Protokoll fört vid Catahyas ordinarie årsmöte 2014

Transkript

1 Protokoll fört vid Catahyas ordinarie årsmöte Mötets öppnande Föreningens vice ordförande Sara Karlsson förklarar mötet öppnat Val av mötesordförande att välja Fredrik Nilson till mötesordförande Val av mötessekreterare att välja Nina Högberg till mötessekreterare Val av två rösträknare tillika justerare att välja Sara Karlsson och Maria Nygård till rösträknare tillika justerare Adjungeringar Inga adjungeringar är aktuella Röstlängd att fastställa röstlängden i enlighet med följande: Jonathan Olsson (Nattöga) Sara Karlsson (Ozeloten) Charlotte Jonasson (Gondal) Johan Jönsson (Julle) Anna Bark Persson (Isblad) Otto Granath (Rogie) Maria Nygård (Vinter) Gabiella Rehbinder Felicia Wassberg (kotte) Nina Högberg (Tauriel) Stefan Loå (Tempelhand) från punkt

2 1.7. Mötets behörighet Styrelsen berättar att kallelse har gått ut via meddelande på Catahya, som öppen nyhet på sidan samt till föreningens grupp på Facebook. Både kallelse och möteshandlingar offentliggjordes i tid enligt stadgan. att årsmötet förklaras behörigt Fastställande av dagordning: att stryka punkten val av styrelsesuppleanter. att ta upp den övriga frågan förening? som anmälts av Robin Bergmark Verksamhetsberättelse Se bilaga 1. att lägga styrelsens verksamhetsberättelse för 2013 till handlingarna Ekonomisk berättelse Se bilaga 2. att lägga styrelsens ekonomiska berättelse för 2013 till handlingarna Revisionsberättelse Se bilaga 3. att lägga revisorernas utlåtanden till handlingarna Ansvarsfrihet att bevilja avgående styrelse ansvarsfrihet för det föregående verksamhetsåret Fastställande av verksamhetsplan Se bilaga 4. att anta en verksamhetsplan för

3 3.2. Fastställande av medlemsavgift att fastställa medlemsavgiften till 0 kr med en frivillig medlemsavgift om 50 kr eller 100 kr beroende på medlemmens upplevda ekonomiska situation Fastställande av budget Se bilaga 5. att anta en budget för Proposition om stadgeändring att Kapitel II 1 i stadgan ändras till: Medlemskap i Catahya erhålls av den som ansöker om detta. Önskan om fortsatt medlemskap skall bekräftas årligen. att Kapitel II 3 ändras till: Medlem som ej erlagt medlemsavgift inom två månader efter ansökan av medlemskap har därmed automatiskt upphört att vara medlem Val av ordförande att välja Maria Nygård till ordförande Val av kassör att välja Felicia Wassberg till kassör Val av styrelseledamöter att välja Jonathan Olsson, Tove Ivarsson, Robin Bergmark, Anna Blixt och Anna Bark Persson till ledamöter i styrelsen Val av valberedning att välja Nina Högberg och Johan Jönsson till valberedare och lämna den tredje platsen vakant Val av revisorer att välja Therese Albertsson till verksamhetsrevisor och Tommie Hjerén som suppleant. att välja Stefan Loå till ekonomisk revisor med Fredrik Wollentz som suppleant. 3

4 5.1. Övrig fråga: Förening? Mötet diskuterar huruvida Catahya ska vara en förening eller inte. + Juridisk person som kan äga tillhörigheter, domännamn, rättigheter. + Möjlighet att få bidrag. + Sammanhållande punkt för ett idag ganska löst sammansatt nätverk. Onödig administration för den verksamhet som är. Oklart vad alternativet är? Möjligheter: * Förenkla byråkratin utan att ta bort föreningen. enhälligt att Catahya ska fortsätta vara en förening. att styrelsen ska se över möjligheten att förenkla föreningsadministrationen för att föreningen inte ska upplevas som betungande Mötets avslutande Maria Nygård förklarar mötet avslutat. Fredrik Nilson, mötesordförande Nina Högberg, mötessekreterare Sara Karlsson, justerare Maria Nygård, justerare 4

5 Bilaga 1: Verksamhetsberättelse I Catahyas tjänst Styrelsen Robin Bergmark (Taura Tierno), Ordförande Sara Karlsson (Ozeloten), Vice ordförande Arina Pingol (Aiyu Linden), Kassör Sebastian Olsson (Snurre), Vice Kassör Tove Ivarsson (Melian), Sekreterare Jonathan Olsson (Nattöga), Vice sekreterare Robert Andersson (Jason), Ledamot Otto Granath (Rogie), Ledamot Therése Albertsson, Ledamot Revisorerna Stefan Loå (Tempelhand), Ekonomisk revisor Johan Anglemark (Brandoch Daha), Verksamhetsrevisor Fredrik Wollentz (Reborn), Suppleant (ekonomi) Linnea Andersson (Neldoreth), Suppleant (verksamhet) Valberedningen Nina Högberg (Tauriel) Maria Nygård (Vinter) Tommie Hjerén (Timmyy) Verksamhet Årets fokus var att lansera den nya hemsidan, vilket tyvärr inte genomförts, men den nya hemsidan har tagit form och har vidareutvecklats. Den är nu så långt gången att den går att testa och är snart redo för att lanseras. Fokus var även att diskutera Catahyas framtida ekonomi, vilket gjorts i viss grad. Även att diskutera Catahya som förening. Några djupare diskussioner har inte gjorts, vilket visar på att Catahya vill fortsätta som tidigare. Inaktivitet har tyvärr även rått under år 2013, men inte mer än tidigare år. Catahya lever och medlemmarna håller sig fast i nostalgi och i hopp om bättre tider som är på väg med den nya hemsidan. Frivillig medlemsavgift Även detta år hade årsmötet beslutat om en frivillig medlemsavgift, men ändrad den från tidigare år. Det infördes en minsta avgift om 50 kr och att var och en utöver detta fick välja 5

6 om man ville ge mer pengar. IRL verksamheten Under året hölls det ett årsmöte på Sveroks kansli i Stockholm där deltagarantalet inte var lika högt som man hade hoppats. Det som jobbat med den nya hemsidan visade hur långt de kommit och de som var där fick testa sidan. På hösten anordnades en arbetshelg för de som jobbar med den nya hemsidan och övriga som ville delta. Under denna helg utvecklades den nya sidan och testades. Catahyaner syntes till på kongressen Fantastika (Swecon 2013), sf kongressen i Stockholm. Catahya.net Det har arbetats med den nya hemsidan under året och den nya sidan hoppas kunna lanseras under början av Aktiviteten är som nämnt låg på sidan, vår kärnpunkt i föreningen. Aktiviteten i forumen blomstrar dock upp till och från. Marknadsföring Någon marknadsförening av föreningen för att locka nya medlemmar har inte skett i den omfattning som verksamhetsplanen önskat. Detta på grund av att den nya hemsidan inte lanserats än. Produktion Arbetet med en femte antologi har fortsatt under året, men har tyvärr inte blivit klar. Under året byttes ansvarig för projektet, vilket bidrog till fördröjning av tiden. Alla bidrag har samlats in och de flesta har bedömts av juryn och författarna håller på att gå igenom sina texter. Temat för antologin är Magi och/eller teknik. Förhoppning är att antologin ska tryckas under Försäljningen av Catahyas produkter har varit låg, men några få antologier har sålts. 6

7 Bilaga 2: Ekonomisk berättelse Intäkter 2013 Budget (kr) Resultat (kr) Avvikelse (kr) IRL Försäljning Bidrag Reklam Medlemsavgifter Övrigt Summa Utgifter 2013 Budget (kr) Resultat (kr) Avvikelse (kr) IRL Styrelse Evenemang Priser Hemsida Produktion Övrigt Summa Bruttoresultat Inkomster Inkomster för IRLer uteblev. Detta på grund av att Catahya Summur Camp ej arrangerades. I samband med årsmötesirlen togs all avgift in som frivillig medlemsavgift och under arbetshelgen för Catahya 3.0 togs det inte någon avgift. Budgeten för försäljning var beräknad efter att en antalogi skulle tryckas under Den blev dock försenad och ej klar under året. Vilket medförde att försäljningen inte blev så stor som väntat. Utgifter Då det inte genomfördes en stor IRL, blev utgifterna för IRL lägre än väntat. Styrelsen hade ingen styrelseträff och föreningen åkte ej heller på några arrangemang under året. Utfallet för priser blev lägre än budgetterat då det var få som fick skibentbelöningar och det genomfördes inga tävlingar med priser. 7

8 Hemsidan kostade mindre, då pengar för design ej utbetalades till Maria Helena Stanke, då designen ej hann bli klar. Produktionskostnaderna blev noll kronor då antalogin inte blev färdig för tryck. Balansrapport 2014 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Ingående balans Period Utgående balans Lager Omsättningstillgångar Bank S:A TILLGÅNGAR EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Resultat föregående år Årets resultat Skulder S:A EGET KAPITAL OCH SKULDER BERÄKNAT RESULTAT 8

9 Bilaga 3: Revisionsberättelse 9

10 Revisorsutlåtande 2 Gällande: Catahya, ideell förening, verksamhetsåret Utlåtande: I egenskap av verksamhetsrevisor för den ideella föreningen Catahya har undertecknad granskat verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och styrelsens mötesprotokoll för gällande år och inte funnit någonting att anmärka på. Utifrån genomgånget material instämmer jag i den ekonomiske revisorns rekommendation att årsmötet beviljar ansvarsfrihet för styrelsen Uppsala Johan Anglemark Verksamhetsrevisor Catahya Lingonvägen Storvreta johan@anglemark.se 10

11 Bilaga 4: Verksamhetsplan Årets fokus Hemsidan och medlemmar Årets fokus kommer vara att rulla ut en prototyp av den nya hemsidan och därefter börja använda den. Hoppet med detta är att det ska bli mycket enklare att få nya medlemmar, både genom en förenklad process kring registrering, men även genom att hemsidan får en nystart både i form av funktionalitet och utseende. Föreningen och ekonomi Detta är något som föreningen behöver arbeta vidare med även i år. Det finns tre punkter inom detta som det är viktigt att arbeta med: * Undersöka vad för alternativa förbund Catahya skulle kunna passa i, från vilka vi kan få bidrag. * I och med den nya hemsidan undersöka möjligheterna till reklam. * Undersöka möjligheterna till att finanisera Catahya genom donationer från medlemmar. Årets verksamhet Marknadsföring För att en ny hemsida ska ge något resultat behöver den marknadsföras. Någonting som är viktigt är att se efter vad för typ av marknadsföring potentialla medlemmar kan tänkas svara på. Klassiska metoder såsom affischer på lämpliga platser (t.ex. bibliotek och bokhandlar) bör givetvis inte underskattas, men det är också väldigt viktigt att Catahya har en närvaro på Internet, utanför den egna sidan. Ett exempel på detta är att ge Catahya en större närvaro i sociala medier, såsom Facebook och Twitter. Texter och diskussioner När den nya hemsidan är lanserad ska det som tidigare publiceras recensioner, artiklar, nyheter, noveller och dikter. Diskussioner, både i forumet och bland kommentarer till texter, bör uppmuntras. Antologi En femte antologi ska under året bli klar och utgiven. Det här är ett av Catahyas största och mest lyckade projekt genom åren och därför värt att satsa på. IRL träffar För de som vill ska IRL träffar kunna anordnas, men ingen särskild träff planeras för året. 11

12 Bilaga 5: Budget 2014 Intäkter (kr) Försäljning IRL 0 Bidrag 0 Reklam 0 Medlemsavgifter Övrigt 0 Summa Kostnader (kr) IRL Styrelse Evenemang 0 Belöningar 600 Marknadsföring Hemsida (2100 Axentus, 325 One.com, 4000 webbdesigner, 300 övrigt) Produktion Övrigt Summa Resultat Beräknad balans för omsättningstillgångar: Ingående Utgående