1. Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Eskilstuna kommun Upphandling Företagsläkartjänster Fredrik Stake FS Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1. Allmänt Syfte och mål Upphandlingens syfte är att säkerställa kommunens behov av företagsläkartjänster till Kommunhälsan. Avtal kommer att tecknas med en leverantör under förutsättning att upphandlande enhet erhåller minst så många lämpliga och godtagbara anbud Omfattning Upphandlingen omfattar företagsläkartjänster inom ramen för Kommunhälsans arbete med sin uppdragsgivare. Omfattningen är minst 20 timmar per normal vecka, ca 40 veckor om året, och ett mindre antal timmar/vecka under semesterperioden, jul/nyår, samt kortveckor Kort beskrivning om Eskilstuna kommun Eskilstuna ligger mitt i den expansiva Stockholm-Mälarregionen, en region som har framtiden för sig. Befolkningen ökar och Eskilstunas folkmängd är närmare invånare. Eskilstuna är i tillväxt och med stolthet i vår historia och i vår vision, Eskilstuna den stolta fristaden, fortsätter vi att utvecklas. Kommunen har drygt anställda organiserade i 8 förvaltningar, och ett koncernbolag. Mer information finns på vår hemsida: eskilstuna.se Kommunens beställare Beställare av denna upphandling är förvaltningen Konsult och Uppdrag Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet i denna upphandling är Eskilstuna kommun, Kommunstyrelsen Avtalstid med möjlighet att förlänga avtalet i ytterligare år med oförändrade villkor. Utskrivet: :53 Sida 1 av 8

2 Sådan förlängning ska ha aviserats senast 3 månader innan avtalets utgång. Förlängning ska göras skriftligen och undertecknas av båda parter Volym Uppskattad inköpsvolym per år beräknas till ca 1 miljon SEK. Tecknat avtal innebär en garanterad volym på motsvarande 50% av en heltid under 40 veckor per år Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Förhandling är inte tillåten vid denna upphandlingsform varför det är viktigt att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på hela uppdraget. Avser anbudet hela uppdraget? (/ svar) Frågor under anbudstiden Förfrågningsunderlaget avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. I förfrågningsunderlaget anges de krav som kommunen ställer på anbudsgivaren och på anbudet samt hur kommunen kommer att utvärdera anbuden. Det är därför angeläget att anbudsgivaren kontaktar Eskilstuna kommun om något är oklart. Frågor ställs via frågefunktionen Anbudspresentation (intervju) Kommunen kan komma att bjuda in kvalificerade anbudsgivare för intervju. Detta i syfte att säkerställa att anbud uppfattats på ett korrekt sätt och för att bedöma efterfrågad kompetens på föreslagna konsultläkare. Under anbudspresentationen/ intervjun har anbudsgivarna även möjlighet att presentera sitt sätt att arbeta och berätta om sin erfarenhet. Ersättning utgår inte för anbudsgivarnas eventuella kostnader och utlägg i samband med intervjuer Formella krav på anbudet Sista anbudsdag Anbud som inkommer efter sista anbudsdag kommer inte att prövas. Sista anbudsdag är Har anbud inkommit i tid? (/ svar) Utskrivet: :53 Sida 2 av 8

3 Anbudets lämnande Anbud ska avfattas på det svenska språket. Ofullständiga anbud kommer ej att prövas. Bifogade bilagor ska kunna läsas i Officepaketet eller Adobe Reader. Anbud kan lämnas elektroniskt via Tendsign eller på papper. Anbud som lämnas på papper kan lämnas in i Stadshusets reception under öppethållandetiden och därefter lämnas i Stadshusets brevinkast. Observera att brevinkastet är begränsat till A4-storlek. Är anbudet på svenska, fullständigt och med bilagor läsbara i Adobe Reader eller Officepaketets programvaror. (/ svar) Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande t o m Anbudet är bindande t o m datumet ovan. (/ svar) Rättelse, förtydligande och komplettering Anbudsgivare kan medges att rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Endast kommunen kan begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning Avbrytande av upphandling Om inget anbud motsvarar ställda krav, om offererade priser inte ryms inom budgetramen eller om förutsättningarna för upphandlingen förändras genom politiskt beslut kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga som erhållit förfrågningsunderlaget att underrättas om detta Krav på anbudsgivaren Anbudsgivarens ekonomiska status Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk status som möjliggör att denne kan fullfölja sina åtaganden under avtalstiden. Eskilstuna kommun kommer att kontrollera detta och som utgångspunkt kommer Business Check i Sverige AB kreditupplysning att användas. Anbudsgivaren bör de senaste 2 åren ha uppnått en rating om minst 5 på den 10-gradiga skalan. Om anbudsgivaren har haft en rating under 5 ska en godtagbar förklaring lämnas, så att det är klarlagt att anbudsgivaren innehar en stabil ekonomi. Detta kan visas genom att en auktoriserad revisor skriver ett värderingsintyg alternativt att anbudsgivaren bifogar en koncerngaranti eller bankgaranti. Vid rating under 5 ska även anbudsgivarens senaste årsredovisning bifogas. Kommunen kommer att göra en bedömning utifrån lämnad förklaring. Uppfyller anbudsgivaren de ekonomiska kraven? (/ svar) Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Utskrivet: :53 Sida 3 av 8

4 Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Eskilstuna kommun har en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Eskilstuna kommun med hjälp av Skatteverket kommer att ta fram information om anbudsgivare och underleverantör för att se att företagen är registrerade, för moms, registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten. Uppfyller anbudsgivaren kraven gällande registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter? (/ svar) Ange företagsform Har anbudsgivaren angett företagsform? (/ svar) Är företaget registrerat för moms? Har anbudsgivaren angett om företaget är registrerat för moms? (/ svar) Vilken skattsedel har företaget? A-skatt, F-skatt, FA-skatt ellersa-skatt? Har anbudsgivaren angett vilken skattsedel de har? (/ svar) Är företaget registrerat för arbetsgivaravgifter? Har anbudsgivaren angett om företaget är registrerat för arbetsgivaravgifter? (/ svar) Kommer underleverantörer att anlitas? Om ja, ange företagsnamn, organisationsnummer samt omfattning Har anbudsgivaren angett om underleverantörer kommer att anlitas? Och i så fall företagsnamn, organisationsnummer samt omfattning (/ svar) Uteslutningsgrund En anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om omständighet enligt 10 kap 1, LOU (Lag om Offentlig Upphandling). En anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i offentlig upphandling enligt 10 kap 2, LOU. Kraven ska uppfyllas under hela avtalstiden och kommunen har rätt att häva avtalet om anbudsgivaren inte uppfyller ovan nämnda krav. Anbudsgivaren garanterar att ovannämnd uteslutningsgrund ej finns. (/ svar) Utskrivet: :53 Sida 4 av 8

5 Leverantörsuppgifter Anbudsgivaren ska ange information om sitt företag. Ange företagsnamn Har anbudsgivaren angett företagsnamn? (/ svar) Ange organisationsnummer Har anbudsgivaren angett organisationsnummer? (/ svar) Ange adress och postadress Har anbudsgivaren angett adress och postadress? (/ svar) Ange Bankgiro/Plusgiro Har anbudsgivaren angett Bankgiro/Plusgiro? (/ svar) Ange behörig firmatecknare Har anbudsgivaren angett behörig firmatecknare? (/ svar) Ange kontaktperson för anbudet med namn, titel, telefon, e-post Har anbudsgivaren angett kontaktperson för anbudet med namn, titel, telefon, e-post? (/ svar) Ange kontaktperson för antaget uppdrag med namn, titel, telefon, e-post Har anbudsgivaren angett kontaktperson för antaget uppdrag med namn, titel, telefon, e-post? (/ svar) Bedrivs arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:1 "Systematiskt arbetsmiljöarbete"? Om, ange varför? Har anbudsgivaren angett om det bedrivs arbetsmiljöarbete? Och om nej varför inte? (/ svar) Finns jämställdhetsplan? Om ange varför? Har anbudsgivaren angett om de har en jämställdhetsplan? Och om varför inte? (/ svar) Utskrivet: :53 Sida 5 av 8

6 Bedrivs aktivt arbete för att säkerställa att diskriminering inte förekommer hos leverantören? Om ange varför? Har anbudsgivaren angett om det bedrivs aktivt arbete för att säkerställa att diskriminering inte förekommer hos leverantören? Och om varför inte? (/ svar) Teknisk förmåga och kapacitet Med teknisk förmåga och kapacitet menas anbudsgivarens förutsättningar att klara uppdraget. Anbudet ska innehålla en kort allmän presentation av företaget. Anbudsgivaren ska redogöra för sina förutsättningar för att genomföra uppdraget, såsom affärsidé, antal anställda, kunskap inom området, erfarenhet av liknande uppdrag, organisation samt beskriva vilken serviceorganisation (för avrop/beställning) som erbjuds kommunen. Anbudsgivare ska vara verksam inom efterfrågat område och ha erfarenhet av liknande uppdrag. Som bevis ska anbudsgivaren ange 2 referenser, av tidigare liknande uppdrag under de 3 senaste åren. Kommunen förbehåller sig rätten att själv inhämta referenser utöver de i anbudet angivna referensuppdragen. Kommunens egna erfarenheter av anbudsgivaren jämställs med referenser. Nystartade företag kan istället ange tidigare erfarenheter för ägaren eller anställda hos leverantören. Beskriv alternativt bifoga en kort allmän presentation av företaget Har anbudsgivaren beskrivit sitt företag? (/ svar) Referens 1. Ange företag, namn, telefonnummer, när uppdraget genomfördes samt en beskrivning av uppdraget Referens 2. Ange företag, namn, telefonnummer, när uppdraget genomfördes samt en beskrivning av uppdraget Har anbudsgivaren angett referenser? (/ svar) Miljö- och sociala krav Enligt kommunens riktlinjer ska upphandling främja hållbar utveckling som leder till en god miljö för nuvarande och kommande generationer. Kommunen ska göra miljömässiga hänsynstaganden bland annat genom att; handla med leverantörer som bedriver ett aktivt miljöarbete, ställa miljökrav på varor, tjänster och entreprenader, prioritera miljöanpassade varor, tjänster och entreprenader och på så sätt stimulera en produktion som påverkar miljön så lite som möjligt. Policyn finns att hämta på eskilstuna.se Resortill och från uppdrag för kommunen ska ske på för miljön lämpligaste sätt. Anbudsgivaren ska ange en namngiven person med ansvar för miljöfrågor. Utskrivet: :53 Sida 6 av 8

7 Ange kontaktperson med ansvar för miljöfrågor Har anbudsgivaren angett kontaktperson med ansvar för miljöfrågor? (/ svar) Kvalitetsarbete Anbudsgivaren ska arbeta systematiskt med kvalitetsfrågor, t ex i ett kvalitets-ledningssystem. Anbudsgivaren ska bifoga antingen intyg om certifiering eller en beskrivning av anbudsgivarens egna dokumenterade rutiner. Anbudsgivaren ska ange en namngiven kontaktperson med ansvar för kvalitetsfrågor. Följande aktuella dokumenterade rutiner ska ingå: - Rutiner som säkerställer att avtalad produktkvalitet upprätthålls under avtalstiden. Är intyg om kvalitetscertifiering alternativt beskrivning av kvalitetsrutiner bifogat? (/ svar) Ange kontaktperson med ansvar för kvalitetsfrågor Har anbudsgivaren angett kontaktperson med ansvar för kvalitetsfrågor? (/ svar) 1.4. Utvärdering Anbudsprövning Steg 1, Uteslutning kontroll av att anbudsgivaren uppfyller de formella krav som samhället ställer på bolagsregistrering, betalning av skatter och avgifter m.m. och att det inte finns några omständigheter som ska eller får medföra uteslutning. Steg 2, Kvalificering kontroll av anbudsgivarens allmänna lämplighet i form av kompetens, resurser och förmåga att leverera erbjudna tjänster / produkter, samt att alla uppgifter och dokument som efterfrågats har lämnats. De anbudsgivare som uppfyller kraven i uteslutningsfasen och kvalificeringsfasen kommer att vara med i den fortsatta bedömningen. Steg 3, Anbudsutvärdering anbud som uppfyller samtliga ställda krav enligt steg 1 och 2 utvärderas i enlighet med nedan angivna utvärderingsparametrar. Kommunen kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Anbudsutvärdering Anbuden utvärderas utifrån pris och kvalitet. Pris Utvärderingspris är det offererade dagspriset och timpriset från kravspecifikationen multiplicerat med beräknade volymer (100 heldagar resp 80 timmar) och summerat till ett värde. Utskrivet: :53 Sida 7 av 8

8 Kvalitet Med kvalitet menas bedömd förmåga att genomföra uppdraget på det för kommunen mest fördelaktiga sättet. Kvaliteten räknas ut genom en referensgrupps subjektivt sammantagna bedömning och poängsättning av kriterierna med nedan bedömningsskala. Bedömningen görs utifrån de beskrivningar som anbudsgivaren lämnat i Kravspecifikationen enligt följande skala: Redovisning saknas 0 poäng Undermålig 20 poäng Bristfällig 40 poäng Acceptabel 60 poäng Bra 80 poäng Utmärkt 100 poäng Acceptabelt 60 poäng utgör kravgräns. Vid lägre poäng förkastas anbudet. Kriteriet kvalitet har ett mervärde om kronor per poäng. Utvärderingsexempel: Kvalitet Möjliga poäng 100 Erhållna poäng 60 Avdrag= 60 x = kr Avdraget (i exemplet ovan kr) för kriteriet kvalitet subtraheras från anbudets Utvärderingspris. Anbudet som får den lägsta jämförelsesumman (pris-avdrag) är för kommunen det ekonomiskt mest fördelaktiga. Om två anbud får samma jämförelsesumma kommer det anbudet som har det lägsta Utvärderingspriset att antas. Om även detta är lika kommer anbudet med det lägsta heldagspriset att antas Tilldelningsbeslut Efter anbudsprövningen kommer kommunen att fatta ett tilldelningsbeslut som visar hur utvärderingen har gått till samt vilken anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Tilldelningsbeslutet ska inte utgöra en accept, utan Eskilstuna kommun blir bunden av vinnande anbud först i och med att avtal har undertecknats. Avtal mellan leverantör och kommun tecknas under förutsättning att eventuell ansökan om överprövning i alla delar avslagits av förvaltningsdomstol. Avtalsspärr om 10 dagar gäller. Utskrivet: :53 Sida 8 av 8