Arbetsförmedlingen inbjuder leverantörer att lämna anbud i upphandling av Lärplattform och kursbyggare för flexibelt lärande Dnr Af-2009/288007

Transkript

1 Dnr Af-2009/ Arbetsförmedlingen inbjuder leverantörer att lämna anbud i upphandling av Lärplattform och kursbyggare för flexibelt lärande Dnr Af-2009/ (12)

2 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr Af-2009/ Innehåll 1 ALLMÄN INFORMATION INBJUDAN UPPHANDLINGSFORM AVTALSPERIOD NULÄGE ADMINISTRATIVA VILLKOR DISPOSITION AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET... 5 Bilaga 1: Avtalsvillkor/Kommersiella villkor... 5 Bilaga 2: Funktionella krav... 5 Bilaga 3: Tekniska krav... 5 Bilaga 4: Användarfall... 5 Bilaga 4.1: Utvärdering av användbarhet... 5 Bilaga 5: Prisbilaga, Intern IT-drift hos Arbetsförmedlingen... 5 Bilaga 6: Företagsuppgifter SEKRETESS KOMPLETTERINGAR OCH FÖRTYDLIGANDEN TILLDELNINGSMEDDELANDE KONTAKTPERSON HOS ARBETSFÖRMEDLINGEN KONTAKTPERSON HOS ANBUDSGIVARE KRAV PÅ LEVERANTÖREN LAGENLIGA KRAV EKONOMISK OCH TEKNISK FÖRMÅGA UNDERLEVERANTÖRER OCH SAMARBETSPARTNERS LEVERANTÖRENS OCH KONSULTERNAS ERFARENHET UPPDRAGSORT UPPDRAGET OCH KRAV PÅ PRODUKTEN/TJÄNSTEN UPPDRAGET PROCESSKARTA KRAVOMRÅDEN UPPDRAGETS OMFATTNING OPTION PÅ TILLÄGGSMODULER FÖR AVROP FÖR INTEGRATION MOT LMS KRAV PÅ SYSTEMVARAN KRAV PÅ DRIFTTJÄNST INFÖRANDE AV SYSTEMET LMS UTBILDNINGAR I SYSTEMET OCH PROGRAMVARAN UTVÄRDERING AV ANBUD BERÄKNINGSGRUNDER KRITERIER, VIKTNING OCH POÄNGBERÄKNING Kvalitét Pris (12)

3 1 Allmän information Arbetsförmedlingen är en sammanhållen myndighet som finns i hela landet och är indelad i 68 geografiska arbetsmarknadsområden. Indelningen bygger på naturliga arbetsmarknader där människor arbetar eller företag söker arbetskraft. Inom varje arbetsmarknadsområde finns ett antal lokala arbetsförmedlingar. Runt om i landet finns över 320 arbetsförmedlingar. Antalet anställda inom Arbetsförmedlingen är nära Vi rekommenderar anbudslämnare att orientera sig om Arbetsförmedlingens uppdrag och våra tjänster på Inbjudan Arbetsförmedlingen inbjuder leverantörer att inkomma med anbud till upphandling av Lärplattform, Learning Management System, nedan kallat (LMS) och kursbyggare för flexibelt lärande Learning Content Management System, nedan kallat (LCMS). Arbetsförmedlingen har behov av en leverantör som kan leverera från alla huvudområden i denna upphandling. Arbetsförmedlingen har för avsikt att teckna avtal med en leverantör. 1.2 Upphandlingsform För upphandlingen tillämpas Lag (2007:1091) om offentlig upphandling LOU. Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling av A-tjänst, (3 kap. 11 LOU). Arbetsförmedlingen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet (12 kap. 1 1 p. LOU). Förkortad tidsfrist tillämpas enligt 8 kap Avtalsperiod Avtalsperioden är tre (3) år och börja löpa från och med att avtalet är undertecknat. Arbetsförmedlingen har rätt att förlänga avtalet två år. Arbetsförmedlingen meddelar ca 3 månader innan utgången av avtalsperioden om det blir aktuellt med förlängning av avtalet. 1.4 Nuläge Arbetsförmedlingen saknar idag en flexibel lärplattform som motsvarar de krav som ställs på vuxenutbildning i en modern och kompetensintensiv organisation. Arbetsförmedlingen är i behov av ett heltäckande (LMS)/(LCMS) som kan hantera hela organisationens utbildningsplanering från kompetensinventering och strategisk planering av kompetensutveckling till att genomföra utvecklingsinsatser på individ- och gruppnivå. 3(12)

4 2 Administrativa villkor Villkor för anbudslämnande Anbud ska vara skriftligt och på svenska. Anbud ska undertecknas av person som är behörig att företräda leverantören. Bevis om behörigheten lämnas i anbudet eller uppvisas på begäran av Arbetsförmedlingen. Anbud ska lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Arbetsförmedlingen vill ha anbudet i ett förseglat kuvert märkt ANBUD: Lärplattform(LMS)/(LCMS) Dnr Af-2009/ Observera att anbud genom fax eller e-post inte kan lämnas. Kopia kan med fördel lämnas i digital form på en CD-rom eller USBminne. Om kopian skiljer sig från originalanbudet gäller originalanbud som original. Anbud ska vara Arbetsförmedlingen tillhanda senast under adress: Postadress: Arbetsförmedlingen, Registrator, Stockholm. Besöksadress: Hälsingegatan 38. Receptionen är öppen: Måndag-fredag kl Vid entrén finns ett brevinkast, max storlek A4-pärm. För sent inkommet anbud tas inte upp till prövning. Insändande av handlingar sker på Anbudsgivarens ansvar. Arbetsförmedlingen ansvarar inte för förfrågningsunderlag som erhållits via annan part, som t.ex. mäklare Anbudsöppning kommer att ske kl Vid förrättningen deltar minst två tjänstemän från Arbetsförmedlingen. På begäran av en anbudsgivare får en av handelskammare utsedd person närvara. Eventuella kostnader för detta står anbudsgivaren för. Anbudet är bindande till och med Anbudsgivaren ska bekräfta detta i anbudet. Anbudsgivaren ska bekräfta i anbudet att anbudsgivaren godtar bifogade avtalsvillkor. Anbud lämnas på de villkor som framgår av anbudsinbjudan och bilagorna. Anbud som avviker från dessa villkor (orent anbud) kommer att förkastas. Anbudet ska innehålla uppgift om leverantörens namn, adress, telefonnummer, e- postadress och organisationsnummer. Ett anbud som inte bekräftar samtliga så kallade ska-krav kommer att förkastas. Leverantören uppmanas därför att noggrant läsa anbudsinbjudan med bilagor. 4(12)

5 2.1 Disposition av förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av detta dokument samt bilagorna 1-6, enligt nedan. Bilaga 1: Bilaga 2: Bilaga 3: Bilaga 4: Avtalsvillkor/Kommersiella villkor Funktionella krav Tekniska krav Användarfall Bilaga 4.1: Utvärdering av användbarhet Bilaga 5: Bilaga 6: Prisbilaga, Intern IT-drift hos Arbetsförmedlingen Företagsuppgifter Bilagorna 2-3 samt 5 ska fyllas i och bifogas anbudet enligt nedan. I bilagorna kan anbudsgivaren bara fylla i vissa fält. Dels är det kryssrutor för ja alternativt nej, dels rutor för kommentarer och redovisning i löpande text. Dokumentet är i övrigt låst för redigering med dokumentskydd. Anbudsgivaren får inte göra förändringar av struktur eller layout i bilagorna. Om anbudsgivaren önskar lämna ytterligare beskrivningar eller kommentarer ska det ske i separat bilaga till anbudshandlingarna. 2.2 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats(se 31 kap 16 Offentlighets- och sekretesslagen). Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är samtliga handlingar i upphandlingen som huvudregel offentliga handlingar. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om att handlingarna inte ska lämnas ut på grund av sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Arbetsförmedlingen kommer inte på förhand att ge besked om en viss uppgift kommer att omfattas av sekretess, eftersom prövning sker i samband med att en uppgift begärs ut. 2.3 Kompletteringar och förtydliganden I de fall förfrågningsunderlaget, med anledning av skriftligt ställda frågor, behöver kompletteras eller förtydligas kommer det att ske på Arbetsförmedlingens hemsida. Efter det att anbud lämnats kan komplettering av anbudet ske i form av förtydligande för att underlätta jämförelse av anbud. Komplettering kan endast ske på begäran av 5(12)

6 Arbetsförmedlingen. Uppenbara felskrivningar eller felräkningar i inlämnat anbud kan däremot kompletteras av anbudsgivaren utan särskild begäran. Denna skickas av anbudsgivaren till anbudsadressen med angivande av Dnr och vilken upphandling som avses.(lou 9 kap. 8 ) 2.4 Tilldelningsmeddelande Det så kallade Meddelande om Tilldelningsbeslut som sänds till samtliga som lämnat anbud ut efter utvärdering av inkomna anbud innebär endast att den upphandlande enheten har valt leverantör. Avtal sluts genom att ett separat avtal undertecknas. Tilldelningsbeslutet kommer att sändas med e-post till den kontaktperson som angivits i anbudet, om inget annat har angetts. 2.5 Kontaktperson hos Arbetsförmedlingen Om behov av förtydliganden angående innehållet i förfrågningsunderlaget uppstår önskar vi få dessa skriftligen via e-post, fax eller brev ställda till: E-post: ulf.sjolen@arbetsformedlingen.se Fax: Postadress: Arbetsförmedlingen, Stockholm 2.6 Kontaktperson hos anbudsgivare Anbudsgivare ombeds att i anbudet namnge en kontaktperson som kan nås per telefon eller e-post under den tid som upphandlingen pågår. 3 Krav på leverantören 3.1 Lagenliga krav Anbud får inte antas om leverantören inte är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret samt registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. En anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i upphandling i enlighet med det som föreskrivs i 10 kap. 1 LOU. En anbudsgivare får uteslutas från deltagande i upphandling enligt 10 kap 2 och 3 LOU. (Här avses bl. konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, inställda betalningar, näringsförbud, brott eller allvarligt fel i yrkesutövningen) eller om ofullständiga eller felaktiga uppgifter har lämnats. Arbetsförmedlingen kan komma att särskilt begära upplysningar angående ovan angivna förhållanden. Arbetsförmedlingen förbehåller sig även rätten att ta kreditupplysningar på anbudsgivare samt vid behov även under den löpande avtalsperioden. 3.2 Ekonomisk och teknisk förmåga Leverantör ska ha en ekonomisk/finansiell och teknisk förmåga som står i proportion till upphandlingens värde. Omsättningen ska för det senaste hela räkenskapsåret ha överstigit 5 mkr. Antalet anställda (helårsarbetskrafter) ska i medeltal ha uppgått till 6(12)

7 minst 5 personer under det senaste räkenskapsåret. Arbetsförmedlingen förbehåller sig rätten att kontrollera anbudsgivares ekonomiska ställning och förmåga. Anbud från anbudsgivare vars ekonomiska ställning och förmåga bedöms vara svag kan komma att förkastas dock först efter att anbudsgivaren har givits tillfälle att yttra sig över detta. Krav på omsättning och personal avser leverantörens förmåga vad gäller tjänster inom efterfrågat område i upphandlingen. Om andra verksamhetsgrenar förekommer ska omsättningens och personalresursernas fördelning mellan verksamhetsgrenarna redovisas. Till anbudet ska bifogas: 1. Skatteverkets blankett SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter, fullständigt ifylld av skattemyndighet. Blanketten kan hämtas från 58f html Uppgifterna från Skatteverket får inte vara äldre än två månader räknat från sista anbudsdag. Arbetsförmedlingen kan komma att inhämta motsvarande uppgifter under anbudsutvärderingen. 2. Den senaste årsredovisningen eller senaste årsbokslut. 3.3 Underleverantörer och samarbetspartners Utnyttjande av underleverantörer eller samarbetspartners anges i anbudet och ska godkännas av Arbetsförmedlingen. De lagenliga krav som ställs på leverantör gäller även för eventuella underleverantörer och samarbetspartners. Leverantören ska ansvara för att eventuella underleverantörer uppfyller ställda krav. Samarbetsavtal ska kunna uppvisas på begäran av Arbetsförmedlingen. 3.4 Leverantörens och konsulternas erfarenhet Leverantören ska ha flerårig erfarenhet av motsvarande uppdrag inom efterfrågat område (LMS)/(LCMS). Leverantören ska ha god erfarenhet av att införa och drifta (LMS) i större myndigheter/organisationer samt av att tillhandahålla användar- och specialistutbildning. Anbudet ska innehålla en kortfattad beskrivning av två uppdrag avseende uppdrag gällande införande och driftsättning av (LMS) och (LCMS) och bör avse större kunder/organisationer. Referenserna ska inte avse leveranser/avtal äldre än två år. Denna redovisning bör maximalt omfatta 2 A4-sidor. Arbetsförmedlingen vill även ha namn och telefonnummer till en person hos uppdragsgivaren som kan kontaktas. Konsulter ska ha erfarenheter av två genomförda relevanta införanden/driftsättningar och leveranser avseende (LMS) och (LCMS) och ska redovisas i anbudet. Denna redovisning bör maximalt omfatta 2 A4-sidor. Arbetsförmedlingen vill även ha namn och telefonnummer till en person hos uppdragsgivaren som kan kontaktas. 7(12)

8 3.5 Uppdragsort Uppdraget utförs huvudsakligen vid Arbetsförmedlingen i Stockholm, Hälsingegatan 38. Eventuella kostnader i samband med arbetsresor till annan ort bekostas av konsulten och ersättning för detta ingår således i priset. 4 Uppdraget och krav på produkten/tjänsten 4.1 Uppdraget LMS-plattformen som Arbetsförmedlingen avser att upphandla ska vara väl beprövad i stora organisationer och produkterna ska vara stabila över tid samt väl beprövade i en stor produktionsmiljö med ca aktiva användarkonton. LMS-plattformen ska stödja organisationen och verksamheten med effektiva lösningar i form av komptensutvecklingsinsatser. Inom Arbetsförmedlingen genomförs ca kursdagar per år. Det ställer höga krav på systemets användbarhet och kapacitet. Lärplattformen ska stödja minst medarbetare med kompetensanalyser och chefer med utvecklingssamtalet. 4.2 Processkarta Bilden nedan är en övergripande beskrivning över kompetensprocessens tre huvudprocesser, som Arbetsförmedlingens samlade kompetenssystem i framtiden ska omfatta. Kompetensprocessen Analys/Plan Läroplattform (LMS / LCMS) Statistik/Rapport Kompetensuppföljning Kompetensutveckling Kompetensplanering Exempelvis; Beskriva kompetensbehov Kartlägga kompetenser Upprätta utvecklingsplaner Utvecklingssamtal Exempelvis; Skapa utvecklingsprogram Producera e-utbildningar Kursadministrera Exempelvis; Följa upp utbildningsresultat Info om kompetenser per medarbetare 8(12)

9 4.3 Kravområden En förutsättning för ett väl fungerade systemstöd kan beskrivas i nedanstående fyra kravområden; System och tjänster ska fungera i Arbetsförmedlingens verksamhet och IT-miljö, vilket ställer krav på funktionalitet, IT-arkitektur och teknik. Lösningen ska vara praktiskt genomförbar, vilket ställer höga krav på implementering och support. Lösningen ska vara lättanvänd för alla, vilket ställer krav på praktisk användbarhet, tillgänglighet och enkelhet. Lösningen ska fungera i en långsiktig lösning, vilket ställer krav på systemets flexibilitet, leverantörens förmåga att utveckla och underhålla produkten och tjänsten. Dessa kravområden har utgjort grunden till de funktionella och tekniska krav som beskrivs i bilagorna 2 och 3 samt de användarfall som presenteras i bilaga Uppdragets omfattning Upphandlingen avser att anskaffa en lärplattform (LMS) och en kursbyggare (LCMS) för flexibelt lärande med hjälp av moderna medier. Anbudsgivaren ska leverera ett LMS/LCMS som: Har administrativt stöd för: - Produktion av olika former av kursutbud, som e-utbildning, distansutbildning och lärarledd klassrumsutbildning - Publicering av kursutbud, såväl allmänt som riktad till specifik målgrupp - Anmälningar och chefstillstyrkan - Urval och antagning - Genomförande av utbildningsaktivitet - Uppföljning i form av examination, kursutvärdering och statistik Kan ta emot och behandla uppgifter från Arbetsförmedlingens organisations- och personaldatabas, Palasso och IDM (Identity Manager), så att behörigheter och roller kan administreras i LMS och LCMS. Uppfyller Arbetsförmedlingens säkerhetskrav och IT- miljö med bl.a. Single Sign On med kort, kommunikationslösning för drift och informationsöverföring av bl.a. av person- och organisationsuppgifter. Systemet kan exportera data till MS Office. Kan samverkansintegreras med ekonomisystem- Raindance så att uppföljning, fakturering och kostnadsfördelning kan effektiviseras. Kan producera interaktiva läromedel för ett effektivt utnyttjade av LMS hos Arbetsförmedlingen. 9(12)

10 Drift och teknisk förvaltning av LMS, inklusive säker kommunikationslösning. Konsulttjänster inom IKT-området som bidrar till HR-verksamheten kan anpassas och vidareutvecklas. 4.5 Option på tilläggsmoduler för avrop för integration mot LMS. Det ingår i leverantörens åtagande att mot avrop från Arbetsförmedlingen kunna leverera följande: Följande moduler; Kompetensplanering (kompetensinventering, gap-analys, utvecklingsplanering) Utvecklingssamtal (individuell utvecklingsplan) Kompetensuppföljning (statistik/rapport, CV/kompetens per anställd) En utförlig beskrivning av innehåll och specifikation för kostnaderna för ovanstående tre moduler ska specificeras i anbudets Bilaga 5 Prisbilaga. Utöver ovan angivna priser kan anbudsgivaren lämna ytterligare prisuppgifter för andra moduler/funktioner som ej preciserats i upphandlingsunderlaget. Dessa kompletterande moduler/funktioner och prisuppgifter kommer dock inte ingå i utvärderingen av priset. 4.6 Krav på systemvaran Systemvaran ska vara en robust och pålitlig beprövad plattform (LMS/LCMS) med hög användbarhet som sammanfaller med Arbetsförmedlingens behov av en flexibel lärplattform. För delar av utvärderingen av Funktionalitet/Användbarhet samt Dialog/Kommunikation utses en utvärderingsgrupp inom Arbetsförmedlingen bestående av cirka 6-8 personer. Dessa representerar användargrupperna; kursadministratörer, chefer och teknikansvariga. Anbudsgivaren ska i anbudet bifoga en länk till systemvaran med användarkonton. Användarkontona kommer att användas i utvärderingen av systemvaran. 4.7 Krav på drifttjänst IT-driften av systemet ska göras externt hos leverantören eller annan av leverantören kontrakterad underleverantör. 4.8 Införande av systemet LMS Anbudsgivaren ska ha en robust, pålitlig och beprövad modell för att införa/etablera/drifta Learning Management Systems (LMS/LCMS) lärplattformenen. 4.9 Utbildningar i systemet och programvaran Anbudsgivaren ska genomföra användarutbildning i LMS- och LCMS-systemet för utbildningsadministratörer och systemadministratörer. 10(12)

11 5 Utvärdering av anbud 1. Om anbudet uppfyller de lagenliga krav och ekonomisk förmåga samt ska-krav som ställs i förfrågningsunderlaget och som framgår av förfrågningsunderlaget. De anbud som uppfyller samtliga absoluta krav (ska-krav) gällande administrativa villkor, krav på leverantören, krav på varan/tjänsten samt kommersiella villkor/avtalsvillkor går vidare till utvärderingsfasen. Anbud som ej uppfyller samtliga absoluta krav (ska-kraven) går ej vidare till utvärdering. 2. Utvärdering De leverantörer som kvalificerat sig till fortsatt utvärdering inbjuds skriftligen till en leverantörspresentation/demonstration av LMS/LCMS preliminärt under vecka 18(10-11/5) och 19(18-19/5) där anbudsgivaren presenterar sin systemlösning med utgångspunkt från användarfallet som presenteras i Bilaga 4, Användarfall. 5.1 Beräkningsgrunder Ett anbud kan maximalt få 1000 poäng vilka fördelar sig på nedanstående viktade kriterier; Kvalitet (totalt 75%, dvs. max 750 poäng) Pris (totalt 25 %, dvs max 250 poäng) 5.2 Kriterier, viktning och poängberäkning Kvalitét Här bedöms anbudsgivarens kvalitet utifrån följande delkriterier: - Funktionalitet(15%) - Användbarhet(30%) - Dialog (15%) - Kommunikation(15%) För delar av utvärderingen av delkriterierna Funktionalitet/Användbarhet samt Dialog/Kommunikation utses en utvärderingsgrupp inom Arbetsförmedlingen bestående av cirka 6-8 personer. Dessa representerar användargrupperna; kursadministratörer, chefer och teknikansvariga. I övrigt utvärderas delkriterierna med de bör-krav som redovisas i förfrågningsunderlagets bilaga 2 och bilaga 3. De olika bedömningspunkterna kommer poängsättas enligt följande skala; 5 = Utmärkt 4 = Mycket tillfredsställande 3 = Tillfredsställande 2 = Acceptabelt 1 = Ej acceptabelt 11(12)

12 Utvärderingsgruppens samt referenspersonernas poäng sammanställs och divideras med maxpoängen 750 och multipliceras med kriteriets viktningsprocent (Anbudsgivarens totala poäng/maxpoängen x kriteriets viktningsprocent) Pris Poängbedömningen av anbudens priser går till så att anbud med lägsta jämförelsepris per kdv får 250 poäng (10 x 25). Övriga anbud får poäng enligt följande formel: Lägsta pris/anbudets pris x 10 x 25. Här värderas det totalpris som angivits i Bilaga 5 Prisbilaga. Samtliga priser ska ingå i totalpriset, som anges i SEK och exklusive mervärdesskatt. Anbud som är mer än dubbelt så dyrt som anbud med lägsta pris kan komma att förkastas. 12(12)