Arkiv i Halland. En utredning om strategi, förutsättningar och verksamhet. Stockholm

Transkript

1 Arkiv i Halland En utredning om strategi, förutsättningar och verksamhet Stockholm Jonas Hugosson, Ylva Saarinen och Christina Johannesson, Kontigo AB

2 Innehåll 1 INLEDNING KULTURPOLITIKEN I HALLAND UPPDRAG ATT GRANSKA ARKIVVERKSAMHETEN METOD OCH MATERIAL DISPOSITION NATIONELL OCH REGIONAL NIVÅ REGLER OCH POLICY OM ENSKILDA ARKIV GENERELLT OM REGLER OCH ORGANISATION Lagrum Andra bevarandeprinciper Finansiering ARKIVENS KULTUR- OCH REGIONALPOLITISKA SAMMANHANG Strategier för kultur och tillväxt Arkivens roll i samhället Arkivförbundets roll i Halland ARKIVVERKSAMHETEN I HALLAND HALLANDS ARKIVFÖRBUND Folkrörelsernas arkiv i norra Halland Folkrörelsernas arkiv i södra Halland Hallands näringslivs arkiv Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland Hallands bildningsförbund/halländska hembygdsrörelsen EKONOMI UTVECKLINGSBEHOV Generellt om verksamheten Finansiering och ekonomi Personal Herrelösa arkiv Tillgänglighet Arkivens plats i den regionala kulturpolitiken ARKIVPOLITIK OCH ARKIVSTRATEGIER I HALLAND ARKIVENS KOPPLING TILL KULTURPOLITISKA MÅLSÄTTNINGAR I HALLAND ARKIVENS VERKSAMHETSNÄRA MÅLSÄTTNINGAR BETALNINGSVILJA TILL ARKIVENS VERKSAMHET UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING AV ARKIVENS VERKSAMHET ARKIVENS MÅLGRUPPER BEHOV AV FÖRTYDLIGANDEN ARKIV FÖR TILLVÄXT, UTVECKLING OCH KULTUR ARKIVENS ROLL I STIMULERANDET AV FÖRETAGANDE OCH ENTREPRENÖRSKAP ARKIVENS ROLL I JÄMSTÄLLDHETS- OCH MÅNGFALDSARBETET ARKIVENS ROLL I ATT STÄRKA BILDEN AV HALLAND ARKIVENS ROLL I ATT FÖRSTÄRKA KULTURENS KRAFT ARKIVENS INTEGRERING I DEN REGIONALPOLITISKA MÅLSTRUKTUREN SAMMANFATTANDE ANALYS ARKIVEN OCH DERAS VERKSAMHET ARKIVENS REGIONALPOLITISKA SAMMANHANG UTVECKLINGSBEHOV OCH UTMANINGAR

3 7 UTVECKLINGSMÖJLIGHETER CENTRALISERING AV HALLANDS ENSKILDA ARKIV Arkiv på entreprenad Historiecentrum Varberg med arkiv Kulturhistoriskt centrum i gamla Vin & Sprit i Falkenberg ARKIVENS NUVARANDE LOKALISERING BIBEHÅLLS LÄNSARKIVARIENS FRAMTIDA ROLL OCH PLACERING Länsarkivarietjänsten tas bort; arbetsuppgifter sköts inom ramen för Region Hallands ordinarie arbete Länsarkivariens arbetsuppgifter placeras på Länsmuseet Varberg Länsarkivarietjänsten placeras på Region Halland REFERENSER INTERVJUER OCH SAMTAL VERKSAMHETSBERÄTTELSER OCH ÅRSREDOVISNINGAR FRÅN ÅREN ÖVRIGT KÄLLMATERIAL

4 1 Inledning 1.1 Kulturpolitiken i Halland Kultur är en del av Hallands utvecklingsstrategi för att göra regionen till den bästa livsplatsen. Enligt förbundsordningen ansvarar Region Halland för kulturpolitiken på regional nivå. Uppgiften innebär att samordna, stödja och utveckla. Kulturaktiviteterna utförs av de halländska kulturinstitutionerna, organisationerna och kulturarbetarna liksom av alla ideella krafter. Region Halland har sedan 2006 ett handlingsprogram för kultur, som bygger vidare på den regionala utvecklingsstrategin Halland bästa livsplatsen. Kärnvärden i programmet är: kultur som drivkraft i regional utveckling kulturens betydelse för Hallands attraktionskraft kreativa mötesplatser tillgängliga för alla förnyelse av kulturlivet och möjligheter för kulturarbetare att bo och verka i Halland. Region Halland arbetar genom institutionsuppdrag, organisationsuppdrag och projekt. Ett institutionsuppdrag är ett avgränsat kulturpolitiskt uppdrag som vanligen omfattar statsbidragsberättigade verksamheter och i Halland berör uppdraget 15 olika kulturinstitutioner. Till institutionsuppdragen hör Hallands Arkivförbund, som bildades år Förbundet är en ideell förening och ett resurscentrum för utveckling och samordning av regional arkivverksamhet i Halland. I uppgiften ligger, förutom att stödja och samordna, också att synliggöra och tillgängliggöra arkiv och de verksamheter som där bedrivs. Kulturutredningen (SOU 2009:16) och Kultursamverkansutredningen (SOU 2010:11) styr mot en regionalisering av de statliga driftsanslagen, samtidigt som Region Halland är på väg att bilda en regionkommun (fr.o.m 1/1 2011) där regional utveckling och hälso- och sjukvårdsfrågor samlas i en gemensam organisation. Enligt Kultursamverkansutredningen bör Halland därför omfattas av en ny samverkansmodell redan fr.o.m 2011 (tidplanen för hela landet är 2015). Modellen innebär att regeringen inte längre ska specificera enskilda bidragsgivare och att de statliga anslagen till regional kulturverksamhet förs samman till ett gemensamt anslag, vilket Statens kulturråd disponerar och fördelar mellan länen. Statsbidrag får lämnas endast till sådan kulturverksamhet, även regional arkivverksamhet, som också finansieras av landsting, kommun eller någon annan huvudman. Samverkansmodellen förutsätter att det finns en genomarbetad och väl förankrad regional kulturplan som underlag för de beslut om medelstilldelning som fattas av Statens Kulturråd. Regionen fördelar sedan själv bidragen till institutioner och annan verksamhet. De statliga anslagen till regionala arkiv (Hallands Arkivförbund) uppgår idag till 290 tkr. 1.2 Uppdrag att granska arkivverksamheten I Hallands kulturplan uppmärksammas att verksamheten inom Hallands Arkivförbund upplevs som splittrad och otydlig, trots den nyligen genomförda omorganisationen där förbundets verksamhet koncentrerades till orterna Varberg och Halmstad. Av denna anledning har Region Halland beställt en utredning av arkivverksamheten inom Hallands arkivförbund. Uppdraget, som gick till konsultföretaget Kontigo AB, var att utreda de enskilda arkivens verksamhet och finansiering, hur arkivverksamhet speglas i regionala och nationella planer och strategier samt vilka krav som lagar och förordningar ställer på de enskilda arkivens arkivering. I uppdraget ingick även att belysa utvecklingsbehov och utvecklingsmöjligheter för arkivens verksamhet samt 4

5 utveckla några scenarier för hur arkiven inom Hallands arkivförbund skulle kunna organiseras och finansieras i framtiden, för att på ett bra sätt ta tillvara och dra nytta av arkivskatten. 1.3 Metod och material Uppdraget har genomförts under hösten 2010 genom analys av ett större antal nationella och regionala utredningar, strategier och plandokument inom områdena kultur och kultursamverkan, arkivering och bevarande, regional utveckling, tillväxt och landsbygdsutvecklig samt årsredovisningar och annan dokumentation från Hallands Arkivförbund och dess medlemsarkiv, förordningstext och kulturpropositionen från år Därutöver har 17 intervjuer med politiker och tjänstemän på lokal och regional nivå, länsarkivarie, museichefer och företrädare för de olika arkiven inom Hallands arkivförbund genomförts, samt åtta kompletterande samtal med Riksarkivet, chefer med ansvar för kultur- och arkivfrågor samt användare av arkivmaterialet. Urvalet av personer att intervjua har skett för att få en bred bild av arkivverksamheten inom Hallands arkivförbund på såväl praktiker- som policynivå. Syftet var att belysa arkiven ur flera perspektiv, där såväl uppdragsgivare som arkivmedarbetare, ideella krafter, politiker, nuvarande och potentiella samverkanspartner och användare ingick. Syftet var även att skapa en kontext för arkiven, där deras verksamhet kunde placeras in i ett bredare sammanhang av regional utveckling, kultur och tillväxtpolitik. Detta skulle sammantaget utgöra en grund för en fortsatt utveckling av arkivverksamheten i Halland. Samtliga intervjuer och samtal har skett per telefon under oktober och november månad och tagit mellan 45 och 120 minuter i anspråk, med den övervägande delen på ungefär 60 minuter. En komplett förteckning över såväl det muntliga som skriftliga materialet återfinns i referenslistan. 1.4 Disposition Rapporten ger en redogörelse (kap. 2) för de övergripande regler som gäller för alla typer av arkiv och de specifika regler som gäller enskilda arkiv av de typer som återfinns inom Hallands Arkivförbund. Här beskrivs beskrivs också det nationella och regionalpolitiska sammanhang som arkiven befinner sig i idag. Denna del diskuterar inte de enskilda arkiven specifikt utan tar ett generellt grepp på arkiv inom det kultur- och tillväxtpolitiska området. I redogörelsen för den regionala nivån är perspektivet mer fokuserat på den roll som utpekats för Hallands Arkivförbund i regionens kulturplan och handlingsprogram för kultur. Därefter (kap. 3) beskrivs Hallands Arkivförbund och dess medlemsarkiv, deras bakgrund, verksamhet, arkivmaterial och finansiering samt personal, lokalisering och användare. Detta mynnar ut i en diskussion om arkivens utvecklingsbehov och utredningens synpunkter på verksamheten inom de olika medlemsarkiven. Det fjärde kapitlet tar avstamp ifrån policynivån och den arkivpolitik som beskrivits i kapitel två och utvecklar detta i förhållande till politiska och verksamhetsnära målsättningar för arkiven inom Hallands Arkivförbund, finansiärernas betalningsvilja, uppföljning och utvärdering av arkiven och målgrupperna för deras verksamhet. Därefter förs ett resonemang om de behov av förtydliganden som utredningen kan se i materialet. Det femte kapitlet tar som utgångspunkt den brist på koppling mellan arkivens verksamhet och regionala planer och strategier som redovisats i kap. 4 och utvecklar ett förslag på hur arkivens 5

6 roll i dessa dokument skulle kunna formuleras. Arkiven ställs i relation till relevanta målsättningar i regionens utvecklingsstrategi, tillväxtprogram, kulturplan, handlingsprogram för kultur och genomförandestrategin för landsbygdsprogrammet. I kapitlet preciseras också på vilket sätt som arkiven inom Hallands Arkivförbund kan förväntas bidra till att dessa målsättningar uppnås. Resonemangen tydliggörs därefter i en modell som illustrerar den regionalpolitiska målstrukturen. Det sjätte kapitlet utgör en sammanfattning av resultaten i de tidigare kapitlen med fokus på framtida utvecklingsbehov och utvecklingsmöjligheter för de enskilda arkiven i Halland. För att göra resultaten mer lättöverskådliga presenteras de viktigaste poängerna i form av en lista, där varje utvecklingsbehov kan bockas av ett efter ett vartefter regionen har fatta beslut om vägval och andra konsekvenser. Rapportens sjunde och sista kapitel presenterar ett antal scenarier, med sinsemellan olika förslag till framtida organisering av de enskilda arkiven i Halland. Dessa förslag har tagits fram för att svara mot olika värden: ett prioriterar låga kostnader för effektiv förvaring av arkivens material ett prioriterar ökad utåtriktad verksamhet och synlighet mot allmänheten inom ramen för Historiecenter Halland ett utgör en lokaliseringskompromiss för ökad tillgänglighet för invånare i alla delar av Halland samt innebär att en bas skapas för ökad kompetens och samordning mellan alla delar av Region Hallands kulturarvsarbete. I kapitlet resonerar vi kring fördelarna jämfört med att behålla den nuvarande organiseringen. Att inte välja en nyordning i det här läget skulle innebära en avsevärt lägre initialkostnad och att regionens kan fokusera på att hitta lösningar på de övriga utvecklingsbehov som utredningen konstaterat. Avslutningsvis förs även en diskussion om de uppgifter och den roll som idag innehas av länsarkivarien. 6

7 2 Nationell och regional nivå regler och policy I det här kapitlet beskrivs till att börja med de lagar och regler som gäller för arkivverksamhet generellt och för enskilda arkiv specifikt. Den senare delen av kapitlet berör de nationella, regionala och lokala policys och riktlinjer som berör kulturverksamheten generellt och arkivverksamheten specifikt. Därefter jämförs dessa med regionala planer och strategiska dokument. 2.1 Om enskilda arkiv generellt om regler och organisation Lagrum För offentliga institutioner och verksamhet som bedrivs i myndighetsform så finns det särskilda lagrum som i detalj styr vad, hur och under vilka former som material ska arkiveras. Den övergripande och styrande principen för all arkivrelaterad lagstiftning uttrycks i Tryckfrihetsförordningen (1949:105) 2 kap 1 : Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen styr i allmänhet hur offentliga myndigheter ska hantera handlingar, men Arkivlagen (1990:782) och på den tillkommande lagar och förordningar 1 beskriver i detalj hur dessa handlingar ska arkiveras, vårdas och hur de kan gallras. Dessa lagar och förordningar berör dock med några enstaka och specifika undantag endast offentliga myndigheters arkiv. Enskilda arkiv är en benämning på de arkiv som härrör från privatpersoner, föreningar, organisationer, företag, släkter, stiftelser och liknande. Den här typen av arkiv berörs till skillnad från de offentliga myndigheternas arkiv inte av någon specifik lagstiftning. Det finns dock några lagrum som indirekt påverkar hanteringen av vissa specifika handlingar även i enskilda arkiv. Bokföringslagen (1976:125), Taxeringslagen (1990:324), Personuppgiftslagen (1990:204) och Arbetsmiljölagen (1977:1160) är några exempel. Dessa regler stipulerar att exempelvis en ekonomisk förening är bokföringsskyldig, måste kunna visa upp handlingar som styrker uppgifter i samband med självdeklaration och ålägger föreningen att hantera personuppgifter på ett korrekt sätt. Dessa regler påverkar således i begränsad utsträckning vad som måste arkiveras och vad som får arkiveras i enskilda arkiv. De övriga bestämmelser som omger enskilda arkiv bestäms av huvudmannen för arkivet, vilken ofta är en förening, privatperson, företag eller stiftelse. Det faller således på dessa aktörer att avgöra vad som är intressant att bevara för eftervärlden. Det saknas en tydlig överblick över de enskilda arkivens verksamhet i Sverige enligt Kulturutredningens betänkande (SOU 2009:16). I utredningen Arkiv för alla nu och i framtiden (SOU 2002:78) ställs bland annat de enskilda arkivens svaga ställning i fokus och förslag på att i lag stärka deras position förs fram. Men några konkreta resultat av dessa förslag står inte att finna idag Andra bevarandeprinciper Vissa typer av enskilda arkiv bedöms av lokala, regionala och nationella institutioner vara särskilt intressanta att bevara. Dessa institutioner kan utgöras av statliga arkivinstitutioner som Riksarki- 1 Utöver Arkivlagen är andra exempel på viktiga lagrum Arkivförordningen (1991:446), Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt de olika överlämnandelagarna (1994:1495, 1994:1383). 7

8 vet, länsmuseer, kommunarkiv eller andra, ofta större enskilda arkiv. Många av dessa institutioner ser som sin uppgift att ta hand om och förvara en lång rad enskilda arkiv. I vissa fall görs detta i utbyte mot en avgift som betalas av exempelvis den förening som står som huvudman en form av deponering. Föreningen tecknar då vanligtvis ett avtal med den institution som övertar förvaringen av arkivet där huvudmannen behåller rätten att använda och förändra innehållet i arkivet. I andra fall sker förvaringen utan kostnad. Om föreningen upphör att existera försvinner också möjligheten till finansiering av det specifika enskilda arkivet det betecknas då som ett herrelöst arkiv. Flera sådana arkiv fortsätter att förvaras av de olika arkivinstitutionerna, trots att det inte finns någon lagstiftning som stipulerar att så måste ske. Av kulturhistoriska skäl väljer man dock ofta att bevara även herrelöst material. Vilka arkiv som bedöms vara intressanta, och därmed tas om hand genom exempelvis förvaring eller finansiering, varierar stort i landet. Ofta rör det sig om arkiv som har kopplingar till folkrörelser, nationellt utbredda organisationer och föreningar, näringslivshistoria, samt individuella historiska personer eller liknande. Generellt så kan dessa arkiv betecknas som sådana som på olika sätt berättar om den lokala och nationella utvecklingen historiskt. Eftersom det saknas tydlig reglering kring enskilda arkivs verksamhet och hur det offentliga bör förhålla sig till dem så hanteras den här formen av arkiv väldigt olika av landsting och kommuner i Sverige. Länsomfattande arkivförbund, där den typen av arkiv som just nämnts ofta är medlemmar, finns i flera regioner i landet. Bildandet av dessa arkivförbund motiveras ofta av effektiviseringssträvanden, möjlighet till gemensam intressebevakning mot beslutsfattare på olika nivåer, samt inte minst för att de statliga bidrag som finns att söka ofta förutsätter att den arkivinstitution som söker bidrag har ett länsomfattande upptagningsområde Finansiering Det statliga stöd som enskilda arkiv i hela landet kan söka fördelas av Riksarkivets nämnd för enskilda arkiv. Det går att söka stöd vid två tillfällen under året, i oktober och i januari, och det finns i skrivande stund följande former av stöd att söka: - Bidrag som lämnas enligt förordningen (1996:1598) om statsbidrag till regional kulturverksamhet - Bidrag till arbetarrörelsens arkiv och bibliotek - Bidrag till regionala näringslivsarkiv - Bidrag till vissa institutioner och organisationer - Övriga bidrag (Källa: Riksarkivet) Samtliga bidrag kräver medfinansiering från antingen landsting, kommun eller någon annan medfinansiär. Den första formen av stöd riktar sig till att stärka regional kulturverksamhet där regional arkivverksamhet inkluderas. Stödet ska även främja integreringen av arkivområdet i den regionala kulturpolitiken. Storleken på stödet bestäms utifrån kostnaderna för verksamheten, exklusive lokalkostnader. Den här formen av stöd utgör en viktig inkomstkälla för de regionala arkivförbunden. Det andra stödet riktar sig uteslutande till den specificerade institutionen. Den tredje formen av stöd riktar sig till regionala näringslivsarkiv och har till syfte att bevara företagsarkiv i regionen. Ett regionalt näringslivsarkiv måste leva upp till en rad olika kriterier för att beviljas stöd och storleken på stödet är lika för alla mottagare. Den fjärde formen av bidrag riktar sig inte till regionala arkivinstitutioner, utan mot enskilda arkivinstitutioner eller föreningar som arbetar med arkivverksamhet generellt. Det syftar till att stödja den årliga driften av verksamheten. Övriga bidrag kan sökas av regionala arkivinstitutioner för speciella projekt eller inköp som 8

9 breddning av verksamheten, inköp och implementering av ny teknik och utrustning, digitalisering av arkiv, flytt till mer ändamålsenliga lokaler och liknande. I rapporten Spela samman En ny modell för stöd till regional kulturverksamhet (SOU 2010:11) föreslår utredarna att den nuvarande modellen med separata bidrag för olika sorters kulturverksamhet ersätts med ett enhetligt stöd för all kulturverksamhet. Samtidigt skulle Statens Kulturråd bli den instans som fördelar stödet. Grundtanken är att varje region ska upprätta en regional kulturplan där all kulturverksamhet ska vara integrerad, som ska utgöra underlag för Statens kulturråd vid beslut om fördelning av medel. Förutsättningen för att kunna anta ett helhetsperspektiv på kulturverksamheten i länet och ta fram en regional plan är att det finns en etablerad samverkan och en kontinuerlig dialog mellan landsting, kommuner samt kulturutövare och det civila samhället. Halland är ett av de län som bedöms uppfylla de förutsättningar som krävs för att modellen snarast ska kunna genomföras och ingår således i den grupp om fem län som inledningsvis bör omfattas av den nya modellen enligt utredarna. 2.2 Arkivens kultur- och regionalpolitiska sammanhang I den senaste kulturpolitiska propositionen 2009/10:3 framgår tydligt en vilja att integrera kulturpolitiken med andra politikområden i de fall där det finns beröringspunkter mellan områdena. Detta blir särskilt tydligt när det gäller den regionala tillväxtpolitiken och utbildningspolitiken. I propositionen föreslås även att kulturpolitiken, i likhet med jämställdhetspolitiken och integrationspolitiken ska bli en aspektpolitik. Detta innebär, något förenklat, att kulturen ska ingå som ett perspektiv, en aspekt, i alla andra politikområden. Det innebär även att andra politikområden ska uppmärksamma och ta tillvara kulturella intressen och möjligheter i utformandet av sin politik. Detta går hand i hand med den politiska viljan att samordna politiken och genomförandet av densamma i större enheter för att motverka fragmentisering. Gemensamt strategiskt agerande med bibehållen lokal och regional förankring ska åstadkommas genom nationella och regionala planer, strategier och program. På kulturområdet ska detta realiseras genom en indelning i fyra sfärer, där sfären arkiv, bibliotek och språk utgör en av dessa. 2 Sfärerna ska underlätta för aktörerna på området att se exempelvis möjligheter till samverkan och utveckling mellan sina respektive verksamheter. I propositionen pekar regeringen även på vikten av att integrera kulturpolitiken med den regionala tillväxtpolitiken. Detta sammantaget gör det nödvändigt att sätta in Hallands arkivverksamhet i ett större sammanhang, vilket även är syftet med detta avsnitt Strategier för kultur och tillväxt Den regionala tillväxtpolitiken utgår ifrån EU:s Lissabonstrategi, där målsättningar lades fast för EU-ländernas ekonomiska politik samt för miljö- och socialpolitiken. Samtidigt fick EU:s strukturfonder medel avsatta för att finansiera arbetet för att uppfylla dessa målsättningar. I medlemsländerna skapades en struktur av nationella och regionala planer och strategier för att samordna arbetet på olika nivåer och mellan olika aktörer, samt för att ge riktlinjer för hur strukturfondsmedlen skulle användas. Den nationella strategin i Sverige fick benämningen En nationell strategi för regional konkurrenskraft, entreprenörskap och sysselsättning Utifrån den nationella strategin har varje region tagit fram regionala utvecklingsprogram, RUP, som anpassar och utvecklar den nationella strategin till den regionala nivån. De flesta regioner har även tagit fram regionala tillväxtprogram, RTP, där tillämpningen av det regionala utvecklingsprogrammet 2 De övriga sfärerna utgörs av: En sfär för frågor om samtid, historia och livsmiljö, En sfär för frågor om konstarterna och En sfär för mediefrågorna. 9

10 inom tillväxtområdet beskrivs. Utifrån den nationella politikens riktlinjer om kulturpolitiken som en aspektpolitik, samt nödvändigheten av att integrera politikområden vars innehåll delar gemensamma frågeställningar, utgör dessa dokument alltså viktiga underlag även i kulturpolitiska frågor. Arbetssättet med nationella och regionala planer är på god väg att genomföras även inom kulturpolitiken. Kulturutredningen SOU 2009:16 föreslår införandet av en portföljmodell för kulturpolitikens genomförande. Detta förslag återkommer i den följande kulturpropositionen 2009/10:3 och realiserandet av modellen beskrivs i kultursamverksansutredningen Spela samman, SOU 2010:11. Halland är ett av de fem län som blir de första att använda sig av modellen, med start redan år Detta innebär i korthet att ansvaret för fördelningen av medel till kulturområdet flyttas från den nationella till den regionala nivån. Som en del i detta har det i Halland pågått ett arbete där regionen i samverkan med kommuner, ideella organisationer, kulturorganisationer och fria kulturskapare formulerar en kulturplan. Även länsstyrelsen har lämnat underlag till arbetet. Kulturplanen kommer att ligga till grund för en förhandling med Statens Kulturråd, där storleken på det nationella stödet till Hallands kulturliv fastställs. I nästa steg blir det Region Hallands ansvar att med utgångspunkt i planen fördela medel till kulturen i Halland Arkivens roll i samhället I kulturpropositionen 2009/10:3 och den föregående kulturutredningen SOU 2009:16 diskuteras kulturens roll både som bärare av kulturarvet, som samhällets möjlighet till självreflektion och som möjlighet till företagande, kreativt skapande och engagemang, samt som viktig beståndsdel i skapandet av regional och lokal attraktivitet. I förhållande till de nationella beskrivningarna av kulturens roll i samhället kan arkiven, beroende på innehåll och syfte, bidra till flera av de ovan nämnda uppgifterna. Dock måste påpekas att arkiven i liten utsträckning nämns i dessa dokument. Deras existens och uppgift förutsätts, bland annat genom att en av de fyra kulturpolitiska sfärerna uttryckligen inbegriper just arkiv, bibliotek och språk, men deras roll i samhället och samhällsutvecklingen diskuteras inte specifikt. De roller som utpekas för kulturen på nationell nivå återkommer även i Region Hallands utredning om kulturlivet, Kultur för ökad attraktivitet och Region Hallands Handlingsprogram för kultur. Utredningen om kulturlivet diskuterar det utifrån perspektiven kulturen som samhällsbärare, kulturen som attraktivitets- och tillväxtfaktor samt kulturen som en beståndsdel i tillväxtpolitiken. I handlingsprogrammet beskrivs tre olika visioner för Halland och fyra strategier för att nå visionerna. De tre visionerna är identiska med visionerna i Hallands regionala utvecklingsstrategi och fokuserar i första hand livsmiljön, företagandet och läget, under rubrikerna Här förverkligar vi våra bodrömmar, Här bygger vi företag med kunskap och Här skapar vi fördelar av läget. Detta ska uppnås genom fyra strategier, som alla siktar in sig på den första visionen, att förverkliga bodrömmar, genom att skapa de bästa boendemiljöerna, att vårda och utveckla den livskraftiga landsbygden, att vårda och utveckla attraktiva stadsmiljöer samt att förstärka kulturens kraft. Arkivverksamheten kan inte med självklarhet placeras in inom någon av visionerna och den strategi som ligger närmast till hands kan sägas vara att förstärka kulturens kraft, men inte heller detta är en självklarhet. Som tidigare nämnts har regeringen pekat ut kulturpolitiken som en aspektpolitik, som alltså ska beaktas inom de andra politikområdena. Region Halland har genomfört detta genom att samordna strategier och planer på olika nivå och inom olika politikområden. I handlingsplanen har således information hämtats från såväl nationella, regionala och kommunala kulturpolitiska mål, som målsättningar och program från andra aktörer och organisationer, Hallands regionala utvecklingsstrategi, tillväxtprogram och folkhälsopolicy. Signaler från dessa områden kommer fram i 10

11 texten genom de olika perspektiv som lagts på kulturen, där den i första hand ses som en potential för att utveckla Halland som region med fokus på attraktivitet, entreprenörskap och det goda livet. I den regionala utvecklingsstrategin betonas även kulturens roll i värnandet och utvecklandet av kulturarvet, tillgång till mötesplatser för att skapa och uppleva kulturyttringar, ett mångsidigt kulturliv med goda möjligheter för kulturarbetare, institutioner, föreningsliv och marknadsaktörer att leva och verka i Halland. Det nämns också i sammanhang som kulturbaserade näringar, integration och kulturell förnyelse. Detta har stora likheter med kulturens roll i det regionala tillväxtprogrammet, där kulturen nämns i relation till landsbygdsutveckling, attraktivitet, tillgänglighet och upplevelsenäring. Arkivens specifika roll i detta nämns dock inte över huvud taget. Arkivens roll diskuteras istället i kulturplanen, där målsättningarna för arkivens verksamhet redovisas på en övergripande nivå. Dessa målsättningar betonar vikten av att arkiven värnas, vårdas används, vilket ska åstadkommas genom att de enskilda arkiven samlas in, bevaras och görs tillgängliga för alla invånare, samt genom pedagogisk samverkan med skolan. Hallands kulturplan är som tidigare nämnts alltså det dokument som ska vara vägledande för regionens prioriteringar och dess fördelning av anslag till kulturverksamheter i Halland. Planen har tydliga kopplingar till Hallands regionala utvecklingsstrategi, tillväxtprogram och handlingsprogram för kultur och den slår fast att den regionala kulturpolitiken i Halland ska syfta till att regionens utvecklingskraft och attraktivitet ökar. Kulturplanen tar avstamp i den nationella målsättningen att: Kulturen ska vara en dynamisk, utmanande och obunden kraft med yttrandefriheten som grund. Alla ska ha möjlighet att delta i kulturlivet. Kreativitet, mångfald och konstnärlig kvalitet ska prägla samhällets utveckling. 3 Denna målsättning bryts för Region Hallands räkning ned i ett antal vägar att nå målet som riktar in sig på att utveckla, värna, vårda och använda kulturarvet, att skapa ökad tillgänglighet till kulturellt skapande och kulturella upplevelser och att medverka till ökad kvalitet och förnyelse genom en öppenhet för nya impulser från exempelvis ungdomar och etniska minoriteter. Vidare avser regionen att samverkan mellan organisationer från olika sektorer av samhället ska få kulturen att verka som en samlad kraft och att kulturskapare vill bo och verka i Halland. För att åstadkomma detta ska det finnas en infrastruktur på kulturområdet som understödjer, förmedlar och utvecklar kulturlivet, som tillgängliggör, vårdar och utvecklar kulturarvet och som bidrar till att professionell scenkonst produceras. Vidare diskuteras kulturpolitikens basuppdrag i relation till spetskompetens på området, internationalisering och vikten av kvalitetskriterier i bedömningarna. I planen diskuteras även barn- och ungdomsperspektivet, folkhälsa, de kulturella tillgångar som finns i Halland och utvecklandet av kulturella och kreativa näringar. I detta sammanhang presenteras även en modell för hur dessa näringar förhåller sig till såväl tillväxtmål som kulturpolitiska mål och åskådliggör på så vis en aktuell överlappning mellan kulturplanen och tillväxtprogrammet. Kulturplanen fastslår även att jämställdhet, mångfald och tillgänglighet för människor med funktionsnedsättningar är viktiga beståndsdelar i länets strategiska arbete för att öka den halländska utvecklingskraften och attraktiviteten. 3 Hallands kulturplan - Program för utveckling av kulturen i Halland (2010), sid 3. 11

12 2.2.3 Arkivförbundets roll i Halland En stor del av Region Hallands Handlingsprogram för kultur upptas av de överenskommelser som olika organisationer på kulturområdet träffat med Region Halland angående sina specifika roller och uppdrag. Om Hallands arkivförbund står att det: [ ] är ett resurscentrum för utveckling och samordning av regional arkivverksamhet i Halland. I uppgiften ligger, förutom att stödja och samordna, också att synliggöra och tillgängliggöra arkiv och de verksamheter som där bedrivs. 4 Därefter beskrivs de uppgifter som arkivförbundet och dess medlemsarkiv åtar sig att utföra som en del i denna överenskommelse. Detta inbegriper uppgifter såsom tillgängliggörande av arkivmaterial, införande av ny teknik på arkivområdet, verka för att arkivens information används och kommer till nytta i samhället, öka samhällets kunskaper på arkivområdet och arbeta för att ett representativt arkivmaterial ska bevaras för framtiden. Arkivförbundet ska även arbeta för att skapa samverkan, strategiska allianser och mötesplatser med andra aktörer i regionen samt beakta jämställdhet och kulturell mångfald i sitt arbete. Utifrån detta konstaterar vi att arkivverksamheten som sådan har haft en undanskymd roll i såväl regionala som nationella strategier. Detta har delvis förändrats i och med den nya kulturplanen, som verkar för att knyta samman arkivverksamheten med de övergripande målsättningarna för kulturområdet. Vad Arkivförbundet i Halland och dess medlemsorganisationer har till uppdrag att utföra framgår tydligt av såväl handlingsplanen som av Hallands kulturutredning, där uppdragsöverenskommelsen från handlingsplanen återkommer. Däremot är arkivens roll i samhället, och deras prioritering i förhållande till andra verksamheter på kulturområdet, outvecklat i generella dokument om såväl kultur som regional utveckling och tillväxt i en bred bemärkelse. 4 Region Hallands handlingsprogram för kultur - en process åren , sid

13 3 Arkivverksamheten i Halland Arkivlandskapet i Halland präglas av flera olika arkiv som förvaras och hanteras av en rad olika individer och institutioner. Både offentliga, privata och ideella aktörer hanterar arkiv, men gränserna är inte alltid alldeles självklara dem emellan. Kommunarkiven inrymmer exempelvis flera enskilda arkiv som överlämnats eller deponerats av personer eller föreningar. I det här kapitlet har dock inte författarna för avsikt att ge en heltäckande bild av samtliga arkiv som finns i länet utan istället kommer detta avsnitt, i enlighet med uppdragsbeskrivningen, att behandla Hallands arkivförbund och de arkiv som ingår där. Inledningsvis beskrivs de olika arkivinstitutionerna kortfattat utifrån deras respektive verksamhet, lokalisering, arkivmaterial och liknande. Därefter presenteras en genomgång av arkivens ekonomiska förutsättningar mer ingående, och slutligen följer en genomgång av de utvecklingsbehov och generella synpunkter som kommit fram under intervjuer med personer som har en koppling till Hallands arkivförbund eller något av de enskilda arkiven såsom arkivarier, styrelseledamöter från arkiven, och användare av arkiven. 3.1 Hallands arkivförbund I juni år 2000 bildades den ideella föreningen Hallands arkivförbund (förkortas HAF) som en länsövergripande arkivinstitution med uppdrag att stödja, samordna och synliggöra arkiven i regionen. Arkivförbundet bildades av fem stiftare och sedermera medlemmar; Folkrörelsernas arkiv i norra respektive södra Halland, Hallands näringslivs arkiv, Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland, samt Hallands bildningsförbund/halländska hembygdsrörelsen (förkortas HBF). Förbundet har en styrelse vars ordinarie ledamöter består av representanter från samtliga medlemsarkivs respektive styrelse, samt en representant från Region Halland. Hallands arkivförbund har dock inget överordnat ansvar för arkivverksamheten hos de olika medlemsarkiven, den verksamheten sköts av arkivens anställda personal och styrelse. Förbundet har till skillnad från de enskilda arkiven inget arkivmaterial att förfoga över. En starkt bidragande orsak till att HAF bildades var att regleringen (Förordning (1996:1598) om statsbidrag till regional kulturverksamhet), som omger stödet som utgår från Riksarkivets enskilda nämnd till arkivinstitutioner runtom i landet, stipulerar att stödet ska riktas mot regionalt samordnande kulturinstitutioner. Istället för att riktas mot enskilda arkivinstitutioner generellt så riktas alltså stödet mot de arkivinstitutioner som kan betecknas som länsövergripande och som dessutom arbetar för att integrera arkivområdet i den regionala kulturpolitiken. För medlemsarkiven i arkivförbundet var detta ett starkt incitament att gå samman, annars riskerade de att förlora en stor del av sina anslag. Förordningen, som berör statsbidragen från Riksarkivet, är tillsammans med samverkanskontraktet, som är upprättat med Region Halland, de viktigaste styrdokumenten för förbundets verksamhet. Verksamheten ska framförallt uppfylla tre huvudsyften. Förbundets stödjande verksamhet inriktar sig främst på tekniskt stöd och utbildning kring arkivfrågor för enskilda arkiv i länet. Den samordnande funktionen består i att skapa mötesplatser, plattformar och gemensamma arbetsformer för medlemsarkiven och övriga arkivinstitutioner i länet, framförallt kommun- och landstingsarkiven, för att i samverkan med dem synliggöra och informera om arkiven samt arbeta för att göra dem tillgängliga för användare och allmänhet genom exempelvis IT, utställningar och andra metoder och aktiviteter. 13

14 Ett konkret exempel på en av de samordnande och synliggörande aktiviteter som HAF anordnar tillsammans med medlemsarkiven, kommunarkiven och andra kulturinstitutioner är Arkivens dag. Det är en årligen återkommande tillställning som äger rum på olika platser i länet varje år för att uppmuntra ett utökat engagemang kring arkivverksamhet runtom i länet. År 2009 ägde Arkivens dag rum på stadsbiblioteket i Laholm, och nu år 2010 på biblioteket i Falkenberg samt på Länsmuseet Varberg hos Folkrörelsernas arkiv i norra Halland det senare arrangemanget gemensamt med Nykterhetsfolket arkiv. I samband med att denna rapport färdigställs har förbundet precis fått en beställning av ett större arkivkonsultuppdrag från Västtrafik AB i Västra Götalandsregionen. Uppdraget innebär att strukturera Västtrafik AB:s nuvarande och äldre arkivbestånd om ca 800 hyllmeter traditionella arkivhandlingar. Eventuellt efterföljs detta uppdrag under 2011 av ett projekt för processtyrning av samma företags arkivbildning. Kontraktssumman för det första arkivprojektet är kr och kommer att genomföras i samverkan med Falkenbergs kommunarkiv. Arkivförbundet anställer en länsarkivarie på heltid sedan Tjänsten är dock inte finansierad till hundra procent. Endast 75 procent av tjänsten täcks i nuläget av ordinarie anslag från de olika finansiärerna. Resterande 25 procent arbetas in genom exempelvis projektstöd, ytterligare bidrag från Region Halland och aktiviteter och försäljning av olika slag. Hallands arkivförbund huserar i samma lokaler som två av medlemsarkiven i förbundet Hallands Näringslivs arkiv och Folkrörelsernas arkiv i södra Halland. Dessa tre arkivinstitutioner finns sedan år 2009 samlade i Fackens hus i Halmstad. Folkrörelsernas arkiv i norra Halland och Nykterhetsfolkets länsarkiv finns i Varberg och delar lokaler med länsmuseets egna arkiv. HBF har mycket lite arkivmaterial lagrat centralt, utan större delen av materialet finns utspritt i länet bland de 74 olika hembygdsföreningarna. HBF är också den enda av medlemsorganisationerna i HAF som inte mottar några pengar från förbundet i syfte att finansiera arkivverksamhet Folkrörelsernas arkiv i norra Halland Folkrörelsernas arkiv i norra Halland (förkortat FANN) är en ideell förening som samlar arkivmaterial i huvudsak från föreningar av olika slag som till exempel fackföreningar, intresseföreningar och föreningar i idrottsrörelsen som är hemmahörande i någon av länets tre nordkommuner Varberg, Falkenberg och Kungsbacka. Arkivet delar lokaler med Varbergs länsmuseums arkiv och fungerar praktiskt som ett komplement till dessa arkiv (folklivsarkivet, urklippsarkivet). Totalt består FANN av knappt 900 enskilda arkivbildare som tillsammans utgör 347 hyllmeter. Arkivet har även bibliotek, föremål och fanor vilka till vissa delar förvaras i länsmuseets magasin. Arkivet sysselsätter en utbildad arkivarie på 25 procent de resterande 75 procenten tjänstgör hon på länsmuseets arkiv där hennes anställning också ligger rent formellt. Utöver denna tjänst finns också en av länsmuseet heltidsanställd arkivassistent som delar sin tjänst på FANN med tjänstgöring på länsmuseets arkiv. Den tjänsten finansieras till stor del av lönebidrag. Arkivet används bland annat av gymnasielärare och elever inom ramen för ämnena historia och samhällsvetenskap samt av släkt- och hembygdsforskare. År 2009 hade FANN 28 forskarbesök då sammanlagt 56 arkivvolymer hämtades fram. Arkivet hade även besök av 120 personer fördelat på 20 studiebesökstillfällen. Därutöver handlades 238 diarieförda ärenden, en kraftig ökning från 20 det föregående året. Ökningen förklaras av att man beslutat att börja ta ut en depositionsavgift för det material man har hand om från aktiva föreningar. 59 st arkivleveranser genomfördes under året varav 29 st var nya arkivbildare. Vidare är arkivet adjungerad ledamot av Halländska hembygdsrådet och arkivarien har i sin roll som företrädare för både Länsmuseet Varberg och FANN hållit arkivkurser för skilda hembygdskretsar samt givit råd i olika arkivfrågor. 14

15 Personal från arkivet deltar också i kurser, konferenser och möten på regional samt nationell nivå inom ramen för arkivets medlemskap i Folkrörelsernas arkivförbund och engagemang i Riksarkivets verksamhet. Arkivarien är även ofta ute hos föreningar och organisationer och håller föredrag med utgångspunkt från de olika arkivhandlingarna Folkrörelsernas arkiv i södra Halland Liksom dess motsvarighet i norra Halland samlar den ideella föreningen Folkrörelsernas arkiv i södra Halland (förkortas FASH) in och vårdar material från föreningar med band till folkrörelsen, och då främst från dem som är hemmahörande i de södra delarna av länet i kommunerna Halmstad, Laholm och Hylte men även distriktsorganisationer. Arkivet inryms i Fackens hus i Halmstad. Totalt utgörs arkivet av 1049 separata arkivbildare varav mer än hälften 644 st är herrelösa arkiv. Därtill finns en betydande samling av fanor, fotografier, tavlor, böcker och småskrifter i arkivet. Arkivet upptar totalt 879 hyllmeter (inklusive 97 hyllmeter referensbibliotek) och sysselsätter en arkivföreståndare på heltid. Tjänsten finansieras till stor del av lönebidrag. De som använder arkivet i störst utsträckning är studenter från högskolan, släkt- och hembygdsforskare, privatpersoner och föreningar som vill studera sin egen historia, ofta i samband med jubileumsfirande. Det totala antalet besökare uppgick år 2009 till 70 personer som sammanlagt begärde fram 55 volymer ur arkivet. Under året genomfördes 93 arkivleveranser varav fem skedde av samma antal nya arkivbildare. 18 leveranser var ej förtecknade. För att säkra verksamhetens fortsatta existens samlade den in kr i extra medel från arkivets medlemmar under år Hallands näringslivs arkiv Hallands näringslivs arkiv (förkortat HNA) är en ideell förening som tar emot och bevarar arkivalier från verksamma och nedlagda företag i Halland. Arkivet innehåller material från 1874 fram till idag och omfattar ca 900 hyllmeter material. Arkivet anställer en arkivföreståndare på heltid. Arkivet har även ett externfinansierat uppdrag från Högskolan i Halmstad som omfattar 50 procent av arkivföreståndarens tjänstgöring. Näringslivsarkivet har på så sätt ett nära samarbete med högskolan vilket till stor del kan förklaras av att arkivet tidigare var lokaliserat på högskoleområdet. Under sommaren 2009 färdigställdes flytten av Näringslivsarkivet från högskoleområdet till nya lokaler i Fackens hus i Halmstad. På så sätt samlokaliserades arkivet med Folkrörelsernas arkiv i södra Halland och Hallands arkivförbund. Flytten motiverades med tillgången till bättre och rymligare arkivlokaler, bättre förutsättningar att ta emot besökare i den nya forskarsalen, samt utökade möjligheter att samarbeta och samordna resurser med de andra arkivinstitutionerna. De främsta användarna av arkivet är studenter och forskare från högskolan, företag som har material i arkivet och som önskar använda det i samband med jubileer och utgivning av skrifter av olika slag, samt släktforskare och historiskt allmänintresserade Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland Nykterhetsfolkets länsarkiv (förkortas NFLA) är en ideell förening och är ett av landets få, om inte det enda, arkiv som endast omfattar föreningar och organisationer med anknytning till nykterhetsrörelsen. Vanligen är dessa arkiv inkorporerade i folkrörelsearkiven. Arkivet bildades redan 1930, vilket gör det till ett av landets äldsta folkrörelsearkiv. 15

16 Sedan våren 2010 är NFLA inrymt i Varbergs länsmuseums arkivlokaler tillsammans med FANN. Syftet med flytten från arkivets tidigare lokaler i Halmstad är att arkivet på sikt ska ingå som en del av FANN, men än så länge är arkivet en egen förening. Detta arkiv har sedan länge rymt 38 arkivbildare från nykterhetsrörelsen så flytten var ett sätt att samla samtliga arkiv med koppling till nykterhetsrörelsen på ett och samma ställe i länet. I samband med flytten gjordes en översyn av arkivmaterialet som i så stor utsträckning som möjligt förtecknades, gallrades och rensades. Därutöver innehåller arkivet fanor, charters, regalier, foton och affischer samt ett särskilt personoch urklippsarkiv. Omförteckning och gallring minskade omfånget på arkivmaterialet avsevärt till 145 hyllmeter men antalet arkivbildare minskades inte från de ursprungliga 347. Av dessa är 301 herrelösa arkiv. Det stora antalet avsomnade arkivbildare beror till stor del på att arkivet omfattar material från 1800-talet och framåt och att arkivet aktivt samlat in material från avsomnade nykterhetsloger runtom i länet. Tidigare anställdes en arkivföreståndare på halvtid, som dock varslades efter flytten från Halmstad och i samband med akut brist på ekonomiska medel. Föreståndaren sköter idag endast ordnings- och förteckningsarbete inom ramen för en timanställning. Den arkivassistent som arbetar på länsmuseet och FANN har hjälpt till med uppackning i samband med överflyttningen av Nykterhetsfolkets Länsarkiv, som påbörjades i slutet av år De som använder arkivet är släkt- och hembygdsforskare, journalister, forskare och studenter från högskolor och universitet. Arkivet tar även emot studiebesök från skolor. År 2009 tog man totalt emot 50 besökare som tillsammans begärde ut 70 arkivvolymer Hallands bildningsförbund/halländska hembygdsrörelsen Hallands bildningsförbund (förkortas HBF) är hembygdsrörelsens högsta administrativa organ i Halland. De administrerar hembygdsrörelsens regionala samlingsorgan Hallands hembygdsråd som i praktiken fattar de för hembygdsrörelsen styrande besluten, men vilka rent formellt måste stadigfästas i HBF innan de blir giltiga. Hembygdsrådet främjar tillsammans med HBF samverkan med bibliotek, museer och arkiv i länet. Till skillnad från de övriga stiftarna och medlemmarna i Hallands arkivförbund bedriver inte HBF någon arkivverksamhet. Istället sköter de enskilda hembygdsföreningarna, totalt 74 stycken spridda över hela länet, sina respektive arkiv på egen hand i deras egna lokaler. Eftersom HBF aktivt arbetar med kulturarvsfrågor ansåg man dock att det var angeläget att regionen har en fungerande samordning kring arkivfrågor och var därför med vid bildandet av HAF. De individuella hembygdsföreningarna har ofta arkiv som innehåller handlingar och annat material som knyter an till den föreningens och dess hembygds verksamhet och historia. Det finns alltså inget samlat arkiv för samtliga hembygdsföreningar utan dessa är spridda på olika platser runtom i länet. Kunskapen och kompetensen kring vård, förvaring, tillgängliggörande, gallring och övriga arkivrelaterade frågor i de individuella föreningarna varierar stort. Cirka 65 % av hembygdsföreningarnas material är idag arkiverat och förtecknat, men det är ett pågående arbete som sker efter ideella förutsättningar. Ett syfte med medlemskapet i HAF var därför att den kompetens som ryms inom förbundet skulle komma de enskilda hembygdsföreningarna till gagn. För att tillgängliggöra arkiven pågår ett digitaliseringsprojekt i samarbete med Hallands arkivförbund och FANN där föreningar får hjälp med att lägga in uppgifter på släktforskningsprogrammet Bygdebands hemsidor. Arbetet har till stor del utförts av arkivarien på Länsmuseet Varberg och FANN mycket tack vare ett gott och långvarigt samarbete med den tidigare hembygdskonsulenten. Arbetet pågår fram till år

17 3.2 Ekonomi Hallands arkivförbund administrerar och fördelar de bidrag som riktas till förbundet och till de fyra medlemsarkiv som söker stöd. De största bidragsgivarna är Riksarkivets enskilda nämnd, Region Halland och länets kommuner. Utöver dessa intäkter tar arkiven ut medlemsavgifter från de arkivbildare som fortfarande är aktiva. Emellertid är en stor mängd arkiv herrelösa, vilket innebär att det inte finns några arkivbildare att ta ut avgifter från. Tabell 1 visar de senaste tre årens resultaträkningar från arkivinstitutionerna. Om de tre senaste årens rörelseresultat summeras så visar det sig att endast de två folkrörelsearkiven har klarat perioden utan ett negativt resultat. Med det sagt så är det motiverat att påpeka att samtliga arkivinstitutioner kämpar med ekonomin. Även om FASH uppvisade ett positivt årsresultat på nästan kr år 2009 så beror det inte på att verksamheten i sig uppvisat ett positivt ekonomiskt resultat, tvärtom. Utan en vädjan till arkivets medlemmar (existerande arkivbildare) om extra medel så hade resultatet slutat på minus ännu en gång. Medlemmarna bidrog med kr utöver de redan inbetalade medlemsavgifterna på kr. För att försöka höja intäktssidan något planerar FASH att kraftigt höja sina medlemsavgifter till Tabell 1. Resultaträkning för Hallands arkivförbund och medlemsarkiven, HAF FANN FASH NFLA HNA 2007 Intäkter Utgifter Årets resultat Intäkter Utgifter Årets resultat Intäkter Utgifter Årets resultat FANN är det enda av medlemsarkiven som undvikit ett negativt resultat under hela perioden. I detta sammanhang bör det noteras att arkivarien och arkivarieassistenten som sköter om detta arkiv är anställda av länsmuseet, som bär den övervägande delen av lönekostnaderna för personalen. Samma institution står också för en stor del av lokalkostnaderna. I de fall personalen genomför resor, exempelvis för att hålla ett föredrag kring folkrörelsearkivets material, så bekostar länsmuseet även dessa. Samlokaliseringen med länsmuseets arkiv och tillgången till länsmuseets personal och lokaler har med andra ord gjort att FANN klarat sig förhållandevis väl på en relativt liten budget i förhållande till de andra arkiven. Nykterhetsrörelsens arkiv inryms precis som FANN i länsmuseets lokaler och åtnjuter en form av stöd från denna institution. Arkivet betalar ingen lokalhyra för det utrymme man upptar. IOGT- NTO Halland är arkivets huvudman och sköter bokföring och löneadministration, vilket avlastar arkivets styrelse, som kunnat fokusera på att allokera medel för omförteckning och flytt till Varberg. Under slutet av 2009 då arkivföreståndaren varslades på grund av resursbrist bidrog IOGT- NTOs Riksförbund med kr för att täcka lönekostnaderna året ut. 17

18 Samtidigt är det viktigt att notera att Nykterhetsrörelsens arkiv inte har mottagit några regelbundna medel från kommunerna eller Riksarkivet. De viktigaste intäktsposterna är i nuläget medlemsavgifter och anslag från Region Halland, sammanlagt omkring kr. Sedan 2006 har arkivet kämpat för att överleva ekonomiskt. Den i särklass viktigaste intäktsposten har varit lönebidraget till den arkivföreståndare som tidigare var anställd hos arkivet. Under 2008 utgjorde lönebidrag hela 60 % av intäkterna, eller kr. Året efter minskade den andelen tack vare större projektbidrag och övriga bidrag på sammanlagt kr från bland annat Sparbanksstiftelsen i Varberg, Riksarkivet och IOGT-NTO Halland i samband med flytten till Varberg. Efter flytten så har föreningen i nuläget inga övriga intäkter utöver medlemsavgifterna och anslaget från Region Halland. Men eftersom man inte längre anställer en arkivföreståndare på heltid så innebär det i nuläget inga problem för arkivet. Den långsiktiga strategin är ju dessutom att så småningom ingå i FANN. Hallands Näringslivs Arkiv hade enligt 2009 års resultat det särskilt tufft ekonomiskt. Utgifterna ökade med mer än det dubbla jämfört med föregående år samtidigt som intäkterna inte ökade i samma utsträckning. De ökade utgifterna kan framförallt förklaras genom flytten till nya lokaler i Fackens hus, samt genom en tillfällig anställning av en arkivassistent i samband med omlokaliseringen. Inför flytten hade arkivets styrelse räknat med att en större del av de flyttrelaterade kostnaderna skulle bekostas genom särskilda anslag från Riksarkivet, men de beviljade anslagen hamnade inte alls i linje med förväntningarna. Således fick en stor del av dessa kostnader tas från det egna kapitalet som på grund av det kraftigt negativa resultatet minskade från drygt kr till kr efter justering för skulder. I sammanhanget är det angeläget att notera att Hallands Näringslivs arkiv inte mottar några anslag för sin verksamhet från vare sig Region Halland eller från kommunerna i länet. Det enda offentliga anslaget består av ett särskilt anslag från Riksarkivet riktat till länsomfattande näringslivsarkiv. Resultaträkningen för Hallands arkivförbund riskerar att bli något missvisande i tabellen. En del av intäkterna och utgifterna är nämligen delar av Riksarkivets, Region Hallands och kommunernas anslag till arkivverksamheten hos de enskilda arkiven. Dessa pengar slussas helt enkelt igenom arkivförbundet ut till medlemmarna. Av de totala intäkterna på kr slussades kr ut till medlemsarkiven i driftsbidrag och projektstöd. Av de resterande kr som slutligen gick till arkivförbundets egen verksamhet gick kr till personalkostnader knutna till länsarkivarietjänsten. Dessa belopp gäller för år Den modell som nu finns på plats för arkivförbundets förmedling av offentliga medel vidare till de enskilda arkiven bör i sammanhanget diskuteras. I årsredovisningen för Hallands arkivförbund går det att se hur stora anslagen är från Riksarkivet, Region Halland och kommunerna. Det går också att se hur stor del av dessa intäkter som slussas vidare till de enskilda arkiven. Men det går däremot inte att urskilja vilka medel det är som faktiskt går ut till de enskilda arkiven. Det går alltså inte att följa individuella belopp som är riktade till ett specifikt arkiv från det att de förs över till förbundet, tills att de går vidare till den avsedda mottagaren. Samtliga anslag från exempelvis enskilda kommuner slås ihop till en klumpsumma, vilket gör det svårt att se hur mycket varje kommun bidragit med, men också var dessa individuella bidrag tar vägen. Av bokföringsskäl och för ökad transparens så bör detta åtgärdas. 18

19 3.3 Utvecklingsbehov Detta avsnitt presenterar de frågor som intervjupersonerna tagit upp som särskilt viktiga utmaningar för Hallands arkivförbund och de enskilda arkiven Generellt om verksamheten Det är på sin plats att här kort beskriva länsarkivarietjänsten och finansieringen av densamma. Från början var det tänkt att tjänsten som länsarkivarie skulle innebära 50 % tjänstgöring på arkivförbundet och 50 % på högskolan i Halmstad. Av olika skäl gick den lösningen aldrig längre än till idéstadiet. Den nuvarande länsarkivarien anställdes istället på 100 % av arkivförbundet, men utan fullständig täckning för de höjda kostnader som detta innebar för arkivförbundets del. Numera är länsarkivarietjänsten finansierad till 75 % tack vare en kombination av ökade anslag. Resterande 25 % finansieras med projektbidrag, försäljning av böcker författade utifrån det material som finns att tillgå i arkiven, CD-skivor med digitaliserat arkivmaterial, och andra externa aktiviteter. Problemet med den här lösningen, för förbundet, dess medlemmar och länsarkivarien, är att för mycket tid får läggas på sådant som kan inbringa större intäkter till förbundet, istället för att tjänsten som det var tänkt används i största möjliga utsträckning till stödjande samt utåtriktad och synliggörande verksamhet. För finansiärernas del innebär detta att förbundet syns mindre ute i regionen än det var tänkt, och då blir några av dem av förklarliga skäl också mindre benägna att utöka anslagen till förbundet, vilket gång på gång efterlysts. Flera intervjupersoner menar att problemen kring länsarkivarietjänsten måste lösas på något sätt. Alltför mycket av arkivförbundets verksamhet har genom åren handlat om att samla in pengar för att täcka en tjänst på 100 % som egentligen var tänkt som 50 % från början. En av intervjupersonerna uttrycker det som en nedåtgående spiral; Vi hinner inte arbeta utåt tillräckligt, som det var tänkt. Vi har helt enkelt inte resurser till det. Då syns vi inte heller, och kravet från regionen är att kulturverksamhet som ska finansieras bör synas utåt. Så då finns inget incitament att ge oss pengar. Inför det kommande verksamhetsåret hoppas förbundet kunna genomföra kursverksamhet och konsultuppdrag för att täcka in det underskott i den ordinarie verksamheten som man brottas med varje verksamhetsår. Samverkan kring arkivverksamheten i länet har visat sig brista i vissa avseenden. Även om förbundets och de enskilda arkivens personal i viss utsträckning samverkar med andra arkivinstitutioner och kulturinstitutioner utanför arkivförbundets ramar så sker det i för liten utsträckning menar några, i synnerhet när det kommer till verksamhetsutveckling. Dessa personer efterlyser mer samverkansarbete med kommunarkiven, med biblioteken och övriga kulturinstitutioner i länet för att utveckla arkivverksamheten tillsammans. Detta kan innebära allt ifrån samverkan kring hanteringen av arkiv, digitaliseringsarbete, kvalitetsöversyner av arkivmaterial och förteckningar, samt arbetet med att förbereda och genomföra aktiviteter. Det framgår tydligt av intervjuerna att det inte finns någon övergripande och gemensam bevarandestrategi vid insamling, katalogisering och systematisering vid de olika arkiven. Mycket av det material som finns i arkiven har tillkommit genom en successiv och ostrukturerad insamling, exempelvis genom styrelseledamöters nätverk av kontakter, från föreningar, från äldre personer och från företag som lämnat över material. På så vis har mycket av materialet hamnat hos arkiven 19

20 genom tillfälligheter snarare än genom en på förhand genomtänkt insamlingsstrategi. Arkiven har en stor mängd arkivalier som sannolikt är värdefulla ur ett lokalt, regionalt och nationellt historiskt perspektiv. Men det saknas ett gemensamt arbetssätt för att exempelvis synliggöra materialet genom ett särskilt fokus på tidsperioder, för regionen viktiga skeenden eller historiska personer. Några intervjupersoner efterlyser en särskild insamlings- och bevarandestrategi, som arkiven i större utsträckning borde arbeta på gemensam basis. På så sätt skulle arkiven kunna fokusera strategiskt på en viss typ av information eller systematisering, som skulle gynna både de som arbetar med arkiven och de som använder dem. En användare beskriver arkiven i dess nuvarande skick som i vissa fall svåra att överblicka, i synnerhet när det gäller äldre material som katalogiserats och behandlats på ett annorlunda sätt än under senare perioder. I sådana fall kan ofta arkivföreståndarnas unika erfarenheter av de specifika arkiven utgöra en ovärderlig källa till information. Men här finns också en risk; när personerna slutar sitt arbete riskerar ovärderlig kunskap om arkivet att gå förlorad. Avsaknaden av gemensamma bevarandeplaner och strategier har sin förklaring delvis i det faktum att enskilda arkiv är så svagt reglerade. Detta i motsats till offentliga myndighetsarkiv där systematiseringen är enhetlig och katalogiseringen lättillgänglig på grund av den stränga lagstiftning som omgärdar dem. Hos de enskilda arkiven arbetar man ibland efter den praxis som offentliga myndighetsarkiv följer. I bristen på reglering har man i viss utsträckning valt att följa de praktiska föreskrifter som finns för dessa arkiv istället. Men i slutändan hamnar bedömningsfrågor, exempelvis vad som ska gallras, hos den individ som arbetar med arkivet. Detta skapar ett visst mått av godtycklighet som är svårt att undvika i arbetet med enskilda arkiv generellt i landet Finansiering och ekonomi Samtliga intervjupersoner är överens om att den generella ekonomiska situationen för arkiven är allvarlig. För några är basverksamheten hotad och det kapital som finns att tillgå för större engångskostnader, oförutsedda utgifter eller för att kompensera för negativa årsresultat har minskat de senaste åren. Endast Nykterhetsrörelsens arkiv rapporterar att de har en trygg och stabil ekonomisk situation i dagsläget. Tillsammans med FANN är det ett av arkiven som huserar i Länsmuseet Varbergs lokaler och som genom tillgången till deras personal och förmånliga hyresavtal kan dölja stora delar av de verkliga kostnaderna med verksamheten som några intervjupersoner uttrycker det. Om museerna i Varberg och Halmstad bolagiseras kommer det dock att bli svårare att dölja arkivens verkliga kostnader på det här sättet. En intervjuperson framhåller det som orealistiskt att FANN och NFLA kan fortsätta att vara inrymda i länsmuseets lokaler samtidigt som någon av dem inte helt och hållet står på egna ben rent ekonomiskt. En bolagisering skulle ställa större krav på genomlysning av museets verksamhet och då är det inte troligt att museet fortsätter att bekosta en tjänst eller delar av en tjänst som ligger utanför bolaget. För Hallands Näringslivs arkiv har den ekonomiska situationen varit särskilt allvarlig. Inga anslag har kommit från vare sig kommuner eller regionen de senaste åren, och arkivet har dessutom material från en stor mängd avsomnade arkivbildare som inte kan bidra med intäkter i form av medlemsavgifter. För att lösa problemet med finansiering har arkivets styrelse beslutat att låta arkivföreståndaren spendera 50 procent av sin tjänst på högskolans arkiv genom ett av högskolan finansierat externt uppdrag. Uppdraget inbringar ungefär kr per år i extra intäkter åt arkivet. Utan det här uppdraget hade inte näringslivsarkivet kunnat bedriva sin basverksamhet. 20