VALNÄMNDEN. Årsredovisning

Transkript

1 VALNÄMNDEN Årsredovisning

2 Innehållsförteckning 1 Året som gått Sammanfattning av året Viktiga händelser Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Uppföljning Mål Ökat inflytande Bemötande och tillgänglighet Trygg kommun Minskad energianvändning Minskade koldioxidutsläpp Ökad jämställdhet Attraktiv arbetsplats Uppföljning direktiv Översyn av valdistriktsindelning inför allmänna val och val till EU-parlamentet Valadministrativsystemet ska vara uppdaterat och implementerat inför valen Uppföljning inriktningar Värdegrund Valfrihet Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer Synpunktshantering Kvalitetsdeklarationer Verksamhetsmått Ekonomi med kommentarer Uppföljning driftbudget Uppföljning investeringsbudget Intern kontroll Kompetensförsörjning Attrahera/rekrytera Utveckla/behålla Avsluta Analys Analys Sammanfattande analys Förändringsområden Nämndens årsredovisning 2

3 1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor Intäkter Kostnader -0,15-0,09-0,13 Netto -0,15-0,09-0,13 Budget, netto -0,16-0,18-0,18 Avvikelse 0,01 0,09 0,05 Kommentarer till verksamhet och utfall Avvikelsen respektive år beror på lägre kostnader för politiskt arvode. Investeringar Inkomster Utgifter Netto Kommentar till investeringar Budget Avvikelse 1.2 Viktiga händelser Ny organisationsform för valsamordning Under har fokus legat på förberedelser inför valåret 2014, då kommunen kommer att genomföra både ett allmänt val och val till Europaparlamentet. För att säkerställa god kvalité och minska sårbarheten kring planering och organisering av valen bedrivs valsamordningen från och med i projektform. Projektet är utformat utefter den projektmodell som används i Kungsbacka kommun. En ledstjärna har varit att val är en kommungemensam angelägenhet. Projektledaren och valsamordnaren har under året arbetat med att knyta resurser till projektorganisationen samt startat upp planeringen inför valåret. En inventering av vallokalerna i kommunen är genomförd och rekryteringen av röstmottagare har inletts och kommer att fortgå fram till de båda valdagarna. En riskanalys har även genomförts inom ramen för valprojektet. Valadministrativsystemet Vals Det valadministrativa systemstödet Vals har under året implementerats och uppdaterats. Rekrytering av röstmottagare och administrering av vallokaler sker nu med hjälp av systemet. Systemet har inneburit en effektivisering av det valadministrativa arbetet. Nämndens årsredovisning 3

4 Sveriges Kommuner och Landsting Under har Sveriges Kommuner och Landsting fortsatt sin satsning med fokus på "supervalåret" Detta har resulterat i ett antal konferenser med fokus på valadministration, vallagskommitténs slutbetänkande med förslag på ändringar i vallagen, samordningsvinster, e- röstning och valdeltagande. deltog med representanter från valnämnden och valkansliet vid den konferens som ägde rum i Jönköping den 3 december, Nätverk för valsamordnare & valnämnder Det sedan tidigare etablerade nätverket för valsamordnare och valnämnder i Region Halland har under året fortsatt sitt samarbete och träffats vid ett flertal tillfällen för att diskutera och samordna sig kring frågor gällande valåret Nätverket är en värdefull plattform för att fortsätta utveckla valarbetet i kommunen och regionen. Nämndens årsredovisning 4

5 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Vallagskommitténs slutbetänkande Den 27 oktober beslutade regeringen att tillsätta en parlamentarisk kommitté för att göra en översyn av delar av valsystemet. Kommitténs uppdrag blev att föreslå de grundlagsändringar och andra lagändringar som den fann motiverade. Den 17 april överlämnade vallagskommittén sitt slutbetänkande "E-röstning och andra valfrågor" (SOU :24) till justitieminister Beatrice Ask. I slutbetänkandet lade kommittén fram förslag som bland annat rör försök med e-röstning via internet vid valen 2018, budröstning, krav på utbildning för röstmottagare, regler om bemanning och öppettider för förtidsröstning, ökade möjligheter att personrösta, ökad tillgänglighet vid röstning Det valadministrativa arbetet har således påverkats av de eventuella ändringar av vallagen som vallagskommittén föreslagit. Bland annat har extra tyngd lagts på att säkerställa att kommunens vallokaler är tillgänglighetsanpassade. Även regeringen har lagt tyngd i denna fråga i den proposition som överlämnades till riksdagen den 5 november. Regeringen föreslår att dispensen för kommuner att använda lokaler för röstmottagning som inte är tillgängliga för personer med funktionsnedsättning tas bort. Förslaget förväntas träda ikraft den 28 januari Folkomröstning om trängselskatt i Göteborgs stad Kommunfullmäktige i Göteborgs stad beslutade den 23 maj om att genomföra en folkomröstning om trängselskatt under de allmänna valen den 14 september Det valadministrativa arbetet i har under inkluderat frågan i sin planering av valåret Nämndens årsredovisning 5

6 3 Uppföljning Mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 3.1 Ökat inflytande Analys Vi har lanserat ny webbsida för kommunen som har mer funktionalitet för dialog. I designen av webbsidan har invånare deltagit i användartester. Ett jämförelseverktyg på nätet för invånarna är klart och lanseras i med den nya webbsida. Under året har kommunstyrelsens arbetsutskott initierat invånardialoger inom trygghet och vår framtida e-förvaltning. Beslutats av Nämndens årsredovisning 6

7 KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Mätning Målvärde SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII Bemötande och tillgänglighet Analys I arbetet med att kommunen ska tillvarata digitaliseringens möjligheter kopplat till bemötande och inflytande pågår ett intensivt utvecklingsarbete som vi kallar Kungsbacka Arbetet hålls ihop och styrs från kommunstyrelsens förvaltning och en kommunövergripande projektorganisation. I arbetet finns flera uppdrag som ska bidra till att öka tillgängligheten och även ytterligare förbättra vårt bemötande. Under hösten har det genomförts ett antal större workshops för att ta fram underlag för hur vi ska organisera och utveckla en kommungemensam kundtjänst. I december lanserades en ny hemsida för kommunen som bland annat har stort fokus på att stödja dialogen med våra invånare. En ny e-tjänstplattform beräknas vara på plats under våren Den nya plattformen ska möjliggöra lättillgänglig service för invånare och ge bättre effektivitet i handläggningen av ärenden. Språkhandboken uppdateras löpande och vi har genomfört språkutbildningar för handläggare samt flera olika utbildningar inom området kommunikation. Beslutats av KF:s formulering Andelen av de som har kontakt med kommunen ska uppleva ett gott bemötande och god tillgänglighet Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet Målvärde Trygg kommun Analys Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Nämndens årsredovisning 7

8 Mätning Målvärde SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet Minskad energianvändning Analys Under året har vi bytt skrivare på förvaltningen och samtidigt har förinställningarna justerats vid utskrift. Sammantaget torde detta ha resulterat i en minskad energiåtgång även om vi ej har följt upp siffrorna med avseende på detta. Under 2014 så kommer dessutom "pullprint" att implementeras och då torde detta leda till en minskning av utskrifterna generellt, med avseende på både papper och energi. Beslutats av KF:s formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Mätning Målvärde Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, temperaturkorrigerad Minskade koldioxidutsläpp Analys Under året har vi, liksom hela kommunen, bytt till extern bilpoolsleverantör. Då dessa fordon är snålare än våra gamla så lär vi ha emitterat mindre koldioxid. Vi har även implementerat nya riktlinjer för fordon under. Detta skedde inför fjärde kvartalet så inverkan på koldioxiden är sannolikt inte så stor men en viss effekt lär det ha haft. Beslutats av KF:s formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska minska med 30 procent fram till år 2015 jämfört med 2009 års nivå Mätning Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar. Basår 2009 Målvärde 10% -0,47% -6,5% -7,5% 3.6 Ökad jämställdhet Analys Kommunstyrelsens förvaltning tillämpar kompetensbaserad rekryteringsprocess. Målet är en ökad Nämndens årsredovisning 8

9 könsfördelning. Kommunstyrelsens förvaltning erbjuder deltider och flexibla lösningar som även innebär tillfälligt distansarbete i en verksamhet som traditionellt erbjuder 100 % sysselsättning. Möjlighet att arbeta på distans innebär ökade möjligheter till balans mellan arbetsliv och fritid och ger ökade förutsättningar för ökad jämställdhet samt att vara en attraktiv arbetsplats. Beslutats av KF:s formulering som arbetsgivare ska arbeta aktivt för att öka jämställdheten mellan kvinnor och män Mätning Jämix, ökning av antal punkter per år Målvärd e 3.7 Attraktiv arbetsplats Analys Kommunstyrelsens förvaltning (KSF) arbetar utifrån handlingsplan som togs fram efter arbetsmiljökartläggningen. Verksamhetschef för kansli & överförmyndarenheten är rekryterad vilket ger ökad närvaro och nära ledarskap i det dagliga arbetet. Kansliet är starkt involverat i utvecklingsarbetet inom Kungsbacka 2020 och nytt ärendesystem. Generellt så har KSF en stor involvering och delaktighet i utvecklingen av e-förvaltning och nya arbetssätt. En delaktighet som ger goda möjligheter till personlig utveckling. Vi har regelbundna planeringsdagar med fokus på roller, mandat och arbetssätt. Detta har också bärig på utveckling av moderna och mer flexibla arbetsplatser. Utvecklingsinsatser på individnivå ex personlig coachning, medlem i nätverk och referensgrupper samt nischade specialistutbildningar. En arbetsmiljöenkät har initierats för uppföljning under Beslutats av KF:s formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats av medarbetarna Mätning Målvärd e Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda frågor 8,4 Nämndens årsredovisning 9

10 4 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 4.1 Översyn av valdistriktsindelning inför allmänna val och val till EUparlamentet 2014 Beslutats av Mätning Status för direktiv Uppnått Översynen presenterades för nämnden Nuvarande valdistriktsindelning kvarstår oförändrad till och med valåret Valadministrativsystemet ska vara uppdaterat och implementerat inför valen 2014 Beslutats av Mätning Status för direktiv Klart Valadministrativsystemet Vals har uppdaterats och implementerats i det valadministrativa arbetet. Samtliga valförrättare, vallokaler och valdistrikt är registrerade i systemet och det används kontinuerligt vid rekryteringsförfarandet. Nämndens årsredovisning 10

11 5 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från 5.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt 5.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. Kommentar Nämndens årsredovisning 11

12 6 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 6.1 Synpunktshantering Kommentaren Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god kostnadseffektiv service. Kommentaren är vårt kommungemensamma system som ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att felanmäla, lämna klagomål, lämna förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Kommentaren är ett systemstöd för att vi ska kunna fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt ställa tillrätta problem som uppstått för dem vi är till för. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna Kommentarer Fördelning av inkomna synpunkter Klagomål 0 Beröm 0 Förslag till förbättring 0 Felanmälan 0 Totalt antal inkomna synpunkter 0 Varav anonyma Varav politiska Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande Övrig synpunktshantering Förekommer inte. 6.2 Kvalitetsdeklarationer Kvalitetsdeklarationerna vänder sig till dem vi är till för. De ska tydligt beskriva vad vi lovar. Deklarationerna är en viktig del i kommunens kvalitetsarbete och ett effektivt förbättringsverktyg för verksamheten. Kvalitetsdeklaration Uppfyllnad Kommentar Kommentar Nämndens årsredovisning 12

13 7 Verksamhetsmått Nämndens årsredovisning 13

14 8 Ekonomi med kommentarer 8.1 Uppföljning driftbudget Budgetavräkning nämndbudget Ramfördelning Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Valnämnden Summa nämndsbudget Kommentarer Budgetavvikelsen beror på lägre kostnader för politiskt arvode. 8.2 Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Bokslut Bokslut Årsbudget Avvikelse Löpande årliga investeringar Utgifter Lokaler Inkomster Utgifter Nämndens årsredovisning 14

15 Bokslut Bokslut Årsbudget Avvikelse Övriga investeringar Inkomster Utgifter Netto Kommentarer Specifikation projekt > 5 Mkr (belopp i tkr) Projnr Text Pr.läge Bokslut Bokslut Årsbudget Avvikelse Summa projekt >5 Mkr Processläge: B = behovsanalys G = genomförande Kommentarer F = förstudie P = projektering U = uppföljning/projektavslut Nämndens årsredovisning 15

16 9 Intern kontroll Intern kontroll sker enligt plan i budgeten för kommunstyrelsen. Nämndens årsredovisning 16

17 10 Kompetensförsörjning Kompetensförsörjning är en fortlöpande process för att säkerställa att rätt kompetens finns för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov på kort och lång sikt. Kort sagt, att ha rätt kompetens på rätt plats i rätt tid Attrahera/rekrytera Under har rekryteringen av valförrättare för Europaparlamentsvalet och allmänna val 2014 inletts. Arbetet kommer att fortlöpa under Utveckla/behålla Valarbetet utvecklades och omorganiserades under så att det idag bedrivs i projektform, med en projektledare som har ett samordnande ansvar över projektet. Valsamordnaren, som även ingår i projektet, har det samordnande ansvaret vad gäller administration och kontakten med nämnden. Övrig kompetens knuten till projektet är kommunikatör, transport- och logistikansvarig, vallokalsansvarig samt ansvarig för rekrytering av valförrättare. Organisationsutvecklingen har inneburit att det valorganisatoriska arbetet blivit mindre sårbart då det är mindre personbundet då ansvar fördelats på fler roller Avsluta I rekryteringsarbetet har det varit viktigt att ta höjd för den generationsväxling som sker successivt. För att möjliggöra kunskapsöverföring är det viktigt att de sedan tidigare erfarna valförrättarna blandas med nyrekryterad personal. På så sätt kan kompetensen föras vidare och det skapas redan nu goda förutsättningar inför bemanningen för valet I projektet dokumenteras även kontinuerligt de aktiviteter som genomförs för att skapa ett bra underlag för kommande val Analys Rekryteringen av valförrättare är en förutsättning för att valen ska kunna genomföras. Under hösten har fokus legat på att dels ta fram konkurrenskraftiga arvoden, dels ringa in valförrättarnas ansvarsområden så att uppdraget blir tydligt. Eventuella samordningsvinster vad gäller bemanning till de båda valen har varit en viktig del i rekryteringsarbetet. Fokus har legat på att få så många som möjligt av valförrättarna att arbeta både vid Europaparlamentsvalet och de allmänna valen. Detta för att minska risken för personalbortfall efter det första valet. Den kommande generationsväxlingen innebär nya utmaningar i rekryteringsarbetet där det gäller att redan nu skapa goda förutsättningar för god kompetensöverföring i kommande val. Nämndens årsredovisning 17

18 11 Analys 11.1 Sammanfattande analys Val - en kommungemensam angelägenhet För första gången sammanfaller val till Europaparlamentet och val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige under Detta har ställt helt nya krav på valsamordningen och kommunernas organisering och planering av valen. Samordningsvinster och effektivisering av det administrativa arbetet är viktiga faktorer som kan hjälpa till att skapa goda förutsättningar för genomföra valen säkert och korrekt. Som ett led i detta har det valadministrativa arbetet i Kungsbacka för första gången organiserats i projektform, för att skapa en uthållig och bred organisation. Valet ses som en kommungemensam angelägenhet och på så sätt går det att dra nytta av all den kompetens som finns inom kommunens olika verksamhetsområden. Kungsbacka har därmed etablerat en modern syn på val och valadministration, vilket är i enlighet med de rekommendationer SKL publicerat angående hur kommunerna bör organisera sig inför På så sätt skapas även förutsättningar för att arbeta aktivt med demokratifrågan samt lägga fokus på att skapa förutsättningar för ett högt valdeltagande. Ett nytt systemstöd har implementerats vilket har inneburit tidsvinster i det administrativa arbetet. Nätverket för valnämndens presidier och valsamordnare i Region Halland har inneburit ett stöd och skapat goda förutsättningar för samordningsvinster kommunerna emellan Förändringsområden Modellen med valsamordnare och projektledare är ett bra sätt att jobba och som vi ska ta med oss in i arbetet även för framtida valarbete. Nämndens årsredovisning 18

19 Kungsbacka