Protokoll Årsmöte mars, 2016 Sid 1 / 2

Transkript

1 Protokoll Årsmöte mars, 2016 Sid 1 / 2 Närvarande: Maria Nygård (Vinter), Felicia Wassberg (kotte), Fredrik Wollentz (Reborn), Anna Bark Persson (Isblad), Joakim Szczypinski (Glaurung), Sebastian Olsson (Snurre), Jonathan Olsson (Nattöga) från punkt Formalia 1.1. Mötets öppnande Anna öppnar mötet klockan 15: Val av mötesordförande Maria väljs till mötesordförande 1.3. Val av mötessekreterare Felicia väljs till mötessekreterare Val av två justerare tillika rösträknare Anna och Sebastian väljs till justerare av protokollet samt rösträknare Justerande av röstlängd Alla närvarande har rösträtt Mötets behörighet Maria berättar hur kallelsen och handlingarna skickades ut i tid inför årsmötet. Mötet beslutar att mötet är behörigt Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns enligt protokollet och justeras löpande. 2. Motioner 2.1. Stadgerevision Se bilaga 1 Stadgerevision. Mötet bifaller förslaget i sin helhet. 3. Förra årets berättelser och ansvarsfrihet 3.1. Verksamhetsberättelse Se bilaga 2 Verksamhetsberättelse Mötet lägger verksamhetsberättelsen till handlingarna Ekonomisk berättelse Se bilaga 3 Ekonomisk berättelse. Mötet lägger den ekonomiska berättelsen till handlingarna Revisorernas berättelser Se bilaga 4 Revisorernas berättelser. Mötet lägger revisorernas berättelser till handlingarna Styrelsens ansvarsfrihet Mötet beviljar den avgående styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2015.

2 Protokoll Årsmöte mars, 2016 Sid 2 / 2 4. Framtiden 5. Val 4.1. Fastställande av verksamhetsplan Se Bilaga 5 Verksamhetsplan Mötet bifaller verksamhetsplanen i sin helhet Fastställande av medlemsavgift Medlemsavgiften fastställs till 0 kr. Frivillig medlemsavgift slopas Fastställande av budget Se Bilaga 6 Budget Budgetförslaget antas med ändringen Medlemsavgift ändras till Donationer. Bilagan speglar ändringen Val av ordförande Mötet väljer Fredrik Wollentz till ordförande Val av kassör Mötet väljer Felicia Wassberg till kassör Val av ledamöter till styrelsen Mötet väljer Sara Karlsson, Anna Blixt, Maria Nygård, Joakim Szczypinski och Robin Bergmark till ledamöter i styrelsen Val av revisor Mötet väljer Therése Albertsson till revisor Val av valberedning Mötet väljer Anna Bark Persson och Sebastian Olsson till valberedning. 6. Övriga frågor Ingen hade några övriga frågor. 7. Mötets avslutande Maria överlämnar klubban till Fredrik som förklarar mötet avslutar klockan 16:39. Maria Nygård, mötesordförande Felicia Wassberg, mötessekreterare Anna Bark Persson, justerare/rösträknare Sebastian Olsson, justerare/rösträknare

3 Stadgar Kapitel I: Allmänna stadgan 1 Definition Catahya är en ideell förening som har sitt säte i Stockholm. 2 Obundenhet Catahya är partipolitiskt obunden och religiöst neutral. 3 Syfte Catahyas syfte är: att samla personer intresserade av fantastik till en gemensam organisation, att verka för att sprida information och fakta om fantastik till allmänheten, att skapa mötesplatser där våra medlemmar och andra aktörer inom svensk fantastik kan samverka 4 Verksamhetsår Catahyas verksamhetsår omfattar tiden 1 januari till 31 december. 5 Firmateckning Catahyas firma tecknas av ordförande och kassör var för sig. Om särskilda skäl föreligger kan annan person utses att teckna styrelsens firma. 6 Stadgeändring 1. Förslag till stadgeändring skall publiceras på hemsidan senast två (2) veckor före det stormöte som skall behandla stadgeändringsförslaget. 2. Ändring av Catahyas stadgar kan endast ske genom beslut med minst 2/3 majoritet vid stormöte. 7 Upplösande 1. Upplösande får endast behandlas av årsmöte om så angivits i kallelsen. 2. För att Catahya skall upplösas krävs likalydande beslut med minst 2/3 majoritet vid årsmöte. 3. Om minst tre (3) medlemmar på årsmötet motsätter sig upplösning, kan en sådan ej genomföras. 4. Vid upplösande skall Catahyas skulder betalas. Därefter skall eventuella tillgångar gå till verksamhet i enlighet med föreningens syfte, enligt årsmötets beslut. 8 Tolkning 1. Om oklarhet gällande innebörd av Catahyas stadgar skulle uppstå i samband med stormöte gäller stormötets tolkning, tills klargörande ändring införs. 2. Om oklarhet gällande innebörd av Catahyas stadgar skulle uppstå i något annat samband än stormöte gäller styrelsens tolkning, tills klargörande ändring införs.

4 Kapitel II: Medlemskap 1 Medlemskap Medlemskap i Catahya erhålls av genom registrering i medlemsregistret. Medlemskapet förnyas årligen. 2 Medlemsavgift Medlem i Catahya är skyldig att avlägga medlemsavgift. Denna fastställs av Catahyas årsmöte. 3 Rättigheter 1. Medlem har närvaro, yttrande, förslags och rösträtt vid Catahyas stormöten. 2. Medlem har rätt till en (1) röst. 3. Medlem har rätt att få motion eller enkel fråga behandlad av stormöte eller styrelse. 4. Medlem har rätt till full insyn i Catahyas samtliga protokoll och övriga möteshandlingar. 4 Skyldigheter Medlem är skyldig att rätta sig efter Catahyas stadgar, styrdokument och beslut. 5 Avstängning 1. Medlem som missköter sig kan av styrelsen utsedda ansvariga avstängas från enskilda delar av verksamheten under en tidsbestämd period. Överklagan av avstängning görs till styrelsen. 2. Styrelsen äger rätt att stänga av medlemmar från hela eller delar av verksamheten under en tidsbestämd period. Avstängd medlem har möjlighet att begära sin avstängning prövad av stormöte. 6 Uteslutning 1. Medlem som aktivt motverkar Catahyas syften, eller på annat sätt allvarligt skadar föreningen, kan uteslutas av Catahyas stormöte. 2. Medlemsavgift återbetalas ej vid uteslutning. 3. Beslut om upphävande av uteslutning kan endast tas av Catahyas stormöte. 4. Beslut om uteslutning eller upphävande av uteslutning kräver minst 2/3 majoritet. 7 Utträde Utträde ur Catahya beviljas medlem som så begär. Medlemsavgift återbetalas ej vid utträde. Kapitel III: Stormöte 1 Sammansättning Catahyas stormöte består av vid mötet närvarande medlemmar enligt kap. II 1. 2 Befogenheter Stormötet är Catahyas högsta beslutande organ. 3 Beslutsmässighet

5 Catahyas stormöte är beslutsmässigt då utlysande och kallelse skett i enlighet med stadga. 4 Utlysande Stormöte skall hållas minst en (1) gång per år. Styrelsen utlyser stormöte. Stormöte skall utlysas senast 5 veckor före mötesdatum. Stormöte skall hållas om någon av nedanstående så kräver: 1. minst 5 % av Catahyas medlemmar, 2. majoritet av Catahyas styrelse, 3. Catahyas ordförande, 4. var och en av revisorerna. 5 Innehåll Stormöte skall innehålla följande punkter: öppnande av möte, justering av röstlängd, mötets behöriga utlysande, godkännande av föredragningslista, val av mötesordförande, mötessekreterare, två (2) rösträknare tillika justerare, adjungeringar, behandling av inkomna motioner, övriga frågor mötets avslutande. 6 Årsmöte I början av verksamhetsåret skall det hållas ett stormöte som behandlar i första hand frågor rörande det nya verksamhetsåret. Detta stormöte kallas årsmöte och skall hållas senast 31 mars. På årsmötet skall följande punkter behandlas utöver de punkter som stormöte kräver: styrelsens verksamhetsberättelse för senaste verksamhetsår, ekonomisk berättelse för senaste verksamhetsår, revisionsberättelse för senaste verksamhetsår, separata beslut om ansvarsfrihet för de styrelser som suttit under det avslutade verksamhetsåret, fastställande av medlemsavgift, fastställande av budget och verksamhetsplan, val av ordförande, val av kassör, val av styrelseledamöter, val av valberedning, val av revisorer. 7 Kallelse Kallelse till stormöte skall utgå till Catahyas medlemmar senast fem (5) veckor före mötesdatum. Möteshandlingar skall publiceras på hemsidan senast två (2) veckor före mötesdatum.

6 8 Motioner Motioner till stormöte skall vara styrelsen tillhanda senast tre (3) veckor före mötesdatum. 9 Adjungeringar Stormötet äger rätt att adjungera icke medlemmar med närvaro och yttranderätt. 10 Omröstning Vid omröstning fattas beslut med enkel majoritet om inte annat föreskrivs i stadgan. Nedlagda röster räknas ej. Kapitel IV: Styrelse 1 Sammansättning Styrelsen består av ordförande, kassör och en (1) till sju (7) ledamöter. Valbar till styrelse är varje medlem i Catahya. Medlem i styrelsen kan ej besitta plats i valberedning eller som revisor. 2 Mandatperiod Styrelsens mandatperiod löper från årsmöte till årsmöte. 3 Ansvar Styrelsen ansvarar inför årsmöte för hur verksamhet och ekonomi skötts. 4 Uppgifter Styrelsen åligger att: 1. arbeta utifrån denna stadga, 2. bereda ärende som skall behandlas vid stormöte, 3. verkställa av stormöte fattade beslut. 5 Beslutsmässighet Styrelsen är beslutsmässig då minst hälften av styrelseledamöterna är närvarande. Varje styrelseledamot äger en (1) röst. 6 Lyckta dörrar Ärende som rör enskild medlem skall alltid behandlas bakom lyckta dörrar. Handlingar för sådant ärende är sekretessbelagda och berörs inte av kap. II 4, punkt 4. Kapitel V: Valberedning 1 Sammansättning Valberedningen består av minst två (2) ledamöter och tillsätts av stormöte. Valbar till valberedning är medlem i Catahya. 2 Uppgifter

7 Det åligger valberedningen att till styrelsen avgiva namnförslag avseende de val som skall förrättas av stormöte, med undantag för val av mötesfunktionärer, senast tre (3) veckor före mötesdatumet. 3 Mandatperiod Valberedningens mandatperiod löper från årsmöte till årsmöte. Kapitel VI: Revision 1 Sammansättning Årsmötet utser en (1) revisor samt en (1) revisorsersättare. 2 Befogenheter Catahyas revisorer äger rätt att när som helst granska de tillgångar eller värdehandlingar som Catahya har, samt ta del av räkenskaper, protokoll och övriga handlingar som rör verksamheten och ekonomin. 3 Uppgifter 1. Revisorerna granskar verksamhet såväl som ekonomi. 2. Det åligger revisorerna att inför årsmöte granska styrelsens redovisning av den ekonomiska förvaltningen samt Catahyas verksamhet i förhållande till stadga och stormötes beslut. 4 Mandatperiod Revisorernas mandatperiod löper från årsmöte till årsmöte. 5 Revisionsberättelse Revisionsberättelse skall vara tillgänglig för Catahyas medlemmar senast två (2) veckor före årsmöte. Berättelsen skall innefatta yttrande i fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.

8 Verksamhetsberättelse 2015 Internetz Vi lanserade vår nya Wordpressbaserade hemsida i mars. Det ledde till att alla dog av chock, så sedan hände inget mer! The end. Nejdå. Vi har putsat vidare på sånt som inte var riktigt klart vid lanseringen, ordnat några tävlingar (skrivtävlingar får klart fler bidrag än konsttävlingar, märkte vi) och en temamånad om sagor. Vi har dock inte gjort någon större insats för att marknadsföra nya sidan. Vi har heller inte gjort något särskilt aktivt jobb med att rekrytera nya skribenter, så produktionen av nya texter hänger fortfarande på några få personer. Vi skaffade en Facebooksida för att bättre sprida nyheter, recensioner osv. Twitterkontot twittrar på mest som Vinters lekstuga. Marknadsföring Vi hade ett reklambyte med sf kongressen Confuse, dvs årets SweCon, i Linköping (de fick en reklambanner på Catahya, vi fick en reklamruta i deras programbok). Under kongressen fanns våra böcker till försäljning på förlaget Fafners bord. Tack, Fafner! En av de medverkande författarna i förra årets novellantologi Magiker & maskiner hade dessutom med sig några böcker på ett författarbesök i början av året. Ny novellantologi Arbetet med en ny novellantologi påbörjades som planerat och insamling av noveller skedde under hösten. Genren är science fiction, temat Epilog och det kom in kring 60 bidrag! Förhoppningen är att det ska bli en färdig bok någon gång under IRL Förutom årsmötet och en styrelseträff där även övriga medlemmar var inbjudna ( Bokcirkel & bowling ) har vi haft skriv och pysselfika två gånger. Alltså fler träffar än vi har haft på flera år! Alla har dock varit i Stockholm, vilket skulle vara trevligt att ändra på. Styrelsen informerade om möjligheten att få fikapengar för att ordna träffar i andra städer.

9 Ekonomisk rapport Catahya 2015 Budgetjämförelse Budget Utfall % av budget Inkomster Medlemsavgifter % Försäljning % Total % Utgifter IRL ,54 54% Styrelse % Marknadsföring % Hemsida ,75 122% Produktion % Administration % Total ,29 94% Resultat ,29 Pengar på konton Bankkonto 273,64 Medlemsavgifter 3190 Sparkonto 11133,38 Fodringar Bokus 70

10 Revisorernas berättelser Verksamhetsrevisorns berättelse Revisorsutlåtande Gällande: Catahya, ideell förening, verksamhetsåret Utlåtande: I egenskap av verksamhetsrevisor för den ideella föreningen Catahya har undertecknad granskat verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och styrelsens mötesprotokoll för gällande år och inte funnit någonting att anmärka på. Undertecknad föreslår att årsmötet beviljar avgående styrelse och föregående styrelse ansvarsfrihet för verksamhetsåret Kungälv Therése Albertsson Verksamhetsrevisor Catahya Ekonomiska revisorns berättelse Vad jag ser så är ju 2015 helt ok. Skulle väl anmärka på att hemsideskostnaden är rätt hög men en omdesign är ju en engångskostnad. Men med intäkter på inte så mycket mer än tusenlappen är det dumt att dra på sig stora kostnader som inte ger intäkter (sedan kan de ju komma som fler medlemmar tex så vissa kostnader kan j u ändå vara motiverade). Sedan skulle jag väl säga att de gamla balanserna är det lika bra att bara dra ett strck över. Det vore kul att utreda för att kunna visa vad som hänt, men det ser ju mest ut att vara tafflig bokföring, dvs rent tekniska problem, inte något stort fuffens. Föreningens ekonomi har ändrats för mycket sedan dess, det är liksom inte samma förening och då ska inte bagaget ligga kvar heller. Avslutningsvis skulle jag föreslå att inte ha lagerföring kopplat till ekonomin. Det kommer bli trassel. Bättre att se inköpen som rena kostnader och föra en lista över sådant som har ett längre hållbarhetsdatum än korv och korvbröd... Någon stackare får sitta med böcker o dyl i en garderob men så länge man kan räkna och se att det stämmer så är det ju lugnt. Stockholm Wilhelm Raab Ekonomisk revisor Catahya

11 Verksamhetsplan 2016 Administration Sköta och förenkla nödvändig administration. Internetz Fortsätta finjustera hemsidan och säga upp det gamla webbhotellet. Skapa närvaro på hemsidan, t.ex. genom att bygga upp en större skribentgrupp, och göra det enklare att bidra. Marknadsföring Verka för aktivitet i sociala medier. Få ut reklammaterial till en sf kongress eller konvent. Novellantologin Färdigställa den pågående novellantologin och ge ut den. IRL Inga större IRL träffar planeras, men det står såklart varje medlem fritt att arrangera mindre träffar om hen vill! Styrelsen ska uppmuntra och underlätta arrangerandet av irl träffar.

12 Budgetförslag 2016 Intäkter Bidrag 0 Donationer 500 Försäljning 3000 Summa 3500 Utgifter Produktion 8000 Hemsida 1500 IRL 1000 Styrelse 1000 Administration Resultat 8650