Örnsköldsviks Mangaförening (ÖMF) Styrelsemötesprotokoll

Transkript

1 Örnsköldsviks Mangaförening (ÖMF) Styrelsemötesprotokoll

2 Dagordningen för mötet 1. Mötets öppnande 2. Val av protokolljusterare 3. Beslutsförhet 4. Föregående protokoll 5. Dagordning 6. Årsmötet Organisation Medlemshantering 9. Brevlåda och adressändring 10. Policy 11. Profilmaterial 12. IT och teknik 13. Aktiviteter 14. Studieanordnare 15. Ekonomi 16. Lokal 17. Övrigt

3 Styrelsemöte 5/4 14 Närvarande Ulf Jensen Andreas Gustavsson Petra Eidenmark David Wiklund Ellen Lindström Christina Erixon Åberg (deltar över skype 13.15, avviker 14.15) Joakim Molin Frånvarande Sara Öhman Lisette Larsson Närvarande personer utan rösträtt Nicole Eriksson, Myra Biasi, Annie Söderlind 1. Mötets öppnande Mötet förklaras öppnad. 2. Protokolljusterare Petra väljs till protokolljusterare. Hädanefter kommer det bara att krävas en protokolljusterare, då även ordförandes underskrift kommer att krävas tillsammans med sekreterarens och protokolljusterarens underskrifter. 3. Beslutsförhet Styrelsens finns vara beslutsför. 4. Föregående protokoll Ej renskrivet än, tas ej upp. 5. Dagordning Dagordningen för mötet läses upp. Dagordningen godkänns. 6. Årsmötet 2014 Genomgång av de relevanta punkterna för styrelsen i årsmötesprotokollet Organisation 2014 Styrelsen välkomnar de nya styrelsemedlemmarna. Andreas Gustavsson presenterar en PowerPoint presentation om hur föreningens organisation kommer att se ut.

4 Vid köp över 500 kronor så krävs det ett godkännande från Andreas eller Christina. Nya förtroendevalda informeras om tidigare praxis. Minsta nedlagda tid fungerande inte bra tidigare. Arbetsdagar föreslås ersätta det tidigare systemet. Förslaget godkänns. Styrelsen för 2013 beslutade att varje styrelsemedlem ska kunna anordna samt delta i minst en studiecirkel. Viss dispens kan ges till Ulf, som vill trappa ner styrelsearbetet, och Ellen, då hon bor så långt bort. Styrelsen beslutar att i den mån det är möjligt, så ska varje styrelsemedlem arrangera minst en studiecirkel samt delta på minst en annan studiecirkel. Det är bra om alla kan kolla sin mail regelbundet. Ett mailkonto ska ordnas till Nicole Eriksson. Ulf ska ordna ett dokument med allas kontaktuppgifter. 8. Medlemshantering Ulf har påbörjat en provisorisk lista över stödmedlemmar och hjältemedlemmar. Krav på vilken information som ska registreras kommer att minskas. Till exempel de fyra sista siffrorna i personnumret behöver inte delges vid registrering som stödmedlem eller hjältemedlem. Diskussion sker om hur vi ska dela ut medlemskort/pins samt delgivning av medlemskap. Vi bör kunna skicka ut information per post, men det kostar pengar. Att be medlemmar hämta sina medlemskort/pins på plats är ett alternativ. Inget beslutas. Enklaste sättet att hantera inbetalning av medlemsavgifter är att betalning tas ut samtidigt som man registrerar sitt medlemskap. Ulf ska ordna en rapporteringsblankett för medlemsbetalningar. Rabatter för medlemmar diskuteras. Rabatter på matställen i utbyte av exponering för matstället och möjlighet till medlemsrabatter hos Harjus är tänkbara alternativ. Ett rabattvärde kan enklare motivera att bli medlem, med ett högre/unikt värde för stödmedlemmar. Medlemsavgifter för de som är inskrivna i e basen måste betalas innan månaden är slut, så att vi kan börja söka medlembidraget från Sverok redan då med en bonus på 1000 kronor. Vi ska inte lägga in medlemmar i e basen förrän de har betalat sin medlemsavgift och blivit fullt godkända som medlemmar. Ulf informerar om den interna medlemslistan. 9. Brevlåda och adressändring Vi får fästa en brevlåda i hallen. Adressändring diskuteras. Styrelsen beslutar att beställa adressändring utan eftersändning av post. 10. Policy Trivselbudget diskuteras. Ett förslag om att endast de som har ett schemalagt ansvar beslutat i arbetsgrupp eller styrelsen, ska få ta del av trivselbudgeten. Det förslaget godkänns. Budgeten fastställs till 70 kronor per månad, med en pott på 160 kronor tillgängligt för speciella arrangemang utöver månadsbudgeten. Det tillkommer även rabatter i kiosken på 10% för de som arbetar, med samma krav som för trivselbudgeten.

5 Reseersättning diskuteras. Reseersättningens storlek föreslås ligga på 14 kronor per mil. Förslaget godkänns. Reseersättning till Ulf i samband med lokalflytten tas upp på nästa möte. Rabatter för stöd /hjältemedlemmar diskuteras. Hjältemedlemmar föreslås få rabatt på dricka och nudlar i kiosken, dricka kommer att kosta 8 kronor och nudlar kommer att kosta 10 kronor för hjältemedlemmar. Förslaget godkänns. 11. Profilmaterial Diskussion sker angående om bilder tagna i föreningssyfte ska kräva ett skriftligt godkännande från de personer som är med på bilden eller inte. Inget beslutas. Andreas visar ett exempel på hur visitkort kan komma att se ut. ABF har möjlighet att skriva ut visitkort, så vi ska ordna några exemplar för att se så att det fungerar. Grafisk profil diskuteras. Den verkar fungera bra. Vi ska höra efter med Rebecca om hon kan tänka sig att skriva text till flyers. Precis som med visitkorten, så kan medlemskort skrivas ut av ABF. Dessa bör lamineras. Vi ska ordna med pins och klistermärken i olika design, som endast kommer att vara till föreningen, inte Örncon specifikt. Dessa kan säljas i kiosken. Ett förslag om att köpa in pins och klistermärken om det går att få dessa i olika design läggs. Styrelsen godkänner förslaget. 12. IT och teknik Vi har blivit godkända av Techsoup, en förening som ordnar med donationer av hård och programvara, noterbart även från Microsoft. Det innebär att vi har möjlighet att köpa programvara från Microsoft till en väldigt låg kostnad. Vi behöver ordna fler datorer, skärmar, teknik i övrigt. Petra nämner att det kan finnas en möjlighet att köpa/hyra ett mobilt bredband per månad av Petras pappa. Det skulle i så fall kunna användas till föreningsarbete, typ styrelsearbete. Vi har ett konto på izettle, vilket innebär att vi nu kan ta emot kortbetalningar. Andreas går igenom hur det fungerar. 13. Aktiviteter Diskussion sker huruvida det går att skriva kulturrapport på karaoke. David, Joakim och Matilda ska kolla upp med ABF hur det fungerar med Stim och om det går att skriva kulturrapport på karaoke. Såpbubbeldagen infaller snart, den årliga valborggrillningen är under planering, anordning av lan nämns. En spökhistoriekväll ska vi försöka planera in. Halloween, Lucia och Harry Potter dagen nämns. Aktivitetsgruppen ska träffas och planera vidare. Vi ska försöka få ihop någon aktivitet under påsk. Aktivitetsgruppens budget föreslås vara 1500 kronor till äggcon och 2500 kronor till övriga aktiviteter. Styrelsen godkänner förslaget.

6 Aktivitetsgruppen behöver registrera sig på hitta.sverok.se, för att kunna registrera träffar som vi kan få 150 kronor i bidrag per träff för. Hur det fungerar kommer vi behöva kolla upp. 14. Studieanordnare Studiecirkelledarutbildning, ledarskapsutbildning och bokföringsutbildning nämns. 15. Ekonomi Vi ska ordna en internkurs för styrelsemedlemmar och lokalarbetare gällande kassahantering, izettle och rapportering. 16. Lokal Joakim räknar upp de nuvarande lokalarbetarna. Det kommer fortsatt letas efter nya lokalarbetare. Att skaffa extra nycklar kostar 250 kronor per extra nyckel. Ulf och Andreas kommer att behöva en nyckel vardera. De övriga nycklarna fördelas förslagsvis inom lokalgruppen. Diskussion sker om uppdatering av betalsystemet för att passa donationsbetalningar av bindor och tamponger. Dessa kan kosta 3 kronor styck. 17. Övrigt Inga övriga frågor. Mötet avslutas.

7