Granskning av detaljplaneprocessen

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av detaljplaneprocessen Peter Aschberg Hammarö kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Metod och avgränsning Allmänt om kommunens fysiska planering Granskningsresultat Är handläggningstiderna för framtagande av detaljplaner tillfredsställande? Bedömning Sker tillfredsställande uppföljning av balansen mellan beslutade planuppdrag och avslutade detaljplaner? Bedömning Säkerställs att förvaltningen har tillräckliga ekonomiska resurser för att utarbeta detaljplaner i den takt som fordras för att infria kommunens tillväxtmål? Bedömning Utnyttjas de ekonomiska och personella resurser som har avsatts för framtagande av detaljplaner på ett ändamålsenligt sätt? Bedömning Fungerar system och rutiner för framtagande av detaljplaner på ett ändamålsenligt sätt? Säkerställs att system och rutiner för framtagande av detaljplaner efterlevs? Bedömning Infrias målsättningarna för finansieringsgraden genom planavgift av detaljplanerna? Bedömning Övrig iakttagelse Revisionell bedömning...11 Revisorerna Hammarö kommun

3 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Hammarö kommun har granskat kommunens detaljplaneprocess. Granskningens revisionsfråga har varit: Har kommunstyrelsen en effektiv och ändamålsenlig process för detaljplaner för att möta kommunens tillväxtambitioner? Den sammantagna bedömningen är att detaljplaneprocessen inte fullt ut är ändamålsenlig och att effektiviteten är svår att bedöma då det inte finns några mål att följa upp. Granskningen har visat att mark- och planenheten har aktuella rutiner och riktlinjer för de flesta delarna i detaljplaneprocessen. Rutiner och riktlinjer saknas dock för debitering och för genomförandefasen. Mål saknas helt för detaljplaneprocessen och statistik nyttjas i begränsad omfattning som grund till uppföljning. Vidare bedöms planberedskapen i kommunen för närvarande vara förhållandevis god och vi ser positivt på att medborgardialogen har blivit ett naturligt inslag tidigt i detaljplaneprocessen. Under granskningen har det emellertid identifierats ett antal utvecklingsområden. Dessa utvecklingsområden kan delas in på följande sätt: Styrning - Vi bedömer att styrningen av detaljplaneprocessen kan förbättras då kommunstyrelsen bl.a. inte har upprättat några uppföljningsbara mål avseende den fysiska planeringen. Med anledning av detta rekommenderar vi att kommunstyrelsen att: ta fram uppföljningsbara mål som uttrycker kommunstyrelsens förväntningar och ambitioner på mark- och planenhetens verksamhet avseende fysisk planering och detaljplaner. Exempelvis skulle ett mål kunna avse handläggningstiden för detaljplanerna genomföra en undersökning i tomtkön för att klargöra de önskemål som finns om exempelvis lokalisering, storlek på fastighet m.m. prioritera arbetet med en ny översiktsplan ta fram en finansieringsstrategi och tydliga debiteringsrutiner Uppföljning - Vår bedömning är att detaljplaneprocessen inte följs upp i tillräcklig utsträckning av kommunstyrelsen. Därför rekommenderar vi kommunstyrelsen att säkerställa att: det inom mark- och planavdelning upprättas rutiner som gör det möjligt att genomföra mer utförliga statistiska uppföljningar och analyser av detaljplaneprocessen. Förslagsvis kan fler nyckeltal tas fram och periodiskt jämföras över tid och med andra kommuner. Utveckla uppföljningen som helhet Intern kontroll Detaljplaneprocessen inrymmer risker som bör värderas och kontrolleras. Vi rekommenderar därför kommunstyrelsen att utveckla internkontrollen inom området. Revisorerna Hammarö kommun1 av 12

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Hammarö kommun har haft en ganska jämn befolkningsökning de senaste åren och mellan åren ökade befolkningen med ca 250 personer. Befolkningstillväxten i kombination med kommunens attraktiva läge vid Vänern, ställer krav på en god samhällsplanering. En av de viktigaste delarna vid planering av ny bebyggelse är detaljplanen. Processen för en detaljplans tillblivelse är komplicerad och innehåller många separata moment. För en kommun är det viktigt att detaljplaneprocessen fortlöper effektivt så att olika projekt inte försenas. Mot bakgrund av det här har de förtroendevalda revisorerna i Hammarö kommun har gett i uppdrag att granska kommunens detaljplaneprocess Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga och sex kontrollmål: Har kommunstyrelsen en effektiv och ändamålsenlig process för detaljplaner för att möta kommunens tillväxtambitioner? 1. Är handläggningstiderna för framtagande av detaljplaner tillfredsställande? 2. Sker tillfredsställande uppföljning av balansen mellan beslutade planuppdrag och avslutade detaljplaner? 3. Säkerställs att förvaltningen har tillräckliga ekonomiska resurser för att utarbeta detaljplaner i den takt som fordras för att infria kommunens tillväxtmål? 4. Utnyttjas de ekonomiska och personella resurser som har avsatts för framtagande av detaljplaner på ett ändamålsenligt sätt? 5. Fungerar system och rutiner för framtagande av detaljplaner på ett ändamålsenligt sätt? Säkerställs att system och rutiner för framtagande av detaljplaner efterlevs? 6. Infrias målsättningarna för finansieringsgraden genom planavgift av detaljplanerna? 2.3. Metod och avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsen och där mark- och planenhetens arbete med detaljplaner. Underlaget rapporten bygger på utgörs både av styrdokument och av intervjuer. De granskade styrdokumenten utgörs av lagstiftning samt eventuella mål och riktlinjer som har bäring på arbetet med detaljplaneprocessen. Intervjuer har genomförts med följande personer: Karin Manner, Kommunarkitekt och enhetschef plan- och byggenheten Anna Lindstedt, Planarkitekt Leif Sandberg, Ordförande i kommunstyrelsen De intervjuade har getts möjlighet att sakgranska rapporten. Revisorerna Hammarö kommun2 av 12

5 3. Allmänt om kommunens fysiska planering En viktig förutsättning för det kommunala självstyret är det lagstadgade kommunala planmonopolet, som innebär att kommunen bestämmer hur mark ska användas och bebyggas. Omfattningen och inriktningen av kommunernas planering av mark, vatten och bebyggelse anges i stora drag i plan- och bygglagen (PBL), liksom den planprocess som ska säkra att olika allmänna och enskilda intressen beaktas och att arbetet bedrivs med öppenhet och samråd. Översiktsplanen är en kommuntäckande plan som anger inriktningen för den långsiktiga utvecklingen av den fysiska miljön och ska ge vägledning för beslut om användningen av mark- och vattenområden och hur den bebyggda miljön ska användas, utvecklas och bevaras. Översiktsplanen är inte juridiskt bindande men ska vara vägledande för en rationell och samordnad detaljplanering och annan legal reglering av vatten, mark och bebyggelse. För en begränsad del av kommunen kan en fördjupad översiktsplan upprättas. Kommunstyrelsen skall enligt PBL aktualisera översiktsplanen varje mandatperiod. Detaljplaneprocessen regleras i första hand av PBL 5 Kap. En detaljplan krävs generellt vid utbyggnader av områden och för ändrad användning av en fastighet eller ett område. Ett initiativ till ett byggprojekt kan komma från kommunen, en privat markägare eller ett enskilt byggföretag. När ett initiativ kommer från kommunen kan det exempelvis handla om att få till en förändring eller lösa frågor som vägdragning, VA-försörjning eller utbyggnad av skolor. Detaljplanen avser utformningen av bebyggelse m.m. inom ett mindre område från en enstaka fastighet till en mindre stadsdel. Detaljplanen innehåller juridiskt bindande bestämmelser för var det får byggas, vad byggnader och markområden ska användas till, byggnadshöjder, byggnaders utformning m.m. Byggrätten i detaljplanen anger den grad av bebyggelse som tillåts på en plats. Byggnadsvolymen avgränsas av exempelvis byggnadsarea, hushöjd eller våningsantal samt tillåten användning av byggnaden (exempelvis bostadsändamål, handel, industri eller kontor). Planprocessen omfattar i stora drag fem skeden; skede för planuppdrag, programskede, samrådsskede, granskningsskede och skede för antagande och laga kraft. Detaljplanen styr bland annat bygglov. Bygglov med mindre avvikelser från detaljplanen är dock möjliga genom politiska beslut efter att berörda grannar fått tillfälle att lämna synpunkter. Att ett område är detaljplanerat har ibland betydelse för vilka regler som gäller enligt andra lagar än PBL, till exempel Miljöbalken och Ordningslagen. Enligt PBL får kommunen ta ut en planavgift för att täcka kostnader för upprättande av detaljplaner. Planavgift får tas ut endast om fastighetsägaren har nytta av planen och tas ut i samband med debitering av bygglovsbeslutet. Revisorerna Hammarö kommun3 av 12

6 4. Granskningsresultat 4.1. Är handläggningstiderna för framtagande av detaljplaner tillfredsställande? Kommunstyrelsen har antagit övergripande mål med koppling till ökad effektivitet, ökad dialog och kundnöjdhet men det finns inget mål eller mått med direkt koppling till handläggningstiden av detaljplaner. De intervjuade anger att de i stort klarar att ta fram detaljplaner i den takt som behövs. Tiden från att en ansökan om planbesked inkommer till mark- och planenheten till att en detaljplan antas av kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) 1, kan variera och bedöms av de intervjuade ta mellan ca 6 månader till 18 månader. Det understryks dock att det ibland förekommer situationer som gör att handläggningstiden blir lång. En faktor som lyfts fram är att detaljplaneprocessen är avhängig av flera andra aktörers handlande, såsom Trafikverket och Länsstyrelsen. Länsstyrelsen kan ha krav på ytterligare utredningar under planarbetets gång, vilket gör att detaljplaneprocessen kan förlängas. Likaså innebär detta att handläggarna i sig kan bedriva en effektiv planprocess men att andra aktörers agerande kan förlänga den. Det framkommer också att det finns planarbeten som ibland prioriteras ned på grund av förändringar av olika slag under processens gång. Dessa kan då bli liggande länge utan aktiv handläggning. I granskningen har vi tagit del av enhetens tidplan för planer och projekt, vilket är ett Excellunderlag där de olika aktuella planernas status beskrivs och deras beräknade tidpunkt för att vinna laga kraft anges. Vi har även erhållit statistik avseende kommunstyrelsens beslutade planer. I tabellen nedan redovisas de planer som har antagits av kommunstyrelsen under år 2011 och Planer Antal månader* DP Mörmon 5:66, ändring byggnadsplan Toverud 1:20 m.fl, DP Sätter 3:1, Getingberget norra delen, 2011 (17)** DP Hammarö återvinningscentral, DP Lunnaparken, DP Klöverud 1:24, DP Nolgård Östra Verksamhetsområde, Planändring Lindenäs sommarstugeområde avseende Lindenäs 1:2, DP Hammar 1:65, DP Östra Bärstad, 2012 (28) DP Rud 4:190, 2012 (60) DP Gråberg 1:4 skola Östra Bärstad, Medelvärde DP 10 stycken 32 * Handläggningstiderna är beräknade från att kommunstyrelsen gett mark- och planenheten uppdraget om att planarbete ska påbörjas tills att nämnden godkänt planen. **Summa i inom parantes är beräknad från datum för samråd. Källa: mark- och planenheten. 1 Kommunstyrelsen har delegerat beslut avseende mark- och planärenden till sitt arbetsutskott. Delegationsordning för kommunstyrelsen i Hammarö kommun, 98, 13 nov Revisorerna Hammarö kommun4 av 12

7 Bedömning Genom att anta tydliga mål för detaljplaneprocessen och handläggningstider skapas bättre förutsättningar för att kunna styra, kontrollera och följa upp verksamheten. Statistiken visar att handläggningstiderna har stor variation och att medelvärdet i antal månader överstiger den övre gränsen på 18 månader som de intervjuade anger. Plan- och bygglagen anger inte hur lång tid en detaljplaneprocess bör ta, utan är bara specifik avseende vissa delar, exempelvis att planbesked ska lämnas inom fyra månader. Utifrån detta och avsaknaden av mål att följa upp är det svårt att uttala sig om handläggningstiderna är tillfredställande. Utifrån statistiken som visar att medelvärdet i antal månader för en detaljplan är högre än de intervjuades uppfattning samt avsaknaden av tydliga mål för handläggningstider, är vår bedömning att kommunstyrelsen bör vidta åtgärder för att förbättra kontrollen över handläggningstiderna Sker tillfredsställande uppföljning av balansen mellan beslutade planuppdrag och avslutade detaljplaner? I intervjuerna framkommer att det inte sker någon formell uppföljning av balansen mellan beslutade planuppdrag och avslutade detaljplaner. Det som efterfrågas är en tydlig översikt över status avseende inkomna ärenden, beslut om planuppdrag, beslut om antagna planer och planer under arbete eller som ej påbörjade. Kommunstyrelsen har heller inget planarbetsprogram som grund till att prioritera planläggningsinsatser och att samordna kommunens resurser och insatser för planläggning och plangenomförande. Enligt intervjuerna redovisar däremot mark- och planenheten status för planverksamheten till kommunstyrelsen en eller två gånger per år. Utöver detta sker en återkommande dialog mellan mark- och planenheten och KSAU, där bl.a. planernas status och prioriteringar diskuteras. När det gäller samarbete med miljö- och byggnämnden hålls det regelbundna möten i form av en gemensam ordförandeberedning. Med på mötena är kommunstyrelsens ordförande, miljö- och byggnämndens ordförande, oppositionsföreträdare, chefen för planenheten, förvaltningschefen för miljö och bygg samt kommunchefen. Mötet är inte beslutande utan en del i dialogen mellan nämnderna Bedömning I granskningen har vi som ovan angett tagit del av enhetens tidplan för planer och projekt. Tidplanen innehåller delar av det vi efterfrågar för att på ett tydligt sätt kunna följa upp och avrapportera balansen mellan beslutade planuppdrag och avslutade detaljplaner. Det sker enligt vår bedömning en tillfredställande uppföljning av planläget i kommunen. Dock bedömer vi att kommunstyrelsen kan utveckla sin uppföljning avseende effektivitet och jämförelse över tid och med andra kommuner, och det är här bl.a. balansen mellan beslutade planuppdrag och avslutade detaljplaner är intressant. För att stärka kommunstyrelsens möjligheter till uppföljning, kontroll och jämförelse över tid, rekommenderar vi kommunstyrelsen att minst en gång per år följa upp balansen mellan beslutade planuppdrag och avslutade detaljplaner. Revisorerna Hammarö kommun5 av 12

8 4.3. Säkerställs att förvaltningen har tillräckliga ekonomiska resurser för att utarbeta detaljplaner i den takt som fordras för att infria kommunens tillväxtmål? I intervjuerna framkommer det att kommunstyrelsen ser detta som en viktig fråga. Kommunens vision uttrycker inget tydligt tillväxtmål utan tolkas av de intervjuade som att de tre strategiska benen; boende, hållbar tillväxt och ett gött liv, som stöder visionen ska stimulera till en varsam tillväxt. De intervjuade anger att efterfrågan av planer inte är så stort från exploatörer utan mer från enskilda medborgare. Med koppling till planer nämns samtidigt att kommunens översiktsplan är i behov av revidering och att grönstrukturplanen, som är ett tematiskt tillägg till översiktsplanen, är ett led i att uppfylla kommunens vision fram till år Det finns ett mål om att arbetet med en ny översiktsplan ska påbörjas år 2014 men inget formellt uppdrag. Mark- och planenheten hade för år 2012 en total nettobudget på tkr kronor och årets resultat blev ett överskott på 84 tkr. Budgeten för år 2012 och 2013 är utökad med 500 tkr avseende konsultinsatser just för att skapa bättre förutsättningar för att möta efterfrågan av detaljplaner Bedömning Utifrån granskningen är vår bedömning att mark- och planenheten idag har tillräckliga ekonomiska resurser för att kunna möta marknadens efterfrågan. För kommande år och då med tanke på arbetet med att utarbeta en ny översiktsplan, ser vi behov av en tydlig förstärkning av enhetens budget, för att kunna säkerställa att mark- och planenhetens övriga arbete vid sidan av arbetet med översiktsplanen inte påverkas negativt Utnyttjas de ekonomiska och personella resurser som har avsatts för framtagande av detaljplaner på ett ändamålsenligt sätt? Mark- och planenheten inom kommunstyrelsen är styrelsens operativa och verkställande organ avseende planeringsfrågor. På enheten finns idag ca 1,5 heltidstjänster som arbetar med detaljplaneringsfrågor, som är en del i arbetet med att planera för en funktionell och attraktiv kommun. Andra delar som ingår i detta ansvar är bl.a. att upprätta fördjupningar av översiktsplanen, strategiska program, områdesbestämmelser, utredningar och gestaltningsprogram samt ge information och service till medborgare och byggherrar i planeringsfrågor. Beträffande de personella resurserna uppger de intervjuade att arbetsbelastningen periodvis är hög. I mark- och plan avdelningens uppföljning för år 2012 redovisas att enheten har haft personalomsättning under året, vilket ökade belastningen på kvarvarande personal. Detta ledde även till att inköp av konsulttjänster ökade samt att enheten inte kunde tillhandahålla karttjänster i den omfattning som krävs. Revisorerna Hammarö kommun6 av 12

9 De intervjuade kan inte svara på om hur de ligger till resursmässigt i jämförelse med andra kommuner i allmänhet men samtidigt anges att det finns liknande kommuner som de vet har mer resurser. De extra resurser kommunstyrelsen avsatt för att effektivisera detaljplaneprocessen ger verkan. Framför allt används medlen till konsultinsatser för utredningar t.ex. av buller eller kulturutredningar och enklare planuppdrag. De intervjuade påpekar samtidigt att konsultlösningarna inte innebär att de inte behöver arbeta med respektive fråga. Uppdraget behöver bl.a. definieras, kontrolleras och sammanställas och i övrigt administreras, vilket tar sin tid. När det gäller planberedskap anger de intervjuade att mark för boende är prioriterat samtidigt som kommunstyrelsens ambition är att det ska finnas planerad mark även för småindustri, handel och kontor. I dag anges att planberedskapen är god för boende och att det finns tomter till försäljning på olika områden i kommunen och att intresset mellan områdena varierar. De intervjuade anger att detta dels kan bero på att kunderna i vissa områden är låsta till vissa hustyper som exploatören erbjuder men även att det kanske inte är i rätt områden. Här uttrycker de intervjuade att det finns en ambition från kommunstyrelsen att skapa en större flexibilitet för kunden avseende de hustyper som ska vara tillåtna vid exploatering. På frågan om kommunstyrelsen har gjort någon undersökning av vad som efterfrågas av de personer som står i tomtkön framkommer det att det inte har skett. För de andra områdena småindustri, handel och kontor finns det planerad mark men det är framför allt handel som ligger i fokus idag med utvecklingen av Nolgård östra. Ett initiativ som lyfts är den idétävling som utlysts som grund till att få idéer om hur området kring Sätterstrand ska kunna nyttjas bäst. Ett initiativ som har gett påtagligt positiva effekter är kommunstyrelsens initiativ till utökad medborgardialog i form av tidiga plansamråd. Detta lyfts både i intervjuerna och i mark- och planenhetens uppföljning för året, där det framgår att syftet med medborgardialogen är att förbättra beslutsunderlagen, skapa förankring och på sikt kunna effektivisera kommunstyrelsens planprocesser. 2 I intervjuer som har genomförts med miljö- och byggnämnden avseende handläggningen av bygglov, framkommer det att nämnden anser att planarbetet ibland tar för lång tid. Det framkommer även att det finns en utvecklingspotential avseende samarbetet mellan nämnderna. Från kommunstyrelsens sida uttrycks i intervjun att samarbetet i stort fungerar bra Bedömning Vi bedömer att mark- och planenheten på ett övergripande plan har säkerställt att de personella och ekonomiska resurserna nyttjas på ett ändamålsenligt sätt. Samtidigt visar personalomsättningen på en sårbarhet som lett till begränsningar i produktionskapaciteten av kartor. 2 Enheternas underlag till förvaltningschef, mark- och planavdelning år Revisorerna Hammarö kommun7 av 12

10 Hur resurserna används är en viktig fråga för att kunna bedöma effektivitet dels i jämförelse över tid, dels i jämförelse med andra. Kommunstyrelsen anger att detta är ett viktigt område och vi gör bedömningen att styrelsen bör vidta åtgärder för att förbättra sin kontroll och uppföljning av exempelvis nyckeltal avseende ekonomi och personal med koppling till detaljplaneringen. För att om möjligt kunna producera det befintliga och blivande medborgare efterfrågar och på det sättet skapa förutsättningar för ett effektivare resursnyttjande, bör kommunstyrelsen göra en undersökning av behov och önskemål i tomtkön. Vi liksom de intervjuade lyfter behovet av att ta fram en ny översiktsplan. Utifrån granskningen gör vi bedömningen att detta bör prioriteras. Arbetet med att ta fram en ny vision för kommunen pågår och bör ses som en viktig del för översiktsplanens inriktning. De intervjuade anger att de eftersträvar en mer strategisk planering, där vår bedömning är att en aktuell översiktsplan är en viktig ingrediens samtidigt som det bl.a. skulle ge en bättre vägledning internt för myndighetsutövning i lovfrågor och planering av infrastruktur, samt externt i kommunikationen med bl.a. medborgare och byggherrar. Utifrån granskningen vill vi understryka att ett välfungerande samarbete mellan kommunstyrelsen och miljö- och byggnämnden är avgörande för hur effektivt kommunens utvecklingsarbete fortskrider Fungerar system och rutiner för framtagande av detaljplaner på ett ändamålsenligt sätt? Säkerställs att system och rutiner för framtagande av detaljplaner efterlevs? Som hjälpmedel till detaljplaneprocessen har mark- och planenheten tagit fram riktlinjer och rutiner. Det handlar om: Lathund för planhantering reviderad I denna ingår inte rutiner för genomförandedelen 3 eller för debitering. Beskrivning av planprocessen från ansökan av planbesked till genomförande. Information om handlingar som ska till Länsstyrelsen. De intervjuade berättar att aktuella och vägledande riktlinjer har varit ett prioriterat område för mark- och planenheten de senaste åren. Det finns lite kvar att arbeta med bl.a. utvecklade rutinbeskrivningar. I arbetet med detaljplanerna används ett rit- och designprogram som heter Autocad, vilket de intervjuade anger fungerar tillfredställande. För att underlätta planarbetet pågår ett arbete med att lägga in alla kommunens detaljplaner digitalt. Detta är dock inte färdigt men är ett område som kommunstyrelsen har gett förstärkta resurser. 3 Detaljplaneprocessen och då det normala förfarandet innehåller förenklat sex steg. 1 start av planarbete, 2 programskede, 3 samråd, 4 granskning, 5 antagande och laga kraft. Revisorerna Hammarö kommun8 av 12

11 När det gäller uppföljning av system och rutiner för framtagande av detaljplaner samt intern kontroll inom området, framkommer det att de riktlinjer som finns används men att det inte sker någon direkt uppföljning av det. Det finns idag inget granskningsmoment i kommunstyrelsens internkontrollplan som berör detaljplaneprocessen Bedömning Det är positivt att tydliga riktlinjer och rutinbeskrivningar ses som ett viktigt utvecklingsområde. Vår bedömning är att det idag finns tillräckliga riktlinjer för detaljplaneprocessen samtidigt som arbetet med utveckling av rutinbeskrivningar bl.a. för debiteringsrutiner behöver fortgå. Anledningarna är flera men de viktigaste anser vi är dels att lägga grunden till en ändamålsenlig och effektiv detaljplaneprocess, dels att skapa en struktur avseende detaljplaneprocessen som går att följa upp och kontrollera. När det gäller efterlevnaden av system och rutiner för framtagande av detaljplaner, har vi i granskningen inte fått några tydliga underlag om att kommunstyrelsen följer upp eller kontrollerar detta. Vår bedömning är därför att kontrollen inte är tillfredställande och därför är ett viktigt utvecklingsområde Infrias målsättningarna för finansieringsgraden genom planavgift av detaljplanerna? En grund till de ekonomiska resurser som behövs för att finansiera detaljplaner kommer från den avgift som tas ut för behandlingen av planbeskedet i enlighet med plan- och bygglovstaxa För planbeskedet debiteras sökande med kr vid ett positivt besked och 60 %, d.v.s kr, vid ett negativt besked, enligt gällande taxa. Vid tecknandet av planavtal räknas avgiften för planbesked av till hälften. Vid ett positivt besked tecknas utöver detta ett plankostnadsavtal för att reglera kostnader under handläggningsprocessen. De delar i avtalet som är rörliga debiteras med 850 kronor per timme. Ambitionen från kommunstyrelsen är att få full teckning för sina kostnader för handläggning av detaljplaner. Nedan presenteras utfallet för avgiftsfinansieringsgraden för de senaste åren grundat i aktiviteten fysisk planering enligt redovisningen för respektive år. I kostnaden ingår inte personalkostnader. År Intäkter tkr Kostnader tkr* 2010 Budget % Utfall Budget % Utfall Budget % Utfall Budget & Utfall Finansieringsgrad per utfall Avgiftsfinansieringsgraden är ett mått på hur stor del av kostnaderna ett planärende medför som täcks av de intäkter kommunen får in genom att debitera planrelaterade avgifter. Det är ett mått som kan användas för att mäta effektivitet. Som vi tidigare har konstaterat har kommunstyrelsen inte tagit fram några mål eller mått för Revisorerna Hammarö kommun9 av 12

12 att följa upp utvecklingen inom området. Resultatet visar att avgiftsfinansieringsgraden har varierat stort de tre senaste åren. Detta kan bero på olika saker bl.a. antal planärenden men också utifrån hur de planrelaterade kostnaderna finansieras. Planarbete kan finansieras på tre sätt: Planavgift inom befintlig bebyggelse (gällande detaljplaner) baserat på taxa. För att planavgift skall kunna tas ut måste detta anges i detaljplanen för området. Debitering av avgift sker vid bygglovsdebitering. Planavtal vid exploatering tecknas avtal om fast eller rörligt pris för att täcka kostnaderna. Dessa benämns vanligen för plankostnadsavtal i Hammarö kommun. Skattefinansiering anslag via budgetmedel (vanligare tidigare år ibland landets kommuner). En dokumenterad strategi för finansiering av planarbetet finns inte i Hammarö kommun och vi har i granskningen heller inte fått en klar bild över hur kommunstyrelsen arbetar för att uppnå sin ambition om full täckning avseende planrelaterade kostnader. I intervju nämns att plankostnadsavtal blir vanligare och vanligare. Beräkning av plantaxan sker med stöd av plan och bygglovstaxa som är ett underlag som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram. Enligt intervju framkommer det att taxan för planer anges till 0,8 och för kartor till 0,4. Som exempel innebär detta att 80 procent av kostnaderna för en plan ska debiteras exploatören och 20 procent skattefinansieras Bedömning I granskningen har vi inte tagit del av någon dokumenterad strategi i form av riktlinjer för finansiering av planarbetet förutom plantaxan. Som tidigare nämnt saknas även en debiteringsrutin. Vi har i granskningen heller inte fått en klar bild över hur kommunstyrelsen arbetar för att uppnå sin ambition om full täckning avseende planrelaterade kostnader. För att skapa förutsättningar för god kontroll och uppföljning av den fysiska planeringen och detaljplaneprocessen rekommenderar vi därför kommunstyrelsen att klargöra strategi och däri ta fram tydliga riktlinjer och rutinbeskrivningar. Detta dels som stöd i mark- och planenhetens arbete, dels för att styrelsen ska kunna kontrollera och följa upp ekonomin avseende planarbetet på ett tydligt och effektivt sätt Övrig iakttagelse I granskningen har vi uppmärksammat att det finns utvecklingsmöjligheter avseende internkontrollen. Det finns risker inom olika delar av detaljplaneprocessen och det bör ligga i kommunstyrelsens intresse att tillsammans med en förbättrad uppföljning även utveckla internkontrollen inom området. Revisorerna Hammarö kommun 10 av 12

13 5. Revisionell bedömning Granskningens revisionsfråga har varit: Har kommunstyrelsen en effektiv och ändamålsenlig process för detaljplaner för att möta kommunens tillväxtambitioner? Den sammantagna bedömningen är att detaljplaneprocessen inte fullt ut är ändamålsenlig och att effektiviteten är svår att bedöma då det inte finns några mål att följa upp. Nedan följer en sammanfattning av de utvecklingsområden som ligger till grund för vår bedömning. Granskningen har visat att mark- och planenheten har aktuella rutiner och riktlinjer för de flesta delarna i detaljplaneprocessen. Det saknas dock för debitering och för genomförandefasen. Mål saknas helt för detaljplaneprocessen och statistik nyttjas i begränsad omfattning som grund till uppföljning. Vidare bedöms planberedskapen i kommunen för närvarande vara förhållandevis god och vi ser positivt på att medborgardialogen har blivit ett naturligt inslag tidigt i detaljplaneprocessen. Under granskningen har det emellertid identifierats ett antal utvecklingsområden. Dessa utvecklingsområden kan delas in på följande sätt: Styrning - Vi bedömer att styrningen av detaljplaneprocessen kan förbättras då kommunstyrelsen bl.a. inte har upprättat några uppföljningsbara mål avseende den fysiska planeringen. Med anledning av detta rekommenderar vi att kommunstyrelsen att: ta fram uppföljningsbara mål som uttrycker kommunstyrelsens förväntningar och ambitioner på mark- och planenhetens verksamhet avseende fysisk planering och detaljplaner. Exempelvis skulle ett mål kunna avse handläggningstiden för detaljplanerna genomföra en undersökning i tomtkön för att klargöra de önskemål som finns om exempelvis lokalisering, storlek på fastighet m.m. prioritera arbetet med en ny översiktsplan ta fram en finansieringsstrategi och tydliga debiteringsrutiner Uppföljning - Vår bedömning är att detaljplaneprocessen inte följs upp i tillräcklig utsträckning av kommunstyrelsen. Därför rekommenderar vi kommunstyrelsen att säkerställa att: det inom mark- och planavdelning upprättas rutiner som gör det möjligt att genomföra mer utförliga statistiska uppföljningar och analyser av detaljplaneprocessen. Förslagsvis kan fler nyckeltal tas fram och periodiskt jämföras över tid och med andra kommuner. Utveckla uppföljningen som helhet Intern kontroll Detaljplaneprocessen inrymmer risker som bör värderas och kontrolleras. Vi rekommenderar därför kommunstyrelsen att utveckla internkontrollen inom området. Revisorerna Hammarö kommun 11 av 12

14 Peter Aschberg Projektledare Maria Jäger Uppdragsledare Revisorerna Hammarö kommun 12 av 12