Policy och arbetsordning för Consensus verksamhet Antagen av fullmäktige Reviderad

Transkript

1 Policy och arbetsordning för Consensus verksamhet Antagen av fullmäktige Reviderad

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Arbetsmiljöpolicy för Consensus medarbetare... 4 Policy för resor inom Consensus verksamhet... 5 Policy angående ekonomi och årsredovisning... 6 Arbetsordning för kårstyrelsen... 8 Policy för medlemsregistret Policy för Café Örat Policy för synliggörande av studentföreningar Policy om samarbeten med externa parter Policy om äskanden Policy om uthyrning av bil Policy för användande av varumärke och ordbehandlingsmallar Policy för Consensus miljöarbete Policy för delegering av poster till Doktorandsektionen vid Medicinska Fakulteten i Linköping (DOMFIL) Arbetsordning för Consensus doktorandombud Arbetsordning för Consensus informatör Arbetsordning för Consensus Norrköpingsansvarig Arbetsordning för Consensus arbetsgrupper Arbetsordning för Consensus valberedning Policy för Consensus internationella fadderverksamhet Policy för Consensus utbildningsutskott Policy för Consensus studiesociala utskott Policy för Consensus sektionsordförandemöte

3 Inledning Consensus policy och arbetsordning är ett av Consensus fyra styrande dokument. Syftet med policy- och arbetsordningsdokumentet är att ge ytterligare riktlinjer för hur Consensus ska bedriva sin verksamhet, utöver vad som anges i stadgarna. Policy - delen tar upp de aspekter som Consensus bör ta hänsyn när de planerar och utför all sin verksamhet, oberoende av vad det är för frågor som drivs. Vissa policyer är övergripande för hela Consensus verksamhet, såsom policyn för Consensus miljöarbete, medan vissa är mer specifika och rör endast vissa delar av verksamheten, till exempel policyn för Café Örat. Arbetsordningarna ger anvisningar till hur Consensus olika grupperna och postfunktioner ska bedriva sitt arbete, både det löpande och det som faller inom ramen för verksamhetsplanen. Förkortningar och ordförklaringar: AMO: Arbetsmiljöombud. Varje sektion på HU ska välja en AMO som jobbar med arbetsmiljöfrågor. CAMO: Centralt arbetsmiljöombud. Varje campus på LiU har en CAMO som ansvara för det övergripande arbetsmiljöarbetet på ett campus. CF: Core Facility. Avdelning som innefattar stora/dyra maskiner som nyttjas av forskargrupper från hela HU. CUL: Centrum för utbildning och lärande; härifrån styrs bland annat IT s learning och det ges utbildningar i allt från pedagogik till IT. FFF: Forum för forskarutbildning. LiU-övergripande grupp som arbetar med forskarutbildningsfrågor som rör hela universitetet. FSM: Fakultetsstyrelsen vid medicinska fakulteten. FUM: Fullmäktigemöte. FUN: Forskning och forskarutbildningsnämnden (HU). Leds av prodekanus för forsknings- och forskarutbildningsfrågor och behandlar forskningsfrågor som rör HU specifikt. GUN: Grundutbildningsnämnden (HU). Leds av prodekanus med ansvar för grundutbildningen, här sitter alla studierektorer från HU:s program och diskuterar utbildningsfrågor. IKE: Institutionen för klinisk och experimentell medicin. IMH: Institutionen för medicin och hälsa. ISV: Institutionen för samhälls- och välfärdsstudier. KO: Kårordförande. KS: Kårservice, LiU:s studentkårers serviceorgan. LUST: Linköpings Universitets studentkårer; LiU:s tre kårers samarbetsorgan. LUSTig: LUST:s informationsgrupp. LUST-S: LUST:s studiesociala utskott, kallas även SATAN. LUST-U: LUST:s utbildningsutskott. Pedagogiskt Centrum: Avdelning på HU som driver det pedagogiska arbetet framåt. Förkortas PedC eller PC. SHGO: Studenternas hyresgästsorganisation. SLV: Strategigruppen för Lika Villkor. Arbetar med lika villkorsfrågan övergripande för hela universitetet. STURE: Medlemsystemet som Kårservice använder sig av. vkou: Vice kårordförande med ansvar för utbildningsfrågor. vkos: Vice kårordförande med ansvar för studiesociala frågor. 3

4 Arbetsmiljöpolicy för Consensus medarbetare Bakgrund Arbetsmiljöfrågor är en nödvändig och naturlig del av arbetet för att uppnå effektivitet och kvalitet i verksamheten. En god arbetsmiljö bidrar till en funktionell och effektiv verksamhet och är en lönsam investering. Hög arbetsmotivation och låg sjukfrånvaro är direkta vinster av en god arbetsmiljö. Arbetsmiljön innefattar såväl fysiskt och psykiskt välbefinnande som fysisk och psykosocial miljö samt organisation av arbete. Consensus arbetsmiljöarbete syftar till att kårens medarbetare ska erbjudas en kontrollerad arbetssituation som inte påverkar deras hälsa negativt. Därigenom gynnas Consensus hela arbete och även dess medlemmar. Med medarbetare avses personer inom Consensus centrala organisation, grupper inom Consensus och representanter för Consensus. Syfte Denna arbetsmiljöpolicy syftar till att förtydliga och förenkla arbetsmiljöarbetet inom Consensus. Det slutgiltiga syftet är att skapa ett positivt arbetsklimat och en god arbetsmiljö inom organisationen. Policy Consensus verksamhet ska kännetecknas av rak och öppen kommunikation mellan såväl individer som olika delar av organisationen. Varje medarbetare ska ha reella möjligheter att påverka sin arbetssituation genom inflytande och delaktighet avseende allt från mötestider till arbetsfördelning. Det är av största vikt att alla medarbetare ges tillräckliga förutsättningar för att kunna och vilja föra organisationen framåt. Verktyg för att uppnå detta är kunskap, insikt, inflytande och tekniska hjälpmedel. Uppmuntran av det reella engagemanget är viktigt. Consensus ska prioritera insatser för att säkerställa en arbetsmiljö som inte utsätter medarbetare för ohälsa eller olycksfall utan snarare främjar välmående. Consensus arbetsmiljöarbete ska bedrivas genom långsiktig planering, systematiskt arbete och med omedelbara åtgärder. Arbetsmiljöarbetet ska ses som en naturlig del i det dagliga arbetet. Varje medarbetare är själv skyldig att verka för att den egna och gemensamma arbetsmiljön är god, men övergripande ansvar för arbetsmiljöarbetet faller på presidiet och ytterst kårordförande. Det övergripande arbetet består i att ha till uppgift att tydliggöra fördelning, ansvarstagande och delegering av arbetsuppgifter. Huvudregeln är att den som råder över respektive arbetsområde är samordningsansvarig. Tydlig tidsplanering och arbetsfördelning med god framförhållning är ett viktigt verktyg för att underlätta medarbetarnas arbetsmiljö. Vid organisationsförändringar ska eventuella negativa arbetsmiljökonsekvenser ses över och förebyggas. 4

5 Policy för resor inom Consensus verksamhet Bakgrund Consensus verksamhet kräver ofta resor av olika slag. Det kan vara kortare resor mellan Linköping och Norrköping eller längre resor till exempel i samband med nationella möten. I dagens samhälle finns många olika möjligheter att resa som ger olika konsekvenser för miljö, ekonomi och tidsåtgång. Syfte Syftet med denna policy är att fastställa riktlinjer för resandet inom Consensus verksamhet. Policy Resor inom Consensus verksamhet ska planeras med hänsyn till nedanstående aspekter. Miljö Ekonomi Tid Detta innebär bland annat att vid resor inom Linköping samt mellan Linköping och Norrköping ska Campusbussen användas i största möjliga grad. Planering av möten och liknande ska i så stor utsträckning som möjligt planeras med hänsyn till Campusbussens avgångs- och ankomsttider. När resa mellan städerna inte är möjlig med Campusbussen kan tåg eller bil användas som transportmedel. Ersättning för personresor inom någon av städerna utgår inte. Vid längre resor bör tåg användas i första hand. Vid undantagsfall när transporten försvåras eller då en markant ekonomisk skillnad finns är det möjligt att resa med andra färdmedel. Till den som använder egen bil eller då Consensus lånar en bil ska ersättning om 30 kronor per mil utbetalas. Vid resa med bil ska miljöbil användas i så stor utsträckning som möjligt. 5

6 Policy angående ekonomi och årsredovisning Bakgrund Det åligger kårstyrelsen att ansvara för Consensus ekonomi. Ett välfungerande och säkert system för hur ekonomiska frågor sköts är viktigt att fastställa. Det är av stor vikt för kårstyrelsens ledamöter att vara väl införstådda i sina skyldigheter. Det är också viktigt att Consensus medlemmar är medvetna om vilka krav de kan ha på styrelsen. Syfte Syftet med denna policy är att underlätta och klargöra de uppgifter och skyldigheter som kårstyrelsen och utskotten har inom områdena ekonomi och årsredovisning. Policy Ekonomi Kårens firmatecknare är gemensamt ansvariga för samtliga Consensus transaktioner. (Se stadgarna). Kårens firmatecknare ska tillse att den löpande ekonomiska bokföringen sker, samt kontinuerligt hålla uppsikt över kårens ekonomiska läge så att eventuella situationer som bör åtgärdas upptäcks och kommer till styrelsens kännedom. Endast förtroendevalda eller av kårstyrelsen utsedda personer har rätt att för Consensus räkning köpa varor och tjänster. Dessa inköp ska innefattas av den budget som gäller för verksamhetsåret. Utgifter som överskrider budget måste beslutas av kårstyrelsen. Kårens ekonomitjänst har till uppgift att sköta den löpande bokföringen för Consensus samtliga verksamhetsområden och utskott. Detta ska ske enligt god redovisningssed. Till sin hjälp har ekonomitjänsten konteringsunderlag, som jämte eventuella kvitton och attestering gäller som verifikat. Fakturor ska godkännas av kårens firmatecknare innan utbetalning sker. Utbetalningar för utlägg som personer inom kåren haft ska i första hand utbetalas till personens konto. Det är viktigt att det vid kontantutbetalning finns kvittens på vem som mottagit pengarna och ett kvitto som verifikat för bokföringen. Uppföljningsarbete för kontroll av det ekonomiska läget ska initieras av kårens ekonomitjänst och han/hon ska därför med jämna mellanrum tillse att ekonomiska rapporter som innefattar en kontosammanställning utifrån löpande budget tillställs styrelsen så att det ekonomiska läget kontinuerligt kan kontrolleras och eventuellt åtgärdas. Lämpligt tidsintervall för detta torde vara en gång per månad under terminerna. Kårens firmatecknare har huvudansvar för framtagande av ett förslag till budget för nästkommande verksamhetsår inför fullmäktiges budgetmöte. Det åligger kårstyrelsen, handläggarna och utskotten att, på anmodan av kårens firmatecknare, inkomma med förslag till budget för respektive ansvarsområde. 6

7 Utskotten och handläggarna Varje utskott och handläggare har ansvaret för att ha en kontinuerlig budgetuppföljning rörande de konton och tillgångar som ligger inom deras respektive område. Kårens firmatecknare ska vara utskotten och handläggarna behjälpliga i detta arbete. Utskotten och handläggarna ska senast månaden efter det att ett verifikat expedierats inkomma med detta till kårens firmatecknare. Detta för att det skall finnas en möjlighet för kårens ekonomitjänst att kontinuerligt kunna ha överblick över den samlade ekonomin för kåren. Verifikat som inlämnas senare än en månad efter expediering ska presenteras för kårstyrelsen och där tas beslut om eventuellt förvägrande att attestera verifikatet. Attestering av försenat verifikat kan ske om synnerliga skäl föreligger. Arbetsgrupper Arbetsgruppens utvecklare är ekonomiskt ansvarig och ska skriftligt i slutet av varje termin inkomma med komplett ekonomisk redovisning till kårens firmatecknare. Arbetsgrupperna har rätt att själva förfoga över ekonomiska vinster från den egna verksamheten upp till kronor årligen med villkoret att medlen spenderas på så sätt att de kommer Consensus medlemmar till gagn. Medel får ej utdelas till personer inom Consensus organisation. Vinster överstigande kronor ska tillställas kårens firmatecknare och redovisas som inkomst för Consensus. Verksamheten får inte innebära några ekonomiska risktaganden utan att en skriftlig förfrågan om detta i förväg tillställts och godkänts av kårstyrelsen. Årsredovisning I slutet av verksamhetsåret ska utskotten på kårens firmatecknares anmodan upprätta resultaträkning över årets ekonomiska händelser som underlag för fastställandet av Consensus vinst- och förlusträkning. Kårens ekonomitjänst ska till budgetmötet sammanställa en resultatbudget, som underlag för nästkommande verksamhetsår. Kårens firmatecknare ska tillse att allt ekonomiskt underlag är ekonomitjänsten tillhanda sista veckan i juli efter verksamhetsårets avslut. Kårens ekonomitjänst ska upprätta resultat- och balansräkning för föregående verksamhetsår, dessa ska vara kårens revisorer tillhanda sista veckan i augusti eller senast 4 veckor innan granskningsmötet. Genomgång av årsredovisningen ska ske mellan kårens firmatecknare och ekonomitjänsten senast 30 september för att sedan presenteras för fullmäktige vid granskningsmötet. 7

8 Arbetsordning för kårstyrelsen Bakgrund Inom kårstyrelsen och främst mellan presidialerna finns en mängd olika uppdrag och uppgifter. För att uppnå en effektiv arbetssituation och rimlig arbetsbörda är det av stor vikt att dessa uppdrag och uppgifter fördelas på ett bra sätt mellan ledamöterna. Syfte Denna arbetsordning syftar till att förtydliga Consensus stadgar vad gäller kårstyrelsens arbetssätt och ansvarsfördelning. Arbetsordning Kårstyrelsen ska ha formella beslutande möten minst en gång i månaden. Utöver det bör informella diskussions- och informationsträffar ske minst en gång i månaden. Från dessa bör det också finnas minnesanteckningar. Ordförande är ansvarig för att det interna arbetet löper smidigt, vilket dock ej innebär att denne själv ska effektuera alla fullmäktiges beslut som rör kårstyrelsen. För att hela styrelsen ska vara engagerad och insatt i kårens verksamhet krävs det att ordförande delegerar och fördelar arbetsuppgifter på ett lämpligt sätt bland styrelseledamöterna. Utöver vad som anges i stadgarna är uppdragen som åligger presidialerna angivet nedan och de bör fördelas mellan presidialerna på följande sätt, om särskilda skäl ej föreligger. Kårordförande Ledamot i Universitetsstyrelsen Rullande LUST post 1 LUST, första representant Studentrådets första representant Kårservice föreningsstämma HU:s ledningsråds andra studentrepresentant Kommunsamverkansgruppens andra representant FSM, andrastudentrepresentant Kontaktperson för informatören Kontaktperson för arbetsgruppen kampanj Kontaktperson för Norrköpingsansvarig Vice kårordförande med ansvar för utbildningsfrågor FSM, första studentrepresentant GUN, första studentrepresentant Styrgrupp för Pedagogiskt centrum LUST-U sammankallande Samverkansråd med LiÖ Kompetensrådet med LiÖ LUST, andre representant Kontaktperson för internationella arbetsgruppen Kontaktperson för doktorandombud HU:s ledningsråds första representant Studentråd suppleant Vice kårordförande med ansvar för studiesociala frågor Studenthälsans styrelse Kårservice styrelse Kontaktperson för CAMO-stud SHGO styrelsen Lokalforum LUST, andre representant Studentråd andre representant Lika villkor GUN andra representant Kommunsamverkansgrupp förste representant Ansvar för samordning av mottagningen av nya studenter Kontaktperson för arbetsgrupp för mångfald Kontaktperson för projektarbetsgruppen Kontaktperson för Café och Caféchefen LUST-S sammankallande 1 Ledamot i universitetets ledningsråd, listbärare/sekreterare, ordförande i LUST 8

9 Följande uppdrag bör innehavas av ideella styrelseledamöter, dock kan en presidial också genomföra uppdragen om styrelsen anser det lämpligt. Ledamot i institutionsstyrelsen för IKE Ledamot i institutionsstyrelsen för IMH Ledamot i GUN Ledamot i FSM Kontaktperson för sektionerna Styrelsen har i uppgift att tillsätta de studenter som representerar Consensus i olika organ. Hänsyn ska tas till eventuella jävsituationer. Det är mycket viktigt att Consensus företrädare förespråkar Consensus åsikt i så stor utsträckning som möjligt. Kårstyrelsen bör anordna utbildningstillfällen för de studeranderepresentanterna som tillsätts. Ideella styrelseledamöter Ideella styrelseledamöter bör lägga mellan sex och åtta timmar i veckan på sitt styrelseuppdrag. Det ideella styrelseuppdraget varierar mycket beroende till de fokusfrågor som ska drivas. Arbetet kan variera från att styra egna projekt till att bistå presidiet med rent administrativa projekt. Styrelsen bör eftersträva att alla ledamöter kan påverka sitt arbete så att de får ett stimulerande och meningsfullt uppdrag utifrån sina egna förutsättningar och verksamhetsplanens fokusfrågor. 9

10 Policy för medlemsregistret Bakgrund De tre studentkårerna vid Linköpingsuniversitet har genom Kårservice ett gemensamt medlemsregister. Till detta register hämtas per automatik uppgifter från LiU:s LADOK-register. Därefter registreras medlemskap till respektive kår. I LADOK-registret finns de folkbokförningsuppgifter och uppgifter studenter lämnat i studentportalen. En förening bör enligt föreningslagen föra ett register över sina medlemmar. Det bör även finnas tydliga riktlinjer för hur medlemsregistret används och vem som har tillgång till det. Syfte Denna policy syftar till att tydliggöra hur Consensus medlemsregister brukas och vilka som kan använda sig av det. Policy Tillgång De som arbetar inom Kårservice och besitter en expeditionstjänst har full tillgång till och får använda sig av registret. Consensus styrelse har också full tillgång till medlemsregistret. I båda fallen ska syftet med användningen vara att förmedla information om verksamheterna, att ge service till den enskilda medlemmen eller att komma i kontakt med denna. Utdrag från medlemsregistret Uppgifter kring medlemmar eller deras kontaktuppgifter förmedlas ej till någon annan än de som tidigare i texten nämnts. Detta bortsett från de fall då medlemmen själv efterfrågar vilka uppgifter som finns i medlemsregistret. 10

11 Policy för Café Örat Bakgrund I Consensus kontaktskapande verksamhet ingår Café Örat. Detta café drivs ideellt av studenter i samverkan med kommunens dagligverksamhet. Det ekonomiska ansvaret för caféet ligger hos Consensus och därigenom är det kårordföranden som har det yttersta ansvaret för caféet. De personer som ansvarar för att den dagliga driften är caféchefen och cafévärdarna tillsammans med platsansvarig för kommunens dagligverksamhet. Syfte Denna policy utgör en vägledning för driften av Café Örat och förtydligar ansvarsfördelningen inom organisationen. Policyn tydliggör också hur caféets ekonomiska resultat ska behandlas. Policy Ekonomiskt resultat Café Örat utgör en egen resultatenhet i Consensus budget. Syftet med denna struktur är att Café Örats ekonomiska resultat aldrig ska påverka Consensus ekonomi och vice versa. Detta innebär att eventuella positiva reslutat för verksamheten ska täcka upp för framtida negativa resultat såväl som för upprustningar, nysatsningar, förmåner för engagerade och sänkta priser. Om ekonomiska medel för att täcka upp för ett negativt resultat saknas är det upp till kårens fullmäktige att besluta om utlåning av medel för att täcka upp förlusten. Kårens fullmäktige har även rätt att besluta om annan användning av positiva resultat om så anses nödvändigt. Café Örats budget beslutas av fullmäktige som en del av Consensus budget vid budgetmötet. Ansvar för driften Från Consensus sida är det caféchefen som har det övergripande ansvaret för det dagliga arbetet vid Café Örat. Caféchefen ska ha kontinuerlig kontakt med vice kårordförande med ansvar för studiesociala frågor avseende hur verksamheten fungerar och för diskussion om eventuella problem och åtgärder. Caféchefen ska bygga sitt arbete på en god samverkan med platschefen för kommunens dagligverksamhet och bör förankra beslut hos denna person. Caféchefen ska ha en grupp med cafévärdar som arbetar med de individuella caféarbetarlagen och ansvara för de dagliga sysslorna, såsom stängning av caféet. Rekrytering av caféarbetare Rekrytering av caféarbetare ska ske inom hela studentgruppen, med syfte att få en så bred caféarbetargrupp som möjligt. För att detta ska uppnås bör information om caféet finnas tillgänglig på engelska. Befintliga caféarbetare ska uppmuntras att ta större uppdrag i caféet i form av att arbeta som cafévärd och så småningom caféchef. Uppmuntran till att arbeta i caféet ska ske i form av förmåner såsom gratis kaffe eller lunchkuponger. Ökat ansvar i caféet ska ge ökade förmåner. Miljömedvetenhet Caféet ska i sin dagliga verksamhet sträva efter att arbeta så miljömedveten som möjligt. Detta innebär att caféet ska uppmuntra till användning av porslin istället för engångsartiklar, att caféet bör källsortera sitt avfall, att kaffet som serveras bör vara kravmärkt och att råvarorna som används i matlagning/bakning bör vara närproducerade. 11

12 Ett hälsofrämjande café Caféet ska erbjuda hälsosamma alternativ till godis och kakor i sitt fikautbud. Detta kan vara till exempel frukt och smörgåsar med grövre bröd. Maten som serveras ska följa livsmedelsverkets rekommendationer samt vara fri från tillsatser. Ett café för alla studenter Caféet ska sträva efter att vara en mötesplats för alla studenter vid HU i Linköping. För att uppnå detta ska priserna i caféet ligga på en studentvänlig nivå, det ska finnas vegetariska alternativ till maten som serveras, maten ska vara allergivänlig och cafélokalen ska vara handikappvänlig. Information om caféet ska finnas tillgänglig på engelska. 12

13 Policy för synliggörande av studentföreningar Bakgrund Consensus ändamål är att, på olika nivåer, främja medlemmarnas studier. Delar av detta arbete kan vara att stötta föreningsliv vid Linköpings universitet såväl som att skapa mötesplatser mellan studenter och arbetsmarknadsparter. För att själv kunna bedriva verksamhet behöver Consensus inkomster och med en stor mängd medlemmar som ses som en attraktiv målgrupp för många externa parter finns ofta möjlighet att sälja annonsplatser och annan form av marknadsföring. Vidare har Consensus ett behov av marknadsföring av den egna verksamheten. Med en partipolitiskt och religiöst obunden organisation med ett avgränsat ändamål behövs riktlinjer för hur dessa olika former av verksamhet bör bedrivas. Syfte Syftet med denna policy är att förtydliga vilka riktlinjer Consensus bör följa gällande synliggörande av studentföreningar. Policy Grundprincipen är att studentföreningar godkända av LUST och Linköpings universitet alltid har rätt att marknadsföra sig och göra reklam för sin egen verksamhet på kårhus och på kårernas hemsidor. Undantag från denna princip gäller föreningar som tydligt strider mot Consensus ändamål reglerat av stadgan. Även enheter inom Consensus centrala organisation liksom motsvarande grupper vid andra kårer vid Linköpings universitet ska ha samma möjlighet att marknadsföra sig och göra reklam på kårhus och på Consensus hemsida. Studentföreningar från andra lärosäten bör lyda under samma princip. 13

14 Policy om samarbeten med externa parter Consensus fokus ska alltid ligga på organisationens ändamål. Det är utbildningsutveckling, studiesocial verksamhet och arbete med studenternas arbetsmiljö som är kärnverksamheten och som ska synliggöras mest gentemot medlemmar och potentiella medlemmar. Dock kan samarbeten med externa parter som uppfyller nedanstående villkor utgöra en del av verksamheten. Samarbeten med näringsliv och externa parter kan inledas i två olika syften. Dels kan ett samarbete för Consensus räkning vara en ren inkomstkälla genom att en extern part sponsrar Consensus verksamhet, alternativt att Consensus marknadsför en extern part mot ekonomisk ersättning. Dels kan ett samarbete vara något som gynnar medlemmarna genom att den externa parten erbjuder medlemsförmåner eller genom att den externa parten utgör potentiell arbetsgivare för medlemmarna. Consensus får aldrig samarbeta med externa parter kopplade till brottslig verksamhet, pornografi eller vapen. Samarbeten får ej vara av religiös, facklig eller partipolitisk karaktär. Consensus får inte heller samarbeta med en extern part i syfte att öka dess försäljning av tobak eller alkohol till studenter. Samarbete får inledas först efter nogsamt övervägande om Consensus oberoende eller anseende kan riskeras på grund av samarbetet. Långsiktiga stabila samarbeten ska värderas högt, men Consensus ska iakttaga försiktighet med tecknande av långvariga avtal där Consensus är skyldiga till motprestation. Styrelsen kan delegera till externt ansvarig att besluta om inledande av samarbete. I tveksamma fall är det alltid styrelsen som tar ställning till om vinsten med samarbetet är tillräckligt stor. Consensus har rätt att tacka nej till samarbete utan vidare motivering. Synliggörande av externa parter på campus När Consensus möjliggör för en extern part att synas bland studenterna på campus gäller nedanstående villkor. 1. Kostnad för att hålla en föreläsning är SEK. Consensus står då för lokalbokning och inbjudan till studenterna. Om föreläsningen hålls under lunchtid är den externa parten skyldig att bjuda deltagande studenter på lunch. 2. Kostnad för att stå på plats på campus under 1-4 timmar är SEK. Consensus står då för platsbokning och eventuellt synliggörande för studenterna. 3. Kostnad för kombination av punkt 1 och 2 är SEK, villkorat att de äger rum under samma vecka. 4. Punkt 1-3 får maximalt äga rum totalt två gånger per månad per campus. 5. Consensus ska alltid synas i samband med punkt Om någon av Hälsouniversitetets sektioner står för en initial kontakt som leder till att någon av punkt 1-3 äger rum får de SEK i ersättning av Consensus. 7. Punkt 1-3 ska enbart äga rum då innehållet är relevant för Consensus medlemmar. Externt ansvarig står för kontakten med externt part och har rätt att bedöma relevans och neka extern part. 8. Styrelsen kan fatta beslut om undantag från ovanstående villkor. 14

15 Policy om äskanden Consensus kan bevilja äskanden ställda av enskilda eller grupper av medlemmar, sektioner eller andra studentföreningar vid Hälsouniversitetet, Linköpings universitet. Beslut fattas av kårstyrelsen inom ramarna för budget. För beviljande av äskande som ej ryms inom budget kan i undantagsfall beslut fattas av fullmäktige på förslag från kårstyrelsen. Fullmäktige ska informeras om äskanden som beviljats. Det är upp till kårstyrelsen att fritt bedöma vilka äskanden som efter uppfyllande av kriterier beskrivna i denna policy, ska beviljas. Beviljade äskanden ska följas upp genom att en enkel redovisning av ekonomi och genomförande tillställs kårstyrelsen senast två månader efter genomförande. Om det i efterhand uppkommer att kriterierna inte uppfyllts kan äskandet återkrävas. Beslut om återkrav fattas av Consensus fullmäktige. Äskanden behandlas av kårstyrelsen vid två tillfällen under verksamhetsåret. Maximalt halva summan som finns avsatt för äskanden i budgeten kan utdelas vid första tillfället. Om medel fortfarande återstår efter andra tillfället kan kårstyrelsen välja att utlysa ett tredje tillfälle. För att äskande ska beaktas ska punkt 1 och 2 samt minst ytterligare en punkt nedan uppfyllas: 1. Consensus ska genom äskandets beviljande synliggöras gentemot studenterna på Hälsouniversitetet *. 2. Äskandets beviljande får ej leda till att Consensus associeras till verksamhet av religiös, facklig eller partipolitisk karaktär. Äskande får ej beviljas för part kopplad till brottslig verksamhet, pornografi eller vapen. Äskande får ej syfta till att öka försäljning av tobak eller alkohol till studenter. 3. Äskandets beviljande ska bidra till en ökad integration mellan studenter från olika sektioner och/eller campus inom Linköpings universitet. 4. Äskandets beviljande ska bidra till en ökad integration mellan Hälsouniversitetets programstudenter och internationella studenter. 5. Äskandets beviljande ska möjliggöra genomförandet av ett nyligen initierat projekt eller evenemang som syftar till att förbättra studenternas utbildningskvalitet, arbetsmiljö eller studiesociala situation. 6. Äskandets beviljande ska möjliggöra en ökad medlemsrekrytering till, och/eller en ökad informationsspridning om sektion och/eller Consensus. För att äskande ska beaktas vid första tillfället ska det tillställas kårordförande senast den 10 september. Beslut ska fattas av kårstyrelsen senast den 30 september och meddelas inom en vecka från beslut. För att äskande ska beaktas vid andra tillfället ska det tillställas kårordförande senast den 10 februari. Beslut ska fattas av kårstyrelsen senast den 28 februari och meddelas inom en vecka från beslut. *Allt tryckmaterial som innefattar Consensus logotyp ska tillställas kårstyrelsen för godkännande i god tid innan tryck. 15

16 Policy om uthyrning av bil Consensus bil ska i första hand tillfredsställa den egna organisationens transportbehov, men kan i övrigt hyras ut. Consensus bil kan endast hyras ut till medlemmar och sektioner som har tecknat sektionsavtal med Consensus. Bokning av bilen sker genom kontakt med styrelsens bilansvariga. Bokningen är bindande när uthyrningavtal skrivits under av båda parter, och först då är bokningen giltig. Bokning kan ske tidigast tre veckor i förväg. Vid bokning ska såväl körkort som medlemskapsbevis uppvisas. Den som bokar bilen ska stå som personligen ansvarig, och ska vara den person som är huvudsaklig förare av bilen under hyrperioden. Vid bokning i föreningsnamn måste en referensperson samt kontaktuppgifter till denna anges. Det står styrelsen fritt att neka bokning utan vidare motivering. Under terminstid kan bilen bokas under en tidsperiod av minst två timmar och maximalt tre dygn. Utanför terminstid kan bilen bokas under en tidsperiod av minst ett dygn och maximalt en vecka. Uthyrningsavtalet reglerar skyldigheter och ansvar under hyrperioden. Styrelsen fastställer uthyrningsavtalet årligen. Nedan följer ett minsta krav på kriterier som uthyrningsavtalet ska uppfylla. Consensus ansvar och rättigheter: - Om bilen går sönder innan uthyrningstillfället är Consensus skyldiga att meddela hyrestagaren så snart som möjligt. Consensus har då inget ansvar för att ersätta bilen, utan bokningstillfället utgår. - Consensus äger rätt att annullera bokning fram till 72 timmar innan hyrperiodens början, dock endast under särskilda omständigheter. - Bilen ska hyras ut till självkostnadspris, inklusive en overhead-kostnad för service, reparationer, parkering, tvätt och slitage. - Hyra betalas genom faktura från Consensus. Vid obetald faktura ska påminnelse skickas ut med påminnelseavgift. - Hyra debiteras per tidsenhet med tillägg per mil för de mil som överstiger femton. Hyra debiteras per tvåtimmarsperiod (maximalt tre perioder, dvs. sex timmar) alternativt per dygn. - Loggbok ska fyllas i vid början och slut av varje hyrperiod. - Vid försenad inlämning av bilen kan en straffavgift inkrävas. - Bilen ska hyras ut med principen att den hämtas och lämnas med samma mängd drivmedel i tanken, dock alltid minst halv tank. - Hyrestagaren ska stå ansvarig för kostnader för eventuella skador som tillfogas bilen under hyresperioden som inte täcks av bilens försäkring. Eventuell självrisk betalas av hyrestagaren. Consensus ansvarar för städning och tvätting av bilen, samt för att erforderlig service genomförs. Styrelsen kan fatta beslut om undantag från villkor i policyn då skäl föreligger. 16

17 Policy för användande av varumärke och ordbehandlingsmallar Bakgrund Consensus namn och logotyp utgör idag kårens varumärke. För att förhindra missbruk av varumärket och förenkla användandet av detsamma behövs riktlinjer för hur detta får ske. Tillsammans med användande av enhetliga ordbehandlingsmallar ges ett professionellt intryck gentemot läsaren såväl som att avsändaren tydliggörs. Syfte Denna policy reglerar hur Consensus varumärke får användas samt hur dokument framtagna av Consensus organisation ska se ut. Policy För att ge ett enhetligt och mer lätt identifierat intryck ska alla dokument som Consensus och dess utskott producerar följa riktlinjerna i detta dokument. Då Café Örat har en egen logotyp för att kunna marknadsföra sig gentemot studenterna undantas verksamhet anknuten till caféet från detta policybeslut. Dock bör betonas vikten av att ändå påvisa sambandet mellan kåren och Café Örat. Consensus symbol och logotyp Consensus symbol är "Den vitruvianske mannen" liggande över Linköpings universitets symbol. "Den vitruvianske mannen" ska bestå av svarta konturer och vara ofärgad. Linköpings universitets symbol ska vara grå enligt ovan eller i universitetets blå färg. Consensus logotyp består av symbolen enligt ovan och av texten CONSENSUS samt HÄLSOUNIVERSITETS STUDENTKÅR Texten CONSENSUS är centrerat över symbolen medan HÄLSOUNIVERSITETETS STUDENTKÅR löper runt symbolen. Logotypen skall vara 3,12 cm i sidled och 3,29 cm höjdled i brevhuvuds utförande. Logotypens och symbolens användande Consensus logotyp får inte förvanskas eller missbrukas i syfte att misskreditera Consensus. Logotypen ska finnas väl synlig på alla trycksaker som produceras samt vid alla arrangemang som bedrivs i Consensus regi. Logotypen kan återges på vit bakgrund i både gråskala och färg. Den kan 17

18 även inverteras i bägge utföranden för att passa på mörk bakgrund. I färgutförande bör logotypens text vara svart eller vit, universitetssymbolen i universitetets blå färg och Den vitruvianske mannen i vitt med svarta konturer. Namn och identitet Consensus - Hälsouniversitetets studentkår är det officiella namnet för studentkåren vid den medicinska fakulteten vid Linköpings Universitet. Consensus är förkortningen av Consensus - Hälsouniversitetets studentkår". Mallar Ordbehandlingsmall ska för allmänna dokument se ut som detta dokument. Mallen ska innehålla Consensus postadress, faxnummer, hemsideadress och e-postadress som sidfot. Sidhuvudet ska bestå av logotypen i övre vänstra hörnet. För dokument författade av enskilda personer ska personlig ordbehandlingsmall användas. Mallen ska innehålla namn och post, Consensus postadress, eventuellt mobiltelefonnummer, hemsideadress och e-postadress som sidfot. Sidhuvudet ska bestå av logotypen i övre vänstra hörnet samt ort och datum i övre högra hörnet. Sidfot för personligt dokument Namn, post xx@consensus.liu.se Consensus - Hälsouniversitetets Studentkår 0739 xx xx xx 18

19 Policy för Consensus miljöarbete Bakgrund Consensus verksamhet bör på något sätt bidraga till ett långsiktigt hållbart samhälle. Detta uppnås genom att organisationen genomsyras av en kretsloppsmedvetenhet och ett ansvarstagande för naturpåverkande aktiviteter. Syfte Denna policy syftar till att tydliggöra det ansvar och åtagande som Consensus har i sin verksamhet för att främja en hållbar utveckling ur miljösynpunkt. Policy Consensus ska verka för att den egna verksamheten ska vara resurssnål och långsiktigt uppfylla villkoren för ekologisk hållbarhet i sitt inköp och användande av kontorsmateriel och liknande förbrukningsartiklar. Consensus ska förespråka användande av lågenergilampor på kårhusen och i universitetets lokaler samt verka för att minska mängden utskrifter. Kårstyrelsen och kårens medlemmar ska i sin verksamhet sträva efter miljöriktighet och effektivt utnyttjande av ändliga resurser. Miljöaspekten ska särskilt beaktas vid införandet av nya rutiner i kårens verksamhet. Dock bör miljöaspekten i den egna verksamheten alltid vägas mot kostnads- och tidseffektivitet. För riktlinjer och policy gällande miljöarbetet inom Café Örats verksamhet hänvisas till Policy för Café Örat. För miljöaspekter rörande resor se Policy för resor inom Consensus verksamhet. 19

20 Policy för delegering av poster till Doktorandsektionen vid Medicinska Fakulteten i Linköping (DOMFIL) Bakgrund Bevakning av forskarutbildning utförs lämpligen av Consensus forskarstuderande medlemmar. Dessa medlemmar har nära anknytning till den forskningsbedrivande verksamheten på HU och de har ett perspektiv på denna verksamhet som övriga studentrepresentanter i mångt och mycket saknar. Syfte Denna policy syftar till att fastställa vilka poster som Consensus permanent delegerar till Doktorandsektionen vid Medicinska Fakulteten i Linköping. Policy Följande poster delegeras till DOMFIL för tillsättande: Ledamot i fakultetsstyrelsen för medicin (FSM) 2 suppleanter i fakultetsstyrelsen för medicin (FSM) 3 ledamöter i forsknings- och forskarutbildningsnämnden (FUN) 3 suppleanter i forsknings- och forskarutbildningsnämnden (FUN) Ledamot i HU:s anställningsnämnd Suppleant i HU:s anställningsnämnd 2 ledamöter i IKE:s och ISV:s institutionsstyrelser 2 suppleanter i IKE:s och ISV:s institutionsstyrelser Ledamot i IMH:s institutionsstyrelse Suppleant i IMH:s institutionsstyrelse Ledamot i styrgruppen för Core Facility Ledamöter i IKE:s, IMH:s och ISV:s antagningskommittéer 20