UPPHANDLINGSPROTOKOLL. Upphandlande organisation 2.1. UPPHANDLINGSPROTOKOLL Kvalificering av anbudsgivare

Transkript

1 UPPHANDLINGSPROTOKOLL Upphandlande organisation Eskilstuna kommun Upphandling Arbetskläder Vård och omsorg Anna-Sara Karlsson ASK UPPHANDLINGSPROTOKOLL Upphandlingsenheten har genomfört upphandling av arbetskläder för personal inom kommunen som arbetar inom vård och omsorg. Upphandlingens namn: Arbetskläder Vård och omsorg Upphandlingsförfarande: Öppet förfarande Annonseringsdatum: Sista anbudsdag: Antal inkomna anbud: 8 Anbudsgivare: , Almedahls Alingsås AB , Design A yrkeskläder AB , Grolls AB , Invite Europe AB , J:son Gislaved AB , MBS Presentreklam AB , Profeel Sweden AB , TOOLS Sverige Holding AB 2.2. Kvalificering av anbudsgivare Nedan anges vilka anbudsgivare som ej är kvalificerade för att gå vidare till utvärdering och skälen till detta. Följande anbud är ej kvalificerade: Design A Yrkeskläder AB Uppfyller ej alla i uteslutnings- och kvalificeringsfasen ställda krav. Anbudsprover anläde till upphandlingsenheten 8 dagar efter sista anbudsdag. (ffu pkt 9.3). Anbudsgivaren har inte gått vidare till utvärdering. MBS Presentreklam AB Uppfyller ej alla i uteslutnings- och kvalificeringsfasen ställda krav. Har ej beskrivit leverantörens dokumenterade rutiner vad gäller miljöarbete samt kvalitetsarbete (ffu 6 och Utskrivet: :45 Sida 1 av 6

2 7). Dokumentation på offererade produkter har ej bifogats (ffu 9.6). Har ej angett garantitid och omfattning (ffu 9.7). Ej angett hur utprovning utöver ställda krav tillgodoses (ffu 9.10). Ej beskrivit tillvägagångssätt vid reklamationer (ffu 9.13). Ej angett hur en förändrad logistikprocess påverkar prisbilden (ffu 10.4). Ej bifogat bruttoprislista (ffu 11.2) Anbudsgivaren har inte gått vidare till utvärdering Utvärdering av anbud Referensgrupp En referensgrupp bestående av gruppledare och enhetschefer inom Vuxenförvaltningen samt upphandlare och miljöhandläggare har ansvarat för upphandlingens olika moment Anbudsprövning Steg 1, Uteslutning kontroll av att anbudsgivaren uppfyller de formella krav som samhället ställer på bolagsregistrering, betalning av skatter och avgifter m.m. och att det inte finns några omständigheter som ska eller får medföra uteslutning. Steg 2, Kvalificering kontroll av anbudsgivarens allmänna lämplighet i form av kompetens, resurser och förmåga att leverera erbjudna produkter, samt att alla uppgifter och dokument som efterfrågats har lämnats. De anbudsgivare som uppfyller kraven i uteslutningsfasen och kvalificeringsfasen kommer att vara med i den fortsatta bedömningen. Steg 3, Anbudsutvärdering anbud som uppfyller samtliga ställda krav enligt steg 1 och 2 utvärderas i enlighet med nedan angivna utvärderingsparametrar. Kommunen kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Anbudsutvärdering Anbuden utvärderas utifrån pris, kvalitet och utprovningsmöjligheter. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Pris De i prisbilagan angivna kvantiteterna (utvärderingsvolym) multipliceras med offererat nettopris. Tryckkostnaden utvärderas genom offererat pris multiplicerat med angiven fiktiv kvantitet. Offererad rabatt utvärderas på den första produkten under varje grupp i prislistan. Angiven kvantitet (utvärderingsvolym) multipliceras med leverantörens pris enligt bifogad katalog/prislista minus offererad rabatt. Summan av ovanstående blir leverantörens offererade anbudspris. Samtliga angivna produkter ska offereras och uppfylla ställda krav. Kvalitet Vid utvärdering av kvalitet görs en subjektiv sammantagen bedömning av anbudsgivarens offererade produkter. Referensgruppen som består av personer från kommunens verksamheter (med samlad kunskap inom området) kommer att bedöma produkterna efter komfort, design, funktion samt färgens hållbarhet. Utprovningsmöjligheter Utprovningsmöjligheterna poängsätts efter leverantörens beskrivning enligt pkt Stor vikt vid bedömningen kommer att läggas på tillgängligheten för kommunen. Betygsättning Utskrivet: :45 Sida 2 av 6

3 Bedömningsskalan för poängsättning av anbuden kommer att ske i en 4-gradig skala där följande nivåer kommer att användas: Redovisning saknas/nivån inte acceptabel 0 poäng Acceptabel 5 poäng God 8 poäng Mycket god 10 poäng Acceptabel nivå, 5 poäng utgör kravgräns. Vid bedömning 0 poäng förkastas anbudet. För upphandlingen gäller en maximal totalpoäng om 20, se fördelning nedan. Kriteriet kvalitet har ett mervärde om kronor per poäng och kriteriet utprovning har ett mervärde om kronor per poäng. Kvalitet 10 poäng Utprovning 10 poäng Utvärderingsexempel: Möjliga poäng kvalitet 10 Möjliga poäng utprovning 10 Erhållna poäng kvalitet 8 Erhållna poäng utprovning 8 Diff. kvalitet x kr = kr i påslag Diff. utprovning -2 2 x kr = kr i påslag Summa påslag: = kr i påslag Påslaget (i exempel ovan ) adderas till leverantörens offererade anbudspris. Anbudet som får det lägsta totalpriset är för kommunen det ekonomiskt mest fördelaktiga. Anbudsgivare Almedahls Alingsås AB Tröjor, t-shirts och västar bedöms hålla en god nivå, västen kan bli för varm med foder, inte snyggt med bälgade fickor på västen. Jackor bedöms hålla en god nivå, snygga och sköna fleecejackor, tunga 3i1 jackor, inte tilltalande. Byxor bedöms hålla en god nivå, sköna tyger, fickor med bra placering, riktiga jeans, några byxor har avtagbara/upprullningsbara byxben vilket kan upplevas obekvämt med lösa flärpar och dragkedjor på vaden när de används som långbyxor. Regnkläder bedöms hålla en mycket god nivå, smidigt och snyggt, fickor på byxorna. Förklädet bedöms hålla en god nivå, ok nackjustering, saknar ficka. Samtliga tvättade produkter höll färgen bra efter tvätt. Anbudsgivaren kommer att besöka kommunen för utprovning minst 2 gånger/år samt lånar ut provkollektioner vid behov. Leverantören tilldelas 8 poäng i utvärderingskriteriet Tilldelad utprovningspoäng: 8 vilket ger i påslag Pris SEK+ påslag = Utvärderingspris: Anbudsgivare Grolls AB Tröjor, t-shirts och västar bedöms hålla en god nivå, västen i bra material och bra fickor. Jackor bedöms hålla en god nivå, snygga och sköna fleecejackor med extraficka på bröstet, tunna men snygga jackor.byxor bedöms hålla en god nivå, sköna tyger, fickor med bra placering, riktiga jeans.regnkläder bedöms hålla en mycket god nivå. Förklädet bedöms hålla en god nivå, ok nackjustering 3 fickor. Samtliga tvättade produkter höll färgen bra efter Utskrivet: :45 Sida 3 av 6

4 tvätt. Anbudsgivaren har butik i Eskilstuna där utprovning kan ske, leverantören besöker även kommunen vid behov. Leverantören tilldelas 10 poäng i utvärderingskriteriet Tilldelad kvalitetspoäng: 8 poäng vilket ger i påslag Tilldelad utprovningspoäng: 10 vilket ger 0 i påslag Pris SEK + påslag = Utvärderingspris: Anbudsgivare Invite Europe AB Tröjor, t-shirts och västar bedöms hålla en acceptabel nivå, t-shirt pos 3 ändrade formen väsentligt efter tvätt, väst i bra material och bra fickor. Jackor bedöms hålla en god nivå, sköna fleecejackor, tunna och stela men snygga jackor. Byxor bedöms hålla en god nivå, sköna tyger, fickor med bra placering, några byxor har avtagbara byxben vilket kan upplevas obekvämt med dragkedjor på vaden när de används som långbyxor. Regnkläder bedöms hålla en mycket god nivå, smidigt och snyggt, fickor på byxorna. Förklädet bedöms hålla en god nivå, ok nackjustering, en ficka. Alla utom en tvättad produkt, som fick mörka färgskiftningar, höll färgen bra. Anbudsgivaren kommer att besöka kommunen för utprovning flera gånger per år samt lånar ut provkollektioner vid behov. Leverantören tilldelas 8 poäng i utvärderingskriteriet Tilldelad utprovningspoäng: 8 vilket ger i påslag Pris SEK+ påslag = Utvärderingspris: Anbudsgivare J:son Gislaved AB Tröjor, t-shirts och västar bedöms hålla en god nivå, inte tilltalande väst. Jackor bedöms hålla en god nivå, snygga och sköna fleecejackor med mudd på dammodellen, tunna och stela jackor men snygga.byxor bedöms hålla en god nivå, sköna tyger, någon byxa har upprullningsbara byxben vilket kan upplevas obekvämt med lösa flärpar på vaden när de används som långbyxor.regnkläder bedöms hålla en mycket god nivå. Förklädet bedöms hålla en acceptabel nivå, ingen nackjustering, saknar ficka. Samtliga tvättade produkter höll färgen bra efter tvätt. Anbudsgivaren kommer att besöka kommunen för utprovning 2 gånger per år samt lånar ut provkollektioner vid behov. Leverantören tilldelas 8 poäng i utvärderingskriteriet Utskrivet: :45 Sida 4 av 6

5 Tilldelad utprovningspoäng: 5 vilket ger i påslag Pris påslag = Utvärderingspris: Anbudsgivare Profeel Sweden AB Tröjor, t-shirts och västar bedöms hålla en god nivå, inte tilltalande väst, den långärmade damtoppen pos 2 är väldigt liten i storleken. Jackor bedöms hålla en god nivå, snygga och sköna fleecejackor, tunga men snygga 3i1 jackor. Byxor bedöms hålla en god nivå, sköna tyger, fickor med bra placering.regnkläder bedöms hålla en mycket god nivå, smidigt och snyggt. Förklädet bedöms hålla en god nivå, ok nackjustering, en ficka.samtliga tvättade produkter höll färgen bra efter tvätt. Anbudsgivaren har butik i Eskilstuna där utprovning kan ske, leverantören besöker även kommunen vid behov. Leverantören tilldelas 10 poäng i utvärderingskriteriet Tilldelad utprovningspoäng: 10 vilket ger 0 i påslag Pris SEK + påslag = Utvärderingspris: Anbudsgivare Tools Sverige AB Tröjor, t-shirts och västar bedöms hålla en god nivå, mycket snygg och bekväm väst. Jackor bedöms hålla en god nivå, snygga och sköna fleecejackor med extraficka på ärmen, tunga men snygga 3i1 jackor. Byxor bedöms hålla en god nivå, sköna tyger, fickor med bra placering. Regnkläder bedöms hålla en mycket god nivå. Förkläden bedöms hålla en god nivå, ok nackjustering, en ficka med extra pennficka.samtliga tvättade produkter höll färgen bra efter tvätt. Anbudsgivaren har butik i Eskilstuna där utprovning kan ske, leverantören besöker även kommunen vid större utprovningar. Leverantören tilldelas 10 poäng i utvärderingskriteriet Tilldelad utprovningspoäng: 10 vilket ger 0 i påslag Pris SEK+ påslag = Utvärderingspris: Sammanfattningsvis visar utvärderingen att det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt har inkommit från anbudsgivare Grolls AB Beslut Utskrivet: :45 Sida 5 av 6

6 Efter genomförd utvärdering har följande anbud beslutats att antas: , Grolls AB Utskrivet: :45 Sida 6 av 6