Dokument som behövs för att kunna öppna ett bankkonto och skapa en kundrelation:

Transkript

1 1 Öppnande av bankkonto I denna bilaga finns information om de dokument och utredningar som bankerna i allmänhet kräver för att öppna ett bankkonto för ett företag. Praxis kan variera något mellan bankerna. Också till exempel företagets verksamhet och ägarstruktur kan inverka på vilka dokument som behövs. Ett bankkonto kan öppnas för ett registrerat företag, men i vissa situationer behövs bankkontot redan innan företaget har registrerats i handelsregistret. Det är enkelt att öppna ett bankkonto när kontoöppnaren har med sig alla dokument som behövs. När ett företag öppnar ett bankkonto behövs det utöver dokumenten också en utredning över den planerade affärsverksamheten och behovet av betalningsrörelsetjänster. Banken tillämpar alltid prövning från fall till fall när den begär dokumentutredningar av kunden och kan därför avvika från de förfaringssätt som här presenteras. Ytterligare information om öppnande av bankkonto och andra banktjänster fås direkt av bankerna. Samtliga banker som är verksamma i Finland finns uppräknade på Finansinspektionens webbplats på adressen Dokument som behövs för att öppna ett bankkonto Nedan finns information om vilka dokument och utredningar som ett registrerat, oregistrerat eller utländskt företag behöver för att kunna öppna ett bankkonto. Ett registrerat företag Dokument som behövs för att kunna öppna ett bankkonto och skapa en kundrelation: 1. Handelsregisterutdrag - Av utdraget ska framgå bland annat företagets namn, registreringsdatum, registermyndighet, firmateckningsrätterna i företaget och företagets styrelseledamöter. - Utdraget får inte vara mer än tre månader gammalt. Banken kan dock kräva att man lämnar in ett handelsregisterutdrag av den dag då kontot öppnades eller ett utdrag som är högst två veckor gammalt. 2. En bestyrkt kopia av ett protokoll från det beslutande organet i företaget - Av protokollet ska framgå beslutet om öppnande av konto samt de personer som är berättigade att använda kontot. - Huruvida protokollet ska lämnas in eller inte beror på bolagsformen och den praxis som gäller i respektive bank.

2 2 - Det förutsätts i allmänhet inte att man lämnar in protokollet för att kunna öppna ett konto om alla egentliga styrelsemedlemmarna i det aktiebolag som har införts i handelsregistret tillsammans öppnar ett konto och undertecknar kontoavtalet. Då kräver banken dock att man lämnar in ett aktuellt handelsregisterutdrag. - För ett öppet bolag och ett kommanditbolag räcker det med en underskrift av en ansvarig bolagsman om det inte föreskrivs annat i bolagsordningen. Banken kan dock kräva att alla ansvariga bolagsmän tillsammans kommer överens om användningen av kontot. - Om det är fråga om ett bostadsaktiebolag, ett ömsesidigt fastighetsaktiebolag eller ett andelslag kräver banken i regel att man lämnar in ett styrelseprotokoll. 3. Bolagsordning eller stadgar - Banken kan kräva att man för att kunna skapa en kundrelation ska lämna in en kopia av bolagsordningen eller stadgarna. 4. En utredning över betalningstransaktionernas art och omfattning samt de enskilda betalningarnas omfattning 5. En mera individualiserad och konkret utredning om företagsverksamhetens art och omfattning samt om grunderna för användningen av bankens tjänster än branschklausulen. 6. Uppgifter om kontoanvändarna - Banken ska identifiera de personer och kontoanvändare som är verksamma på företagets vägnar och bekräfta deras identitet vid behov. 7. Utredning över företagets ägare och faktiska förmånstagare - Om företaget ägs av en annan juridisk person, behövs även uppgifter om ägarföretaget. - Banken ska dessutom enligt lagen i regel identifiera de faktiska förmånstagarna för ett annat bolag än ett börsbolag och bekräfta deras identitet vid behov. Med en faktisk förmånstagare avses en fysisk person till vilkens förmån affärstransaktionen genomförs eller den fysiska person under vars bestämmanderätt företaget lyder. En fysisk person anses ha bestämmanderätt i företaget när han eller hon besitter företagets aktier eller andelar som motsvarar över 25 procent av rösterna i företaget. Företaget ska meddela banken uppgifter om faktiska förmånstagare och vid behov lämna in dokument där deras identitet kan bekräftas. 8. Eventuell övrig utredning - Vid behov tillstånd från en viss stats riksbank. Punkterna 4 5 finns till exempel i det begynnande företagets affärsplan. Banken behöver uppgifterna för att lättare kunna hitta så lämpliga konto- och finansieringsalternativ som möjligt för företaget som ska bli dess kund. Banken har också med stöd av lagen skyldighet att känna sina kunder. Med anledning av detta kan banken utöver ovan nämnda dokument kräva en separat utredning över företagets verksamhet, ekonomiska ställning, uträttande av ärenden samt användningen av tjänster och använd-

3 3 ningsändamålet. Banken har dessutom en lagstadgad skyldighet att fråga sin kund om information om ursprunget och användningsändamålet för de pengar som ska sparas på kontot. Protokollmall (öppnande av konto och användarbehörigheter) Enligt aktiebolagslagen är styrelsen beslutför om över hälften av dess ledamöter är närvarande. Protokollet över styrelsemötet undertecknas av mötesordföranden och av minst en styrelseledamot som har valts av styrelsen om styrelsen har flera ledamöter. Protokoll från X Oy:s styrelsemöte Tid och plats 1. Styrelsemötet förklarades öppnat och konstaterades beslutfört. 2. Beslutades att ett företagskonto öppnas för X Oy på [bankens namn] kontor. Dispositionsrätt till kontot ges separat till verkställande direktör Matti Virtanen (personbeteckning) och styrelseordförande Erkki Lahtinen (personbeteckning). 3. Därtill beslutades att följande banktjänster tas i bruk: Ett oregistrerat företag För att öppna ett bankkonto förutsätts för företag som ska grundas, men som ännu inte har förts in i registret, i övrigt samma dokument som för registrerade företag, men i stället för registerutdraget ska ett tillfälligt ersättande dokument lämnas in. Ersättande dokument är: Öppet bolag och kommanditbolag: Ett bolagsavtal av vilket bolagsmännen i ett öppet bolag och de ansvariga bolagsmännen i ett kommanditbolag framgår. Aktiebolag: avtal om bolagsbildning, bolagsordning och styrelseprotokoll, där kontoöppnandet och vilka som har dispositionsrätt till kontot framgår (etableringspaket). Andelslag: avtal om andelslagsbildning dvs. stiftelseurkund, andelslagets stadgar och styrelseprotokoll, där kontoöppnandet och vilka som har dispositionsrätt till kontot framgår. Ett aktiebolag och ett andelslag bildas juridiskt sett först när det införs i handelsregistret. Teckningspriset som ska betalas för aktierna i ett aktiebolag ska ha betalats till sitt fulla belopp på bankkontot. Detta innebär att bankkontot kan öppnas innan registeranmälan lämnas in. Kontot kan dock användas först när samtliga behövliga dokument har erhållits och kunden har identifierats. Obs. Om det begynnande företaget har en affärsplan bör den tas med, eftersom den kommande verksamhetens art och omfattning framgår av den. Ett utländskt företag Utöver de officiella dokumenten krävs en utredning över de tänkta bankärendena för ett utländskt företag.

4 4 Dokument som behövs för öppnande av konto: 1. Handelsregisterutdrag eller utdrag ur motsvarande register - Av utdraget ska framgå bland annat företagets namn, registreringsdatum, registermyndighet, firmateckningsrätter och styrelseledamöter. - Utdraget får inte vara mer än tre månader gammalt. Praxis varierar mellan bankerna. Banken kan till exempel kräva att man lämnar in ett handelsregisterutdrag som är högst två veckor gammalt. 2. Bolagsordning, bolagsavtal e.d. dokument - Dokumentet ska innehålla information om vem som har beslutanderätt i företaget och vem som har rätt att representera företaget, om inte dessa uppgifter framgår av handelsregisterutdraget. 3. Utredning över företagets ägare och faktiska förmånstagare - Om företaget ägs av en annan juridisk person, behövs även uppgifter om ägarföretaget. - Banken ska dessutom enligt lagen i regel identifiera de faktiska förmånstagarna för ett annat bolag än ett börsbolag och bekräfta deras identitet vid behov. Med faktisk förmånstagare avses en fysisk person till vilkens förmån affärstransaktionen genomförs eller den fysiska personen under vars bestämmanderätt företaget lyder. En fysisk person anses ha bestämmanderätt i företaget när han eller hon besitter företagets aktier eller andelar som motsvarar över 25 procent av rösterna i företaget. Företaget ska meddela banken uppgifter om faktiska förmånstagare och vid behov lämna in dokument där deras identitet kan bekräftas. 4. Kopia av protokoll - En bestyrkt kopia (bestrykt av till exempel en offentlig notarie e.d.) av företagets beslutande organs, såsom styrelsen eller direktionens, protokoll, där kontoöppnandet och de personer som har dispositionsrätt till kontot framgår. 5. Rekommendationsbrev - Från en korrespondensbank eller annan bank som banken har konstaterat vara pålitlig om kontoöppnaren är okänd. Rekommendationsbrevet får inte vara mer än tre månader gammalt. Alla banker kräver dock inte att man lämnar in ett rekommendationsbrev. 6. Utredning över ändamålet för öppnandet av konto - Av utredningen ska framgå varför man vill öppna ett konto för en juridisk person i Finland. 7. En utredning över betalningsrörelsens natur, belopp samt de enskilda betalningarnas storleksklass 8. En utredning över företagsverksamhetens art och omfattning samt över grunderna för användningen av bankens tjänster

5 5 - En mera individualiserad utredning än stiftelseurkunden om den verksamhet som betalningsrörelsen för det konto som ska öppnas anknyter till. 9. Noggranna kontaktuppgifter till kontaktpersonerna 10. Uppgifter om kontoanvändarna - Banken ska identifiera de personer och kontoanvändare som är verksamma på företagets vägnar och bekräfta deras identitet vid behov. 11. Eventuell övrig utredning - Vid behov tillstånd från en viss stats riksbank. - Banken kan också kräva att man lämnar in en juridisk utredning (legal opinion) om banken inte känner till det myndighetsförfarande (t.ex. dokument) och de praxis vid öppnande av konto som förutsätts i företagets hemstat. Banken behöver uppgifterna för att lättare kunna hitta så lämpliga konto- och finansieringsalternativ som möjligt för företaget som ska bli dess kund. Banken har också med stöd av lagen skyldighet att känna sina kunder. Med anledning av detta kan banken utöver ovan under punkterna 6 8 nämnda dokument kräva en separat utredning över företagets verksamhet, ekonomiska ställning, uträttande av ärenden samt över användningen av tjänster och användningsändamålet. Banken har dessutom en lagstadgad skyldighet att fråga sin kund om information om ursprunget och användningsändamålet för de pengar som ska sparas på kontot.