är det viktigt att du själv är väl insatt i vad som gäller där du arbetar. Först och främst måste vi följa all gällande lagstiftning. Om ett lagkrav skiljer sig från vår handbok, ska du alltid välja att följa den standard som är mest strikt. Om du har några frågor kan du kontakta din linjechef, HR, juridikavdelningen, eller etik- och efterlevnadsavdelningen. En starkt reglerad miljö omger BP: s affärsverksamhet, som ibland också innebär samverkan med andra BP-företag. Det är av största vikt att alla våra affärer, och eventuella andra sammanhängande aktiviteter, genomförs enligt regelverken för handelskontroll och efterlevnad. Riktlinjerna för global handel bygger på vår handbok inom detta område. De anger den standard för beteende och integritet som gäller för samtliga som är verksamma inom handelsområdet på BP. Kontakta etik- och efterlevnadsavdelningen om du behöver hjälp med detta. 5

6 Framför allt ska du tänka på att vår handbok endast är grundläggande. Den kan inte möjligt behandla alla tänkbara situationer, och den kan aldrig ersätta ett gott omdöme och ett korrekt beteende. Få den information du behöver För att du ska kunna hitta mer information om olika ämnen finns ytterligare resurser angivna i handboken de är markerade med symbolen. Du hittar även länkar till specifika dokument/webbplatser i bilagan. och svaren på dina frågor För att du ska kunna få en insikt i hur handboken fungerar i praktiken, innehåller alla avsnitt en sektion med frågor och svar så som visas här. Vår handbok förändrar inte villkoren för din anställning. Den anger vad som förväntas av alla på BP och hjälper oss att handla med ansvar och respekt. I det här dokumentet avser ord och fraser som t.ex. BP, vårt företag och företaget vanligen företagen i BP-koncernen. 6

7 Vår handbok är baserad på fyra grundpelare 1 Det vi gör Vi levererar energi globalt. Vi upptäcker, utvecklar och framställer viktiga energikällor. Vi förvandlar dessa energikällor till produkter som människor har behov av överallt. Världen behöver energi och detta behov ökar ständigt. Denna energi har många former. Den är, och kommer alltid att vara, livsnödvändig för människor och utveckling över hela världen. Vi förväntas att hålla en hög standard inom det vi gör. Vi strävar efter att vara säkerhetsledande i vår bransch, en aktör i världsklass, en god företagsmedborgare och en bra arbetsgivare. Vi är BP. 2 Det vi står för Vårt sätt att leverera energi globalt är mycket viktigt för oss. Det innebär först och främst att vi bedriver vår verksamhet på ett säkert och kompetent sätt. Detta är grundläggande för vår framgång. Vår strategi bygger på respekt, konsekvent handlande och mod att göra det rätta. Vi tror att framgång kommer från våra anställdas energi. Vi är fast beslutna att lära oss mer och att göra saker bättre. Det är oumbärligt för oss att utveckla och använda den bästa tekniken och att skapa långvariga relationer. Vi strävar efter att verkligen göra skillnad när det gäller att tillhandahålla den energi som behövs, både i världen i dag och i morgondagens föränderliga värld. Vi arbetar som en grupp. Vi är BP. 3 Det vi värdesätter Säkerhet Säkerhet är en bra affär. Allt vi gör bygger på att vår arbetskraft och de samhällen där vi verkar är säkra. Vi är måna om en säker förvaltning av miljön. Vi arbetar för att leverera energi globalt på ett säkert sätt. Respekt Vi respekterar vår omvärld. Detta börjar med att vi följer lagar och bestämmelser. Vi följer stränga etiska standarder och uppträder på ett sätt som får andra att känna förtroende för oss. Vi förlitar oss på de relationer vi har och visar respekt för varandra och alla andra som vi arbetar med. Vi värdesätter en mångfald av människor och åsikter. Vi bryr oss om vilka konsekvenser, stora som små, som vårt handlande får på dem omkring oss. Skicklighet Vi arbetar i en farlig bransch och strävar efter högsta kompetens genom en systematisk och disciplinerad hantering av verksamheten. Vi följer och upprätthåller de regler och standarder som vi har angett för vårt företag. Vi åtar oss att leverera ett kvalitetsresultat och vill alltid lära oss mer och förbättras. Om något är fel rättar vi till det. Mod Det vi gör är sällan enkelt. För att nå optimala resultat krävs det ofta mod att möta svårigheter, våga säga ifrån och hålla fast vid det vi tror på. Vi strävar alltid efter att göra det rätta. Vi utforskar nya sätt att tänka och är inte rädda för att be om hjälp. Vi är ärliga mot oss själva och ber aktivt om feedback från andra. Vi strävar efter att lämna efter oss något bestående, trots alla kortsiktiga prioriteringar som finns i världen i dag. En grupp Oavsett hur stark individen är uppnår vi mer tillsammans. Vi sätter gruppen före våra individuella framgångar och strävar efter att öka gruppens kompetens. Vi litar på att vi alla kan åstadkomma det vi har åtagit oss. 7

8 4 Göra din röst hörd Vi har alla ett gemensamt ansvar att göra våra röster hörda så snart vi har en fråga om vår etikhandbok eller tror att den har överträtts. Det vi gör är sällan enkelt. Vi behöver ha mod för att göra våra röster hörda och alltid sträva efter att göra det rätta. Det innebär att du alltid måste be om hjälp när du har en fråga om vår handbok eller tror att den inte följs. Om du får reda på att någon har brutit mot, eller kan komma att bryta mot, vår handbok eller mot lagen, så måste du rapportera detta omedelbart oavsett om det berör dig själv, din chef eller någon helt annan. I vår standard för rapportering av bedrägerier och tjänstefel (Fraud and Misconduct Reporting Standard) finns mer information om rapportering av händelser en länk till den finns i bilagan. Rapportera akuta problem som t.ex. säkerhetsrisker lokalt om du kan, för att få snabbast möjliga reaktion. Vi åtar oss att alltid utreda alla potentiella brott mot handboken samt frågor som tas upp, och vi behandlar dessa rättvist och ansvarfullt. För att undvika att ett problem utvecklas till en kris bör du be om råd eller hjälp så fort du kan. Du kan välja mellan att: Tala och gå igenom saken med din linjechef vilket oftast är det bästa alternativet. Ta upp det med din etik- och efterlevnadsansvariga. Ta kontakt med juridikavdelningen, HR eller etik- och efterlevnadsavdelningen. Kontakta OpenTalk om du inte känner att du kan kontakta någon av ovanstående personer eller avdelningar. OpenTalk ger dig möjlighet att på ett konfidentiellt sätt ställa frågor och få svar på dina bekymmer i frågor som rör etik, efterlevnad eller andra krav i vår handbok. Denna hjälptelefon sköts av ett oberoende företag och finns tillgängligt för dig dygnet runt, året runt. Stödlinjen OpenTalk kan hantera samtal på över 75 språk. När du kontaktar OpenTalk (vilket du i de flesta jurisdiktioner kan göra anonymt) kommer telefonisten att lyssna på ditt problem eller din fråga, vid behov ställa förtydligande frågor, och därefter skriva en sammanfattande rapport om samtalet. Sammanfattningen kommer sedan att överlämnas till OpenTalkteamet på BP för utvärdering och ytterligare lämpliga åtgärder. Du når OpenTalk på följande telefonnummer: +44 (0) i Storbritannien i USA mottagaren betalar samtalet och det är kostnadsfritt för dig. En fullständig lista över alla lokala nummer finns på: Du kan också skicka in en rapport via webbplatsen på: Brott mot vår etikhandbok måste rapporteras på: 8

9 Nolltolerans mot vedergällning Vår nolltolerans mot vedergällning går väl ihop med vår åsikt att det alltid är rätt att göra sin röst hörd. Om du i god tro och välmening uttalar dig om ett problem eller rapporterar tjänstefel eller deltar i en utredning av ett etik- och efterlevnadsärende åtlyder du vår handbok. BP tolererar aldrig och under inga omständigheter att du utsätts för vedergällning. Vi betraktar vedergällning som tjänstefel, och då ett sådant uppförande kan verifieras kan det också leda till disciplinära åtgärder och till och med avsked. Vedergällning kan ha många skepnader, allt från att bli ignorerad till att bli felaktigt avskedad. Det kan också handla om hot för att förhindra att du rapporterar ett möjligt regelbrott. Vi tar alla anmälningar om vedergällningshandlingar på allvar, undersöker dem med omsorg och vidtar lämpliga åtgärder. Om du anser att du eller någon som du känner har blivit utsatt för vedergällningshandlingar ska du kontakta OpenTalk, koncernens etik- och efterlevnadsansvariga eller en representant från HR- eller juridikavdelningen omgående. F. Ska jag säga något? Det känns som att jag borde ringa OpenTalk, men det känns nervöst. Min linjechef sade till mig att göra något som jag tycker är farligt och som kanske till och med är olagligt. Jag är rädd att han kan göra det verkligt jobbigt för mig om jag säger något. Vad ska jag göra? S. Det är viktigt att du får tala med någon om den här saken som kan vara verkligt allvarlig. Du kan lita på att alla samtal till OpenTalk är konfidentiella. Och om någon mot förmodan skulle utsätta dig för vedergällning ska du omedelbart ta upp det. Vedergällning tolereras inte och åtgärder kommer omedelbart att vidtas. F. Är det någon som hämnas på mig? För tre månader sedan kontaktade jag OpenTalk anonymt. Jag var oroad för att min gruppledare kanske hade sett till att ett företag som ägs av en vän till honom vann en anbudsgivning. Det undersöktes, och jag vet att någon form av åtgärd vidtogs. Efter det har de andra i min grupp slutat att prata med mig, jag får inte några kopior av viktiga meddelanden och jag är orolig att det här kommer att påverka mina prestationer. Jag tror att mina kollegor vet att jag anmälde vår gruppledare till OpenTalk och hämnas på mig. S. Det här kan mycket väl handla om vedergällning, så du måste se till att något görs. Om du inte känner att du kan prata med din gruppledare kan du kontakta en HR-representant, din gruppledares chef, juridikavdelningen, etik- och efterlevnadsavdelningen eller OpenTalk. En grundlig undersökning kommer att göras för att ta reda på vad som gör att dina kollegor agerar så här. Om undersökningen visar att det handlar om vedergällning, kommer lämpliga åtgärder att vidtas. 9

10 Etik- och efterlevnadsavdelningens roll BP har en oberoende avdelning vars uppgift är att administrera och övervaka etik- och efterlevnadsprogrammet under ledning av koncernens etik- och efterlevnadsansvariga. Etik och efterlevnad Har en oberoende syn på de betydande risker som BP står inför inom etik och efterlevnad, var sådana risker kan uppstå och vilka åtgärder som ska vidtas. Bedömer BP: s ledarskapsstil och etiska kultur och säkerställer att högsta möjliga etiska standard efterlevs. Anger förväntningarna för de aktuella delarna i BP: s etik- och efterlevnadsprogram, t.ex. struktur, standarder, processer, system, verktyg, utbildning och kommunikation. Stöder BP: s verksamheter och funktioner vid införande av program som syftar till att uppfylla etiska och juridiska krav och hantera/minska identifierade risker inom etik och efterlevnad. Avbryter alla transaktioner eller aktiviteter som skulle kunna utgöra brott mot BP: s etikhandbok eller tillämplig lagstiftning. Hjälper anställda och andra att lösa etiska dilemman och efterleva BP: s etikhandbok och standarder samt tillämplig lagstiftning. Driver OpenTalk och säkerställer att relaterade utredningar följer koncernens standard för rapportering av bedrägerier och tjänstefel. Genomför oberoende utredningar av etik- och efterlevnadsfrågor där så är lämpligt. Anlitar och ger jurister i uppdrag att bedriva utredningar och tillhandahålla annan support till BP: s etikoch efterlevnadsprogram. Stöder och assisterar verksamhetschefer och funktionella chefer för att säkerställa konsekventa disciplinära rutiner för brott mot BP: s etikhandbok, samt ser till att etik och efterlevnad införlivas i prestationsutvärderingar och andra HR-processer. Övervakar BP: s etik- och efterlevnadsprogram objektivt och bedömer hur lämpliga de är när det gäller att hantera/minska betydande risker för koncernen inom etik och efterlevnad, samt rekommenderar förbättringar där så är lämpligt. Gör en objektiv bedömning av BP: s etik- och efterlevnadsprogram för att se om de uppfyller intressenternas krav (inklusive lagkrav). Representerar BP i möten med tillsynsmyndigheter och regeringsföreträdare om frågor kring etik och efterlevnad. Tillhandahåller periodvisa bedömningar av och rapporter om BP: s etik- och efterlevnadsprogram till ledningen, styrelsens kommitté för säkerhet, etik och miljösäkring, och till huvudstyrelsens revisionskommitté. 10

11 Avsnitt 1: Agera säkert, pålitligt och ansvarsfullt Allt vi gör bygger på att vår arbetskraft och de samhällen där vi verkar är säkra. Att skydda vår egen säkerhet liksom säkerheten för våra kollegor och alla andra vi kommer i kontakt med har högsta prioritet för oss. Vi är också fast beslutna att skydda miljön och respektera rättigheterna och värdigheten för de samhällen världen över där vi är verksamma. Vi arbetar i en farlig miljö och strävar efter högsta kompetens och en systematisk och disciplinerad hantering av verksamheten. Våra ledare har ansvar för att vara förebilder inom säkerhetsrelaterat ledarskap och skapa en miljö där människor enkelt kan uppfylla våra säkerhetsvärderingar. Våra mål för hälsa, säkerhet och miljö (HSSE) är att inga olyckor ska ske och att varken människor eller miljö ska skadas. Hälsa, säkerhet och miljö i fokus Vi har alla ett gemensamt ansvar för att skydda människors hälsa och värna om säkerheten och miljön (HSSE). Det omfattar alla på BP och alla andra som berörs av vår verksamhet. Detta är mycket viktigt för att respektera deras rättigheter och för att vi ska nå framgång. Vi arbetar hårt för att förbättra den påverkan vi har på miljö och hälsa genom att: minska avfall, utsläpp och restprodukter använda energi på ett effektivare sätt minska exponeringen för hälsorisker på arbetsplatsen tillverka säkra produkter av hög kvalitet. Vi sätter också upp mätbara prestationsmål för HSSE i våra affärsplaner, som vi alla är inriktade på att uppnå. Person- och processäkerhet handlar om mer än att bara följa regler. Vi måste alla vara medvetna om säkerhetsrisker när vi jobbar. Inget är så viktigt att vi inte kan ta oss tid att göra det på ett säkert vis. Du ska alltid Agera så att du prioriterar dina kollegors säkerhet och välbefinnande först. Följa tillämplig lagstiftning och de krav som anges i ditt lokala ledningsinformationssystem eller i programmet för kontorssäkerhet. Avbryta arbete som du anser är osäkert, som kan vara hälsovådligt eller som sannolikt kommer att leda till skador för miljön. Åta dig arbete endast om du är kompetent, medicinskt kapabel och tillräckligt utvilad och alert för att klara av det. Se till att du känner till alla rutiner för nödsituationer som gäller där du arbetar. Hjälpa till att kontrollera att alla som arbetar tillsammans med dig anställda, entreprenörer och underleverantörer agerar enligt våra HSSE-och driftsåtaganden. Respektera kunskaperna hos dem som har säkerhetskritiska roller. Rapportera alla olyckor, sjukdomar, osäkra eller ohälsosamma förhållanden, incidenter, spill, oplanerade utsläpp i miljön eller uppenbara brott mot lagen eller BP: s krav till den lokala BPledningen så att åtgärder omgående kan vidtas. Du ska aldrig anta att någon annan kommer att rapportera en risksituation eller ett problem. Fråga om hjälp och be om råd om du är osäker på HSSE- och driftsansvaret, eller om du är bekymrad över ett möjligt eller faktiskt brott mot lagen eller BP: s krav på arbetsplatsen. 11

12 Du får aldrig Arbeta när du är påverkad av alkohol, narkotika eller läkemedel, oberoende av om medicinen är receptfri eller receptbelagd. Hota, skrämma eller uppträda våldsamt mot andra på arbetsplatsen eller i de samhällen där vi är verksamma. Ta med dig vapen inklusive vapen för sportskytte och liknande till BP: s lokaler och anläggningar eller använda vapen någonstans över huvud taget där du arbetar för BP, såvida du inte har fått godkännande för att göra detta. Dessa förbud, och kravet på godkännande, gäller inte på de platser där tillämpningen och verkställandet av dem skulle strida mot gällande lagstiftning på den aktuella platsen. Tillståndsproceduren inleds genom att en skriftlig begäran skickas till den regionala säkerhetsrådgivaren. För anläggningar i USA krävs godkännande från vice vd, koncernens säkerhetsavdelning samt BP Americas vd. För anläggningar utanför USA krävs godkännande från enhetschefen för strategiska resultat eller motsvarande. Ytterligare information Vårt mål är att försöka hantera risker inom drift och HSSE på ett systematiskt sätt och att förbättra resultaten med hjälp av ledningsinformationssystemet för driftsenheter och programmet för kontorssäkerhet för kontorsarbetare. Länkar till ledningsinformationssystemet och programmet för kontorssäkerhet finns i bilagan. Besök vår webbplats för säkerhet och operativa risker om du vill veta mer om HSSE i BP, ledningsinformationssystemet och programmet för kontorssäkerhet (samt information om hur ledningsinformationssystemet och programmet för kontorssäkerhet tillämpas). Mer information finns i bilagan. Du hittar mer information om digitala säkerhetsåtgärder i avsnittet Använda våra digitala system på ett ansvarsfullt och säkert sätt i denna handbok. Om du har frågor eller bekymmer när det gäller säkerhet och drift har du många olika möjligheter att yttra dig. Du kan till exempel tala med din linjechef eller en annan kollega. Om du hellre vill prata konfidentiellt med en neutral person kan du kontakta OpenTalk. F. Borde jag avbryta arbetet? Blir jag bestraffad om jag avbryter arbetet när jag är orolig för säkerheten eller miljörisker? S. Nej. Vi uppmuntrar alla anställda att avbryta arbete som de tror är osäkert eller arbete som kan orsaka miljöskador. Vi tolererar inte vedergällning mot någon som gör detta i god tro. Vi vill att BP ska vara en säker arbetsplats för alla. Det är alltid bättre att tänka efter i förväg. Om du inte känner dig bekväm med att diskutera situationen med din linjechef, kan du använda OpenTalk eller någon av de andra resurserna som finns tillgängliga för dig, t.ex. juridikavdelningen, din lokala HSSE-grupp, HR eller etik- och efterlevnadsavdelningen. F. Ska jag rapportera ett litet spill? Vi hade just ett litet spill bara några liter. Ska jag rapportera det? S. Ja. Rapportera alla spill eller utsläpp av kolväten eller kemikalier, hur litet det än är. Berätta det omedelbart för din linjechef så att vi kan vidta åtgärder, rapportera det internt och externt efter behov, och undersök orsakerna så att vi kan förhindra att liknande saker händer i framtiden. 12

13 Avsnitt 2: Människor i fokus Vi är en och samma grupp. Oavsett den enskildes styrka uppnår vi mer tillsammans. Vi sätter gruppen före våra individuella framgångar och strävar efter att öka dess kompetens. Vi litar även på att vi alla kan åstadkomma det vi har åtagit oss. Vi strävar efter att skapa en arbetsplats som kännetecknas av respekt för människors rättigheter, ansvar, kompetens och ömsesidigt förtroende. Vi sätter värde på en mångfald av människor och åsikter. Vi anser att alla ska ha samma möjligheter. Vi rekryterar, väljer ut och utvecklar vår personal baserat på meriter, och här spelar ras, hudfärg, nationalitet, religion, kön, ålder, sexuell läggning, könsidentitet, civilstånd, funktionshinder eller andra egenskaper som skyddas av tillämplig lagstiftning ingen som helst roll. Vi arbetar ärligt och hederligt enligt gällande lagstiftning och tillsammans med fackföreningar och andra organisationer som våra anställda gemensamt väljer för att företräda dem. Behandla människor rättvist och med värdighet och ge alla samma möjligheter Våra anställda är en av våra största tillgångar. Vi värdesätter en mångfald bland människor och tankar, och vi betraktar varje anställd som en viktig medlem i en och samma BP-grupp. Vi strävar efter att alla hos BP och alla vi kommer i kontakt med ska behandlas rättvist, respektfullt och värdigt, och aldrig diskrimineras på minsta vis. Vår ambition är att du som BP-anställd ska: veta vad som förväntas av dig i din yrkesroll ha utvärderingssamtal som är öppenhjärtiga och konstruktiva få den hjälp du behöver för att utveckla din kompetens bli uppskattad och rättvist kompenserad för dina insatser bli hörd och vara engagerad i arbetet med att förbättra gruppens resultat få hjälp med att hantera dina individuella prioriteringar. Du ska alltid Basera dina beslut vad gäller rekrytering, urval, utveckling och befordran av anställda med utgång från meriter. Basera dina beslut på deras behörighet, bevisade kompetens och meriter. Förvänta dig att andra parter som du arbetar med (t.ex. entreprenörer, agenter och joint venturebolag) uppträder i enlighet med våra standarder om rättvis behandling och jämlikhet. Följa tillämplig arbetsgivar- och anställningslagstiftning. Rapportera brott mot lagen eller den här etikhandboken som du får kännedom om och samarbeta med företagets utredningar. Be om råd om du har något problem, vare sig det gäller dig själv, dina underställda eller andra personer. Du får aldrig Tillåta att ras, hudfärg, religion, kön, ålder, nationalitet, sexuell läggning, könsidentitet, civilstånd, funktionsnedsättning eller andra egenskaper som skyddas av tillämplig lagstiftning påverkar dina bedömningar i fråga om rekrytering, urval, utveckling och befordran av anställda. Barn- och tvångsarbete Vår strävar efter att helt eliminera alla former av tvångsarbete och att avskaffa barnarbete fullständigt. Du ska alltid Vara uppmärksam på eventuella tecken på barnarbete eller tvångsarbete i vår egen verksamhet eller i verksamheten hos andra parter som utför arbete åt oss. Rapportera dem till BP: s ledning, HR eller juridikavdelningen. Bekräfta att våra entreprenörer och andra tredje parter som utför arbete åt oss förstår att vi förväntar oss att varken barnarbete eller tvångsarbete används i det arbete de utför åt BP. 13

14 Du får aldrig Anställa barn- eller tvångsarbetare. Ytterligare information Om du vill ha mer information om våra policyer och program för mångfald och delaktighet ska du kontakta din lokala mångfalds- och delaktighetskoordinator eller HR-avdelningen. Om du har frågor om jämlikhet eller mångfald är du välkommen att kontakta ett HR-ombud. Om du är bekymrad och tror att du har hittat punkter där vår etikhandbok strider mot lagstiftning och sedvanor på den plats där du arbetar ska du kontakta din linjechef, HR, juridikavdelningen eller etik- och efterlevnadsavdelningen. Om du vill tala konfidentiellt med en neutral person kan du kontakta OpenTalk. F. Ska vi neka kvinnor? Jag arbetar i ett land där kvinnor inte får söka de jobb vi erbjuder på BP. Om vi väljer ut kvinnor som kandidater till vår statsägda JV-partner vet vi att de kommer att bli avvisade. Ska vi neka dem? S. Nej. Om vi inte accepterar kvinnor skulle det visa att vi stödjer diskriminering. Du bör fortsätta att skicka fram alla de bästa kandidaterna, oberoende av att de sedan avvisas. Att föregå med gott exempel kan leda till positiva förändringar i framtiden. F. Måste jag kalla ensamstående föräldrar till intervju? Jag anser att en ledig plats i min grupp skulle vara helt fel för en ensamstående förälder eftersom jobbet kräver många resor. Det handlar inte om någon fördom, utan en ren praktisk fråga. Måste jag då intervjua kandidater som är ensamstående föräldrar bara för att man ska det? S.Din plikt är att intervjua alla kandidater som är kvalificerade för platsen dina personliga åsikter har inte något att göra med detta. Antaganden av den här sorten strider mot våra principer och kan till och med vara olagliga. Det är även viktigt att inse att det finns en risk att förbise den bästa personen för jobbet om inte alla lämpliga kandidater intervjuas. Hos BP betyder jämlikhet helt enkelt jämlikhet för alla. Skapa en respektfylld arbetsplats, fri från trakasserier Alla vid BP har rätt till rättvis behandling, hövligt bemötande och respekt. Vi tolererar absolut inte någon som helst form av övergrepp eller trakasserier riktade mot anställda, entreprenörer, leverantörer, kunder eller andra som vi möter. Det är förbjudet att använda ovårdat eller olämpligt språk vid utvärderings- och utvecklingssamtal. Däremot räknas det vanligtvis inte som trakasserier eller kränkande behandling om det förekommer utvärderings- och utvecklingssamtal i syfte att förbättra arbetsinsatsen eller förändringar i beteende. Du får aldrig Agera på ett sätt som rimligen kan betraktas som stötande, skrämmande, elakt, diskriminerande eller förolämpande. Trakassera en kollega sexuellt genom att göra oönskade sexuella närmanden, begära sexuella tjänster och/eller fysisk kontakt eller agera på annat olämpligt och sexuellt vinklat sätt. Trakasserier behöver inte äga rum på arbetsplatsen eller beröra en BP-anställd för att utgöra såväl ett brott mot vår etikhandbok som ett lagbrott. Delta i någon som helst form av trakasserier som: skapar en fientlig eller skrämmande arbetsmiljö, inklusive tillfällen då anställda kan känna sig tvingade att nyttja olämpliga arbetsmetoder för att passa in påverkar en enskild persons arbetsresultat på ett orimligt sätt påverkar en enskild persons möjlighet till anställning. Förnedra, förminska eller såra någon. Förolämpa en person eller berätta rasistiskt, etniskt, religiöst, funktionsnedsättningsrelaterat, åldersrelaterat eller sexuellt anstuckna skämt. Komma med nedsättande kommentarer om sexuell läggning. Ta bort eller förvanska godkända anslag från av BP godkända intressegrupper eller 14

15 affärsresursgrupper. Distribuera eller visa upp anstötligt material, till exempel olämpliga bilder, teckningar, karikatyrer och symboler. Missbruka andras personliga information. Komma med osanna påståenden om annan person eller BP. Sprida illasinnade rykten eller distribuera anstötlig, förnedrande eller diskriminerande information, oberoende av metod. Det här är bara några exempel. Det spelar ingen roll i vilken form trakasserierna och den kränkande behandlingen förekommer, hos BP hör det inte hemma. Ytterligare information Mer information om våra policyer kring trakasserier finns på HR-webbplatsen länken finns i bilagan. Se avsnittet Agera säkert, pålitligt och ansvarsfullt i den här handboken för information om att hantera våld på arbetsplatsen. Om du ser eller själv upplever någon form av trakasserier eller övergrepp ska du anmäla detta till din linjechef eller HR, eller kontakta OpenTalk. Vi litar på att du anmäler sådana allvarliga problem omedelbart så att vi kan ingripa direkt. Vår nolltolerans mot vedergällning skyddar den som med goda avsikter gör en anmälan om ett faktiskt eller möjligt regelbrott, antingen mot vår etikhandbok eller mot lagen. F. Hur ska jag klara av min chef? Jag känner mig illa till mods när min chef bjuder ut mig för att ta en drink eller pratar om otrohetsaffärer när ingen annan är i närheten. Vad ska jag göra? S. Om du känner att du inte kan ta upp frågan med din chef, ska du tala med din rådgivare på HR. Rådgivaren kommer att vidhålla förtroendet i den mån det är möjligt samtidigt som åtgärder vidtas för att stoppa det olämpliga beteendet. Du kan också ta kontakt med OpenTalk eller någon annan resurs som du kanske har på platsen. F. Hur ska jag hantera mobbningen på min arbetsplats? Det finns en hörselskadad person i vår grupp som pratar lite annorlunda än vad vi gör. En del av mina kollegor hånar och skämtar om personen utan att personen ser det. Jag tycker att det är respektlöst, och dessutom dåligt för arbetsgruppen, men vad kan jag göra? S. Den här typen av beteende är helt oacceptabelt. Du kan försöka vädja till arbetskamraternas känsla för vad som är rätt och riktigt. Du kan också ta upp ditt bekymmer med en rådgivare på HR-avdelningen som är utbildad för att hantera sådana här situationer. En annan möjlighet är att kontakta OpenTalk eller någon annan resurs på platsen. F. Har min chef brutit mot vår etikhandbok? Jag och chefen hade ett utvärderingssamtal igår, och chefen sade att jag måste förbättra mina resultat och uppfylla vissa mål under de närmaste 60 dagarna, annars kommer jag att bli uppsagd. Jag tycker att chefen har fel, och jag kände mig hotad. Har de brutit mot vår etikhandbok? S. För att hjälpa alla anställda att bli så duktiga som möjligt förväntas cheferna hos BP att ge gruppmedlemmarna rättfram feedback, på ett konstruktivt och respektfullt sätt. Du behöver diskutera din situation med både din chef och ditt HR-ombud så att de kan klargöra exakt vad problemet är och vilka förväntningar på dig som finns. Om din chef använde ovårdat eller olämpligt språk är det emellertid fråga om ett regelbrott, och du bör rapportera händelsen till HR, chefens överordnade eller OpenTalk. Skydda integritet och personuppgifter Vi värnar om människors integritet och vidhåller sekretessen för personuppgifter. Vi kommer endast att samla in och spara personuppgifter som vi behöver för att BP ska kunna fungera effektivt och för att följa gällande lagar. Eftersom vi respekterar en enskild persons rätt till ett privatliv är vi normalt inte intresserade av vad anställda gör på sin fritid förutsatt att detta inte försämrar arbetsresultaten eller utgör ett hot mot BP: s goda anseende eller legitima affärsintressen. 15

16 Du ska alltid Klassificera personuppgifter som konfidentiella. Begränsa tillgång till individer med lämplig behörighet som har ett tydligt behov ur affärssynpunkt att ta del av informationen. Använda personuppgifter som du är behörig att ta del av enbart för sådana syften som berörd individ känner till eller förväntar sig hanteringen ska vara rättvis och integriteten bevaras. Behålla personuppgifter endast så länge som är nödvändigt för att uppnå det legitima syfte som de samlades in för eller för att uppfylla ett juridiskt, regelmässigt eller legitimt affärsbehov. Vara uppmärksam på eventuella lokala integritetslagar, i synnerhet om personuppgifter ska sändas utanför ursprungslandet. Kontakta din rådgivare i integritetsfrågor eller dataskyddskoordinatorn om du behöver undersöka om vissa lagar och föreskrifter påverkar din aktivitet. Vara objektiv när du skriver kommentarer som berör individer, och tänka på att dokument som innehåller kommentarer kan komma att offentliggöras. Alla personuppgifter, inklusive dina åsikter, bör vara relevanta, lämpliga, korrekta och försvarliga. Vara omsorgsfull och diskret när du använder elektroniska medier. Kom ihåg att information som skapas eller lagras på datorer eller andra elektroniska enheter eventuellt inte är säker eller privat. Den kan även läsas, övervakas eller granskas när som helst utan föregående meddelande i enlighet med lokala lagar och föreskrifter. Behandla personuppgifter i enlighet med BP: s regler rörande informationssekretess, som reglerar hur BP-koncernen gemensamt hanterar personuppgifter. Du hittar denna regelsamling på juridikwebbplatsen länken finns i bilagan. Du får aldrig Försöka få tillgång till personlig information som du inte är behörig att inneha eller läsa, eller om du saknar giltig anledning att inneha eller läsa den. Lämna ut personuppgifter till någon inom eller utanför BP utan att kontrollera att det är lämpligt att lämna ut den. Var noga med att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder. Ytterligare information Du kan läsa mer om att skydda personlig information i Skydda BP: s tillgångar och Använda våra digitala system på ett ansvarsfullt och säkert sätt i den här regelsamlingen. Mer information om integritet och personuppgifter hittar du i avsnitten Undvika intressekonflikter och Vår hållning gentemot politiska aktiviteter. Fler riktlinjer för personligt bruk av digitala system finns i Använda våra digitala system på ett ansvarsfullt och säkert sätt. Mer information om hur länge information får arkiveras hittar du i Korrekt och fullständig information, arkivering, rapportering och bokföring. Du hittar all information du behöver plus svar på vanliga frågor om integritet och personuppgifter på juridikwebbplatsen adressen finns i bilagan. Om du vill ha mer information om integritetskraven kan din integritetsrådgivare eller dataskyddsansvarige hjälpa till. F. Vad ska jag göra med de konfidentiella uppgifterna? Jag hittade en rapport i kopiatorn som innehåller mängder av konfidentiell HR-information, bland annat om lönerna för vår grupp. Jag vill inte sätta någon annan i klistret, men jag tycker inte att det är rätt att den här sortens information glöms kvar så att alla kan läsa den. Vad ska jag göra? S. Du bör omedelbart lämna tillbaka rapporten till HR i oläst skick och sedan rapportera vad du hittade och vad du sedan gjorde till din lokala integritets- och dataskyddsansvarige. Brottet måste även registreras i databasen över regelbrott (mer information finns i bilagan). Skyddet av integritet och personuppgifter är var och ens ansvar som gäller samtliga BP-anställda. De som lämnade kvar dokumenten i kopiatorn kommer att få hjälp att förstå sin plikt när det gäller att skydda information om anställda (och kunder) hos BP. 16

17 Avsnitt 3: Våra företagspartners Alla kan ha fördel av affärsrelationer som bygger på tillit och ärliga diskussioner. De är avgörande för vår framgång. Vi måste förstå våra intressenters behov och arbeta med dem på ett ärligt, respektfullt och ansvarsfullt sätt för att vara säkra på att våra affärsrelationer är gynnsamma för alla parter. Här ingår våra kunder, entreprenörer, leverantörer, joint venture-partner och andra tredje parter. Samtidigt som vi behöver vara konkurrenskraftiga måste allt vi gör alltid vara både lagligt och rättvist. Vi är ett ansvarsfullt företag som strävar efter att uppfylla våra plikter och bygga upp långvariga relationer. Lämplig utväxling av gåvor och underhållning En snabbtitt Vi ger eller accepterar endast gåvor och underhållning som används i affärssyften och är varken materiella eller ofta förekommande. Utbyte av gåvor och gemensam underhållning i samband med ett legitimt affärssyfte kan främja konstruktiva relationer med tredje parter. Gåvor eller underhållning får aldrig påverka, eller ge intryck av att påverka, oberoende beslutsfattning av anställda hos BP eller någon tredje part. De bör aldrig erbjudas eller tas emot i utbyte mot förmånsbehandling i någon affärsuppgörelse. Vissa gåvor och viss underhållning kan undergräva andras förtroende för BP och måste undvikas. Här ingår gåvor eller underhållning som ger intryck av att vara mutor, ger upphov till frågor om intressekonflikter för dig eller BP, eller skulle skada BP: s anseende. Det är aldrig lämpligt att försöka påverka ett beslut genom att erbjuda personliga förmåner till en myndighetstjänsteman eller någon annan. Vi stöder lagar som förbjuder bestickning och korruption, där det ofta ingår stränga regler angående gåvor och underhållning till myndighetstjänstemän och andra tredje parter. Att bjuda är en annan strängt reglerad aktivitet som innebär att betala för en tredje parts (t.ex. en myndighetstjänsteman eller en anställd hos en kommersiell enhet) resekostnader, logi eller dagliga omkostnader i samband med deras besök till BP: s kontor, anläggningar eller andra platser i syfte att marknadsföra, demonstrera eller förklara fördelarna i BP: s produkter eller teknik. Vi följer alltid lagar och regelverk när det gäller att bjuda myndighetstjänstemän och andra affärspartner. Mer information Gåvor och underhållning innebär allt som är av värde som erbjuds till eller tas emot av en enskild person eller dennes familjemedlemmar. Gåvor innefattar kontanter och andra medel, exempelvis: Konstverk Klockor Smycken Utrustning Förmånsrabatter Lån Förmånliga villkor på en produkt eller tjänst Tjänster Priser Donationer till välgörenhet Transport Bruk av ett annat företags fordon Bruk av fritidsanläggningar Aktier eller andra värdepapper Deltagande i options- eller aktiehandel Renoveringar Biljetter och presentkort 17

18 Underhållning är när du ledsagar en tredje part till ett evenemang och innefattar till exempel affärsmiddagar, inbjudningar eller biljetter till fritids-, kultur- eller sportevenemang och tillställningar, liksom tillhörande resor, logi, måltider och förfriskningar. Underhållning bör betraktas som en gåva om parten som gjorde inbjudan inte själv tänker närvara. Du ska alltid Följa de allra striktaste kraven för att ge och ta emot gåvor och underhållning, oavsett om de är regler som anges i den här handboken, tillämpliga lokala interna policyer, regler från tredje part, avtalsvillkor eller tillämplig lagstiftning. Omedelbart ge tillbaka alla kontantgåvor eller gåvor som motsvarar kontanter som du har fått från en tredje part och rapportera händelsen till juridikavdelningen. Om du tror att det skulle innebära en förolämpning att neka till att ta emot en gåva ska du informera din linjechef, som sedan beslutar huruvida du eller BP kan behålla gåvan, om den ska doneras till välgörenhet (antingen gåvan som sådan eller beloppet från en försäljning av den) eller återlämnas. Lämna tillbaka alla olämpliga eller otillbörliga gåvor. Erhålla godkännande från juridikavdelningen innan du betalar för bjudningskostnader (transport, logi eller relaterade resekostnader) för en myndighetstjänsteman, inklusive delegationer från ett statsägt företag. Rådfråga juridikavdelningen innan du erbjuder eller utbyter någon gåva eller underhållning med en myndighetstjänsteman samt registrera alla gåvor och underhållning som har erbjudits/getts till eller tagits emot från myndighetstjänstemän i registret BP Gifts and Entertainment Register eller i ditt godkända lokala register över gåvor och underhållning. Erhålla lämpligt godkännande från ledningen och vid behov från juridikavdelningen innan du erbjuder eller godtar någon gåva eller underhållning till eller från en tredje part. Du måste följa de allra striktaste kraven vad gäller godkännande, oavsett om de är regler som anges i tabellen nedan eller en tillämplig lokal intern policy. Där det är nödvändigt måste du korrekt registrera gåvor och underhållning som du erbjuder, ger eller tar emot i registret BP Gifts and Entertainment Register eller i ditt godkända lokala register över gåvor och underhållning. Du måste följa de allra striktaste kraven vad gäller registrering, oavsett om de är regler som anges i tabellen nedan eller en tillämplig lokal intern policy. Gåvans värde Underhållningens värde Krav på godkännande Krav på registrering (inklusive måltider) * < USD 50 < USD 150 Inget förhandsgodkännande behövs. Ingen registrering behövs. > USD 50 och < USD 250 > USD 150 och < USD Godkännande från linjechefen behövs. Gruppledare kan godkänna själva. Måste registreras i registret över gåvor och underhållning. > USD 250 > USD Godkännande från gruppledaren behövs. Gruppledare kan godkänna själva. Måste registreras i registret över gåvor och underhållning. Utöver ovanstående krav gäller följande krav vid utbyte av gåvor och underhållning med en myndighetstjänsteman: Be juridikavdelningen om råd innan du erbjuder, ger eller tar emot någon gåva eller underhållning till eller från en myndighetstjänsteman. Be juridikavdelningen om ett godkännande innan du erbjuder att bjuda eller bjuder en myndighetstjänsteman. Registrera alla gåvor och all underhållning som erbjuds/ges till eller tas emot från en myndighetstjänsteman, oavsett värdet. 18

19 * Betrakta följande när du använder tabellen: 1. När det gäller måltider/underhållning som du ger till andra: Använd det totala värdet på måltiderna/underhållningen som du ger till en tredjepartsorganisation vid ett enstaka evenemang. Om du till exempel underhåller flera personer från samma organisation vid ett specifikt evenemang är värdet det totala beloppet som du betalar för underhållningen för det totala antalet gäster. 2. När det gäller måltider/underhållning som du tar emot från andra: Ta endast med värdet på måltiden/underhållningen som du personligen tar emot (inklusive värdet på måltiden/underhållningen som din respektive eller annan familjemedlem som inte är anställd av BP tar emot). Du får aldrig Erbjuda, ge eller ta emot en gåva eller delta i representation som: kan uppfattas som en hemlig provision, en muta, en utbetalning eller ett brott mot någon lag eller någon av BP: s standarder består av kontanter eller motsvarar kontanter, exempelvis bankcheckar, betalningsorder, investeringspapper, presentkort eller överlåtbara handlingar. begärdes eller erbjöds i utbyte mot någonting är otillbörlig, av sexuell art, inte efterlever vårt mål om ömsesidig respekt eller på annat sätt kan påverka vårt anseende på ett negativt sätt. Erbjuda, ge eller ta emot några gåvor eller någon underhållning till eller från tredje part när du är involverad i eller skulle kunna påverka en upphandling eller ett anbudsförfarande med dem, såvida inte etik- och efterlevnadsavdelningen har godkänt det. Personligen betala för gåvor eller underhållning för att undvika att behöva rapportera eller begära godkännande för detta. Dölja, eller bidra till att dölja, att gåvor och underhållning har erbjudits, getts eller tagits emot. Erbjuda, ge eller ta emot gåvor och underhållning till eller från samma tredje part fler än två gånger per år utan föregående godkännande av din linjechef. Ytterligare information Om du har några frågor eller problem som gäller gåvor och underhållning ska du kontakta din linjechef, den etik- och efterlevnadsansvarige, juridikavdelningen eller etik- och efterlevnadsavdelningen. Det finns mer information i avsnitten Eliminera mutor och korruption, Undvika intressekonflikter och Möten med myndigheter i den här handboken. Du kan även hitta BP: s databas Gifts and Entertainment Register och blanketten Approval Form for Hosting Government Officials via de länkar som finns i bilagan. F. Kan jag gå på föreställningen? En leverantör erbjöd mig två biljetter till en av de bästa föreställningarna i London just nu. De kan inte gå själva men föreslog att jag skulle ta med mig en vän. Biljetterna är inte värda mer än USD 75 var. Kan jag ta emot dem? S. Eftersom leverantören inte ska gå med dig så betraktas biljetterna som en gåva. Det högsta värdet för en gåva som du får acceptera utan godkännande är USD 50, och därför måste du få ett godkännande från din linjechef (om du inte själv är gruppledare, för då kan du själv godkänna detta). F. Kan jag ta emot ett lotteripris? Jag vann en weekendresa i ett lotteri som en leverantör arrangerade. Får jag ta emot den här vinsten? S. Eftersom den här vinsten med största säkerhet är värd mer än USD 50 måste du få den godkänd av din linjechef (eller själv godkänna den om du är gruppledare) innan du tar emot den. Men om du är involverad i eller kan påverka ett anbudsförfarande med den här leverantören måste du även få ett godkännande av etik- och efterlevnadsavdelningen. F. Ska jag betala för transport och underhållning? Teknikchefen från vår samarbetspartner, ett statligt oljebolag, vill titta på BP: s nyaste raffineringsteknik i Tyskland. De betalar själv för flygbiljetter och hotell, men vill att vi ska stå för den administrativa delen och lokala transporter. De förväntar sig också att vi erbjuder underhållning på kvällen. Är det här lämpligt? 19

20 S. Du kan stå för utläggen när delegationer från myndigheter och statsägda företag besöker BP: s kontor och anläggningar, men enbart om allting godkänns i förväg av juridikavdelningen. Det är också tillåtet att marknadsföra, visa upp och förklara fördelarna med BP: s produkter eller teknologi för myndighetsanställda beslutsfattare eller potentiella samarbetspartner, men du får inte försöka påverka dem genom att erbjuda personliga förmåner. F. Vad är gränsen för godkännande? Jag planerar att underhålla tio ingenjörer som arbetar för samma ingenjörsfirma (tredje part). Den totala kostnaden för underhållningen uppgår till USD 400. Måste min linjechef godkänna det även om kostnaden bara är USD 40 per person? S. Gränser för godkännande gäller det totala värdet för gåvorna eller underhållningen som erbjuds eller ges till en specifik tredje part. I det här fallet måste din linjechef godkänna det, eftersom det totala värdet för underhållningen till det här företaget är USD 400. Du måste följa samma förhållningssätt när du registrerar gåvor och underhållning i registret. Undvika intressekonflikter En snabbtitt Vi respekterar integriteten hos alla som jobbar för BP och är normalt inte intresserade av vad anställda gör på sin fritid. Men intressekonflikter kan uppstå om den anställdes personliga, sociala, ekonomiska eller politiska aktiviteter påverkar eller kan påverka deras lojalitet gentemot BP. Intressekonflikter bör undvikas i möjligaste mån. Om och när det ändå händer måste detta alltid skötas omsorgsfullt. Även om det bara handlar om att ge intryck av en intressekonflikt kan det vara negativt och måste åtgärdas. Mer information En intressekonflikt kan uppstå på många olika sätt. Externa jobb och anknytningar Följande situationer kan skapa en faktisk eller uppenbar intressekonflikt om de gäller dig: Ha ett extrajobb. Utföra tjänster. Fungera som styrelsemedlem eller konsult. Ha ett ekonomiskt intresse hos en befintlig eller potentiell konkurrent, kund eller leverantör till BP. Anställningar och anknytningar som berör närmaste familjen Detta kan också ge upphov till intressekonflikter. I allmänhet bör ingen inom din närmaste familj göra några affärer med dig, med någon som är underställd dig, eller med någon som arbetar inom din affärsenhet. Nära familjemedlemmar som är myndighetstjänstemän kan utgöra unika problem och information om detta bör alltid lämnas. Närmaste familj innebär man/hustru, partner, förälder, styvförälder, barn, styvbarn, syskon, styvsyskon, bror-/systerbarn, fastrar/mostrar, farbröder/morbröder, mor- och farföräldrar, barnbarn och ingifta eller andra som du har en nära personlig relation till. Styrelseuppdrag Våra anställda ombeds ibland att bli styrelsemedlemmar hos andra organisationer. Det kan ibland ge upphov till intressekonflikter eller juridiska problem. Innan du accepterar en plats i en styrelse måste du gå igenom rutinerna för godkännande av styrelseuppdrag mer information hittar du i bilagan. Investeringar Alla anställda bör se till att deras investeringar och den närmaste familjens investeringar inte orsakar några intressekonflikter som kan påverka deras objektivitet inför beslut som ska fattas i tjänsten. Konflikter kan t.ex. uppstå om du eller en nära släkting investerar i en konkurrent, leverantör eller kund till BP. Vid mer omfattande innehav av denna typ behöver du ett skriftligt förhandsgodkännande från din linjechef. Omfattande innehav innebär ett innehav som kan komma att påverka, eller tyckas påverka, din omdömesförmåga. Om du t.ex. skulle äga mindre än 1 procent av aktierna i ett börsnoterat företag eller få mindre än 10 procent av ditt nettovärde från en investering skulle detta normalt inte innebära 20