1. Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling Telge Inköp AB Korttidsvistelse barn Ann-Christin Lindberg TI Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1. INLEDNING Telge Inköp AB Telge Inköp AB är ett kommunägt upphandlingsbolag som ansvarar för alla upphandlingar inom Södertälje kommun och de kommunägda bolagen i Telge AB. Telge Inköp administrerar även Nykvarns och Salems kommuns upphandlingar Svensk lagstiftning och behörig myndighets föreskrift Svensk lagstiftning och behörig myndighets föreskrift och anvisning gäller vid upphandling. Upphandlingen sker enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) UPPHANDLANDE MYNDIGHETER Södertälje kommun Södertälje har ca invånare som har tillgång till ett varierat boende både i stadsmiljö och nära naturen Med cirka anställda är Södertälje kommun en av Södertäljes största arbetsgivare. För mer information se Nykvarns kommun Nykvarns kommun har ca 9000 invånare. Kommunen är geografiskt belägen ca 1,5 från Södertälje centrum. För mer information se Salems kommun Salems kommun har cirka invånare och ungefär anställda. Som en av Stockholms läns minsta kommuner har vi fördelen av närhet till storstaden samtidigt som kommunen kan erbjuda bra familjevänliga bostäder i vacker natur. För mer information se ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN Utskrivet: :25 Sida 1 av 8

2 Upphandlingsform Upphandling sker genom förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling Kontaktperson Namn: Ann-Christin Lindberg E-post: Elektronisk anbudsgivning Tegle inköp strävar efter att förenkla anbudsarbetet både för anbudsgivaren och för de upphandlande myndigheterna, därför accepterar vi endast elekronisk anbudsgivning genom Support för användning av systement lämnas/ges av OPIC.com, tfn Användning av upphandlingssystemet är kostnadsfritt för anbudslämnaren. Förfrågningsunderlag hämtas på Anbudsgivare registrerar sig och hämtar handlingar där. Om anbudsgivare inte registrerar sig på tendsign.com utan hämtar handlingarna på annat sätt, t.ex. från annan offentlig databas, kan vi inte garantera att all information kommer alla anbudsgivare tillhanda. För att underlätta utvärderingsprocessen gäller följande vid besvarande av förfrågan: Svar skall lämnas på därför avsedd plats i förfrågningsunderlaget såsom svarsalternativen anges. Vid fritextsvar får hänvisning till bilaga endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration. OBS! Bifogade filer skall vara läsbara i Office 2007 alt. Acrobat reader. I de fall anbuden behöver kompletteras med annan information, typ tabell och grafisk illustration som inte kan skickas elektroniskt, skall informationen läggas i ett neutralt kuvert/paket, förseglat och tydligt märkt "TI " samt skickas till: Telger Inköp Ann-christin Lindberg Box Södertälje Kompletterande information, paketerat enligt ovan, kan också lämnas till receptionen på Storgatan 42 öppet vardagar mellan kl och Frågor och svar på förfrågningsunderlaget Eventuella frågor angående denna upphandling (inkl. frågor med anledning av att anbudsgivare finner att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart eller motstridigt) ställs genom enligt instruktion på hemsidan. Svar lämnas enbart genom för att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information. Frågor gällande förfrågningsunderlaget skall inkomma senast Avropssätt/Beställningssätt Beställning sker via successiva avrop som görs från respektive beställande enhet. Hur avropet ska genomföras framgår i ramavtalet. Utskrivet: :25 Sida 2 av 8

3 Avtalsperiod Avtalet löper på 2 år från det att ramavtal har tecknats och med möjlighet till ytterligare förlängning i ett (1) + ett (1) år. Förlängning av avtal sker på initiativ av Telge Inköp AB, där prisförhandling får ske ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER Anbudets form och innehåll Anbud skall vara skrivet på svenska. Anbudet skall innehålla de handlingar och uppgifter som efterfrågas i underlaget. - Svar på frågor ställda i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärd information som efterfrågas i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärda handlingar för kvalificering av anbudsgivare. - Begärda handlingar för utvärdering av anbudet. Svar och efterfrågad information lämnas på markerade platser i förfrågningsunderlaget. Anbudsgivare uppmanas att bergränsa svaren till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Vid fritextsvar får hänvisning till bilaga ske endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration. Om anbudet inte är komplett, saknar klar och tydlig redovisning av efterfrågade uppgifter, eller om anbudet innehållsmässigt ej helt överensstämmer med förfrågningsunderlagets avnvisningar kan anbudet komma att förkastas. Reservationer accepteras inte. Intygar Anbudsgivaren att inga reservationer finns i anbudet (/ svar) Uppfyller anbudet kraven på form och innehåll (/ svar) Anbudstidens utgång Anbud skall vara Telge Inköp AB tillhanda senast Anbudets giltighetstid Anbud skall vara bindande i 90 dagar räknat från sista anbudsdag. Vid ev. överprövning är anbudsgivaren bunden av sitt anbud till dess överprövningen är avslutad genom lagakraftvunnet avgörande, dock högst sex månader efter anbudstidens utgång. Accepterar Anbudsgivaren kravet på anbudets giltlighet (/ svar) Utskrivet: :25 Sida 3 av 8

4 Sekretess Enligt sekretesslagen offentlighets- och sekretesslag (2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats eller att samtliga anbud offentliggjorts. Därefter blir anbud och andra i upphandlingen ingående uppgifter allmän handling om inte omständigheterna föranleder annat eller att Telge Inköp gör en annan sekretessbedömning PRISER Priser skall anges i kronor (SEK) exklusive moms. Kostnad för mat ingår i dygnsersättningen. Ersättning utgår för faktiskt antal dagar/dygn. Ankomstdag och avresedag räknas tillsammans som en dag. Korttidsboende: Samtliga priser för korttidsboende skall anges. Endast kostnad per heldygn fred 14:00-sön kommer att utvärderas. Lägervistelse: Samtliga priser lägervistelse skall anges. Endast kostnad för vardagsdygn 17:00-17:00 tillsammans med kostnad per helgdygn 17:00-17:00 (gäller även fredag till lördag) kommer att utvärderas. Ange kostnad per helgdygn fredag 14:00-söndag 17:00:Ovanstående kostnad utgör prisutvärderingen för korttidsboende. (Fritextsvar) Ange kostnad per:vardagsdygn ( 14:00-09:00):Söndag 17:00-Måndag 09:00:Tillägg vardagsdygn, ex vid lov (09:00-14:00): (Fritextsvar) Ange kostnad för vardagsdygn 17:00-17:00:Ange kostnad per helgdygn 17:00-17:00 (gäller även fredag till lördag):totalpriset enligt ovanstående utgör prisutvärderingen avs lägervistelse. (Fritextsvar) Ange kostnad:dagläger per dag, vardagar (09:00-17:00):Dagläger per dag, helg (09:00-17:00): (Fritextsvar) Är efterfrågade priser lämnade? (/ svar) Är efterfrågade priser lämnande? (/ svar) 1.6. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN Registrering, skatter och avgifter Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Telge Inköp AB har gjort en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Telge Inköp AB med hjälp av Skatteverket har möjlighet att ta fram information om anlitade leverantörer och deras underleverantörer för att se att företagen är registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten. Telge Inköp AB förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter. Utskrivet: :25 Sida 4 av 8

5 Uppfyller Anbudsgivaren ställda krav på registrering, skatter och avgifter? (/ svar) Anbudsgivare från annat land Om anbudsgivare är från ett annat land än Sverige, som inte är registrerad hos Bolagsverket, skall till anbudet bifoga kopia på registerutdrag från motsvarande register som förs i det land där Anbudsgivarens verksamhet är etablerad. Är bifogad information avs anbudsgivare från annat land ok? (/ svar) Anbudsgivare som har nystartat företag Anbudsgivare som har nystartat företag skall i anbudet visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att redovisa aktiekapital/annat, kundunderlag och på anmodan tillhandahålla en ekonomisk fullgörandegaranti (t ex bankgaranti eller koncerngaranti) samt på anmodan redovisa referens till bank/finansiär. Anbudsgivare som har nystartat företag skall i anbudet visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att redovisa aktiekapital/annat, kundunderlag (Fritextsvar) Är bifogad information avs anbudsgivare som har nystartat företag skall i anbudet visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att redovisa aktiekapital/annat, kundunderlag ok? (/ svar) Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha tillräckligt stabil ekonomisk och finansiell ställning för att kunna genomföra uppdraget. Riskklassificering skall vara minst 3(UC)/A(Soliditet)/motsvarande klassificering eller högre. Om Anbudsgivaren har lägre riskklassificering eller ovanligt låga respektive negativa nyckeltal utifrån branschgenomsnittet och/eller negativt resultat skall Anbudsgivaren ändå anses uppfylla ovanstående krav om man i anbudet lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att Anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Telge Inköp AB förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter genom att ta en kreditupplysning, ta egna referenser samt att i efterhand infordra bevis. Uppfyller Anbudsgivaren kravet på ekonomisk stabilitet? (/ svar) Företagetspresentation Beskrivning av företagets organisation, ägarstruktur, tjänster/verksamhet samt företagets resurser. Utskrivet: :25 Sida 5 av 8

6 Beskrivning av företagets organisation, ägarstruktur, tjänster/verksamhet samt företagets resurser. (Fritextsvar) Försäkringsbevis Antagen Leverantör skall teckna och under avtalstiden upprätthålla erforderliga försäkringar för verksamheten så att inga ersättningsanspråk kan riktas mot uppdragsgivaren eller mot den enskilde. Detsamma gäller för eventuella underleverantörer som Anbudsgivaren anlitat för att fullfölja avtalet. Bevis om att försäkringar med innehåll enligt ovan har tecknats och betalats överlämnas på anmodan till Beställaren senast inom fyra veckor från avtalets tecknande. I annat fall äger Beställaren rätt att teckna försäkringarna på Anbudsgivarens bekostnad Ledningssystem för kvalitet Anbudsgivaren skall ha ett ledningssystem för kvalitet enligt SOSFS 2006:11 (S), anpassat till verksamhetens inriktning och omfattning. Anbudsgivarens ledningssystem för kvalitets skall vara integrerat i verksamheten och innehålla rutiner för årlig kvalitetsuppföljning samt kvalitetsutveckling. Anbudsgivaren skall på anmodan delge Uppdragsgivaren resultatet av sin egen uppföljning. Anbudsgivaren uppmärksammas på att from gäller SOSFS 2011:9 (M och S), Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Anbudsgivaren skall beskriva sin rutin för ledningssystem för kvalitet. (Fritextsvar) Kraven och info avs ledningssystem för kvalitet ok? (/ svar) Miljö Anbudsgivaren skall redovisa sitt miljöarbete. Anbudsgivaren redovisar sitt miljöarbete (Fritextsvar) Är redovisning avs miljöarbete ok? (/ svar) 1.7. KRAV PÅ VARA/TJÄNST Mer detaljerad beskrivning finns i separat dokument som följer med underlaget ÖPPNING AV ANBUD Inkomna anbud öppnas, planerat dagen efter sista anbudsdag. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär får dock även handelskammar- representanter närvara, förutsatt att anbudsgivaren ansvarar för kostnaderna för sådana representanter PRÖVNING AV ANBUD Prövningen och utvärderingen av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Arbetet med att utvärdera de inkomna anbuden kommer att genomföras i tre steg enligt nedan: Kontroll av anbudsgivaren Kontroll av att anbudsgivare uppfyller de administrativa skallkraven som återfinns i avsnitt 4 samt de krav som framgår av LOU 10 kap. och val av deltagare utifrån LOU kap.11. Utskrivet: :25 Sida 6 av 8

7 Kontroll av krav på vara/tjänst Kontroll av att de krav som ställs på vara/tjänst är uppfyllda och att anbudsgivaren har accepterat kommersiella/avtalsvillkor. I detta steg kontrolleras även att anbudsgivaren har lämnat ett komplett anbud och detta anbud inte innehåller några reservationer. De anbudsgivare som uppfyller steg 1 och 2 går vidare till steg 3, utvärdering enligt nedan Utvärdering Korttidsboende rep Lägervistelse utvärderas var för sig. De anbud som har lägst pris enligt nedanstående kommer antas: Korttidsboende: Samtliga priser för korttidsboende skall anges. Endast kostnad per heldygn fred 14:00-sön kommer att utvärderas. Lägervistelse: Samtliga priser skall anges. Endast kostnad för vardagsdygn 17:00-17:00 tillsammans med kostnad per helgdygn 17:00-17:00 (gäller även fredag till lördag) kommer att utvärderas AVBRYTANDE AV UPPHANDLING/ ÖVERGÅNG Upphandlingen kan komma att avbrytas eller övergå till förhandlad upphandling om sakliga skäl föreligger. Exempel på sakliga skäl är om ingen anbudsgivare uppfyller kraven eller om endast en anbudsgivare kvalificerats i upphandlingen eller priset för högt i förhållande till vad som beräknats eller om förutsättningarna för upphandlingen väsentligen ändrats (t.ex. p.g.a. politiska beslut) TILLDELNINGSBESLUT Upplysning om tilldelningsbeslut kommer så snart utvärderingen är klar att skickas till samtliga anbudsgivare AVTALSTECKNING Fr o m dagen efter utskick av upplysning om tilldelningsbeslut gäller en avtalsspärr om 10 dagar. Avtal kommer, om inte domstol beslutat om annat eller att det framkommit annat skäl till att ändra tilldelningsbeslutet, att tecknas snarast efter avtalspärrens utgång. Avtalet blir bindande först när avtalet undertecknats av parterna ACCEPT Accept Anbudsgivaren skall uppfylla samtliga skallkrav i förfrågningsunderlaget. Accepterar anbudsgivaren samtliga ställda skallkrav i förfrågningsunderlaget för generell del och sitt offererade delområde samt är samtlig efterfrågad information och bilagor bifogade anbudet? (/ svar) Uppfyller anbudsgivaren samtliga ställda skallkrav i förfrågningsunderlaget för generell del och sitt offererade delområde? (/ svar) Utskrivet: :25 Sida 7 av 8

8 Är samtlig i upphandlingen efterfrågad information eller bilagor avs generell del och inom sitt offererade delområde bifogat anbudet? (/ svar) UNDERSKRIFT AV ANBUDET OCH SANNINGSFÖRSÄKRAN Underskrift av anbudet och sanningsförsäkran Vi lämnar härmed anbud i rubricerad upphandling samt intygar att företaget är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 1 och 2. Anbudsgivare anger namn på behörig företrädare för företaget att lämna anbud. (Fritextsvar) Utskrivet: :25 Sida 8 av 8