Örnsköldsviks Manga Förening (ÖMF) Årsmötesprotokoll 2014

Transkript

1 Örnsköldsviks Manga Förening (ÖMF) Årsmötesprotokoll 2014

2 Dagordning 1. Mötets öppnande. 2. Fastställande av röstlängd. 3. Mötets behörighet. 4. Val av ordförande för mötet. 5. Val av sekreterare för mötet. 6. Val av två protokolljusterare för mötet. 7. Val av rösträknare. 8. Styrelsens verksamhetsberättelse för det gångna året. 9. Styrelsens ekonomiska berättelse för det gångna året. 10. Revisionsberättelsen för verksamhetsåret. 11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser. 12. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner. 13. Fastställande av budget. 14. Årets verksamhetsplan. 15. Fastställande av medlemsavgift. 16. Val av årets styrelse. 17. Val av årets revisor. 18. Övriga frågor. 19. Mötet avslutas.

3 1. Mötets öppnande - Andreas Gustavsson förklarar mötet öppnat. 2. Fastställande av röstlängd - Röstlängden fastställs till 23 röstberättigade medlemmar. Se bilaga 1 Röstlängd. 3. Mötets behörighet - Kallelsen skickades ut i rätt tid, minst två veckor innan årsmötet. Årsmötet finner att mötet är behörigt. 4. Val av ordförande för mötet - Andreas Gustavsson föreslås till mötesordförande. Årsmötet godkänner förslaget. 5. Val av sekreterare för mötet - Sam Sundqvist föreslås till mötessekreterare. Årsmötet godkänner förslaget. 6. Val av protokolljusterare för mötet - Nicole Eriksson och Petra Eidenmark föreslås som protokolljusterare. Årsmötet godkänner förslaget. 7. Val av rösträknare - Rebecca Edvardsson och Jens Fransson föreslås till rösträknare. Årsmötet godkänner förslaget. 8. Styrelsens verksamhetsberättelse för det gångna året - Andreas Gustavsson läser upp verksamhetsberättelsen, se bilaga 2 Verksamhetsberättelsen för Diskussion sker angående verksamhetsberättelsen. Det som framkommer under diskussionen är att halloween skulle ha planerats tidigare, att ha en fastställd plan innan planeringsmötet avslutades, att det saknades klart ledarskap, att mer tid skulle ha lagts på marknadsföringen, att man skulle ha haft checklista. 9. Styrelsens ekonomiska berättelse för det gångna året - Andreas läser upp den ekonomiska berättelsen, se bilaga 3 Ekonomisk berättelse för Vid diskussion så framkommer det är bra om medlemmarna är med på aktiviteter och studiecirklar, för att få in mer pengar till föreningen. Det nämndes att vid tillfällig pengarbrist har styrelsen kunnat tänka sig att ge kortsiktiga lån till föreningen, vilket bör undvikas. Mer engagemang efterlyses. 10. Revisionberättelsen för det gångna verksamhetsåret - Rebecca läser upp revisionsberättelsen, se bilaga 4 Revisionsberättelse för Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser - Årsmötet beslutar att ge 2013 års styrelse ansvarsfrihet för den tid som revisionen avser. 12. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner

4 - Inga motioner har skickats in till styrelsen. - Andreas Gustavsson läser upp styrelsens förslag om stadgeändringar, se bilaga 5 Motioner. - Stadgeändringar kräver ⅔ majoritet för att gå igenom. Årsmötet beslutar enhälligt att godkänna styrelsens förslag om stadgeändringar. 4 Föreningsform ändras från: Föreningen är en ideell förening och är ansluten till Sveriges roll- och konfliktsspelsförbund. till: Föreningen är en ideell förening och är ansluten till Sveriges roll- och konfliktsspelsförbund, Sverok. 8 Styrelsen ändras från: Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och sekreterare. Vid behov kan även vice ordförande, extra ledamöter och suppleanter väljas. till: Föreningens styrelse består av ordförande, kassör, sekreterare och en ledamot. Vid behov kan även vice ordförande, extra ledamöter och suppleanter väljas. - Andreas Gustavsson läser upp styrelsens förslag om att införa två nivåer av stödmedlemskap, samt att styrelsen får rätt att införa olika förmåner för stödmedlemskapen, se bilaga 5 Motioner. - Årsmötet godkänner styrelsens förslag till införande av två nivåer av stödmedlemskap en nivå på 150 kronor/år samt en nivå på 350 kronor/år, samt att styrelsen får rätt att införa förmåner om den finner några passande förmåner. 13. Fastställande av budget - Andreas ber årsmötet att läsa igenom styrelsens förslag till budget för 2014, se bilaga 6 Budget för 2014, och komma med eventuella frågor. Årsmötet beslutar att godkänna förslaget. - Under diskussion framkommer det att två kulturrapporter och en studiecirkel per vecka är bra, för att dra in pengar enligt budget för Var här och ha roligt! 14. Årets verksamhetsplan - Andreas Gustavsson läser upp styrelsens förslag till verksamhetsplan för 2014, se bilaga 7 Verksamhetsplan för Andreas Edvardsson lägger in en egen motion om att lägga till en formulering under punkt 4 i verksamhetsplanen. Motionen ser ut som följande:

5 4. Styrelsen skall efter Örncon 2014 är slut undersöka möjligheten till Örncon 2015 och om möjligt, påbörja arbetet med att arrangera det. Ett möte om detta bör äga rum inom en 60- dagarsperiod. varav den sista meningen är det tillägg som Andreas Edvardsson vill lägga in i verksamhetsplanen för Årsmötet godkänner styrelsens förslag till verksamhetsplan för 2014, med tillägget av Andreas Edvardsson. - Under en allmän diskussion framkommer det en del önskemål/förslag som det ej beslutas om. Exempel på sådant är: efter konventet samla in skriftliga utvärderingar från både personal och besökare eller via mailformulär. Jobbar man under konvent ska man vara kvar tills det beslutas om att man kan gå hem. Örncongruppens nuvarande organisation ska ansvara för det nästkommande planeringsmötet efter avslutat konvent. 15. Fastställande av medlemsavgift - Styrelsen föreslår att medlemsavgiften står fast på 50 kronor för Årsmötet godkänner förslaget. 16. Val av årets styrelse - Andreas Gustavsson läser upp styrelsens förslag till styrelse för 2014, se bilaga 8 Styrelse för Matilda Edvardsson och Sara Karlsson avgår från styrelsen. Sara Öhman och Petra Eidenmark föreslås som nya styrelsemedlemmar. Nicole Eriksson och Matilda Edvardsson föreslås som suppleanter för Ytterligare en person läggs till förslag, som inte fanns med i styrelsens ursprungliga förslag. David Wiklund läggs som förslag till ny styrelsemedlem. I övrigt så föreslås nuvarande resterande styrelsmedlemmar att sitta kvar för Ulf Jensen meddelar att 2014 blir hans sista år som sekreterare i ÖMF. Dock utesluter han inte vidare engagemang på andra poster i eller utanför styrelsen i framtiden. - Årsmötet godkänner styrelsens förslag till ny styrelse för 2014, med godkänt tillägg av David Wiklund. - Årsmötet godkänner Nicole Eriksson och Matilda Edvardsson som suppleanter för Styrelsen för 2014 ser ut som följande: Andreas Gustavsson - Ordförande, för en tid av ett år Ulf Jensen - Sekreterare, för en tid av ett år Christina Erixon-Åberg - Kassör, för en tid av ett år Joakim Molin - Ledamot, för en tid av ett år Lisette Larsson - Ledamot, för en tid av ett år Ellen Lindström - Ledamot, för en tid av ett år Petra Eidenmark - Ledamot, för en tid av ett år Sara Öhman - Ledamot, för en tid av ett år

6

7 Bilaga 1 Röstlängd

8 Röstlängd Antal röstberättigade närvarande: 23 Andreas Gustavsson Ulf Jensen Natharsa West Ellen Lindström David Wiklund Stina Gidlund Pontus Eriksson Rebecca Edvardsson Andreas Edvardsson Joakim Molin Petra Eidenmark Isabelle Eidenmark Sara Öhman Leo Wiklund Andreas Karlsson Christina Erixon-Åberg Lisette Larsson Sam Sundqvist Myra Biasi Jens Fransson Nora Domeij Nicole Eriksson Emma Öberg Antal icke röstberättigade närvarande: 1 Kevin Eriksson

9 Bilaga 2 Verksamhetsberättelsen för 2013

10 Verksamhetsberättelse 2013 var första hela året föreningen hade med den nya strukturen, nya lokalen och arbetsättet. Det var ett år då vi växte med fler medlemmar, syntes mer i media, hade mer kontakter med utomstående organisation och var större ekonomiskt sett än någonsin. I början av året representerade fyra personer från styrelsen föreningen på Sverok Nedre Norrlands årsmöte i Östersund. Vi var föreningen med mest representation på plats. Vi knöt många goda kontakter och Joakim Molin samt Ulf Jensen blev invalda som valberedare för distriktet under Örncon-kommittén, ledd av Ulf Jensen, arbetade under årets första halva med att arrangera Örncon som 28/6 slog upp dörrarna på Sliperiet i Örnsköldsvik. Konventet fick exponering i både radio och på webben 7 där det omnämndes flera gånger. Målet var att detta året få Örncon att växa men i slutändan låg besöksantalet relativt still. Trots detta så anser dom flesta jag hört från att det var ett roligt och lyckat konvent och genomförandet från kommittén var väl strukturerat, om än inte helt utan problematik och gav värdefulla erfarenheter inför kommande år. Under halloween tog föreningen över Sliperiet och arrangerade ett spökhus. Det var extremt roligt för både besökarna och de som arrangerade även om det blev mycket och hårt arbete. Arrangemanget planerades under mycket kort tid relativt till dess storlek och visade vad vår förening kan göra när vi verkligen vill, men det visade också på våra svagheter. Bristande arbetsfördelning och ledarskap gjorde att viktiga saker som marknadsföring gled mellan stolarna. Detta gjorde att arrangemanget rent ekonomiskt var lite av ett misslyckande, men trots detta var något extremt uppskattat av alla medlemmar inblandade och gav erfarenhet för framtiden. Under året arrangerades även många mindre aktiviteter. Många cosplayworkshops, filmvisningar, julfest och firningar av bland annat såpbubbeldagen. Det som vi ej nått fram till är arbetet med Äggcons. Målet enligt verksamhetsplanen var fyra Äggcons under året. Under första halvåret hade vi först Pokemón- äggcon och sedan Öppet-äggcon men efter det blev det inget mer. Andra arrangemang i liknande storlek arrangerades (halloween), men styrelsen hade ingen möjlighet att arrangera fler Äggcons. Vi hoppas att förbättra detta nästkommande år med en dedikerad post i styrelsen för Äggcons. I slutet av året ledde Petra Eidenmark sökandet av en ny lokal då vi kände att den dåvarande var för liten och för dyr. Hon hittade en lokal som var betydligt mer central, större och samtidigt billigare. Efter beslut av styrelsen så skrevs ett kontrakt på 3 år på dagen innan julafton och inflyttningen började i början på det nya året avslutades med 77 medlemmar. 17 stycken fler än vad föreningen kunde rapportera Skrivet av Andreas Gustavsson, Ordförande.

11 Bilaga 3 Ekonomisk berättelse för 2013

12

13

14 Kommentarer angående resultat- och balansrapport Vi har bytt hur vi bokför under året till faktureringsmetoden. Detta innebär att man bokför redan då man får eller skickar ut en faktura. I slutet av året fick vi fakturor på den nya lokalen för årets tre första månader, något som betalas i slutet av månaden innan. Men då vi fick fakturorna 2013 är de då de har bokförts. Skrivet av Andreas Gustavsson, Ordförande, i samråd med Christina Erixon-Åberg, Kassör.

15 Bilaga 4 Revionsberättelse för 2013

16

17 Bilaga 5 Motioner

18 Motioner Inga motioner inkom till årsmötet, styrelsen har dock två egna förslag. Motion 1 Styrelsen föreslår att punkt 4 Föreningsform i stadgarna ändras från: Föreningen är en ideell förening och är ansluten till Sveriges roll- och konfliktsspelsförbund. Till: Föreningen är en ideell förening och är ansluten till Sveriges roll- och konfliktsspelsförbund, Sverok. Detta för att förenkla och klargöra vilket ungdomsförbund föreningen är ansluten till. Styrelsen föreslår även att punkt 8 Styrelsen ändras från: Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och sekreterare. Vid behov kan även vice ordförande, extra ledamöter och suppleanter väljas. Till: Föreningens styrelse består av ordförande, kassör, sekreterare och en ledamot. Vid behov kan även vice ordförande, extra ledamöter och suppleanter väljas. Detta för att klargöra att det måste vara minst fyra ledamöter i styrelsen. Motion 2 Styrelsen föreslår att vi skapar två stödmedlemskapsnivåer. Stödmedlemskapet kommer att ha en högre avgift och vissa förmåner men ändå inte vara ett fullt medlemskap. Stödmedlemmar får vara med på verksamheter och har yttranderätt samt förslagsrätt, men inte rösträtt på årsmöten och de kan inte sitta i styrelsen. Tanken är att man blir stödmedlem bland annat om man är äldre och vill arbeta för att ÖMF fortsätter vara en förening för ungdomar, av ungdomar men samtidigt vill ha möjlighet att delta i vissa av föreningens aktiviteter. är förälder till en medlem och vill stödja föreningens arbete. även är vanlig medlem och vill dra nytta av förmånerna som stödmedlemskapen har. inte vill registrera sig med känslig information som personnummer och adress. De stödmedlemskap som styrelsen föreslår är:

19 Stödmedlemskap 150kr/år Får en stödmedlempin Hjältemedlemskap 350kr/år Får en hjältemedlemspin Dessa tackas om de vill på en speciell tackdel av vår hemsida/facebook/tumblr. Styrelsen föreslår sig ha rätten att ge fler förmåner om de finner några som skulle kunna vara passande.

20 Bilaga 6 Budget för 2014

21 Budget 2014 Intäkter Sverok lokalbidrag :- Sverok ungdomsbidrag 7500:- Kommunalt bidrag :- Medlemsavgift 3500:- Donationer 3000:- Studiecirklar :- Kiosken :- Eventinkomster 5000:- Örncon :- Summa: :- Utgifter Lokalhyra :- El 4000:- Bankavgifter 700:- Örncon :- Studiecirklar 1000:- Aktiviteter 4000:- Föreningsdrift 5000:- Kiosk :- Inköp bibliotek 1000:- Trivsel föreningsarbetare 1000:- Summa: 98,700:-

22 Bilaga 7 Verksamhetsplan för 2014

23 Verksamhetsplan Styrelsen ska fördela ansvaret för arbetsuppgifter som skall genomföras enligt verksamhetsplanen och som krävs för föreningens drift samt arbeta med att skapa en organisationsstruktur inför framtiden. 2. Styrelsen ska arbeta med att marknadsföra föreningen och att dra in fler medlemmar samt aktivera de som redan finns i föreningen. 3. Styrelsen ska planera och genomföra Örncon Styrelsen skall efter Örncon 2014 är slut undersöka möjligheten till Örncon 2015 och om möjligt, påbörja arbetet med att arrangera det. Ett möte om detta bör äga rum inom en 60- dagarsperiod. 5. Föreningen ska under året genomföra minst en aktivitet per månad. Aktiviteter som Örncon eller styrelsen, kommittén, funktionärs, organisatörs eller studiecirkel möten räknas inte. Det måste vara en självständig aktivitet. Minst två av dessa aktiviteter skall vara äggcons. Mindre en- eller tvådagskonvent. 6. Föreningen ska fortsätta att hålla i studiecirklar i samarbete med studieförbund. 7. Styrelsen ska arbeta för att skapa en god ekonomisk grund för att behålla lokalen under nästkommande år.

24 Bilaga 8 Styrelse för 2014

25 Val av styrelse Sara Karlsson och Matilda Edvardsson väljer att inte fortsätta sitta kvar i styrelsen De kommer dock stanna kvar i föreningen och arbeta i diverse grupper. Styrelsen föreslår Matilda Edvardsson som suppleant för Styrelsen har sökt efter möjliga ersättare och funnit två personer som vi tror skulle bli ett jättebra tillskott till styrelsen! Styrelsen föreslår att vi välkomnar tillbaka Petra Eidenmark till styrelsen i form av ledamot, då hon tidigare gjort bra i från sig gällande styrelsearbetet och på senare tid engagerat sig mycket i föreningen igen. Hennes hjälp har varit ovärderlig under flytten till den nya lokalen. Styrelsen föreslår även att vi välkomnar Sara Öhman som ledamot i styrelsen 2014! Sara Öhman har senaste tiden visat enorm arbetsvilja och initiativtagande gällande föreningen. Hon har genom sitt arbete i lokal- och Örncongruppen visat att hon förtjänar att bli förtroendevald och sitta i styrelsen Förutom det som nämnts ovan så hoppas alla övriga förtroendevalda i styrelsen på fortsatt förtroende och vill sitta kvar även Styrelsens förslag till 2014 års styrelse är då följande: Andreas Gustavsson - Ordförande Ulf Jensen - Sekreterare Christina Erixon-Åberg - Kassör Joakim Molin - Ledamot Lisette Larsson - Ledamot Ellen Lindström - Ledamot Petra Eidenmark - Ledamot Sara Öhman - Ledamot